Mødrehjælpsmanual Værd at vide om drift af lokalforening

Mødrehjælpsmanual Værd at vide om drift af lokalforening

Indhold Generelt om lokalforeninger... 4 Lokalforeningens vedtægter... 4 Godt i gang med lokalforening... 5 Oprettelse af CVR-nummer... 5 Forny forening... 5 Oprettelse af NemKonto i banken... 5 Bestilling af NemID medarbejdersignatur... 6 Oprettelse af digital postkasse for lokalforeningen... 6 Opsæt og aktivér den digitale postkasse... 6 Startpakke... 7 Telefon og computer... 7 Godkendelse i henhold til Ligningslovens 7 nr. 22... 7 Kontakter i Mødrehjælpen... 8 Frivilligafdelingen... 8 Direktion og hovedbestyrelse... 9 Fonden Mødrehjælpens organisationsdiagram... 10 Værd at vide vedr. drift af lokalforening... 11 Logo, informationsmaterialer og designguide... 11 Hjemmeside... 11 Sociale medier... 11 Kurser for frivillige... 11 Pressekontakt... 12 Når brugerne søger råd... 12 Hvad siger loven om frivilligt arbejde?... 12 Udskiftning i bestyrelsen... 12 Ændring af lokalforeningens kontaktoplysninger i CVR-registret... 12 Ændring af tegningsberettigede i banken... 13 Ændring i digital medarbejdersignatur / administrator... 13 Få overdraget administratorrollen... 13 Overtag administratorrollen... 14 Politikker / Notater... 15 Side 2 af 20

Tavshedserklæring... 15 Børneattest... 15 Forsikringer... 15 Mødrehjælpens telemarketing... 16 Bilag 1: Frivilligt arbejde for efterløns- og dagpengemodtagere... 17 Bilag 2: Tavshedserklæring for frivillige... 19 Bilag 3: Forsikringsforhold for frivillige... 20 Senest opdateret juni 2017/los Side 3 af 20

Generelt om lokalforeninger Et væsentligt mål i Mødrehjælpen er at udvikle et landsdækkende netværk af lokalforeninger, som har til formål lokalt at støtte enlige forsørgere, gravide og børnefamilier i sårbare situationer gennem drift at børnetøjsbutik med genbrug til børn og sociale aktiviteter i overensstemmelse med Mødrehjælpens formålsbestemmelse. Lokalforeningens arbejde er med til at styrke Mødrehjælpens position som en stærk, kompetent og landsdækkende organisation for enlige forsørgere, gravide og børnefamilier i Danmark. Lokalforeningerne består af frivillige, der har organiseret sig og er en vigtig del af Mødrehjælpens demokratiske struktur. Når lokalforeningen oprettes, nedsættes en bestyrelse. Det er bestyrelsens opgave at planlægge og gennemføre aktiviteter i henhold til Mødrehjælpens formål og inden for lokalforeningens vedtægter og Mødrehjælpens retningslinjer. Vores fælles opgave er at hjælpe mennesker i sårbare og udsatte situationer. Vores etiske fokus er: at hjælpe uden at skabe afhængighed at hjælpen er båret af menneskeligt nærvær og høj faglig kvalitet at hjælpen understøtter det personlige ansvar og støtter stærke fællesskaber Lokalforeningens vedtægter Mødrehjælpens lokalforeninger er Mødrehjælpens repræsentant i lokalområdet og har jf. lokalforeningens vedtægter til formål at: Arbejde for tilgang af medlemmer Varetage medlemmernes og lokalbefolkningens interesser i Fonden Mødrehjælpen Forestå lokale aktiviteter inden for de af Fonden Mødrehjælpen fastlagte rammer fx o lokal fundraising, o lokal synliggørelse af Mødrehjælpens arbejde, o etablering af genbrugsbutikker, o afholdelse af øvrige netværksskabende aktiviteter, øvrige sociale aktiviteter som f.eks. julehjælp og sommerferiehjælp. Lokalforeningen bestemmer selv, hvilke aktiviteter og arrangementer, der sættes i gang, så længe det sker i henhold til Mødrehjælpens formål og inden for lokalforeningens vedtægter, som kan findes opdateret på www.moedrehjaelpen.dk/vedtaegter-lokalforeninger/ samt i overensstemmelse med Mødrehjælpens retningslinjer. Side 4 af 20

