1
Indhold INDLEDNING... 4 Overordnede rammer for WEBTAS... 4 Hvad er WEBTAS?... 4 Ansvar og roller:... 4 SOM BRUGER:... 5 SOM GODKENDER OG STEDFORTRÆDER FOR BRUGER:... 7 ARBEJDSTID... 8 FLEX... 10 FLEX - EN DEL AF DAGEN:... 11 FLEX MIDT I ARBEJDSTIDEN:... 11 FLEX - HELE DAGE:... 12 OVERARBEJDE / MERARBEJDE... 14 OVERENSKOMSTANSATTE UDEN RÅDIGHEDSTILLÆG:... 14 SIK-OVERENSKOMSTANSATTE MED RÅDIGHEDSTILLÆG:... 15 TJENESTEMÆND MED RÅDIGHEDSTILLÆG:... 16 TJENESTEMÆND UDEN RÅDIGHEDSFORPLIGTIGELSE:... 17 AK-FUNKTIONSOVERENSKOMSTANSATTE MED RÅDIGHEDSTILLÆG:... 19 DJØF ERE OG AC ERE MEDARBEJDERE:... 20 AFSPADSERING... 21 AFSPADSERING - EN DEL AF DAGEN:... 22 AFSPADSERING - MIDT I ARBEJDSTIDEN:... 23 AFSPADSERING HELE DAGE:... 24 FERIE... 26 OPTJENING AF FERIE:... 28 RETTEN TIL FERIE:... 29 LØNTRÆK - FERIEAFHOLDELSE I ANSÆTTELSESÅRET:... 29 LØNTRÆK - FERIEAFHOLDELSE ÅRET EFTER ANSÆTTELSEN:... 29 MEDDELELSE OM LØNTRÆK:... 30 OPSAT FERIEGODTGØRELSE:... 30 SÆRLIGE FERIEDAGE... 31 SENIORDAGE... 32 LÆGE / TANDLÆGE... 33 LÆGE MIDT I ARBEJDSTIDEN:... 34 SYGDOM... 35 SYGDOM EN DEL AF DAGEN:... 35 SYGDOM - EN HEL DAG:... 37 SYGDOM LÆNGEREVARENDE:... 38 BARN SYG... 39 BARN SYG EN DEL AF DAGEN:... 39 2
BARN SYG EN HEL DAG:... 41 TJENSTLIGT FRAVÆR... 42 TJENSTLIGT FRAVÆR EN DEL AF DAGEN:... 42 TJENESTEREJSE... 44 REJSEDAG I FORBINDELSE MED FERIEFRIREJSE... 46 FROKOST... 48 BORGERLIGT OMBUD... 49 BORGERLIGT OMBUD EN DEL AF DAGEN:... 49 BORGERLIGT OMBUD MIDT I ARBEJDSTIDEN:... 51 BORGERLIGT OMBUD EN HEL DAG:... 52 3
INDLEDNING Overordnede rammer for WEBTAS Hvad er WEBTAS? WEBTAS er Grønlands Selvstyres tidsregistreringssystem. Alle ansatte er forpligtiget til at bruge WEBTAS. Ved korrekt brug af WEBTAS genereres der data til fordel for såvel medarbejdere som ledere. Det data der generes er eksempelvis: Ferieopgørelse Sygefravær Merarbejde Barn syg Ansvar og roller: Medarbejderens ansvar er løbende at korrekt at registrere og frigive sine tider i WEBTAS helst med sit flexkort - alternativt manuelt. Senest ved udgangen af en måned skal medarbejderen have frigivet sine tider. Deadlines for frigivelse fremgår på forsiden, når der logges ind på WEBTAS. Lederens ansvar er løbende at kontrollere og godkende sine medarbejderes tider i WEBTAS. Dette skal ske senest inden udgangen af en måned. Deadlines for godkendelser fremgår på forsiden, når der logges ind på WEBTAS. Leder skal derfor være godkender i WEBTAS for sine medarbejdere. Stedfortræder for medarbejderen - Hvis medarbejder er fraværende i længere perioder eksempelvis på grund af ferie, sygdom, tjenesterejser er det stedfortræder for medarbejderen, der manuelt skal registrere og frigive kollegaens tider i WEBTAS senest ved udgangen af en måned. Stedfortræder for lederen - Hvis lederen er fraværende i længere perioder eksempelvis på grund af ferie, sygdom, tjenesterejser er det stedfortræder for lederen, der manuelt skal kontrollere og godkende medarbejdernes tider i WEBTAS senest ved udgangen af en måned. Konsekvenser ved uregelmæssigt brug af WEBTAS Hvis en medarbejders tider ikke er korrekte eller for sent frigivet og/eller godkendt, vil det medføre, at den pågældendes medarbejders diverse tidssaldi bliver forkerte. Hvis dette sker, er det medarbejderens og lederens ansvar sammen at sikre, at medarbejderens tider bliver registreret, frigivet og godkendt hurtigst muligt. 4
Derudover skal medarbejderen og lederen lave en manuel optælling af eventuelt medarbejde for den pågældende periode samt den efterfølgende periode. For en medarbejder med kvartalvis rådighedsforpligtigelse vil en manuel optælling af eventuelt merarbejde skulle ske for det berørte kvartal samt det efterfølgende kvartal. Derved undgås, at medarbejderen bliver honoreret to gange for erlagt merarbejde. SOM BRUGER: Som bruger af WEBTAS har du ansvaret for dagligt at sørge for at anvende din kortlæser, når du møder på arbejde og forlader arbejdet. Ved brug af kortlæser bliver dine registreringer automatisk ajourført i WEBTAS. Hvis du ikke har anvendt din kortlæser, skal du registrere dine mødetider manuelt i WEBTAS ved manuelle registreringer skal du også