Kørselsgodtgørelse til politikere og ansatte i Odder Kommune gældende fra 1. januar 2017 Ledelse & Udvikling Rådhusgade 3 8300 Odder Tlf. 8780 3333 www.odder.dk 23-11-2016 Sags Id. 727-2016-23282 Baggrund. Nærværende notat har derfor til formål at præcisere de regler, der følger af styrelsesloven, de skattemæssige regler og de regler KL har aftalt med KTO. Politikere. Sagsbeh. Grethe Kaaberbøl Agger Tlf. 8780 3305 grethe.agger@odder.dk Dok id. 727-2016-166228 Side 1/7 Indledning. Lovgrundlaget for befordringsgodtgørelse til byrådsmedlemmer finder vi i styrelseslovens 16 stk. 10 der lyder: I forbindelse med deltagelse i de i stk. 1, litra a-f nævnte møder m.v. ydes der til kommunalbestyrelsesmedlemmer a. befordringsgodtgørelse og godtgørelse for fravær for hjemstedet. Endvidere i styrelseslovens 10 stk. 11 der lyder: Kommunalbestyrelsen kan beslutte at yde de i stk. 10 nævnte godtgørelser til kommunalbestyrelsens medlemmer i forbindelse med udførelse af de i stk. 1, litra g, nævnte aktiviteter. Det grundliggende er for det første, at man kan få dækket positive udgifter. Det skal forstås som udgifter, man afholder fordi man skal passe sit hverv som byrådsmedlem. For det andet skal der som hovedregel være mødepligt. Hvilke møder og hverv er omfattet? De møder der er tale om ovenfor under litra a-f og litra g er følgende: a. Møder i byråd og udvalg
b. Møder i forbindelse med varetagelsen af kommunale hverv, der udføres efter valg af byrådet det kan f.eks. være bestyrelsesmøder, møder i foreninger o. lign. En nærmere oversigt over hvilke konkrete foreninger, udvalg og hverv der er tale om kan ses nedenfor i dette dokument. c. Kurser, der af enten byrådet eller af økonomiudvalget (efter bemyndigelse af byrådet) anses for at have betydning for varetagelsen af de under a og b nævnte hverv. d. Deltagelse i seminarer som byrådet har besluttet at holde vedr. den overordnede økonomi eller andre kommunale anliggender af overordnet betydning. e. Deltagelse i revisionens forelæggelse af beretninger. f. Varetagelse af andre nærmere angivne kommunale hverv efter anmodning fra byrådet eller dettes udvalg. F.eks. deltagelse i forhandlinger med andre kommunale eller statslige myndigheder, repræsentativt arbejde, studieture, besigtigelser, borger- eller orienteringsmøder, f.eks om kommunens planlægning g. Udførsel af alle andre aktiviteter i forbindelse med de under a-f nævnte møder m.v. der ikke finder sted efter anmodning fra byrådet eller dettes udvalg. F.eks. mødeforberedelse samt besigtigelser, tilsynsforretninger, studieture, venskabsbybesøg, deltagelse i repræsentativt arbejde m.v. Det er en forudsætning at byrådet enten har truffet en generel beslutning om at der skal gives befordringsgodtgørelse og til hvilke konkrete aktiviteter, eller at der træffes beslutning fra gang til gang. Hvilken form for kørsel kan man som politiker få godtgjort? Bopæl, Arbejdsplads, Rådhus m.v. Bestemmelserne tager først og fremmest sigte på kørsel mellem bopælen og til det sted, hvor det kommunale hverv udøves, men der kan efter omstændighederne være krav på kørselsgodtgørelse fra et arbejdssted eller et andet opholdssted (f.eks. et sommerhus) til mødestedet. Det afgørende er, om det under hensyntagen til transporttiden og udgifterne er naturligt, at den pågældende deltager i mødet. Hvis der er mødepligt, kan man som hovedregel få kørselsgodtgørelse, mens der omvendt som udgangspunkt ikke vil være pligt til at yde kørselsgodtgørelse, hvis der ikke er mødepligt. Stor afstand og høje rejseomkostninger kan dog også føre til, at der ikke er pligt til at yde kørselsgodtgørelse i forbindelse med møder, hvor der er mødepligt. I Odder Kommune accepteres afstande på op til 60 km. mellem rådhus og arbejdsplads. Er afstandene større skal Byrådet give en konkret godkendelse. I enkeltstående tilfælde f.eks ved ophold i sommerhus udenfor kommunen skal borgmesterens godkendelse indhentes inden mødet, men der vil som hovedregel ved meget store afstande (150-200 km) ikke være mulighed for at få befordringsgodtgørelse selvom der er mødepligt. Godtgørelse for kørsel mellem arbejdsplads og rådhus/mødested kan forekomme i de situationer, hvor der er indkaldt til et møde med mødepligt i byrådsmedlemmets normale arbejdstid, og hvor man kører fra og skal tilbage til arbejdspladsen igen efter mødet. Side 2/7
