Elevuddannelsesplan FOR ELEVER I DEN KOMMUNALE ADMINISTRATION VEJEN KOMMUNE - September 2012 2
Vejen Kommune Rådhuspassagen 3 6600 Vejen Telefon: 7996 5000 Mail: post@vejenkom.dk www.vejenkom.dk Lay out: Vejen Kommune Tekst: Intern Service, Vejen Kommune Fotos: Vejen Kommune, Bee-line Oplag: 50 stk Tryk: Vejen Kommune Udgivet: Januar 2009 5. oplag September 2012 Ordrenr.: 00392
Det overordnede mål for uddannelsen Det overordnede mål for den praktiske del af kontoruddannelsen af elever i kommunen er, at eleven opnår viden om og færdigheder i kontorfaget, således at eleven efter endt uddannelse selvstændigt kan udføre almindeligt forekommende kontormæssige funktioner. Endvidere skal eleven erhverve sig viden om og forståelse for de opgaver, som udføres i kom munen. I tilknytning hertil tilstræbes det, at eleven medvirker ved sagsbehandlingsopgaver og særlige opgaver, som udføres i de forskellige afdelinger, hvor uddannelsen gen nemføres. Eleven skal herudover opnå færdighed i at anvende de kontortekniske og elektroniske hjælpemidler og de dertil knyttede administrative systemer, der benyttes på arbejdsstedet ved udførelsen af de nævnte funktioner. Eleven skal i forbindelse hermed erhverve sig viden om formålet med disse hjælpemidler og systemet samt om disses indbyrdes sammenhænge. Uddannelsen tilrettelægges i øvrigt under hensyntagen til uddannelsesstedets behov og mulighe der. Der ansættes 2 elever hvert år. Beskrivelse af uddannelsen Den praktiske del af kontoruddannelsen har en varighed på 24 måneder. Uddannelsesperioden, som normalt påbegyndes 1. september, sammensættes således 1 elev i Borgerservice 1 elev i turnusordning I turnusordningen vil følgende uddannelsessteder kunne indgå: Intern Service - Regnskab/Budget/Personale/Sekretariat, Jobcenter, Social & Ældre, Teknik & Miljø. Skoleundervisning består af moduler på henholdsvis 2 4 uger, 5 uger og 2 uger til fagprøven, i alt 15 uger. Detaljeret beskrivelse af indhold/funktioner fremgår af følgende sider. 3
Indhold, generelt 1. INTRODUKTION Målet er, at eleven erhverver sig viden om regler og organisatoriske forhold på arbejdspladsen, og at eleven erhverver sig viden om såvel den enkelte forvaltning som kommunens opgaver, sty ringsbestemmelser samt politiske og administrative opbygning. 2. KOMMUNIKATION Målet er, at eleven opnår færdighed i - på en venlig og korrekt måde - at betjene borgere og an dre, der henvender sig til kommunen. Eleven skal endvidere erhverve sig viden om, efter hvilke retningslinier forskellige former for skriftlig kommunikation udformes, ligesom eleven skal medvirke ved udarbejdelsen af skriftlige informationer. Endelig skal eleven erhverve sig viden om interne informationssystemer og formålet med disse. 3. REGISTRERING, SAGSSTYRING OG ARKIVERING M.V. Målet er, at eleven skal erhverve sig forudsætninger for at kunne medvirke ved poståbning og fordeling samt journalisering og sagsstyring. Eleven skal endvidere selvstændigt kunne varetage registrerings- og arkiveringsopgaver samt foretage informationssøgning ved hjælp af håndbøger, registre og lignende. I forbindelse med optræningen i disse funktioner skal eleven erhverve sig forståelse for formålet med og principperne for funktioners udførelse. 4
