Referat fra den ordinære generalforsamling (5/4 2017) afholdt på restaurant Vadestedet. Dagsorden til både den ordinære og ekstraordinære generalforsamling kan ses på http://www.wegenersminde.dk/51792170. 1. Velkomst ved formand Gitte Quaade Velkommen til generalforsamlingen som er vores første for 3 af os bestyrelsesmedlemmer. Indkaldelsen til generalforsamlingen er udsendt til alle grundejere, dog kun elektronisk i ht. regelsættet i vores vedtægter. 2. Valg af dirigent Bestyrelsen foreslår Per Timm. Per Timm blev valgt og konstaterede at Generalforsamlingen var indkaldt i henhold til gældende vedtægt. Dagsorden og regnskab er meddelt i mail af 6/3 2017 samt lagt på foreningens hjemmeside. Indkaldelsen er fulgt op af mail af 27/3 2017 med henvisning til alle bilag på foreningens hjemmeside. Antal stemmeberettigede tilstede: 18 Da vi ikke er nok tilstede konstaterede dirigenten, at pkt. 5, bestyrelsens forslag til ændring af vedtægt vil blive behandlet på en ekstraordinær generalforsamling, der er indkaldt i umiddelbar forlængelse af den ordinære generalforsamling. 3. Beretning ved formanden Den ny bestyrelse Ved sidste generalforsamling blev der valgt 3 nye bestyrelsesmedlemmer. Det første år er først og fremmest gået med at lære vores opgaver at kende. Derudover har den nye bestyrelse ønsket at lave nogle ændringer. For det første har vi valgt at lave en mail til bestyrelsen, så det ikke længere kører på private mails. Der er oprettet adressekartotek på alle medlemmer, som fremadrettet blot skal opdateres når der er ændringer. Bestyrelsen har også valgt at gøre det hele digitalt, og det har været et større stykke arbejde at samle gammelt materiale. Det ligger nu på en Dropbox, som hele bestyrelsen har adgang til. Derudover er hjemmesiden opdateret med det nyeste materiale, der er blevet redigeret lidt og så er der kommet nye pæne billeder af kvarteret. Desuden har vi oprettet en E-Boks. Så har vi fået en uddannet revisor til at gennemgå regnskabet og det er blevet tilrettet, så det lever op til kravene til et regnskab i en grundejerforening. Det vil Ole komme lidt nærmere ind på. Så det har krævet lidt ekstra at komme i gang, men bestyrelsen fungerer godt sammen. Nu er vi kommet godt på plads og glæder os til at koncentrere os mere om selve bestyrelsesarbejdet. Jeg vil gerne takke bestyrelsen for det gode stykke arbejde de har gjort. Vi har fået et super godt samarbejde op og køre og vi er helt enige i hvilken retning bestyrelsesarbejdet skal føres. Det er en fornøjelse at arbejde sammen med jer. Derfor har jeg også lavet et forslag til ændring i vedtægterne, der sørger for at ikke kun formanden, men hele bestyrelsen får et mindre honorar for det store stykke arbejde de laver. Det dækker på ingen måde arbejdstiden, men blot en anerkendelse. Det kræver meget at starte en ny bestyrelse op. Jeg vil meget gerne holde på denne bestyrelse (vi har endda fået Frank til at blive et ekstra år), så jeg håber I vil stemme for forslaget. Det vil i fremtiden give en styrket bestyrelse som kan køre tingene på rutine, da der forhåbentlig ikke vil være den store udskiftning af medlemmer. Alternativt, hvis vi ikke kan stille med en 1
bestyrelse, skal arbejdet varetages af andre, og så snakker vi helt andre omkostninger. Så jeg håber I vil stemme for mit forslag. Haveaffald Sidste juni var der stillet containere op til haveaffald, og de blev brugt flittigt. Så denne ordning er nok kommet for at blive. Bestyrelsen forventer at der kommer containere op den sidste weekend i juni igen i år. Husk containerne er ikke til jord og sten. Det står også på containerne. I hører nærmere om endelig dato. Trafiksikkerhed Bestyrelsen har skrevet til kommunen vedr. T kryds ved Sofiemindes Alle og Munkholmvej. Det har bestyrelsen gjort før, men da der stadig kommer flere boliger og dermed flere biler i området, er det et kryds med stigende pres på sikkerheden specielt for de bløde trafikanter. Vi er blevet kontakter af Rema1000, som har mange kunder der spørger om Rema ikke kan gøre noget ved det. Det kan de ikke, derfor har vi skrevet til kommunen. Vi har skrevet 3 forslag, lyskryds, rundkørsel eller en farthastighed på 50 km i timen, så der kan etableres som minimum en fodgængerovergang. Førstnævnte ville være at foretrække, men også den dyreste