Få navn på analysenr. i excel-fil og ind i pivottabel med data fra qlikview

Transkript

1 Få navn på analysenr. i excel-fil og ind i pivottabel med data fra qlikview Opret en excel-fil med analysenr. og navn. Gemt som dataliste_til_pivottabeller Analysenr. skal stå i nr. orden, og cellen skal være formateret til at være TEKST og ikke tal. Så virker formlen ikke, da de tal der er i kontostrengen der hentes ind fra qlikview hentes som TEKST. Gem denne fil. Luk den ikke. Hent det ønskede data fra qlikview. F.eks. drift på omk.sted for januar Start med, at lave en i alt kolonne yderst til højre. 1

2 Lav herefter en kolonne der hedder Navn analysenr. Gem filen. Her gemt som: 2014_drift_52601 Før vi kan lave formlen til denne kolonne skal vi have gjort kolonnen med analysenr. (ANA) mulig at søge i. Det gøres ved, at taste et 1-tal ind i en tom celle og kopiere cellen. Overstreg alle dine analysenr. (gøres ved at trykke på kolonnens bogstav. Her I ). Højreklik og vælg Indsæt speciel og tryk igen på Indsæt speciel 2

3 Herefter fremkommer følgende billede, og der trykkes på Multiplicer og Ok Vi er nu klar til at lave formlen til kolonnen Navn analysenr.. Formlen skal hedde: =HVIS.FEJL(LOPSLAG(I2;[dataliste_til_pivottabeller.xlsx]analyse_navn!$A$1:$B$115;2;FALSK);" ") Den laves således: Stil dig i første celle i kolonnen Navn analysenr. Tryk herefter på Formler og Opslag og reference og LOPSLAG. 3

4 Herefter fremkommer denne boks: Feltet Opslagsværdi er den celle hvor der skal søges i. Dvs. det analysenr. den skal søge efter. I regnearket står det første analysenr. i kolonne I3 Skriv I3 i feltet Opslagsværdi. 4

5 Tabelmatrix er det område, hvor der skal søges efter opslagsværdien. Dvs. den skal søge i den anden excel-fil der hedder dataliste_til_pivottabel. Stil dig i feltet Tabelmatrix. Klik derefter over i den anden excel-fil og marker hele området med analysenr. og navn. Når området er markeret tryk da videre i feltet Kolonneindeks_nr Kolonneindeks_nr er kolonnenummeret i tabelmatrixen, hvorfra den tilsvarende værdi skal returneres. Den første kolonne med værdier er kolonne 1. Dvs. når den har fundet analysenr. i kolonne 1 skal den returnere den værdi der står i kolonne 2. Der skal derfor i kolonneindeks_nr stå 2. I feltet Lig_med skal der stå FALSK. Så vil der kun blive søgt på det der er nøjagtig lig med. F.eks.: Skal den søge efter analysenr skal den returnere værdien Trykning, og kun denne værdi. Tryk herefter OK. I cellen står der nu denne formel: =LOPSLAG(I3;[dataliste_til_pivottabeller.xlsx]analyse_navn!$A$1:$B$84;2;FALSK) Tryk retur. Nu vil der i feltet sikkert stå #I/T. Det betyder, at den ikke kunne finde værdien i dataliste_til_pivottabel. Der vil være værdier, som ikke fremgår af dataliste_til_pivottabeller, og for 5

6 at være sikker på, at der kun bliver vist teksten på de analysenr. der ønskes kan der sættes yderligere en formel på, så den returnere en tom celle hvis ikke analysenr. findes i filen. Den endelige formel kommer derfor til at se ud som nedenfor. Skriv selv det der er markeret med rødt =HVIS.FEJL(LOPSLAG(I2;[dataliste_til_pivottabeller.xlsx]analyse_navn!$A$1:$B$115;2;FALSK);" ") Det er vigtigt, at der er et mellemrum mellem Det der står mellem er den værdi der bliver returneret til excel-filen hvis ikke analysenr. findes i dataliste_til_pivottabel. Man bestemmer selv, om der skal stå en tekst eller et mellemrum. Nu ser excel-filen således ud: Tag fat i den lille firkant i højre hjørne af den markerede celle og træk ned over alle celler under i denne kolonne. På denne måde kopieres formlen til alle celler nedenunder. Når du slipper musen henter den de værdier der hører til analysenr. Gem filen Den gemte fil kan laves til en pivottabel, og kan genbruges hver måned når der skal laves månedsopfølgning. Den nye måned hentes fra qlikview og lægge ind nederst i denne fil. Herefter skal de sidste 3 billeder ovenfor gennemgås igen for den nye måned. Herefter går man over i pivottabellen og trykker opdater, så er den nye måned med (incl. navne på analysenr.) 6