frigive registreringerne. Manglende frigivelse medfører, at dine manuelle registreringer ikke ajourføres automatisk. Dine registreringer skal altid godkendes af din godkender eller stedfortræder for godkenderen. Som bruger af WEBTAS er det også dit ansvar at gøre din godkender eller stedfortræder opmærksom på manglende godkendelser i WEBTAS. De fleste fejl opstår på grund af manglende registreringer og frigivelser samt sene rettelser med tilbagevirkende kraft i WEBTAS. Det er derfor vigtigt, at du løbende sikrer, at der er foretaget frigivelse og godkendelse i WEBTAS for din tidsregistreringer - specielt når det vedrører overarbejde / merarbejde, som du ønsker at få udbetalt eller henlagt til afspadsering. Lønkontoret foretager én kørsel hver måned for at kontrollere manglende registreringer, frigivelser og godkendelser Hvis Lønkontoret konstaterer manglende registreringer, frigivelser og/eller manglende godkendelser, modtager din godkender og stedfortræder en mail om at få de manglende registreringer, frigivelser eller godkendelser tilbragt i orden. Månedsvis - EKSEMPEL 1: Du opgøres månedsvis du får en tidsopgørelse hver måned. Du mangler at registrere din arbejdstid for den pågældende måned, og foretager registreringen den efterfølgende måned. Registreringen i den efterfølgende måned, kan ikke ændre tidsopgørelsen for den pågældende måned. 5
Manglende godkendelse af godkender eller stedfortræder kan heller ikke ændres med tilbagevirkende kraft. Registrering og godkendelse i den efterfølgende måned, vil derfor indgå i den nye periode. D.v.s. har du f.eks. haft overtimer den 20. marts, vil overtimerne indgå i den nye periode, der vedrører perioden 1. 30. april, hvis tidsregistreringen, frigivelse og godkendelsen først sker den 2. april. Kvartalsvis - EKSEMPEL 2: Du opgøres kvartalsvis du får en tidsopgørelse for 1. kvartal - perioden 1. januar 31. marts. Du mangler at registrere din arbejdstid for den 20. marts, og foretager registreringen den 2. april. Registreringen den 2. april kan ikke ændre tidsopgørelsen for 1. kvartal - perioden 1. 31. marts. Manglende godkendelse af godkender eller stedfortræder kan heller ikke ændres med tilbagevirkende kraft. Registrering og godkendelse den 2. april vil derfor indgå i det nye kvartal, som vedrører 2. kvartal perioden 1. april 30. juni. D.v.s. har du f.eks. haft merarbejde den 20. marts, vil merarbejdstimerne indgå i det nye kvartal, der vedrører 2. kvartal perioden 1. april 30. juni, hvis tidsregistreringen, frigivelse og godkendelsen først sker den 2. april. 6
SOM GODKENDER OG STEDFORTRÆDER FOR BRUGER: Som godkender eller stedfortræder har du ansvaret for løbende at godkende brugerens registreringer i WEBTAS. Som godkender eller stedfortræder har du også pligt til at sørge for, at brugeren vedligeholder sine daglige registreringer i WEBTAS. Fejl opstår, hvis medarbejderens tider er ukorrekte, ikke er registreret eller for sent frigivet og/eller godkendt dette medfører, at medarbejderens diverse tidssaldi bliver forkerte. Lønkontoret foretager én kørsel hver måned for at kontrollere manglende registreringer, frigivelser og godkendelser Hvis Lønkontoret konstaterer manglende registreringer, frigivelser og/eller manglende godkendelser, modtager du som godkender og stedfortræder en mail om at få de manglende registreringer, frigivelser eller godkendelser tilbragt i orden. Det er derfor vigtigt, at du som godkender eller stedfortræder løbende godkender brugerens registreringer samt sikrer, at brugeren dagligt registrerer sin arbejdstid og frigiver manuelle registreringer. 7
ARBEJDSTID Ved fremmøde på arbejde, skal du indlæse IND ALMINDELIG ved brug af dit kort. Hvis du ikke har indlæst ved brug af dit kort, skal du registrere dit fremmøde med type: IND ALMINDELIG eller 1101 ALMINDELIG ARBEJDSTID. Ved fyraften skal du indlæse UD ALMINDELIG ved brug af dit kort. Hvis du ikke har indlæst ved brug af dit kort, skal du registrere din arbejdstid med type: IND ALMINDELIG eller 1101 ALMINDELIG ARBEJDSTID. Registreringen skal se ud som vist: Ved anvendelse af IND ALMINDELIG og UD ALMINDELIG beregner WEBTAS hver dag automatisk minus og plus arbejdsminutter / timer på din flexsaldo. D.v.s., at WEBTAS automatisk beregner din flexsaldo efter de arbejdsminutter / timer, der er udført over eller under den normale arbejdstid. Kursus betragtes som normal arbejdstid. 8
