Referat Kultur- og Trivselsudvalget Møde nr.: 4/2013 Dannet den: Tirsdag den 16-04-2013 Mødedato: Mandag den 15-04-2013 Mødetidspunkt: 17:00-18:50 Mødested: Hækkerupsvej 1 Medlemmer Henrik Hvidesten (HHV) V Jan Jakobsen (JJ) Ø Daniel Nørhave (DN) O Torben Lollike (TLO) B Gunnar Christiansen (GC) A Kim Bonde (KB) A Per Roos (PR) V Fraværende Bemærkninger
Indholdsfortegnelse Punkt nr. Side
2. Fordeling af 18 midler til frivilligt socialt arbejde...4 3. Strategi for udmøntning af sundhedspolitikken og formulering af kommende sundhedsplan.8 4. Ringsted Kongrescenter: Fremtidig organisering og økonomi (KTU)...12 5. Ændring af vedtægter for Landsbyhuset Gyrstinge...17 6. Helhedsplan for Sportscentret - frigivelse af anlægsmidler...19 7. Budgetproces 2014 - Kultur- og Trivselsudvalget...21 8. Orientering fra formand og forvaltning April 2013...25 Åben sag Sagsid: 10/639 Sagen afgøres i: Kultur- og Trivselsudvalget Bilag: Beslutning i Kultur- og Trivselsudvalget den 15-04-2013 Godkendt.
2. Fordeling af 18 midler til frivilligt socialt arbejde Åben sag Sagsid: 13/25 Sagen afgøres i: Kultur- og Trivselsudvalget Bilag: 1 samlede ansøgninger 1-11 forår 2013 (72978/13) 2 Samlede ansøgninger 12-23 forår 2013 (72976/13) 3 Oversigt forår2013.xlsx (72895/13) Indledning Sagsgang Orientering Indstilling Beslutning BY ØK ÆU PBU KMU BUU KTU SU AMU BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆU=Ældreudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klimaog Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- og Trivselsudvalg, SU=Socialudvalg, AMU=Arbejdsmarkedsudvalg Kultur- og Trivselsudvalget foretager to gange årligt en prioritering af midler, der uddeles til frivilligt socialt arbejde i henhold til 18 i Lov om Social Service. Sidste uddeling fandt sted den 22. oktober 2012. Beskrivelse af sagen Der er indkommet i alt 23 ansøgninger (bilag 1 og bilag 2), som vedrører det sociale område. Alle ansøgere opfylder kriterierne for at kunne søge og vurderes at falde indenfor fokusområderne. I denne ansøgningsrunde er der ikke indkommet ansøgninger om nye bevillinger indenfor integrationsområdet. En samlet oversigt over ansøgningerne ses i bilag 3. Tre ansøgere, Landsforening mod spiseforstyrrelser og selvskade (LMS), den nyetablerede forening af kroniske smertepatienter (FAKS) og Valdemar Sejr (døvegruppe) har ikke tidligere søgt om støtte. I administrationens forslag er der taget udgangspunkt i de indsats- og fokusområder, som blev besluttet på møde i Kultur- og Trivselsudvalget den 21. januar 2013: 1. Misbrugsområdet ved Cafe Dagmar 2. Integrationsområdet 3. Fokusområder: a. Særligt udsatte grupper b. Ældre/ensomme c. Handicappede d. Patientforeninger X
De 4 nævnte fokusområder prioriteres ud fra de konkrete ansøgninger. Foreninger udenfor Ringsted Kommune kan søge, hvis aktiviteten falder inden for de fire fokusområder og kommer Ringstedborgere til gode. Økonomi: Der er samlet set i alt 751.000 kr. til rådighed i året pulje. Cafe Dagmar modtager 400.000 kr. årligt. Der er afsat 100.000 kr. til integrationsområdet inklusiv integrationsprisen og 11.000 kr. til handicapprisen. Hertil kommer to forhåndsbevillinger på hver 10.000 kr. til foreningslederaften og Frivillig Fredag. Der er således 220.000 kr. til rådighed til almindelige ansøgninger på det frivillige sociale område, som skal fordeles i to ansøgningsrunder. Der søges om i alt knap 403.000 kr. i forårets ansøgningsrunde. Med den forslåede indstilling vil der blive uddelt 145.000 kr. i foråret, og der vil således være ca. 75.000 kr. til fordeling i efteråret. Hvis der søges om mindre end 100.000 kr. i støtte til integrationsprojekter i efteråret, vil det resterende beløb gå tilbage til den almindelige 18 pulje. Stort set alle foreninger har indsendt og godkendt regnskab og dokumentation for de 18 midler, som de har modtaget tidligere, eller der er truffet aftale om, at det fremsendes, når årsregnskabet er færdigt. Der udbetales ikke midler, før kravet om dokumentation for tidligere midler er opfyldt. To foreninger har tidligere modtaget midler til nogle projekter, men har af forskellige årsager ikke opbrugt disse midler. Det forslås derfor, at de midler indgår som en del af den samlede tildeling til disse to ansøgere ved, at de får lov til at benytte tidligere modtaget midler til nye aktiviteter, frem for at tilbagebetale beløbet. Det drejer sig om: 1. Røde Kors. Bisidderprojekt er sat i bero. Uforbrugte midler: 5.000 kr. 2. Senior Service (ÆldreSagen). Projektet er lukket ned på grund af manglende tilslutning fra borgerne. Uforbrugte midler: 22.000 kr. Forslag til fordeling af midler: Da der søges om langt flere midler, end der er til rådighed forslås det at foretage følgende prioritering blandt de indkomne ansøgninger, hvor der så vidt muligt tages hensyn til foreningernes behov for tilskud til drift og støtte til nye projekter/foreninger: Ældreklubber og demensgruppen får hver 6.000 kr. til foredrag, underholdning eller udflugt. De fleste patientforeninger og handicapforeninger får op til 6.000 kr. til aktiviteter her i Ringsted. Særligt udsatte grupper får ligeledes 6.000 kr. til aktiviteter i Ringsted. Ældresagen forslås 8.000 kr. Hvis midlerne fra Senior Service projektet frigives til nye aktiviteter, er der samlet set tale om ca. 75 % af det ansøgte beløb. Røde Kors forslås 10.000 kr. Der er ligeledes samlet set tale om ca. 75 % af det ansøgte beløb, hvis midlerne fra bisidderprojektet frigives. FAKS er en nyetableret patientforening i Ringsted og forslås at få 10.000 kr. i år til opstart af aktiviteter. Hjerneskadeforening forslås 3.000 kr. til en foredragsholder til handicapkonference. De to landsdækkende foreninger Børns Vilkår og LMS forslås 3.000 kr. hver og Epilepsiforeningen forslås i alt 4.000 kr. til to familieweekender.
