Kontraktudkast til aftale 1 Parterne Mellem [Indsæt navn på ordregiver] [Indsæt adresse] [Indsæt postnummer] [Indsæt CVR-nr.] (herefter kaldet Ordregiver) og [Indsæt navn på leverandør] [Indsæt adresse] [Indsæt postnummer] [Indsæt CVR-nr.] (herefter kaldet Leverandøren) er der indgået aftale vedrørende levering af fremmedsprogstolkning som fremmøde-, telefonog videotolkning til Ordregiver. 2 Aftalegrundlag 2.1 Aftalens grundlag Denne aftale er indgået på baggrund af ordregiverens udbud af levering af tolkeservices Aftalegrundlaget består af følgende dokumenter: 1. Denne aftale (Bilag 4) 2. Bilag 1 Spørgsmål, svar og ændringer til udbudsmaterialet 3. Bilag 2 Kravspecifikation 4. Bilag 3 Tilbudsliste 5. Bilag 5 Databehandleraftale 6. Bilag 6 Kvalitetsbesvarelse 7. Bilag 7 Attestation for gennemført tolkning 8. Bilag 8 Forbrugsoversigt 9. Bilag 9 Leverandørens tilbud af [indsæt dato] 10. Udbudsbilag A ESPD dokument 11. Udbudsbilag B Erklæring om solidarisk hæftelse for konsortiedeltagere Side 1 af 16
Hvis der er uoverensstemmelse mellem aftalen og de øvrige bilag, går aftalen forud for bilagene. Hvis der er uoverensstemmelse mellem bilagene, går det førstnævnte forud for et senere nævnt bilag. 2.2 Betingelser Leverandøren skal inden ikrafttræden af denne aftale, dog senest 3 dage efter udløb af stand still perioden, fremsende følgende dokumentation til ordregiver: 1. Kopi af gyldig forsikringspolice for erhvervs- og produktansvarsforsikring eller dokumentation for, at forsikring er tegnet samt dokumentation for betaling af præmie. Forsikringen skal opfylde kravene i pkt. 17. Rammeaftalen er fra ordregivers side betinget af, at ovennævnte dokumentation fremsendes til Ordregiver, og at dokumentationen kan godkendes af Ordregiver. 2.3 Ændringer Enhver ændring eller tilføjelse til aftalen skal aftales skriftligt mellem ordregiver og leverandøren og skal vedhæftes denne aftale som et tillæg. Ændringer kan alene ske inden for de udbudsretlige grænser. 2.4 Underleverandører Leverandøren har til aftalen tilknyttet følgende underleverandører: [indsæt navn på de underleverandører, der er oplyst i tilbuddet] Disse underleverandører kan kun udskiftes med ordregivers forudgående skriftlige samtykke. Har leverandøren baseret sit tilbud vedrørende teknisk/faglig formåen på kapacitet fra en underleverandør, skal denne underleverandør derudover udføre tjenesteydelsen, jf. udbudslovens 144, stk. 3. Leverandørens brug af eventuelle yderligere underleverandører skal forudgående godkendes skriftligt af ordregiver forinden. Ordregiver er dog berettiget til at kræve, at disse underleverandører udskiftes, såfremt ordregiver har saglige indvendinger mod anvendelse af den pågældende underleverandør. Leverandøren er på opfordring fra ordregiver forpligtet til at oplyse, hvilke underleverandører der anvendes. Ansvaret for opfyldelse af aftalen påhviler leverandøren uanset anvendelse af underleverandører. 3 Aftaleperiode Aftalen er gældende i 36 måneder fra den [dd.mm.åååå] til den [dd.mm.åååå]. De første 6 måneder af kontrakten er dog prøvetid, hvor Ordregiver kan opsige Kontrakten for hver delaftale skriftligt med et varsel på 30 dage til den 1. i en måned, såfremt samarbejdet efter Ordregivers vurdering ikke forløber tilfredsstillende. Opsigelsen skal være afsendt senest den dag, hvor Side 2 af 16
prøvetiden udløber. Kontrakten er uopsigelig for begge parter i resten af kontraktperioden efter prøvetiden er overstået. Opsigelse i prøvetiden giver ikke Leverandøren ret til erstatning eller anden form for kompensation i anledning af opsigelsen. Ordregiver har option på at forlænge aftalen med 1 x 12 måneder på uændrede vilkår. Udnyttelse af option, skal meddeles skriftligt til Leverandøren senest 60 dage før kontraktens udløb. Aftalen er uopsigelig for begge parter i forlængelsesperioden, jf. dog afsnit 13 Leverandørens misligholdelse, og afsnit 15 Force majeure. Hvis ordregivers udbud indbringes for Klagenævnet for Udbud eller domstolene og klagenævnet eller domstolene annullerer ordregivers beslutning om at tildele leverandøren aftalen, erklærer aftalen for uden virkning, anser en ændring af aftalen for en ændring af grundlæggende elementer, der ville have krævet en ny udbudsbekendtgørelse eller i øvrigt pålægger ordregiver at bringe aftalen til ophør, kan aftalen i hele aftaleperioden opsiges helt eller delvist af ordregiver med 30 dages varsel til den 1. i en måned. Uanset tidspunktet for opsigelse kan leverandøren ikke kræve erstatning som følge af opsigelsen. 