4. PERSONALEADMINISTRATION Eleven skal - med udgangspunkt i en orientering om det regelsæt, som regulerer løn- og ansæt telsesvilkår for kommunens medarbejdere, medvirke ved en række funktioner i forbindelse med beregning og anvisning af løn m.v. samt administration af forskellige personaleforhold. 5. BUDGET- OG REGNSKABSFUNKTIONER Eleven skal erhverve sig viden om kommunens budget- og regnskabssystem. På dette grundlag skal eleven opnå færdighed i udførelsen af en række regnskabsfunktioner og ekspeditionsopgaver, ligesom eleven skal medvirke ved budget- og regnskabsopgaver i øvrigt samt ved udførelsen af statistiske opgaver. 6. TEKNISKE HJÆLPEMIDLER Eleven skal opnå færdighed i anvendelsen af de til rådighed værende tekniske hjælpemidler som f.eks. fotokopimaskiner, PC ere (herunder tekstbehandling og regneark) og kasseregistreringsud styr. 7. SAGSBEHANDLINGSOPGAVER OG SÆRLIGE OPGAVER Målet er, at eleven medvirker ved sagsbehandlingsopgaver og særlige opgaver, som udføres i de forskellige afdelinger, hvor uddannelsen gennemføres. 5
Afdeling: Intern Service - Sekretariat Elevansvarlig: Eva Jensen : 1. Viden 2. Forståelse 3. Anvendelse Funktion Journalisering, arkivering og sagsstyring Journalisering og arkivering, herunder brug af elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystem Kassationsregler og forældelsesregler Poståbning og fordeling af post Tekniske hjælpemidler Brug af IT til journalisering, forespørgsler og tekstbehandlingsopgaver Mundtlig og skriftlig kommunikation Personlig/telefonisk henvendelse Udfærdigelse af breve, notater, referater Dagsordener Direktionen De politiske udvalg 6
Funktion Børn og Ungeudvalg MED-udvalg / Hovedudvalg Andre sagsbehandlingsopgaver m.v. Salg af industrijord Alkoholbevilling Tilladelse til udvidet åbningstid Valg Huslejenævn, Beboerklagenævn Hegnssyn Information på hjemmeside m.v. 7
Afdeling: Intern Service - Personale Elevansvarlig: Elsebeth B. Henriksen : 1. Viden 2. Forståelse 3. Anvendelse Funktion Introduktion Præsentation af den ansvarlige for elevens uddannelse samt af ledelse og andre medarbejdere Afdelingens opgaver, organisation, arbejdsfordeling og personale Introduktion i overenskomst Introduktion i ferie/sygedagpengeloven Administration af feriekort + fravær Sagsbehandling og særlige opgaver Udfærdigelse af ansættelsesbreve 8
Afdeling: Intern Service - Regnskab Elevansvarlig: Anne-Marie Bertelsen : 1. Viden 2. Forståelse 3. Anvendelse Funktion Introduktion og oplæring i økonomisystem Ekspedition/bogføring af indbetalinger til kommunen Afstemning af bankkonti Afstemning af andre statuskonti Kontering og betaling af regninger Indkøbsaftaler, udbud og opfølgning Postfordeling Kontoplan, moms 9
Afdeling: Intern Service - Budget Elevansvarlig: Gitte L. Jørgensen : 1. Viden 2. Forståelse 3. Anvendelse Funktion Kommunens budgetlægning Opfølgning på budgetter og forbrug, generelt Opfølgning på enkelte områder Budgettering og styring af lønudgifter Introduktion til indtægtssiden (Skat, statstilskud) Hjemtagelse af statsrefusion Afregninger med andre kommuner Regnskabsafslutning 10
11
Afdeling: Borgerservice, Øvrige sagsområder Elevansvarlig: Jane Ussing : 1. Viden 2. Forståelse 3. Anvendelse Funktion Kommunikation med borgere herunder skriftlig, telefonisk og personlig borgerbetjening samt sagsbehandling inden for følgende områder: Vielser Salg af byggegrunde Folkeregister Sygesikring Personregister Pas Kørekort Fribefordring Efterlevelses- og begravelseshjælp Forskud 12
Funktion Betjening af omstillingsbord Sagsstyring, arkivering og sagsbehandling Brug af pc, hjemmeside og alle edbværktøjer, der benyttes af en kommune Afdeling: Borgerservice, Ydelsesteamet Efter nærmere aftale. Elevansvarlig: Jane Ussing 13