Dansk Blindesamfund forslås 18.000 kr. til transport og aktiviteter, mens Bedre Psykiatri forslås 10.000 kr. til fortsættelse af netværksgruppe med tovholder. Valdemars Sejr indstilles til at få afslag på deres ansøgning, idet man ikke på nuværende tidspunkt kunne oplyse, hvad det ansøgte beløb skulle bruges til. Desuden forventes kun ganske lille deltagelse af Ringstedborgere på landsmødet. Høring Til orientering i Handicaprådet, Ældrerådet og Frivilligrådet. Økonomi Ingen bevillingsmæssig konsekvens. Vurdering Forvaltningen vurderer, at den indstillede fordeling tilgodeser de vedtagne indsats- og fokusområder. Indstilling Konst. Social- og sundhedsdirektør indstiller at 145.500 kr. fordeles til frivilligt socialt arbejde til nedenstående foreninger: Kr. 1 Vetterslev Høm 6.000 2 Benløse Ældreklub 6.000 3 Tirsdagsklubben i Gyrstinge 6.000 4 Benløse Pensionistudvalg 6.000 5 ÆldreSagen 8.000 6 Røde Kors 10.000 7 Demens Selvhjælpsgruppe 6.000 8 Q-Net, Kvindenetværk 6.000 9 Støtteforening for Ringsted Krisecenter 6.000 10 Børns Vilkår 3.000 11 Børns voksenvenner, Ringsted 6.000 12 Landsforening mod spiseforstyrrelser og selvskade LMS 3.000 13 Foreningen af Danske Døvblinde 6.000 14 Valdemar Sejr 0 15 ADHD-foreningen 6.000 16 Dansk Blindesamfund, Ringsted 18.000 17 Hjerneskadeforeningen 3.000 18 Bedre Psykiatri 10.000 19 Dansk Epilepsiforening 4.000 20 FAKS Foreningen af kroniske Smertepatienter. 10.000 21 Hjerteforeningen 6.000 22 Diabetesforeningen 6.000 23 Osteoporoseforeningen 4.500 Sum 145.50 0 Beslutning i Handicaprådet den 09-04-2013 Handicaprådet tog orienteringen til efterretning
Ej til stede: Lisbeth Andersen, Klaus Hansen, Lars Bøjesen, Jacob Nordby, Henrik Harder Beslutning i Kultur- og Trivselsudvalget den 15-04-2013 Godkendt.
3. Strategi for udmøntning af sundhedspolitikken og formulering af kommende sundhedsplan Åben sag Sagsid: 11/18946 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 Skema daginstitution (19234/13) 2 Skema til skoler (19233/13) 3 Høringssvar fra Folkeoplysningsudvalget (79315/13) 4 Høringssvar fra Ældrerådet (36579/13) Indledning Sagsgang Orientering BY ØK ÆU PBU KMU BUU KTU SU AMU Indstilling x x x Beslutning x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆU=Ældreudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klimaog Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- og Trivselsudvalg, SU=Sundhedsudvalg, AMU=Arbejdsmarkedsudvalg Sundhedspolitikken blev godkendt i på Byrådsmødet d. 26. juni 2012 med følgende bemærkning, sundhedsnetværket udarbejder en samlet handleplan for udbredelsen af sundhedspolitikken, så vidt muligt med kvantitative mål. Handleplanen præsenteres politisk primo 2013. Handleplanen indeholder indsatserne frem til revision af sundhedspolitikken i 2014. Nærværende sag beskriver strategi og handleplan for indsatserne i sundhedspolitikken frem til 2014, herunder strategien for næste revision af sundhedspolitikken med konkrete indsatsområder og målsætninger. Beskrivelse af sagen Strategien for sundhedspolitikken drejer sig primært om de 3 fokusområder, målformulering, rådgivning og spydspidsinstitutioner. Målformulering: Styregruppen på sundhedsområdet vil fra februar 2013 og resten af året arbejde med en kortlægning af de sundhedsindsatser, der allerede eksisterer i Ringsted Kommune som f.eks. Ung Mor projektet, sundhedsplejens ekstra besøg hos nyfødte, samarbejdet mellem jobcentret og sundhedsområdet, tilbud om rygestop mv. Ud fra dette vil der blive arbejdet hen mod en målformulering, som dels skal fungere på tværs af organisationen og i særlig grad skal bruges mere specifikt indenfor hvert enkelt område/institution. Denne målformulering skal der følges op på i forbindelse med ajourføring af sundhedspolitikken i 2014 og den vil indgå i formuleringen af sundhedspolitikken, så den bliver mere konkret og handlingsorienteret. Med henblik på udbredelsen af sundhedspolitikken og målformuleringen, er det vigtigt, at det er brugerne og medarbejderne på de enkelte institutioner/områder, der udarbejder mål for deres område, så det kan omsættes og give mening i hverdagen, der hvor prioriteringen og ansvaret er. Endvidere vil styregruppen udarbejde forslag til tids- og procesplan for revision af sundhedspolitikken 2014.