EKSEMPEL 1: Du er fuldtidsansat med en sædvanlig arbejdstid 08.00 16.00, og har i løbet af én uge arbejdet 51.44 timer du har en flexsaldo på 11.44 plus arbejdstimer. Ugen efter ønsker du at afholde dine plus timer du kan derfor forlade arbejdspladsen før fyraften efter aftale med din nærmeste leder. EKSEMPEL 2: Du er fuldtidsansat med en sædvanlig arbejdstid 08.00 16.00, og har i løbet af én uge været på kursus i 42 timer du har en flexsaldo på 2 plus arbejdstimer. Ugen efter ønsker du at afholde de 2 plus timer du kan derfor forlade arbejdspladsen 2 timer før fyraften, d.v.s. kl. 14.00 efter aftale med din nærmeste leder. Når du forlader arbejdet før fyraften for at afholde plus timer, skal du indlæse UD ALMINDELIG ved brug af dit kort, og timerne reducerer automatisk flexsaldoen se i øvrigt under FLEX. Du kan hver dag følge din flexsaldo, som automatisk beregner dine timer og minutter efter de arbejdstimer og minutter, der er udført over eller under den normale arbejdstid på TIDSSALDI som vist: 9
FLEX Som bekrevet under ARBEJDSTID beregner WEBTAS hver dag automatisk minus og plus arbejdstimer og minutter på din flexsaldo ved indlæsning af IND ALMINDELIG og UD ALMINDELIG. FLEXSALDOEN vedrører minutter og/eller timer, der er opsamlet udover den normale arbejdstid ved brug af IND ALMINDELIG og UD ALMINDELIG. Du kan flexe med minutter, timer, én hel dag eller i flere dage efter aftale med din nærmeste leder. Der skal være plus timer på din flexsaldo, før du kan flexe Se Arbejdstid. Du kan hver dag se, hvor mange minutter og/eller timer, der er udført over eller under den normale arbejdstid på TIDSSALDI som vist: BEMÆRK, AT DER ER FORSKEL PÅ FLEX OG AFSPADSERING. AFSPADSERINGSSALDOEN vedrører over- eller merarbejdstimer, som er henlagt til afspadsering efter aftale med din nærmeste leder. Afspadseringssaldoen fremgår på tidssaldi som vist: 10
FLEX - EN DEL AF DAGEN: Møder du senere på arbejde, skal du indlæse IND ALMINDELIG ved brug af dit kort. Hvis du ikke har indlæst dit fremmøde ved brug af dit kort, skal du registrere dit fremmøde med type: IND ALMINDELIG. Din flexsaldo bliver automatisk reduceret. Forlader du arbejdspladsen før fyraften, skal du indlæse UD ALMINDELIG ved brug af dit kort. Hvis du ikke har indlæst din gå-ud-tid ved brug af dit kort, skal du registrere din gå-ud-tid med type: UD ALMINDELIG. Din flexsaldo bliver automatisk reduceret. FLEX MIDT I ARBEJDSTIDEN: Skal du flexe midt i arbejdstiden skal du indlæse UD ALMINDELIG med dit kort, når du forlader arbejdspladsen. Ved genfremmøde på arbejdspladsen skal du indlæse IND ALMINDELIG. Hvis du ikke har indlæst ved brug af dit kort, skal du registrere dig med type: UD ALMINDELIG. Din flexsaldo bliver automatisk reduceret. 11
FLEX - HELE DAGE: Flex hele dage kan kun ske efter godkendelse fra nærmeste leder. Det er op til den enkelte leder at tage stilling til, om den ansatte kan flexe hele dage. Flexdage registreres med type: UD ALMINDELIG eller 1103 - UD FLEX PERIODE. Du kan forud for afholdelse af flexdage registrere flexdagene. BEMÆRK, at forud registrering kun kan ske for én måned ad gangen hvis du f.eks. skal flexe i perioden 29. januar - 4. februar, skal du foretage én registrering for perioden 29. 31. januar og én registrering for perioden 1. 4. februar. Registreringen skal ske som vist: 12
Registreringen skal se ud som vist: Din flexsaldo bliver automatisk reduceret. 13
