Behandling af forsørgelsesydelser, Fleksydelser (bidrag og udbetaling)

05.08.2013 KY Projektet NOTAT Behandling af forsørgelsesydelser, Fleksydelser (bidrag og udbetaling) 1. Overordnet beskrivelse af processen Fleksydelse er en ordning for Personer, der er visiteret til fleksjob. Fleksydelse kan sammenlignes med efterløn. Ydelsescentret kan håndtere både bidrag til fleksydelsesordningen og udbetaling af fleksydelse. Personer skal indbetale bidrag til fleksydelsesordningen for at kunne modtage fleksydelse. Man er som udgangspunkt tilmeldt ordningen, når man visiteres til et fleksjob og skal aktivt udmelde sig, hvis man ikke ønsker at deltage. Man betaler bidrag, uanset om man er i fleksjob eller ej, og der indbetales frem til alderen for folkepension. Man kan skriftligt udmelde sig af ordningen, hvorefter man får sit bidrag betalt tilbage. Når Ydelsescentret modtager besked fra Jobcentret om fleksjobbevilling, oprettes der en sag, og opkrævning af bidrag igangsættes. Såfremt Personen ikke udmelder sig af ordningen, skal hun indsende oplysninger, der ligger til grund for en beregning af anciennitet og bidragsfri perioder, der i dag foretages ved hjælp af beregningsskema på KL s hjemmeside. Beregningen vil også bygge på oplysninger fra kommunens, der oplyser om tidligere bidrag mv. På baggrund af anciennitetsberegning foretages afgørelsen angående bidrag, hvorefter løbende opkrævning bestilles. Flere hændelser kan påvirke opkrævningsforløbet, eksempelvis at Personen kan opsige ordningen, hvorefter opkrævningen ophører; Personen kan ansøge om bidragsfri perioder; Personen kan undlade at betale bidrag. Hvornår en Person har ret til at få udbetalt fleksydelse afhænger bl.a. af Personens alder og af, hvorvidt man har opnået tilstrækkelig anciennitet. Ydelsescentret oplyser Personen om muligheden for at modtage fleksydelse ca. 3 til 5 måneder før, Personen bliver berettiget hertil. Med beskeden følger information om de oplysninger, kommunen har om Personens pensionsforhold. Personen kan bekræfte eller anføre ændringer til kommunens oplysninger. Hertil skal der opgives oplysninger om bl.a. indtægtsforhold og erhvervsarbejde ved siden af fleksydelsen. Når alle oplysninger er modtaget, kan den endelige beregning af ydelsen foretages, ligeledes ved hjælp af beregningsskema på KL s hjemmeside. Personen informeres om udbetaling og denne iværksættes. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 1/13

Personen kan også vælge ikke at få sin fleksydelse udbetalt, og i stedet arbejde frem til pensionsalderen. Der er en række hændelser, der kan påvirke udbetalingsforløbet, eksempelvis at Personen flytter, får ændrede indtægter eller hvis Personen afgår ved døden. På KL s hjemmeside er alle de blanketter samt beregningsmetoder, der benyttes. Se http://www.kl.dk/vejledninger-og-varktojer/fleksydelseid44547/?n=0 1.1 Hændelse, som igangsætter processen - Personen bliver visiteret til fleksjob i Jobcentret. - Personen tilmelder sig (efter en tidligere udmelding). - Personen henvender sig om sin fleksydelsessag ved tilflytning. 1.2 Personen skal være visiteret fleksjob ordningen. 1.3 Processen afsluttes, når fleksjobsagen afsluttes. Det sker, når bidrags- samt ydelsesforløbet afsluttes eller ved folkepensionsalderen. 2. Aktivitetsbeskrivelser - Bidrag 2.1 Modtag henvendelse. At modtage henvendelsen med eventuelle tilhørende bilag, så den er klar til behandling. Kommunen modtager: - Henvendelse fra Jobcenter. - Henvendelse fra Personen (hvis denne tidligere har været udmeldt af ordningen eller ved tilflytning). Beskeden kan indgives skriftligt (digitalt/papir) såvel som mundtligt. Start- Der foreligger en henvendelse. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 2/13

