Administrationsgrundlag vedrørende lokal løndannelse Administrationsgrundlaget fastlægger de nærmere rammer for håndteringen af Lokal løndannelse i tråd med Næstved Kommunes retningslinje for lønforhandling og de aftaler, der er indgået mellem overenskomstens parter om lokal løndannelse. Administrationsgrundlaget er tiltrådt af Direktionen. Administrationsgrundlaget danner baggrund for drøftelserne med organisationerne. Administrationsgrundlaget skal fungere som vejledning for de ledere, der har ansvaret for lokal løndannelse Forhandlinger Udgangspunktet er - såfremt en af parterne ønsker lønforhandling at der skal forhandles en gang årligt. Det giver ligeledes mening i forhold til at fastholde fokus, og give de bedste vilkår for lokal løndannelse. Baggrund Overenskomstresultatet for 2011 betød en ændret form af den lokale løndannelse, og denne er fastholdt ved senere overenskomstfornyelser. Der afsættes og finansieres ikke længere nye penge til kommunernes lønforhandlinger i overenskomstrammen og dermed i økonomiaftalen (forlodsfinansiering). Kommunerne har ikke længere pligt til at dokumentere, hvor mange nye penge de bruger til lønforbedringer til bestemte personalegrupper i kommunen (udmøntningsgaranti). Der er ingen aftalte forpligtelser til at genanvende de lokale lønmidler, der allerede er i kommunerne (primært tidligere forlodsfinansierede lokale lønmidler). Men det er forudsat i økonomien bag overenskomstresultatet, at lokal løns nuværende andel af den samlede løn i kommunerne bevares. Lokal løn udgjorde på landsplan i 2011 gennemsnitligt 8,5 pct. af den samlede løn i alle kommunerne. Hvis kommunerne anvender KL s lønfremskrivningsprocent i budgetvejledningen, er der i de kommunale budgetter økonomisk dækning til at fastholde det nuværende niveau af lokal løn. Men der er fortsat lokal løn og hvis den skal overleve og udvikle sig, er det afgørende, at Næstved kommune genanvender de midler, der allerede er til lokale lønforhandlinger, og selv finder nye midler. De tidligere centralt aftalte procedureregler for kommunernes lønforhandlinger er stærkt forenklet og lægger op til lokale rammer for det. 1
De nuværende rammer giver mulighed for, at fastsætte løn ud fra strategiske ledelsesmæssige prioriteringer. Lokal løndannelse kan f.eks. anvendes til at understøtte effektiviserings- og omstillings-processer, resultatkontrakter, indsatsområder og bidrage til at løse udfordringer med rekruttering og fastholdelse. Nye midler kan f.eks. findes på budgettet gennem prioriterede bevillinger, besparelser eller effektiviseringer. Det kræver, at lederne på alle niveauer forsøger at finde midler til det, og at det lokale råderum herefter respekteres af den centrale administration. Det er direktionens udgangspunkt, at lokal løndannelse skal prioriteres og have retning, så det giver bedst mening på virksomhedsniveau Finansiering af lokal løndannelse Lokal løn til alle ledere og medarbejdere finansieres af centrenes og virksomhedernes lønbudgetter, da der ikke er afsat centrale puljer. Det evt. lokal opsparede råderum røres ikke fra centralt hold, men der Forhåndsaftaler Center for Koncernservice og Økonomi forhandler forhåndsaftaler med udgangspunkt i de gældende overenskomster. er lokal frihed til at anvende midler inden for selvforvaltningsrammen. Det kan være fristende at lade ledigblevne lønmidler indgå i den økonomiske balance, men det er Direktionens og Økonomiudvalgets holdning at Næstved Kommune fortsat gennemsnitlig forsøger at udmønte 8,5% til lokal løndannelse, svarende til det der i 2011 i gennemsnit blev udmøntet på landsplan. Som en naturlig følge af finansieringsformen kan Lokal Løn på lang sigt komme til at udgøre en stigende andel af kommunens samlede lønsum, når den lokale ledelse viser vilje til prioritering af det. Afklaring af råderum På baggrund af politikernes og ledelsens høje prioritering af lokal løndannelse skal der arbejdes aktivt med det. Det er vigtigt, at ledere arbejder med at skabe råderum i budgetterne til den lokale løndannelse, og bør overveje en bred vifte af muligheder. Der henvises til Det lokale økonomiske råderum, som kan finde på ERNA > Organisation > Ledelse > Personaleadministration. Der foretages løbende en kritisk vurdering af antallet af forhåndsaftaler og elementer i de enkelte forhåndsaftaler Det er uden tvivl en god ide at have forhåndsaftaler, hvor det giver mening. 2