OVERARBEJDE / MERARBEJDE OVERENSKOMSTANSATTE UDEN RÅDIGHEDSTILLÆG: ALMINDELIGE HVERDAGE: Hvis du efter ordre fra din nærmeste leder skal honoreres for overtimer på en hver dag, skal du ved fyraften indlæse UD OVERTID, hvis overtimerne skal udbetales. Hvis overtimerne skal henlægges til afspadsering, skal du ved fyraften indlæse UD OVERTID AFSPADSERING. WEEKEND OG HELLIGDAGE: Hvis du efter ordre fra din nærmeste leder skal honoreres for arbejde i en weekend eller på en helligdag, skal du indlæse IND ALMINDELING ved fremmøde på arbejdspladsen. Hvis overtimerne skal udbetales, skal du indlæse UD OVERTID, når du forlader arbejdspladsen. Hvis overtimerne skal henlægges til afspadsering, skal du ved fyraften indlæse UD OVERTID AFSPADSERING. Du kan hver dag følge dine overtimer som vist: Overtimerne opgøres hver måned - For hver endt måned får medarbejderen tilsendt en tidsopgørelse fra Lønkontoret. Bemærk, at tidsopgørelsen kun viser godkendte registreringer indenfor perioden. 14
SIK-OVERENSKOMSTANSATTE MED RÅDIGHEDSTILLÆG: ALMINDELIGE HVERDAGE, WEEKEND OG HELLIGDAGE: SIK-medarbejdere med rådighedstillæg kan ikke ydes overtidsbetaling eller få henlagt overtimer til afspadsering. SIK-medarbejdere med rådighedstillæg skal altid stemple IND ALMINDELING og UD ALMINDELIG - arbejdsminutter / timer, der er udført over eller under den normale arbejdstid fremgår på flexsaldoen. Type UD OVERTID og UD OVERTID AFSPADSERING kan ikke bruges. Du kan hver dag følge dine timer, som fremgår på din flexsaldo som vist: Flexsaldoen opgøres hver måned - For hver endt måned får medarbejderen tilsendt en tidsopgørelse fra Lønkontoret. Bemærk, at tidsopgørelsen kun viser godkendte registreringer indenfor perioden. 15
TJENESTEMÆND MED RÅDIGHEDSTILLÆG: Medarbejdere med rådighedsforpligtigelse (til og med lønramme 36) opgøres kvartalsvis. Hvert kvartal består af: 1. kvt. 1. januar 31. marts 2. kvt. 1. april 30. juni 3. kvt. 1. juli 30. september 4. kvt. 1. oktober 31. december Medarbejdere i lønramme 37 opefter opgøres årligt. ALMINDELIGE HVERDAGE, WEEKEND OG HELLIGDAGE: Medarbejdere med rådighedstillæg skal altid stemple IND ALMINDELING og UD ALMINDELIG - arbejdsminutter / timer, der er udført over eller under den normale arbejdstid fremgår på flexsaldoen. Type UD OVERTID og UD OVERTID AFSPADSERING kan ikke bruges. Du kan hver dag følge dine timer, som fremgår på din flexsaldo som vist: For hver endt kvartal får medarbejderen (til og med lønramme 36) tilsendt en tidsopgørelse fra Lønkontoret. Medarbejdere i lønramme 37 får tilsendt en tidsopgørelse ved årets udgang. Bemærk, at tidsopgørelsen kun viser godkendte registreringer indenfor perioden. 16
TJENESTEMÆND UDEN RÅDIGHEDSFORPLIGTIGELSE: Medarbejdere uden rådighedsforpligtigelse opgøres kvartalsvis for almindeligt merarbejde. Hvert kvartal består af: 1. kvt. 1. januar 31. marts 2. kvt. 1. april 30. juni 3. kvt. 1. juli 30. september 4. kvt. 1. oktober 31. december Merarbejde udført efter særligt ordre i en weekend og/eller helligdage opgøres månedsvis. ALMINDELIG HVERDAGE: Medarbejdere skal altid stemple IND ALMINDELING og UD ALMINDELIG - arbejdsminutter / timer, der er udført over eller under den normale arbejdstid fremgår på flexsaldoen. Type UD OVERTID og UD OVERTID AFSPADSERING kan ikke bruges. Du kan hver dag følge dine timer som fremgår på din flexsaldo som vist: WEEKEND OG HELLIGDAGE: Hvis du efter ordre fra din nærmeste leder skal honoreres for arbejde udført en weekend eller på en helligdag, skal du ved fremmøde på arbejdspladsen indlæse IND ALMINDELIG. Hvis overtimerne skal udbetales, skal du indlæse UD OVERTID, når du forlader arbejdspladsen. Hvis overtimerne skal henlægges til afspadsering, skal du ved fyraften indlæse UD OVERTID AFSPADSERING. Du kan følge dine overtimer på TIDSSALDI som vist: 17
For hver endt periode, hvor medarbejder har udført merarbejde i en weekend eller helligdag får medarbejderen tilsendt en tidsopgørelse fra Lønkontoret. For hver endt kvartal får medarbejderen tilsendt en tidsopgørelse fra Lønkontoret. Bemærk, at tidsopgørelsen kun viser godkendte registreringer indenfor perioden. 18
AK-FUNKTIONSOVERENSKOMSTANSATTE MED RÅDIGHEDSTILLÆG: Medarbejdere med rådighedsforpligtigelse opgøres kvartalsvis. Hvert kvartal består af: 1. kvt. 1. januar 31. marts 2. kvt. 1. april 30. juni 3. kvt. 1. juli 30. september 4. kvt. 1. oktober 31. december ALMINDELIGE HVERDAGE, WEEKEND OG HELLIGDAGE: Medarbejdere med rådighedstillæg skal altid stemple IND ALMINDELING og UD ALMINDELIG - arbejdsminutter / timer, der er udført over eller under den normale arbejdstid fremgår på flexsaldoen. Type UD OVERTID og UD OVERTID AFSPADSERING kan ikke bruges. Du kan hver dag følge dine timer, som fremgår på din flexsaldo som vist: For hver endt kvartal får medarbejderen tilsendt en tidsopgørelse fra Lønkontoret. Bemærk, at tidsopgørelsen kun viser godkendte registreringer indenfor perioden. 19
