Kasse- og Regnskabsregulativ April 2015
INDHOLDSFORTEGNELSE Side 1. GENERELLE FORVALTNINGSBESTEMMELSER... 4 1.1 INDLEDNING... 4 1.2 FORMÅL... 4 1.3 BILAG... 4 1.4 ANSVAR FOR KASSE- OG REGNSKABSREGULATIV... 4 1.5 REVISION... 5 2. BUDGET, BEVILLING OG REGNSKAB... 5 2.1 ØKONOMI- OG INDENRIGSMINISTERIET... 5 2.2 BUDGETLÆGNING... 5 2.3 BEVILLINGSREGLER... 5 2.4 VAREMODTAGELSE, ANVISNING OG OVERORDNET LEDELSESTILSYN... 6 2.5 REGNSKABSFØRING... 6 2.6 REGNSKABSAFLÆGGELSE... 6 2.7 EKSTERNE REGNSKABER... 7 2.8 REVISION... 7 2.9 OFFENTLIGGØRELSE... 8 3. FINANSIEL STYRING OG BETALINGSFORMIDLING... 8 3.1 BETALINGSKORT OG KASSEFUNKTION... 8 3.2 KONTI I PENGEINSTITUTTER... 8 3.3 ANBRINGELSE AF MIDLER OG ØVRIG FINANSIEL STYRING... 8 3.4 FAKTURERING OG KVITTERINGSMATERIALE... 9 3.5 BETALINGER - NEMKONTO... 9 3.6 BETALING TIL ANDRE END LEVERANDØREN... 9 3.7 TILGODEHAVENDER... 9 3.8 SIKKERHEDSSTILLELSE... 9 3.9 OPBEVARING OG REGISTRERING AF MIDLER... 9 3.10 LEJE OG LEASING AFTALER... 9 3.11 ARKIVALIER... 10 3.12 POSTFORSENDELSER... 10 4. ANVENDELSE AF IT... 10 4.1 OVERORDNET I-SIKKERHEDSPOLITIK... 10 4.2 OVERFØRSELSKONTI (FAGSYSTEMER)... 10 4.3 KONTROL MOD SVIG... 10 4.4 KVALITETSKONTROL... 10 5. FYSISKE AKTIVER... 11 5.1 REGISTRERING AF KOMMUNENS FYSISKE AKTIVER... 11 Side 2
5.2 LAGER- OG INVENTARGENSTANDE... 11 5.3 FORSIKRINGSFORHOLD... 11 6. OVERHOLDELSE AF KOMMUNENS REGULATIVER, POLITIKKER M.V.... 11 7. IKRAFTTRÆDEN... 11 8. OVERSIGT OVER BILAG... 12 Side 3
1. GENERELLE FORVALTNINGSBESTEMMELSER 1.1 Indledning I henhold til styrelseslovens 42, stk. 7 fastsætter Holbæk Byråd nedenstående regler og retningslinier for indretningen af kommunens kasse- og regnskabsvæsen. Regulativet er gældende for alle områder under Byrådet, herunder også ikke kommunale virksomheder eller institutioner, hvor kasse- og/eller regnskabsfunktioner varetages af kommunen. Følgende regelsæt ligger til grund for nærværende regulativ: Lov om kommunernes styrelse. Holbæk Kommunes styrelsesvedtægt. Økonomi- og Indenrigsministeriets bekendtgørelse om kommunernes budget- og regnskabsvæsen, revision mv. Økonomi- og Indenrigsministeriet "Budget- og regnskabssystem for kommuner 1.2 Formål Formålet med regulativet er: At beskrive den virksomhed, der udøves inden for kommunens kasse- og regnskabsvæsen. At fastlægge retningslinier for hensigtsmæssige og betryggende forretningsgange. At sikre et betryggende ledelsestilsyn. At præcisere ansvaret for overholdelse af reglerne. At sikre Økonomiudvalgets indseende med de økonomiske og administrative forhold. 1.3 Bilag Inden for regulativets rammer udarbejdes der relevante bilag, som beskriver hensigtsmæssige og betryggende forretningsgange på en række områder. Regnskabsafdelingen foranlediger, i eventuelt samarbejde med andre enheder, at disse bilag udarbejdes. En oversigt over bilagene fremgår af regulativets afsnit 8. De ansvarlige ledere og medarbejdere skal påse, at de i bilagene fastsatte forretningsgange og kontrolforanstaltninger overholdes og vedligeholdes. 1.4 Ansvar for kasse- og regnskabsregulativ Byrådet godkender kasse- og regnskabsregulativet. Økonomiudvalget godkender bilagene samt væsentlige ændringer i disse. Side 4
