ÅRSBERETNING MÆGLINGS OG KLAGEINSTITUTIONEN FOR ANSVARLIG VIRKSOMHEDSADFÆRD 2012/2013 Det danske nationale kontaktpunkt OECD s retningslinjer for multinationale virksomheder
Velkommen ved formanden Formandens beretning 2012-2013 Et stille men travlt år Mæglings- og klageinstitutionen for ansvarlig virksomhedsadfærd (MKI), som påbegyndte sin virksomhed den 1. november 2012 udgiver hermed sin første årsberetning. MKI har som OECD s nationale kontaktpunkt i Danmark til opgave at informere om OECD s retningslinjer for multinationale virksomheder og at behandle sager, hvor retningslinjerne kan være overtrådt. MKI skal være et hurtigt og effektivt udenretligt redskab til løsning af sådanne tvister. Ved oprettelsen af MKI lever Danmark op til forpligtelsen i FN s retningslinjer for menneskerettigheder og erhvervsliv og i OECD s retningslinjer om at give krænkede mulighed for genoprejsning ( remedy ). MKI tilstræber at opnå dette ved gennem mægling at medvirke til løsninger, som eliminerer krænkelser af retningslinjerne og samtidigt tilgodeser parternes interesser. MKI udøver sin virksomhed med henblik på også at bidrage til at fremme ansvarlig virksomhedsadfærd med hjælp og vejledning til virksomheder. Selvom der har været relativt få klager det første år, har det været et travlt år. MKI har de seneste 14 måneder haft jævnlige møder. Udover klagebehandlingen har de højest prioriterede opgaver været at organisere sig, tilrettelægge sagsbehandlingen, få mere viden om mægling og udarbejde mæglingsmanual, udarbejde informationsmateriale og afholde informationsmøder. Vi har i MKI vurderet, at disse indledende tiltag er afgørende for vores virke og behandling af sager fremadrettet. Herudover har MKI besvaret en række forespørgsler fra virksomheder, NGO er, fagbevægelsen, erhvervsorganisationer og myndigheder om institutionen, om indholdet af OECD-retningslinjerne og betydningen af dem i praksis. Det gælder især forpligtelsen til at udvise nødvendig omhu ( due dilligence ) samt om hvordan processen for klagesager vil være i MKI. Særligt har mange interesseret sig for kravene til dokumentation fra klager, fortrolighed og selve mæglingsforløbet. Det har bl.a. ført til udarbejdelsen af en udførlig sagsbehandlingsguide, som løbende vil blive opdateret. MKI vil arbejde med størst mulig åbenhed, og materialet er derfor fuldt offentligt tilgængeligt på MKI s hjemmeside. Dialogen og informationsindsatsen præger denne første årsberetning fra MKI. Med årsberetningen er det første gang, at institutionen får mulighed for at kommunikere samlet om årets aktiviteter. Vi har tilstræbt at formidle dette arbejde i en enkel form og håber, at vores interessenter finder beretningen nyttig. På vegne af institutionen Mads Øvlisen, formand 2
Præsentation af MKI Om Mæglings- og klageinstitutionen for ansvarlig virksomhedsadfærd Hovedopgaven for Mæglings- og klageinstitutionen for ansvarlig virksomhedsadfærd (MKI) er at behandle klager om mulige overtrædelser af OECD-retningslinjerne og udbrede kendskabet til retningslinjerne og virksomhedernes samfundsansvar. Behandling af klager Mæglings- og klageinstitutionen er sat i verden for at behandle sager, hvor OECD s retningslinjer kan være overtrådt. Formålet er at bidrage til, at virksomhederne efterlever OECD s retningslinjer for multinationale virksomheder. Mæglings- og klageinstitutionen er en ikke-juridisk institution, hvor virksomheder, organisationer og offentlige myndigheder kan løse tvister om overtrædelse af for eksempel arbejdstager- og menneskerettigheder, internationale miljøstandarder og korruption. Brud på retningslinjerne skal kunne rejses og dokumenteres af dem, der føler sig krænket af danske virksomheder, organisationer og offentlige myndigheder. Det er vanskelige problemstillinger, der ofte ikke findes enkle løsninger på. For det første er der ofte tale om krænkelser, der foregår langt uden for landets grænser. For det andet kan der være tale om forhold, for eksempel blandt underleverandører, som den enkelte virksomhed kan have svært ved at påvirke direkte. OECD-retningslinjerne skaber et vigtigt udgangspunkt, der skal hjælpe alle parter til løse konflikter på en tilfredsstillende måde. Medlemmer: Mæglings- og klageinstitutionen består af fem medlemmer: Fra venstre: Sagkyndigt medlem Jonas Christoffersen, direktør ved Institut for Menneskerettigheder, Jens Erik Ohrt, Konsulent i LO, indstillet af LO, Formand: Mads Øvlisen, tidligere erhvervsleder og nuværende rådgiver for FN Global Compact udpeget af Erhvervs- og Vækstministeren, Karin Buhmann, lektor ved CBS, indstillet af 92-gruppen og Kim Haggren, chef for erhvervsjura og CSR i DI, indstillet af DI. 3