Godt i gang med lokalforening Oprettelse af CVR-nummer For at få et CVR-nummer skal lokalforeningen registreres via Erhvervsstyrelsens hjemmeside: https://www.virk.dk/myndigheder/stat/erst/start-virksomhed. Her skal man logge ind med en digital signatur eller NemID. I skal registreres som frivillig forening: Branchekoden 94.99.00 Andre organisationer og foreninger. Virksomhedsform 110 Forening. Der skal anmelde B-indkomstoplysninger. Sporadisk angivelse. Vi anbefaler, at man registrerer Der skal anmelde B-indkomstoplysninger, da I i visse situationer kan få brug for at anmelde B-indkomst, f.eks. til kunstner og lign. (NB! Dette kan evt. først gøres, når I har oprettet jer, så hvis I ikke kan gøre det, så kan I lave en rettelse, når I har modtaget jeres cvr-registrering) Opret jer under foreningsnavnet: Mødrehjælpens lokalforening [By/Kommune navn] fx Mødrehjælpens lokalforening i Korsbæk. Registreringsblanketten skal vedlægges lokalforeningens vedtægter og referat fra stiftende generalforsamling. Det er gratis for foreninger at registrere sig. Når lokalforeningen er registreret ved Erhvervsstyrelsen, modtages efterfølgende et CVR. nr. Efterfølgende kan lokalforeningens information ændres via hjemmesiden https://indberet.virk.dk/ under Ændre Virksomhed. Dette kan gøres via personlig NemID. Forny forening En frivillig forening skal fornys hver tredje år. Er det tid til at forny foreningen vil nedenstående boks figurere i toppen af siden. Tryk på Forny for at forlænge foreningen med 3 år. Oprettelse af NemKonto i banken I forbindelse med oprettelsen af lokalforeningen skal der åbnes en NemKonto. Når CVR nummeret er modtaget, henvender man sig til et pengeinstitut for oprettelse af en NemKonto for foreninger. Det kræver, at man bestiller et møde i sin lokale bankfilial, og at minimum formanden møder op med et referat af den stiftende generalforsamling. Det anbefales at både formanden og kassereren har adgang til kontoen. Side 5 af 20

Lokalforeningens hovedkonto tegnes med dobbeltfuldmagt (to i forening), så både formand og kasserer skal skrive under på aktiviteter på kontoen. En dobbeltfuldmagt skaber den bedst mulige beskyttelse af den enkelte kasserer og lokalforeningens penge. Lokalforeningen kan vælge at oprette en ekstra driftskonto med enefuldmagt, hvortil der efter behov overføres et mindre beløb svarende til fx 25.000 kr., som kassereren alene kan hæve på fx i forbindelse med udbetaling af midler til aktiviteterne m.v. Formanden for lokalforeningen vil altid stå som bankens kontaktperson. Kontoudskrifterne kan dog godt sendes til en anden, eksempelvis kassereren. Læs mere om reglerne for NemKonto og foreninger via dette link: http://www.nemkonto.dk/da/virksomhed/nemkonto-for-virksomheder/foreninger-og- NemKonto. Bestilling af NemID medarbejdersignatur Bestyrelsesmedlemmer i en lokalforening kan bruge NemID medarbejdersignatur, når de skal legitimere sig på lokalforeningens vegne. For at kunne anvende NemID medarbejdersignaturer skal lokalforeningen først indgå en aftale med Nets. Du indgår aftalen, når du første gang bestiller en NemID medarbejdersignatur. Man bruger NemID medarbejdersignatur til at identificere sig som medarbejder fra en bestemt organisation det er fx, når du: Henvender dig til det offentlige på virksomhedens vegne. Underskriver dokumenter online. Får adgang til information fra en offentlig myndighed. Logger på private webtjenester. Du kan også anvende medarbejdersignaturen, hvis du vil sende og modtage sikre e-mails, der er krypteret eller signeret med en digital signatur. I bestiller en NemID medarbejdersignatur via dette link: Bestil en NemID medarbejdersignatur Vi anbefaler, at I som udgangspunkt oprettet 1 medarbejdersignatur (kontaktpersonen fx formand eller kasserer). Oprettelse af digital postkasse for lokalforeningen Med en digital postkasse kan du på foreningens vegne skrive til det offentlige, modtage svar og opbevare post. Når lokalforeningen er oprettet med CVR nummer, kan bestyrelsen (kontaktpersonen) oprette en digital postkasse. Dette forudsætter at vedkommende bestiller en NemID medarbejdersignatur. Opsæt og aktivér den digitale postkasse Når du modtager din NemID medarbejdersignatur bliver du automatisk NemID administrator for lokalforeningen. Som NemID administrator kan du opsætte og aktivere den digitale postkasse med det samme. Dette gøres via dette link: Opsæt og aktivér den digitale postkasse Side 6 af 20

