Formøde den 6. februar 2014 Deltagere fra bestyrelsen: Ove Pedersen, Sven Lyster, Marie Skøtt Rasmussen, Joan Lindholdt, Per S. Christensen og Mads-Peter K. Engelhardt (ref.) Afbud: Dan R. Petersen, Rasmus Rosenkvist. Dagsorden: 1. Bordet rundt nyt fra udvalgene og bestyrelsen 1. Bordet rundt nyt fra udvalgene og bestyrelsen Bestyrelsen: Ove orienterede om, at kajakskuret er ved at være færdigt. Det var ca. 30 fra roklubben med til årets idrætsfest i Roskilde Hallerne. Preben Vandmand blev kåret som årets ildsjæl. Jakob og Kasper fik prisen for årets idrætspræstation. Ove har indsendt en ansøgning til kommunens idrætsfacilitetspulje om udbygning af motionsrummet. Vi søger om knap 1 mio. kr. Der har været valg til Folkeoplysningsudvalget. Ove er genvalgt som suppleant for formanden for udvalget. Herudover har Ove deltaget i møder om stormfloden og om ny svømmehal på rådhuset. Mastersudvalget: Udvalget deltager i firer- og ottergrandprix. Materieludvalget: Udvalget har bestilt den nye 2-åres inrigger. Det blev aftalt, at der bliver bestilt 2 sæt årer til båden. Udvalget har doneret Ruta til Gilleleje Roklub. Instruktionsudvalget: Flere af instruktørerne skulle have været på instruktørkursus hos DFfR, men det blev desværre aflyst. Flere af medlemmerne har derfor meldt sig til et andet instruktørkursus i Aalborg. Langtursudvalget: Udvalget detailplanlægger sæsonens aktiviteter i slutningen af februar. Ungdomsudvalget: Ungdomsroningen kører godt. Der er kommet nye medlemmer til, selv om det er vinter. Ligeledes går det godt med Vandhundeskolen. MTU: Udvalget er færdig med at lave bemandingsplan over årets rovagter. 1
Udvalget spurgte til status vedr. musikanlægget, som skal erstattes af et nyt. Per orienterede om, at det bliver vurderet når stormflodsregnskabet er gjort op. Kontorudvalget: Der er en del udfordringer med at holde styr på de mange nye medlemsgrupper. 2
Bestyrelsesmøde den 6. februar 2014 Deltagere fra bestyrelsen: Ove Pedersen, Sven Lyster, Marie Skøtt Rasmussen, Joan Lindholdt, Per S. Christensen, Rasmus Rosenkvist og Mads-Peter K. Engelhardt (ref.) Afbud: Dan R. Petersen Dagsorden: 1. Forslag til sikkerhedsinstruktioner blanketter ved roning med ikke-medlemmer 2. Opfølgning på seneste bestyrelsesmøde og kommentarer til referatet 3. Opsamling på formødet 4. Økonomi 5. Opsamling på inspirationsdagen 6. Oprettelse af børneudvalg 7. Status på stormflodsskaderne 8. Generalforsamlingen 9. Hovedrengøring og standerhejsning 10. Henvendelse fra Ros Efterskole 11. Eventuelt 1. Forslag til sikkerhedsinstruktioner Sven Fafner fremlagde forslag til sikkerhedsinstruktioner i forbindelse med åbent husarrangementer, hvor ikke-medlemmer kan få en prøvetur på vandet. Der var stor opbakning til forslaget i bestyrelsen. Beslutning: Forslaget blev godkendt. Det blev aftalt, at konceptet afprøves ved førstkommende åbent hus-arrangement. Ansvarlig: Rasmus (som sikkerhedsansvarlig i bestyrelsen). 2. Opfølgning på seneste bestyrelsesmøde og kommentarer til referatet Beslutning: Det fremgår af referatet, at vi deltager i årets Roskilde Festival. Vi har dog endnu kun søgt om at deltage. Ansvarlig: Mads-Peter. 3. Opsamling på formødet Intet at referere. 3
4. Økonomi Per orienterede om, at han er i gang med at færdiggøre regnskab 2013. Det bliver sendt ud til bestyrelsen inden generalforsamlingen. I forbindelse med at vi indfører nyt økonomisystem er det oplagt at se på om kontoplanen kan forenkles. Den består pt. af rigtig mange små poster. Beslutning: Det blev aftalt, at kontoplanen bliver forenklet. Udgangspunktet er, at den kun er på bevillingsniveau. Ansvarlig: Per. 5. Opsamling på inspirationsdagen Der er ikke lavet referat fra dagen, da der ikke blev truffet beslutninger. 6. Oprettelse af børneudvalg Marie foreslår, at vi opretter et egentligt børneudvalg, så der er en overordnet struktur omkring de børnerelaterede arrangementer. Marie vil gerne stå for at finde medlemmer til udvalget. Beslutning: Godkendt. Det blev aftalt, at der skal laves et budget til udvalget. Ansvarlig: Per. 7. Status på stormflodsskader Rasmus orienterede om, at vi fortsat afventer besked fra forsikringen/stormflodsrådet. Beslutning: Der blev givet grønt lys til at vi kan bruge 19.000 kr. på maling af robassinet. Ansvarlig: Rasmus. 8. Generalforsamlingen Bestyrelsen drøftede planlægning af den kommende generalforsamling. Alle i bestyrelsen tager imod genvalg. Beslutning: Indkaldelsen til generalforsamlingen skal annonceres via hjemmesiden og nyhedsbrev. Ansvarlig: Mads-Peter 9. Hovedrengøring og standerhejsning Bestyrelsen drøftede planlægning af den kommende hovedrengøring og standerhejsning. 4
Beslutning: Sven og Joan er tovholdere på hovedrengøringen. Ansvarlige: Sven og Joan. Beslutning: Der skal indkøbes kransekage/champagne til standerhejsningen og der skal laves opslag omkring guld- og sølvårer. Ansvarlig: Joan. 10. Henvendelse fra Ros Efterskole Ove har fået en henvendelse fra Ros Efterskole om fremtidigt samarbejde. Beslutning: Bestyrelsen vil på nuværende tidspunkt ikke forpligte sig til at der skal laves en aftale om, at der på et senere tidspunkt skal laves en aftale om samarbejde. Ansvarlig: Ove. 11. Eventuelt Det blev aftalt, at Rasmus får lavet forsikring på den nye trailer og den nye motorbåd. Det blev aftalt, at Sven laver en liste over både, der skal døbes til standerhejsningen. 5