DRIFTSAFTALE Der indgås følgende driftsaftale mellem Faaborg-Midtfyn Kommune og Faaborg Museum, som er en selvejende institution. Faaborg Museum er underlagt den til enhver tid gældende museumslov samt tilhørende bekendtgørelser. 1 Årsregnskab og budget Museets budget, regnskab og revision skal følge gældende bekendtgørelse om økonomiske og administrative forhold for modtagere af driftstilskud fra Slots- og Kulturstyrelsen samt gældende bekendtgørelse om museer. Museets regnskabsår følger kalenderåret. Museet skal årligt udarbejde årsregnskab, ledelsesberetning og årsberetning. Regnskabet skal revideres af Faaborg-Midtfyn Kommunes til enhver tid antagne revision. Regnskabet skal herefter sendes til godkendelse i museets bestyrelse og til den offentlige hovedtilskudsgiver (Faaborg-Midtfyn Kommune). Årsregnskabet sendes til Slots og Kulturstyrelsen efter styrelsens retningslinjer. Museet skal årligt udarbejde forslag til budget med tilhørende budgetkommentarer. Budgettet skal godkendes af bestyrelsen og sendes til den offentlige hovedtilskudsgiver (Faaborg-Midtfyn Kommune) til godkendelse, jf. reglerne i bekendtgørelse om økonomiske og administrative forhold for modtagere af driftstilskud fra Kulturministeriet. Budgettet sendes endvidere til Slots og Kulturstyrelsen efter styrelsens retningslinjer. 2 Driftstilskud Faaborg-Midtfyn Kommune yder et årligt driftstilskud til Faaborg Museum. Driftstilskuddet godkendes hvert år af kommunalbestyrelsen i forbindelse med vedtagelsen af Faaborg-Midtfyn Kommunes budget for det kommende år. Driftstilskuddet reguleres og meddeles til brug for og af hensyn til budgetlægningen for museet for et år ad gangen og meddeles museet umiddelbart efter Kommunalbestyrelsens budgetvedtagelse. Udbetalingen af tilskuddet vil ske halvårsvis. Driftstilskuddet kan reguleres, såfremt Faaborg-Midtfyn Kommune foretager generelle budgetreguleringer eller ændrer prioritering af området. Driftstilskuddet kan endvidere reguleres i såvel op- som nedadgående retning, såfremt forudsætningerne for museets aktivitetsniveau ændres. Side 1
3 Regnskabsføring Registrering af museets regnskabs- og økonomidata foretages i Faaborg-Midtfyn Kommunens økonomisystem på et særskilt eksternt område for museet. Museet udfører selv alle typer af bogholderi, regnskabs og budgetopgaver, eksempelvis de nævnte nedenfor: Betaler egne regninger Udarbejder fakturaer på diverse ydelser Momsafregning Månedlig opfølgning på økonomien Løbende budgetopfølgning Udarbejdelse af budget Budget og regnskab for særskilte projekter under museet Udarbejdelse af årsregnskab, fremsendes til revision med tilhørende bilag i henhold til Faaborg-Midtfyn Kommunes fastsatte tidsfrister for regnskabsaflæggelse. Indsendelse af budget og regnskabsoplysninger til Slots- og Kulturstyrelsen. Museet laver selv konto i egen bank med eventuel tilknytning af kreditkort I forhold til den løbende betaling af regninger i kommunens økonomisystem, da sker betalingen på kommunens hovedkonto med løbende udligning via opkrævning på museets skyldige mellemværende til kommunen. Når museet indgår i større projekter, hvor tilskudsmidler fra fonde og lignende først udbetales ved projektets afslutning, kan kommunen understøtte museets økonomi i projektperioden indtil tilskudsmidlerne udbetales. Herefter skal mellemregningsforholdet til kommunen atter udvise balance. Faaborg-Midtfyn Kommunes Stab for Økonomi og Løn udfører følgende opgaver: Opretter og vedligeholder kontoplanen for museet Foretager én automatisk rykkerprocedure for aktuelle regningskrav, herefter varetager Faaborg Museum selv opgaven, såfremt kravet fortsat ikke er betalt. Yder overordnet konsulentbistand Økonomikonsulenten følger løbende op på antal ydede timer til museet. Timeprisen fastsættes årligt, og der foretages minimum en gang om året afregning heraf. 4 Løn- og personaleadministration Bestyrelsen kan frit fastlægge løn- og ansættelsesvilkår for museets ansatte med udgangspunkt i den lovgivning, der eksisterer på arbejdsmarkedet, herunder ferieloven og funktionærloven. Udbetaling af løn til museets ansatte sker via Faaborg-Midtfyn Kommunes lønsystem. Side 2
