BRUGERVEJLEDNING hvidvask.politi.dk
Indhold Registrering og log ind... 3 Brugerændringer... 5 Ændring af brugeroplysninger... 5 Ændring af adgangskode... 6 Glemt adgangskode... 6 Administration og management... 7 Bruger- og rolleadministration... 7 Rolleadministration... 8 Brugeradministration... 9 Meddelelser... 10 Send meddelelse... 11 Automatisk sortering... 12 Arkivering... 13 Søgning i meddelelser... 14 Indgivelse af underretning... 15 Underretningstyper... 15 Underretning om hvidvask (STR)... 16 Underretning om terrorfinansiering (TFR)... 16 BRUGERVEJLEDNING 1
Underretningens opbygning... 16 Bi-party transaktioner... 16 Multi-party transaktioner... 17 Webformularen... 18 Generelt om webformularen... 18 Underretningens forside... 22 Transaktioner... 24 Gemte udkast... 29 Indsendte underretninger... 30 Afviste webformularer... 31 Upload af XML filer... 32 Indsendte XML filer... 33 BRUGERVEJLEDNING 2
Registrering og log ind Benyttelse af underretningsportalen kræver, at den enkelte bruger hos den underretningspligtige virksomhed registrerer sig. Det kan du gøre ved at klikke Ny bruger i menuen. 1. Udfyld blankettens felter 2. Skriv tallene fra billedet i feltet under 3. Klik godkend. 4. Du modtager en e-mail når Hvidvasksekretariatet har behandlet anmodningen 2. 3. BRUGERVEJLEDNING 3
Når du har modtaget besked om, at din anmodning er godkendt, kan du logge ind via menupunktet Log ind. Udfyld det valgte brugernavn og adgangskode. Klik Log ind. BRUGERVEJLEDNING 4
Brugerændringer Du kan selv foretage ændringer af dine oplysninger og ændre din adgangskode. Du kan foretage ændringerne ved at benytte menupunktet Min side. Ændring af brugeroplysninger Du kan ændre oplysninger i eksempelvis navn, arbejdsadresse, telefonnummer og stilling, under menupunktet Brugeroplysninger. 1. Foretag de ønskede ændringer i formularen 2. Klik Gem. 2. BRUGERVEJLEDNING 5
Ændring af adgangskode Du kan ændre din adgangskode under menupunktet Ændre adgangskode. 1. Indtast nuværende adgangskode. 2. Indtast nyt adgangskode. 3. Bekræft nyt adgangskode. 4. Klik Ændre adgangskode. Glemt adgangskode Hvis du glemmer din adgangskode, kan du anmode Hvidvasksekretariatet om at nulstille adgangskoden. Du vil herefter modtage en e-mail med en autogeneret adgangskode, der skal ændres ved første log ind. BRUGERVEJLEDNING 6
Administration og management I dette afsnit kan du læse om underretningsportalens administrations- og managementfunktioner. Den første bruger, som oprettes på vegne af en underretningspligtig tildeles automatisk administratorrettigheder. Underretningsportalen giver mulighed for, at den underretningspligtige selv administrerer sine brugeres rettigheder på underretningsportalen. Endelig indeholder portalen mulighed for kommunikere sikkert med Hvidvasksekretariatet via et meddelelsessystem. Den underretningspligtige modtager eksempelvis bekræftelser for modtagelsen af underretninger via meddelelsessystemet. Bruger- og rolleadministration Brugeradministrationen er baseret på roller. En rolle indeholder et antal rettigheder. En bruger kan tildeles en eller flere roller og vil have de rettigheder, som rollerne samlet indeholder. Den underretningspligtiges administrator kan oprette og tildele roller. Funktionerne findes under menupunktet Administrator. BRUGERVEJLEDNING 7
Rolleadministration Oprettelse og ændring af roller udføres under menupunktet rolleadministration. 1. Klik Opret ny rolle. 2. Tildel rollen et navn. 3. 3. Marker de ønskede rettigheder med flueben. 4. Klik Gem. 1. + 2. 4. Rollen kan senere ændres eller slettes ved at: 5. Marker rollen ved at klikke på den. 5. 6. 6. Foretag eventuelle ændringer i rettighederne. 7. Klik Gem eller Slet. 7. BRUGERVEJLEDNING 8
Brugeradministration Tildelingen af rolle udføres under menupunktet brugeradministration. 1. Vælg den ønskede bruger. 1. 2. 2. Vælg den/de ønskede rolle(r). 3. Vælg om brugeren skal være aktiveret. 4. Gem. 3. 4. BRUGERVEJLEDNING 9
