Hermed indkaldes til ordinær generalforsamling i grundejerforeningen Wegenersminde. Tid: 5/4 2017 kl. 19 Sted: Restaurant Vadestedet, Strandmøllevej 249, 4300 Holbæk Foreningen er vært ved et glas vin, øl/vand og lidt chips Ethvert medlem har ret til på generalforsamlingen at lade sig repræsentere ved befuldmægtiget, som skal forevise skriftlig fuldmagt. Ægtefæller skal dog ikke forevise fuldmagt. Af hensyn til afviklingen af generalforsamlingen skal fuldmagt afleveres til foreningens sekretær ved ankomst til generalforsamlingen. Dagsorden: 1. Velkomst ved formand Gitte Quaade 2. Valg af dirigent 3. Beretning fra bestyrelsen ved formand Gitte Quaade 4. Økonomi ved Kasserer Ole Jepsen a) Årsregnskab 2016 (udsendes med dagsordenen) b) Kontingent for 2017 bestyrelsen foreslår uændret kontingent? c) Vedtagelse af budget 2017 (udsendes med dagsordenen) 5. Indkomne forslag Forslag til vedtagelse på den ordinære generalforsamling må, for at blive behandlet, være indgivet skriftligt til bestyrelsen senest 14 dage før generalforsamlingen, og herefter skal bestyrelsen foranledige, at forslagene fremsendes eller omdeles til medlemmerne senest syv dage før, at generalforsamling finder sted. Forslaget behandles kun, hvis forslagsstiller selv er tilstede på generalforsamlingen. Forslag 1.: Bestyrelsen Stiller forslag om at nedlægge petanquebanen. Banen bruges meget sjældent eller aldrig. Begrundelsen for forslaget: Det er forbundet med udgifter at vedligeholde banen. Forslag 2.: Bestyrelsen stiller forslag om vedtægtsændring. Nuværende ordlyd af vedtægtens 7 pkt. 5 og 6: Dagsordenen for den ordinære generalforsamling er som følger for pkt. 5 og 6: 1
5. Valg af fem bestyrelsesmedlemmer 3 bestyrelsesmedlemmer er på valg i lige kalenderår 6. Valg af 2 bestyrelsessuppleanter Bestyrelsen foreslår dette ændret til: 5. Valg af fire bestyrelsesmedlemmer 2 bestyrelsesmedlemmer er på valg i lige kalenderår Bestyrelsen foreslår følgende overgangsordning: Den 5/4 2017 vælges et nyt medlem for et år. På generalforsamlingen i 2018 vælges 2 medlemmer for 2 år og 2 medlemmer for et år. Herefter vælges 2 medlemmer for 2 år, hvert andet år. 6. Valg af en bestyrelsessuppleant Bestyrelsens begrundelse for vedtægtsændringen er: Det er bestyrelsens vurdering, at vi er en forening i god drift. Med 4 medlemmer er vi dog klar over, at der vil være en øget arbejdsbyrde på alle medlemmer af Det har vist sig vanskeligt at få medlemmer til at stille op til bestyrelsesposter. Der vil med en nedsættelse af bestyrelsen til fire medlemmer kun være behov for en suppleant. Hvis det skulle ske, at 2 medlemmer af bestyrelsen holder op, vil bestyrelsen fortsætte med 3 medlemmer til næste ordinære generalforsamling. Vedtagelse af en vedtægtsændring kræver 2/3 flertal af samtlige medlemmer af foreningen. Det er ikke realistisk at forvente så stort fremmøde til den ordinære generalforsamling. Derfor indkalder bestyrelsen, med separat dagsorden, til en ekstraordinær generalforsamling med samme punkt på dagsordenen, til afholdelse i umiddelbar forlængelse af den ordinære generalforsamling. 2
Forslag 3 Nedenstående forslag afhænger af vedtagelse af forslag 2. Såfremt der ikke møder medlemmer nok op til vedtagelse af forslag 2, overføres forslag 3 til den efterfølgende ekstraordinære generalforsamling. Bestyrelsen foreslår, at de 3 bestyrelsesmedlemmer (dem der er ud over formanden) samt vores revisor, hver får halvt kontingent refunderet årligt for det arbejde de laver i/for Begrundelse: Hvis vi er en lille samlet flok, som får en beskeden belønning for det gode arbejde de laver i bestyrelsen, kan det være fremadrettet, at vi ikke skal skifte så meget ud/lettere kan få nye til at stille op, hvilket vil spare bestyrelsen for en del arbejde. Det kræver noget at sætte nye folk ind i opgaverne. Forslaget er en symbolsk betaling og vil i alt, med det nuværende kontingent, udgøre en udgift for foreningen på kr. 3800-. 