Lokale lønforhandlinger Centerchefer og direktører kan udmelde principper og rammer (særlige indsatsområder, særlige mål og prioriteringer) for udmøntning af lokal løn i eget center, såfremt det ønskes. Ønskes der lokale forhandlinger - og centerchefer og direktører ikke har udmeldt rammer og principper for lokal løn - arbejder de forhandlingsberettigede ledere videre med det lokalt, og gennemfører de konkrete lønforhandlinger med de faglige organisationer inden for egne rammer og principper. Der kan mellem TR og leder udarbejdes en procedure for, hvordan parterne ønsker de lokale lønforhandlinger skal foregå, som bl.a. kan beskrive, hvornår forhandlingerne sker i løbet af året, udveksling af forslag og hvordan udveksling af forslag foregår mv. Forslag til procedureaftale er vedlagt til inspiration som bilag 1. Procedure ved nyansættelse Ved nyansættelse af personale er aflønningsgrundlaget: Grundlønnen for stillingskategorien. Evt. obligatoriske funktions- og kvalifikationslønninger eller tillæg til grundlønnen for arbejds- eller ansvarsområder, kvalifikationer eller kompetencer. Decentralt aftalte lønelementer. Grundlaget for aflønningen forhandles med den forhandlingsberettigede organisation. Reglerne forudsætter, at en stillings aflønning så vidt muligt skal være aftalt før tiltrædelsen. Hvis dette af praktiske årsager ikke er muligt, vil følgende løsningsmuligheder kunne anvendes som a conto aflønning: Udbetaling af grundløn og centralt aftalte løndele. Tidligere stillingsindehavers grundløn og funktionsløn eller tillæg til grundlønnen for arbejdseller ansvarsområder. Hvis der ikke inden 3 måneder efter ansættelsen er opnået enighed om lønforholdene, anvendes forhandlingsproceduren ved interessetvister. Forhandlings- og aftalekompetence Lokal løndannelse bygger på gensidige forpligtende aftaler og enighed. Ingen af parterne - ej heller ledelsen - kan diktere en aflønning. Når der skal opnås aftaler i enighed, bliver begreber som forhandling og proces vigtige. For ledere og repræsentanter fra de faglige organisationer er det vigtigt at kunne etablere og gennemføre processer, der bygger på: Gensidig tillid. Åbent samarbejde. Ærlighed. Hvis forhandlingerne bygger på sådanne principper, vil lønaftaler ikke alene være arbejdsretlig bindende, men vil også medføre en gensidig ansvarlighed. Forhandlingskompetencen i Næstved Kommune til at indgå lønaftaler: 3
Forhåndsaftaler Direktører Centerchefer Teamledere/ virksomhedsledere Teamledere, koordinatorer, medarbejdere og TR Løn og personale Kommunaldirektøren Direktører Centerchefer Virksomhedsledere/ Teamledere Lønspænd for chefer/ledere Økonomiudvalget besluttede i februar 2017 lønspænd og kriterier mv. i forbindelse med lønindplacering af chefer/ledere. Ved stillingsskifte - både efter eget ønske og kommunens behov - som chef/leder er udgangspunktet, at lønnen tilpasses den nye stilling både ved overgang til en højere og lavere lønnet stilling. Dog har tjenestemænd et retskrav på at bevare lønnen, hvor tjenestemanden af årsager, der ikke kan tilregnes tjenestemanden, overgår til en anden passende stilling, som vedkommende har pligt til at overtage. Hvis tjenestemanden frivilligt overgår til en anden stilling, som den pågældende ikke har pligt til at overtage, fastsættes lønvilkårene ved aftale med den forhandlingsberettigede organisation. Aftalernes indhold Aftaler om lokal løndannelse bygger på kriterier for funktions- og kvalifikationsløn, resultatløn, engangsbeløb, pensionsforbedringer, uddannelse, kurser. Ved lønforslag om grundlønsforbedringer og forslag om konvertering af tillæg til trin for tjenestemænd skal personalekonsulenten på området altid kontaktes, inden aftale indgås. Kriterierne skal være: Enkle. Gennemskuelige. Fremadrettede. Både lederen og repræsentanten for den faglige organisation har en interesse i enkle og gennemskuelige kriterier. Begge aftaleparter er ansvarlige i forhold til de medarbejdere, aftalen drejer sig om. Det enkle og det gennemskuelige synliggør, at Løndannelsen ikke er vilkårlig. Lønaftalerne hviler på et sagligt grundlag. Der kan lægges vægt på, at Lokal Løn kobles til målbare og planlagte opgaver og indsatser. Eksempler: Opfølgning på trivselsmåling og sygefravær. Særligt planlagte indsatsområder f.eks. gennemførelse af en organisationsændring, Implementering af nye opgaver og effektiviseringer. Opfyldelse af forud aftalte resultatmål. Ekstraordinær indsat ydet af enkeltpersoner og/eller grupper. Den enkeltes kompetenceudvikling. Decentrale lønaftaler skal være fremadrettede. 4
