Tilbudsbetingelser Aftale om akademisk boghandel Aalborg Universitet
Indholdsfortegnelse 1. Indledning 3 2. Ordregiver 3 3. Tidsplan 4 4. Spørgsmål 4 5. Aftalens omfang 5 6. Betingelser for deltagelse 6 7. Tildelingskriterium og underkriterier 6 7.1 Beskrivelse af underkriteriet tilgængelighed 6 7.2 Beskrivelse af underkriteriet fleksibilitet 7 7.3 Beskrivelse af underkriteriet husleje 7 7.4 Beskrivelse af underkriteriet rabatprocent på bøger mv. 8 8. Afgivelse af tilbud og forhandling 8 9. Formalia 9 10. Forbehold 10 11. Orientering om resultatet af udbuddet 10 12. Aktindsigt 11 Side 2
1. Indledning Aalborg Universitet ønsker at indgå en koncessionsaftale om etablering og drift af en akademisk boghandel. Boghandlen skal være fysisk beliggende på universitetet område på adressen Fibigerstræde 15, 9220 Aalborg Ø samt eventuelt flere af Leverandøren tilbudte salgs- eller udleveringssteder. Boghandlen skal forestå daglig betjening af studerende og ansatte ved salg af akademiske bøger, kompendier, professionelle forbrugsmaterialer mv. EU's udbudsdirektiv (2004/18/EF) finder ikke anvendelse for proceduren, fordi det er en koncessionsaftale, jf. artikel 17, og det vurderes ikke, at aftalen har en klar grænseoverskridende interesse. Aftalen indgås efter en frivillig udbudslignende procedure. Tilbudsbetingelser med relevant materiale og opfordring til at afgive tilbud fremsendes direkte til 8 potentielle tilbudsgivere. For det tilfælde at der er yderligere interesserede, foretages en offentliggørelse af processen på www.udbud.dk og http://www.okonomi.aau.dk/indkob/udbud/. Tilbudsmaterialet består af: Tilbudsbetingelser Kontrakt Eventuelt spørgsmål og svar (Kontraktens Bilag 1) Kravspecifikation (Kontraktens Bilag 2) Tilbudsskema (Kontraktens Bilag 3) Bilag 1 lokaleoversigt (Kontraktens Bilag 4) Tro- og love erklæring 2. Ordregiver Ordregiver er: Aalborg Universitet Fredrik Bajers Vej 5 9100 Aalborg Side 3
Ordregiver anvender advokat Henrik Holtse til at gennemføre indkøbet, hvorfor al kontakt om indkøbet indtil underskrivelse af kontrakt skal foregå til følgende: Aumento Advokatkontor Advokat Henrik Holtse e-mail: hh@aumento.dk 3. Tidsplan Dato Handling 6. oktober Offentliggørelse 16. oktober, kl. 14:00 Frist for spørgsmål 21. oktober Svar på spørgsmål 27. oktober, kl. 14:00 Tilbudsfrist for indikativt tilbud 29. oktober Forhandlingsmøder med tilbudsgivere 10. november 13. november Eventuelt opdateret tilbudsmateriale efter forhandlinger 27. november, kl. 14:00 Tilbudsfrist for endeligt tilbud 11. december Forventet tildelingsbeslutning 1. januar 2016 Kontraktstart De angivne datoer er vejledende, og ændringer kan forekomme. Hvis der opstår mulighed for at gennemføre processen hurtigere, f.eks. ved at tilbudsfrist for endeligt tilbud efter forhandlingsmøde kan forkortes, vil Ordregiver muligvis ændre på fristerne, da processen ønskes gennemført hurtigst muligt. 4. Spørgsmål Ordregiver opfordrer tilbudsgiver til at stille opklarende spørgsmål, såfremt tilbudsgiver er i tvivl om forståelsen af indholdet tilbudsmaterialet. Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende indkøbet skal være skriftlige, på dansk og rettes til kontaktpersonen på e-mail hh@aumento.dk. Spørgsmål skal stilles inden udløb af den i tidsplanen oplyste spørgefrist. Spørgsmål, der modtages efter udløb af spørgefristen, besvares kun i det omfang, det er muligt inden udløbet af den i tidsplanen oplyste svarfrist. Side 4