Hvis man f.eks. kører direkte fra et møde, der er indkaldt til indenfor normal arbejdstid og hjem, når mødet er slut, er synspunktet her, at der ikke er tale om ekstraudgifter til kørslen og derfor heller ikke mulighed for at få refunderet kørslen fra arbejdsplads til rådhus/møde-sted. Kører man derimod tilbage til arbejdspladsen efter mødet, er der tale om en ekstraudgift der kan godtgøres. Møder m.v. udenfor rådhuset. Hvis man kører ud fra rådhuset f.eks. et eller flere byrådsmedlemmer sammen - til et møde udenfor rådhuset, vil det byrådsmedlem, der lægger bil til kunne få befordringsgodtgørelse fra rådhuset og til mødestedet og retur. Indberetning med henblik på udbetaling af kørselsgodtgørelsen Ledelse & Udvikling udleverer en blanket, der skal bruges til at indberette den kørsel, der ønskes refunderet. Blanketten sendes ved hver måneds udgang til borgmesteren, der attesterer kørslen. I forbindelse med udfyldelsen af blanketten er det vigtigt at pointere, at der skal angives nøjagtig adresse med gade/vej og husnummer, fra det sted man kører ud fra og på samme vis til det sted, man kører til. Hvis man ikke udfylder blanketten som beskrevet må det forventes, at SKAT ikke vil godkende kørslen som skattefri kørsel, med deraf følgende forhøjelse af indkomsten til følge. Blanketten indeholder flg. oplysninger der alle skal udfyldes: Modtagerens navn, adresse og CPR-nummer Rejsens erhvervsmæssige formål Rejsens mål med eventuelle delmål Køretøjets registreringsnummer Skattemæssige forhold Kørselsgodtgørelse for kørsel mellem hjem/arbejdsplads og rådhuset er som udgangspunkt skattepligtigt. For byrådsmedlemmer er der imidlertid den særregel, at kørsel de første 60 mødedage indenfor de sidste 12 måneder er skattefri (forudsat, at kørslen er dokumenteret som beskrevet ovenfor). Møder der ligger mere end 12 måneder forud tæller altså ikke med ved beregning af de 60 mødedage. Det betyder, at 60-dagesreglen ruller fremad i tiden. Gammel kørsel dvs. kørsel der ligger mere end 12 måneder tilbage i tiden, skæres bort og samtidig tillægges ny kørsel, dvs. den kørsel, der netop er foretaget. Oversigt over udvalg, bestyrelser m.v. hvor der kan udbetales befordringsgodtgørelse til byrådsmedlemmer i forbindelse med møder: Byrådet Økonomiudvalget Miljø- og Teknik Udvalget Børn-, Unge- og Kulturudvalget Udvalget for Social, Sundhed Beskæftigelsesudvalget Side 3/7
Børn- og Ungeudvalg Folkeoplysningsudvalget Akademi for Specialundervisning, ASV-Horsens Beredskabskommissionen Det Lokale Beskæftigelsesråd (LBR) Bestyrelser i daginstitutioner Ekspropriationskommissionen Fredningsnævnet Grundlisteudvalget Handicaprådet Handelsfagskolen Hjemmeværnets Distriktsudvalg Repræsentantskab HMN Naturgas I/S Hou Søsportscenter Hundslund Idrætscenter Kancelliråd Andersen og Hustrus Stiftelse Repræsentantskab KL LAG Lokal Aktions Gruppe Politisk følgegruppe Letbanen i Østjylland Repræsentantskab Midttrafik Moesgaard Museum Norsminde Havn Odder Gymnasium Odder-Skanderborg Handelsskole Odder Kunstsamling Odder Produktionsskole Odder Spildevand A/S Ok-Fondens Plejecenter i Odder (Stenslund) Opstillingskredsens Valgbestyrelse I/S Reno Syds bestyrelse Seniorhøjskolen Rude Strand Skolebestyrelser Spektrum Odders bestyrelse og repræsentantskab Sprogcenter Horsens Repræsentantskabet for TV2 Østjylland Udvikling Odder Ungdomsskolens bestyrelse Side 4/7