Meddelelser Under menupunktet Meddelelser findes et e-mail lignende meddelelsessystem, der giver mulighed for at kommunikere sikkert med Hvidvasksekretariatet. Den underretningspligtige modtager bl.a. bekræftelser for modtagelsen af underretningerne via meddelelsessystemet. Opbygningen af meddelelsessystemet ligner et almindeligt e-mail system og indeholder følgende dele: 1. Mappestruktur 1. 3. 5. 2. Meddelelsesliste 3. Søgefelt 4. Angivelse af ledig plads 2. 5. Opdateringsfunktion 4. BRUGERVEJLEDNING 10
Send meddelelse 1. 1. Klik Ny meddelelse og meddelelsesboksen vises 2. Udfyld emne og meddelelse 3. Vedhæft eventuelt bilag 4. Klik Send 5. Du kan efterfølgende finde meddelelsen under Sendt i mappestrukturen 5. 2. 3. OBS: Du kan kun sende meddelelser til Hvidvasksekretariatet. 4. BRUGERVEJLEDNING 11
Automatisk sortering Meddelelser fra Hvidvasksekretariatet opdeles i typer, eksempelvis kaldes bekræftelser for modtagelsen af fuldt accepterede underretninger Underretning accepteret og meddelelse om en underretning, der afvises på grund af mangler kaldes Underretning afvist. Meddelelserne kan automatisk sorteres og placeres i bestemte undermapper ud fra meddelelsens type. 1. Klik på Rediger mappe i mappestrukturen 1. 2. I feltet Mappe vælges Ny 3. Angiv et mappenavn i feltet Navn 4. Vælg hvilken hovedmappe, som mappen skal placeres under 5. Vælg hvilken type meddelelse der automatisk skal placeres i mappen 6. Klik Gem Du kan foretage ændringer eller sletning af en oprettet mappe ved under punkt 2 ovenfor at vælge navnet på den mappe, som du vil ændre eller slette. Foretag de ønskede ændringer og klik Gem, eller slet ved at klikke Slet. 4. 2. 3. 5. BRUGERVEJLEDNING 12
Arkivering Der er begrænset plads til rådighed i ind- og udbakken. Hvis den tilgængelige plads er ved at være opbrugt og du ikke ønsker at slette meddelelser, eller hvis du vil organisere dine meddelelser, kan du benytte arkivet. Meddelelser der er gemt i arkivet indgår ikke i den plads, som er til rådighed i ind- og udbakken. For at oprette en arkiv mappe skal du følge vejledningen i foregående afsnit. Under punkt 4 vælges Arkiv. Bemærk venligst at du ikke kan benytte automatisk placering af meddelelser i arkivet. Hvis du vil arkivere meddelelser kan du benytte nedenstående vejledning. 1. Marker den/de meddelelse(r) du vil arkivere 1. 3. 2. 2. Vælg den mappe, hvori du vil arkivere meddelelsen 3. Klik Flyt til mappe 4. Du kan nu finde meddelelsen ved at gå til arkivmappen via mappestrukturen. BRUGERVEJLEDNING 13
Søgning i meddelelser Du kan anvende nedenstående kriterier, hvis du vil søge efter en meddelelse. 1. Datointerval 2. Ord eller dele af ord i emne eller meddelelse 3. Du kan søge i en bestemt mappe eller i alle mapper 1. 2. 3. 4. 5. 4. Klik for at udføre søgning 5. Klik for at rydde kriterierne OBS: Du kan anvende et eller flere kriterier. BRUGERVEJLEDNING 14
Indgivelse af underretning Du kan indgive underretning via portalen på to måder, enten ved at udfylde webformularen eller ved at uploade en XML fil, der er valid i forhold til Hvidvasksekretariatets XML-skema. I de følgende afsnit vil først underretningstyperne blive præsenteret. Herefter vil underretningens opbygning blive gennemgået, herunder de to forskellige måder, hvorpå transaktioner kan registreres. Dernæst vil der blive gennemgået nogle generelle principper for udfyldelse af webformularen og sidst vil upload proceduren for XML filer blive gennemgået. Ønsker du mere specifik information om formularens felter og deres indhold henvises du til feltbeskrivelsen. Du kan finde webformularen og XML upload via menupunktet Ny underretning. Underretningstyper Hvidvasksekretariatet benytter to typer af underretninger: 1. Underretning om hvidvask (STR) og 2. Underretning om terrorfinansiering (TFR). BRUGERVEJLEDNING 15