4 Aftalens omfang 4.1 Omfang Denne aftale omfatter levering af fremmedsprogstolkning som fremmøde-, telefon- og videotolkning til ordregiver. Tjenesteydelserne er nærmere beskrevet i kravspecifikationen (bilag 2) og tilbudslisten (bilag 3). Denne aftale er en rammeaftale i overensstemmelse med reglerne i Udbudsloven. Rammeaftalen medfører som udgangspunkt ikke pligt for Ordregiver til at aftage en bestemt mængde af de ydelser, der er omfattet af aftalen. Ordregiver er forpligtet til at anvende den indgåede rammeaftale til at dække sit forbrug. Ordregiver er dog berettiget til at anvende delydelsesreglen i Udbudslovens 8, stk. 2 og kan derfor indkøbe op til 20 % af sit samlede forbrug hos andre leverandører. Ordregiver forbeholder sig desuden ret til at foretage køb til anden side, såfremt en af rammeaftalen omfattet ydelse ikke kan dække et særligt behov hos Ordregiver, herunder f.eks. behov for specialviden/kompetencer i forbindelse med en specifik tolkning. 4.2 Ændringer af aftalens omfang Ordregiver kan, i det omfang det ikke strider mod de udbudsretlige regler, kræve, at der foretages ændringer i aftalens omfang. Side 3 af 16
Ordregiverens krav om ændring skal fremsættes skriftligt. Leverandøren skal herefter udarbejde et ændringsnotat, hvori eventuelle krav om forandringer i aftalen med hensyn til pris, tid og sikkerhed som følge af ændringen beskrives. En ændring af aftalen er først gældende fra det tidspunkt, hvor der er indgået skriftligt tillæg til aftalen, jf. afsnit 2.3. Leverandøren har således ikke krav på merbetaling, medmindre der er indgået skriftligt tillæg til aftalen herom. 5 Samarbejde Parterne udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til aftalen. Leverandøren skal optræde loyalt overfor ordregiver og orientere sit personale om aftalen i sin helhed. Leverandøren må alene tilbyde ydelser, der er omfattet af tilbudslisten, medmindre andet er aftalt med ordregiver. Konstaterer ordregiver gentagne overtrædelser af dette, vil det blive anset som væsentlig misligholdelse, jf. afsnit 13. På en parts initiativ foretages en fælles evaluering af samarbejdet mellem leverandør og ordregiver. Samarbejdet evalueres under alle omstændigheder efter 3 måneder fra aftalens ikrafttræden. 6 Kvalitet 6.1 Generelt De af aftalen omfattede tjenesteydelser skal overholde alle gældende direktiver, love, bekendtgørelser, andre myndighedskrav samt branchenormer på tidspunktet for indgåelse af aftalen samt i aftalens løbetid. Tjenesteydelserne skal overholde kravspecifikationen og være i overensstemmelse med leverandørens tilbud i hele aftalens løbetid. Leverandøren skal til enhver tid og på Ordregivers anmodning kunne dokumentere, at Leverandøren lever op til Ordregivers eventuelle mindstekrav, til Leverandørens tilbud samt til Leverandørens øvrige oplysninger afgivet i forbindelse med udbuddet vedrørende kvalitetssikring af de af aftalen omfattede ydelser. 6.2 Kvalitetssikring Leverandøren er forpligtet til - på Ordregivers opfordring - at fremsende oplysninger om reklamationer på aftalen samt Leverandørens afhjælpnings- og forebyggende tiltag. Oplysningerne skal fremsendes inden for 10 arbejdsdage fra anmodning. 6.3 Personalet Leverandøren skal indhente fortrolighedserklæringer/tavshedserklæringer fra de enkelte tolke som er tilknyttet aftalen inden de udfører første tolkning. De tolke, der har kontakt med børn skal desuden til enhver tid have ren straffe- og børneattest og der skal indhentes og tages stilling til de involverede medarbejderes straffe- og børneattest inden første tolkning. Side 4 af 16
