Udbudsbetingelser. Udbud af rammeaftale om levering af nødkaldssystemer. Rebild Kommune

Transkript

1 Udbudsbetingelser Udbud af rammeaftale om levering af nødkaldssystemer Rebild Kommune

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning 3 2. Udbudsform 3 3. Ordregiver 3 4. Udbudsmaterialet 4 5. Den udbudte kontrakt 4 6. Tidsplan 5 7. Betingelser for deltagelse 6 8. Konsortier 6 9. Tildelingskriterium Underkriteriet pris Underkriteriet kvalitet Underkriteriet service Afgivelse af tilbud Alternative tilbud Spørgsmål Forbehold Orientering om resultatet af udbuddet Aktindsigt 12 Side 2

3 1. Indledning Rebild Kommune ønsker at indgå en rammeaftale om levering af nødkaldssystemer, som kommunens plejecentre kan anvende. Ifølge planen skal der ske udskiftning af nødkaldssystemer på 4-7 plejecentre i løbet af rammeaftalens første år, men rammeaftalen skal kunne anvendes ved brug af udskiftning på alle kommunens 10 plejecentre efter behov. 2. Udbudsform Udbuddet foretages i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004, som implementeret ved bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. Udbuddet gennemføres som en offentlig udbudsprocedure, hvorefter alle interesserede opfordres til at afgive tilbud. Udbudsbekendtgørelse er offentliggjort i EU-tidende, på og udbudsmaterialet er offentligt tilgængeligt på Ordregivers hjemmeside, 3. Ordregiver Ordregiver er: Rebild Kommune Hobrovej Støvring Ordregiver anvender advokat Henrik Holtse til at gennemføre udbuddet, hvorfor al kontakt om udbuddet indtil underskrivelse af kontrakt skal foregå til: Aumento Advokatkontor Advokat Henrik Holtse Ny Østergade København K [email protected] Side 3

4 4. Udbudsmaterialet Udbudsmaterialet består af: Udbudsbetingelser Tro- og love erklæring Rammeaftale Eventuelle spørgsmål og svar (Rammeaftalens Bilag 1) Kravspecifikation (Rammeaftalens bilag 2) Tilbudsliste A (Rammeaftalens Bilag 3) Tilbudsliste B - til alternativt tilbud (Rammeaftalens bilag 3) Skabelon til beskrivelse af kvalitet og service (Rammeaftalens bilag 4) 5. Den udbudte kontrakt Rammeaftalen vedrører levering af nødkaldssystemer til plejecentre i Rebild Kommune. I løbet af rammeaftalens første halve år er det forventningen, at der skal ske udskiftning af nødkaldssystemer på 4 konkrete plejecentre, idet de eksisterende løsninger er nedslidte. Det er planen, at udskiftningen skal ske på et plejecenter ad gangen. I løbet af det næste halve år er det forventningen, at der skal ske udskiftning på yderligere 3 plejecentre. Leverandøren skal fungere som projektleder for etablering af det nye nødkaldssystem på det enkelte plejecenter. Nødkaldssystemernes overordnede formål er at sikre, at borgere på plejecenteret via en sender kan aktivere en alarmcentral, der hurtigt og sikkert stiller alarmkaldet videre til rette medarbejder. Det er borgere på plejecentre, der har stor risiko for at falde, og som er ude af stand til at tilkalde hjælp på anden vis, der visiteres til nødkald. Nødkaldssystemerne skal overordnet sikre, at personalet kan handle hurtigt på borgernes alarmopkald. For at nødkaldssystemerne kan fungere efter hensigten, kræver det, at de enkelte dele i nødkaldssystemet er kompatible. Derudover skal de enkelte dele være kompatible med Ordregivers eksisterende it-systemer og alarmsystemer. Det er tilbudsgivers ansvar at sikre denne kompatibilitet. Side 4

5 Det enkelte nødkaldssystem anses først for overtaget, når alle enkelte dele af nødkaldssystemet er tilsluttet og konfigureret og når nødkaldssystemet er tilsluttet Ordregivers eksisterende it-systemer og alarmsystemer. Kontrakten omfatter levering af: 1. Alarmcentraler a. Tilhørende udstyr (hardware) i form af computer, skærm, tastatur, mus mv. b. Tilhørende programmel (software). 2. Sendere (Den enhed, som borgeren anvender til at aktivere alarmcentralen med. Senderen skal kunne aktiveres, lige meget hvor borgeren befinder sig inden for plejecenterets område.) 3. DECT udstyr a. DECT-baser b. DECT-telefoner c. DECT centraler d. DECT-opladere 4. Option på levering af tovejstaleanlæg 5. Option på sløjfeløsning 6. Option på serviceaftale indeholdende vedligehold og support 6. Tidsplan Handling Dato Fremsendelse af udbudsbekendtgørelse 1. oktober 2015 Frist for spørgsmål 3. november 2015, kl. 14:00 Frist for svar på spørgsmål 9. november 2015 Tilbudsfrist 16. november 2015, kl. 14:00 Demonstration november 2015 Forventet tildelingsbeslutning 26. november 2015 Underskrift af kontrakt 7. december 2015 Kontraktstart 1. januar 2016 De angivne datoer er vejledende, og ændringer kan forekomme. Side 5

