Følgende er en oversigt over de ændringer indenfor området Økonomi, som programopdateringen omfatter. Vær opmærksom på at denne beskrivelse kun omfatter en del af den samlede programopdatering, idet der findes tilsvarende beskrivelser vedr. maskinhandel, værksted og lager. Du har mulighed for at få de øvrige beskrivelser tilsendt ved at tilmelde dig mail-listerne på www.jmaforum.dk, under Tilmeld / frameld mail-liste. Der findes vejledninger til funktionerne i DSM-løsningen. Disse vejledninger er tilgængelige på vores ekstranet på www.jma.dk, under Kunder Extranet DSM vejledn. Menustruktur i DSM2009 Menustrukturen i DSM2009 er ændret på nogle områder. I de tilfælde hvor der er fjernet menupunkter, der ikke benyttes længere, vil de fremgå af denne skrivelse. I de tilfælde, hvor menupunkter blot er flyttet til en mere hensigtsmæssig placering, er dette ikke dokumenteret. Der opfordres derfor til at man, som noget af det første, bruger lidt tid til lige at orientere sig i den nye menustruktur. Nødvendige opsætninger I det efterfølgende beskrives de opsætninger som SKAL laves for at programmet kan anvendes. Debitorskabeloner: Funktionaliteten vedr. debitorskabeloner er ændret markant i DSM2009 i forhold til tidligere versioner. I den nye version er der således mulighed for at lave skabelonopsætning på flere felter, samt ikke mindst, mulighed for at oprette flere skabeloner, der dækker flere områder. Der er således nu mulighed for at oprette skabeloner for f.eks. kreditorer og varer. Det er VIGTIGT at der inden konverteringen af data udskrives en liste over de debitorskabeloner, der bruges og er oprettet i systemet. Efter konverteringen skal disse skabeloner oprettes igen under Opsætning Programopsætning Generelt Konfigurer masterskabeloner. Når der skal oprettes nye debitorer, kreditorer, varer m.m., bliver man som bruger ikke længere spurgt om man ønsker at anvende skabelonerne. Der er kommet en ny funktionalitet under funktionsknappen Funktion, der hedder Anvend skabelon, som skal aktiveres for at skabelonen kommer til anvendelse. Her kan man så vælge mellem de forskellige skabeloner man har oprettet. Denne funktion kan også anvendes efter at der er lavet posteringer på f.eks. en debitor. Debitorkort for EAN-kunder I forbindelse med opdateringen til DSM2009, er der behov for at man påfører en betalingsformskode til alle de eksisterende kunder med tilknyttet EAN-nummer. Til betalingsformskoden skal der tilknyttes en betalingskanal. Betalingskanalen beskriver typen af overførsel, der er tale om. Denne kode kan først påføres efter konverteringen til DSM2009. 16. september 2011 Side 1 af 4
Ved overførsel af OIO-dokumenter bliver beskrivelsestekst fra enhedskoder nu anvendt som OIOenhed, hvorfor disse enhedskoders beskrivelsestekster ikke må være blanke. Efter konvertering til DSM2009 er det vigtigt at gennemgå alle enhedskoder og oprette en beskrivelsestekst for dem, der måtte være blanke. Enhedskoder er påført vare- og ressourcekort og overføres fra disse til ordrelinjerne. Normalt er det enhederne STK og TIMER, der anvendes. Opgaveplanlægger De opgaver der er oprettet i opgaveplanlæggeren, så de køres af DSM, typisk uden for normal arbejdstid, skal genoprettes efter konverteringen. Opgaverne er oprettet efter et specifikt opsæt, der passer til den opgave man forventer udført, men flere af de rapporter, der kan bruges i opgaveplanlæggeren, bliver i forbindelse med opdateringen ændret med nye filtrerings- og anfordringsmuligheder, hvorfor det efter konverteringen er nødvendigt at opdatere disse enkeltvis. Opgaveplanlæggeren findes under Opsætning It-administration Planlægningsopgave Planlægningsopgave. JMA vil sørge for at opgaveplanlæggeren opdateres. Denne opdatering vil finde sted i løbet af den første dag