(afløser bilag af 24. marts 2015) Forsikrings- og Risikostyringspolitik Retningslinjer & bestemmelser
1. Indledning... 3 2. Forsikrings- og Risikostyringspolitikkens anvendelse... 3 3. Hvem er omfattet af forsikringspolitikken... 3 4. Retningslinjer og bestemmelser... 4 4.1 1 Forsikringsaftaler... 4 4.2 2 Forsikringsmægler... 4 4.3 3 EU-udbud... 4 4.4 4 Forsikrede risici... 4 4.4.1 Motorkøretøjsforsikring...4 4.4.2 Bygnings- og løsøreforsikring...4 4.4.3 Entrepriseforsikring...5 4.4.4 Rejseforsikring...5 4.4.5 Kommunal Ledelsesansvarsforsikring...5 4.4.6 Kriminalitetsforsikring/Cyberforsikring...5 4.4.7 Erhvervs- og produktansvarsforsikring...5 4.4.8 Arbejdsskadeulykkesforsikring, katastrofedækning...5 4.5 5 Selvforsikrede risici... 6 4.6 6 Uforsikrede risici... 6 4.7 7 Daglig administration... 7 4.7.1 Ansvarsområde...7 4.7.2 Administration af forsikringsskader og af den samlede forsikringsog risikostyringspolitik...7 4.7.3 Ansvar for skadesanmeldelse og tilgang til skader...8 4.7.4 Ændringer i aktiver og risici...9 4.8 8 Overordnet økonomi... 9 4.9 9 Selvrisiko... 9 4.9.1 Selvrisiko i forbindelse med skade på løsøre...9 4.9.2 Selvrisiko i forbindelse med skade på motorkøretøjer og erhvervsansvarsskader... 10 4.9.3 Selvrisiko i forbindelse med glasskader... 10 4.10 10 Selvejende institutioner... 10 4.11 11 Årsrapport... 10 4.12 12 Ikrafttrædelsestidspunkt... 10 5. Retningslinjer for inddragelse af brugere... 11 side 2 af 11
1. Indledning Forsikrings- og Risikostyringspolitikken har til formål at udstikke de overordnede retningslinjer og beskrive intentionerne for politikområdet. Nærværende bilags formål er at udstikke retningslinjer, således området administreres ud fra et vedtaget regelsæt, hvor det er synligt og tilgængeligt på hvilke områder, kommunen er henholdsvis forsikret og selvforsikret. Dette med afsæt i den overordnede vedtagne politik. 2. Forsikrings- og Risikostyringspolitikkens anvendelse Implementeringen af politikken vil være grundlaget for administrationen af forsikrings- og risikostyringsområdet. Samtidig skal implementeringen af politikken medvirke til en udvikling af forsikringsområdet. Dette med henblik på at styrke de forebyggende indsatser, hvor kommunen opererer med selvrisiko overfor forsikringsselskabet og på områder, hvor kommunen er selvforsikret. Forsikrings- og Risikostyringspolitikken danner derfor grundlag for: Forsikringsadministration af ting- og ansvarsområdet. Videreudvikling af Forsikrings- og Risikostyringspolitikken Optimering af balancen mellem forsikrede og selvforsikrede områder. Arbejdsskade- og patientansvarsforsikringsområdet er ikke en del af dette politikområde. 3. Hvem er omfattet af forsikringspolitikken Alle kommunens afdelinger og institutionsområder er omfattet af forsikringspolitikken. Selvejende institutioner med driftsoverenskomst med kommunen kan vælge at tilslutte sig forsikringspolitikken. Disse institutioner skal tilslutte sig hele den samlede forsikringspolitik, ligesom også kommunens risikostyringspolitik i så fald skal implementeres. side 3 af 11
4. Retningslinjer og bestemmelser 4.1 1 Forsikringsaftaler Egedal Kommune forsikrer de risici, der fremgår af nedenstående 4, i ét eller flere forsikringsselskaber. Kommunen etablerer som hovedregel en kontrakt for en 3-årig periode med mulighed for forlængelse i op til 2 år på de fastsatte forsikringsbetingelser. 4.2 2 Forsikringsmægler I udgangspunktet benyttes udelukkende forsikringsmægler til komplicerede og specielle forsikringssager samt til afdækning af nye risici, som kan dækkes af en forsikring. Samarbejdsaftale med forsikringsmægler indgås typisk for en 3-årig periode, med mulighed for forlængelse i op til 2 år. 4.3 3 EU-udbud Ved kontraktudløb af forsikringsaftaler udbydes samtlige forsikringer i licitation, i henhold til reglerne i EU s Tjenesteydelsesdirektiv og anden gældende lovgivning. Udbuddet varetages af, hvor forsikringsmægler eventuelt kan inddrages i processen. 4.4 4 Forsikrede risici Som hovedregel etableres nedenstående forsikringer i forsikringsselskab. 4.4.1 Motorkøretøjsforsikring For samtlige motorkøretøjer og selvkørende arbejdsmaskiner tegnes lovpligtig ansvarsforsikring, brand og kaskoforsikring. Selvrisiko på forsikringen er kr. 10.000 pr. skade. 4.4.2 Bygnings- og løsøreforsikring Brand og anden særlig bygningsbeskadigelse, herunder vandskade, stormskade og svamp- og insekt forsikring tegnes for samtlige bygninger. Selvrisiko på forsikringen er kr. 100.000 pr. skade. Der tegnes ikke forsikring mod tyveri, indbrud, hærværk og glasskader, som sker på et forsikringssted. side 4 af 11
