Udligning af debitorer og kreditorer i ectrl

Transkript

1 Udligning af debitorer og kreditorer i ectrl En af de mange funktioner til styring af skyldige fakturaer hos leverandører eller tilgodehavender hos kunder er åbenpostudligning. Åbenpostudligningen går ud på, at man direkte fortæller, hvilken post der betales, således at denne post udlignes og derved lukkes. Tidligere kendte systemer med en kopi af fakturaer i ringbind, der fjernes efterhånden, som fakturaerne betales (både for tilgodehavende hos kunder og skyldige fakturaer hos leverandører), er derved fuldstændig unødvendige! Til hjælp kan en rapport med forfaldne fakturaer udskrives under: Debitorer / Rapporter /Status / Detaljeret forfaldsliste. Skyldig poster til leverandører dannes i en betalingskladde under kreditorer, hvor der kan dannes et betalingsforslag for en periode frem i tiden! Nedenstående beskriver, hvordan du skal håndtere delvis udligning, kontantrabatter i forbindelse med udligning, kreditorer i valuta med mere! Sådan foretages der udligning i finanskladden: Dato udfyldes med dato for, hvornår posteringen gennemføres (den dato, der hæves eller sættes ind i banken). En dato i indeværende måned skrives eksempelvis med 17 efterfulgt af Enter eller Tab herefter udfyldes resten af datoen automatisk (eksempelvis: ). Datoer i sidste måned skrives som eksempelvis 1708 efterfulgt af Enter eller Tab. Bilagsnummerets indsættes automatisk, jf. opsætningen på den valgte kladde!

2 For at komme til feltet Kontotype trykkes Enter eller Tab (undlad at bruge musen til det) når standardteksten Finans er markeret med blåt, skrives enten K for valg af Kreditor eller D for valg af Debitor (hvis udligningen foretages fra en debitor eller kreditor betalingskladde, vil det ikke være nødvendigt at udfylde kontotypen). I feltet Konto indtastes kundens eller leverandørens kontonummer underliggende tabel (klik den knækkede pil eller brug ALT + PIL NED tasterne). dette kan eventuelt findes i den Udligning af poster foretages under knappen Funktioner NED for at vælge udligning. genvej for denne er ALT + U, tryk derefter PIL Et nyt vindue åbnes med de åbne poster på debitoren eller kreditoren. De ønskede poster markeres ved at sætte markering feltet under M (Medtag) brug eventuelt mellemrumstasten til markering. Delvis betaling af faktura: Hvis en faktura kun betales delvist, skal feltet Rettelse rettes til det beløb, a conto betalingen dækker. Fakturaen betales ikke fuldt ud, men skal fuldt udlignes: Udover markering i feltet Medtag, markeres feltet lige efter F (Fuld udligning). Eksempelvis kan fakturaen være på ,67 kr., men kunden betaler kun ,00 kr. Vi ønsker fakturaen fuld udlignet for ikke at bruge unødvendige omkostninger på rykning. For at det virker, skal det samlede betalte beløb først være angivet i kladden, inden udligningsfunktionen kaldes. Differencen bogføres på kontoen kontorabat, som er opsat under systemkonti i økonomi. Kun én linje kan markeres med Fuld udligning.

3 Fakturaer og kontantrabatter: Hvis en kunde er berettiget til kontantrabat, fratrækker ectrl automatisk rabatten i forbindelse med udligningen. I nedenstående tilfælde fratrækkes der automatisk 159,30 kr. i rabat, da betalingen foretages senest (Rabatdato). Beløbet bogføres på konto for kontantrabat! Hvis betalingen modtages og bogføres på en dato efter rabatdatoen, trækkes der ingen kontantrabat. Hvis kunden selv har trukket kontantrabatten, kan man vælge at overstyre kontantrabatten i udligningsbilledet ved at ændre rabatdatoen og skrive rabatbeløbet. På samme måde hvis kunden har beregnet forkert rabatbeløb, kan dette eventuelt redigeres i feltet Rabatbeløb! Luk vinduet for at overføre posterne til kladden (rødt kryds i hjørnet eller tasterne CTRL + F4). Bemærk: Udligningsbilledet indeholder en række felter til brug i forbindelse med veksler (Remitteringsnummer, veksel-id, frist m.fl.) disse felter kan med fordel skjules, hvis man ikke benytter veksler, således at skærmbilledet bliver mere overskueligt. Højreklik i det ønskede felt og vælg Skjul. Kreditor fakturaer i valuta Hvis den udlignede kreditorfaktura er i anden valuta end selskabsvalutaen (DKK), så skal valutakursen checkes og eventuelt korrigeres i ectrl, således at det korrekte kursresultat bliver beregnet! Når du står på linjen med det udlignede kreditorbeløb (den hvor kontotypen er Kreditor ), vil du i feltet Valuta kunne se, hvilken valuta udligningen er foretaget i se nedenstående:

4 Vælg fanebladet Generelt og find feltet Valutakurs, som findes nederst til højre på fanebladet. Her indtastes den valutakurs, som er opgivet på notaen fra banken. Se nedenstående skærmbillede.

5 På linje 2 oprettes posteringen med det beløb, der hæves på bankkontoen. Husk at ændre feltet valuta til DKK. På linje 3 oprettes eventuelle bankgebyrer forkert valutakurs eller forkerte beløb! bilaget skal herefter være i balance ellers er der indtastet en PS: Hvis der benyttes kreditorbetalingskladde, kan kontotypen kun ændres på Generelt fanebladet!