Brugermanual Lønbudgettering

[Skriv et resume af dokumentet her. Resumeet er normalt en kort beskrivelse af dokumentets indhold. Skriv et resume af dokumentet her. Resumeet er normalt en kort beskrivelse af dokumentets indhold.] Brugermanual Lønbudgettering PROPHIX10 Økonomiafdelingen August 2012 Version: 1.1

1 Indhold 1. Lønbudgettering... 2 1.1 Fremskrivningsgrundlag... 2 2. Lønbudget... 3 2.1 Indtastning Parametre løn... 3 2.2 Lønfremskrivningen... 4 2.2.1 Korrektion af den fremskrevne løn... 5 2.2.1.1 Korrektion af beløb i hver eneste måned... 5 2.2.2.2 Korrektion af den samlede årsløn... 7 2.3 Indtastning Timelønnede... 8 2.4 Indtastning - TAP NN-medarbejder... 9 2.5 Indtastning - VIP NN-medarbejdere... 11 2.6 Indtastning Refusioner... 12 2.7 Rapport Totalrapport... 15

2 1. Lønbudgettering Lønbudgetteringen indeholder en fremskrivning af den realiserede løn i august 2012. Lønfremskrivninger tager udgangspunkt i data fra SLS. I denne brugermanual er der taget afsæt i augustlønnen 2011. OBS!! Budgetlønnen som vi tidligere har modtaget fra Ole Garsdal Hansen bliver ikke udarbejdet længere. For at kunne udarbejde en fuld lønbudgettering af sine medarbejdere skal følgende templates i Prophix gennemgås. RES På TEK NAT & SUND anvendes RES til lønbudgettering. RES modtager den fremskrevne løn fra Prophix og derefter skal det videre arbejde foretages i RES. TEK NAT & SUND skal anvende Prophix til at budgettering af refusioner. Vejledning til lønbudgettering i RES udarbejdes af Fakultetskontoret på TEK NAT & SUND. 1.1 Fremskrivningsgrundlag Lønnen bliver tillagt en lønstigningsfaktor i april på 1½% og i oktober med 1½%. Lønnen er tillagt 1½ % af årets samlede lønsum i ferietillæg. Tillægget er placeret i april. De samlede personaleomkostninger er tillagt AER bidraget. Beløbet tastes som et årsbeløb, hvorefter det deles med 12 og placeres på hver enkelt måned. AER bidraget placeres automatisk på art 166000 når lønfremskrivningen foretages. AER-bidraget bliver placeret på baggrund af årsværk. Fremskrivningen tager højde for om medarbejdere er registret med en Tildato (her menes en fratrædelsesdato) i SLS. Såfremt en medarbejder har en Tildato, vil der ikke blive fremskrevet i de efterfølgende måneder. Dette gælder kun hele måneder dvs. medarbejder med en Tildato bliver fremskrevet 100% i den måned Tildato gælder uanset hvilken dag i måneden Tildato er. Der fremskrives ikke på timelønnede. Lønfremskrivningen indeholder ikke engangsvederlag og de overenskomstmæssige anciennitetsstigninger. Lønbudgetteringen påbegyndes i følgende billede:

3 Klikke en gang på din Document Explorer og nedenstående billede kommer frem. Udvid derefter på det lille kryds ved lønfremskrivningen og derefter marker feltet med templates. Templates, der skal anvendes til budgetteringen, kommer frem. Her er templates, som dækker lønbudgetteringen. 2. Lønbudget 2.1 Indtastning Parametre løn Denne del bruges til at taste de dele som indgår i lønfremskrivningen. Parametrene bliver reguleret i Økonomiafdelingen.

4 Når der klikkes på den, ses at der i lønfremskrivningen indgår en stigning i april og oktober og at AER bidraget for 2013 er sat til 2.926 kroner per fuldtidsansat. 2.2 Lønfremskrivningen I lønfremskrivningen ligger den fil, som vil være tilgængelig for lønbudgettet. Tryk på filen og du kommer frem til dette billede. Når dit skærmbillede fremkommer, skal omkostningsstedet, der skal budgetteres på, findes. I eksemplet er et tilfældigt omkostningssted. For at skjule oplysningerne på de enkelte personer er disse overskrevet.