4.4.3 Entrepriseforsikring Der tegnes entrepriseforsikring på byggeprojekter, som indmeldes på entreprisedeklaration til forsikringsadministrationen forinden opstart. Der er en selvrisiko på kr. 25.000 pr. skade dog kr. 100.000 ved brand- /stormskader. 4.4.4 Rejseforsikring Rejseforsikring for ansatte, direktions- og byrådsmedlemmer, der rejser i tjenstligt ærinde uden for Danmarks grænser. Forsikringen tegnes med dækning ved sygdom, ulykke, hjemtransport, krisehjælp, rejseafbrydelse, forsinket fremmøde og bagage. Selvrisiko på forsikringen er kr. 0 pr. skade. 4.4.5 Kommunal Ledelsesansvarsforsikring Ansvarsforsikring tegnes for kommunalbestyrelsesmedlemmer, udvalgsmedlemmer og politisk udpeget bestyrelsesmedlemmer. Selvrisiko på Kommunal Ledelsesansvarsforsikringen er kr. 0 pr. skade. 4.4.6 Kriminalitetsforsikring/Cyberforsikring Der tegnes kriminalitetsforsikring og cyberforsikring, der dækker ved underslæb, data- og kontooverførselsbedrageri, computervirus og datasabotage. Selvrisiko på begge forsikringer er kr. 100.000 pr. skade. 4.4.7 Erhvervs- og produktansvarsforsikring Der tegnes erhvervs- og produktansvarsforsikring med udvidet dækning med en selvrisiko på kr. 20.000 pr. ansvarsskade og produktansvarsskade. Professionelt ansvar er med i basisdækningen, og Passageransvar (Søforsikring) indgår under supplerende dækninger. 4.4.8 Arbejdsskadeulykkesforsikring, katastrofedækning Dækningen kommer alene i anvendelse ved katastrofer, der omfatter arbejdsulykkeskader med mindst to tilskadekomne/dødsfald ved samme skadebegivenhed, og som giver en erstatningsudmåling på over i alt 2,5 mio. kr. for skadebegivenheden. Selvrisiko på forsikringen er således kr. 2.500.000 pr. skade. side 5 af 11
4.5 5 Selvforsikrede risici De risici, der ikke er nævnt under 4, er generelt ikke forsikret i et forsikringsselskab. Ved valget mellem forsikring og selvforsikring er der lagt vægt på: Størrelsen af kommunens risici. Forsikringspræmiernes størrelse sammenholdt med de forventede skadesudgifter, set ud fra et historisk perspektiv. Muligheden for en nedbringelse af antallet af skader og skadesudgifter ved risikostyring og skadesforebyggelse. Likviditetsmæssige fordele/ulemper, i forhold til forsikring /selvforsikring. Centerchefer kan i særlige tilfælde indstille til forsikringsenheden, at der etableres forsikring på selvforsikrede risici. Skader vil i den forbindelse blive behandlet af forsikringsenheden, som om der var tegnet forsikringsdækning på det pågældende område. Skader vurderes ud fra traditionelle forsikringsbetingelser og retspraksis på området. Selvrisiko opkræves i henhold til forsikringspolitikken 9. Egedal Kommune er pr. 1.1.2015 selvforsikret på følgende område: Alle dækningsberettigede skader, som er mindre end kommunens selvrisiko ved forsikring etableret i forsikringsselskab. 4.6 6 Uforsikrede risici Egedal Kommune har valgt ikke at tegne dækning på erhvervsforsikringen for følgende områder: Hærværk uden indbrud dækkes ikke af forsikringen. Enhederne betaler selv alle skader fuldt ud. Indbrud/tyveri af genstande, der ikke beror i bygning på et forsikringssted (én af kommunens arbejdspladser). Glasskader. Der ydes i udgangspunktet ingen erstatning fra forsikringspuljen i forbindelse med uforsikrede risici, herunder medarbejderudstyr, som ikke befinder sig på et forsikringssted (stjålne ipads hos medarbejdere og elever undtaget). Jf. dog 9 herunder, der fastsætter niveauet for betaling af selvrisiko på udvalgte områder. side 6 af 11