Rådgivning: I arbejdet med at understøtte den politiske beslutning om en samlet strategi for udbredelsen af sundhedspolitikken, så vidt muligt med kvantitative mål, vil sundhed- og forebyggelsesområdet i deres rådgivning af de enkelte områder og institutioner tage udgangspunkt i de forebyggelsespakker, der er udarbejdet af Sundhedsstyrelsen i 2012 og foråret 2013. Forebyggelsespakkerne er vejledninger fra Sundhedsstyrelsen til kommunerne og de underbygger Ringsted Kommunes sundhedspolitik i forhold til strukturel forebyggelse, social ulighed og at bygge ovenpå det eksisterende. Sundhedsstyrelsens forebyggelsespakker - se link - indeholder faglige anbefalinger til en kommunal sundhedsfremmende og forebyggende indsats. Forebyggelsespakker handler om alkohol, fysisk aktivitet, hygiejne, indeklima i skolerne, mad og måltider, mental sundhed, overvægt, seksuel sundhed, solbeskyttelse, stoffer og tobak. Ulighed i sundhed er et gennemgående tema i alle forebyggelsespakkerne. Anbefalingerne indeholder rammesættende indsatser, der har effekt på hele befolkningens sundhedsadfærd, og så er der i pakkerne en særlig indsats målrettet socialt udsatte grupper. Forebyggelsespakkerne retter sig mod såvel raske som syge borgere. Indsatserne i forebyggelsespakkerne skal ses som en hjælp til kommunerne ved siden af de øvrige tiltag som kommunen har som f.eks. kronikerindsatsen, livsstilssamtaler, patientuddannelser mv. Indsatserne i forebyggelsespakkerne er opdelt i to niveauer, et grundniveau og et udviklingsniveau. Indsatserne på grundniveau er relativ veldokumenteret og der er betydelige kommunale erfaringer og kompetencer på indsatsområderne. Indsatserne på udviklingsniveau er ikke så veldokumenteret og kommunerne har færre kompetencer på områderne. I forebyggelsespakkerne indgår fire typer af indsatser Rammer (kommunale planer, politikker), Tilbud (rådgivning, træning, behandling af borgere), informationsindsatser og undervisning (oplysning, markedsføring af kommunale forebyggelsestiltag, understøttelse af nationale/centrale initiativer), Tidlig opsporing (i denne sammenhæng screening og opsporing af risikofaktorer, som kommune iværksætter i eget regi eller med andre sektorer). Sundhed- og forebyggelsesområdet har udarbejdet tjekskemaer (bilag 1), så hver enkelt område/institution kan måle sig, hvor de er, i forhold til anbefalingerne fra sundhedsstyrelsen i forhold til sundhed og forebyggelsespakkerne. Afdelingen tilbyder rådgivning til de enkelte områder. Der sættes særlig fokus på de 3 spydspidsinstitutioner på sundhedsområdet, jf. nedenfor, hvor der tilbydes hjælp og vejledning i forhold til personalemøder, forældremøder mv. for at få fokus på sundhed. Spydspidsinstitutioner; For at øge fokus på sundhedspolitikken vælges tre institutioner en daginstitution, en skole og en social institution, der efter eget ønske vil være spydspidsinstitution på sundhedsområdet. At være spydspidsinstitution betyder, at institutionen har fokus på og bevidst vil arbejde med sundhedstiltag for såvel brugerne som medarbejderne. Som minimum skal der arbejdes med sundhed og forebyggelsen indenfor KRAM-faktorerne kost, rygning, alkohol og motion. De tre institutioner skal som minimum komme på grundniveau i forhold til anbefalingerne i forebyggelsespakkerne fra Sundhedsstyrelsen samt selv vælge mindst et udviklingsområde. Det forventes, at spydspidsinstitutionerne sammen med sundhed- og forebyggelsesområdet efterfølgende vil være med til at dele deres erfaringer, om det at være spydspidsinstitution, til de øvrige institutioner i kommunen. Endvidere vil erfaringerne med spydspidsinstitutionerne blive inddraget i arbejdet med sundhedspolitikken for 2014, så den bliver konkret og nærværende. Flere institutioner har vist interesse og der afholdes et informationsmøde i marts, hvor det aftales, hvem der indgår i et forløb. Tids- og handleplan for sundhedspolitikken: Planlægning af hvordan kortlægning af sundhedsindsatserne skal Sundhedsstyregruppen Januar marts 2013
foregå Informationsmøde om det at være spydspidsinstitution og forebyggelsespakkerne Kortlægning af sundhedsindsatserne Arbejde med KRAMfaktorerne og forebyggelsespakkerne på spydspidsinstitutionerne Målformulering samt forslag til tids- og procesplan for revision af sundhedspolitikken 2014 Sundhed og forebyggelse Marts 2013 og interesserede institutioner Sundhedsstyregruppen April juni 2013 Sundhed og forebyggelse og interesserede institutioner Sundhedsstyregruppen April oktober 2013 Juli december 2013 Fremlægge resultaterne af arbejdet medspydspidsinstitutionerne Inddragelse af flere institutioner i arbejdet med KRAM-faktorerne og forebyggelsespakkerne Sundhed og forebyggelse og interesserede institutioner Sundhed og forebyggelse og interesserede institutioner December 2013 Januar december 2014 Revision af sundhedspolitikken Høring Sagen sendes i høring i Ældreråd, Handicapråd og Sundhedsrådet. Økonomi Ingen bevillingsmæssige konsekvenser. Januar december 2014 Vurdering Det vurderes, at strategien for sundhedspolitikken vil være med til at udbrede sundhedspolitikken til hele kommunen gennem arbejdet med målformulering, rådgivning samt spydspidsinstitutionerne. Og at der ved hjælp af forebyggelsespakkerne fra Sundhedsstyrelsen vil blive sat øget fokus på arbejdet med KRAM-faktorerne og muligheden for at sætte kvantitative mål. Succesen af strategien skal primært måles på, at den næste sundhedspolitik formuleres med konkrete indsatsområder og forpligtende målsætninger. Derudover forventes den brede og inddragende proces frem til næste politikformulering undervejs at frem arbejdet med KRAM-faktorerne på institutionsniveau. Indstilling Konst. Social- og sundhedsdirektøren indstiller, at strategien for sundhedspolitikken sendes i høring i Ældrerådet, Handicaprådet og Sundhedsrådet. Beslutning i Handicaprådet den 05-02-2013 Udsat til næste møde.