Direktionen godkender redaktionelle ændringer i bilagene. Regnskabsafdelingen har det overordnede ansvar for, at bilagene bliver udarbejdet og har i denne forbindelse initiativpligten. De enkelte enheder har initiativpligten, hvis der inden for deres ansvarsområde, skal ske ændringer i praksis, som skal føre til ændringer i regulativet eller bilag hertil, eller hvis de bliver opmærksomme på områder, hvor der mangler regler eller retningslinier. 1.5 Revision Regulativet og de tilhørende bilag tilstilles den kommunale revision, som tillige underrettes om alle ændringer, før de sættes i kraft. Retningslinierne for revisionens omfang og udførelse fastsættes i et særligt revisionsregulativ. 2. BUDGET, BEVILLING OG REGNSKAB 2.1 Økonomi- og Indenrigsministeriet Budget og regnskab udarbejdes i en form og inden for tidsfrister, der opfylder Økonomi- og Indenrigsministeriets krav. 2.2 Budgetlægning Inden den årlige budgetlægning fastlægger Økonomiudvalget procedurer, herunder en tidsplan. Det påhviler Økonomiudvalget at påse, at udvalgene og administrationen overholder de vedtagne procedurer. 2.3 Bevillingsregler De nærmere bestemmelser omkring bevillingsniveau og overførselsadgang imellem årene fremgår af det vedtagne budget. Bestemmelserne om rammerne for den økonomiske decentralisering fremgår af de generelle rammeprincipper for alle enheder. Bestemmelserne om bevillings- og budgetkontrol, budgetomplaceringer og tillægs- /anlægsbevillinger fremgår af bilag 8.1 til dette regulativ. Byrådet skal godkende det kommende års budget senest 15. oktober året før. Side 5
2.4 Varemodtagelse, bogføring og overordnet ledelsestilsyn Den budgetansvarlige leder er bemyndiget til at anvise udgifter og indtægter inden for nærmere fastsatte områder. Denne bemyndigelse kan i samråd med Regnskabsafdelingen delegeres til én af enhedens ansatte. Den budgetansvarlige leder har dog stadig det overordnede budgetansvar. I bilag 8.2 - Varemodtagelse, bogføring og ledelsestilsyn - fastlægges de overordnede retningslinier for bogføring samt regler for det ledelsestilsyn, der skal foretages af de budgetansvarlige chefer eller hertil bemyndigede ledere. Regnskabsafdelingen kan i konkrete situationer foretage varemodtagelse, bogføring og anvisning af bilag, for andre enheder. 2.5 Regnskabsføring Bogføringssystemets funktioner styres af Regnskabsafdelingen. Bogføringen foretages på grundlag af elektroniske bilag og kun i enkeltstående tilfælde på grundlag af originale papirbilag. Bilagene skal være behandlet og kontrolleret i overensstemmelse med de regler der er beskrevet i bilag 8.2 varemodtagelse, bogføring og ledelsestilsyn. Bilagene opbevares som hovedregel elektronisk - jf. bilag 8.3 - Bilagsbehandling og opbevaring, og kassation skal ske i overensstemmelse med gældende regler om kassation. Lederne i de enkelte enheder er ansvarlige for, at afstemning og kontrol af samtlige statuskonti foretages indenfor deres ansvarsområde jfr. nærmere beskrevne retningsliner i bilag 8.4 - Afstemningsprocedure. Tilrettelæggelse af økonomistyringen i de enkelte enheder foretages ud fra de vedtagne retningslinier i dette kasse- og regnskabsregulativ med tilhørende bilag. I tvivlstilfælde rettes henvendelse til Regnskabsafdelingen. 2.6 Regnskabsaflæggelse Økonomi- og Indenrigsministeriet fastlægger kravene til kommunens regnskabsaflæggelse. Halvårsregnskab Økonomiafdelingen og Regnskabsafdelingen udarbejder i fællesskab en tids- og handleplan til brug for aflæggelse af halvårsregnskabet. Regnskabsafdelingen er ansvarlig for, at udsende retningslinierne til de enkelte enheder om den forestående halvårsopgørelse. Halvårsopgørelsen vedrører kun det udgiftsbaserede regnskab og er ikke omfattet af den lovpligtige revision. Side 6