NB! Du kan ikke bruge en privat NemID eller NemID erhverv til banken, når du skal opsætte virksomhedens digitale postkasse. Startpakke Ved etablering af en lokalforening donerer Fonden Mødrehjælpen en startkapital på kr. 5000 til lokalforeningen. Dette beløb bogføres som indtægt i e-conomic på konto 1056. Derudover kan lokalforeningen låne ca. 100.000 kr. af Fonden Mødrehjælpen til opstart af en butik. Budget for opstartsudgifter lægges i samarbejde med Mødrehjælpens frivilligkonsulent for butikker. Lånet til opstart af butik skal tilbagebetales jf. Mødrehjælpens regnskabsinstruks. Telefon og computer Mødrehjælpen stiller ligeledes en computer og telefon til rådighed for lokalforeningen. Lokalforeningen skal selv købe et telefonabonnement og afholde udgifterne til dette. Telefonen skal som udgangspunkt bruges som lokalforeningens officielle telefon. Det vil ofte være formanden, der varetager telefonen, men den kan også bruges af frivillige, der har brug for at ringe til brugere fx i forbindelse med afholdelse af aktiviteter. PC en er installeret med fuld office-pakke og klargjort med lokalforeningens e-mail, genvej til regnskabsprogram. Kontakt frivilligkonsulenten, hvis I oplever problemer. Godkendelse i henhold til Ligningslovens 7 nr. 22 Mødrehjælpens frivilligafdeling søger på vegne af Mødrehjælpens lokalforeninger om godkendelse i henhold til ligningslovens 7 nr. 22. Godkendelsen fra SKAT giver lokalforeningen mulighed for skattefrit at donere midler (og aktiviteter) til brugere på et beløb op til 10.000 kr. om året pr. cpr.nummer. For at frivilligafdelingen kan søge, skal følgende indsendes til frivilligafdelingens sekretær: Udfylde og underskrive Godkendelse Ligningsloven, (rekvireres hos frivilligafdelingens sekretær) Vedtægter (godkendt af lokalforeningsbestyrelsen og tiltrådt af Mødrehjælpens Hovedbestyrelse) Bestyrelsesliste CVR nummer Om muligt årsregnskab Læs mere om Ligningslovens 7 nr. 22 Side 7 af 20

Kontakter i Mødrehjælpen Frivilligafdelingen Maria Norup Hertz Chef for frivilligafdelingen 33 45 86 56 mnh@moedrehjaelpen.dk Kontakt Maria, når du har tanker og ideer vedrørende vedtægter, andre overordnede retningslinjer eller socialpolitiske emner. Morten Thøgensen Staun Souschef og udviklingskonsulent 40 79 74 09 mts@moedrehjaelpen.dk Tine Kroeze Andersen Sekretær 33 45 86 57 tka@moedrehjaelpen.dk Lone Sørensen Frivilligkonsulent, lokalforeninger Jylland og Fyn 40 75 79 60 los@moedrehjaelpen.dk Hanne Hauge Andersen Frivilligkonsulent, butikker Jylland & Fyn 20 80 42 73 hha@moedrehjaelpen.dk Morten arbejder med udvikling af en rekrutterings- og fastholdelsesstrategi for frivilligområdet samt gode koncepter for aktiviteter i samarbejde med vores frivillige. Kontakt sekretæren, når du har spørgsmål til tilmeldinger og nyheder, forskellige skemaer og andre administrative opgaver. Hvis du ikke ved, hvem du skal kontakte, så spørg sekretæren. Lokalforeningerne i Jylland og på Fyns kontaktperson ift. for sparring og hjælp til organisatoriske arbejde omkring bestyrelse, kommunikation, fundraising og aktiviteter/projekter Lokalforeningens kontaktperson ift. sparring og hjælp til det frivillige arbejde og drift/opstart af Mødrehjælpens butikker på Fyn og i Jylland. Jakob Knudsen Frivilligkonsulent, lokalforeninger Sjælland og Øerne 22 39 98 64 jkn@moedrehjaelpen.dk Lone Frøsig Frivilligkonsulent, butikker Sjælland og Øerne 20 60 92 24 lfr@moedrehjaelpen.dk Lokalforeningerne på Sjælland og Øernes kontaktperson ift. for sparring og hjælp til organisatoriske arbejde omkring bestyrelse, kommunikation, fundraising og aktiviteter/projekter Lokalforeningens kontaktperson ift. sparring og hjælp til det frivillige arbejde og drift/opstart af Mødrehjælpens butikker på Sjælland og Øerne. Side 8 af 20