Ej til stede: Jan Jakobsen, Britta Nielsen, Henrik Harder, Lisbeth Andersen, Jacob Nordby. Beslutning i Kultur- og Trivselsudvalget den 18-02-2013 Godkendt med den tilføjelse, at den også sendes i høring i Folkeoplysningsrådet. Ej til stede: Per Roos Beslutning i Socialudvalget den 20-02-2013 Godkendt. Ej til stede: Lisbeth Andersen, Klaus Hansen og Thorkil Mølgaard Beslutning i Ældrerådet den 26-02-2013 Høringssvar fra Ældrerådet er vedlagt som bilag. Ej til stede: Ejgil Risager. Beslutning i Sundhedsrådet den 05-03-2013 Strategien anbefales. Beslutning i Handicaprådet den 12-03-2013 Handicaprådet anbefaler, at spydspidsinstitutionerne opfordres til at være ambitiøse i forhold til handling, som rækker udover anbefalingerne i forebyggelsespakkerne fra Sundhedsstyrelsen, således at erfaringerne kan være til inspiration i forbindelse med udarbejdelse af den kommende Sundhedspolitik 2014. Handicaprådet ønsker, at det oplyses hvilken institution der peges på som spydspidsinstitution på det social område. Ej til stede: Jan Jakobsen, Lisbeth Balling, Klaus Hansen, Henrik Harder og Jacob Nordby Supplerende sagsfremstilling Beslutning fra Folkeoplysningsrådet er vedlagt som bilag. Det vurderes at Folkeoplysningsudvalgets bemærkning om inddragelse af foreningslivet medtages i forbindelse med udarbejdelse af den kommende sundhedspolitik. I forhold til Handicaprådets bemærkning om valgte spydspidsinstitutioner, oplyses disse institutioner når de er fundet. Konst. Social- og sundhedsdirektøren indstiller, at strategien for udmøntning af sundhedspolitikken godkendes. Beslutning i Kultur- og Trivselsudvalget den 15-04-2013 Godkendt.
4. Ringsted Kongrescenter: Fremtidig organisering og økonomi (KTU) Åben sag Sagsid: 13/5915 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 Bilag 1 - Notat af 12 februar 2013 om Ringsted Kongrescenter.docx (41389/13) Indledning Sagsgang Orientering BY ØK ÆU PBU KMU BUU KTU SU AMU Indstilling X X Beslutning X BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆU=Ældreudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klimaog Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- og Trivselsudvalg, SU=Socialudvalg, AMU=Arbejdsmarkedsudvalg Ringsted Kongrescenter (RK) har i de seneste 5 år gennemgået en markant udvikling i aktivitetsniveau og serviceydelser. Med denne sag lægges op til en diskussion og beslutning vedrørende RK s juridiske og økonomiske grundlag. Beskrivelse af sagen Ringsted Kongrescenter (RK) har i de seneste 5 år gennemgået en markant udvikling i aktivitetsniveau og serviceydelser. Det gælder kulturformatet, hvor antallet af forestillinger er steget fra 30-40 til 60-70 om året og tilsvarende også for antallet af kurser og konferencer med RK som fysisk ramme. Hertil kommer et øget salg af koncertbuffeter inden forestilling og lancering af nye produkter f.eks. koncertweekend i samarbejde med Scandic Ringsted og Ringsted Outlet Center. Som kommunal institution drives RK s aktiviteter dels med hjemmel i erhvervsfremmeloven og dels med hjemmel i kommunalfuldmagten. Med det øgede aktivitetsniveau er det hensigtsmæssigt, at få afdækket, om RK s virksomhed stadig kan rummes inden for disse regler. Forvaltningen har derfor bedt Horten Advokater om en vurdering. Da den årlige kommunale budgetramme til RK kun udgør godt 10% af RK s samlede brutto-omsætning er Horten Advokater også blevet bedt om at vurdere, om det er hensigtsmæssigt at RK forsat organiseres som en kommunal institution. RK s økonomi har til stadighed været under pres. I perioden 2007-2011 har RK - ud af en samlet brutto-omsætning på 80 mio. kr. - genereret et underskud på godt 2 mio. Underskuddet afdrages med virkning fra 2012 med kr. 400.000 om året. I 2011-2012 har RK gennemført en omfattende genopretningsplan med en realiseret positiv effekt på kr. 800.000 kr. i 2012. Alligevel må det konstateres, at RK indkasserer et underskud på godt 1,3 mio. kr. i det foreløbige regnskab for 2012. Den væsentligste årsag til underskuddet er nedgangen i
forudbetalte billetindtægter, som faldt fra 3,3 mio. kr. ved årsskiftet 2011/2012 til 2 mio. kr. ved årsskiftet 2012/2013. Der er således også behov for at få diskuteret og analyseret RK s økonomske driftsgrundlag med henblik på en varig og holdbar løsning. Overordnet organiseringsmodel for RK. I sin gennemgang (se bilag) peger Horten Advokater på 5 mulige modeller: Fortsat organisering som kommunal institution. Etablering af fond/selvejende institution Kommunalt ejet aktieselskab Aktieselskab i samarbejde med private aktører Bortsalg/privatisering. Det er Hortens vurdering at en fortsat organisering som kommunal institution vil være den mest realistiske og hensigtsmæssige for Ringsted Kommune. Kongrescentrets aktivitetsniveau og ydelser