Vejledning til indberetningsløsning for statslige aktieselskaber m.v. www.offentlige-selskaber.dk 1
Offentlige-selskaber.dk s startside giver direkte adgang til at foretage en indberetning. Som en service fortæller vi her desuden om de begivenheder som kræver at du enten foretager en registrering på webreg.dk eller en indberetning på denne side. Hovedmenuen i venstre side giver adgang til at logge på og dermed at starte en indberetning. Herudover står der under punktet Adgang informationer om hvordan man opnår adgang til siden. Punktet Vejledning giver adgang til bl.a. dette dokument og en FAQ, som indeholder ofte stillede spørgsmål som man kan lære mere af. Muligheden for at logge på med et bruger ID er forbeholdt de grønlandske selskaber. Den digitale signatur er det første du skal bruge i forbindelse med at indberette på offentligeselskaber.dk. Nedenfor er illustreret, hvorledes du påbegynder en indberetning ved at logge på med den digitale signatur: 2
Fra forsiden klikker du på Log på med digital signatur. Det fører dig til en side med den ovenfor viste underskriftsboks. Ved at klikke på Underskriv aktiverer du din digitale signatur, og den kræver at du indtaster din personlige kode i en boks lig den viste nedenfor: Bemærk, at boksens udseende kan variere en smule fra computer til computer. Fra forsiden linkes også til webreg.dk, hvor du kan foretage selve registreringen på selskabet samt til publi-com.dk, hvor du både kan se resultatet af registreringen men også den indberetning som du skal bruge offentlige-selskaber.dk til at foretage. Endelig linker digital signatur-logoet til en side med mere information, samt adgang til bestilling. 3
Trin 1: Velkommen Trin 1 er blot en velkomst side, som kort introducerer den proces du skal til at gå i gang med. Ved at klikke på Næste kommer du hurtigt videre. Markeringen i toppen af billedet viser, at du kan se, at du er logget på: Dit selskabs CVR nummer står umiddelbart ved siden af dato og klokkeslæt. Læg mærke til, at du altid har muligheden for at afbryde din indberetning. Det kan du gøre, uanset hvor langt du er kommet med din indberetning. Du skal bare huske, at alt det du eventuelt har indtastet ikke bliver gemt. Du skal med andre ord starte forfra. 4
Trin 2: Valg af selskaber, der skal indberettes for Du ser kun dette trin, hvis det selskab du repræsenterer har et eller flere datterselskaber, som det kan foretage en indberetning for. Hvis du repræsenterer et selskab uden datterselskaber bliver du ført videre til næste trin automatisk og du kan derfor også springe videre til næste side. Uanset hvor mange datterselskaber du kan repræsentere kan du indberette for dem alle med den samme digitale signatur. Du skal altså ikke have en signatur pr. selskab for at kunne indberette for dem. Hvis du kan eller skal indberette for et eller flere selskaber ud over dit eget vil du i dette trin få vist en liste som illustreret nedenfor. I denne liste skal du angive det eller de selskaber, som skal være omfattet af din meddelelse: Det gøres enkelt ved at sætte et flueben udfor hvert enkelt relevant selskab, som ved TV2/Danmark A/S i dette tilfælde. Hvis du skal lave en indberetning for alle på en gang kan du med fordel benytte knappen Vælg alle. Knappen Fravælg alle nulstiller de valg du har foretaget. Bemærk, at knapperne kun kan vælge mellem de selskaber du kan indberette for og omfatter altså ikke samtlige statslige selskaber. Når du har valgt de selskaber indberetningen skal gælde for klikker du på Næste. 5