Gitte Foldager Lauritsen AC/Projektleder 50 99 81 57 gfl@moedrehjaelpen.dk Kontakt Gitte, når du har spørgsmål og ideer til redskaber og materialer, som vil være gode at have i forbindelse med dit frivillige arbejde i Mødrehjælpen. Laura Boysen Udviklingskonsulent 61 96 65 56 lab@moedrehjaelpen.dk Sabitha Jørgensen Udviklingskonsulent 61 96 65 66 sjo@moedrehjaelpen.dk Laura er tovholder på indsamling af data og viden i forhold til at implementere Mødrehjælpens Frivilligvision samt udvikling, konceptualisering af aktivitetskoncepter for Mødrehjælpens lokalforeninger. Sabitha arbejder med udvikling, design, konceptualisering og implementering af aktivitetskoncepteter i samarbejde med vores lokalforeninger. Hanne Jakobsen Bogholder 33 45 86 18 hja@moedrehjaelpen.dk Hanne varetager alle økonomiopgaver for frivilligafdelingen. Hun er kassererens kontaktperson ifm. spørgsmål til daglig bogføring, årsregnskab, e-conomic mv. Direktion og hovedbestyrelse Direktør Mads Roke Clausen Øverst ansvarlig for den daglige drift Hovedbestyrelsesmedlemmer: Formand Elin Schmidt Direktør, Rockwool Fonden Næstformand Erik Wilhelmsen Formand for repræsentantskabet Formand for Mødrehjælpens lokalforening i Næstved Thomas Blach Managing Partner i Firstline Communication Frank Cloyd Ebsen Forsknings- og udviklingsleder, Professionshøjskolen Metropol Elsemarie Hougaard Formand for Mødrehjælpens lokalforening i Horsens Anette Storgaard Socialrådgiver i Mødrehjælpens rådgivning i Aarhus Side 9 af 20

Fonden Mødrehjælpens organisationsdiagram Side 10 af 20

Værd at vide vedr. drift af lokalforening Logo, informationsmaterialer og designguide Mødrehjælpen har udarbejdet en designguide med retningslinjer for brug af farver, skrifttype, logo mv. Dette er for at sikre sammenhæng og genkendelighed på tværs af Mødrehjælpens forskellige indsatser, herunder også mellem Fonden Mødrehjælpen og Mødrehjælpens lokalforeninger. På Mødrehjælpens hjemmeside www.moedrehjaelpen.dk/materialer-til-frivillige, findes designguiden og diverse skabeloner til udarbejdelse af fx foldere/plakater/opslag mv. Her ligger også diverse illustrationer samt Mødrehjælpens og lokalforeningens logo. I har jeres eget lokalforeningslogo, som I skal anvende i udarbejdelse af jeres lokale materialer. Logoet kan downloades via Mødrehjælpens hjemmeside jf. ovenstående. Har I brug for at få logoet i en Ai-fil til grafisk arbejde/tryk, skal I blot henvende jer til frivilligafdelingen. Hjemmeside På Mødrehjælpens hjemmeside har I både en lokalforenings- og butiksside (kun lokalforeninger med butik). www.moedrehjaelpen.dk/lokalforening-[bynavn] www.moedrehjaelpen.dk/butik-[bynavn] Da Mødrehjælpens brugere ofte søger information her, er det vigtigt, at siderne er opdaterede, så åbningstider, adresser, udbud af aktiviteter, stillingsopslag mv. er tidssvarende. Frivilligafdelingen har udarbejdet et dokument, som kan udfyldes og sendes ind. Dette fås ved frivilligkonsulenten. Rettelser og opdateringer indsendes til sekretæren for frivilligafdelingen, som foretager rettelserne for jer og lægger dem op hurtigst muligt. Lokal hjemmeside Opretter I en lokal hjemmeside, som I selv skal administrere, skal dette gøres i overensstemmelse med designguiden og de retningslinjer, der er udarbejdet af Fonden Mødrehjælpen til brug ved oprettelse af lokale hjemmesider. Selv om I har en lokal hjemmeside, skal I stadig sørge for at opdatere lokalforenings- og butikssiderne på Mødrehjælpens hjemmeside. Sociale medier Lokalforeningen er velkommen til at oprette sider på de sociale medier fx Facebook og Instagram. Mødrehjælpen har udarbejdet nogle retningslinjer og gode råd for brug og tilstedeværelse på de sociale medier. Disse skal følges af Mødrehjælpens frivillige. Find retningslinjerne på www.moedrehjaelpen.dk/materialer-til-frivillige. Kurser for frivillige Fonden tilbyder en række kurser til Mødrehjælpens frivillige fordelt over hele året. Det er både informationskursus om Mødrehjælpens arbejde samt redskabskurser, der støtter op om de udfordringer og arbejdsopgaver, som I står overfor som frivillige i Side 11 af 20