Efterlever Leverandøren ikke sine forpligtelser i henhold til nærværende afsnit, er Ordregiver berettiget til med øjeblikkeligt varsel at ophæve aftalen helt eller delvist. 7 Priser og prisregulering 7.1 Pris Priserne for de ydelser, der er omfattet af aftalen, fremgår af leverandørens tilbud (bilag 9), herunder udfyldt tilbudsliste. Priserne er ekskl. moms, men indeholder samtlige øvrige afgifter og gebyrer. Priserne er inkl. alle de med leverancerne forbundne omkostninger herunder transport/kørsel, forsikring, service og support mv. med mindre andet er nævnt eksplicit i aftalen. Omkostninger og tid til kørsel og andet transport af tolken, skal således være indregnet i priserne. 7.2 Afregning af tolkeydelsen og krav ved forsinkelser Der afregnes for alle tolkemetoder for første påbegyndt ¼, ½ eller hele time og dernæst pr. ½ eller ¼ time jf. bilag 3 Tilbudslisten. Længerevarende eller flere umiddelbart på hinanden følgende tolkeopgaver på samme adresse og på samme sprog honoreres udover minimumsbetalingen herefter pr. påbegyndt enhed i henhold til taksterne i tilbudslisten, jf. Kontraktbilag 3. Der afregnes fra det bestilte starttidspunkt og tolken skal være klar til at tolke fra dette tidspunkt. Ved Tolkens forsinkelse afregnes der dog først fra det tidspunkt, hvor Tolken påbegynder tolkeydelsen. Ordregiver skal have adgang til Tolken i den tid, der er bestilt. Hvis tolken f.eks. er bestilt til én times tolkning, og kommer et kvarter for sent, er tolken forpligtet til at blive det kvarter længere, så Ordregiver får den tid, der er bestilt. Dette gælder dog alene ved Tolkens forsinkelse på 15 minutter eller derunder. Såfremt tolken er forsinket mere end 15 minutter, har rekvirenten ret til at hæve ordren uden betaling. Ønsker rekvirenten fortsat at gennemføre tolkningen ved en forsinkelse fra Tolkens side på mere end 15 minutter, skal Tolken være fleksibel i videst mulig omfang, for at den bestilte tid ikke reduceres. Såfremt Tolken er mere end 15 minutter forsinket og Ordregiver hæver ordren, eller hvis Tolken udebliver uden afbud til rekvirenten, er Ordregiver berettiget til at pålægge Leverandøren en bod på 1000 DKK pr. konstateret tilfælde. Denne bod kan modregnes i enhver faktura modtaget fra Leverandøren. Tolken skal stå til rådighed i det bestilte tidsrum. Opgaven anses først for afsluttet, når rekvirenten har givet tilsagn herom eller det bestilte tidsrum overskrides. Tolken er ikke forpligtet udover den bestilte tid ved forsinkelse fra Ordregivers side, herunder borgers forsinkelse eller udeblivelse. I det bestilte tidsrum har rekvirenten ret til at bruge Tolken til at kontakte borgeren, eksempelvis for at aftale en ny tid mv. 7.3 Prisregulering Priserne er faste i minimum 12 måneder fra Kontraktens ikrafttræden, jf. afsnit 4. Priserne kan Side 5 af 16
således tidligst reguleres i opadgående retning med virkning fra [Angiv dato - eksempelvis: 2/10-2018]. Herefter kan priserne reguleres hver 12. måned. Prisregulering i opadgående retning har alene virkning for fremtiden. Priserne kan alene reguleres i opadgående retning på baggrund af dokumenterede ændringer i Leverandørens omkostningsniveau, der ikke kan lægges Leverandøren til last. Ændringen i prisen kan i de første 12 måneder, ikke være større end ændringen i Danmarks Statistiks Nettoprisindeks fra 1/7-2017-30/6-2018 eller ved efterfølgende prisreguleringer de følgende 12 måneder i nettoprisindekset i forhold til seneste prisregulering. En ændring i Danmarks Statistiks Nettoprisindeks betragtes ikke i sig selv som tilstrækkelig dokumentation for, at prisregulering kan ske. Anmodning om prisregulering i opadgående retning skal meddeles Ordregiver i god tid og senest 30 dage før prisændringens ikrafttræden med henblik på godkendelse af reguleringens størrelse. Sammen med meddelelsen fremsendes dokumentation, der skal være af en sådan karakter, at Ordregiver kan kontrollere prisreguleringens berettigelse. Ingen prisregulering i opadgående retning er gyldig uden Ordregivers skriftlige godkendelse. Varsel om prisreguleringer skal sendes til [indsæt e-mailadresse]. Sammen med varslet skal sendes en opdateret tilbudsliste i Excel-format. Den part, der modtager varsel om prisændring, skal senest 7 arbejdsdage efter modtagelse af skriftligt varsel meddele, om prisændringen kan accepteres. 7.4 Afgifter Parterne kan til enhver tid kræve, at priserne reguleres på baggrund af ændringer i afgifter, som bliver kendt efter aftalen er indgået, og som bliver pålagt de af aftalen omfattede ydelser. Leverandøren skal hurtigst muligt varsle denne prisregulering over for Ordregiver. Nye priser, som følge af afgiftsstigninger, kan først træde i kraft, når Leverandøren har varslet prisregulering og fremsendt prisliste i Excel til Ordregiver. 