Indstilling. Risikostyring

Transkript

1 Indstilling Til Byrådet via Magistraten Fra Borgmesterens Afdeling, Sociale forhold og Beskæftigelse, Teknik og Miljø, Sundhed og Omsorg, Kultur og Borgerservice, Børn og Unge Dato 12. januar 2017 Risikostyring Der er etableret et risikostyringsprogram med sigte på at koordinere afdelingernes eksisterende risikostyring med udgangspunkt i kommunens vedtagne risikostyringspolitik. Programmet er forankret i Borgmesterens Afdeling. Formålet er primært, at reducere antallet af tingskader og skadesomkostninger, primært på områder, hvor kommunen er selvforsikrende; sekundært i samarbejde med Indkøb & Udbud, at sikre bedst mulige betingelser og priser for tilknyttede sikringsydelser, som indgår i kommunens skadesforebyggelse i forhold til tingskader. 1. Resume Aarhus Kommune har i en længere årrække været delvist selvforsikrende på området bygningsbrand, lyn- og stormskade samt kortslutningsskader, gældende for samlede skadesomkostninger op til kr. 25 millioner pr. år. Kommunen har tegnet ekstern forsikring for skader, som overstiger dette beløb. Beslutningen om delvis selvforsikring blev taget på baggrund af blandt andet en større brand i 2003 på Møllevangskolen, som medførte, at det daværende forsikringsselskab varslede markante stigninger i forsikringspræmierne. Kommunen har efter anbefaling fra sin forsikringsmægler valgt, at være selvforsikrende for alle kaskoskader på motorkøretøjer med virkning fra 1. januar Godkendelse af risikostyringsprogram januar 2017 side 1 af 9

2 Begge områder har i risikostyringsmæssig henseende hidtil været administreret af de enkelte magistratsafdelinger uden egentlig tværgående koordinering af risikostyringsindsatsen. En analyse af området, kombineret med erfaringer fra andre kommuner viser, at dels skadesniveauet dels kommunens risici, kan reduceres væsentligt ved en mere aktiv risikostyringsindsats. 2. Beslutningspunkter Det indstilles til Byrådet: At 1) Godkende etablering af et risikostyringsprogram, som gennemføres over en 2½ årig periode med evaluering i Magistraten ultimo 2017, idet økonomien afholdes inden for egne budgetter. At 2) Godkende at risikostyringsprogrammet gennemføres efter risikostyringspolitikken vedtaget af Byrådet i At 3) Beslutte etablering af ABA-anlæg (Automatisk Brand Alarmanlæg) samt etablering af intelligent videoovervågning på kommunens skoler over en periode på maksimalt 3 år. Begge anlægsområder foreslås gennemført som driftsfinansierede anlægsinvesteringer med tilbagebetaling gennem opnåede besparelser på skadesudgifterne fra den interne forsikringsfond i størrelsesordenen 1,6 mio. kr. per år. At 4) Godkende etablering af en underskudsgaranti for Børn og Unge, som sikrer at MBUs driftsudgifter forbundet med ABA-anlæggene ikke overstiger de forventede besparelser på skadesudgifterne. Opstår et underskud for MBU finansieres dette over den interne brandforsikring. 3. Baggrund Det fremgår af Risikostyringspolitikken fra 2005, at Aarhus Kommune ønsker at opprioritere sikringsområdet, hvilket skal ses i sammenhæng med kommunens forsikringspolitik, hvorefter kommune hovedsageligt er selvforsikrende. Godkendelse af risikostyringsprogram januar 2017 side 2 af 9

3 Det fremgår videre af politikken, at formålet for Aarhus Kommune er at afdække risici og iværksætte sikringstiltag på de områder, hvor det økonomisk bedre kan betale sig at sikre frem for at tegne en forsikring. Det er således et mål at reducere skadesudgifterne på de områder, hvor Århus Kommune i forvejen er selvforsikrende. På de områder, hvor der i dag tegnes forsikringer, er det et mål at skabe et økonomisk forsvarligt grundlag for at være selvforsikrende eller alternativt, at skabe et grundlag for at opnå billigere forsikringspræmier. Programmets foreløbige analyser af skader og gennemført skadeforebyggelse viser med stor tydelighed, væsentligt uudnyttede økonomiske potentialer på områderne brand i forhold til skolerne og motorkøretøjsskader i forhold til Sundhed og Omsorg. Potentialet, hvad angår skolerne, skal ses i forhold til dels gennemsnitlige årlige skadesudgifter til brand i størrelsesordenen 4,5 mio. kr. og dels en væsentlig ikke afdækket risiko på skolerne i forhold til risikoen for større brande. Aarhus Kommune har på skoleområdet haft flere store brande, som vurderes at kunne have været begrænset i omfang, såfremt der havde været etableret en effektiv overvågning af brand. Hertil kommer driftsmæssige konsekvenser og afledte driftsmæssige omkostninger. Det bemærkes, at alene to skoler ud af 47 skoler er overvåget mod brand. Konsekvenserne af den manglende overvågning kan ses af skaderne på blandt andre Sødalskolen som foreløbig er opgjort til 6,5 mio. kr. (oktober og december 2014) og Tilst Skole som er opgjort til 0,8 mio. kr. (april 2016). 4. Effekt Etablering af ABA-anlæg og udvendig intelligent videoovervågning på skolerne vil reducere risikoen for, at fremtidige brande på skolerne får mulighed for at udvikle Godkendelse af risikostyringsprogram januar 2017 side 3 af 9