løsning, så den skal vi nok ikke forvente kommer igennem. Vi afventer stadig svar fra kommunen. Vi har fået ødelagt et af vores trafikspejle. Det ligner mest hærværk. Bestyrelsen sørger for at der kommer et nyt op. Parkering og vendeplads Sidste år brugte bestyrelsen meget tid på problemstillinger vedr. parkering og vendeplads på en del af Halvmånen. Dette har igen været oppe og vende pga. henvendelse fra en beboer. Da bestyrelsen hverken kan eller skal løse interne stridigheder, blev sagen afgjort ved en flertalsafstemning og muligheden for at synliggøre vendepladsen blev nedstemt og bestyrelsen forventer ikke at blive indblandet i den sag mere. Mailadresser Som nævnt tidligere, korresponderer Grundejerforeningen via mail i henhold til vores regler. Den nye bestyrelse har brugt en del tid på at opdatere mailadresser, og har løbende det sidste år, lagt en seddel i postkassen, når mailadressen manglede. Det er nu kun 1 vi får retur, men vi beder jer huske at informere os hvis I får ny mailadresse. Hvis der er nogen der ikke har modtaget indkaldelse til generalforsamling, så er det fordi vi enten ikke har jeres mailadresse eller har en forkert mailadresse på jer. Er dette tilfældet beder vi jer også om at skrive til os. Nabohjælp I den sidst udsendte nyhedsmail, refererede vi til Nabohjælp. Vi har desværre stadig til tider en del indbrud, og vi opfordrer jer til at tale sammen på jeres vej evt. om nabohjælp. Man kan også gøre meget med mærkning af sine værdigenstande enten ridse adresse i eller det nyeste med DNA, og sætte mærkater op i vinduerne eller sørge for tænd/sluk lys. Det har vist sig at nedsætte antallet af indbrud andre steder. Men det er op til jer selv at sikre jer mod indbrud og hjælpe hinanden. Vi har også sendt en indbydelse ud til borgermøde vedr. forebyggelse af indbrud. Indbydelsen kan I se på vores hjemmeside. Det er den 25. april kl. 17.30-20.00 i Stadionhallen. Vil man se det fulde program kan man skrive til bestyrelsen. Opfordring: Jeg vil gerne opfordre til, at vi kommunikerer ordentligt med hinanden i grundejerforeningen, det kommer vi længst med. Tag hensyn til jeres naboer, og hold jer indenfor de vedtægter der nu engang er bestemt for vores grundejerforening. De er netop lavet for at vi alle kan være her sammen. 2
Kommentarer/spørgsmål til beretningen. Der var en del kommentarer omkring trafiksikkerhed fra flere medlemmer. Bestyrelsen henviste til en af de seneste udgaver af avisen Nordvestnyt, hvor det var omtalt, at de foranstaltninger, der var iværksat på Munkholmvej fra Rema 1000 og frem til Oldvejen var ved at være helt færdig. Bestyrelsen vil dog holde kommunen op på løsningen med at flytte byskiltet til efter Oldvejen. Dette vil give en fartnedsættelse til 50 km/timen og dermed være med til at gøre trafiksikkerheden noget bedre for de bløde trafikanter (primært børn i den skolepligtige alder). 4. Økonomi ved kasserer Ole Jepsen a. Årsregnskab 2016 Som det fremgår af årets regnskab er der ændret væsentligt i regnskabets udseende. Dette skyldes ikke, at regnskaberne de foregående år har været behæftet med fejl, men at vores valgte revisor er statsautoriseret revisor, og selv bor i foreningens område. Det sidste er årsag til, at underskriften på regnskabet er revisors chef. Vi vil fremover betale kr. 500/år for ydelsen med at få lavet et professionelt regnskab. Ole gennemgik hovedtal i regnskabet og fremhævede, at bestyrelsen havde været konservativ med at igangsætte nye projekter. Der blev spurgt ind til sammensætningen af vores værdipapirer. Ole svarede, at det danske obligationer og mix obligationer. Bestyrelsen ser på, om det fremover kan indarbejdes i regnskabet, så det fremgår, hvilke værdipapirer og værdien heraf, vi har. Årsregnskabet kan ses på http://www.wegenersminde.dk/51792170. Regnskabet blev enstemmigt godkendt b. Kontingent 2017 Uændret kontingent kr. 1950, godkendt enstemmigt Spørgsmål til vedligehold af vej m.m. Den tidligere formand Esben Stubager forklarede om el udgift til vejbelysning. Foreningens udgifter til el og belysning er en blanding af en kontrakt med SEAS/NVE og en kontrakt med Holbæk kommune. Der blev spurgt ind til, hvor meget vej kan vedligeholdelse for pengene i vejfonden. Bestyrelsen forklarede, at der ikke er penge til en total renovering af alle vore veje, men til i istandsættelse hen ad vejen, når der skønnes behov. Der blev spurgt ind til Henrik Hansens nye byggeri, hvor meget vil det slide på Vejrhøj? Bestyrelsen vil forhandle en kontrakt for området efter samme skabelon som den nuværende aftale for Halvmånen. c. Budget 2017 Budget godkendt enstemmigt. Budget vil blive lagt på hjemmesiden! 3