Halvårsregnskabet aflægges snarest efter 30. juni og skal være godkendt af Byrådet inden 1. september. Årsregnskab Regnskabsafdelingen er ansvarlig for, at der udarbejdes detaljeret tids- og handleplaner for den kommende regnskabsafslutning. Planerne skal godkendes af økonomiudvalget i november måned året før. Regnskabet aflægges snarest efter regnskabsårets udløb dog inden 1. maj i det efterfølgende år, hvorefter det overgives til revisionen. Regnskab, beretning samt besvarelse af revisionens bemærkninger skal godkendes af Byrådet senest ved udgangen af august måned året efter. Anlægsregnskaber Anlægsarbejder anses for afsluttet i det år, hvor afleveringsforretningen er gennemført d.v.s. i det år, hvor projektet rent fysisk er afsluttet og taget i brug. For anlægsarbejder, hvor bruttoudgifterne beløber sig til 2 mio. kr. eller mere, skal der iflg. Budget- og Regnskabsvejledningen udarbejdes særskilt anlægsregnskab, som skal forelægges for Byrådet senest i forbindelse med aflæggelse af årsregnskabet. De enkelte enheder/afdelinger i Holbæk Kommune skal udfærdige anlægsregnskaber umiddelbart efter, at der har været afholdt afleveringsforretning således, at den politiske behandling kan foregå løbende hen over året. Der henvises til de interne forretningsgange på området. Ud over gældende lovgivning for området, er kommunens regnskabspraksis for aflæggelse af henholdsvis årsregnskab og halvårsregnskab fastlagt i bilag 8.5. 2.7 Eksterne regnskaber Såfremt kommunen fører regnskab eller udfører andre opgaver af regnskabsmæssig art for eksterne virksomheder/institutioner, skal der foreligge en skriftlig aftale mellem de to parter. Aftalen skal fastlægge relationerne mellem de to parter, herunder fastlæggelsen af gensidige forpligtelser og ansvar. Aftalen skal inden underskrift forelægges for Regnskabsafdelingen. 2.8 Revision Årsregnskabet afgives til revision inden 1. maj året efter det år, regnskabet omhandler og inden 15. juni samme år, skal den af Holbæk Kommune ansatte revision, afgive beretning om revision af årsregnskabet. Side 7
2.9 Offentliggørelse Offentliggørelse af budget og regnskab sker i henhold til gældende bestemmelser. 3. FINANSIEL STYRING OG BETALINGSFORMIDLING 3.1 Betalingskort og kassefunktion Oprettelse og nedlæggelse af afdelingskasser og udstedelse af betalingskort godkendes af Regnskabsafdelingen. For betalingskort skal der tilrettelægges en kontrol som sikrer, at det tilladte maksimale udestående ikke overskrides - og - at bogføring i forbindelse hermed overholder de givne rammer. I situationer hvor der sælges en ydelse mod kontant afregning f.eks. kantineordninger eller lignende, kan der oprettes en forskudskasse. Kasseapparater må kun tages i brug, hvis det er aftalt med Regnskabsafdelingen. De detaljerede regler er nærmere beskrevet i bilag 8.6 til dette regulativ. 3.2 Konti i pengeinstitutter Regnskabsafdelingen er bemyndiget til at oprette og nedlægge konti i pengeinstitutter. Regnskabsafdelingen bestemmer, hvilke personer, der er berettiget til at disponere over konti i pengeinstitutter. Regnskabsafdelingen indgår løbende individuelle aftaler med kommunens pengeinstitut om iværksættelse af ekstra kontrolprocedurer, når visse hævninger/overførsler inden for et nærmere fastsat tidsrum, overstiger aftalte beløbsgrænser. Som eksempel kan nævnes, at overførsler til udlandet stoppes, hvis beløbet/betalingen overstiger den aftalte beløbsgrænse. Transaktionen kan først gennemføres, når kontrolproceduren er gennemført og godkendt. Ingen må have eneprokura til kommunens bankkonti. Undtaget herfor er konti oprettet på afdelings- og institutionsniveau med tilhørende personlige betalingskort. 3.3 Anbringelse af midler og øvrig finansiel styring Midler, der af hensyn til de daglige forretninger ikke skal foreligge kontant, skal indsættes i pengeinstitut på konto tilhørende Holbæk kommune. Omkring rammerne for en aktiv styring af Holbæk Kommunens finansielle portefølje henvises til den af Byrådet vedtagne Finansielle Strategi. Strategien fastlægger retningslinier og beslutningskompetencer vedrørende kommunens overordnede finansielle dispositioner således, at der operationaliseres ansvarligt og effektivt. Side 8