efter konverteringen. Eksisterende opsætninger I forbindelse med konverteringen til DSM2009, vil alle de opsætninger som ellers normalt gemmes/huskes af Navision, blive nulstillet. Det anbefales derfor, at man noterer de opsætninger til f.eks. samlefakturering, indlæsning af indbetalingsfiler i indbetalingskladden, specifikke funktioner og rapporter, som man har benyttet i det gamle system. Hvis der er nye rapporter, tilføjes de således: Vælg Rapporter, knappen Ret. Tast F3, hvor du vil have rapporten tilføjet. Udfyld Rapport-id, tryk Enter. Menupunkt: Ny funktionalitet Navigér Beskrivelse: I forbindelse med Navigér funktionen, der findes i alle hovedmenuerne under Oversigt Naviger Bilag, kan der nu udskrives en rapport, der indeholder alle bilagsposteringerne for det søgte bilagsnr. Udskriften aktiveres under menuknappen Udskriv... Tilbagefør journal Det er nu muligt at tilbageføre bogførte posteringer direkte fra Journaloversigten og hhv. Finans-, Debitor- og Kreditorposterne. Det er KUN de posteringer, der er bogført gennem en kladde, der kan tilbageføres. Det betyder at man IKKE kan tilbageføre f.eks. bogførte salgsfakturaer, men derimod bogførte kladdelinjer, hvor de tilhørende momsposteringer endnu ikke er lukket af momsafregningen. 16. september 2011 Side 2 af 4
Der kan ligeledes ikke tilbageføres bogførte rykker- og rentenotaer. Tilbageføringsfunktionen findes under menuknappen Funktion på journaloversigten, der findes under bl.a. Økonomistyring Finans Oversigt Journal. Den kan også findes på vinduet for hhv. Finans-, Debitor- og Kreditorposter. Ind- og udbetalingslinjer kan tilbageføres, men her kræves at der først sker en annullering af de udlignede debitor- og kreditorposter, førend tilbageførslen kan gennemføres, se nedenstående. Annuller udligninger Elektroniske fakturaer Er det udlignede betalinger, der ønskes tilbageført, skal udligningerne først ophæves for det pågældende bilag. Dette gøres via funktionen Annuller udligning, der findes under debitor- og kreditorposterne. For at kunne afsende de elektroniske betalinger i DSM2009, skal der på debitorkortet, for de kunder der anvender EAN, angives en Betalingsformskode, hvortil der er knyttet en kode for betalingskanal. Denne kode kan først påføres efter konverteringen til DSM2009. Ligeledes skal der oprettes Tekst/Beskrivelse til alle enhedskoder, der anvendes på EAN-dokumenterne. Enhedskoder er påført vare- og ressourcekort og overføres fra disse til ordrelinjerne. Normalt er det enhederne STK og TIMER, der anvendes. Teksterne fra disse enhedskoder, anvendes som OIO-enheder og må derfor ikke være blanke. Forudbetaling Der er mulighed for at oprette og registrere forudbetalinger på hhv. salgsordre og købsordre, således at disse ordrer kan gøres afhængige af, at der inden endelig bogføring skal være registreret betaling af forudbetalingsbeløbet. Forudbetalingsbeløbet oprettes som en %-del af det samlede ordrebeløb. Forudbetalingen kan oprettes som en fast %-sats på hhv. debitor- og kreditorkortet, samt som en individuel %-sats på de enkelte salgsordrer og købsordrer. Der kan på en vare opsættes en specifik forudbetalings-%, der kan rettes mod en specifik debitor/kreditor, en debitorprisgruppekode eller gælde for alle debitorer. I salgs- og købsopsætningen kan der markeres, at en ordre ikke må kunne bogføres, førend forudbetalingen er registreret som betalt og udlignet i systemet. Der vil blive udviklet specifik vejledning til dette emne, som vil kunne findes på www.jma.dk. Finanskladder Der er mulighed for at gemme en eller flere finanskladder, således at de finanskladdelinjer, der er oprettet kan hentes frem igen. I forbindelse med at man gemmer en finanskladde, kan man bestemme om de finanskladdelinjebeløb, der er indtastet på finanskladdelinjerne, også skal gemmes, eller om der ved hentning af den gemte finanskladde, skal indtastes nye beløb. 16. september 2011 Side 3 af 4