5. indkomne forslag Forslag 1 trækkes af bestyrelsen, det viste sig at petanguebanen alligevel bruges jævnligt. Den årlige udgift er anslået til at være kr. 1000. Forslag 2 henvises til den efterfølgende ekstraordinære generalforsamling. Der er kun 18 stemmeberettigede tilstede. Det er ikke nok til at lave en ændring i henhold til gældende vedtægt. Bestyrelsen foreslog, at forslag 3 blev behandlet uanset udfald af den ekstraordinære generalforsamling. Dirigenten besluttede, at forslaget kunne behandles, da der kun kræves almindeligt flertal for at vedtage dette. Det betyder, at beslutningen træder i kraft, også hvis forslag 2 om ændring af antallet af bestyrelsesmedlemmer ikke vedtages på den ekstraordinære generalforsamling. Forslag 3: Bestyrelsen foreslår, at de 3 (4) bestyrelsesmedlemmer (dem der er ud over formanden) samt vores revisor, hver får halvt kontingent refunderet årligt for det arbejde de laver i/for bestyrelsen. Begrundelse: Hvis vi er en lille samlet flok, som får en beskeden belønning for det gode arbejde de laver i bestyrelsen, kan det være fremadrettet, at vi ikke skal skifte så meget ud/lettere kan få nye til at stille op, hvilket vil spare bestyrelsen for en del arbejde. Det kræver noget at sætte nye folk ind i opgaverne. Forslaget er en symbolsk betaling og vil i alt, med det nuværende kontingent, udgøre en udgift for foreningen på ca. kr. 4700-. Hvis forslag 2 vedtages på den ekstraordinære generalforsamling vil honoraret fremover udgøre ca. kr. 3800-. Forslag godkendt. Enstemmigt vedtaget. 6. Valg af 2 bestyrelsesmedlemmer. Dirigenten meddelte, at valg foretages i henhold til gældende vedtægt, og er for 2 år. Valgt for 2 år: Steffen Egedal Nielsen, Stjernedalen 16 og Frank Tonsberg, Stjernedalen 56. 7. valg af bestyrelsessuppleanter Valgt: Ole lund Møller, Halvmånen 59 og Per Timm, Stjernedalen 66. Bestyrelsen konstituerer sig på førstkommende møde i henhold til gældende vedtægt. 8. valg af revisor Bestyrelsen indstillede valg af Vicky Werfel, Regnbuen 17, der blev valgt. 9. Eventuelt Ingen bemærkninger Formanden afsluttede generalforsamlingen. 4
Herefter blev der holdt pause til kl. 20 Referat af den ekstraordinære generalforsamling (5/4 2017) i grundejerforeningen Wegenersminde på restaurant Vadestedet. 1. Valg af dirigent Bestyrelsen indstillede Per Timm, der blev valgt. Dirigenten konstaterede at den ekstraordinære generalforsamling var indkaldt i henhold til gældende vedtægt sammen med indkaldelsen til den netop afholdt ordinære generalforsamling. Dirigenten konstaterede, at pkt. 3 vedr. honorar til bestyrelsesmedlemmer bortfaldt, da dette blev behandlet på den ordinære generalforsamling. 2. Forslag om vedtægtsændring. Vedtægtens 7: Dagsordenen for den ordinære generalforsamling er som følger for pkt. 5 og 6: 5. Valg af fem bestyrelsesmedlemmer 3 bestyrelsesmedlemmer er på valg i lige kalenderår 2 bestyrelsesmedlemmer er på valg i ulige kalenderår 6. Valg af 2 bestyrelsessuppleanter Bestyrelsen foreslår dette ændret til: 5. Valg af fire bestyrelsesmedlemmer 2 bestyrelsesmedlemmer er på valg i lige kalenderår 2 bestyrelsesmedlemmer er på valg i ulige kalenderår 6. Valg af en bestyrelsessuppleant Ændringsforslag 1: Forslag om vedtægtsændring vil først have virkning fra næste års generalforsamling. Bestyrelsen vil derfor gerne stille et ændringsforslag, således at forslaget om 4 medlemmer af bestyrelsen træder i kraft straks, såfremt et af bestyrelsesmedlemmerne udtræder inden næste års generalforsamling. Herved udgår overgangsordningen i 2017, og der er normalt valg ved generalforsamlingen i 2018. 5
Ændringsforslag 2.: Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende. Forslaget om ændring af vedtægten med ændringsforslag 1 og 2 blev enstemmigt vedtaget. Dirigenten gav herefter ordet til formanden, der takkede dirigenten for en god og positiv ledelse af begge generalforsamlinger. Herefter afsluttede formanden den ekstraordinære generalforsamling. 6