Ordregiver vil besvare spørgsmål løbende og senest ved udløb af den i tidsplanen oplyste svarfrist. Anonymiserede spørgsmål og svar vil blive tilsendt alle potentielle tilbudsgivere pr. e-mail. 5. Aftalens omfang I dag er der to forskellige akademiske boghandler på Aalborg Universitet. Disse aftaler er opsagt med virkning fra 31. december 2015, hvorfor der skal indgås en ny aftale pr. 1. januar 2016. Der ønskes en aftale med én boghandel. Den akademiske boghandel skal etableres i et lokale på Aalborg Universitet, jf. vedlagte lokaleoversigt. Boghandlen skal forestå salg af danske og udenlandske akademiske bøger til studerende, ansatte og universitetet. Boghandlen skal endvidere forestå produktion og salg af kompendier efter aftale med de enkelte studier. Derudover skal forestås salg af professionelle forbrugsmaterialer til studerende, ansatte og universitetet. Endelig skal boghandlen forestå opdatering og vedligeholdelse af pensum- og boglister, herunder skal boghandlen kvalificere en bestilling i forhold til at der er tale om seneste udgave mv., jf. beskrivelse i kravspecifikation. Der henvises til kravspecifikationen for en detaljeret beskrivelse af krav til boghandlens ydelser og minimumssortiment. Det er forventningen, at omsætningen fra en akademisk boghandel beliggende hos Ordregiver udgør cirka kr. 20 mio. årligt. Koncessionsaftalen indgås med én aktør, som får en eneret til at drive akademisk boghandel fra universitetets lokaler. Kontrakten vil være i kraft indtil den opsiges af den ene part med det varsel, der fremgår af kontrakten, dog gælder der et kortere opsigelsesvarsel for Ordregivers opsigelse i kontraktens første 18 måneder. Side 5
Det er vigtigt, at boghandlen kan levere mest muligt til de studerende fra semesterstart den 1. februar 2016. Ordregiver er imidlertid opmærksom på overgangsudfordringer ved det første semester, idet boglister er fastlagt inden kontraktstart. Derfor forventer Ordregiver først, at salgsniveauet er normalisereret i forbindelse med semesterstart efter sommerferien 2016. 6. Betingelser for deltagelse Det er en betingelse for deltagelse, at tilbudsgiver på tidspunktet for afgivelse af tilbud ikke har overforfalden gæld til det offentlige, der overstiger kr. 100.000, jf. analog anvendelse af lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldners muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger. Det er også en betingelse for deltagelse, at der ikke foreligger en udelukkelsesgrund, som oplistet i Udbudsdirektivet artikel 45, stk. 2, litra a-g. Ansøger skal til dokumentation for ovenstående forhold udfylde og underskrive en tro-og loveerklæring. Skabelon hertil indgår i tilbudsmaterialet. 7. Tildelingskriterium og underkriterier Ordregiver vil indgå kontrakten med den tilbudsgiver, der afgiver det samlet set økonomisk mest fordelagtige tilbud. Til brug for evaluering er der fastsat en række underkriterier, der vægter således: Underkriterium Vægtning i % Tilgængelighed 30-40 Fleksibilitet 25-35 Husleje 15-25 Rabatprocent på bøger mv. 10-20 7.1 Beskrivelse af underkriteriet tilgængelighed Det er et mindstekrav, at der etableres og drives en fysisk boghandel fra adressen Fibigerstræde 15, 9220 Aalborg Ø i det lokale som fremgår af bilag 1. Der vil derudover være mulighed for at tilbyde etablering af mindre salgssteder fra universitetets lokaler i København og Esbjerg samt Rendsburggade 14, 9000 Aalborg. Side 6