DJØF ERE OG AC ERE MEDARBEJDERE: Medarbejdet opgøres kvartalsvis. Hvert kvartal består af: 1. kvt. 1. januar 31. marts 2. kvt. 1. april 30. juni 3. kvt. 1. juli 30. september 4. kvt. 1. oktober 31. december ALMINDELIG HVERDAGE: Ved fyraften skal du indlæse UD ALMINDELIG. Type: UD OVERTID og UD OVERTID AFSPADSERING kan ikke bruges. Merarbejde på hverdage optælles på flexsaldoen, og du kan hver dag følge dine merarbejdstimer på TIDSSALDI som vist: WEEKEND OG HELLIGDAGE: Du kan kun anvende UD OVERTID, hvis du efter særligt ordre fra din nærmeste leder er blevet beordret til at udføre merarbejde en weekend eller på en helligdag. Ved fremmøde skal du indlæse IND ALMINDELIG. Når du forlader arbejdspladsen skal du indlæse UD OVERTID. Type UD OVERTID AFSPADSERING kan ikke bruges. Merarbejde udført efter særligt ordre i en weekend og på en helligdag optælles under BEORDRET MERARBEJDE, og du kan følge disse timer på TIDSSALDO som vist: For hver endt kvartal får medarbejderen tilsendt en tidsopgørelse fra Lønkontoret. Bemærk, at tidsopgørelsen kun viser godkendte registreringer indenfor perioden. 20
AFSPADSERING Du kan afspadsere med minutter og timer, én hel dag eller i flere dage efter aftale med din nærmeste leder. Der skal være henlagt over- eller merarbejdstimer til afspadsering, før der kan afspadseres. AFSPADSERINGSSALDOEN vedrører over- eller merarbejdstimer, som er henlagt til afspadsering efter aftale med din nærmeste leder. WEBTAS beregner automatisk dine afspadseringstimer, når du har afspadseret, så du kan altid følge din afspadseringssaldo på TIDSSALDI som vist: BEMÆRK, AT DER ER FORSKEL PÅ AFSPADSERING OG FLEX. FLEXSALDOEN vedrører timer, der er opsamlet udover den normale arbejdstid ved indlæsning af IND ALMINDELIG og UD ALMINDELIG. Flextimer fremgår på tidssaldi som vist: 21
AFSPADSERING - EN DEL AF DAGEN: Ved fremmøde senere på dagen, skal du indlæse IND AFSPADSERING. Hvis du ikke har indlæst ved brug af dit kort, skal du registrere med type: UD AFSPADSERING eller 1903 AFSPADSERING. Din afspadseringssaldo bliver automatisk reduceret. Forlades arbejdspladsen før fyraften, skal du indlæse UD AFSPADSERING. Hvis du ikke har indlæst ved brug af dit kort, skal du registrere med type: UD AFSPADSERING eller 1903 AFSPADSERING. Din afspadseringssaldo bliver automatisk reduceret. BEMÆRK: Når du møder på arbejde igen, skal du indlæse IND ALMINDELIG. 22
AFSPADSERING - MIDT I ARBEJDSTIDEN: Skal du afspadsere midt i arbejdstiden, skal du indlæse UD AFSPADSERING, når du forlader arbejdspladsen. Ved genfremmøde på arbejdspladsen skal du indlæse IND AFSPADSERING. Hvis du ikke har indlæst ved brug af dit kort, skal du registrere med type: UD AFSPADSERING eller 1903 UD AFSP. TIMER. Registreringen skal se ud som vist: 23
AFSPADSERING HELE DAGE: Afspadsering en hel dag og flere dage registreres med type: UD AFSPADSERING, 1901 AFSPADSERING DAG eller 1902 UD AFS. PERIODE. Du kan forud for afholdelse af afspadsering registrere afspadseringsdagen/ene. BEMÆRK, at forud-registrering kun kan ske for én måned ad gangen hvis du f.eks. skal afspadsere i perioden 29. januar - 4. februar, skal du foretage én registrering for perioden 29. 31. januar og én registrering for perioden 1. 4. februar. Registrering skal ske som vist: 24
Registreringen skal se ud som vist: BEMÆRK: Når du møder på arbejde igen, skal du indlæse IND ALMINDELIG. Din afspadseringssaldo bliver automatisk reduceret. 25
FERIE Bemærk, at det kun er ferie, som er optjent i henhold til ferieloven, som skal indlæses eller registreres som ferie. SÆRLIGE FERIEDAGE og SENIORDAGE som optjenes efter nogle overenskomster, skal indlæses som beskrevet under SÆRLIGE FERIEDAGE OG SENIORDAGE. Ferie en hel dag og eller flere dage registreres med type: UD FERIE eller 1701 UD FERIE. Du kan forud for afholdelse af ferie registrere feriedagen/ene. BEMÆRK, at forud registrering kun kan ske for én måned ad gangen hvis du f.eks. skal holde ferie i perioden 29. juli og 3. august, skal du foretage én registrering for perioden 29. 31. juli måned og én registrering for perioden 1. 3. august. Registreringen skal ske som vist: 26