i forhold til de retlige rammevilkår. I forhold til RK s nuværende aktiviteter og ydelser har Horten Advokater blandt andet følgende over-ordnede anbefalinger og konklusioner (se bilag): At salget af drikkevarer og snacks m.m. søges bortforpagtet. At den nuværende aftale med Scandic gennemgås, blandt andet for at vurdere, om der er sket den fornødne konkurrenceudsættelse i forbindelse med aftalens indgåelse. At konferenceaktiviteterne ikke øges i forhold til det nuværende niveau. At aftalerne omkring kulturpartnerskab korrigeres, således at kulturpartnerne ikke længere har ret til eksponering på RK s hjemmeside. RK s Økonomi. RK s kommunale budgetramme for 2013 ligger på godt 2 mio. kr. I denne ramme er modregnet/fratrukket kr. 400.000 i afdrag på gælden for 2013. Andre musikhuse under Danske Koncert- og Kulturhuse med et sammenligneligt kulturformat og aktivitetsniveau modtager kommunale tilskud i rammen 3-5 mio. kr. om året (Musikhuset Albertslund kr. 4,1 mio., Tinghallen Viborg kr. 3,4 mio., Musikhuset Esbjerg kr. tal følger) Som udgangspunkt vil det ikke være realistisk at videreføre RK s nuværende kultur format med den nuværende tilskudsramme. Skal kulturformatet videreføres vil det forventet kræve tilførsel af yderligere 1 mio. kr., som vil kunne udmøntes via eftergivelse af gælden (svarende til kr. 400.000 om året) og en forhøjelse af budgetrammen med yderligere kr. 600.000. Alternativet vil være en væsentlig reduktion på op til 20-30 forestillinger om året. Hermed vil Ringsted og RK indenfor et kort årrække miste sin status som regionens førende musikhus.
Høring Ingen. Økonomi Ingen umiddelbare bevillingsmæssige konsekvenser. Vurdering Forvaltningen vurderer, at RK bør fortsætte som kommunal institution. De alternative organiseringsmodeller vil ikke give større handlefrihed eller råderum. Modellerne aktieselskab i samarbejde med private aktører og bortsalg/ privatisering vurderes ikke realiserbare i forhold til de nuværende vilkår for kommerciel drift i det danske kulturmarked. Forvaltningen vurderer desuden, at Hortens anbefalinger bør følges, således at RK s drift kan videreføres indenfor gældende kommunalretlige rammer. Det er forvaltningens vurdering, at dette blandt andet betyder, at barsalget må søges bortforpagtet. Herudover er det forvaltningens vurdering, at det er mest hensigtsmæssigt at foretage et samlet udbud af madleverance og øvrige drikkevarer. Endelig vurderer forvaltningen, at anbefalingerne om, at konference-aktiviteterne ikke øges, og at de nuværende kulturpartneraftaler korrigeres, må følges. Ifølge oplysninger fra indkøbsafdelingen må det påregnes, at gennemførelsen af et EU udbud kan tage op til 18 måneder. Indstilling Børne- og Kulturdirektøren indstiller: 1. At Ringsted Kongrescenter skal fortsætte som kommunal institution. 2. At Horten Advokaters anbefalinger følges, det vil sige: a. at Ringsted Kongrescenters drift videreføres i de eksisterende organisatoriske rammer b. at konferenceaktiviteten fastholdes på det nuværende niveau, c. at drikkevarer og madleverancen bringes i udbud, d. at kulturpartneraftalerne korrigeres i forbindelse med den årlige genforhandling. 3. At Ringsted Kongrescentrets behov for ekstra driftsstøtte indgår i ønskebudgettet for det kommunale budget i for 2014. Beslutning i Kultur- og Trivselsudvalget den 18-03-2013 Under Beskrivelse af sagen mangler tallet fra Musikhuset Esbjerg. Tallet er 7,6 mio. kroner. 1. Anbefales godkendt. 2. Anbefales godkendt. 3. Anbefales godkendt. Ej til stede: Jan Jakobsen
Beslutning i Økonomiudvalget den 02-04-2013 Sagen sendes til Kultur- og Trivselsudvalget med henblik på yderligere behandling. Supplerende sagsfremstilling Ringsted Kongrescenter: Fremtidig organisering og økonomi. Supplerende sagsfremstilling i forlængelse af behandlingen af punktet på møde i Kultur- og Trivselsudvalget den 18. marts og efterfølgende behandling i økonomiudvalget d. 2. april 2013. Uddybning af punktet Ringsted Kongrescenters (RK) økonomi. RK s kommunale budgetramme for 2013 ligger på godt 2 mio. kr. I denne ramme er modregnet/fratrukket 400.000 kr. i afdrag på gælden for 2013. Andre musikhuse under Danske Koncert og Kulturhuse med et sammenligneligt kulturformat og aktivitetsniveau modtager kommunalt tilskud i rammen 3-5 mio. kr. om året (til eksempel Musikhuset Albertslund 4,1 mio. kr., Tinghallen Viborg 3,4 mio. kr. og Musikhuset Esbjerg 7,6 mio. kr.) Det skal understreges, at husene ud over forskellen i den kommunale rammebevilling - i øvrigt har vidt forskellige grundvilkår. Det gælder bl.a. Organisationsform. Tinghallen er til eksempel en selvejende institution. Kulturgeografi. Det vil sige potentiale for billetsalg i det geografiske opland og nærhed til/konkurrence fra andre større