4.7 7 Daglig administration Kommunens forsikringer administreres af forsikringsenheden, der er placeret i, under økonomiudvalget. 4.7.1 Ansvarsområde Forsikringskoordinatoren har det overordnede ansvar for, at administrere kommunens forsikringsportefølje både internt og eksternt. En af hovedopgaverne er, at udøve konkret skadessagsbehandling og håndtere skadesanmeldelser internt i kommunen eller rejste krav fra tredjemand. Forsikringskoordinatoren har endvidere ansvaret for at udarbejde interne vejledninger, retningslinjer og sagsgangsbeskrivelser på forsikringsområdet i overensstemmelse med kommunens forsikrings- og risikostyringspolitik, herunder at synliggøre og implementere disse i den kommunale organisation. 4.7.2 Administration af forsikringsskader og af den samlede forsikrings- og risikostyringspolitik Overordnet varetager forsikringsenheden al skadesbehandling af indrapporterede skader og sørger herunder for behørig registrering/journalisering i kommunens skadesbehandlingssystem. Samtidig sørger forsikringsenheden for, at kommunens aktivlister er ajourførte, herunder at eventuelle aktivmæssige ændringer indrapporteres til henholdsvis forsikringsselskaber og forsikringsmægler. Alle skader anmeldes til forsikringsenheden og håndteres af denne, dette via kommunens skadesbehandlingssystem. Forsikringsenheden varetager også forsikringsmæssige opgaver, der falder uden for konkret skadesbehandling. Alle skader skal indrapporteres, herunder også skader under selvrisiko og skader, hvor der ikke er forsikringsdækning. Dette skal ske af hensyn til statistiske opgørelser, risikovurderinger og særlige forebyggende tiltag. Når en skade er anmeldt til skadesbehandlingssystemet, håndteres den videre sagsbehandling af forsikringsenheden. Alle skader behandles i udgangspunktet af forsikringsenheden, herunder attestation af udbetalinger, hvor selve udbetalingen efterfølgende håndteres af Center for Administrativ Service. Al korrespondance i skadessager og spørgsmål vedr. forsikringsområdet skal rettes til forsikringskoordinatoren. side 7 af 11
Al korrespondance eller telefonisk kontakt mellem forsikringsselskabet, forsikringsmægler og kommunen, foregår ved forsikringsenhedens mellemkomst. Forsikringsenheden tilser, ajourfører, vedligeholder endvidere alle interne vejledninger/sagsgangsbeskrivelser i kommunen og sørger i den forbindelse for, at informere alle kommunale interessenter desangående. Såfremt forsikringsmæssige tiltag/ændringer tilsiger det, er det også forsikringsenhedens ansvar, at informere alle eksterne interessenter, herunder forsikringsselskaber, forsikringsmægler m.fl. Ved væsentlige ændringer i forsikringspolitikken sørger forsikringsenheden for politisk forelæggelse til godkendelse. Forsikringsenheden udarbejder også statistikker over skadeshistorik og koordinerer/foreslår eventuelle forbyggende indsatser i dialog med kommunens risikokoordinator. 4.7.3 Ansvar for skadesanmeldelse og tilgang til skader Alle kommunens centre, institutioner og afdelinger har et selvstændigt ansvar for, at man snarest muligt efter skadens indtræden anmelder skaden til forsikringskoordinatoren via kommunens skadesbehandlingssystem, herunder ansvaret for, at de fornødne og nødvendige oplysninger tilgår forsikringskoordinatoren, herunder udarbejdelse af en skadesopgørelse. Det er endvidere de enkelte centre/institutioners/afdelingers selvstændige ansvar, at der sikres bevismaterialer (fotodokumentation), således at forsikringsenheden kan vurdere, om der foreligger en erstatningsberettiget og/eller forsikringsdækket skade. Reetablering af skader må i udgangspunktet ikke påbegyndes uden forsikringskoordinatorens godkendelse. Nødvendig udbedring/reetablering i uopsættelige forhold eksempelvis ved sprængte vandrør, smadrede ruder, ødelagte låse m.v. kan foretages straks med henblik på at minimere skaderne mest muligt. Leverandørfaktureringer vedrørende uopsættelige skader skal ske ved elektroniske fakturaer, der fremsendes til CEI med angivelse af sagsnummer på forsikringssagen. Herefter vil forsikringskoordinatoren forestå sagsbehandlingen og eventuel godkendelse af fakturaen. I forhold til indbrud, hærværk og lignende skal politianmeldelsen altid foretages af de enkelte centre/afdelinger/institutioner. Dette så snart skaden opdages, hvorefter en kopi af politianmeldelsen snarest muligt sendes til forsikringskoordinatoren. side 8 af 11