Ølykkecentret Tunø Ørting-Hallen Hvor meget får man i kørselsgodtgørelse. Al kørsel honoreres med den lave km-takst. Taksten reguleres løbende og er i overensstemmelse med den lave takst SKAT fastsætter for skattefri kørselsgodtgørelse. Medarbejdere Hvilke former for kørsel er der tale om? Der er tale om tjenstligt kørsel i egen bil til fx møder, kurser, besøg hos borgere udenfor det tjenestested, man er ansat på. Hvordan beregner man hvor mange km, der skal udbetales godtgørelse for? Køreturens længde beregnes som hovedregel som afstanden mellem tjenestestedet og det sted mødet etc. afholdes, både for så vidt angår start og afslutning. I tilfælde hvor kørslen rent faktisk har et andet start- og/eller afslutningspunkt typisk den ansattes bopæl kan dette sted evt. anvendes ved beregningen. Der skal i den forbindelse foretages en rimelighedsvurdering, hvor der skal tages hensyn til, om anvendelsen af hovedreglen vil føre til urimelige resultater enten for medarbejderen eller for kommunen. Det skal - som KL og KTO formulerer det tilstræbes, at medarbejderen hverken tjener på kørslen eller får merudgifter i den anledning. I rimelighedsvurderingen indgår hvis kørslen tager sit udgangspunkt i den ansattes bopæl at der ikke kan ydes godtgørelse for det antal km., som den ansatte ellers ville have kørt mellem bopælen og det faste tjenestested. Der kan således alene ydes godtgørelse for mer-kørslen, og der skal derfor ske modregning for den sparede kørsel mellem bopæl og tjenestested. I forhold til at kunne få fradrag på selvangivelsen for kørsel mellem bopæl og arbejdsplads, sikrer rimelighedsbetragtningen, at medarbejderen kan trække de sædvanlige km. fra på selvangivelsen. Eksempel 1: Medarbejderen bor i Aarhus og arbejder på Odder Rådhus, og skal til et heldagsmøde i Randers. Side 5/7
Afstanden mellem bopæl og Odder Rådhus er 21 km, afstanden mellem bopæl og mødestedet i Randers er 41 km, og afstanden mellem Odder Rådhus og mødestedet i Randers er 65 km. Medarbejderen kører fra bopælen til mødet i Randers og tilbage til bopælen når mødet er slut i Randers. Afstanden mellem bopæl og mødested i Randers er 41 km, og der køres i alt 82 km inden medarbejderen er hjemme på sin bopæl igen. Hvis medarbejderen ikke var taget til mødet i Randers men var kørt som sædvanlig til Odder Rådhus ville medarbejderen have kørt 21 km. x 2 i alt 42. km. Disse 42 km. skal fradrages i kørslen fra bopæl til Randers således at der i alt kan udbetales kørselsgodtgørelse for 82 km. minus 42 km. i alt 40 km. Eksempel 2. Her kører medarbejderen fra sin bopæl i Aarhus til mødet i Randers og fra Randers til Odder Rådhus, og efter endt arbejdsdag hjem til bopælen i Aarhus. Fra Aarhus til Randers er der 42 km, fra Randers til Odder Rådhus er der 65 km. og fra Odder Rådhus til bopælen 21 km. Det giver sammenlagt denne dag 128 km kørsel hvor fra skal trækkes den sædvanlige kørsel mellem rådhuset og bopælen 42 km. Der udbetales kørselsgodtgørelse for 86 km. Eksempel 3. Medarbejderen kører fra sin bopæl i Aarhus til Odder Rådhus. Fra rådhuset til møde i Randers og tilbage til Odder Rådhus for, at slutte dagens kørsel med turen fra rådhuset til bopælen. Medarbejderen har således kørt de sædvanlige 42 km mellem rådhuset og bopælen og kører herudover 65 km x 2 i alt 130 km. Der kan udbetales kørselsgodtgørelse for 130 km. Eksempel 4. Medarbejderen kører fra sin bopæl i Aarhus og til dagens første besøg hos en borger i Hundslund. Derfra kører medarbejderen rundt til flere borgere i Odder Kommune for at slutte dagen af med at køre direkte hjem til bopælen. Medarbejderen møder ikke på sit tjenestested i Odder den dag. På turen fra bopælen til borgeren i Hundslund og besøgene hos de øvrige borgere incl. hjemturen til bopælen til slut bliver der kørt 91 km. Herfra skal trækkes de sædvanlige 42 km (afstanden mellem tjenestested og bopæl), så der bliver udbetalt kørselsgodtgørelse for 49 km. Side 6/7
Hvor meget får man i kørselsgodtgørelse. Al kørsel honoreres med den lave km-takst. Taksten reguleres løbende og er i overensstemmelse med den lave takst SKAT fastsætter for skattefri kørselsgodtgørelse. Indberetning af kørsel i Rollebaseret Indgang (RI). Når medarbejder har været ude og køre tjenesteligt og der skal udbetales kørselsgodtgørelse skal der anmodes herom i Rollebaseret Indgang (RI). Her udfyldes antal km, formål, registreringsnummer og hvor medarbejderen har kørt fra og til. Derefter sendes denne indberetning til godkendelse ved leder, som godkender kørsel i Rollebaseret Indgang (RI). Side 7/7