musikhuse. Vilkår for salg og indtjening på drikkevarer og mad (forpagtning kontra eget salg) Salskapacitet (indkøb af samme artist til samme pris men hvor de valgte 3 huse alle har større kapacitet end RK) Regionalt potentiale for salg af sponsorater og kulturpartnerskaber. Salg af supplerende ydelser i forhold til den primære opgave som musikhuse. Det gælder salg af kurser, konferencer, udstillinger m.m. Musikhuset i Albertslund driver til eksempel også biograf. I sammenligningen på kulturformat og aktivitetsniveau tænkes på antallet af forestillinger som udbydes og repertoire (herunder sammenfald på artister). Ser man på antallet af kulturgæster i de 4 huse matchet mod det kommunale tilskud tegner der sig følgende billede for 2012: Musikhus Kommunalt tilskud Antal kulturgæster Kommunalt tilskud pr. gæst Tinghallen, Viborg 3,4 mio. kroner 48.617 70 kr. Musikhuset Albertslund 3,5 mio. kroner 44.692 78 kr. Musikhuset Esbjerg 7,6 mio. kroner 78.875 96 kr. Ringsted Kongrescenter 2,4 mio. kroner 40.176 60 kr. Noter til oversigten:
Tallene er hentet fra den interne branchestatistik 2012 for de 23 huse under Danske Koncert- og Kulturhuse Besøgstallet omfatter kun kulturgæster. Gæster til udstillinger, kurser, konferencer m.m. er således udeladt. På den baggrund er det muligt at beregne det kommunale tilskud pr. gæst for den del af husenes drift som kommunerne kan støtte i forhold til kommunalfuldmagten. Det kommunale tilskud til Musikhuset i Albertslund er reduceret med 600.000 kr. svarende til det tilskud som kommunen giver til biografdriften. Det høje tilskud pr. kulturgæst i Esbjerg afspejler bl.a. et ønske om/forpligtelse til at præsentere store udenlandske ensembler indenfor opera, ballet m.m. Som udgangspunkt vil det ikke være realistisk at videreføre RK s nuværende kulturformat med den nuværende tilskudsramme. Skal kulturformatet videreføres vil det forventet kræve tilførsel af yderligere 800.000 kr. i årligt tilskud, således at den samlede budgetramme udgør kr. 2,8 mio. kr. Reduktionen fra 1 mio.kr. (i indstillingen på udvalgsmødet den 18. marts) til de nuværende 800.000 kr. skal ses i lyset af, at der nu er indgået driftsaftale med Ejendomsstaben, hvorefter RK fra og med 2013 disponerer halvdelen af midlerne til bygningsvedligeholdelse. Indstilling Direktøren for Børne- og Kulturforvaltningen indstiller, at beslutningen fra Kultur- og Trivselsudvalgets møde den 18. marts 2013 fastholdes. Beslutning i Kultur- og Trivselsudvalget den 15-04-2013 1. Anbefales godkendt. 2. Anbefales godkendt. 3. Anbefales godkendt med følgende bemærkninger: a. Ved en fortsat gældsafvikling, foreslås der i denne sag en merbevilling på 800.000 kroner i budgetønsker for 2014 og i overslagsårene. b. Ved en eftergivelse af gælden, foreslås der i denne sag en merbevilling på 400.000 kroner i budgetønsker for 2014 og i overslagsårene.
5. Ændring af vedtægter for Landsbyhuset Gyrstinge Åben sag Sagsid: 08/15957 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 Bilag, Fonden Landsbyhusets forslag til nye vedtægter (21622/13) 2 Bilag, forslag fra Fonden Landsbyhuset om vedtægtsændringer (21618/13) Indledning Sagsgang Orientering BY ØK ÆU PBU KMU BUU KTU SU AMU Indstilling X X Beslutning X BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆU=Ældreudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klimaog Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- og Trivselsudvalg, SU=Sundhedsudvalg, AMU=Arbejdsmarkedsudvalg Fonden Landsbyhuset der driver Landsbyhuset Gyrstinge, har ønsket ændringer i fondens vedtægter. Beskrivelse af sagen Byrådet tiltrådte den 14. april 2009 Fonden Landsbyhusets vedtægter. Fondens bestyrelse ønsker at ændre i tre paragraffer. Vedtægterne kan først træde i kraft, såfremt Byrådet kan tilslutte sig vedtægterne. I bilaget fremgår den nuværende tekst og ønsket om den nye tekst i de enkelte paragraffer, samt et sæt færdige vedtægter inklusiv de ønskede ændringer. Fonden Landsbyhuset, ønsker ændringer i følgende paragraffer: 5 foreslås ændret, fordi bestyrelsens sammensætning ifølge de nuværende vedtægter var hensigtsmæssig i planlægnings- og byggefasen, men ikke er det i driftsfasen. Bestyrelsen ønsker med de foreslåede vedtægter at sikre, at bestyrelsens sammensætning til enhver tid afspejler gruppen af brugere af Landsbyhuset. Der vil med stor sandsynlighed i fremtiden komme brugergrupper, bestyrelsen ikke kan forudse i dag. Derfor er brugergrupperne ikke specificeret. 11 fremgår det af nuværende vedtægter, at bestyrelsen skal underskrive årsregnskabet inden to måneder efter regnskabsårets afslutning. Erfaringsmæssigt kan vi sige, at dette ikke kan lade sig gøre, idet det reviderede årsregnskab først foreligger adskillige måneder senere. Derfor den foreslåede ændring.