Mødrehjælpens lokalforeninger og butikker. I finder information og tilmelder jer via Mødrehjælpens hjemmeside: www.moedrehjaelpen.dk/kurser-for-frivillige. Pressekontakt Lad altid den første kontakt til pressen gå gennem frivilligkonsulenterne, som har erfaring med, hvad der er godt at skrive/sige. Det er også godt at få gennemlæst andet skriftligt materiale af konsulenten, inden det sendes ud/hænges op. Se også værktøjsmappen Pressehåndtering. Henvender pressen sig med spørgsmål af fx socialpolitisk karakter, henvises de til Mødrehjælpens kommunikationsafdeling, da det altid er direktøren, som udtaler sig på Mødrehjælpens vegne. Når brugerne søger råd Det kan sagtens hænde, at man som formand, bestyrelsesmedlem eller frivillig i en lokalforening bliver kontaktet af mennesker, der søger hjælp og rådgivning hos Mødrehjælpen. Lokalforeningernes opgave er i sådanne tilfælde at henvise til Mødrehjælpens landsdækkende telefon- og chatrådgivning eller et af de fysiske rådgivningshuse i Aarhus, Aalborg, Odense og København. Telefonrådgivningen, Familielinjen, har telefonnummeret 70 11 12 12 Chat-rådgivningen tilgås via hjemmesiden www.moedrehjaelpen.dk/chat Hvad siger loven om frivilligt arbejde? Når man udfører frivilligt, ulønnet arbejde er der nogle regler, som det er godt at kende. Der gælder særlige regler for frivillige, som er på efterløn eller modtager dagpenge. Bilag 1 Frivilligt arbejde for efterløns- og dagpengemodtagere fortæller om reglerne for, hvor meget frivillige må arbejde, samtidig med at de modtager en af disse ydelser. Du kan også gå ind på hjemmesiden www.frivillighed.dk og læse mere om regler for frivilligt arbejde. På Arbejdstilsynets hjemmeside kan du hele tiden finde de opdaterede retningslinjer, som gælder for frivilliges arbejdsmiljø http://arbejdstilsynet.dk/da/andrearbejdsmiljoemner/frivilliges-arbejdsmiljo.aspx Hvis du er i tvivl om reglerne for det frivillige arbejde, du udfører i Mødrehjælpen, eller hvis du har andre spørgsmål vedr. regler for frivilligt arbejde, kan du altid kontakte din a- kasse. Udskiftning i bestyrelsen Ved udskiftning i bestyrelsen, særligt på poster som formand og kasserer, skal I være opmærksomme på følgende ting: Ændring af lokalforeningens kontaktoplysninger i CVR-registret Det er ofte formandens telefonnummer, der er oplyst, som kontaktnummer. Dette skal ændres ved udskiftning på formandsposten Sådan ændres kontaktoplysninger - Trin for trin Side 12 af 20

Den ny formand går ind på https://indberet.virk.dk Vælg Ændre virksomhed Nyt vindue åbner Klik på [Start] og log ind med NemID medarbejdersignatur eller NemID privat Accepter betingelserne og [Fortsæt] Fremsøg virksomhed med CVR-nummer Klik [Ændre] og vælg Ændre virksomhed (ønsker du at lukke foreningen, trykker du naturligvis Luk virksomheden) For at ændre STAMDATA, tryk på rediger til højre for overskriften. Gode råd til stamdata Navn på virksomhed: Mødrehjælpens lokalforening [By/Kommune navn] fx Mødrehjælpens lokalforening Odense/Mødrehjælpen Odense lokalforening E-mail: benyt lokalforeningens webmailadresse: bynavn.lf@moedrehjaelpen.dk Telefon: benyt enten formandens telefonnummer eller lokalforeningens telefonnummer (ikke butikkens) Branchekode: 94.99.00 Andre organisationer og foreninger. Driftsform: 110 Forening. Der skal anmelde B-indkomstoplysninger. Sporadisk angivelse. Ændring af tegningsberettigede i banken I forbindelse med udskiftning af foreningens tegningsberettige, skal dette oplyses til jeres bank, så kontaktinformationer og fuldmagter bliver ændret. Det er ofte formanden og kassereren, som er noteret, som tegningsberettigede. Kontakt jeres lokale bankfilial og rekvirer de nødvendige informationer og blanketter ved ændringer. Vi anbefaler, at foreningskontoen tegnes med dobbeltfuldmagt (to i forening), så både formand og kasserer skal skrive under på aktiviteter på kontoen. En dobbeltfuldmagt skaber den bedst mulige beskyttelse af den enkelte kasserer og lokalforeningens penge. Lokalforeningen kan vælge at oprette en ekstra driftskonto med enefuldmagt, hvortil der overføres et mindre beløb svarende til fx 25.000 kr., som kassereren alene kan hæve på fx i forbindelse med udbetaling af midler til aktiviteterne. Formanden for lokalforeningen vil altid stå som bankens kontaktperson. Kontoudskrifterne kan dog godt sendes til en anden fx kassereren. Læs mere om reglerne for NemKonto og foreninger via dette link: http://www.nemkonto.dk/da/virksomhed/nemkonto-for-virksomheder/foreninger-og- NemKonto. Ændring i digital medarbejdersignatur / administrator Det er oftest formanden eller kassereren, der står som administrator for lokalforeningen. Det er derfor vigtigt i forbindelse med udskiftning i bestyrelsen, at administratorrollen overdrages til den nye formand eller kasserer. : Få overdraget administratorrollen Den gamle administrator overdrager administratorrollen til den nye administrator. Se vejledning på nets: https://www.nets.eu/dk- Side 13 af 20

