Regionshuset Horsens HR Fysisk Arbejdsmiljø Retningslinier for valg/udpegning til sikkerhedsorganisationen i Region Midtjylland Emil Møllers Gade 41 DK-8700 Horsens Tel. +45 8728 5005 www.regionmidtjylland.dk Baggrund Dette notat beskriver kun de gældende retningslinier for valg/udpegning til sikkerhedsorganisationen i Region Midtjylland. Retningslinierne beskriver opgaver, valg/udpegning for de enkelte niveauer i regionens sikkerhedsorganisation. Retningslinierne er udarbejdet på baggrund af Beskæftigelsesministeriets Bekendtgørelse Lov om arbejdsmiljø, nr. 268 af 18. marts 2005, med senere ændringer, Bekendtgørelse Virksomhedernes sikkerheds- og sundhedsarbejde, nr. 575 af 21. juni 2001, med senere ændringer, Atvejledning F.2.4 marts 2006 Virksomhedernes sikkerheds- og sundhedsarbejde, At-vejledning F.2.8 marts 2006 Aftaler om Virksomhedernes sikkerheds- og sundhedsarbejde samt MEDaftale for Region Midtjylland af 11. december 2006. 28. november 2008 Sagsbehander: Lisbeth Gilberg Tel. +45 8728 5613 Lisbeth.Gilberg@stab.rm.dk Sagsnr. 1-30-77-357-08 Side 1 Region Midjylland har som udgangspunkt en én-strenget MEDstruktur på alle niveauer. Med hensyn til organiseringen af arbejdsmiljøarbejdet på/i de enkelte hospitaler, områder, institutioner, afdelinger og fællesstabe giver MEDaftalen mulighed for at vælge en én-strenget eller to-strenget MED-/sikkerhedsstruktur. Èn-strenget MEDstruktur En én-strenget MEDstruktur vil sige, at MEDudvalget tager sig af både medindflydelsesopgaver og de arbejdsmiljøopgaver, der vedrører sikkerheds- og sundhedsarbejdet i henhold til MEDaftalen og Arbejdsmiljøloven. MEDudvalget får her ansvaret for de opgaver, som sikkerhedsudvalget har i en to-strenget MEDstruktur. Det er således alle medlemmer i MEDudvalgene, der skal arbejde aktivt for et godt arbejdsmiljø. Sikkerhedsgruppernes og den daglige sikkerhedsleders repræsentation i MEDudvalget skal medvirke til, at den nødvendige viden er til stede. To-strenget MEDstruktur En to-strenget MEDstruktur vil sige, at MEDudvalget tager sig af medindflydelsesopgaverne i henhold til MEDaftalen, og sikkerhedsudvalget tager sig af de arbejdsmiljøopgaver, der vedrører sikkerheds- og sundhedsarbejdet i henhold til Arbejdsmiljøloven. Der henvises til oversigten over
Region Midtjyllands MED-/sikkerhedsstruktur i MED-aftalen. Ifølge Bekendtgørelse nr. 575 af 21. juni 2001 med senere ændringer om Virksomhedernes sikkerheds- og sundhedsarbejde er valgperioden for samtlige repræsentanter og suppleanter i sikkerhedsorganisationen 2 år. Der kan dog indgås aftaler mellem virksomheden og de ansatte om at forlænge valgperioden op til 4 år. Regions-MEDudvalget Region Midtjylland har på regionsniveau en én-strenget struktur. Regions-MEDudvalget, fungerer således også som øverste udvalg for sikkerheds- og sundhedsområdet i regionen. Udvalget er sammensat af 11 ledelsesrepræsentanter og 22 medarbejderrepræsentanter. Regionsdirektøren er formand for udvalget. Valg/udpegning til Regions-MEDudvalget 1 af ledelsesrepræsentanterne udpeges af ledelsen som ansvarlig for Region Midtjyllands sikkerheds- og sundhedsarbejde. 1 repræsentant vælges af og blandt de sikkerhedsrepræsentanter, der i henhold til Arbejdsmiljøloven er valgt til regionens hoved-medudvalg/hovedsikkerhedsudvalg. Mindst 3 af de 21 udpegede medarbejderrepræsentanter udpeges blandt medlemmer af sikkerhedsudvalg og sikkerhedsgrupper. 1 repræsentant vælges af og blandt de arbejdsledere, der i henhold til Arbejdsmiljøloven er valgt til hoved-medudvalg/hovedsikkerhedsudvalg. Hvis en valgt sikkerhedsrepræsentant eller arbejdsleder udtræder permanent af udvalget, indtræder suppleanten indtil valgperiodens udløb. Regions HR fungerer som sekretariat for Regions-MEDudvalget. Regions-MEDudvalgets opgaver Regions-MEDudvalgets opgave er bl.a. at koordinere sikkerheds- og sundhedsarbejdet på et overordnet niveau i regionen og udstikke overordnede retningslinier på området. Regions-MEDudvalget skal understøtte, at arbejdsmiljøet medtages/vurderes i alle beslutninger, der kan få indflydelse på de ansattes sikkerhed, sundhed og trivsel. Regions-MEDudvalget koordinere det overordnede arbejdsmiljøarbejde med regionens øvrige aktiviteter. Udvalget kan efter behov træffe beslutning om at revidere Arbejdsmiljøaftalens fokusområder og tidsplaner for valg, ArbejdsPladsVurdering m.v. Regions-MEDudvalget forelægges én gang årligt en status på arbejdsmiljøarbejdet, som danner grundlag for eventuelle justeringer af den overordnede arbejdsmiljøindsats. Side 2