Præsentation af MKI MKI er oprettet ved dansk lov MKI blev oprettet ved dansk lov i 2012, jf. Lov om mæglings- og klageinstitutionen for ansvarlig virksomhedsadfærd nr. 546 af 18. juni 2012. Loven udstikker reglerne for MKI s virke, herunder hvilke klager institutionen kan behandle, hvordan sagsbehandlingen skal forløbe og hvem der skal sidde i institutionen. Derudover er der udarbejdet en bekendtgørelse, der udstikker reglerne for beslutningsprocessen i MKI, for tidsfrister i forbindelse med sagsbehandlingen samt for udpegningen af bisiddere, jf. Bekendtgørelse om mæglings- og klageinstitutionen for ansvarlig virksomhedsadfærd nr. 936 af 18. september 2012. Formålet med at oprette MKI ved lov var for det første at sikre institutionen den nødvendige legitimitet og autoritet i forhold til at kunne varetage en effektiv klagebehandling. For det andet blev det muligt at tildele MKI kompetencer som ellers ikke er en del af OECD s retningslinjer for multinationale virksomheder. Særligt to ting bør fremhæves i denne sammenhæng. For det første giver loven mulighed for at MKI kan tage en sag op på eget initiativ, hvis MKI bliver opmærksom på en mulig krænkelse. MKI er dermed ikke afhængig af, at der indsendes en klage, hvis MKI af andre veje bliver gjort opmærksom på en mulig overtrædelse af OECD s retningsliner. For det andet udstikker loven regler om, at MKI kan behandle klager over offentlige myndigheder og private organisationer, som f.eks. interesseorganisationer, mv. Det er således ikke alene private virksomheder, som skal overholde OECD s retningslinjer. Loven om MKI er udformet på baggrund af Rådet for Samfundsansvar anbefalinger fra 2011; Nævnet for OECD s retningslinjer for ansvarlig virksomhedsadfærd - anbefalinger til en ikke-retlig mæglings- og klagemekanisme (12. oktober 2011). Rådet for Samfundsansvar har 17 medlemmer, der repræsenterer erhvervsorganisationer, NGO ere, civilsamfundet, kommuner, regioner og fagbevægelsen, som alle har bidraget til oprettelsen af MKI. 4
OECD s Retningslinjer OECD s Retningslinjer for multinationale virksomheder og deres implementering I 2011 lancerede OECD reviderede globale retningslinjer for ansvarlig virksomhedsadfærd: OECD's retningslinjer for multinationale virksomheder. Retningslinjerne er en række anbefalinger fra mere end 40 OECD-lande til virksomheder. Retningslinjerne omhandler en række emner inden for samfundsansvar; dvs. menneskerettigheder, arbejdstagerforhold, miljø, anti-korruption, forbrugerinteresser, videnskab og teknologi, konkurrence og skat. Retningslinjerne har til formål at sikre, at virksomheder, uanset hvor de opererer, driver deres forretningsaktiviteter i overensstemmelse med principperne om ansvarlig virksomhedsadfærd (virksomheders samfundsansvar). Ønsket er at styrke grundlaget for den gensidige tillid mellem virksomheder og de samfund, hvor de opererer, og virksomheders bidrag til bæredygtig udvikling. Konkret skelner retningslinjerne mellem virksomheders positive bidrag til økonomisk, social og miljømæssig fremgang, og minimering af den negative påvirkning virksomhedernes aktiviteter kan give anledning til. OECD s retningslinjer for multinationale virksomheder forpligter de lande, der har tilsluttet sig at oprette såkaldte nationale kontaktpunkter. OECD s retningslinjer udstikker desuden rammerne for de nationale kontaktpunkters virke, herunder hvordan de sammensættes og hvordan klagebehandlingen skal forløbe. De fleste landes kontaktpunkter arbejder alene ud fra disse forskrifter. Indtil videre er det danske kontaktpunkt deet eneste, der er oprettet ved en selvstændig lov, der udvider desuden reglerne for institutionens virke ud over hvad der er beskrevet i OECD