5 Her er rapporten for det enkelte omkostningssted. I måneden aktuel august vil der stå lønnen for august måned, som der danner baggrund for fremskrivningen. Til budget 2013 vil det være den realiserede løn for august 2012, der tages afsæt i. I eksemplet er der taget udgangspunkt i augustlønnen 2011. Vælg et omkostningssted. Find evt. en enhed frem, der er lille og overskuelig til at starte med. For hver enkelt person vil der være opgivet en fremskrevet løn per måned, samt et årsværk. Vær opmærksom på, hvilket år du kigger på. På nuværende tidspunkt er det 2012, som står forrest. For at se budgetlønnen for 2013 skal du gå ud til højre i billedet. Der vil i bunden af billedet fremkomme en total på både stillinger og årsværk. Bemærk at kriterierne alle står til at vise totalerne. 2.2.1 Korrektion af den fremskrevne løn Er der lønninger i fremskrivningen, som på den ene eller anden måse skal korrigeres, er der to muligheder: 1). Korrektion af beløb i hver eneste måned 2). Korrektion af den samlede årsløn 2.2.1.1 Korrektion af beløb i hver eneste måned Inden der kan foretages en korrektion af lønnen, skal kontostrengen på medarbejderen, der skal korrigeres findes. Denne opgave kan blive meget besværlig, hvis man ikke kender kontostrengen på medarbejderen. Det kan være en hjælp, at slå medarbejderen op i Qlikview for at se kontostrengen. Som det ses i nedenstående står analysenummer, finansieringskilde, underkonto, projektnummer og formål alle med ALL eller T. For at kunne korrigere lønne skal vi have fundet frem til kontostrengen for medarbejderen. Kontostrengen som lønnen skal lægge på skal vælges. (NB!! Hvis du ikke fandt kontostrengen ville Prophix fordele din korrigerede løn ud på alle analysenumre, alle finansieringskilder, alle underkonti, alle projektnumre og alle formål.) Jeg ved, at lønnen på den medarbejder jeg vil korrigere, ligger på følgende dimensioner.

6 Du vil i dit skærmbillede have alle medarbejder stående, der har overstående dimensioner i kontostrengen. Der vises her et skærmbillede, hvor jeg kun viser den ene medarbejder. Resten er i dette eksempel manuelt taget væk. Jeg vil nu korrigere den løn, der er fremskrevet i hver eneste måned. Dette gøres ved at overskrive det fremskrevne beløb inde i cellen, for den måned jeg gerne vil korrigere. Jeg taster nu 20.000 kroner oven i de 43.325 kroner. Du bliver spurgt, hvordan du vil fordele på de forskellige løndele. Her trykker du ok. Placerer på samme måde 10.000 kroner i marts og 5.000 i april. Når der trykkes GEM viser eksemplet, at totalen for 2012 ændrer sig. Dette sker ude til højre i billedet. På denne måde korrigeres medarbejderen i de enkelte måneder. Husk at gemme. TIP!! Når du har gemt, er der ikke mulighed at komme tilbage til beløbet, som stod i cellen før du korrigerede beløbet. Og der er ingen knap, der hedder Undo.

7 2.2.2.2 Korrektion af den samlede årsløn Inden der kan foretages en korrektion af lønnen, skal kontostrengen på den medarbejder, der skal korrigeres, findes. Denne opgave kan blive meget besværlig, hvis du ikke kender kontostrengen på medarbejderen. Det kan være en hjælp at slå medarbejderen op i Qlikview for at se kontostrengen. Som du kan se i nedenstående står analysenummer, finansieringskilde, underkonto, projektnummer og formål alle med ALL eller T. For at kunne korrigere lønne skal vi have fundet frem til kontostrengen for medarbejderen. Du skal altså finde den kontostreng som lønnen skal lægge på. (NB!! Hvis du ikke fandt kontostrengen ville Prophix fordele din korrigerede løn ud på alle analysenumre, alle finansieringskilder, alle underkonti, alle projektnumre og alle formål.) Jeg ved at lønnen på den medarbejder jeg vil korrigere ligger på følgende dimensioner. I skærmbilledet vil du have alle medarbejder stående, der har overstående dimensioner i kontostrengen. Der vises her et skærmbillede med kun en medarbejder. Resten er manuelt taget væk. Helt ude til højre i billedet i den grå kolonne findes totallønnen for 2012. Den står her til 527.733 kroner. Korrigerer beløbet til 1.000.000 kroner ved at stå i totalen for året. Tryk fordel ligeligt til fordeling på tid. Tryk fordel ligeligt til fordeling på løndele. Tryk ok til at sætte processen i gang. Skærmbilledet ser således ud: Tryk GEM TIP!! Når du har gemt, er der ikke mulighed at komme tilbage til beløbet som stod i cellen før du korrigerede beløbet. Og der er ingen knap, der hedder Undo.