Hoved-MEDudvalg/hovedsikkerhedsudvalg Hoved-MEDudvalg, der varetager både medindflydelsesopgaver og opgaver vedrørende sikkerheds- og sundhedsarbejdet skal på både leder- og medarbejderside i så høj grad som muligt dække de forskellige institutioner og afdelinger, der hører under udvalget. Medarbejderrepræsentanternes pladser skal tage udgangspunkt i en fordeling på hovedorganisationsområderne (AC, FTF og LO) og afspejle personalesammensætningen. De lokale organisationer eller de som organisationerne bemyndiger til det udpeger hoved- MEDudvalgets medarbejderrepræsentanter blandt de ansatte. For personalegrupper med valgte tillidsrepræsentanter og/eller sikkerhedsrepræsentanter sker udpegningen blandt disse. Hvis det antal medarbejderpladser, der er aftalt i et udvalg, ikke alle kan besættes med tillidsrepræsentanter og sikkerhedsrepræsentanter, kan der vælges andre medarbejderrepræsentanter. Disse sidestilles med tillidsrepræsentanter og sikkerhedsrepræsentanter. Valg/udpegning til hoved-medudvalg Mindst 1 af de udpegede medarbejderepræsentanter udpeges blandt medlemmer af sikkerhedsudvalg og sikkerhedsgrupper. I en-strengede hoved-medudvalg vælges mindst 1 ledelsesrepræsentant af og blandt de arbejdsledere, der har sæde i områdets sikkerhedsudvalg eller sikkerhedsgrupper. I en-strengede Hoved-MEDudvalg skal der af og blandt sikkerhedsudvalg, sikkerhedsgrupper eller sikkerhedsrepræsentanter vælges mindst 1 medarbejderrepræsentant, der har plads i hoved-medudvalget. Valg/udpegning til Hovedsikkerhedsudvalg Har man valgt den to-strengede struktur, hvor det er et hovedsikkerhedsudvalg, der varetager sikkerheds- og sundhedsarbejdet indenfor området, består udvalget af 2 medlemmer valgt af og blandt arbejdslederne og 2 medlemmer valgt af og blandt sikkerhedsrepræsentanterne i samtlige lokal-medudvalg/sikkerhedsudvalg, der hører under området. Den øverste leder eller en ansvarlig repræsentant for denne er formand for hovedsikkerhedsudvalget. Valg af suppleanter Til hoved-medudvalg/hovedsikkerhedsudvalg skal der vælges suppleanter for arbejdsledere og sikkerhedsrepræsentanter blandt de arbejdsledere og sikkerhedsrepræsentanter, der i forvejen er valgt i lokal-medudvalgene/sikkerhedsudvalgene under det pågældende hoved-medudvalg/ hovedsikkerhedsudvalg. Suppleanten deltager i de møder, hvortil medlemmet har forfald. I tilfælde af forfald skal medlemmet selv sørge for at få sin suppleant indkaldt. Ved et medlems permanente udtræden af udvalget indtræder suppleanter indtil valgperiodens udløb. Hvis et af medlemmerne eller suppleanterne udtræder af lokal-medudvalget/ sikkerhedsudvalget, afgår den pågældende ligeledes som medlem/suppleant af hovedmedudvalget/ hovedsikkerhedsudvalget. Side 3
Hoved-MEDudvalgets/hovedsikkerhedsudvalgets opgaver Hoved-MEDudvalget/hovedsikkerhedsudvalget planlægger og koordinerer lokal- MEDudvalgenes/sikkerhedsudvalgenes arbejde vedrørende sikkerhed og sundhed. Hoved-MEDudvalget/hovedsikkerhedsudvalget skal sætte fokus på og tage initiativ til at: udarbejde en arbejdsmiljøaftale med udgangspunkt i den overordnede Arbejdsmiljøaftale for Region Midtjylland koordinere mellem Region-MEDudvalget, hoved-medudvalget og lokal-medudvalgene, så informationer og informationsveje mellem udvalgene er tydelige og tilgængelige sikre implementering, opfølgning og evaluering på fokusområder fra Regions-MEDudvalget samt fastsætte