Social og Sundhed Social- og Sundhedssekretariat Udkast til kontrakt vedrørende madproduktion og levering heraf i Roskilde Kontrakt om madproduktion og levering heraf Kontrakten er indgået mellem: Roskilde Kommune Køgevej 80 4000 Roskilde Kommune Cvr. nr. 29189404 (herefter benævnt kommunen) og XX (herefter benævnt leverandøren) 1. Kontraktens formål Formålet med nærværende kontrakt samt tilhørende bilag er at regulere forholdet mellem kommunen og leverandøren i forbindelse med leverandørens varetagelse af madproduktion og levering heraf. Aftalegrundlaget udgøres af følgende bilag i prioriteret rækkefølge: Nærværende kontrakt dateret den XX. XX 20XX Det samlede udbudsmateriale dateret januar 2010 Spørgsmål og svar dateret i perioden den 16. februar 2010 til og med den 20. februar 2010 i forbindelse med udbudsforretning Leverandørens beskrivelse af at kunne efterkomme kvalitetskrav opsat i udbudsmateriale 2. Kontraktperiode Kontrakten indgås for perioden 1. juni 2010 til og med 31. maj 2012 med en option for kommunen på forlængelse i op til yderligere 2 gange 12 måneder. Kommunen giver senest 3 måneder før kontraktens udløb meddelelse til leverandøren, såfremt kommunen ønsker at gøre brug af optionen. Såfremt optionen ønskes benyttet, vil kontrakten blive forlænget på uændrede vilkår. Såfremt optionen ikke ønskes benyttet, udløber kontrakten automatisk med udgangen af maj måned 2012. Ved misligholdelse af kontrakten kan kommunen opsige kontrakten med 30 dages skriftlig varsel, i grovere tilfælde eller gentagelsessituationer med omgående virkning.
Side2/8 3. Kontraktens omfang Kontrakten omfatter produktion af mad til hjemmeboende borgere i distrikt XX og udbringning heraf. 4. Leverandørens forpligtigelser Leverandøren påtager sig at gennemføre de ved ordreafgivelsen anførte leverancer. 5. Kontakt mellem kommunen og leverandøren I forbindelse med kontraktens underskrivelse aftaler kommunen og leverandøren, hvem der er kontaktpersoner under kontrakten, og hvem der varetager den daglige kontakt i relation til kontrakten. Der udarbejdes i forbindelse hermed en telefonliste, hvor der er kontaktinformationer på relevante personer fra Roskilde Kommune og fra leverandøren. 6. Prisregulering Prisregulering kan finde sted én gang årligt med virkning fra 1. januar, første gang den 1. januar 2011. Såfremt leverandøren ønsker at benytte muligheden for prisregulering, skal dette varsles kommunen senest den 1. december året før reguleringen træder i kraft. Prisreguleringen kan maksimalt udgøre den procentvise stigning på den kommunale kontoart 4.9 (øvrige tjenesteydelser) som udmeldt af Kommunernes Landsforening året før - normalt i løbet af marts måned. Det kan oplyses, at fremskrivningen fra 2009 til 2010 på denne kontoart udgør 2,8 %. Ingen prisregulering kan iværksættes uden kommunens forudgående skriftlige godkendelse heraf. I modsat fald vil det være at betragte som en væsentlig misligholdelse. Såfremt der vedtages ny lovgivning, herunder omlægning af skatter og afgifter, som påvirker leverandørens produktionsomkostninger, har begge parter ret til en genforhandling af prisstrukturen. En sådan genforhandling skal baseres på detaljeret dokumentation, der godtgør ændringen i produktionsomkostningerne. 7. Afregning For leverancen afregnes bagud den til enhver tid leverede ydelse med de tilbudte enhedspriser jf. leverandørens løbende månedlige opgørelser. 8. Betaling Betalingsbetingelser vil for alle betalinger i forbindelse med denne kontrakt være en måned fra fakturamodtagelse hos Roskilde Kommune. 9. Fakturering Udspecificeret faktura separat for madleverance og for transport / levering fremsendes elektronisk. Af bilag til faktura fremgår navn, adresse samt antal leveringer for hver person. Tilbudsgiveren af mad skal være i besiddelse af edb-udstyr, der kan kommunikere med KMD. Roskilde Kommune er ikke berettiget til helt eller delvis at tilbageholde betaling på grund af modkrav, leverandøren ikke har anerkendt.