7.5 Bonus og godtgørelse Omsætningen som følge af nærværende aftale må ikke blive genstand for udbetaling af bonus, rabatandele eller anden form for godtgørelse til tredjemand. Ligeledes må omsætningen ikke danne grundlag for udbetaling af bonus, rabatandele eller anden form for godtgørelse til ordregivers medarbejdere. 8 Bestilling 8.1 Bestilling Bestilling skal kunne afgives via e-mail, telefon og via et internetbaseret bestillingssystem stillet til rådighed af leverandøren. Det skal være muligt at bestille alle de krævede bestillingsenheder som der er afgivet priser på jf. bilag 3 Tilbudsliste. Leverandøren skal senest 10 arbejdsdage fra kontraktstart have oprettet en sikker e-mail hvor bestillinger kan foretages til. Side 6 af 16
Leverandøren skal registrere følgende informationer ved bestilling uanset bestillingsmetode: Rekvirent, Navnet på borgeren såfremt det ønskes af rekvirenten Dato/tidspunkt for bestilling, Dato for tolkning, Varighed, Tolkemetode (tolkning ved fremmøde, telefontolkning eller videotolkning), Sprog/dialekt, EAN-nummer, Leveringsadresse, Pris, Mulighed for at angive præference mht. navngiven tolk og/eller angivelse af køn på tolk Tolkebureauets kontaktperson for ordren (rekvirentens kontakt), med angivelse af navn og telefonnr. Når leverandøren har modtaget bestilling fra ordregiver, skal leverandøren fremsende ordrebekræftelse, der indeholder ovenstående oplysninger i henhold til responstiderne angivet i afsnit 8.3 nedenfor. Ved telefon eller videotolkning skal der desuden i ordrebekræftelsen anføres tolkens telefonnr. (ved telefontolkning) og tolkens video-adresse, telefonnr. samt en teknisk vejledning for at kontakte tolken via Skype for business for alle delaftalerne (ved videotolkning). Det er et krav at videotolkning kan foretages via Skype for Business senest 45 dage efter kontraktstart for hver af delaftalerne. Leverandøren afholder alle omkostninger til opsætning af dette i sin ende. Såfremt en anden teknisk løsning til gennemførelse af videotolkning i den enkelte kommune ønskes på et senere tidspunkt, skal leverandøren indgå i en løsning heraf jf. aftalens afsnit 4.2 8.2 Bestillingssystem Bestillingssystemet skal umiddelbart give rekvirenten besked om, at bestillingen er modtaget og generere et ordrenummer, dette må gerne være et autosvar. Endelig ordrebekræftelse skal fremsendes i henhold til afsnit 8.1 og 8.3. Ordregiver skal kunne gennemføre sine bestillinger via bestillingssystemet, senest 60 dage efter ikrafttræden af nærværende kontrakt. Adgangen til bestillingssystemet skal være sikret med bruger-id og adgangskode, som administreres af Leverandøren. Bruger-id/adgangskode skal kunne tildeles pr. enhed/afdeling og til enkeltpersoner. I bestillingssystemet skal rekvirenten også kunne afbestille og ombooke en bestilt tolkning. En ordre kan aflyses eller ombookes uden honorarmæssig konsekvens indtil kl. 15 dagen før den aftalte tolkebistand. Kommunikationen mellem bestiller og bestillingssystem skal krypteres eller på tilsvarende vis beskyttes fordi den kan indeholde personhenførbare data. Side 7 af 16
Håndtering og opbevaring af data skal ske på betryggende og lovlig vis, blandet andet skal det sikres at kun autoriserede personer kan tilgå data og at data er beskyttet i tilfælde af systemfejl. F.eks. bør data være krypteret hvis de opbevares på webservere med direkte adgang fra internettet. Detaljer vedrørende datahåndtering og opbevaring fremgår af databehandleraftalen i bilag 5. Al kommunikation vedrørende bestilling og afbestilling af tolkeydelser skal foregå mellem Ordregiver og Leverandøren. Tolken må ikke kommunikere med borgerne udover at tolke mellem borgeren og Ordregivers personale. 8.3 Responstider Leverandøren skal skriftligt bekræfte at den bestilte ydelse kan leveres indenfor nedenstående responstider. I akuttilfælde, hvor bestilling som udgangspunkt foretages via telefon, skal Leverandøren ligeledes sende rekvirenten en skriftlig bekræftelse, som dokumenterer det aftalte. Responstiden for bekræftelse af, at ydelsen kan leveres, er følgende: Ved bestilling af almindelig fremmødetolkning skal rekvirenten senest have bekræftelse den følgende hverdag inden kl. 12:00 Ved bestilling af video- og telefontolkning til efterfølgende dag skal rekvirenten have bekræftelse på bestillingsdagen senest 2 timer efter bestilling. Alle andre tilfælde er det ligeledes følgende hverdag inden kl. 12:00 Ved bestilling af akut tolkning, skal rekvirenten have en umiddelbar bekræftelse på at leverandøren kan levere ydelsen dvs. inden for 30 min. Hvis ovenstående responstider ikke overholdes, har rekvirenten ret til at rekvirere ydelsen hos anden leverandør. 