Alle finanskladderne gemmes under en selvstændig kode, så de efterfølgende kan skelnes fra hinanden. Skabeloner Der er nu mulighed for at oprette skabeloner på debitorniveau, kreditorniveau, vareniveau mm. Skabelonerne oprettes under Opsætning Programopsætning Generelt Konfigurer masterskabeloner, hvor det for de forskellige skabeloner vælges hvilke felter, der skal udfyldes via disse skabelonkort. Ved oprettelse af f.eks. en ny debitor kan man under menuknappen Funktion på debitorkortet vælge funktionen Anvend skabelon, herefter vælge den skabelon, der ønskes kopieret fra, og herved få udfyldt oplysninger på debitorkortet med værdier fra skabelonen. Man bliver som bruger ikke længere spurgt om man ønsker at anvende skabelonerne. Debitorposter / Kreditorposter I den gamle version kunne man på hhv. debitor- og kreditorkortet, åbne for visning af samtlige posteringer, ved at trykke F6 på feltet Saldo (RV). I den nye DSM2009 version, viser dette F6 opslag KUN de åbne poster på hhv. debitoren og kreditoren. Ønsker man at se samtlige posteringer (åbne og lukkede), skal man aktivere funktionen Poster under menuknappen Debitor eller Kreditor, eller alternativt bruge genvejstasterne Ctrl + F5. Felter eller menupunkter, som er fjernet Samlefakturering Menupunktet Økonomistyring Tilgodehavender Samlefakturering er fjernet, således at der kun findes én tilgang til denne funktionalitet. Samlefakturering er samlet i én kørsel, der findes under Økonomistyring Tilgodehavender. 16. september 2011 Side 4 af 4
Programopdatering version DSM 02.02 DK 01.02 15-09-2011 Følgende er en oversigt over de ændringer indenfor området Økonomi, som programopdateringen omfatter. Vær opmærksom på at denne beskrivelse kun omfatter en del af den samlede programopdatering, idet der findes tilsvarende beskrivelser vedr. maskinhandel, værksted og lager. Du har mulighed for at få de øvrige beskrivelser tilsendt ved at tilmelde dig mail-listerne på www.jmaforum.dk, under Tilmeld / frameld mail-liste. Der findes vejledninger til funktionerne i DSM-løsningen. Disse vejledninger er tilgængelige på vores ekstranet på www.jma.dk, under Kunder Extranet DSM vejledn. Nye moduler Document Capture Document Capture er et tillægsmodul til Microsoft Dynamics NAV, som gør det muligt at scanne, registrere og arkivere alle virksomhedens dokumenter. Ved hjælp af en avanceret skabelonmotor og dokumentanalyse, kan fakturaoplysninger genkendes automatisk fra de indscannede fakturaer og herefter blive omdannet til faktiske købsfakturaer i indkøbsmodulet. Samtidig er det muligt hele tiden at få adgang til det oprindelige fakturabilag ved få klik. Document Capture anvender det eksisterende godkendelsesmodul i Dynamics NAV, som er blevet udvidet med en række ekstra funktioner og muligheder. Modulet giver mulighed for, at virksomhedens medarbejdere kan se og godkende fakturaer elektronisk uden behov for at have det fysiske papir ved godkendelsen. Samtidig vedligeholdes der et register over, hvem der har godkendt hvilke fakturaer og hvornår. Document Capture er et tillægsmodul, som skal tilkøbes. Nærmere information herom, kan fås ved henvendelse til salgsafdelingen i JMA. Hvis der er nye rapporter, tilføjes de således: Vælg Rapporter, knappen Ret. Tast F3, hvor du vil have rapporten tilføjet. Udfyld Rapport-id, tryk Enter. Menupunkt: Ny funktionalitet Kontoudtog Beskrivelse: Det er nu muligt at udelade debitorposter fra kontoudtog, f.eks. interne omposteringer. Poster, der ikke ønskes medtaget på kontoudtog, skjules via Debitorposter, hvor feltet Skjul post markeres, efter tryk på F2 for at åbne for redigering. 20. september 2011 Side 1 af 1