s retningslinjer. I OECD foregår arbejdet med implementeringen af retningslinjerne i regi af Investeringskomitéens såkaldte Working Party on Responsbile Business Conduct. Det er også i dette samarbejde mellem de nationale OECDkontaktpunkter, at MKI deltager. Fra OECD s side er der især fokus på fortsat effektivisering af de nationale kontaktpunkter samt at udbrede retningslinjerne til flere lande, også uden for OECD. Derudover er der igangsat en række konkrete projekter om anvendelsen af retningslinjerne. Projekterne vedrører bl.a. den nødvendige omhu i den finansielle sektor, leverandørkæder i landbruget, i tekstilsektoren og leverandørkæder i konfliktområder. Læs mere: www.oecd.org/corporate/mne/ www.virksomhedsadfaerd.dk 5
Præsentation af institutionens hjemmesider Virksomhedsadfærd.dk / businessconduct.dk Mæglings- og klageinstitutionen lægger stor vægt på åbenhed og transparens i institutionens arbejde. Derfor tilstræber institutionen, at information om institutionen findes på dansk og engelsk ligesom institutionen offentliggør referater fra møder i institutionen på MKI s hjemmeside. MKI har sin egen hjemmeside på såvel dansk (www.virksomhedsadfaerd.dk) som engelsk (www.businessconduct.dk). Her kan både virksomheder og potentielle klagere finde relevant information om klageadgang og institutionens sagsbehandling, herunder: Hvordan man indsender en klage. Hvilke dokumentationskrav der er til en klage. Hvordan sagsbehandlingen forløber. Hvordan man som virksomhed skal forholde sig, hvis der bliver klaget over en. Hvilket ansvar man som virksomhed har i din egen virksomhed og hos sine leverandører. Hvilket lovgrundlag der gælder for MKI. Tilsvarende information på engelsk findes på www.businessconduct.dk 6
Institutionens informationsaktiviteter Institutionens informationsaktiviteter MKI har udover at behandle klager også en forpligtelse til at informere om institutionen og OECD s retningslinjer overfor virksomheder, organisationer og offentlige myndigheder i Danmark. Institutionen har gennem en målrettet kommunikationsindsats søgt at fremme, at virksomheder, organisationer og offentlige myndigheder får kendskab til og udviser en adfærd, der er i overensstemmelse med de forventninger om ansvarlighed, der følger af internationalt anerkendte retningslinjer. På møder, konferencer og gennem dialog og vejledning har MKI intensivt arbejdet med udbredelse af information og kendskab til både retningslinjerne og institutionen for derved at bidrage til en effektiv implementering af OECD s retningslinjer for multinationale virksomheder i Danmark. Informationsindsatsen er både nationalt og internationalt orienteret med fokus på danske virksomheder, organisationer og myndigheder samt potentielle klagere. MKI har afholdt en række dialogmøder med danske virksomheder og konsulenthuse, erhvervs- og brancheorganisationer, NGO er og fagbevægelse og andre interessenter. Herudover har MKI deltaget i møder på universiteter og højere læreanstalter samt arrangeret og deltaget i workshops ved CSR Awards i både 2012 og 2013. Institutionen lægger vægt på en løbende dialog med Rådet for Samfundsansvar, og deltager mindst en gang om året i Rådets møder. Udenrigsministeriet er en vigtig samarbejdspartner og har bl.a. bistået MKI i at udbrede kendskabet til institutionen og har via de danske ambassader i udlandet formidlet kontakt og information til bl.a. danske datterselskaber i udlandet, handelskamre og erhvervsorganisationer, lokale NGO er og fagforeninger, menneskerettighedsorganisationer og lokale myndigheder. Internationalt indgår MKI aktivt i samarbejdet mellem de øvrige nationale kontaktpunkter i OECD. I 2013 deltog MKI i NCP-møderne i OECD i juni og december 2013. MKI har desuden deltaget i internationale konferencer om mægling samt i FN's Forum on Business and Human Rights i Geneve i december 2013, hvor medlem af MKI Karin Buhmann deltog og holdt oplæg i en paneldebat om ikke-juridiske klagemekanismer og deltog i den efterfølgende diskussion. 7