9 Levering 9.1 Leveringsbetingelser Levering skal foretages i overensstemmelse med kravspecifikationen (bilag 2) Såfremt Leverandøren ikke selv har en tolk tilknyttet, som kan varetage en given opgave, er Leverandøren forpligtet til at finde en tolk, evt. hos et andet tolkebureau, som er i stand til at varetage opgaven. Det er Leverandørens ansvar at sikre, at den eksterne tolk overholder krav efter nærværende kontrakt. En evt. merudgift i forbindelse med anskaffelse af tolk eksternt er Ordregiver uvedkommende. Ordregiver er berettiget til at foretage dækningskøb for sprogtype A og B jf. afsnit 9.2, i følgende tilfælde: Såfremt Leverandøren ikke kan levere en bestilt tolkeydelse Såfremt Leverandøren forhindres i at levere en bekræftet ordre, eksempelvis grundet sygdom Såfremt Leverandøren herunder tolkene misligholder kontrakten i øvrigt Side 8 af 16
9.2 Leveringsservicegrad Leverandøren skal kunne levere bestillinger på alle de i kravspecifikationen (bilag 2) angivne sprog. Målet for leveringsgraden er 100 %, hvilket betyder at samtlige Ordregivers bestillinger er leverede rettidigt. Laveste acceptniveaue for leveringsgrad for den enkelte sprogtype fremgår af nedenstående tabel: Sprogtype A Leveringsgrad Sprog og større dialekter 95% Fremgår af kravspecifikation B 90% Fremgår af kravspecifikation Udenfor Sprog der ikke er anført i sprogtype 75% kravspecifikationen Leveringsgraden udregnes som: Antal leverede tolkninger -------------------------------------- x 100 = leveringsgrad Antal bestilte tolkninger I antallet af leverede tolkninger indgår kun tolkninger hvor tolken er mødt til den aftalte tid. I antallet af bestilte tolkninger indgår samtlige Ordregivers bestillinger, inkl. bestillinger som Leverandøren ikke har kunnet bekræfte inden for responstiderne, jf. afsnit 8.3. Ordregivers egne aflysninger tæller dog ikke med i beregningen af leveringsservicegraden Leveringsgraden opgøres pr. kalendermåned og fremsendes på Ordregivers opfordring jf. samme 10 dages frist som i afsnit 6.2, dog max 4 gange årligt. Efterleves de angivne leveringsgrader i dette afsnit ikke samlet set, i to kalendermåneder indenfor en 6 måneders periode, vil det anses som væsentlig misligholdelse af kontrakten og kontrakten kan ophæves med 30 dages varsel til den 1. i en måned af Ordregiver. Alternativt for sprogtype A og B kan Ordregiver beslutte at foretage dækningskøb jf. afsnit 9.1 indtil Leverandøren sandsynliggør at leveringsgraden kan efterleves. 9.3 Dokumentation for gennemført tolkning Der skal foreligge dokumentation for hver gennemført tolkning. Tolken medbringer til hver fremmødetolkning to eksemplarer af Attestation for gennemført tolkning, jf. Kontraktbilag 7. Attesten godkendes og underskrives af rekvirenten umiddelbart efter afsluttet tolkning. Tolken medtager attesten til Leverandøren, som benytter attesten som grundlag for sin fakturering jf. aftalens bestemmelser herom. Rekvirenten beholder kopien af attesten. Side 9 af 16
Ved video- og telefontolkning udfylder tolken bilaget efter endt tolkning og e-mailer det efterfølgende til rekvirenten, som kvitterer pr. E-mail. Attesten danner efterfølgende grundlag for faktureringen. 10 Fakturering I henhold til lov om offentlige betalinger mv. (lovbekendtgørelse nr. 798 af 28. august 2007 med senere ændringer) skal alle fakturaer til offentlige myndigheder fremsendes elektronisk og gebyrfrit. Fakturaer og kreditnotaer skal fremsendes i OIOUBL-format og via Nemhandelinfrastrukturen OIORASP eller det til enhver tid fællesoffentlige format. Fakturaer og kreditnotaer skal som minimum fremsendes under forretningsprofilen Procurement-Bilsim-1.0 Fakturaer sendes elektronisk til rekvirerende afdeling/institution (jf. EAN-nummer) med angivelse af ordregivers ordrenummer og eventuelle andre ID-numre, som er nødvendige for ordregiver for en effektiv fakturabehandling. Eksempelvis kode for økonomisk tilhørsforhold. Fakturaen skal indeholde: Udstedelsesdato (fakturadato) Fakturanummer (nummer der kan identificere fakturaen) Leverandørens CVR/SE-nummer Leverandørens navn og adresse samt ordregivers navn og adresse Mængde Hvilket specifikke sprog/dialekt der er tolket på. Tolkemetode (Tolkning ved fremmøde, telefontolkning eller videotolkning) Pris pr. enhed eksklusiv moms Rekvirent hos ordregiver Rekvisitionsnummer Leveringsadresse Sidste rettidige betalingsdato Ordregiver er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk eller ovenstående oplysninger mangler. Alle tolkninger skal være faktureret senest 30 dage fra tolkningen har fundet sted med mindre andet aftales. Laves der flere tolkninger i forbindelse med samme sag kan Ordregiver kræve at der sendes én samlet faktura indenfor en kalender måned. 11 Betalingsbetingelser Betalingsbetingelserne er 30 kalenderdage efter afsendelse af korrekt faktura, jf. afsnit 10. 12 Statistik Leverandøren skal på anmodning inden 30 dage levere statistisk materiale indeholdende detaljerede oplysninger om hvilke sprog der er tolket i kontraktperioden, mængde, pris, bestillende institution (EAN nr.). Ordregiver kan ikke anmode om statistik mere end 2 gange om året. Side 10 af 16
Statistikken skal udarbejdes efter ordregivers anvisninger, i Excel-format og skal fremsendes elektronisk til ordregiver. Manglende indsendelse af efterspurgt statistik i forbindelse med aftalens udløb kan gøre leverandøren inhabil i genudbud af aftalen, da leverandøren kan være i besiddelse af oplysninger, som kan give en konkurrencemæssig fordel i forhold til øvrige tilbudsgivere. 13 Leverandørens misligholdelse Som misligholdelse betragtes enhver tilsidesættelse af leverandørens forpligtelser, dvs. en hvilken som helst mangel, forsinkelse, fejlleverance mv. Foreligger der misligholdelse, skal leverandøren uden ugrundet ophold meddele ordregiver dette samt underrette ordregiver om, hvad der vil blive gjort for at afhjælpe misligholdelsen og for at undgå tilsvarende misligholdelser i fremtiden. Ordregiver kan ophæve aftalen helt eller delvist, hvis leverandøren i væsentligt omfang misligholder sine forpligtelser efter aftalen eller underliggende aftaler. Følgende forhold anses altid for væsentlig misligholdelse af aftalen: Forhold, der er omfattet af udbudslovens 185, stk. 1, nr. 2. Leverandørens ydelser overholder, trods én skriftlig reklamation fra ordregiver, ikke kvalitetskravene i denne aftale. Leverandøren foretager ikke, på trods af én reklamation, den nødvendige afhjælpning eller omlevering. Enhver gentagen forsinkelse i strid med kravspecifikationen. Leverandøren dømmes under en civilretlig sag eller straffesag for et forhold, der kan rejse tvivl om leverandørens almindelige hæderlighed så som skatte- eller momssvig og overtrædelser af markedsføringslovgivningen. Der indtræder rekonstruktion, konkurs eller i øvrigt væsentligt forringede forhold. Leverandørens ophør med den virksomhed, som aftalen vedrører. Indtræden af andre omstændigheder der bringer aftalens opfyldelse i alvorlig fare. Bestemmelser om ydelser og kvalitet ikke overholdes, jf. afsnit 6. Manglende overholdelse af bestemmelsen om statistik, jf. afsnit 12. Manglende overholdelse af bestemmelsen om etik, jf. afsnit 18. Manglende overholdelse af tavshedsbestemmelsen, jf. afsnit 22. Samarbejdsvanskeligheder og manglende overholdelse af afsnit 5. Ovenstående punkter er ikke udtømmende. Side 11 af 16
I øvrigt gælder danske rets almindelige regler om misligholdelse herunder de almindelige regler om forsinket eller udebleven levering. Såfremt ordregiver, som følge af forsinkelse, vælger at hæve en ordre helt eller delvist, er ordregiver berettiget til at foretage dækningskøb for leverandørens regning. Evt. merudgifter i forbindelse med dækningskøb kan modregnes i enhver fordring mod leverandøren. Der foreligger altid en mangel ved leverandørens ydelse, såfremt ydelsen ikke opfylder denne aftale med tilhørende bilag, eller ydelsen ikke er som ordregiver med føje kunne forvente. Leverandøren har på ordregivers anmodning pligt til at afhjælpe påpegede mangler snarest. Såfremt afhjælpning ikke er mulig, eller leverandøren forgæves har forsøgt at afhjælpe en mangel gentagne gange, kan ordregiver vælge i stedet at kræve et forholdsmæssigt afslag i betalingen til leverandøren. Det forholdsmæssige afslag fastsættes under hensyn til manglens omfang og karakter, men kan ikke overstige betalingen for leverancen. Hvis Ordregiver i én eller flere situationer undlader at påtale, at Leverandøren misligholder rammeaftalen, medfører dette ikke, at Ordregiver mister sine misligholdelsesbeføjelser ved lignende situationer for fremtiden. Leverandøren er erstatningsansvarlig overfor ordregiver efter dansk rets almindelige regler om erstatning for tab, som leverandøren måtte påføre ordregiver ved ansvarspådragende handlinger eller undladelser. 