Underretning om hvidvask (STR) Denne type underretning benyttes i tilfælde, hvor en mistanke om hvidvask ikke kan afkræftes og den underretningspligtige derfor indgiver en underretning i medfør af hvidvasklovens bestemmelser. Underretning om terrorfinansiering (TFR) Denne type underretning benyttes i tilfælde, hvor der en mistanke om finansiering af terrorisme ikke kan afkræftes eller i tilfælde hvor man har konstateret et muligt identitetssammenfald mellem en kunde eller en part i en transaktion og en person, der er opført på en terrorliste. Underretningens opbygning Underretningen består af en forside, der indeholder informationer om den underretningspligtige, årsagen til mistanken og eventuelle indikatorer. Dertil tilknyttes den eller de transaktioner, som er årsagen til mistanken. Alle transaktionsbeløb skal af hensyn til sammenligning omregnes til danske kroner (DKK), men kan endvidere angives i anden valuta, hvis de er gennemført i anden valuta end DKK. En underretning skal indeholde minimum en transaktion, da de involverede parter kun kan registreres via transaktionerne. Transaktionerne kan registreres på to forskellige måder: 1. Bi-party tranaktioner 2. Multi-party transaktioner Bi-party transaktioner Bi-party transaktionen indeholder altid en afsender (kilde) og en modtager (destination), eksempel en overførsel mellem to konti. Transaktionens parter kan være en fysisk person eller en konto. Er den ene part en konto, kan der tilknyttes en virksomhed, hvis der er tale om en forretningskonto, og en eller flere konto- og fuldmagtshavere. BRUGERVEJLEDNING 16
Eksempler på bi-party transaktioner: Der overføres fra konto A, der oprettet hos underretteren, til konto B, der føres i et andet pengeinstitut. Transaktionen registreres som en bi-party med konto A som kilde (hertil knyttes konto- og fuldmagtshavere) og konto B som destination. Person A indsætter et kontant beløb på sin konto hos underretteren. Transaktionen registreres med personen A som kilde og kontoen som destination (person A tilknyttes som kontohaver). Person A veksler et kontantbeløb fra en valuta til en anden valuta hos underretteren. Personen registreres som kilde (med kontanter i en valuta) og destination (med kontanter i en anden valuta). Multi-party transaktioner Multi-party transaktioner skal have minimum en part tilknyttet, men kan have et ubegrænset antal parter tilknyttet. Registreringsformen benyttes i de tilfælde, hvor man ikke kan registrere transaktionen som en bi-party. Eksempler på multi-party transaktioner: Underretteren afviser at oprette et kundeforhold, da man allerede på inden oprettelsen finder forholdet mistænkeligt. Transaktionen kan i sådanne tilfælde registreres med et beløb på DKK 0 og med personen tilknyttet som part. En fast kunde, A, oplyser, at han venter en større overførsel fra selskab B og spørger til muligheden for hurtigt at få udbetalt beløbet kontant efter overførsel. Underretteren finder forholdet mistænkeligt og spørger ind til transaktionen hvorefter kunden opgiver sit forehavende og beløbet overføres ikke til kontoen. I dette tilfælde kendes selskab B s konto ikke og transaktionen kan derfor ikke registreres som en bi-party. Transaktionen registreres derfor som en multi-party med kunden og selskab B som parter. BRUGERVEJLEDNING 17
Webformularen Udfyldelsen af webformularen gennemgås ikke i detaljer, men de gennemgående principper og funktioner beskrives i dette afsnit. For yderligere information om de enkelte felters indhold henvises til den mere detaljerede feltbeskrivelse. Formularen findes som tidligere nævnt under menupunktet Ny underretning / Webformular. Generelt om webformularen Naviger i formularen Når du udfylder formularen, vil nye dele blive tilgængelige efterhånden som du udfylder og gemmer. Formularen har en menulinje (se nedenfor), hvor formularens dele vil blive tilgængelige ved hyperlink efterhånden som formularen udfyldes. Derudover vil der ofte være en knap, som kan bringe dig tilbage til en tidligere side eller frem til den næste. Se eksemplet nedenfor. BRUGERVEJLEDNING 18