Afdeling: Arbejdsmarked Elevansvarlig: Bodil Nicolaisen : 1. Viden 2. Forståelse 3. Anvendelse Funktion Generel viden om organisationen i Arbejdsmarked Få viden om og være med i hvad en koordinerende funktion indebærer Referent i møder Kontakt til IT-afdelingen i forhold til diverse opståede problematikker i Arbejdsmarked Indkalde til møder, tilrettelæggelse af møder med dagsorden, forplejning m.v. Sekretærfunktion i Arbejdsmarked (blækspruttefunktion) Introduktion til telefonbetjening, hjemmeside, wordprogram, workbase Overordnet kendskab til regnskab og budget i Arbejdsmarked Diverse udviklingsopgaver herunder Beskæftigelsesplan - Det lokale beskæftigelsesråd 14
Funktion Betale regninger i Prisme Afregne vedr. bl.a. fleksjobsager og opfølgning i disse Integration vedrørende selvforsørgende/udlændinge Kommunikation med borgerne, telefonisk og personlig betjening i vores visitation Viden om aktiveringsstrategi og aktiveringssteder under BUC 15
Afdeling: Social & Ældre Elevansvarlig: Gitte F. Jensen : 1. Viden 2. Forståelse 3. Anvendelse Funktion Personlige hjælpemidler: Sagsbehandling af ansøgninger i.h.t. Servicelovens 112 og 113 om personlige hjælpemidler og forbrugsgoder Journalisering, notering og behandling i Acadre Vurdering/stillingtagen til sagsforløb (tidl. sag/ny sag) Indhentning af oplysninger hos læge, sygehus, bandagist mv. Korrespondence ifm. partshøring mv. Træffe afgørelse i sager (bevilling/afslag) Behandling af ankesager Betaling af fakturaer ifm. bevilling Sagsbehandling af bevilgede handicapbiler 16
Funktion Handicapkørsel, terminalpleje, omsorgstandpleje og specialtandpleje Journalisering i Acadre Vurdering/stillingtagen til sagsforløb (tidl. sag/ny sag) Indhentning af oplysninger til belysning af sager Evt. partshøring Træffe afgørelse i sager (bevilling/afslag) Behandling af ankesager Betaling af fakturaer ifm. bevilling Pensions- og Bilstøtteteam Udfærdigelse af dagsorden Sende invitation om foretræde Skrive beslutningsprotokol Skrive/udsende beslutninger Indberette statistik 17
Afdeling: Teknik & Miljø Elevansvarlig: Susanne M. Jensen : 1. Viden 2. Forståelse 3. Anvendelse Funktion Opgaver i det administrative team Afdelingens opgaver, organisation, arbejdsfordeling og personale Postfordeling: Acadre, mail og papirpost Vejledning af borgere, samarbejdspartnere, interne afdelinger og Teknik & Miljø Registrering af borgerhenvendelser på driftsrelaterede områder Indsamling og kvalitetssikring af dagsordenspunkter til diverse udvalg Personaleadministration af driften i Vej & Park Jordudlejning: Udleje, lejekontrakter og opkrævninger Stadepladser: Regulativ og opkrævninger Cirkuspladser: Udlån og udleje 18
Funktion Administration af forsikringsskader Administration af garantier Hjemmeside: Ajourføring og nyheder indenfor Teknik & Miljø Administration af taaloven Administration af affaldsordninger - dagrenovation og genbrug MED-udvalg og Arbejdsmiljø for Vej & Park: sekretær Udsendelse af lokalplaner Opgaver indenfor BBR - adresseændringer Opfølgning på byggesager samt udlevering af tegninger fra byggesagsarkiv Sagsbehandling i forbindelse med ejendomsforespørgsler 19
Afdeling: Teknik & Miljø Elevansvarlig: Susanne M. Jensen : 1. Viden 2. Forståelse 3. Anvendelse Funktion Diverse administrative funktioner Ekspropriationer - udsendelse af materiale Ad hoc opgaver øvrige projekter Økonomi Udarbejdelse af budget Budgetopfølgning Ansøgning om anlægsbevillinger og tillægsbevillinger: Kvalitetssikring heraf Kontering af regninger Driften i Vej & Park Projektstyring: Tidsregistrering og fakturering 20
21
22
Borgerservice i Vejen Rådhuset i Vejen Områdekontor Brørup Områdekontor Holsted Områdekontor Rødding Jobcenter Vejen 1Rådhuspassagen 3 I 6600 Vejen I tlf.: 7996 5000 E-mail: post@vejenkom.dk I sikkerpost@vejenkom.dk I www.vejenkom.dk