6 7. Betingelser for deltagelse Det er en betingelse for deltagelse, at tilbudsgiver ikke har ubetalt forfalden gæld til det offentlige, der overstiger kr , jf. lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldners muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger. Det er også en betingelse for deltagelse, at der ikke foreligger en udelukkelsesgrund, som oplistet i Udbudsdirektivet artikel 45, stk. 2, litra a-g. Tilbudsgiver skal til dokumentation for ovenstående forhold udfylde og underskrive en tro-og loveerklæring, som vedlægges tilbuddet. Skabelon hertil fremgår af udbudsmaterialet. Afgives tilbud af et konsortium, skal tro- og loveerklæring udfyldes for hver enkelt deltager i konsortiet. Det vil i øvrigt være et krav i kontrakten, at leverandøren i hele rammeaftalens løbetid fortsat opfylder ovenstående betingelser. 8. Konsortier Tilbudsgivere, der i fællesskab afgiver tilbud som et konsortium, hæfter solidarisk i forhold til Ordregiver. Det bedes anført i tilbuddet med hvilken tilbudsgiver, Ordregiver kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for konsortiets øvrige deltagere. 9. Tildelingskriterium Tildelingskriterium er det økonomisk mest fordelagtige udbud. Følgende underkriterier lægges til grund for tilbudsevalueringen: Pris 50 % Kvalitet 30 % Service 20 % 9.1 Underkriteriet pris Priser skal indføres i tilbudsliste A og/eller tilbudsliste B. De af tilbudsgiver angivne priser vægtes i henhold til forventet forbrug. Forventet forbrug fremgår af tilbudslisterne. Side 6

7 Priserne skal angives i danske kroner eksklusive moms, men inklusive alle øvrige afgifter og gebyrer. Tilbudsgiver skal udfylde de grønne felter, der vedrører Kort beskrivelse af det tilbudte og Pris pr. enhed. Derudover kan tilbudsgiver anføre et varenr. Såfremt der afgives et alternativt tilbud, og løsningen i tilbudsliste B ikke indebærer udgifter til programmel og udstyr som angivet pkt. 2 og 3 i tilbudslisten udfyldes feltet Pris pr. enhed med et 0. Der skal også gives pris på optionerne: Et tovejs-taleanlæg. En sløjfesender. En serviceaftale vedrørende vedligeholdelse og support. Alle optioner indgår i evalueringen af underkriteriet pris på baggrund vægtningen fastsat i tilbudslisterne. 9.2 Underkriteriet kvalitet Ved vurderingen af kvalitet lægges vægt på, i hvilket omfang den tilbudte løsning er brugervenlig for henholdsvis borgere og personalet. Tilbudsgiver skal udfylde skabelonen til beskrivelse af kvalitet og service, der er vedlagt udbudsmaterialet. I denne skabelon, skal tilbudsgiver beskrive den tilbudte løsning med henblik på Ordregivers vurdering af løsningens brugervenlighed for henholdsvis borgere og personale. Beskrivelsen må gerne suppleres med skærmprint og andet illustrativt materiale, der kan illustrere brugervenligheden. Det vurderes som positivt, hvis besvarelserne er konkrete og tager udgangspunkt i borgere og plejepersonale i Rebild Kommune. Brugervenlighed set fra borgerens synvinkel Der lægges vægt på tilbudsgivers beskrivelse af de tilbudte sendere, herunder udformning, materialevalg, aktiveringssignaler og brug, der kan medvirke til, at produktet er brugervenligt set med borgerøjne. Det tillægges positiv vægt, hvis løsningen vurderes at være intuitiv og nem at benytte og forstå for den enkelte borger. Side 7