4 sig til meget store brandskader, da en tidlig detektering af brand, med automatisk overførsel til brandvæsenet, giver mulighed for en tidlig og målrettet redningsindsats. Da langt størsteparten af de brande, der hidtil er oplevet på skolerne, har været påsatte, vurderes udvendig videoovervågning med billedoverførsel til brandvæsenet, at gøre det muligt, at iværksætte en reaktion i tilfælde af eksempelvis hærværkslignende aktiviteter, som blandt andet kan føre til ildspåsættelse. Overvågningen vil erfaringsmæssigt have markante afledte effekter på skolernes udgifter til udbedring af hærværks- og glasskader. Det bemærkes, at de samlede skadesudgifter for kommunens 47 skoler udgør omkring 10 mio. kr. årligt. Indsatsen vurderes at være i god overensstemmelse med intentionerne i kommunens vedtagne risikostyringspolitik, da antallet af skader nedbringes og undgåelige tab og driftsforstyrrelser reduceres. Etablering af den foreslåede forebyggelse vil øge driftssikkerheden på kommunens skoler og der igennem være medvirkende til at sikre skolernes fysiske rammer, der er en af forudsætningerne for fortsat at kunne levere et højt serviceniveau. Effekten af de gennemførte tiltag sker gennem analyse af den løbende skadesregistrering samt efter udbetalinger fra både interne og eksterne forsikringer. 5. Ydelse Etablering af ABA-anlæg på 45 skoler samt udendørs intelligent videoovervågning på de 27 mest udsatte skoler med overførsel til brandvæsenet, som i forvejen modtaget alarmer fra skolernes indbrudsalarmanlæg. Risikostyringsprogrammet skal med henblik på at tilgodese politikkens formål om at sikre en ensartet politik og et ensartet sikringsniveau inden for sammenlignelige driftsområder, endvidere opstille et sikringskatalog, som kan danne grundlag for ensartede sikringsløsninger Godkendelse af risikostyringsprogram januar 2017 side 4 af 9

5 afstemt efter risiko og konsekvens samt efter erfaringer og teknologiske muligheder. Der gennemføres udbud i samarbejde med Indkøb & udbud af sikringsløsninger og tilknyttede serviceydelser for at sikre de bedst mulige betingelser og økonomiske rammer for udmøntning af sikringstiltagene. Risikostyringsprogrammet vil fortsat arbejde på løbende at identificere risikoområder, hvor der vurderes, at kunne opnås gevinster gennem indførelse af forebyggelse eller gennem ændring af risikoafdækningen, herunder forsikringsforhold. 6. Organisering Den praktiske udmøntning af etableringen af henholdsvis ABA-anlæg og videoovervågning på skolerne udføres i overensstemmelse med kommunens risikostyringspolitik i et samarbejde mellem Børn og Unge og sikringsprojektgruppen, som forestår den overordnede koordinering af risikostyringsinitiativerne idet politiet, kommunens SSP konsulent og andre rådgivere kan inddrages i sikringsprojektgruppens arbejde efter behov. Sikringsprojektgruppen kan nedsætte ad hoc arbejdsgrupper til analyse og bearbejdning af de enkelte indsatsområder. Ad hoc arbejdsgrupperne sammensættes af medarbejdere med kompetence inden for det enkelte indsatsområde. Sikringsprojektgruppen fungerer som styregruppe for ad hoc arbejdsgrupperne. Vurdering af udførte analyser af skadesdata og udpegning af indsatsområder, er henlagt til en tværmagistratslig sikringsgruppe, som beskrevet i risikostyringspolitikken med Økonomistyregruppen som styregruppe for programmet. 7. Ressourcer Etableringen af den skitserede sikringsløsning med ABAanlæg på 45 skoler ventes, at andrage omkring 25 millioner kr. Etablering af videoovervågning på de 27 mest udsatte skoler vurderes sammenlagt at andrage omkring 3 millioner kr. Godkendelse af risikostyringsprogram januar 2017 side 5 af 9