Side3/8 Betaling vil først kunne ske efter modtagelse af faktura. Alle fakturaer til kommunen skal gebyrfrit fremsendes elektronisk, jf. LBK nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger mv. 10. Diverse data og informationer Inden for lovens rammer, har leverandøren brugsret til diverse data og informationer så længe leverandøren udfører opgaver i henhold til kontrakten. Data må alene anvendes i forbindelse med opfyldelse af kontrakten. Alt materiale tilhører kommunen, og skal efter konkret anmodning udleveres til kommunen enten elektronisk eller såfremt dette ikke er muligt i papirform. 11. Målinger og kvalitetssikring Leverandøren forpligter sig til månedligt at udarbejde de i kravspecifikationen opstillede informationer til Roskilde Kommune, jævnfør afsnit om krav til ledelsesinformation for så vidt angår madproduktion og madleverance. Leverandøren er forpligtet til at levere data til brug ved senere udbud af tilsvarende område. Leverandøren er på anfordring fra Roskilde Kommune forpligtiget til at fremsende dokumentation, der vedrører de af lovgivningen udstukne retningslinjer, samt statistikker der i en vis detaljeringsgrad periodevis viser del- og totalleverancer til Roskilde Kommune. Statistik skal fremsendes i elektronisk læsbart format kompatibelt med microsoft excel eller tilsvarende konvertibelt format. Leverandøren skal have et internt kvalitetssikringssystem, som dokumenterer, at ydelserne leveres i overensstemmelse med kontraktgrundlaget. Kommunen kan kræve kvalitetssikringsrapporter fremsendt med 14 dages kalendervarsel. 12. Sikkerhedsstillelse og forsikringer Samtidig med underskrivelse af kontrakt, skal tilbudsgiveren stille en sikkerhed i form af bankgaranti, der udgør 10 % af tilbudssummen beregnet som den samlede anslåede betaling for den tilbudte leverance i 12 måneder. Manglende garantistillelse anses for en væsentlig misligholdelse. Leverandøren er ansvarlig efter dansk rets almindelige erstatningsregler. Leverandøren skal, i hele kontraktperioden, have forsikringsmæssig dækning af sit erhvervsansvar i et af Finanstilsynet anerkendt forsikringsselskab dækkende tingsskade på minimum kr. 2 mio. og dækkende personskade på minimum kr. 5 mio. pr. skadebegivenhed. Leverandørens ansvar er dog ikke begrænset hertil. Leverandøren er forpligtet til i hele kontraktperioden at opretholde denne forsikringsdækning. Kommunen forbeholder sig ret til under kontraktens løbetid at afkræve leverandøren dokumentation herfor. Såfremt leverandøren ikke er registreret i Danmark, skal leverandøren overfor kommunen udstede en garanti for, at leverandøren er omfattet af den forsikringsdækning, som er angivet
Side4/8 ovenfor, og at leverandøren - i fald forsikringen opsiges eller bortfalder - forpligter sig til straks at informere kommunen herom. Senest fem arbejdsdage efter kontraktens indgåelse, skal leverandøren fremsende dokumentation for tegnede forsikringer til kommunen. Manglende forsikringsdækning vil være at betragte som en væsentlig misligholdelse. 13. Love, myndighedskrav m.m. Leverandøren og dennes personale skal overholde de til enhver tid gældende direktiver, love, bekendtgørelser, myndighedskrav, offentlige påbud, regulativer og diverse standarder såvel på aftaletidspunktet som i aftaleperioden. 14. Tavshedspligt og aktindsigt Leverandøren og dennes personale har tavshedspligt med hensyn til oplysninger, som de måtte blive bekendt med i forbindelse med opfyldelse af kontrakten, jf. relevante bestemmelser i hhv. Straffelov, Forvaltningslov og Retssikkerhedslov. Denne tavshedspligt gælder også efter kontraktens udløb. Enhver person, der gennem sin tilknytning til leverandøren er beskæftiget med udførelsen af opgaverne i henhold til kontrakten eller på anden måde får kendskab til fortrolige oplysninger i tilknytning til opgaverne, er undergivet samme tavshedspligt. Leverandøren er forpligtet til at sikre, at leverandørens ansatte og andre personer, som gennem tilknytning til leverandøren får kendskab til oplysninger i tilknytning til kontrakten, kender og overholder de forpligtelser, som følger af tavshedspligten. Tavshedspligten fortsætter efter kontraktens udløb og efter den enkelte medarbejders fratræden af sin stilling hos leverandøren. Kontrakten er fortrolig og må hverken helt eller delvist offentliggøres uden at leverandøren og kommunen har indgået en skriftlig aftale herom. Overtrædelser af disse bestemmelser vil blive betragtet som væsentlig misligholdelse. 15. Overdragelse af rettigheder og fordringer Rettigheder og forpligtigelser efter denne kontrakt med tilhørende bilag, vil hverken helt eller delvist kunne overdrages, sælges eller belånes af leverandøren. Overtrædelse af denne bestemmelse anses som væsentlig misligholdelse. 16. Underleverandører Anvendelse af underleverandører kan kun ske efter skriftlig godkendelse af kommunen. Kommunen kan kræve, at underleverandøren opfylder samme krav som leverandøren. Det er leverandørens ansvar at fremsende relevant dokumentation til kommunen herfor. Såfremt leverandøren anvender underleverandøren til opfyldelse af sine forpligtigelser under kontrakten, garanterer leverandøren for opfyldelsen af kontrakten i samme omfang, som hvis leverandøren selv havde udført opgaven.