8 Derudover tillægges det positiv vægt, hvis senderen har en rækkevidde, der overstiger plejecenterets areal. Yderligere lægges der vægt på responstid fra alarmopkald til svar f.s.v.a. det tilbudte tovejstaleanlæg. Endelig tillægges det positiv vægt, at enhederne er nemme at rengøre og vedligeholde, samt at de er robuste. Brugervenlighed set fra plejepersonalets synsvinkel: Der lægges vægt på tilbudsgivers beskrivelse af nødkaldssystemet, herunder på samspillet mellem nødkaldssystemets enkelte dele og brug, der kan medvirke til at gøre løsningen brugervenlig for plejepersonalet. Det tillægges positiv vægt, hvis der kan være flere brugere på systemet på samme tid. Det tillægges positiv vægt, at installation og programmering af sendere, og administration og brug af alarmcentralen, er brugervenlig og intuitiv, herunder i relation til til- og frakobling af beboere til nødkaldssystemet og programmering af alarmcentralen i forhold til opkaldsnumre. Derudover tages det i betragtning, om vedligeholdelse af data i alarmcentralen (planer over hvilke medarbejdere, der varetager hvilke borgere, plan over hvilke telefoner, som nødkald skal gå til mv.) er brugervenlig. Endelig tillægges det vægt, hvor mange personaleressourcer der skal anvendes til den daglige drift af systemet, herunder rengøring og udskiftning af batterier. Demonstration af det tilbudte nødkaldssystem Alle tilbudsgivere, der har afgivet et konditionsmæssigt tilbud, skal efter tilbudsafgivelse demonstrere det tilbudte system for Ordregivers til brug for evaluering af det tilbudte nødkaldssystems brugervenlighed. Demonstrationerne skal ifølge planen foregå i tidsrummet november. Alle tilbudsgivere tildeles samme tid til demonstrationen. Dagsordenen vil endvidere være den samme for alle tilbudsgivere. Der vil ikke være mulighed for at introducere nye elementer i tilbuddet, men alene demonstrere det tilbudte. De forhold, som Ordregiver vil fokusere på, og som tillægges vægt under evalueringen, er beskrevet ovenfor i dette punkt. Side 8

9 Demonstrationen kan foregå på en af tilbudsgiver valgt adresse, der dog maksimalt må ligge 50 km. fra kommunegrænsen. Alternativt stiller Ordregiver et lokale til rådighed. Tilbudsgiver er selv ansvarlig for at stille udstyr op og tage det ned igen. Tilbudsgiver modtager ikke vederlag for udførelse af demonstrationen. Hvis tilbudsgiver ikke foretager en demonstration, vil evalueringen blive foretaget på grundlag af det skriftlige tilbud, og eventuelle uklarheder eller ulemper forbundet hermed vil komme tilbudsgiver til skade ved evalueringen. 9.3 Underkriteriet service Ved vurderingen af underkriteriet service lægges vægt på omfang og indhold af den tilbudte vedligeholdelse og support. Tilbudsgiver skal udfylde skabelonen til beskrivelse af kvalitet og service, der er vedlagt udbudsmaterialet. I denne skabelon skal tilbudsgiver beskrive den tilbudte serviceaftale, idet såvel vedligehold som support skal beskrives. Vedligeholdelse Der skal tilbydes en serviceaftale, der omfatter vedligeholdelse af programmel i form af løbende fejlretninger og løbende opdateringer/versionsændringer. Tilbudsgiver bedes derudover beskrive procedure for overvågning og fejlretning af programmel samt beskrive procedurer for opdateringer og versionsændringer, herunder hvilken indvirkning det har på personalets arbejdsdag og adgang til systemet. Tilbudsgiver bedes endvidere beskrive de vilkår, der tilbydes, for forebyggende vedligeholdelse af udstyret og for reparation efter tilkald, herunder beskrivelse af intervaller for serviceeftersyn og omfanget af teknisk support med en beskrivelse af, hvordan tekniske udfordringer løses, og hvornår og inden for hvilke tidsfrister en tekniker kommer ud. Endelig skal beskrivelsen indeholde oplysninger om de vilkår, priser og tidsfrister, der gælder for udskiftning og reparation af udstyr efter tilkald, når garantiperioden er udløbet. Det tillægges positiv vægt, hvis besvarelserne er detaljerede og tager højde for mange af de situationer, der opstår under normal brug. Support Det er et krav, at der ydes support pr. og telefon i hverdage Side 9