Gem løbende Du bør løbende gemme de indtastede oplysningerne når du udfylder formularen. Du bør som minimum gemme, når du skifter billede. I modsat fald risikerer du at miste de indtastede data. Der er på alle sider en knap med teksten Gem. Se eksemplet nedenfor. Obligatoriske felter Formularens obligatoriske felter er markeret med (*). Du skal udfylde alle obligatoriske felter, før du kan gemme og gå videre i formularen. Antallet af obligatoriske felter begrænset til et minimum, da der ellers vil være tilfælde, hvor man ikke kan udfylde underretningen, da man ikke har oplysningerne om eksempelvis parter, der ikke er fast kunde hos den underretningspligtige. Du opfordres dog til at indtaste flest mulige oplysninger, specielt i forhold til parter, der er faste kunder. Antallet af obligatoriske felter kan ændre ved eventuelle valg i forbindelse med indtastningen, f.eks. er det ikke obligatorisk at angive en adresse, men vælger du at gøre det, vil eksempelvis adresse, by og land være obligatorisk (se eventuelt afsnittet nedenfor vedrørende angivelse af yderligere oplysninger). BRUGERVEJLEDNING 19
Angivelse af yderligere oplysninger Når du eksempelvis tilknytter en person som part i en transaktion, er der kun ganske få obligatoriske felter. Du har dog mulighed for at tilknytte yderligere oplysninger, eksempelvis oplysninger om identitetsdokumenter, adresse og telefon. Hvis du vil angive sådanne oplysninger, skal du markere det med et flueben. Er du derimod ikke i besiddelse af oplysninger, skal fluebenet fjernes, da du ellers vil blive mødt med en besked om, at alle obligatoriske felter skal udfyldes, før du kan gemme og gå videre. I andre tilfælde, eksempelvis ved angivelse af konto- eller fuldmagtshaver og ved vedhæftning af bilag viser muligheden sig ved et +. Se eksemplerne nedenfor. BRUGERVEJLEDNING 20
Genbrug af indtastede oplysninger Har du under indtastningen af en underretning en gang indtastet en part, kan du genbruge parten ved at benytte muligheden Brug eksisterende og klikke Tilknyt. Slet indtastede eller vedhæftede oplysninger Ønsker du at slette en tilknyttet transaktion, en part i transaktion, en vedhæftet fil eller lignende, kan du gøre det ved at klikke på ikonet: Rediger indtastede oplysninger Ønsker du at redigere indtastede oplysninger, eksempelvis i transaktioner eller i en transaktionspart, kan du gøre det ved at klikke på ikonet: BRUGERVEJLEDNING 21
Underretningens forside 1. Vælg underretningstype 2. Angiv mistanke 3. Angiv særlige anmærkninger, eks. oplysninger der kræver reaktion fra Hvidvasksekretariatet (anvendes kun hvis det er relevant) 4. Tilknyttede indikatorer 5. Tilknyttede transaktioner 6. Vedhæftede filer 1. 2. 3. 5. 4. 2. BRUGERVEJLEDNING 22
Valg af indikatorer Du kan tilknytte indikatorer og se indikatorlisten ved at følge nedenstående vejledning. 1. Klik på indikatorer, hvorefter en indikatorliste åbnes 1. 2. Vælg de ønskede indikatorer ved at markere med flueben 3. Luk indikatorlisten på X 2. 3. BRUGERVEJLEDNING 23
Transaktioner 1. Vælg mellem bi-party og multiparty 2. Angiv et unikt transaktionsnummer 3. Klik eventuelt for at autogenerere et unikt transaktionsnummer 4. Angiv beløb i DKK (transaktioner i anden valuta skal omregnes til DKK) 5. Beskriv transaktionen 1. 2. 4. 4. 4. BRUGERVEJLEDNING 24
Bi-party transaktion Hvis du har valgt registreringsformen bi-party, ser formularen ud som nedenfor (for yderligere information om transaktionsformen se venligst afsnittet herom). 1. Tilknyt transaktionens afsender (kilde) og modtager (destination). Parterne kan være en fysisk person eller en konto. 2. Tilknyt eventuelt aktiv, som er relateret til transaktionen. 1. 2. BRUGERVEJLEDNING 25
Tilknyt part i bi-party transaktion Når du tilknytter en part i en transaktion, skal du angive nogle få oplysninger om den aktuelle del af transaktionen, dvs. kilden eller destinationen. Du skal bl.a. oplyse hvilket land parten befinder sig i, og hvilken type midler (fondstype), der er tale om, eksempelvis kontanter, kreditkort eller en konto (hermed menes indestående, der i forbindelse med transaktionen kan indsættes eller hæves). Derudover kan du angive, hvis denne side af transaktionen er gennemført i en anden valuta end DKK. 1. Vælg fondstype 2. Vælg oprindelses- eller destinationsland 3. Angiv eventuelt udenlandsk valuta 1. 2. 3. BRUGERVEJLEDNING 26