Side5/8 Leverandøren hæfter for underleverandørens forhold på samme vis som for egne forhold. 17. Konsortium Såfremt leverandøren er et konsortium, hæfter de i konsortiet deltagende fysiske/juridiske personer ubegrænset, solidarisk og direkte for opfyldelse af kontrakten. 18. Miljø Leverandøren garanterer, at alt hvad der bliver leveret under kontrakten opfylder de til enhver tid gældende miljøregler, -love, -bekendtgørelser, EU-direktiver m.m. På kommunens forlangende skal leverandøren, uden udgifter for kommunen, fremskaffe den dokumentation, som kommunen måtte ønske omkring et produkt, til brug for kommunens miljøvurdering af produktet, jf. i øvrigt kravspecifikationen. Såfremt gældende miljøregler ændres på en måde, der påfører leverandøren en merudgift, kan det aftalte vederlag reguleres. Reguleringen kan kun omfatte dokumenterede merudgifter. Dokumentationen skal vise, hvordan ændringer påvirker leverandørens omkostninger og i hvilket omfang. Dokumentationen er ikke løftet med en henvisning til aftaler indgået af 3. mand, f.eks. aftaler indgået mellem Kommunernes Landsforening og leverandørens brancheorganisation. 19. Personale Leverandøren og dermed underleverandører har underskrevet erklæring om arbejdsforhold, jf. bilag 4. Herudover henvises til krav i udbudsmaterialet for så vidt angår personale og personalets optræden. 20. Socialt ansvar Leverandøren er forpligtet til at sikre overholdelse af grundlæggende rettigheder, herunder må leverandøren ikke forskelsbehandle som følge af køn, race, religion, seksuel orientering, politisk anskuelse, handicap, alder og etnisk tilhørsforhold. Leverandøren skal endvidere bestræbe sig på at deltage i integrationen af udsatte grupper, eksempelvis længerevarende ledige, personer med anden etnisk baggrund end dansk og personer med nedsat arbejdsevne. 21. Misligholdelse Såfremt den ene part misligholder sine forpligtigelser i henhold til kontrakten, er den anden part berettiget til erstatning, for ethvert tab, efter dansk rets almindelige regler og kan kræve forholdsmæssigt afslag, foretage modregning, foretage erstatningskøb, modtage erstatning mv., og det forudsættes, at reglerne herom kan bringes i anvendelse samtidig således, at modregning, erstatning, erstatningskøb, forholdsmæssigt afslag mv. ikke udelukker hinanden. Ved væsentlige misligholdelse er den anden part berettiget til at ophæve kontrakten med øjeblikkelig virkning. Niveauet for misligholdelse er nogle steder reguleret direkte i kontraktgrundlaget. Dette er dog ikke udtømmende.
Side6/8 Forinden misligholdelsesbestemmelserne bringes i anvendelse, har parterne pligt til at søge uoverensstemmelsen løst i mindelighed. Ved væsentlig misligholdelse har den part, der vil påberåbe sig misligholdelsen pligt til, forinden kontrakten ophæves, at fremsende ét skriftligt påkrav til den misligholdende part om at bringe misligholdelsen til ophør med øjeblikkelig virkning, subsidiært inden for en nærmere fastsat frist afhængig af misligholdelsens karakter. Den krænkede part kan stille krav til den måde, hvorpå misligholdelsen skal bringes til ophør, og de skridt der skal tages for at undgå tilsvarende misligholdelser fremover. Såfremt den misligholdende part ikke kan bringe misligholdelsen til ophør indenfor den i påkravet anførte frist, kan den krænkede part ophæve kontrakten uden yderligere varsel. Såfremt den krænkede part ikke anser den misligholdende parts bestræbelser på at afhjælpe den væsentlige misligholdelse for tilstrækkelige, kan den krænkede part ophæve kontrakten uden yderligere varsel. Ved bedømmelsen af om der foreligger en væsentlig misligholdelse, skal der tages hensyn til karakteren af de opgaver, som kontrakten omfatter, misligholdelsens karakter, risikoen for gentagelse efter allerede indtrufne gentagelser, en ophævelses betydning for leverandøren hhv. kommunen, herunder set i lyset af kommunens offentligretlige forpligtelser i tilknytning til de opgaver, som kontrakten omfatter samt til andre relaterede omstændigheder Nedenfor er anført dog ikke udtømmende andre mulige situationer, der er at betragte som væsentlig misligholdelse: Væsentlig tilsidesættelse