6. Valg af 2 bestyrelsesmedlemmer for 2 år. Der vælges 2 bestyrelsesmedlemmer i ulige år og 3 i lige år. Bestyrelsen består af: Gitte Quaade, Vejrhøj 14 - formand Kim Logis, Regnbuen 17 ansvar på det grønne område Ole Jepsen Stjernedalen 40 - kasserer Steffen Egedal Nielsen, Stjernedalen 16 - webmaster Frank Tonsberg, Stjernedalen 56 - sekretær På valg er: a) Steffen Egedal Nielsen (modtager ikke genvalg) b) Frank Tonsberg (modtager genvalg for et år) Bestyrelsen foreslår, at der kun vælges et nyt bestyrelsesmedlem og for et år. 7. Valg af 2 bestyrelsessuppleanter Følgende blev valgt for et år i 2016: Ole Lund Møller, Halvmånen 59 Jørgen Petersen, Stjernedalen 24 Bestyrelsen foreslår, at der kun vælges en suppleant. 3
8. Valg af revisor Nedenstående blev valgt for et år i 2016: Vicky Werfel, Regnbuen 17 (modtager genvalg) 9. Eventuelt Regler fra vedtægten om afstemninger: På generalforsamlingen har hver grund en stemme, hvilket gælder, uanset om den pågældende grundejers ejendom er bebygget eller ej. Samtlige beslutninger træffes ved almindelig stemmeflerhed, medmindre andet fremgår af nærværende vedtægter. Undtaget er forslag om ændringer af vedtægt: Til ændring af foreningens vedtægter kræves, at dette vedtages med mindst 2/3 af samtlige stemmer i grundejerforeningsområdet. Hvis der ikke på generalforsamlingen er nødvendigt flertal, men såfremt 2/3 af de fremmødte medlemmer stemmer for vedtægtsændringen, skal der med 14 dages varsel indkaldes til ny generalforsamling, hvor vedtægtsændringen herefter kan gennemføres, såfremt denne godkendes med 2/3 af de fremmødte medlemmer. Hermed indkaldes til ekstraordinær generalforsamling i grundejerforeningen Wegenersminde. Tid: 5/4 2017 kl. 20 (endeligt tidspunkt afhænger af afslutning på den ordinære generalforsamling) Sted: Restaurant Vadestedet, Strandmøllevej 249, 4300 Holbæk 1. Valg af dirigent 2. Forslag om vedtægtsændring. 3. Forslag om et symbolsk honorar til 3 bestyrelsesmedlemmer og revisor. Forslag vedr. pkt. 2 4
Vedtægtens 7: Dagsordenen for den ordinære generalforsamling er som følger for pkt. 5 og 6: 5. Valg af fem bestyrelsesmedlemmer 3 bestyrelsesmedlemmer er på valg i lige kalenderår 6. Valg af 2 bestyrelsessuppleanter Bestyrelsen foreslår dette ændret til: 5. Valg af fire bestyrelsesmedlemmer 2 bestyrelsesmedlemmer er på valg i lige kalenderår Bestyrelsen foreslår følgende overgangsordning: Den 5/4 2017 vælges et nyt medlem for et år. På generalforsamlingen i 2018 vælges 2 medlemmer for 2 år og 2 medlemmer for et år. Herefter vælges 2 medlemmer for 2 år, hvert andet år. 6. Valg af en bestyrelsessuppleant Bestyrelsens begrundelse for vedtægtsændringen er: Det er bestyrelsens vurdering, at vi er en forening i god drift. Med 4 medlemmer er vi dog klar over, at der vil være en øget arbejdsbyrde på alle medlemmer af Det har vist sig vanskeligt at få medlemmer til at stille op til bestyrelsesposter. Der vil med en nedsættelse af bestyrelsen til fire medlemmer kun være behov for en suppleant. Hvis det skulle ske, at 2 medlemmer af bestyrelsen holder op, vil bestyrelsen fortsætte med 3 medlemmer til næste ordinære generalforsamling. Forslag vedr. pkt. 3 5
Nedenstående forslag afhænger af vedtagelse af forslag 2. Såfremt der ikke møder medlemmer nok op til vedtagelse af forslag 2, overføres forslag 3 til den efterfølgende ekstraordinære generalforsamling. Bestyrelsen foreslår, at de 3 bestyrelsesmedlemmer (dem der er ud over formanden) samt vores revisor, hver får halvt kontingent refunderet årligt for det arbejde de laver i/for Begrundelse: Hvis vi er en lille samlet flok, som får en beskeden belønning for det gode arbejde de laver i bestyrelsen, kan det være fremadrettet at vi ikke skal skifte så meget ud/lettere kan få nye til at stille op, hvilket vil spare bestyrelsen for en del arbejde. Det kræver noget at sætte nye folk ind i opgaverne. Forslaget er en symbolsk betaling og vil i alt, med det nuværende kontingent, udgøre en udgift for foreningen på kr. 3800-. 6