Det vil indgå meget positivt i evalueringen, hvis tilbudsgiver tilbyder salgssteder eller distribution som supplement til salgsstedet fra Fibigerstræde 15, 9220 Aalborg Ø. Dette kan eventuelt begrænses til kortere tidsrum (f.eks. 14 dage i forbindelse med semesterstart). Tilbudsgiver bedes beskrive, hvilken form for tilgængelighed der tilbydes. Der vil også være mulighed for, at det fysiske bogsalg suppleres via en web-shop. Det vil indgå i evalueringen, hvilke muligheder der tilbydes via en web-shop, herunder vurdering af brugervenlighed mv. Tilbudsgiver bedes beskrive den tilbudte web-shop, og gerne vedlægge udskrifter fra web-shoppen til brug for evalueringen samt eventuelt give adgang til eksisterende web-shop. Endelig skal tilbudsgiver beskrive den tilbudte åbningstid for den eller de fysiske salgssteder. Der kan være tale om udvidede åbningstider i visse perioder (f.eks. semesterstart, eller på en fast ugedag mv.). Varigheden af åbningstiden indgår i evalueringen. Tilbudsgiver er frit stillet til udover ovenstående forhold at fremkomme med beskrivelse af konkrete tiltag, der kan gøre salget eller udleveringen nemmere for de studerende, ansatte eller universitetet. Sådanne tiltag vil indgå i den samlede evaluering. 7.2 Beskrivelse af underkriteriet fleksibilitet Tilbudsgiver skal oplyse leveringsfrist for henholdsvis lagerførte og ikke-lagerførte bøger og professionelle forbrugsmaterialer. Det vil indgå positivt i evalueringen jo kortere leveringsfrist der tilbydes. Tilbudsgiver bedes beskrive lagerløsningen, herunder om der vil blive etableret et lager på universitetet i de lejede lokaler. Beskrivelsen skal inkludere muligheden for levering direkte fra lager samt omfanget af lagerets størrelse og tilbudsgivers plan for omfanget af lagerførte titler mv. Ved evalueringen tages det i betragtning, om den tilbudte lagerløsning sikrer en hurtig levering af de mest anvendte titler. 7.3 Beskrivelse af underkriteriet husleje Tilbudsgiver skal tilbyde en husleje for leje af lokalet på Fibigerstræde 15, 9220 Aalborg Ø. Prisen skal angives som en pris pr. m 2 pr. år. Side 7
Prisen er eksklusive moms. Nettoarealet er 379,3 m 2, hvorfor den årlige husleje fastsættes som den tilbudte pris ganget med 379,3. Huslejen dækker udover leje af lokalet også forbrug af vand, el og varme. Derudover er vagtordning og rengøring inkluderet i huslejen. Der er således ikke yderligere omkostninger ved brug af lokalet end den tilbudte husleje. Hvis tilbudsgiver vil leje andre lokaler, f.eks. mindre salgssteder fra universitetets lokaler i København og Esbjerg samt Rendsburggade 14, 9000 Aalborg, fastsættes huslejen for disse lokaler til den samme pris pr. m 2. og på tilsvarende lejebetingelser. Den tilbudsgiver, der tilbyder den højeste husleje, tildeles maksimumpoint for dette underkriterium, mens de øvrige tilbud tildeles point beregnet efter en konkret retvisende model, hvor der tages højde for forskellen i tilbudt husleje sammenlignet med det bedste tilbud i forhold til Ordregivers forventede spænd mellem tilbuddene. Huslejen skal angives på tilbudslisten. 7.4 Beskrivelse af underkriteriet rabatprocent på bøger mv. Tilbudsgiver skal i tilbudsskema angive en rabatsats, som gælder for alt salg fra boghandlen, herunder akademiske bøger og forbrugsmaterialer, der sælges til studerende, ansatte og universitetet. Den tilbudsgiver, der tilbyder den højeste rabatsats, tildeles maksimumpoint for dette underkriterium, mens de øvrige tilbud tildeles point beregnet efter en konkret retvisende model, hvor der tages højde for forskellen i tilbudt rabat sammenlignet med det bedste tilbud i forhold til Ordregivers forventede spænd mellem tilbuddene. Rabatsatsen skal angives på tilbudslisten. 8. Afgivelse af tilbud og forhandling Tilbudsgiver bedes anvendes vedlagte tilbudsskema til brug for beskrivelse af tilgængelighed og fleksibilitet samt tilbudt husleje og rabatsats. Side 8