8 For et opdateret billede af lønbudgetteringen, skal der anvendes rapport nr. 7 Rapport Totalrapport, der bliver gennemgået i punkt 2.7 2.3 Indtastning Timelønnede I template nr.3 kan der tastes lønnen for de timelønnede. Beløbet kan lægges, som et samlet beløb eller det kan lægges i flere små beløb og adskilles enten ved hjælp af linjebeskrivelser/cellekommentarer (se Brugermanual Driftsbudget, Workflow, Ad Hoc & konsolidering). Dobbeltklik på templaten og følgende skærmbillede kommer frem I templaten skal der som det første startes med at vælge omkostningssted. Vælg omkostningssted 23001. Husk at ALLE kriterier skal være udfyldt inden beløb tastes. Når der tastes et beløb, vil Prophix med det samme huske beløbet på de ovenstående kriterier også selvom der ikke er trykket GEM. Placer derefter 2.000.000 kroner i 2012 under Censor. Beløbet fordeles ligeligt ud på året.

9 Placerer på samme måde 1.000.000 kroner på eksamenstilsyn. Såfremt der ikke tages stilling til yderligere dimensioner i budgetbilledet, vil kontostrengen for begge budgetposter være, som anført øverst i billedet. Den eneste dimension, der er taget stilling til er omkostningssted, de andre dimensioner er foruddefineret til at være udfyldt med nul. Tryk Gem. For et opdateret billede af lønbudgetteringen skal der anvendes rapport nr. 7 Rapport Totalrapport, der bliver gennemgået i punkt 2.7 2.4 Indtastning - TAP NN-medarbejder I template nr. 4 kan tastes omkostninger til NN-medarbejdere på TAP. Dobbeltklik på templaten. I templaten skal der som det første, startes med at vælge omkostningssted. Vælger omkostningssted 23001. Husk at ALLE kriterier skal være udfyldt beløb tastes. Når der tastes et beløb, vil Prophix med det samme huske beløbet på de ovenstående kriterier også selvom der ikke er trykket GEM.

10 Placerer følgende beløb: 120.000 kroner på TAP NN 1 Medarbejder i 2012. Fordel ligeligt over året. 240.000 kroner på TAP NN 2 Medarbejder i 2012. Fordel ligeligt over året. 250.000 kroner på AC-TAP NN 1 Medarbejder i 2012. Fordel ligeligt over året. 40.000 kroner på AC-TAP NN 2 Medarbejder i april og august måned. Tast direkte i månederne. Tryk derefter GEM Såfremt der ikke tages stilling til yderligere dimensioner i budgetbilledet, vil kontostrengen for begge budgetposter være, som anført øverst i billedet. Den eneste dimension, der er taget stilling til er omkostningssted, de andre dimensioner er foruddefineret til at være udfyldt med nul. For et opdateret billede af lønbudgetteringen skal der anvendes rapport nr. 7 Rapport Totalrapport, der bliver gennemgået i punkt 2.7

11 2.5 Indtastning - VIP NN-medarbejdere I template nr. 5 kan tastes omkostninger til NN- medarbejdere på VIP. Dobbeltklik på templaten. Husk at ALLE kriterier skal være udfyldt inden beløb tastes. Når der tastes et beløb, vil Prophix med det samme huske beløbet på de ovenstående kriterier også selvom der ikke er trykket GEM. Placerer følgende beløb. 150.000 kroner på Professor NN 1 Medarbejder i 2012. Fordel ligeligt over året. 200.000 kroner på Professor NN 2 Medarbejder i 2012. Fordel ligeligt over året. 240.000 kroner på Lektor, adjunkt, institutleder NN 1 Medarbejder i 2012. Fordel ligeligt over året. 250.000 kroner på Lektor, adjunkt, institutleder NN 2 Medarbejder i 2012. Fordel ligeligt over året. 250.0000 kroner på Studie lektor/studie adjunkt NN 1 Medarbejder i 2012. Fordel ligeligt over året. Budgettering af Ph.d.-studerende skal laves nederst i billedet. Der er ikke foretaget en budgettering, idet skærmbilledet bliver for lille i dette eksempel.