CSR kompasset CSR Kompasset: Kom godt i gang med nødvendig omhu i leverandørkæden CSR Kompasset er et gratis online-værktøj, der kan hjælpe virksomheder med at udvise nødvendig omhu i arbejdet med ansvarlig leverandørstyring. CSR Kompasset har eksisteret siden 2005 og er oprindeligt udarbejdet i samarbejde mellem Erhvervs- og Vækstministeriet, DI og Institut for Menneskerettigheder. I 2013 blev CSR Kompasset opdateret på foranledning af Mæglings- og klageinstitutionen for ansvarlig virksomhedsadfærd, så det nu tager højde for de nyeste internationale retningslinjer for samfundsansvar blandt andet FN s retningslinjer for menneskerettigheder og erhvervsliv og OECD s retningslinjer for multinationale virksomheder. På CSR Kompasset kan virksomheder blive klogere på hvilke forventninger til CSR de skal følge i deres egen virksomhed, og hvilke krav de bør stille til deres underleverandører. CSR Kompasset indeholder konkrete værktøjer til arbejdet med ansvarlig leverandørstyring i praksis. Virksomhederne kan for eksempel downloade en Code of Conduct, som beskriver de krav virksomheden stiller til deres leverandørers CSR-indsats, og som dermed er udgangspunktet for ansvarlig leverandørstyring. Når virksomheden har kommunikeret deres Code of Conduct til alle leverandører, bør de udvælge hvilke underleverandører, som de ønsker at gå i tættere dialog med om CSR. Til det kan leverandørerne bruge et selvevalueringsskema, som der også findes en skabelon til på CSR Kompasset. Selvevalueringsskemaet giver leverandørerne mulighed for at reagere på de krav, der er blevet stillet til dem i Code of Conduct en. Næste trin i evalueringen er at følge op på de selvevalueringsskemaer, som leverandørerne returnerer. For nogle leverandører kan opfølgningen klares over telefon eller mail. Ved andre leverandører kan det være nødvendigt med et besøg. På CSR Kompasset kan virksomhederne downloade en tjekliste til brug ved leverandørbesøg. En tjekliste vil støtte virksomhederne i at have en fokuseret dialog i den sparsomme tid, de har hos leverandøren. CSR Kompasset kan både bruges af virksomheder, offentlige myndigheder og organisationer, der gerne vil stille krav om samfundsansvar til sine leverandører, men kan også benyttes af virksomheder, der bliver mødt af krav fra de virksomheder, de selv leverer til. Værktøjet indeholder derudover gode råd, cases og nyttige links m.v., som er målrettet små og mellemstore virksomheder, men større virksomheder og organisationer kan også finde inspiration til arbejdet. CSR Kompasset giver virksomhederne overblik over forventninger og muligheder i arbejdet med ansvarlig leverandørstyring. 8
Overblik over MKIs sagsbehandlingsproces Offentliggørelse: Klage Indledende vurdering Er de formelle kriterier opfyldt? Nej Afvises Ingen offentliggørelse eller aktindsigt Ja Max 2 uger fra henvendelsen indgives* Løsning på egen hånd Institutionen opfordrer parterne om at prøve at løse uoverensstemmelsen Hvis parterne løser uoverensstemmelsen Afsluttes Ingen offentliggørelse eller aktindsigt Max 2½ måneder fra henvendelsen indgives* Forundersøgelse Hvis parterne ikke løser uoverensstemmelsen, afslutter institutionen en forundersøgelse mhp. at beslutte om uoverensstemmelsen skal behandles i institutionen Afvises Kort udtalelse offentliggøres uden benævnelse af parternes navne Accepteres Mægling Hvis institutionen tilbyder mægling, indkaldes parterne til møde mhp. at afgøre om der kan mægles i sagen eller om sagen skal undersøges Undersøgelse Der foretages en undersøgelse af sagen Max 3 måneder fra henvendelsen indgives* Mægling faciliteres af formanden Hvis mæglingen ikke lykkes Påstanden kan ikke dokumenteres Hvis mæglingen lykkes Max 6 måneder fra henvendelsen indgives* Afsluttes Udtalelse om at klagen ikke er begrundet Offentliggørelse om mægling eller undersøgelse med parternes navne Mæglingsresultat offentliggøres med parternes navne Udtalelse om manglende begrundelse offentliggøres med parternes navne Klagen kan dokumenteres Udtalelse på baggrund af undersøgelse Institutionen kommer med en udtalelse og forslag til forbedringer Udtalelse offentliggøres med parternes navne *Vejledende tidsfrister Max 9 måneder fra henvendelsen indgives* 9