Lønkonsulenterne følger op på antal ydede timer til museet. Timeprisen fastsættes årligt, og der foretages minimum en gang om året afregning heraf. 5 IT-service IT-Centeret yder rådgivning i forbindelse med museets it-drift i forhold til opkoblingen til kommunens økonomi- og lønsystem. Museet varetager selv it-drift af eget udstyr på egne lokationer, herunder internetdrift. Museet indkøber selv alt it-udstyr og er dermed ikke en del af kommunens teknologisikring. Alle licenser skal administreres af museet selv. Citrix-licenser til brug for opkobling til kommunens økonomi- og lønsystemer vil blive faktureret fra IT-Centeret til museet. 6 Indkøbspolitik Faaborg Museum kan vælge at benytte kommunens indkøbsaftaler. Bestyrelsen vil i givet fald være ansvarlig for, at kommunens indkøbspolitik overholdes. 7 Forsikring Museet er forpligtet til at sørge for tegning af de nødvendige forsikringer i forhold til bygninger, inventar samt ansvars- og arbejdsskadeforsikring for de ansatte. 8 Revision Museets regnskab revideres af Faaborg-Midtfyn Kommunes til enhver tid antagne revision, så længe den indgåede driftsaftale ikke er opsagt af aftalens parter. Regnskabet med tilhørende bilag skal af museet kunne overleveres til revision i henhold til Faaborg-Midtfyn Kommunes fastsatte tidsfrister for regnskabsaflæggelse. 9 Museets mellemværende med Faaborg-Midtfyn Kommune Museet opsætning til kommunens økonomisystem betyder, at alle museets regninger betales direkte via kommunens hovedkonto. Der opstår dermed et mellemværende mellem kommunen og museet. Mellemværendet med kommunen opgøres løbende af Økonomi og Løn i Faaborg- Midtfyn Kommune, som sender regning på det opgjorte forbrug. Mellemværendet med kommunen bør altid være i balance. Når museet indgår i større projekter, hvor tilskudsmidler fra fonde og lignende først udbetales ved projektets afslutning, kan kommunen understøtte museets økonomi i Side 3
projektperioden indtil tilskudsmidlerne udbetales. Herefter skal mellemregningsforholdet til kommunen atter udvise balance. 10 Bygninger Der er udarbejdet brugs- og lejeaftale mellem Faaborg Museum og Faaborg- Midtfyn Kommune vedrørende museets benyttelse af kommunens bygning, beliggende Sundvænget 1 matr.nr. 146 a, omhandlende museets udstillingsbygning og have. Brugsretten gælder fra 13. juni 1997 og vedvarer i 99 år frem til 13. juni 2096. Herefter kan brugsretten opsiges med 6 måneders varsel. Udstillingsbygning og have må udelukkende bruges til udstillingsformål. Den udvendige og indvendige vedligeholdelse skal museet varetage, ligesom udgifterne til lokalernes opvarmning og forsyning også skal afholdes af Faaborg Museum. Faaborg-Midtfyn Kommune opkræver månedligt husleje for museets brug af Østergade 45 B. 11 Bestyrelse Ifølge vedtægterne består bestyrelsen af 7 ordinære medlemmer. Kommunalbestyrelsen i Faaborg-Midtfyn Kommune udpeger 1 medlem af bestyrelsen, idet den pågældende er udpeget for den kommunale valgperiode. Foreningen Faaborg Museums Venner udpeger 1 medlem af bestyrelsen. Bestyrelsens øvrige 5 medlemmer skal samlet set besidde professionelle kompetencer inden for jura, økonomi, ledelse, kunst, kunsthistorie og arkitektur. Disse 5 medlemmer indstilles af Akademirådet, Arkitektforeningen, direktøren for Statens Museum for Kunst og rektor for Syddansk Universitet og af Faaborg Museums bestyrelse. Udpegningen sker for 4 år af gangen. Genudpegning kan finde sted. Medlemmer valgt efter 1. januar 2016 kan udpeges for 2 perioder, i alt 8 år. 12 Misligholdelse Ved misligholdelse af nærværende aftale skal indsigelser herom fremføres skriftligt til den anden part. Faaborg-Midtfyn Kommune kan ved museets misligholdelse af aftalen begrænse eller inddrage museets adgang til anvendelse af kommunens betalingssystem samt regulere i driftstilskuddet. 13 Ikrafttræden og opsigelse Driftsaftalen træder i kraft fra den 1. januar 2017. Begge parter har til enhver tid ret til genforhandling af driftsaftalen. Side 4
Driftsaftalen kan opsiges af begge parter med 6 måneders varsel. Dato: / 2017 Museumsdirektør Gertrud Hvidberg-Hansen Formand Niels Hofman Hansen Dato: / 2017 Borgmester Christian Thygesen Kommunaldirektør Helene Bækmark Side 5