da/kundeservice/medarbejdersignatur/administrator/pages/overdragadministratorrolle.aspx Overtag administratorrollen I det tilfælde hvor du ønsker at overtage NemID administratorrollen fra en kollega, der ikke længere er tilknyttet virksomheden kan du følge denne vejledning: https://www.nets.eu/dkda/kundeservice/medarbejdersignatur/administrator/pages/overtagadministratorrolle.aspx Side 14 af 20

Politikker / Notater Tavshedserklæring I Mødrehjælpen er der tavshedspligt, og alle nye frivillige skal underskrive en tavshedserklæring, da I som repræsentanter for Mødrehjælpen indimellem hører følsomme oplysninger om andre mennesker. Tavshedserklæringen udleveres af frivilligkonsulenten, og der ligger også et eksemplar bagerst i denne mappe (bilag 2). Børneattest For frivillige, der har eller har mulighed for at opnå direkte kontakt med børn og unge under 15 år, skal der indhentes børneattest. Det er derfor gængs praksis i Mødrehjælpen at indhente børneattest på frivillige, der gennemfører aktiviteter, hvor børn deltager eller kan være til stede. Dette er uanset, om der er flere frivillige til stede ved aktiviteten eller om barnets forældre er til stede. Det gælder derfor både for frivillige, der deltager i aktiviteter, hvor familier hjælpes i deres hjem og for frivillige, der tager på sommerlejr, udflugter eller laver andre aktiviteter for børn og deres forældre. Eneste undtagelser, hvor der ikke behøves at indhentes børneattest, er frivillige, der udelukkende står i butik og ikke er engageret i andre aktiviteter i lokalforeningen eller frivillige, som udelukkende laver aktiviteter, hvor der deltager voksne og ingen børn. Det er to muligheder for at indhente børneattest: Skriftligt: Børneattesten rekvireres enten hos politiet eller hentes på nettet via følgende link www.politi.dk/da/borgerservice/blanketter/. Blanketten udfyldes og indsendes til politiet (adressen står på blanketten). Den frivillige skal selv udfylde feltet samtykkeerklæring. Efter indsendelse udsteder Rigspolitiet børneattesten, som sendes til lokalforeningen. Digitalt: Ansøg digitalt via denne side: https://www.politi.dk/da/borgerservice/straffeattest/boerneattest/. Det er muligt at ansøge om børneattester for flere personer på en gang. Lokalforeningen skal bruge de frivilliges fulde navn og personnummer for at udfylde børneattesten digitalt. Herefter modtager de frivillige en anmodning om sammentykke i deres digitale postkasse, som de skal besvare. Når den frivillige har givet samtykke, sender Rigspolitiet børneattesten til lokalforeningens digitale postkasse. Børneattesten skal opbevares fortroligt. Det vil sige forsvarligt låst inde fx i et aflåst skab i lokalforeningens butik eller hjemme hos formanden for lokalforeningen. Indhentes børneattesten digitalt kan den opbevares forsvarligt i lokalforeningens digitale postkasse. Vær opmærksom på at børneattester jævnligt skal fornyes. Forsikringer Der er tegnet en række fælles forsikringer, som alle frivillige i Mødrehjælpen er dækket af. Det gælder lovpligtig arbejdsskadeforsikring, erhvervsansvarsforsikring, løsøreforsikring og bestyrelsesansvarsforsikring. Se bilag 3 for uddybelse af dækningerne i forsikringerne. Ved spørgsmål ang. forsikringer kontaktes sekretæren i frivilligafdelingen. Side 15 af 20

