af 28.10.2014 Referat af bestyrelsesmøde nr. 12 d. 23. April. 2014, kl. 19.00 i klubhuset ved Dronninglund Golfbane. Tilstede: Bjarne Pedersen Bent Nielsen Per Guldborg Jan Schunk Vivian Dam Teddi Christensen(ref) Fraværende: Bjarne Andersen Charlotte Christensen BP BN PG JS VD TC BA CC DAGSORDEN 1. Godkendelse af dagsorden 2. Godkendelse af referat af forrige bestyrelsesmøde 3. Orientering fra FU (forretningsudvalget) v. formanden 4. Økonomi v. kassereren 4.1 Budgetopfølgning 4.2 Debitorliste 4.3 Kassebeholdning 5. Udvalgene 5.1 Bane- 5.2 Turnerings- 5.3 Regel- 5.4 Handicap- 5.5 Sponsor- 5.6 Sports- 1
6. Eventuelt 5.7 Junior- 5.8 Aktivitets- 5.9 Klubhus- 5.10 PR- 5.11 Medlems- og begynder- 5.12 Personale (lukket møde) Ad. 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. Ad. 2. Godkendelse af referat af forrige bestyrelsesmøde Referatet blev godkendt. Ad. 3. Orientering fra FU (forretningsudvalget) v. formanden Bjarne efterlyste at der blev udarbejdet en vagtordning i bestyrelsen, således at pludselige opståede problemer kan imødekommes, uden at det nødvendigvis altid er ham der bliver kontaktet. Der er for mange gratister på range og par 3 bane. TC sørger for skiltning. VD udfærdiger opslag til de lokale skoler om et medlemskab til Par 3 banen. Bane service skal op og køre igen, dette for at øge salg på banen og stikprøvevis kontrol. SGN har sendt en skrivelse vedr. enkelte klubbers tilbud om halv greenfee til alle spillere i danmark. Indstillingen er at SGN klubber skal have en fordel af samarbejdet i forhold til øvrige klubber, og at det derfor bør være halv pris til SGN medlemmer i forhold til den generel nedsatte pris. Indstillingen støttes af DGK. BP giver svar tilbage. BP har modtaget en henvendelse om en pige der ønsker en praktikplads i 4 uger, omhandlende marketing og events. Forløbet er uden omkostninger for klubben. Bestyrelsen ser positivt på ansøgningen. BP tager kontakt. Ansættelses kontrakter skal være udfærdiget senest 11. maj. Ansvarlig: BP og TC Der holder ofte for mange biler foran bagrummet. Skiltene ændres således at der blive 3 pladser til disse Med særlig tilladelse, 3 pladser til Af og pålæsning max. 10 min., 2 pladser til handicap. Cykler flyttes til gavlen ved buggigaragen. Ansvarlig TC Internettet og golfbox er noget ustabilt, skyldes delvis golfbox serveren, delvis klubbens forbindelse. BP har rekvireret complea og ringer til TDC med henblik på reparation af et ødelagt kabinet langs Kirkevej. Til de senere indkomne medlemmer er det BN der tager stilling til et evt. reduceret kontingent. Bestyrelsen modtager hver 5 stk. greenfee billetter til DGK, brugen af disse refereres til bestyrelsen. Forespørgelse vedr. reduceret greenfee for gæster og gratis greenfee til juniorer ifølge med fuldt betalende gæster, blev drøftet. Det undersøges hvorledes omegnsklubberne forholder sig. Ad. 4. Økonomi v. kassereren Der er pt. 561 fuldtids aktive medlemmer, heraf 485 til den høje takst. Der er udsendt opkrævninger for 1.440.000kr. Der er 25.000kr. i restance. Disse bliver spærret i golfbox 1. maj såfremt der ikke er betalt. Der er indgået sponsoraftaler for i alt 300.000kr. eks. moms. Aftale med BDO for 3 år som flagsponsor. Der er fortsat 5 ledige teestedsskilte. 2
Møllehuset har indgået aftale, hvorfor det nu også er muligt at bestille mad derfra. Det undersøges om pizzariaet Botan i Dronninglund ønsker at indgå en aftale. Der er pt. Ikke en ajourført oversigt over udgiftssiden, kommer snarest. Ad. 5.1 Baneudvalg TC orienterede om et par klager over mangel på flytning af hulkopper og teestedsmarkeringer i påsken, det er foreholdt greenkeeper og der vil blive udarbejdet en procedure. Evt. ved frivilliges hjælp. Der er forespurgt om teested hul 3+12 kan spilles fra græs. Der vil blive spillet fra græs ved sponserede turneringer, sponsormatchen og klubmesterskaberne. Derforuden etableres der nye måtter hvor det skulle være nemmere at tee op på. BP forespurgte på grønt regnskab for 13. BN og Johnny indberetter hurtigst muligt. Det undersøges om der muligheden for at sætte Meterskiltning på range. Der skal lyde