Det første tilbud er indikativt, og danner grundlag for en forhandling. Ordregiver gennemfører mindst en forhandling med hver tilbudsgiver, der har afgivet konditionsmæssigt indikativt tilbud. Denne forhandling har for det første til formål at foretage en fysisk rundvisning på lokaliteterne og for det andet at drøfte tilbudsgivers indikative tilbud. Efter forhandling skal der afgives et endeligt tilbud. Ordregiver forbeholder sig ret til at gennemføre yderligere forhandlinger med en eller flere af tilbudsgiverne, der umiddelbart har afgivet de mest favorable tilbud, i det omfang det findes hensigtsmæssigt. Efter modtagelse af de endelige tilbud gennemfører Ordregiver en evaluering. 9. Formalia Alle tilbud skal opfylde mindstekrav i kravspecifikationen, dvs. der accepteres ikke alternative tilbud (Tilbud der fraviger mindstekrav i kravspecifikationen). Tilbud skal indsendes eller afleveres i en underskrevet printet version i 1 original. Tilbudsgiver bedes medsende en elektronisk kopi som en indscannet version af tilbuddet på et usbstik eller en indscannet version af tilbuddet som vedhæftet fil i en e-mail. Tilbud skal indsendes eller afleveres til: Aumento Advokatfirma Advokat Henrik Holtse Ny Østergade 3 1101 København K E-mail: hh@aumento.dk Tilbud bedes være mærket Aftale om akademisk boghandel. Tilbud skal være modtaget senest på den i tidsplanen angivne frist. Der vil ikke være adgang til at overvære åbning af tilbud. Tilbud skal være gældende i 3 måneder efter tilbudsfristen, eller indtil Ordregiver har underskrevet kontrakt med vindende tilbudsgiver. Side 9
Tilbud skal indeholde følgende: 1) Udfyldt og underskrevet tro- og love erklæring om betingelser for deltagelse 2) Udfyldt og underskrevet tilbudsskema med beskrivelse af den tilbudte tilgængelighed, fleksibilitet, husleje og rabatsats Tilbud skal være underskrevet af en tegningsberettiget. Tilbud skal være på dansk. Tilbud vil ikke blive returneret, og der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud. 10. Forbehold Tilbudsgiver bør nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til tilbudsmaterialet, idet ethvert forbehold medfører, at Ordregiver er berettiget til at afvise tilbuddet. Ordregiver er forpligtet til at afvise tilbud, der indeholder forbehold mod væsentlige elementer i tilbudsmaterialet og forbehold, hvis økonomiske værdi ikke på sikker og saglig vis kan prissættes. Ved forbehold om uvæsentlige elementer kan Ordregiver om muligt foretage en prissætning af forbeholdet, og dermed evaluere tilbuddet. Faglige forbehold, såsom branchens standardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold. 11. Orientering om resultatet af udbuddet Alle tilbudsgivere vil pr. e-mail blive orienteret om Ordregivers tildelingsbeslutning. Indkøbsprocessen er ikke afsluttet, før kontrakt er underskrevet af begge parter. Der vil derfor være mulighed for, at tildelingsbeslutningen ændres, indtil kontrakt er underskrevet. Side 10
12. Aktindsigt Ordregiver er forpligtet til at overholde offentlighedslovens regler om aktindsigt, hvilket betyder, at Ordregiver kan være forpligtet til at udlevere hele eller dele af tilbudsgivers tilbud, hvis der anmodes om aktindsigt. Anmodes Ordregiver om aktindsigt, vil tilbudsgiver så vidt muligt blive hørt, inden Ordregiver træffer beslutning om, hvilke dele af tilbuddet, der er omfattet af aktindsigt. oo00oo Side 11