10 Det tillægges positiv vægt, hvis der tilbydes support ud over det krævede, herunder lægges vægt på supportens åbningstider, antal medarbejdere ansat i supporten og medarbejdernes kvalifikationer samt svartider i supporten. 10. Afgivelse af tilbud Tilbudsfrist er den 16. november 2015 kl. 14:00. Tilbud skal fremsendes pr. post eller afleveres fysisk på adressen i 1 printet underskrevet version. Denne version udgør originalversionen. Tilbudsgiver bedes underskrive tilbuddet på bilag 4 (skabelon til beskrivelse af kvalitet og service). Tilbuddet skal indsendes eller afleveres til: Aumento Advokatfirma Advokat Henrik Holtse Ny Østergade København K Tilbud bedes være mærket Udbud af nødkaldssystemer. Derudover bedes tilbudsgiver sende en indscannet version af tilbuddet til ([email protected]) eller på et usb-stik, der kan vedlægges den fysisk printede version. Det er den fysisk fremsendte eller indleverede printede originalversion af tilbuddet, der danner grundlag for at vurdere, om tilbudsfristen er overholdt, ligesom det er den version, der lægges til grund, såfremt der er uoverensstemmelser mellem den fysisk printede version og den elektroniske version. Der vil ikke være adgang til at overvære åbning af tilbud. Tilbud skal være gældende i 3 måneder efter tilbudsfristen. Tilbud skal indeholde udfyldt tro- og loveerklæring, der opfylder betingelserne for deltagelse som nævnt ovenfor under punkt 7. Derudover skal tilbuddet indeholde udfyldt tilbudsliste samt beskrivelse af løsningens kvalitet og service, jf. skabelon vedlagt udbudsmaterialet. Tilbud skal være på dansk. Side 10

11 Tilbud anses for Ordregivers ejendom, og vil derfor ikke blive returneret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud. 11. Alternative tilbud Der kan afgives alternative tilbud. Det er et mindstekrav, at alarmcentralen i det alternative tilbud er webbaseret. Tilbudsgiver kan gå ud fra, at det enkelte plejecenter har en pc, der er tilsluttet Ordregivers netværk. Tilbudsgiver skal derudover levere udstyr og programmel i det omfang, det er nødvendigt for at det enkelte plejecenter kan tilgå den webbaserede løsning og benytte systemet. Løsningen skal - med undtagelse af kravspecifikationens pkt. 2.2, 2.3 og 2.16 opfylde udbudsmaterialets krav. Ved afgivelse af alternativt tilbud skal tilbudsliste B benyttes. Tilbudsgiver kan vælge at afgive ét tilbud, enten på den udbudte løsning (Tilbudsliste A) eller den alternative løsning (Tilbudsliste B), eller tilbudsgiver kan vælge at afgive tilbud på både den udbudte løsning som den alternative løsning. I dette tilfælde skal både tilbudsliste A og tilbudsliste B udfyldes, og der skal udfyldes en selvstændig skabelon om kvalitet og service for hver tilbudt løsning. 12. Spørgsmål Tilbudsgiver opfordres til at stille opklarende spørgsmål, såfremt tilbudsgiver er i tvivl om forståelsen af indholdet af kontrakten eller udbudsmaterialet i øvrigt. Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige, på dansk og rettes til kontaktpersonen på [email protected]. Spørgsmål skal stilles inden udløb af den i tidsplanen oplyste spørgefrist. Spørgsmål, der modtages efter udløb af spørgefristen, besvares kun i det omfang, det er muligt inden udløbet af den i tidsplanen oplyste svarfrist. Ordregiver vil i muligt omfang besvare spørgsmål løbende og senest ved udløb af den i tidsplanen oplyste svarfrist. Side 11

12 Anonymiserede spørgsmål og svar vil blive offentliggjort på Ordregivers hjemmeside, Forbehold Tilbudsgiver bør nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold medfører, at Ordregiver er berettiget til at afvise tilbuddet. Ordregiver er forpligtet til at afvise tilbud, der indeholder forbehold mod væsentlige elementer i udbudsmaterialet og forbehold, hvis økonomiske værdi ikke på sikker og saglig vis kan prissættes. Ved forbehold om uvæsentlige elementer kan Ordregiver om muligt foretage en prissætning af forbeholdet, og dermed evaluere tilbuddet. Faglige forbehold, såsom branchens standardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold. 14. Orientering om resultatet af udbuddet Alle tilbudsgivere vil pr. blive orienteret om Ordregivers tildelingsbeslutning, jf. lov om håndhævelse af udbudsreglerne m.v. Udbuddet er ikke afsluttet, før rammeaftalen er underskrevet af begge parter efter standstillperiodens udløb. Der vil derfor være mulighed for, at tildelingsbeslutningen ændres indtil rammeaftale er underskrevet. Der vil blive offentliggjort meddelelse om indgået aftale til Supplement til EU-tidende. 15. Aktindsigt Ordregiver er forpligtet til at overholde offentlighedslovens regler om aktindsigt, hvilket betyder, at Ordregiver kan være forpligtet til at udlevere hele eller dele af tilbuddet, hvis der anmodes om aktindsigt. Anmodes Ordregiver om aktindsigt, vil tilbudsgiver så vidt muligt blive hørt, inden Ordregiver træffer beslutning om, hvilke dele af tilbuddet, der er omfattet af aktindsigt. Side 12