Multi-party transaktion Hvis du har valgt registreringsformen multi-party, ser formularen ud som nedenfor (for yderligere information om transaktionsformen se venligst afsnittet herom). Du kan tilknytte et ubegrænset antal parter, der kan være konti, fysiske personer og virksomheder. 1. Tilknyt part 2. Liste over tilknyttede parter 3. Tilknyt eventuelle aktiver, som er relateret til transaktionen 4. Liste over aktiver, der er tilknyttet transaktionen 1. 2. 3. 4. BRUGERVEJLEDNING 27
Tilknyt part i multi-party transaktion Når du tilknytter en part i en transaktion, skal du angive nogle få oplysninger om parten og den aktuelle del af transaktionen, eksempelvis partens rolle og hvilket land parten i transaktionen er relateret til. 1. Angiv partens rolle 2. Angiv hvilket land, der er relateret 2. 1. BRUGERVEJLEDNING 28
Gemte udkast Underretninger du har indtastet i webformularen, men ikke indsendt til Hvidvasksekretariatet gemmes som udkast. Du kan finde sådanne underretninger ved at benytte punktet Udkast / Ej indsendte underretninger i menulinjen. Af sikkerhedsmæssige årsager vil udkastet automatisk blive slettet 10 dage efter seneste ændring. 1. Søgefilter 2. Åben og rediger underretningen 4. Se underretningen i udskriftsformat 5. Slet underretningen 3. Antal dage til automatisk sletning 1. 2. 3. 4. 5. BRUGERVEJLEDNING 29
Indsendte underretninger Du kan finde indsendte underretninger under punktet Indsendte underretninger / Webformularer i menulinjen. Listen indeholder blandt andet underretningernes status, hvor du kan se, om underretningerne er modtaget og accepteret (Status = Processed ) eller om underretningen er afvist som følge af fejl og mangler (Status = Failed validation eller Rejected ). 1. Søgefilter 2. Status 3. Vis underretning i udskriftsformat 4. Fjern fra liste 1. 2. 3. 4. BRUGERVEJLEDNING 30
Afviste webformularer Underretninger, der ikke accepteres efter validerings og kvalitetssikringen, afvises helt eller delvist automatisk (Status = Rejected). I sådanne tilfælde adviseres den underretningspligtige via meddelelsessystemet. Hvis underretning bliver afvist allerede ved afsendelsen (Status = Failed validation), vil den underretningspligtige dog ikke modtage en meddelelse, da Hvidvasksekretariatet aldrig modtager underretningen. I de nævnte tilfælde vil underretninger have status Failed validation eller Rejected i listen over indsendte underretninger. Underretningen kan gøres redigerbar, hvorefter fejlen kan rettes og underretningen genfremsendes. 1. Klik på statusteksten, i dette tilfælde Rejected 1. 2. Herefter åbnes et billede med en beskrivelse af fejlen eller manglen 3. Klik Gør underretningen redigerbar 4. Du kan nu finde underretningen under udkast 2. 3. BRUGERVEJLEDNING 31
Upload af XML filer Såfremt den underretningspligtige selv generer underretninger i XML format, som er valid i forhold til Hvidvasksekretariatets XML skema kan du uploade XML filerne via portalen. Det gøres fra menupunktet Ny underretning / XML Upload. Du kan desuden vedhæfte bilag til XML underretningen. Hvis du skal afgive flere XML underretninger samtidig, kan du pakke filerne i en zip-fil og uploade dem samlet i zip-filen. Bemærk venligst, at filen maksimalt må være 10 mb. 1. Klik Gennemse og find den relevante XML/zip fil Vedhæft bilag (Gå til pkt. 5, hvis der ikke skal vedhæftes bilag): 2. Klik Gennemse og find den relevante fil 3. Klik herefter Vedhæft fil 1. 4. 4. Liste over vedhæftede filer. Gentag pkt. 2 og 3, hvis der skal tilknyttes yderligere filer 5. Klik Upload 2. 3. OBS: Du kan ikke vedhæfte bilag, hvis du sender flere XML filer samlet i en zip-fil. 5. BRUGERVEJLEDNING 32
Indsendte XML filer Du kan finde indsendte XML filer ved at benytte menupunktet Indsendte underretninger / XML underretninger. 1. Søgefilter 2. Status for modtagelsen, fuldt accepterede underretninger får status Processed. Får underretningen derimod status Failed validation eller Rejected er underretningen ikke modtaget. Hvis underretningen ikke er modtaget, skal den underretningspligtige rette fejlen i filen og uploade den på ny. 1. 2. BRUGERVEJLEDNING 33