Registreringen skal se ud som vist: BEMÆRK: Når du møder på arbejde igen, skal du indlæse IND ALMINDELIG. 27
OPTJENING AF FERIE: Ferie optjenes i kalenderåret 1. januar 31. december og ferieafholdelsesåret er 1. februar 31. januar. Ved normal beskæftigelse i 40 timer om ugen optjenes retten til 200 ferietimer pr. optjeningsår. I henhold til ferielovens 4, optjenes 0,096 time for hver times normalbeskæftigelse i optjeningsåret. Bemærk, at i henhold til ferielovens 7, afholdes ferietimer med mindst 1 dag ad gangen - Du kan derfor ikke afholde mindre end 8 timers ferie pr. dag. Eftersom der optjenes 0,096 pr. normalbeskæftigelse, vil dette medføre, at hvis du er blevet ansat midt i én måned, så kan din optjente ferie i sidste ende ikke opgøres med en hel arbejdsdag. Der skal således foretages løntræk for de antal ferietimer, der ikke er optjent og afholdt på den sidste feriedag. OPGØRELSE AF OPTJENT FERIE SKER SOM FØLGENDE: Du er ansat den 15. maj på fuld tid. Du vil for ansættelsesperioden 15. maj 31. december optjene 125.79 til afholdelse med løn i det efterfølgende ferieafholdelsesår. Opgørelse af din optjente ferie for perioden 15. 31. maj opgøres som følgende: 173.33 er den gennemsnitlige arbejdstid pr. måned 0,096 er den sats, du optjener pr. arbejdstime 31 er antal dage, der er i maj måned 17 er antal ansættelsesdage i maj måned 173.33 x 0,096 / 31 x 17 = 9.12 timer. Opgørelse for den resterende ansættelsesperiode d.v.s. 1. juni 31. december opgøres som følgende: 200 timer er de årlige optjeningstimer 12 er antal måneder i året 7 er antal ansættelsesmåneder 200 / 12 x 7 = 116.67 28
RETTEN TIL FERIE: Ansatte har uanset tiltrædelsestidspunktet ret til at afholde 200 ferietimer pr. ferieafholdelsesår, som er 1. februar 31. januar. Den optjente ferie afholdes først, og ønsker den ansatte at afholde ferie udover den optjente ferie, skal den ansatte have foretaget løntræk for de antal ferietimer, der ikke er optjent. LØNTRÆK - FERIEAFHOLDELSE I ANSÆTTELSESÅRET: Du er blevet ansat den 1. maj og skal afholde ferie samme år, du er tiltrådt. Du afholder ferie i perioden 1. juli 15. juli, svarende til 88 arbejdstimer disse 88 timer skal din leder indberette til løntræk. Din leder skal samtidig lave en bekræftelse på din ferieafholdelse. Bekræftelsen skal du aflevere til din tidligere arbejdsgiver, som så skal udbetale den feriegodtgørelse, du har optjent året før. Afholder du senere på året igen ferie f.eks. svarende til 120 arbejdstimer, skal din leder igen indberette din ferie til løntræk. Igen skal din leder lave en bekræftelse på din ferieafholdelse til din tidligere arbejdsgiver, som så skal udbetale feriegodtgørelse. LØNTRÆK - FERIEAFHOLDELSE ÅRET EFTER ANSÆTTELSEN: Du har igen ret til at afholde 200 ferietimer, men du kan kun afholde ferie med løn for den optjente ferie i ansættelsesperioden 1. maj 31. december året før, svarende til 133.36 timer som fuldtidsansat. Du skal således året efter, du er tiltrådt afholde ferie som vist: ferietimer med løn 133.36 ferietimer uden løn 66.64 I alt 200.00 Din leder skal igen lave en bekræftelse på din ferieafholdelse, der afholdes udover den optjente ferie med løn. Bekræftelsen skal du aflevere til din tidligere arbejdsgiver, som så skal udbetale den feriegodtgørelse, du har optjent før din tiltrædelse den 1. maj året før. 29
MEDDELELSE OM LØNTRÆK: WEBTAS ajourfører løbende optjente og registrerede ferietimer. Hvis du afholder mere end de ferietimer, du har optjent året før, vil du modtage en meddelelse fra Lønkontoret om, at der vil blive foretaget løntræk for de antal ferietimer, som du ikke har optjent året før. Bemærk - Afholdelse af særlig feriedag og seniordag ikke skal registreres som feriedag se under afsnit om særlige feriedage og seniordage. Registrering af afholdelse af særlig feriedag og senior som feriedag kan medføre, at du får foretaget løntræk, hvis du i forvejen har afholdt de optjente ferietimer. OPSAT FERIEGODTGØRELSE: Hvis du har valgt opsat feriegodtgørelse i henhold til 14, stk. 2 i ferieloven, skal du efter ferieafholdelsen have foretaget løntræk, svarende til de antal ferietimer, du har afholdt. Du vil samtidig få udbetalt 12 % af den løn, du har indtjent året før. 30