6 Etableringen foreslås gennemført som driftsfinansieret anlægsinvestering med tilbagebetaling gennem reduktion af den Byrådsvedtagne nettotilførsel til kommunens bygningsbrand-, lyn- og stormforsikring i størrelsesordenen 1,6 million kr. per år. Reduktionen udlignes gennem Forsikringsfondens opnåede besparelser i skadesudbetalinger og får derfor ingen umiddelbar indflydelse på præmiefastsættelsen. Størrelsen af reduktionen i nettotilførslen fastsættes med hensyn til afskrivning af anlægsinvesteringen over en periode på maksimalt 25 år, som er den vurderede middellevetid for elektroniske sikringsanlæg ifølge Statens Byggeforskningsinstitut (SBI 2013:30). Nettotilførslen udgør i 2017 i størrelsesordenen 2,9 millioner kr. Magistratsafdelingerne vil, som følge af den etablerede overvågning, erfaringsmæssigt opnå væsentlige besparelser på forsikringspræmierne til især den fælles interne brandforsikring. Skolerne vil ligeledes opnå besparelse på forsikringspræmien samt ikke mindst erfaringsmæssigt markante afledte besparelser på omkostninger som følge af hærværksskader. Børn og Unge påføres driftsudgifter i størrelsesordenen 1,5 mio. kr. årligt til de etablerede ABA-anlæg. Det foreslås at danne en underskudsgaranti for MBU, som sikrer at driftsudgifterne ikke overstiger de opnåede besparelser på skadesudgifterne. Udløsning af garantien vil blive finansieret over den interne brandforsikring således at afdelingerne fortsat vil opleve et stabilt præmieniveau, beregnet på grundlag af gennemsnittet af skadesudbetalinger over en længere årrække. Evaluering af effekten foretages første gang tre år efter etablering af ABA anlæggene. Etableringen forventes at føre til en større tryghed for elever, personale og ledelse, da større uforudsete skader elimineres eller reduceres. Etableringen tjener samtidig til en beskyttelse af en væsentlig del af kommunens bygningsmasse. Godkendelse af risikostyringsprogram januar 2017 side 6 af 9

7 Godkendelse af risikostyringsprogram januar 2017 side 7 af 9

8 Jacob Bundsgaard Niels Højbjerg Thomas Medom Erik Kaastrup-Hansen Kristian Würtz Erik Jespersen Jette Skive Hosea Dutschke Rabih Azad-Ahmad Kirsten Jørgensen Bünyamin Simsek Jan Præstholm Bilag Bilag 1: Business case for risikostyringsprogrammet Bygninger Bilag 2: Business case for risikostyringsprogrammet Motorkøretøjer Bilag 3: Model for underskudsgaranti for MBU Bilag 4: T Tidligere beslutninger Byrådet vedtog den 5. november 2003 en indstilling om at der tages initiativ til nedsættelse af en tværmagistratslig risikostyringsgruppe med henblik på udarbejdelse af en risikostyringspolitik for Århus Kommune, som omfatter risikostyring relateret til forebyggelse af skader på bygninger og løsøre med det overordnede mål, at nedbringe det samlede antal skader, skadesudgifterne og kommunens Godkendelse af risikostyringsprogram januar 2017 side 8 af 9

9 forsikringspræmier. Byrådet tiltrådte den 7. september 2005 en indstilling om finansiering af 3,1 mio. kr. til et risikostyringsprojekt, som blev afviklet i perioden Det blev samtidig vedtaget at finansieringen skete gennem hensættelser til dækning af skader i den interne forsikringsordning. Det var forventet, at udgifterne til gennemførelse af det tidligere projekt og iværksættelse af konkrete sikringstiltag set over en årrække skulle tjenes ind igen via besparelser på såvel de direkte skadesudgifterne som de indirekte skadeudgifter og på størrelsen af forsikringspræmierne i relation til brand, hærværk, tyveri, auto- vandskader mv. Der foreligger følgende statusrapporter for projektet sendt til magistratsafdelingerne: Status på risikostyringsprojektet for 2007, dateret 14. april 2008, sags nr. M Status på risikostyringsprojektet for 2008, dateret 26. maj 2009, sags nr. M Der findes endvidere følgende tidligere rapporter: Analyserapport, Århus Kommune Analyse af risikostyringsprojektet, Rambøll, september Aarhus Kommune Strategi Risikostyring, Willis, april Sagsnummer: Borgmesterens Afdeling Tlf.: E-post: Post@ba.aarhus.dk Antal tegn: Sagsbehandler: Kurt Henrik Sørensen Tlf.: E-post: kuhs@aarhus.dk Godkendelse af risikostyringsprogram januar 2017 side 9 af 9