Ved igangsættelse af nye anlægsprojekter/vedligeholdelsesmæssige opgaver er projektlederen ansvarlig for at give forsikringskoordinatoren besked om dette forinden en igangsættelse af arbejderne. Senest 3 uger inden entreprisens start skal udfyldt entreprisedeklaration fremsendes til kommunens forsikringsmægler. Entreprisedeklarationen rekvireres hos forsikringskoordinatoren, der vejleder projektlederen i udfyldelsen og fremsendelsen af den underskrevne entreprisedeklaration. 4.7.4 Ændringer i aktiver og risici Det påhviler den budgetansvarlige leder i alle centre, institutioner og afdelinger, at give besked til forsikringsenheden ved nyanskaffelser eller større ændringer af aktiver (bygninger, til- og ombygninger, løsøre, biler, IT-udstyr, større investeringer mv.), der efterfølgende foretager det videre fornødne, herunder opdatering af aktivlister. Såfremt forsikringsenheden ikke informeres om nyanskaffelser- /ændringer mv., er der ingen forsikringsmæssig dækning på de pågældende ting. Ved manglende information til forsikringsenheden om nyanskaffelser/ændringer mv., vil der IKKE udbetales dækning for eventuelle skader. 4.8 8 Overordnet økonomi Udgifter til forsikringsdækning og præmiebetaling afholdes overvejende af et centralt budget for forsikringsområdet. Selvforsikring/selvrisiko anvendes aktivt, hvor det giver en samlet økonomisk besparelse for kommunen. Det vil sige, hvor den samlede præmiebesparelse over en årrække overstiger skadesomkostningerne på et givent område. Centrene, institutionerne og afdelinger afholder selv udgifter til selvrisiko, hvor det er besluttet at anvende selvrisiko, som et adfærdsregulerende element til nedbringelse af det samlede skadesniveau i kommunen. 4.9 9 Selvrisiko Uafhængigt af kommunens selvrisiko hos forsikringsselskabet eller om kommunen på et område er selvforsikret/uforsikret, vil det enkelte center, den enkelte institution eller afdeling i kommunen blive opkrævet følgende selvrisiko pr. skade. 4.9.1 Selvrisiko i forbindelse med skade på løsøre Ved dækningsberettiget skader er der følgende selvrisiko for den enkelte enhed ved skade på løsøre: side 9 af 11
Ejendomme/institutioner under 1.000 m 2 : 50 % af skadesudgiften, dog maksimalt kr. 10.000 pr. skade. Ejendomme/institutioner over 1.000 m 2 : 50 % af skadesudgiften, dog maksimalt kr. 25.000 pr. skade. 4.9.2 Selvrisiko i forbindelse med skade på motorkøretøjer og erhvervsansvarsskader Ved dækningsberettiget skade er der følgende selvrisiko for den enkelte enhed/institution: Ansvar og/eller kaskoskader: 50 % af skadesudgiften, dog maksimalt kr. 10.000 pr. skade. 4.9.3 Selvrisiko i forbindelse med glasskader Ved glasskader er der følgende selvrisiko for den enkelte enhed/institution/afdeling: 50 % af skadesudgiften, dog maksimalt kr. 10.000 pr. skade. 4.10 10 Selvejende institutioner De selvejende institutioner forestår som udgangspunkt selv afdækning af risici og forsikring af disse. Dette med mindre der er indgået særskilt aftale omkring dette i driftsoverenskomsten. Selvejende institutioner uden særskilt aftale, afholder således selv udgifterne til forsikringsdækning eller selvforsikring samt de på policerne tegnede selvrisici. 4.11 11 Årsrapport Forsikrings- og risikostyringsenheden udarbejder årligt en rapport til Økonomiudvalget og Byråd, indeholdende orientering og status på området. Herunder resultatet af årets aktiviteter på forsikrings- og risikostyringsområdet med tilhørende budget. 4.12 12 Ikrafttrædelsestidspunkt Nærværende dokuments indhold træder i kraft den 1. januar 2017. side 10 af 11
5. Retningslinjer for inddragelse af brugere Forsikrings- og risikostyringsenheden vil løbende kommunikere og udbrede information via EgeNettet og andre relevante informationskanaler. Forsikrings- og risikostyringspolitikken vil fungere som dagligt arbejdsredskab overfor kommunens brugere samt for administrationen af området. Den samlede politik vil således indgå naturligt i dialogen mellem brugere og administrationen af området, dette både i forhold til konkrete spørgsmål og i kommunikation af mere generel karakter. side 11 af 11