3.4 Fakturering og kvitteringsmateriale Såvel fakturering af mellemkommunale betalinger som al øvrig fakturering skal foretages løbende og i overensstemmelse med de frister, der nærmere er beskrevet i forretningsgange for de enkelte områder. Et gennemgående princip er, at kommunens påligninger, ind- og udbetalinger skal automatiseres og systematiseres, hvor dette er mulig og i øvrigt skønnes hensigtsmæssigt. Fakturaer, opkrævninger og øvrigt indbetalingsmateriale, der udsendes fra kommunen, skal være forsynet med oplysning om gældende betalingsbestemmelser. Ved indbetalinger til kommunens kasser må kun anvendes kvitteringsmateriale, der er godkendt af Regnskabsafdelingen. 3.5 Betalinger - NemKonto Det offentliges betalingsformidling er i vidt omfang reguleret ved lov. Således skal alle betalinger som hovedregel ske via NemKonto. Reglerne for administration af NemKonto fremgår af bilag 8.11. 3.6 Betaling til andre end leverandøren Det påhviler den enkelte enhed at sørge for, at betalinger sker til rette modtager. Dette er også gældende, hvis betalingen skal foretages til en anden end leverandøren, f.eks. et finansieringsinstitut 3.7 Tilgodehavender Regler for dokumentations- og afskrivningsprocedurer for tilgodehavender fremgår af bilag 8.7 til dette regulativ. 3.8 Sikkerhedsstillelse Regnskabsafdelingen registrerer alle garantier o.lign., der indleveres til kommunen som sikkerhed for restancer, tilgodehavender m.v. 3.9 Opbevaring og registrering af midler I bilag 8.8 til dette regulativ fastsættes de nærmere regler for opbevaring og registrering af midler, der administreres for klienter - herunder midler tilhørende beboere på institutioner. 3.10 Leje og leasing aftaler Reglerne for leje- og leasing- aftaler fastsættes i bilag 8.9 til dette regulativ. Side 9
3.11 Arkivalier Det påhviler de enkelte enheder at sikre, at kommunens arkivalier, herunder adkomstpapirer, kontrakter og dokumenter, opbevares på betryggende måde. Hvor det er fysisk muligt, skal alle dokumenter og øvrigt relevant materiale arkiveres/indscannes således, at materialet forefindes i kommunens elektroniske dokumenthåndteringssystem. 3.12 Postforsendelser De nærmere retningslinier er beskrevet i bilag 8.10 til dette regulativ. 4. ANVENDELSE AF IT 4.1 Overordnet I-sikkerhedspolitik De overordnede regler om kommunens I-sikkerhed fremgår af en særskilt godkendt politik på området. 4.2 Overførselskonti (fagsystemer) De bestemmelser der nævnes her samt i bilag 8.11 til dette regulativ, er gældende for anvendelse af elektroniske ind- og udbetalingssystemer, der relaterer sig til Holbæk Kommunens kasse- og regnskabsvæsen. 4.3 Kontrol mod svig Anvendelse af IT-systemer, som håndterer betalinger, medfører risiko for svig. Der skal derfor tilrettelægges et ledelsestilsyn, som reducerer risikoen herfor, og som sikrer medarbejderne mod uberettiget mistanke. Kontrollen kan udføres ved stikprøver, når den kædes sammen med andre handlinger og kontroller, der tilsammen giver sikkerhed som en fuldstændig kontrol. Der skal være personmæssig adskillelse mellem de personer, der foretager indberetning, og de personer der kontrollerer uddata. Kontrol og afstemninger ved anvendelse af IT-systemer fastsættes i bilag 8.11 til dette regulativ. 4.4 Kvalitetskontrol Kvalitetskontrollen skal sikre den gode kvalitet samt overensstemmelse og sammenhæng mellem inddata og uddata. Kontrollen sikres gennem hensigtsmæssige og betryggende forretningsgange, som det enkelte afdelinger er ansvarlige for at udarbejde. Kontrollen kan foretages ved stikprøver. Side 10