af hele eller dele af kontrakten eller væsentlige ændringer af opgavens indhold uden forudgående skriftlig aftale med kommunen betragtes som væsentlig misligholdelse af kontrakten. Væsentlig misligholdelse anses altid for at foreligge, når leverandørens udførelse af opgaven i henhold til kontrakten er behæftet med så alvorlige mangler, at kommunen ikke med rimelighed fortsat kan forventes at ville overlade udførelsen af de i kontrakten omfattende opgaver eller dele heraf til leverandøren. Væsentlig misligholdelse anses altid for at foreligge, hvis leverandøren forgæves har forsøgt at korrigere en misligholdelse, eller hvis der i løbet af 14 dage efter kommunens påtale af en mangel eller misligholdelse indtræder en tilsvarende mangel eller misligholdelse. Leverandøren kan ophæve kontrakten, hvis kommunen væsentligt misligholder sin betalingsforpligtelse eller sin forpligtelse til, som kontraktpart at medvirke til, at leverandøren kan udføre de af kontrakten omfattende opgaver korrekt og rettidigt. Leverandøren er dog ikke berettiget til at ophæve kontrakten, såfremt leverandøren på anden måde kan varetage sine interesser i tilstrækkeligt omfang. Væsentlig misligholdelse foreligger, hvis leverandøren ikke aktivt medvirker til en effektiv realisering af de målsætninger og værdigrundlag, som er beskrevet i kontraktgrundlaget, eller hvis leverandøren ikke aktivt medvirker ved procedurer o. lign., som er beskrevet i kontrakten. Dersom leverandøren gentagne gange ikke opfylder sine forpligtigelser i henhold til kontrakten, eksempelvis ved reklamation, forsinkelser, fejlagtige leverancer, vil det anses som væsentlig misligholdelse.
Side7/8 Såfremt leverandøren må indse, at der er risiko for misligholdelse, skal leverandøren omgående give kommunen en skriftlig og begrundet meddelelse herom. I tilfælde af leverandørens misligholdelse kan kommunen stille krav til den måde, hvorpå misligholdelsen skal bringes til ophør, og de skridt der skal tages for at undgå lignende misligholdelse fremover. Ved ophævelse af kontrakten tilbagebetaler leverandøren den betaling, som eventuelt måtte være modtaget for endnu ikke udførte opgaver i henhold til kontrakten. Uanset en ophævelse af kontrakten er leverandøren i en overgangsperiode forpligtet til at varetage opgaverne, som er omfattet af kontrakten, indtil opgaverne med rimeligt varsel kan overdrages til kommunen eller tredjemand. Leverandøren er ved kontraktens ophør, uanset årsagen hertil, forpligtet til aktivt og på absolut bedste vis at medvirke til, at opgaven overgår til tredjemand uden problemer. Vil en part ophæve kontrakten, skal den anden part uden ugrundet ophold have meddelelse efter misligholdelsen er eller burde være opdaget. I modsat fald fortaber parten sin ret til at hæve kontrakten eller til at kræve afhjælpning. Dette gælder dog ikke, hvis den anden part har handlet svigagtigt eller gjort sig skyldig i grove fejl og forsømmelser. Al korrespondance omkring misligholdelse og ophævelse skal foregå skriftligt. 22. Konkurs Går leverandøren konkurs eller indtræder der betalingsvanskeligheder, insolvens, betalingsstandsning eller likvidation, vil dette/disse forhold være at betragte som væsentlig misligholdelse, og de i tilknytning hertil fastsatte vilkår vil kunne bringes i anvendelse i såvel umiddelbar forlængelse af kommunens kendskab herom som senere i forløbet, eksempelvis under en betalingsstandsning eller likvidation. Såfremt boet har ret til at indtræde i kontrakten i medfør af konkurslovens bestemmelser skal boet efter forespørgsel inden 5 arbejdsdage give skriftlig meddelelse herom. 23. Force majeure Force majeure reguleres i overensstemmelse med dansk rets almindelige bestemmelser herom. Særligt gælder, at vejrlig som leverandøren ikke med rimelighed kan forventes at overvinde, anses som force majeure. 24. Tvist Eventuel tvivl om forståelse eller andre tvistigheder i forbindelse med denne aftale afgøres endeligt ved Dansk Voldgifts Institut. 25. Ændring af kontrakt Nærværende kontrakt kan kun ændres ved skriftlig enighed mellem leverandør og kommunen.
Side8/8 26. Underskrift Dato: Dato: Leverandør Roskilde Kommune