Mødrehjælpens telemarketing I kan som lokalforening opleve at blive kontaktet af personer, som er blevet ringet op af Mødrehjælpens telemarketingmedarbejdere med opfordring om at give et bidrag/støtte Mødrehjælpens arbejde. I sådanne tilfælde henvises til Mødrehjælpens medlemsservice, der kan tjekke, om vi har kontaktet vedkommende. Læs mere om Mødrehjælpens telemarketingarbejde på Mødrehjælpens hjemmeside: www.moedrehjaelpen.dk/stot. Har I en butik, anbefaler vi, at I lægger en seddel med kontaktoplysninger til medlemsservice, som frivillige kan henvise til. Medlemsservice kontaktes på: E-mail: info@moedrehjaelpen.dk, Telefon: 33 45 86 25. Side 16 af 20

Bilag 1: Frivilligt arbejde for efterløns- og dagpengemodtagere 8. juni 2017 Frivilligt arbejde for efterløns- og dagpengemodtagere I Mødrehjælpen, der i denne sammenhæng betragtes som en frivillig non-profit organisation, varetager frivillige rigtig mange forskellige opgaver. Nogle af opgaverne ville ikke kunne udbydes som almindeligt lønarbejde, modsat andre opgaver der traditionelt betragtes som almindeligt lønarbejde. Der skelnes her mellem frivillige aktiviteter og frivilligt ulønnet arbejde. Baggrunden er, at frivilligt ulønnet arbejde ikke må tage arbejdet fra personer på almindelige løn- og arbejdsvilkår, ligesom det ikke må begrænse omfanget af arbejde, der udbydes på normale lønvilkår. Hvis der er tale om arbejde defineret som frivillige aktiviteter, er der ingen begrænsninger på, hvor mange timer man må lægge i den frivillige organisation. Hvis der derimod er tale arbejde karakteriseret som frivilligt ulønnet arbejde, OG man modtager en af ovennævnte offentlige ydelser, er der begrænsning på, hvor mange timer man må lægge i organisationen. Det er derfor vigtigt først og fremmest at definere karakteren af det arbejde, man udfører for organisationen: er det omfattet af kategorien frivillige aktiviteter eller frivilligt ulønnet arbejde? hvis man er i tvivl om, hvilke type arbejde man udfører, er det en god hovedregel, at hvis der er lønnede medarbejdere i organisationen, der i dag eller på sigt udfører det arbejde, de frivillige udfører, er der tale om frivilligt ulønnet arbejde og ikke arbejde, der er karakteriseret som frivillige aktiviteter. Frivillige aktiviteter: defineres som arbejde, der udføres frivilligt og ulønnet for humanitære / almennyttige organisationer (uden profit-formål), og som ikke kan udbydes som almindeligt lønarbejde. Herunder hører: Almindelige forefaldende aktiviteter i sociale cafeer og væresteder så som servering, kaffebrygning, hyggelig samtale med brugerne, og deltagelse i madlavning. Ekspedition og tøjsortering i genbrugsbutikker Besøgsven, hjælpe med indkøb eller andre aktiviteter, bedstemor-ordning Pengeindsamling til organisationer Lettere omsorgsopgaver i form af aflastning af pårørende til syge i eget hjem Rådgivning, der ikke fordrer en særlig uddannelse Som man kan læse af ovenstående liste, der ikke er udtømmende, hører langt de fleste aktiviteter i Mødrehjælpen under disse aktiviteter, der ikke kan udbydes som almindeligt lønarbejde. Det betyder, at der ikke er begrænsning på, hvor mange timer man må arbejde i organisationen, selvom man modtager arbejdsløshedsdagpenge eller efterløn. Side 17 af 20

Frivilligt ulønnet arbejde: defineres som arbejde, der kan udbydes som almindeligt lønarbejde i en humanitær organisation (uden profit-formål), men som den frivillige udfører ulønnet. Herunder hører: Faglig rådgivning af socialrådgivere, psykologer, jurister, jordemødre og andre fagpersoner Egentlig pleje af ældre, syge eller handicappede (kræver også et særlig faglig kendskab) Vedligeholdelsesopgaver, der kræver særlig autorisation (elektriker, vvs mv.), men også daglig rengøring, større malerarbejder osv. Denne liste er heller ikke udtømmende. Hvis man udfører nogle af disse typer arbejde OG er på efterløn eller arbejdsløshedsdagpenge, må man kun arbejde i op til 15 timer 1 om ugen ulønnet. Det betyder, at hvis man ikke modtager en af de nævnte offentlige ydelser, må man gerne tilbyde sin arbejdskraft i mere end 15 timer om ugen. Det er den enkelte frivilliges A-kasse, der skal tage stilling til den enkeltes frivillige arbejde. For at undgå at de frivillige medarbejdere kommer i konflikt med reglerne om arbejdsløshedsforsikring, arbejdsløshedsdagpenge samt efterløn, bør de forskellige fondsbutikker og lokalforeninger fortælle de frivillige, at såfremt de er på efterløn eller arbejdsløshedsdagpenge, er der i visse tilfælde nogle begrænsninger på, hvor mange timer de må arbejde i Mødrehjælpen. En overtrædelse af reglerne kan nemlig betyde, at man trækkes i ydelse for timer ud over 15 timer om ugen. Men som tidligere nævnt vil arbejdet i f.eks. en genbrugsbutik ikke medføre begrænsninger i, hvor mange timer man kan arbejde. 1 Fra 5. juni og frem til den 31. december 2017 må du udføre op til 15 timers frivilligt ulønnet arbejde om ugen uden modregning i din ydelse jf. lovforslag vedtaget i Folketinget 30.maj 2017 Side 18 af 20