Mægling Mægling i mæglings- og klageinstitutionen MKI har en ambition om, at institutionen ikke kun skal være en klageinstitution, men mindst lige så meget en mæglingsinstitution. Mægling kan være et hurtigt og effektivt redskab til at løse tvister om påståede overtrædelser af internationale standarder og principper om ansvarlig virksomhedsadfærd. MKI tilbyder parterne mægling, hvis de ikke har kunnet finde en løsning på sagen på egen hånd. Mægling er frivilligt og er alene et tilbud fra institutionens side. Det er en vigtig forudsætning for succesfuld mægling, at begge parter forstår, at mægling kun virker, hvis parterne ønsker at nå frem til en løsning. Tager parterne imod tilbuddet om mægling, vil institutionen bidrage til at skabe en konstruktiv og meningsfuld dialog mellem parterne. MKI har i det forgangne år udarbejdet retningslinjer for, hvordan mægling foregår. Formålet er at bidrage til, at parterne føler sig trygge ved at forsøge at løse en konflikt ved mægling. I tillæg hertil har MKI udarbejdet et mæglingsmandat, som udstikker reglerne for mæglingen ved MKI, og som parterne tilslutter sig ved det første mæglingsmøde. Hvis det lykkes at finde en løsning gennem mægling, offentliggør institutionen mæglingsresultatet. Mæglingsresultatet skal dog være i overensstemmelse med OECD s retningslinjer for multinationale virksomheder for, at MKI kan godkende det. Efter et år følger MKI op på, om mæglingsaftalen er blevet efterlevet af parterne. På hjemmesiden kan man finde mere information om mægling i MKI bl.a.: MKI s retningslinjer for mægling Standard mæglingsmandatet OECD s mæglingsmanual - overordnede retningslinjer for, hvordan MKI og andre nationale kontaktpunkter varetager mægling Inspiration til konfliktløsning på virksomhedsniveau MKI har desuden udarbejdet informationen om konflikthåndtering og klagemekanismer, der kan benyttes af virksomheder, der ønsker at kunne håndtere konflikter på egen hånd. Der er mange fordele ved at etablere en klagemekanisme i virksomheden. For det første kan en effektiv klagemekanisme betyde at negativ indflydelse på CSR-principper identificeres tidligt og håndteres hurtigt. Dermed kan virksomheden afværge, at mindre sager udvikler sig til uhåndterbare konflikter, dyre retssager eller negativ presseomtale. På www.csrkompasset.dk/klagemekanismer kan du læse mere om: Fordelene ved at etablere en klagemekanisme Hvordan man etablerer en klagemekanisme Eksempler på klagemekanismer 10
Konkrete sager Konkrete sager 2012-2013 Mæglings- og klageinstitutionen har ved udgangen af 2013 modtaget i alt 6 klager om påståede brud på OECD s retningslinjer. Tre klager vedrørte spørgsmål, der faldt uden for OECD retningslinjernes rammer. I en af klagerne var det ikke klart, hvad de påståede overtrædelser bestod i, og der var ikke henvist til, hvilke bestemmelser eller hvilke områder af OECD retningslinjerne, der blev anset for overtrådt. Ved henvendelse til klager, var det ikke muligt at få oplysninger om de pågældende forhold. En klage vedrørte æreskrænkelser. Mæglings- og klageinstitutionen fandt, at arten af udtalelserne ikke var en tilsidesættelse af OECD retningslinjernes kapitel om menneskerettigheder, og sagen blev derfor afvist. En klage vedrørte en mindre dansk virksomheds manglende efterlevelse af den del af OECD retningslinjerne, der vedrører arbejdstagerforhold og menneskerettigheder. Mæglingsinstitutionen vurderede, at klagen opfyldt de formelle krav, herunder dokumentationskravet, og sagen blev godkendt til videre behandling. Institutionen opfordrede herefter parterne til at løse sagen indbyrdes. Kort tid efter meddelte parterne institutionen, at der var indgået forlig i sagen. Sagen er endnu ikke afsluttet. Endelig har institutionen modtaget endnu en klage ved årets udgang. Sagen vil blive behandlet i 2014. Du kan læse mere på virksomhedsadfaerd.dk, som bliver løbende opdateret med information om sager samt institutionens udtalelser. 11
Kontakt Mæglings- og klageinstitutionen for ansvarlig virksomhedsadfærd Erhvervsstyrelsen Langelinie Allé 17 2100 København Ø Telefon +45 35 29 10 00 E-mail post@virksomhedsadfaerd.dk www.virksomhedsadfærd.dk Andre nyttige links www.csrkompasset.dk www.samfundsansvar.dk www.mneguidelines.org www.ohchr.org www.ec.europa.eu/enterprise/policies/sustainable-business Svanemærket tryksag 541-457