5. FYSISKE AKTIVER 5.1 Registrering af kommunens fysiske aktiver I samarbejde med kommunens øvrige enheder er Regnskabsafdelingen ansvarlig for registrering og værdiansættelse af materielle og immaterielle aktiver over kr. 100.000. I forbindelse med regnskabsafslutningen ajourføres anlægskartoteket bl.a. på grundlag af den foretagne bogføring samt indhentet oplysninger fra enhederne. Retningslinier for registrering og værdiansættelse af kommunens fysiske aktiver samt procedure for regnskabsmæssige afskrivning er nærmere beskrevet i bilag 8.12. 5.2 Lager- og inventargenstande Afdelingslederne har pligt til, at drage omsorg for, at samtlige enhedens aktiver såvel anlægsaktiver som inventar og mere let omsættelige aktiver - behandles og opbevares på betryggende vis. Således har lederen også ansvar for, at aktiverne forefindes, er til stede og til rådighed indtil forældelse/kassation/salg. De nærmere retningslinier fastlægges i bilag 8.13 til dette regulativ. 5.3 Forsikringsforhold Vedr. forsikring af kommunens ejendomme, inventar m.v. er der ud fra normal praksis indgået aftaler om forsikringsdækning via et af kommunen valgt forsikringsselskab, mens kommunen er selvforsikret på arbejdsskadeområdet. De nærmere regler om forsikring af kommunens værdier fastsættes i en forsikringspolitik, der udarbejdes af Center for Ejendomme og behandles særskilt af det politiske niveau. 6. OVERHOLDELSE AF KOMMUNENS REGULATIVER, POLITIKKER M.V. Organisations ansvar for overholdelse af dette regulativ samt retningslinier for, hvordan den enkelte medarbejder skal forholde sig i tilfælde af, at der konstateres uregelmæssigheder, besvigelser e.lign. er nærmere beskrevet i regulativets bilag 8.14. 7. IKRAFTTRÆDEN Kasse- og regnskabsregulativet er tilrettet og behandlet på Byrådets møde i april måned 2015. Side 11
Tilretning og ændring af både kasse- og regnskabsregulativ og bilagene er behandlet på Byrådets møde i marts måned 2013. I forbindelse med kommunesammenlægningen 1/1-207 godkendte sammenlægningsudvalget den 13. december 2006 et nyt regulativ m/bilag. Bilagene er løbende blevet ændret og nye tilført - senest i maj måned 2012. 8. OVERSIGT OVER BILAG 8.1 Regler for bevillings- og budgetkontrol, budgetomplaceringer og tillægs- /anlægsbevillinger 8.2 Varemodtagelse, bogføring og ledelsestilsyn 8.3 Bilagsbehandling, kontrol og opbevaring 8.4 Afstemningsprocedure 8.5 Den generelle regnskabspraksis 8.6 Kassefunktion, betalingskort og udlæg 8.7 Dokumentations- og afskrivningsprocedurer for tilgodehavender. 8.8 Opbevaring og registrering af midler tilhørende klienter herunder beboere på Institutioner 8.9 Regler for leje- og leasingaftaler 8.10 Postindgang og værdiforsendelser 8.11 Kontrol og afstemning ved anvendelse af elektroniske ind- og udbetalingssystemer (overførsler) 8.12 Retningslinier for registrering og værdiansættelse af aktiver og forpligtigelser herunder regler for afskrivning 8.13 Lager og inventargenstande 8.14 Overholdelse af kommunens regulativer, politikker m.v. Side 12