Bilag 2: Tavshedserklæring for frivillige Aftale mellem Navn: Adresse: Postnr. og by: Telefon: og Fonden Mødrehjælpen Undertegnede er frivillig i Mødrehjælpen med virke som i Mødrehjælpens lokalforening i. Under og efter mit frivillige engagement i Mødrehjælpen har jeg absolut og ufravigelig tavshedspligt omkring forhold, der vedrører brugerne. Dette er en overordnet faglig og etisk målsætning for hele Mødrehjælpens virke. Henvendelser til offentlige myndigheder, sundhedsvæsen, presse m.v. omkring brugere samt videregivelse af personfølsomme oplysninger, må kun ske med brugerens skriftlige samtykke. Samarbejdet med medier, presse m.v. indgås kun efter accept af frivilligafdelingen. Jeg er indforstået med, at brud på tavshedspligten medfører, at mit frivillige engagement i Mødrehjælpen må ophøre med øjeblikkelig varsel. Dato: Underskrift: Side 19 af 20

Bilag 3: Forsikringsforhold for frivillige Oversigt over forsikringer i Fonden Mødrehjælpen af relevans for Frivilligafdelingen. Lovpligtig arbejdsskadeforsikring. Forsikringen dækker alle lønnede, frivillige, fastansatte eller tidsbegrænset ansatte i Mødrehjælpen, når der er tale om ulykke eller sygdom, der er en følge af arbejdet eller de forhold, det er foregået under. Ulykker skal anmeldes med det samme til frivilligafdelingens sekretær. Erhvervsansvarsforsikring. Forsikringen dækker det ansvar, som ansatte, frivillige, fastansatte eller tidsbegrænset ansatte under udøvelsen af deres arbejde kan pådrage sig. Forsikringen er udvidet til at dække ansattes udearbejde i form af udflugter og lignende med brugere, ligesom den er udvidet til at dække brugernes ansvar, når de deltager i Mødrehjælpens aktiviteter, og der sker en skade på tredjemands ejendele. Omfattet er aktiviteter, der naturligt hører hjemme under Mødrehjælpens arbejde og som er underlagt en egentlig instruktion (rådgivning og hjælp til sårbare familier der er tale om en bred definition, hvorfor det er vigtigt at kontakte Mødrehjælpens administration, såfremt man ønsker at tilbyde en ny aktivitet, der ikke hidtil har været i kataloget, da man udvider risikoen for forsikringsselskabet). Brugernes egen personskade er ikke dækket, hvorfor det er vigtigt, at de selv har tegnet en ulykkesforsikring. Løsøreforsikring. Forsikringen dækker lokalforeninger og fondsbutikker ved brand, tyveri, vand og kortslutning. Dækningsstedet er lokalforeningen eller fondsbutikkens adresse. Det er derfor vigtigt at meddele Mødrehjælpens frivilligafdeling ved flytning eller oprettelse af ny lokation. På begæring er der tegnet glasforsikring for enkelte butikker ud fra en vurdering af risikoen for vindueshærværk på højeksponerede adresser. Ved akut behov for skadeshjælp kan man ringe til 70 13 79 13 hele døgnet. Bestyrelsesansvarsforsikring. Forsikringen dækker kreditors krav på erstatning mod nuværende, tidligere og fremtidige medlemmer af bestyrelsen som følge af formuetab. Kravet er opstået på baggrund af en beslutning bestyrelsen har truffet, eller har undladt at træffe, og dette har medført et tab. Da forsikringen dækker alle krav, der rejses mod bestyrelsen berettiget eller uberettiget indestår forsikringen på denne måde en egentlig sagsbehandling, før det besluttes, om man vil afvise kravet eller imødekomme det. Herved spares udgifter til advokater til vurdering af kravet. Alle forsikringssager anmeldes til frivilligafdelingens sekretær, der herefter hjælper med at få skaden anmeldt. Juni 2015/ Trine Rørdam Side 20 af 20