14 Bod Der kan opkræves en bod jf. afsnit 7.2. 15 Force majeure Leverandøren er ikke ansvarlig for manglende overholdelse af aftalen på grund af force majeure. Force majeure foreligger, når korrekt opfyldelse af aftalen er umulig og dette skyldes ekstraordinære omstændigheder, som leverandøren ikke kunne afbøde og ikke burde have forudset f.eks. krig, usædvanlige naturbegivenheder, brand, strejker eller lockouts. For så vidt angår strejker og lockouts er det en betingelse, at disse forhold ikke blot rammer leverandørens virksomhed. Leverandøren er forpligtet til i videst muligt omfang at opretholde et nødberedskab. Forhold hos en underleverandør anses kun som force majeure, såfremt der for underleverandøren foreligger en hindring, der er omfattet af ovenstående, og som underleverandøren ikke burde have undgået eller overvundet. Ordregiver er ansvarsfri under samme betingelser som leverandøren, jf. ovenstående. Force majeure kan kun påberåbes af en part, hvis den pågældende part har givet meddelelse herom til den anden part senest 5 hverdage efter, at force majeure er indtrådt. Force majeure ved forsinkelse kan højst gøres gældende med det antal hverdage, som force majeure varer. Hvis opfyldelsen af aftalen helt eller på væsentlige punkter har været umuliggjort på grund af force majeure i en sammenhængende periode på mere end 30 dage eller i mere end 50 dage i alt i en fortløbende periode på 1 år, kan ordregiver vælge at ophæve aftalen. Side 12 af 16
Hver part afholder egne omkostninger og bærer egne tab som følge af force majeure, herunder såfremt aftalen ophæves på grund af force majeure. 16 Sikkerhedsstillelse - Udgår 17 Forsikring Leverandøren er i hele aftalens løbetid forpligtet til at opretholde en erhvervs- og produktansvarsforsikring med en dækningssum på minimum 5 mio. kr. pr. år. Leverandøren skal på ordregiverens anmodning godtgøre forsikringens eksistens og omfang. 18 Etik Ordregiver forudsætter, at leverandøren og dennes underleverandører overholder internationale konventioner tiltrådt af Danmark herunder, men ikke begrænset til følgende grundlæggende ILOkonventioner: Tvangsarbejde (ILO-konvention nr. 29 og 105) Ingen diskrimination i ansættelsen (ILO-konvention nr. 100 og 111) Mindstealder for adgang til beskæftigelse samt forbud mod og omgående indsats til afskaffelse af de værste former for børnearbejde (ILO-konvention nr. 138 og 182) Sikkert og sundt arbejdsmiljø (ILO-konvention nr. 155) samt Organisationsfrihed og ret til kollektive forhandlinger (ILO-konvention nr. 87, 98 og 135) inden for rammerne af gældende lovgivning. ILO-konvention nr. 94 Det forudsættes endvidere, at leverandøren og dennes underleverandører respekterer grundlæggende menneskerettigheder, herunder lever op til FN s Menneskerettighedserklæring og Den Europæiske Menneskerettighedskonvention. Såfremt ordregiver bliver bekendt med, at leverandøren eller dennes underleverandører ikke lever op til foranstående bestemmelser, er leverandøren forpligtet til at opfylde aftalen med en tilsvarende tjenesteydelse, som opfylder aftalens krav til produktet. Leverandørens eventuelle omkostninger forbundet hermed, er ordregiver uvedkommende. 19 Arbejdsklausul Her indsættes ordlyden af hver kommunes arbejdsklausul jf. udbudsbetingelserne afsnit 6. Side 13 af 16