12 ønskes ændret for at tage højde for den situation, at et mindretal i bestyrelsen kan forhindre enhver ændring af vedtægterne. Høring Ingen. Økonomi Ingen budgetmæssige konsekvenser. Vurdering Børne- og Kulturforvaltningen har ingen bemærkninger til de foreslåede vedtægtsændringer. Det viser sig dog, at det ikke fremgår af vedtægterne, at vedtægtsændringer skal godkendes i Byrådet før de kan træde i kraft. Det fremgår kun af driftsaftalen der er indgået med Fonden Landsbyhuset. Det vurderes, at det vil være en god idé at få tilført at vedtægtsændringer skal forelægges Byrådet inden vedtægtsændringer kan træde i kraft. Indstilling Direktøren for Børne- og Kulturforvaltningen indstiller at 1. Fonden Landsbyhusets ønske til vedtægtsændringer godkendes 2. At der under 12 Vedtægtsændringer tilføjes følgende: Vedtægtsændringer skal godkendes af Byrådet i Ringsted Kommune. Beslutning i Kultur- og Trivselsudvalget den 15-04-2013 Anbefales godkendt.
6. Helhedsplan for Sportscentret - frigivelse af anlægsmidler Åben sag Sagsid: 09/17630 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: Indledning Sagsgang Orientering BY ØK ÆU PBU KMU BUU KTU SU AMU Indstilling X X X Beslutning X BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆU=Ældreudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klimaog Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- og Trivselsudvalg, SU=Socialudvalg, AMU=Arbejdsmarkedsudvalg Budget 2013 indeholder et anlægsønske vedrørende Helhedsplan for Ringsted Sportscenter. Der søges i denne sag om frigivelse af anlægsbevilling. Beskrivelse af sagen Kultur- og Trivselsudvalget har et budget på kr. 11,7 mio. til opførelse af nyt gymnastik- og bevægelseshus. Ved fremlæggelse af skitseforslaget til en helhedsplan for Ringsted Sportscenter er der fremkommet forslag om at forbinde det nye gymnastik- og bevægelseshus til det øvrige sportscenter med en lukket forbindelsesgang, således at der etableres direkte adgang til omklædningsrum og andre servicefunktioner fra gymnastik- og bevægelseshuset. Samtidig etableres en befæstet sti med orienteringslys uden om gymnastikhuset. En sammenkædning af sportscentrets bygninger vil, for de daglige brugere og for medarbejderne i Sportscentret, være et kvalitetsløft. Det vil også give gode muligheder for andre mindre aktiviteter i hverdagen og nye muligheder ved større arrangementer i sportscentret. Høring Der er etableret en følgegruppe bestående af 5 repræsentanter fra 3 kommunale gymnastikforeninger samt en repræsentant fra bestyrelsen i Ringsted Sportscenter. Skitseforslag med forbindelsesgang er forevist følgegruppen. Økonomi Der er på investeringsoversigten for 2013 afsat kr. 0,65 mio. til Helhedsplan for Ringsted Sportscenter. Opgaven udføres som partnerringslignende samarbejde indenfor det afsatte beløb. Der søges om frigivelse af det fulde beløb på kr. 0,65 mio. af de på investeringsoversigten for budget 2013 afsatte midler. Vurdering Det er Teknisk Forvaltnings vurdering, at projektet kan afholdes indenfor den afsatte ramme.
Indstilling Konstitueret Teknisk Direktør indstiller, at der frigives en anlægsbevilling på kr. 0,65 mio. Beslutning i Kultur- og Trivselsudvalget den 15-04-2013 Anbefales godkendt.
7. Budgetproces 2014 - Kultur- og Trivselsudvalget Åben sag Sagsid: 13/5968 Sagen afgøres i: Kultur- og Trivselsudvalget Bilag: 1 Bilag 2 Ønskeliste KTU.docx (85131/13) 2 Bilag 1 effektiviseringsforslag KTU (86517/13) Indledning BY ØK ÆU PBU KMU BUU KTU SU AMU Orientering X X X X X X X X Indstilling Beslutning BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆU=Ældreudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klimaog Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kultur- og Trivselsudvalg, SU=Sundhedsudvalg, AMU=Arbejdsmarkedsudvalg Økonomiudvalget vedtog den 7. januar 2013 budgetprocessen for budget 2014. De efterfølgende fagudvalgsmøder i februar, marts-, og april måned, er blevet brugt på at diskutere ideer og forslag til brug for budget 2014. På april møderne skal fagudvalgene tage endelig stilling til, hvilke effektiviserings- og ønskeliste forslag, samt IT-investeringspuljeforslag, der skal arbejdes videre med. Forslagene forelægges herefter for Økonomiudvalget, der samler op på forslagene, hvorefter de sendes i høring hos kommunens interessenter. Efter endt høringsproces overgår forslagene og høringssvarene til videre behandling i Økonomiudvalg og Byråd. Beskrivelse af sagen Beskrivelse af sagen Budgetprocessen startede op i fagudvalgene i februar måned, og der er efterfølgende afholdt møder i marts og april måned. Administrationen har med udgangspunkt i de politiske tilkendegivelser fra møderne, arbejdet videre med at konkretisere de enkelte forslag. Fagudvalgene skal på det kommende møde i april måned tage endelig stilling til, hvilke forslag Økonomiudvalget og Byrådet skal arbejde videre med. Forslagene forventes at være endelige når de sendes i høring. Efter endt høringsproces overgår forslagene og høringssvarene til Økonomiudvalget. Budgetprocessen afsluttes efter sommerferien, hvor Byrådet tager endelig stilling til forslagene som led i de politiske forhandlinger omkring vedtagelsen af budget 2014. Effektiviserings/omstillingsforslag Hvert fagudvalg skal udarbejde omstillingsforslag, svarende til 1,0 procent af udvalgets serviceudgiftsramme. Det er i den forbindelse målsætningen, at det enkelte udvalg skal omstille for 0,75 procent af servicerammen. Rammerne som det enkelte udvalg skal omstille for fremgår af nedenstående tabel.