SÆRLIGE FERIEDAGE Bemærk, at det kun er særlige feriedage, som indgår som en bestemmelse i medarbejderens overenskomst. Ferie optjent i henhold til ferieloven skal indlæses eller registreres som ferie, se under FERIE. Særlig feriedag registreres med type: UD SÆRLIG FERIEDAG eller 1802 UD SÆRLIG FERIEDAG. Registreringen skal se ud som vist: BEMÆRK: Når du møder på arbejde igen, skal du indlæse IND ALMINDELIG. 31
SENIORDAGE Bemærk, at det kun er seniordage, som indgår som en bestemmelse i medarbejderens overenskomst. Ferie optjent i henhold til ferieloven skal indlæses eller registreres som ferie, se under FERIE. Senior feriedag registreres med type: UD SENIORDAG eller 1806 UD SENIORDAG. Registreringen skal se ud som vist: BEMÆRK: Når du møder på arbejde igen, skal du indlæse IND ALMINDELIG. 32
LÆGE / TANDLÆGE Du får ikke foretaget løntræk for tidsforbruget i forbindelse med læge- og tandlægebesøg. Skal du til læge eller tandlæge med dit barn, skal du indlæse UD- og IND ALMINDELIG eller UD- OG IND AFSPADSERING efter aftale med din nærmeste leder. Ved fremmøde senere på dagen efter læge- eller tandlægebesøg, skal du indlæse IND LÆGE. Hvis du ikke har indlæst ved brug af dit kort, skal du registrere med type: UD LÆGE eller 2901 LÆGE. Registreringen skal se ud som vist: 33
LÆGE MIDT I ARBEJDSTIDEN: Skal du til læge- eller tandlæge midt i arbejdstiden, skal du indlæse UD LÆGE, når du forlader arbejdspladsen. Ved genfremmøde på arbejdspladsen skal du indlæse IND LÆGE. Hvis du ikke har indlæst ved brug af dit kort, skal du registrere lægebesøget med type: UD LÆGE eller 2901 LÆGE. Registreringen skal se ud som vist: 34
SYGDOM SYGDOM EN DEL AF DAGEN: Ved fremmøde senere på dagen på grund af sygdom, skal du indlæse IND SYG. Hvis du ikke har indlæst ved brug af dit kort, skal du registrere med type: UD SYG eller 2503 SYGDOM TIMER. Registreringen skal se ud som vist: 35
Forlader du arbejdspladsen før fyraften på grund af sygdom, skal du indlæse UD SYG. Hvis du ikke har indlæst ved brug af dit kort, skal du registrere med type: UD SYG eller 2503 SYGDOM TIMER. Registreringen skal se ud som vist: BEMÆRK: Når du møder på arbejde igen, skal du indlæse IND ALMINDELIG. 36
SYGDOM - EN HEL DAG: En sygedag registreres med type: UD SYG eller 2501 SYGDOM DAG. Registreringen skal se ud som vist: BEMÆRK: Når du møder på arbejde igen, skal du indlæse IND ALMINDELIG. 37
SYGDOM LÆNGEREVARENDE: Har du f.eks. været indlagt skal perioden registreres med type: UD SYG eller 2502 SYGDOM PERIODE. Registreringen skal se ud som vist: BEMÆRK: Når du møder på arbejde igen, skal du indlæse IND ALMINDELIG. 38
BARN SYG Der gives adgang til hel eller delvis tjenestefrihed med løn til pasning af sygt mindreårigt barns 1. sygedag. BARN SYG EN DEL AF DAGEN: Ved fremmøde senere på dagen på grund af barn syg, skal du indlæse IND BARNS 1. SYGEDAG. Hvis du ikke har indlæst ved brug af dit kort, skal du registrere med type: UD BARN SYG eller 2702 BARNS 1. SYGEDAG. Registreringen skal se ud som vist: 39
Forlades arbejdspladsen før fyraften, skal du indlæse UD BARNS 1. SYGEDAG. Hvis du ikke har indlæst ved brug af dit kort, skal du registrere med type: UD BARN SYG eller 2702 BARNS 1. SYGEDAG. Registreringen skal se ud som vist: BEMÆRK: Når du møder på arbejde igen, skal du indlæse IND ALMINDELIG. 40
BARN SYG EN HEL DAG: Barn syg registreres med type: UD BARN SYG eller 2701 BARNS 1. SYGEDAG. Registreringen skal se ud som vist: BEMÆRK: Når du møder på arbejde igen, skal du indlæse IND ALMINDELIG. 41