20 Overdragelse 20.1 Leverandørens overdragelse af rettigheder og forpligtelser Leverandøren kan ikke overdrage sine forpligtelser efter denne aftale uden forudgående skriftligt samtykke fra ordregiver. Ordregivers samtykke til en eventuel overdragelse kan kun forventes givet i det omfang, dette ikke strider mod lovgivningen. Leverandøren kan overdrage rettigheder, herunder også fordringer efter denne aftale i det omfang dette er sædvanligt. Leverandørens overdragelse af rettigheder efter denne aftale må dog ikke hindre leverandørens opfyldelse af aftalen. 20.2 Ordregivers overdragelse af rettigheder og forpligtelser Ordregiver har ret til at overdrage sine rettigheder og forpligtelser efter denne aftale til en anden offentlig myndighed eller institution, der ejes af det offentlige eller i det væsentligste drives for offentlige midler. 20.3 Ordregivers overdragelse af rettigheder og forpligtelser Hvis Ordregiver ophæver kontrakten efter denne aftales afsnit 3 eller afsnit 13, kan ordregiver overdrage kontrakten til den Leverandør, der afgav andet mest økonomisk fordelagtige tilbud på opgaven. Overdragelse af kontrakten sker på uændrede vilkår. Hvis den Leverandør, der overdrages til, har afgivet tilbud med højere priser end den oprindelige Leverandør, kan priserne dog reguleres i det omfang, at reguleringen er i overensstemmelse med udbudslovens 182 og 180. 21 Rettigheder 21.1 Ordregivers rettigheder Ved oversættelse af skriftligt materiale opnår Ordregiver ophavsretten til materialet og dermed fuld rettighed til brugen af materialet i alle sammenhænge herunder, men ikke begrænset til, at publicere og offentliggøre materialet. 21.2 Tredjemandsrettigheder Leverandøren indestår for, at leverandørens ydelser ikke krænker tredjemands rettigheder, herunder ejendomsrettigheder, patenter eller ophavsrettigheder. Rejser tredjemand krav mod ordregiver med påstand om retskrænkelse, skal ordregiver give leverandøren skriftlig meddelelse herom. Leverandøren overtager herefter sagen og samtlige hermed forbundne omkostninger. Leverandøren er pligtig i enhver henseende at holde ordregiver skadesløs. Hvis tredjemands rettigheder hindrer leverandørens opfyldelse af aftalen i et omfang, som er væsentligt og/eller byrdefuldt for ordregiver, er ordregiver efter forudgående skriftligt varsel berettiget til at hæve aftalen med omgående virkning, og leverandøren vil herefter blive erstatningsansvarlig for det tab, ordregiver lider som følge af denne ophævelse. Side 14 af 16
22 Tavshedspligt Leverandøren, dennes personale og eventuelle underleverandører samt deres personale skal iagttage ubetinget tavshed med hensyn til oplysninger vedrørende ordregivers eller andres forhold, som de får kendskab til i forbindelse med opfyldelse af aftalen. Særligt med hensyn til personoplysninger gælder herudover, at leverandøren er forpligtet til at overholde den til enhver tid gældende persondatalovgivning, herunder at foretage logning, sletning og destruktion af data og gennemføre interne procedurer, så der til enhver tid sikres fortrolighed om personoplysninger i overensstemmelse med Persondataloven (lov nr. 429 af 31. maj 2000 med senere ændringer) og den dertilhørende Sikkerhedsbekendtgørelses (bekendtgørelse nr. 528 af 15. juni 2000 med senere ændringer) bestemmelser. Ordregiver vil i den forbindelse pålægge leverandøren at underskrive en databehandleraftale jf. bilag 5 Databehandleraftale inden kontraktunderskrift. Leverandøren må bruge ordregiver som almindelig reference, men må ikke uden ordregivers forudgående skriftlige tilladelse udsende offentlige meddelelser om aftalen eller offentliggøre aftalens indhold. Leverandøren må ikke anvende ordregiver i reklamemæssig sammenhæng uden samtykke. Tavshedspligten er også gældende efter aftalens ophør. Ordregiver er berettiget til at dele oplysninger om priser efter aftalen i forbindelse med samarbejde med andre offentlige myndigheder samt indkøbscentraler i forbindelse med benchmarking. Ordregiver skal sikre, at de oplysninger, der deles, bliver anonymiseret inden offentliggørelse af resultatet af en benchmarking. 23 Lovvalg og værneting Aftalen er underlagt dansk lovgivning. CISG finder ikke anvendelse på aftalen. Uoverensstemmelser om aftalen søges afgjort ved forhandling mellem parterne. Hvis parterne er enige herom, kan der inddrages en uvildig mægler til løsning af uoverensstemmelsen. Udgiften til mægleren afholdes af parterne i fællesskab. Uoverensstemmelser, der ikke kan løses af parterne selv eller ved mægling, kan indbringes for domstolene og skal afgøres ved ordregivers værneting. 24 Underskrifter For ordregiver Dato For leverandøren Dato Side 15 af 16
Underskrift Underskrift Titel og navn på underskriver Titel og navn på underskriver Side 16 af 16