12 Tryk GEM. Såfremt der ikke tages stilling til yderligere dimensioner i budgetbilledet, vil kontostrengen for begge budgetposter være, som anført øverst i billedet. Den eneste dimension, der er taget stilling til er omkostningssted, de andre dimensioner er foruddefineret til at være udfyldt med nul. For et opdateret billede af lønbudgetteringen skal der anvendes rapport nr. 7 Rapport Totalrapport, der bliver gennemgået i punkt 2.7 2.6 Indtastning Refusioner Budgettering af refusioner skal laves i template nr. 6. Budgettering af refusioner sker på omkostningsstedsniveau. Det er ikke muligt at lave en budgettering af refusioner per person. Ved budgettering af refusioner fås et overblik over forbruget i 2011, som der kan tages udgangspunkt i, når der budgetteres. Denne oplysning kan anvendes til at vurdere, hvilken type refusion der kommer på kendte medarbejdere. Den anden del kan anvendes til at vurdere, hvad der typisk kommer af refusioner på barsel og sygdom. Overblikket kan yderligere anvendes til at vurdere, hvilke måneder refusionerne typisk falder i.

13 Dobbeltklik på templaten for at åbne og vælg omkostningssted med det samme. Skærmbilledet ser ud som følgende (jeg har skjult medarbejdernes navne bag den grå boks): Den grå boks viser navn og stillingstype på de medarbejdere, der har modtaget refusion på det valgte omkostningssted i 2011. Den røde boks viser, hvilken refusionstype der er tale om - f.eks. 805 er barselsrefusion. Talværdien 805 henviser til en SLS-kode, som refusionen er indtægtsført på. Der stå en total for året og der er på samme måde vist, hvilken måned refusionen er indtægtsført i. De nederste linjer i boksen er totaler for den enkelte refusionstype. Totalerne er angivet med ALL under den grå boks. Husk at den røde boks er informationer, der trækkes fra SLS. Der kan ikke tastes eller redigeres i nogle af felterne. Den grønne boks viser i den lyseblå kolonne de realiserede SLS data fra den røde boks, fordelt på refusionsarterne i kontoplanen 12xxxx. De realiserede tal 2011 i den grønne boks viser nu kun totaler og er ikke længere fordelt på de enkelte medarbejdere. Beløbene er fordelt på arterne ud fra refusionstype: 1211xx: Rummelige arbejdsmarked 1241xx: Barselrefusion Stat 1281xx: Barselsrefusion Kommune

14 1291xx: Sygdom/fleks/løntilskud/kursus Skærmbilledet er nu klar til at der kan budgetteres. Der kan kun tastes i de grønne felter. Inden der tastes i de grønne felter skal der sikres, at ALLE dine kriterier er udfyldt. Når der tastes et beløb, vil Prophix med det samme huske beløbet på de ovenstående kriterier også selvom der ikke er trykket GEM. Når der ændres i kriterierne til den kontostreng, du vil placere din aktuelle budgettering på forsvinder beløbene for 2011. Skærmbilledet er nu udfyldt med kontostrengen og kan påføres den budgetterede refusion. Der laves følgende budgettering. 800.000 kroner placeres på art 120000 i totalen for 2012. Fordel ligeligt over året. 50.000 kroner placeres på art 128109 i marts måned 2012. 70.000 kroner placeres på art 129109 i september måned.

15 Tryk GEM For et opdateret billede af lønbudgetteringen skal der anvendes rapport nr. 7 Rapport Totalrapport, der bliver gennemgået i punkt 2.7 2.7 Rapport Totalrapport Som beskrevet under de øvrige afsnit er templaten med totalrapporten der, hvor der kan holdes et overblik over lønbudgetteringen på det enkelte omkostningssted. Der er her talte om en rapport, der viser alle de tastede oplysninger og det er derfor ikke muligt at ændre nogen form for oplysninger. Dobbeltklik på templaten for at åbne. Denne template indeholder rigtig mange informationer og giv derfor Prophix lidt tid til at åbne den. Fortvivl endelig ikke, men der er enormt meget data. Når rapporten åbnes er den tom for oplysninger, men overskrifterne svarer til den budgettering, som der er lavet i Template 2 til 6. Vælg omkostningssted 23001.

16 Rapporten viser med det samme lønfremskrivningen fra template nr. 2, med alle de kendte medarbejdere og indeholde de korrektioner, der er foretaget. Jeg viser ikke billedet i eksemplet, idet data er fortrolige. Dernæst vises data på dine timelønnede (template nr. 3), TAP NN medarbejdere (template nr. 4), VIP NN Medarbejdere (template nr. 5). Når beløbene vises i totalrapporten fra disse template er listet i rækkefølgen NN_1, NN_2, NN_3 osv. Timelønnede (template nr. 3) = er den blå understregning TAP NN medarbejdere (template nr. 4) = er den røde understregning VIP NN Medarbejdere (template nr. 5) = er den sorte understregning Den nederste del af totalrapporten viser refusioner (template nr. 6)