fokusområder med udgangspunkt i APV og øvrige undersøgelser fra hoved- MEDudvalgets område udarbejde en årlig rapport om områdets status på arbejdsmiljøområdet, som skal indgå i en samlet arbejdsmiljøredegørelse til Regions-MEDudvalget udarbejde retningslinier og tilkendegivelser for arbejdsmiljøområdet indenfor hoved- MEDudvalgets område afholde møde 2 gange årligt med alle sikkerhedsgrupper indenfor området med henblik på at styrke det lokale systematiske, forebyggende og sundhedsfremmende arbejde. Den daglige sikkerhedsleder Der udpeges en daglig leder af sikkerheds- og sundhedsarbejdet, der kan handle på udvalgets vegne, med mindre der i virksomheden er ansat en daglig sikkerhedsleder (arbejdsmiljøkoordinator) specielt til dette arbejde. Er der ikke ansat en daglig sikkerhedsleder specielt til dette arbejde, skal arbejdsgiveren efter drøftelse med hoved-medudvalget/hovedsikkerhedsudvalget blandt udvalgets medlemmer udpege en daglig sikkerhedsleder. HR Fysisk Arbejdsmiljø skal have meddelelse om, hvem der er udpeget/ansat som daglig sikkerhedsleder (arbejdsmiljøkoordinator). Center-MEDudvalg Center-MEDudvalg oprettes og sammensættes efter samme bestemmelser som hoved- MEDudvalg. I princippet har center-medudvalget de samme opgaver som hoved-medudvalget. Det anbefales, at hoved-medudvalget i Arbejdsmiljøaftalen beskriver opgaverne, der skal løses af center-medudvalget. Lokal-MEDudvalg/sikkerhedsudvalg Ifølge Arbejdsmiljøloven skal der på arbejdspladser med 20 ansatte og derover være et sikkerhedsudvalg, som planlægger og koordinerer sikkerheds- og sundhedsarbejdet, herunder sikkerhedsgruppernes arbejde. Side 4
Ifølge MEDaftale for Region Midtjylland skal der på hver institution og/eller afdeling oprettes et lokal-medudvalg, der varetager både medindflydelsesopgaver og institutionens eller afdelingens sikkerheds- og sundhedsarbejde. Der er ingen krav om personsammenfald mellem tillidsrepræsentant og sikkerhedsrepræsentant. Hvis det er et ønske og der er enighed om det, kan der oprettes et lokal-medudvalg, der varetager medindflydelsesopgaver og et sikkerhedsudvalg, der varetager sikkerheds- og sundhedsarbejdet. På mindre institutioner eller afdelinger kan udvalget være sammensat af samtlige medarbejdere og ledelsen, der mødes i forbindelse med fast formaliserede møder. Valg/udpegning til lokal-medudvalg På medarbejdersiden skal der altid være mindst 3 repræsentanter. Hvis institutionens eller afdelingens sikkerheds- og sundhedsarbejde løses i udvalget, skal arbejdsledere og sikkerhedsrepræsentanter indgå i udvalget i overensstemmelse med Arbejdsmiljølovens bestemmelser om valg til sikkerhedsorganisationen (sikkerhedsudvalg). Valg/udpegning til sikkerhedsudvalg Er der i virksomheden oprettet en eller to sikkerhedsgrupper, består sikkerhedsudvalget af sikkerhedsgruppens eller gruppernes medlemmer samt arbejdspladsens leder eller én af denne udpeget ansvarlig repræsentant. Er der mere end to sikkerhedsgrupper, vælger arbejdslederne i sikkerhedsgrupperne imellem sig 2 medlemmer til udvalget og sikkerhedsrepræsentanterne vælger imellem sig 2 medlemmer. Arbejdspladsens leder eller en ansvarlig repræsentant for denne er formand for udvalget. Der vælges suppleanter til udvalget efter samme regler som for valg til hovedsikkerhedsudvalg. Lokal-MEDudvalget/sikkerhedsudvalgets opgaver Udvalgene tager sig af det overordnede arbejdsmiljøarbejde indenfor deres område, men er ikke problemløsere i det daglige. Det er den enkelte sikkerhedsgruppe lokalt, der i det daglige er problemløsere. Udover de opgaver der er beskrevet for sikkerhedsudvalget i Bekendtgørelsen om Virksomhedernes sikkerheds- og sundhedsarbejde, skal udvalget bl.a.: udarbejde en lokal arbejdsmiljøaftale udarbejde en årlig rapport til hoved-medudvalget og/eller center-medudvalget med udgangspunkt i revideret handlingsplan for APV erne og øvrige undersøgelser. Heri indgår reaktioner fra Arbejdstilsynet, statistik over arbejdsulykker og sygefravær samt hvilke initiativer, der er lavet for opfølgning, evaluering og konklusioner fra arbejdsmiljøgennemgange. Side 5