TJENSTLIGT FRAVÆR Tjenstligt fravær kan bruges til f.eks. fravær på grund af møder Det er op til den enkelte leder at tage stilling til, om medarbejderen skal registrere tjenstligt fravær, og i hvilket omfang. TJENSTLIGT FRAVÆR EN DEL AF DAGEN: Ved fremmøde senere på dagen på grund af f.eks. et møde, skal du indlæse IND TJENSTLIGT. Hvis du ikke har indlæst ved brug af dit kort, skal du registrere med type: UD TJENSTLIGT eller 2106 TJENSTLIGT FRAVÆR. Registreringen skal se ud som vist: 42
Forlader du arbejdspladsen før fyraftalen på grund af f.eks. et møde, og ikke kommer tilbage til arbejdspladsen, skal du indlæse UD TJENSTLIGT. Hvis du ikke har indlæst ved brug af dit kort, skal du registrere med type: UD TJENSTLIGT eller 2106 TJENSTLIGT FRAVÆR. Registreringen skal se ud som vist: BEMÆRK: Når du møder på arbejde igen, skal du indlæse IND ALMINDELIG. 43
TJENESTEREJSE Du kan forud for tjenesterejsen registrere tjenesterejsen med type: 2105 TJENSTEREJSE. REJSEDAGE registreres med type: 2103 REJSEDAG. Tjenesterejse og rejsedage betragtes som normal arbejdstid se i øvrigt bestemmelserne i din overenskomst. BEMÆRK, at forud-registrering kun kan ske for én måned ad gangen hvis du f.eks. skal på tjenesterejse i perioden 29. juli og 3. august, skal du foretage én registrering for perioden 29. 31. juli måned og én registrering for perioden 1. 3. august. BEMÆRK, at der som regel er korrektioner til arbejdstiden, så det vil være nemmest at vente med at registrere arbejdstiderne, til du er kommet tilbage fra tjenesterejsen. Registreringen skal ske som vist: 44
Registrering skal se ud som vist: 45
REJSEDAG I FORBINDELSE MED FERIEFRIREJSE BEMÆRK: Retten omfatter ansatte, som opnår retten til feriefrirejse i henhold til: Den ansattes overenskomst (se overgangsbestemmelserne i den ansattes overenskomst). Tjenestemænd, ansat før 1. marts 1998 og i henhold til Aftale af 20. april 1998 om frirejser. BEMÆRK: Ansatte, som får indbetalt feriefondbidrag til én Feriefond, opnår ikke betalt rejsedag i forbindelse med tilskud til ferierejse. Ansatte, som ydes ferierejsebidrag/tillæg opnår ikke en betalt rejse i forbindelse med ferieafholdelse. Rejsedagene registreres med type: 2103 REJSEDAG. Registreringen skal se ud som vist: 46
Registrering skal se ud som vist: 47
FROKOST Arbejdsgiver betaler for 29 minutters frokostpause - Holder du frokost i mere end 29 minutter, bliver de minutter, der ligger ud over 29 minutter automatisk fratrukket din flexsaldo. Holder du frokostpause på arbejdspladsen, skal frokostpausen ikke indlæses. Det er op til den enkelte leder at tage stilling til, om den ansatte skal stemple sig ud som beskrevet. Holder du frokost uden for arbejdspladsen, skal du indlæse UD FROKOST, når du forlader arbejdspladsen. Ved genfremmøde på arbejdspladsen skal du indlæse IND FROKOST. Hvis du ikke har indlæst ved brug af dit kort, skal du registrere med type: UD FROKOST. Registrering skal se ud som vist: 48
BORGERLIGT OMBUD En ansat som varetager borgerligt ombud har ret til tjenestefrihed med løn i den udstrækning, det er nødvendigt af hensyn til udførelsen af det pågældende hverv. BORGERLIGT OMBUD EN DEL AF DAGEN: Ved fremmøde senere på dagen, skal du indlæse IND BORGERLIGT OMBUD. Hvis du ikke har indlæst ved brug af dit kort, skal du registrere med type: UD BORGERLIGT OMBUD eller 2302 BORGERLIGT OMBUD - TIMER. Registreringen skal se ud som vist: 49
Forlades arbejdspladsen før fyraften på grund af borgerligt ombud, skal du stemple UD BORGERLIGT OMBUD. Hvis du ikke har indlæst ved brug af dit kort, skal du registrere med type: UD BORGERLIGT OMBUD eller 2302 BORGERLIGT OMBUD - TIMER. Registreringen skal se ud som vist: BEMÆRK: Når du møder på arbejde igen dagen efter, skal du indlæse IND ALMINDELIG. 50
BORGERLIGT OMBUD MIDT I ARBEJDSTIDEN: Når du forlader arbejdspladsen skal du indlæse UD BORGERLIGT OMBUD. Ved genfremmøde på arbejdspladsen skal du indlæse IND BORGERLIGT OMBUD. Hvis du ikke har indlæst ved brug af dit kort, skal du registrere med type: UD BORGERLIGT OMBUD eller 2302 BORGERLIGT OMBUD - TIMER. Registreringen skal se ud som vist: 51
BORGERLIGT OMBUD EN HEL DAG: En hel dag skal registreres med type: 2301 BORGERLIGT OMBUD DAG. Registreringen skal se ud som vist: BEMÆRK: Når du møder på arbejde igen dagen efter, skal du indlæse IND ALMINDELIG. 52