Trin 3: Valg af indberetningstype Hvis du kun kan indberette for et selskab hedder dette trin Trin 2. I dette trin skal du vælge hvilken type af indberetning du vil foretage. Læg mærke den røde markering: Den viser, at den øverste del af billedet altid giver dig et kort resume af hvilke valg du allerede har foretaget her kan man således se, hvilke(t) selskab(er) indberetningen gælder for. Efterhånden som du går frem i processen vokser denne statusmeddelelse til at omfatte de valg, du angiver. Som vist giver systemet dig følgende indberetningstyper at vælge imellem: o Forretningsorden for bestyrelsen, jf. aktieselskabslovens 56, stk. 7 o Indkaldelse til generalforsamling, jf. aktieselskabslovens 73, stk. 3 o Udskrifter af generalforsamlingsprotokollater, jf. aktieselskabslovens 75, stk. 3 o Meddelelser af væsentlig begivenheder vedrørende selskabet, jf. aktieselskabslovens 157 b o Meddelelser om besiddelse af egne aktier, jf. aktieselskabslovens 48 i o Meddelelser om storaktionærforhold, jf. aktieselskabsloven 28 d, o Meddelelse om kvartalsregnskab o Meddelelse om halvårsregnskab o Meddelelse om helårsregnskab o Finanskalender 6
Når du har fundet den type indberetning du vil foretage i menuen vælger du den, og klikker på Næste. 7
Trin 4: Selve indberetningen Hvis du kun kan indberette for et selskab hedder dette trin Trin 3. I dette trin skal selve indberetningen udfyldes. Læg igen mærke til, at den øverste del af billedet indeholder et kort resume over indberetningen indtil nu hvilke(t) selskab(er) samt indberetningstype. Det første der skal angives i dette trin er indberetningens overskrift. Hver enkelt af de 10 indberetningstyper fra forrige trin har knyttet en eller flere standardoverskrifter til sig. Det er hensigten at disse standardoverskrifter skal dække de hyppigst forekommende begivenheder, sådan at man slipper for at indtaste dette hver gang. 8
Man kan naturligvis også indtaste sin egen overskrift til alle indberetninger. For at kunne få lov til at indtaste i feltet lige under rullegardinsmenuen skal man sikre sig, at Indtastet værdi er valgt i denne menu. Hvis man har valgt en af standardoverskrifterne vil feltet til ens egen overskrift være grået ud og umuligt at komme til. Her er systemet klar til at modtage en overskrift, du selv angiver. Bemærk, at der står Indtastet værdi i rullegardinsmenuen. Her er en standardoverskrift valgt. Indtastningsfeltet til egen overskrift kan ikke anvendes. For at angive egen overskrift skal man vælge punktet Indtastet værdi i rulle-gardinsmenuen Opsummering af meddelelsen i tekstfeltet I tekstfeltet under overskriftsfeltet har man mulighed for at kort opridse selve indberetningens indhold eller f.eks. blot gentage overskriften. Det afhænger helt af den enkelte indberetning, og hvad du vurderer, der er vigtigt. Det, der er vigtigt at holde fast i her er, at den tekst du angiver i dette felt er søgbar. Det vil sige, at når man klikker sig ind på www.publi-com.dk og vælger Offentlige selskaber i menuen kan man søge på fritekst. Det, der angives i tekstfeltet er det, systemet søger på. Derfor er feltet en rigtig god mulighed for dig i forbindelse med at få gjort den enkelte indberetning så synlig som mulig. Derfor kan vi kun opfordre til, at man tager det felt alvorligt. Det er ikke noget I skal skrive for Erhvervs- og Selskabsstyrelsens skyld men til alle brugere af information om offentlige selskaber. 9
Fritekst-felt Dato for frigivelse Det næste du skal angive er, hvornår meddelelsen skal frigives. Du kan indtaste en valgfri dato frem i tiden, og indberetningen publiceres så automatisk på denne dato. Det er vigtigt du indtaster datoen med det rigtige format. Datoen 2. juni 2004 skal således indtastes 02-06- 2004 (Typisk forkortet som dd-mm-åååå). Som standard er feltet forudfyldt med dags dato. Afslutningsvis kan eller skal du vedhæfte et dokument til din indberetning, det afhænger af hvilken type indberetning du foretager. Tanken bag det er, at det dokument man alligevel traditionelt har udfærdiget skal vedlægges. Teksten i det vedhæftede dokument kan man ikke søge