Region Midtjyllands MEDaftale understreger, at MEDudvalgene løbende skal sikre den fortsatte udvikling af arbejdsmiljøet, sådan at arbejdsmiljøarbejdet bliver en naturlig del af hverdagen. Daglig sikkerhedsleder Der udpeges en daglig leder af sikkerhedsarbejdet, der kan handle på lokal-medudvalget- /sikkerhedsudvalgets vegne, medmindre der i virksomheden er ansat en sikkerhedsleder specielt til dette arbejde. Hus-MEDudvalg I det omfang flere afdelinger har fælles lokaler, kan der, hvis ledelse og medarbejdere er enige herom, oprettes Hus-MEDudvalg, der varetager de medindflydelses- og arbejdsmiljøopgaver, der er en følge af lokalerne, som er fælles for de forskellige afdelinger f.eks. vedrørende kantineforhold, mødelokaler mv. Hus-MEDudvalg oprettes og sammensættes efter samme bestemmelser som lokal-medudvalg. Hus-MEDudvalgets opgaver og kompetence skal aftales med de lokal-medudvalg, der i øvrigt dækker ledere og medarbejdere. Sikkerhedsgrupper Kernen i det daglige arbejdsmiljøarbejde er sikkerhedsgruppen, som indenfor Arbejdsmiljølovens rammer tager sig af de konkrete arbejdsmiljøforhold i hverdagen. Ifølge Arbejdsmiljøloven og Bekendtgørelse om Virksomhedernes sikkerheds- og sundhedsarbejde skal sikkerheds- og sundhedsarbejdet på arbejdspladser med 1-9 ansatte udføres ved personlig kontakt mellem arbejdsgiver, evt. arbejdsledere og øvrige ansatte. Sikkerheds- og sundhedsarbejdet på arbejdspladser med 10 ansatte og derover skal organiseres. Det sker ved, at der dannes en sikkerhedsgruppe, som består af en sikkerhedsrepræsentant og en arbejdsleder. En sikkerhedsgruppe bør som udgangspunkt ikke dække mere end 50 medarbejdere. Hvis en sikkerhedsgruppe kommer til at dække mere end 50 medarbejdere, skal det godkendes i lokal- MEDudvalget/sikkerhedsudvalget. Sikkerhedsgruppen skal oprettes indenfor velafgrænsede afdelinger/arbejdsområder, uanset hvilke og hvor mange faggrupper, der er repræsenteret i afdelingen/arbejdsområdet. Sikkerhedsgruppen består som udgangspunkt af 2 personer. Udpegning/valg Arbejdslederen Arbejdslederen er en central person i arbejdsmiljøarbejdet i sikkerhedsgruppen. Arbejdslederen udpeges og det er normalt den leder, der har den direkte ledelse af, og det direkte tilsyn med arbejdspladsen, som har sæde i sikkerhedsgruppen. Det kan dog også være en person, som lederen har udpeget til på sine vegne at lede og føre tilsyn med arbejdet eller dele heraf. Hvis flere ledere kan komme i betragtning, skal de indbyrdes aftale, hvem der påtager sig hvervet som arbejdsleder. Sikkerhedsrepræsentanten Sikkerhedsrepræsentanten vælges blandt de ansatte, som sikkerhedsgruppen skal dække. I valget kan alle deltage, herunder elever, deltidsansatte, løst ansatte, afløsere, vikarer, Side 6
praktikanter m.fl. Det er dog ikke alle, der er valgbare. Hvem der er valgbar som sikkerhedsrepræsentant følger reglerne for valg af tillidsrepræsentanter indenfor samme overenskomstområde. Det vil normalt sige, at man er valgbar efter ½ års ansættelse i Region Midtjylland. Efter valget skal det indberettes til de faglige organisationer og arbejdspladsen, hvem der er valgt. Arbejdsgivere og arbejdsledere deltager ikke i valget. Der skal ikke vælges suppleanter for sikkerhedsrepræsentanten og arbejdslederen i sikkerhedsgruppen. Dog skal der vælges en ny sikkerhedsrepræsentant for resten af perioden, hvis en sikkerhedsrepræsentants arbejdsfunktion ophører. Hvis sikkerhedsrepræsentanten er fraværende på grund af orlov, sygdom eller af andre grunde i en sammenhængende periode på 4 måneder eller mere, kan der vælges en ny sikkerhedsrepræsentant. Selvom en valgt sikkerhedsrepræsentant ikke har nogen modkandidater ved det følgende valg, kan vedkommende ikke automatisk blive siddende. Det kræver som ved nyvalg en melding til de faglige organisationer og arbejdspladsen om genvalg. Side 7