en stor tak til de mange (ca. 40) frivillige der deltog i oprydningsdagen. Ad. 5.2 Turneringsudvalget SparV turneringen er på plads, ligeledes sponsormatchen. D.29. juni afholdes Eurosparturnering endvidere afholdes turnering i sep. sponsoreret af Hjallerup maskinforretning samt en pro-am arrangeret af sportstruppen. Ad. 5.3 Regeludvalget BP orienterede om at regeludvalget arbejder på nye scorekort med reviderede regler samt information. Ad. 5.4 Handicapudvalget Der er på nuværende max handicap sum på 144, samt har hcp. 54-72 restriktioner for tidsbestilling. For at imødekomme vores begyndere indstiller udvalget til at: Handicap summen hæves til 180 Handicap 54-72 kan booke tider alle dage, med undtagelse af lørdage, søndage og helligdage mellem kl. 9-12. Bestyrelsen godkender indstillingen. Den afprøves frem til 1. Juli, hvorefter der evalueres. For at få plads til flere spillere i weekenden vil BJ eller PG sammensætte 2-bolde til 4-bolde. Medlemmer opfordres også selv til at samle sig på tiderne. Ad. 5.5 Sponsorudvalget Se Ad.4 økonomi Ad. 5.6 Sportsudvalget Der er nu sammensat et sportsudvalg bestående af: Peter Hostrup, Anders Sørensen, Anders Fugmann, Malte Guldborg og Jørgen Morrild. Alle spillere i sportstruppen skal i et omfang deltage i arbejdet med de opgaver der knytter sig til truppen, samt være behjælpelige med juniorarbejdet. Ad. 5.7 Juniorudvalget JS oplyste at der har været afholdt opstartsmøde med deltagelse af forældre. Der er afsat træningstider, samt fundet frivillige til ude og hjemme kampe samt til Juniorcampen. Alle juniorer er af DGU inviteret til Made in Denmark, mere info er lagt på hjemmesiden. Der er 10 spillere fra sportstruppen der skal være behjælpelige i forhold til juniorer. 3
Ad. 5.8 Aktivitetsudvalget Foredraget d. 6.Maj med Thomas Søby har kun modtaget 8 tilmeldinger, og må derfor med al sandsynlighed aflyses. Til arrangementet d. 9.Maj med Benny Wagner Er der pt. 15 tilmeldte. Der afholdes møde i udvalget d 28/4 med henblik på en midsommerfest. Ad. 5.9 Klubhusudvalget Der er indhentet tilbud på vinduespolering stort 350,- ex. Moms, dette bestilles efter behov. Der er bestilt 2 plader til Hole in one, der skal dog vurderes hvor disse skal opsættes og om der evt. skal ske en flytning af skilte og sponsortavle. Der er indgået en aftale med vognmandsfirmaet Sølvkjær vedr. affaldscontainere. 3 stk. 800 l. containere afregnes med 47øre pr. kg. Vedr. husorden, gennemgåes den på næste møde grundet Bjarne Andersen s fravær. Bjarne A. bemyndiges til at indgå aftale med viasat golf til klubhuset. Helle og Morten har lavet en liste med forskellige problemstillinger, disse behandles i første omgang på førstkommende forretningsudvalgsmøde. Der er lavet aftale med 2 unge omkring ud- og indkørsel af buggies, samt boldopsamling på fredage, lørdage og søn og helligdage. Benjamin kører buggies ud de øvrige dage, samt rengør dem efter behov. Han sørger også for boldopsamling om morgenen. Den 4. juni er der mange arrangementer der kræver hjælp fra frivillige, da der både er cykelløb med base på anlægget, samt pink cup og Aalborg håndbold. PG kontakter klubber i klubben om assistance. (det er senere aftalt at Pink cup flyttes til en anden dato) Der skal laves en velkomstbesked til telefonerne. Ansvarlig: BP, Helle og Morten Ad. 5.10 PR-Udvalget Der blev til aalborg håndbolds hjemmekamp d. 18/4 uddelt flyers. Nyt begynderhold i Juni bliver fra den 13-15. juni. VD sørger for traktement til Golfens Dag d. 27 april (kage, frugt og diverse drikke) Ad. 5.11 Medlem og begynderudvalget Det første begynderhold blev en succes, 19 kom igennem, 8 er under hcp 54. Disse 8 vil modtage Dgu kort mod indbetaling af kontingent for 2. halvår. Nyt hold på 26 begyndere fra Aalborg Sports collage bliver i dagene 12-13-14-15. maj. Pris aftalt til 400,- pr. stk. Begynder og optimistklubben holder sommerafslutning tirsdag d. 24 juni. Det tillades at det bliver med gunstart. Ad. 5.12 Personale. Detaljerne heri blev behandlet på lukket møde, hvorfra, der ikke refereres. Næste bestyrelsesmøde afholdes d. 19. maj 2014 kl. 19.00 i klubhuset 4
5