Udfyldelse af lønskemaer Ved indgåelse af lønaftaler skal Næstved Kommunes centrale lønaftaleskemaer altid bruges. Udmelding af aftaleresultatet Aftaleresultatet af forhandlingen formidles af lederen og organisationsrepræsentanten f.eks. ved at parterne udarbejder en skrivelse eller kommer med en mundtlig tilbagemelding. Lederen og tillidsrepræsentanten har ansvaret for, at de berørte medarbejdere får udleveret en kopi af det underskrevne lønforhandlingsskema. Tvister Brud på aftaler eller uenigheder om forståelse af aftaler, behandles efter de almindelige regler om voldgiftsbehandling eller indbringes for Arbejdsretten. I tilfælde af interessetvister henvises til aftaler om lokal løndannelse (KLs hjemmeside). Det skal tilstræbes at løse forhandlingen på det lokale niveau, idet lokal løndannelse forudsætter lokale løsninger på lokale problemer. Ramme for Lokal løndannelse Der skal arbejdes aktivt for at sammenkæde brug af Lokal Løn med opnåede resultater/ begivenheder eller lignende målbare størrelser. Det kan såvel ske i forhold til den enkelte medarbejder som til grupper af medarbejdere. En maksimal lønstigning på 5 % pr. år + den almindelige centralt fastlagte lønstigning for samtlige ansatte ved kommunen. Sigtet er bl.a. at hindre intern lønkonkurrence og lønglidning Begrundede forslag om dispensation fra den maksimale lønstigningsprocent forelægges direktøren. For at der kan ske en mere dynamisk anvendelse af Lokal Løn vil resultatlønskontrakter og engangsbeløb være oplagte valg som supplement til varige tillæg. Sikre at råderummet i budgetterne udmøntes både til nuværende medarbejdere og nyansatte. Det ene udelukker ikke det andet. God dialog med organisationerne er vigtig for at skabe gode resultater. Central styring Næstved Kommune ønsker at fastholde den nuværende andel af den samlede lønsum til fordeling som Lokal Løn. Center for Koncernservice og Økonomi kan være behjælpelig med følgende opgaver: Opgøre Lokal Løn som en procent af centrets/ virksomhedens samlede lønsum. De enkelte centre/ virksomheder har herved et mål for brugen af Lokal Løn. Såfremt det/den enkelte center/virksomhed ønsker det, kan Center for Koncernservice og Økonomi levere tal for den lokale løndannelse på ét lavere organisationsniveau. Overenskomstgrupperne har historisk haft forskellig udvikling i andelen af lokale lønmidler og lønmodeller. 5
Det varierer f.eks. for hver personalegruppe, hvor meget af den anciennitetsbaserede løn, som blev konverteret til lokal løn. Startkapitalen ved overgangen til lokal løn var således forskellig. Det afspejles i dag ved, at andelen af lokal løndannelse er forskellig fra personalegruppe til personalegruppe. Decentral styring Det er det enkelte centers/virksomheds ansvar at medvirke til at sikre en opfyldelse af intentionerne om en strategisk brug af Lokal Løn. Centeret/virksomheden skal herunder sikre, at egen andel af lønsummen, som skal anvendes til Lokal Løn, fastholdes. Næstved Kommune ønsker størst mulig åbenhed i organisationen om rammerne for lokal løndannelse Råd og vejledning Administrationsgrundlaget findes på ERNA og beskriver overordnet Næstved Kommunes rammer for lokal løndannelse, men er ikke udtømmende, da der kan være helt specielle forhold i de enkelte centre/virksomheder. Såfremt der er spørgsmål eller der er behov for råd og vejledning eller deltagelse i forhandlingerne, kan Personalekonsulenten på området kontaktes. Eventuelle spørgsmål til den økonomiske styring rettes til Løn og Personale. Læs også KL har en hjemmeside om lokal løndannelse, hvor der er mulighed for at hente inspiration: http://www.kl.dk/arbejdsgiver--oglonforhold/arbejdsgiverpolitik/lokallondannelse/rammerne-for-lokallondannelse/ Administrationsgrundlaget som beskriver den praktiske efterlevelse af retningslinjen, og er udarbejdet af Center for Koncernservice og Økonomi. Godkendelse af et administrationsgrundlag er direktionens kompetence. Godkendt 23 05 2017. 6