på, og det understreger endnu en gang vigtigheden af at benytte tekstfeltet til kort at opsummere sin meddelelse for brugerens skyld. Du finder det dokument du vil vedhæfte ved at trykke på Gennemse (Nr. 1). En boks kommer op, hvor du skal markere den ønskede fil. Klik på Åbn (Nr. 2) i boksen. Du kan nu se at systemet har skrevet hvor dokumentet ligger på din lokale PC. For at sende dokumentet ind skal du klikke på den blå knap med teksten Vedhæft (Nr. 3). Da filen skal sendes fra din lokale PC til vores servere skal du væbne dig med tålmodighed, det kan vare op til et minut afhængig af filens størrelse. 1 3 2 Bemærk, at det kun er filer af typen PDF eller TIF, som accepteres af systemet. Denne begrænsning foretages for at sikre størst mulig kompatibilitet på tværs af systemer og platforme. Det bør sikres, at firmaets logo og anden brevpapir information kommer med i pdf-filen. 10
Når du hermed har angivet alle informationer klikker du på Næste Trin 5: Gennemse og godkend den færdige indberetning Hvis du kun kan indberette for et selskab hedder dette trin Trin 4. Inden selve publiceringen vises indberetningen som den indholdsmæssigt vil tage sig ud når den er offentliggjort på www.publi-com.dk. Du skal ikke foretage dig noget på dette trin, udover at checke at alt ser korrekt ud. Hvis du har vedhæftet et dokument til meddelelsen kan du åbne det for at sikre, at det er det rigtige dokument. Når du har sikret dig, at alt er som tiltænkt klikker du på Næste 11
Trin 6: Underskrift Hvis du kun kan indberette for et selskab hedder dette trin Trin 5. Med alle informationer på plads mangler du nu kun at underskrive indberetningen for at den publiceres på www.publi-com.dk. Underskriften foretages med din digitale signatur. Det sker på nøjagtig samme måde som da du loggede på systemet. Efter at have klikket på Gem skal du indtaste din personlige kode i den boks, der dukker op på skærmen: Efter du har angivet din gyldige adgangskode vil systemet svare, at indberetningen er blevet gemt. Læg også mærke til den markering, som den vedhæftede fil har fået, bestående af en serie tilsyneladende vilkårlige tegn. Disse tegn svarer til den vedhæftede fils fingeraftryk. Det kan ikke ses på publi-com, men det er en værdi der gemmes i databasen. Hvis der efterfølgende opstår tvivl om den vedhæftede fils rigtighed kan man gå tilbage i databasen, og tjekke værdien. Der må kun være én værdi for den samme fil. Indenfor få minutter kan du se meddelelsen offentliggjort på www.publi-com.dk, afhængig af den frigivelsesdato du har valgt. 12
Du har nu færdiggjort en indberetning. Alle brugere på www.publi-com.dk, der har valgt at abonnere på meddelelser fra de offentligt ejede selskaber modtager en e-mail, som fortæller at indberetningen er foretaget. Tidspunktet for modtagelse afhænger af den type abonnement brugeren har valgt. Med den nye løsning bliver indberetningerne lettere tilgængelige, samtidig med at de bliver mere opsøgende overfor brugerne. Alt i alt betyder det, at kravene til korrekthed og nøjagtighed i indberetningerne er steget i forhold til den gamle løsning. Som i den gamle løsning kan det også i den nye lade sig gøre at trække en indberetning tilbage. Men set i lyset af det forbedrede system må vi antage, at flere brugere når at se den forkerte indberetning end det er tilfældet med det gamle system. Derfor er der en syv-dages grænse: Hvis meddelelsen er ældre end 7 kalenderdage (Regnet fra offentliggørelsesdatoen) kan den ikke længere trækkes tilbage. Herefter er man nødt til at foretage en ny indberetning, som korrigerer den gamle. Det anbefaler vi i øvrigt at man gør, uanset om indberetningen kan trækkes tilbage eller ej, da det er god service overfor brugerne. En tilbagetrækning vil også omfatte alle selskaber, som indberetningen gælder for. 13