Tabel 1: Serviceudgifter fordelt på udvalg Beløb i 1.000 kr. i 2013-priser Økonomiudvalget Klima- og Miljøudvalget Plan- og Boligudvalget Børne- og Undervisningsudvalget Socialudvalg ekskl. aktivitetsbestemt medfinansiering Ældreudvalget Arbejdsmarkedsudvalget Kultur- og Trivselsudvalget I alt serviceudgifter Det enkelte fagudvalgs effektiviseringsforslag fremgår af bilag 1. Fagudvalgsmøderne medio april måned skal således bruges til, at udvalgene én sidste gang drøfter, hvilke forslag der skal arbejdes videre med. Ønskelisteforslag Fagudvalgets drifts- og anlægsønsker fremgår af bilag 2. Udvalget har i den forbindelse mulighed for at prioritere både drifts- og anlægsønskerne til brug for den senere politiske drøftelse. Prioriteringen af forslagene giver det enkelte fagudvalg mulighed for at komme med politiske tilkendegivelser, der kan indgå i den videre politiske budgetproces. Det skal i den forbindelse bemærkes, at det IKKE er noget krav om, at det enkelte udvalg prioriterer ønskeliste forslagene. IT-investeringspuljen Udvalgets forslag til IT-investeringspuljen fremgår af bilag 3. Baggrunden for IT-investeringspuljen er, at den skal understøtte arbejdet med omstillinger og realiseringen af effektiviseringsgevinster i de efterfølgende år. Fagudvalget skal på april mødet tage endelig stilling til, hvilke forslag der skal arbejdes videre med. Strukturelle effektiviseringer Økonomiudvalget har vedtaget, at der på tværs af forvaltningerne, skal arbejdes med at udarbejde forslag til strukturelle effektiviseringer. De strukturelle effektiviseringer er målrettet initiativer, der på sigt kan sænke kommunens udgiftsniveau. Det er Direktionen, der er projektejere for arbejdet med at udarbejde forslag om strukturelle effektiviseringer. Der arbejdes med følgende forslag om strukturelle effektiviseringer. Tabel 2: Effektiviseringer og besparelser af primær strukturel karakter Effektiviseringer og besparelser på: Ansvarligt udvalg Ledelsesstrukturen Økonomiudvalg Eksisterende IT-systemer Økonomiudvalg Digitalisering/kanalstrategi af borgerbetjening og Økonomiudvalg arbejdsgange Indkøb generelt Økonomiudvalg Befordringsgodtgørelse til ansatte Økonomiudvalg Produktion af mad Ældreudvalg
Rationalisering i relation til pleje- og ældreboliger overkapacitet og strukturproblemer Hjemtagelse af opgaver/udbud af opgaver i Vej- og parkafdelingen Daginstitutionsstrukturen Overgang fra dagpasning til SFO Tildeling og køb af ydelser på handicapområderne Optimering af voksenhandicapområdet Ældreudvalg Klima- og Miljøudvalg Børne- og Undervisningsudvalg Børne- og Undervisningsudvalg Børne- og Undervisningsudvalg, Socialudvalg Socialudvalg Det enkelte udvalgs strukturelle effektiviseringsforslag fremgår af bilag 4. Forslagene forelægges for udvalget til orientering, og fagudvalgene har således mulighed for at komme med kommentarer og bemærkninger til forslagene. Videre proces Fagudvalget skal på mødet tage stilling til effektiviseringsforslag svarende til udvalgets andel af serviceudgiftsrammen, der skal tages stilling til budgetønsker både drift og anlæg, og der skal tages stilling til forslag vedrørende IT-investeringspuljen. Derudover har udvalget mulighed for at komme med kommentarer og bemærkninger til de tværgående strukturelle effektiviseringsforslag. I forhold til den videre budgetproces drøfter HMU og Byrådet ultimo april alle forslagene fra fagudvalgene. Derefter sendes forslagene i høring hos interessenter, medarbejdere mv. i løbet af maj måned. Materialet vil være tilgængeligt på kommunens hjemmeside og intranet. Fra juni måned og frem foregår den videre budgetproces i regi af Økonomiudvalget og Byrådet. Der afholdes ultimo juni måned et møde mellem Byrådet og HMU, hvor medlemmerne får lejlighed til at drøfte alle forslagene, herunder gennemgå høringssvarene. Byrådet skal således efter sommerferien foretage den endelige prioritering blandt forslagene i forbindelse med de politiske forhandlinger og budgetvedtagelsen, herunder beslutte hvilke af effektiviseringsforslagene og ønskerne der skal realiseres. Indstilling Direktionen indstiller at: 1. at fagudvalget godkender endelig indstilling vedrørende effektiviseringsforslag svarende til rammerne i tabel 1. 2. at fagudvalget godkender endelige indstilling vedrørende budgetønsker - både driftsog anlægsønsker 3. at fagudvalget godkender endelig indstilling vedrørende forslag til IT-investeringspuljen Beslutning i Kultur- og Trivselsudvalget den 15-04-2013 1. Udvalget videresender effektiviseringsforslag med undtagelse af numrene 2, 13, 14, 15, 16. V Henrik Jan O Daniel B Torben A Gunnar A Kim V Per
Hvidesten (HHV) V Jakobsen (JJ) ě Nørhave (DN) O Lollike (TLO) B Christiansen (GC) A Bonde (KB) A Roos (PR) V For X X X X X X Imod X Undlo d 2. Udvalget videresender budgetønsker. 3. Ingen forslag på området.
8. Orientering fra formand og forvaltning April 2013 Åben sag Sagsid: 06/10015 Sagen afgøres i: Kultur- og Trivselsudvalget Bilag: Beslutning i Kultur- og Trivselsudvalget den 15-04-2013 Orientering.
Underskriftsside Henrik Hvidesten (HHV) V Jan Jakobsen (JJ) Ø Daniel Nørhave (DN) O Torben Lollike (TLO) B Gunnar Christiansen (GC) A Kim Bonde (KB) A Per Roos (PR) V