betingelse Henvendelse inkl. eventuelle bilag registreret på digital form klar til behandling. - Henvendelsen. - Eventuelle bilag. - Jobcenterløsningen sender automatisk besked til KMD-fleksydelsessystemet om visitation af fleksjob og KMD-fleksydelsessystemet opretter herefter selv sag. - Workbase og ESDH. 2.2 Opret sag At etablere en fleksydelsessag. Opret sag og tilknyt til Personen. Der oprettes en sag, uanset om alle nødvendige bilag og oplysninger foreligger. Blanket FL125 sendes til Personen. Der er registreret en henvendelse. Der er oprettet en fleksydelsessag. Blanket FL125 er afsendt til Personen. - Personoplysninger. - Dato for visitation til fleksjob. - KMD Sag. - KMD-fleksydelsessystem (opretter automatisk bevilling når Personen er matchet som fleksjobber i jobcenterløsningen). - ESDH. 2.3 Oplys sag (subproces) 2.3.1 Vurder oplysninger KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 3/13

At vurdere om sagen er oplyst tilstrækkeligt til at kunne foretage anciennitet- og bidragsfri periodeberegning. De foreliggende oplysninger vurderes med henblik på at beslutte, hvorvidt sagen er fuldt oplyst eller der skal indhentes supplerende oplysninger. Personen oplyser de perioder, hvor denne har været medlem af en A-kasse. Oplysningerne skal attesteres af A- kassen. Personen oplyser de perioder, hvor denne har betalt efterlønsbidrag, som ikke er tilbagebetalt. Oplysningerne skal attesteres af den A-kasse, hvor efterlønsbidragene er indbetalt. Personen har returneret blanket FL125. Det er vurderet, om sagen er fuldt oplyst eller der mangler supplerende oplysninger. - Dokumentation for A-kassemedlemskab. - Dokumentation for efterlønsbidrag. - ESDH og regneark. 2.3.2 Indhent supplerende oplysninger Beskrivelsen svarer til aktivitetsbeskrivelsen i Behandling af forsørgelsesydelser, Kontanthjælp med nedenstående afvigelser. Foruden at indhente oplysninger fra Personen, indhentes ved tilflytning med Personens samtykke sagsoplysninger fra fraflytningskommunen. Sagsoplysninger fra fraflytningskommunen (ved tilflytning). - ESDH. 2.4 Beregn anciennitet og bidragsfri periode KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 4/13

At beregne Personens anciennitet og bidragsfri periode. Sagen er oplyst. Anciennitet og bidragsfri periode er beregnet. - Til anciennitet o Personens alder o Dato for visiteret til fleksjob o Medlemskab i A-kasse o Indbetalinger til efterlønsordningen - Til bidragsfri perioder o Indbetalt efterlønsbidrag o Alder I dag benytter sagsbehandlerne et KL-regneark til at beregne anciennitet og bidragsfriperioder. 2.5 Træf afgørelse At træffe afgørelse i fleksydelsessagen. På baggrund af de foreliggende oplysninger og den gennemførte beregning træffer kommunen afgørelse om, hvorvidt opkrævningen skal igangsættes. Det er kun i det tilfælde, at Personen ikke har tilstrækkelig anciennitet til at opnå ydelsen, at der træffes negativ afgørelse. Afgørelsen er objektiv. Der sendes afgørelsesbrev til Personen indeholdende beregningen af anciennitets samt bidragsfri perioder. Sagen er oplyst, der er beregnet anciennitet og bidragsfri periode. Der er truffet en afgørelse om, at opkrævning igangsættes KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 5/13

eller afslutning af sagen grundet manglende anciennitet. Personen er blevet oplyst om afgørelsen. Potentielt de samme som under Vurder oplysninger. Oplysninger fra Beregn anciennitet og bidragsfri periode. - KMD Sag (journalføres) - ESDH 2.6 Opkræv og følg op (subproces) OBS: Der eksister kun én fleksydelsessag. I denne sag er både en bidragsproces og en udbetalingsproces. En bidragsproces kan godt forekomme uden en udbetalingsproces, men ikke omvendt. Denne subproces vil i tilfældet, hvor Personen er overgået til fleksydelse, altid ske parallelt med 3.3 Udbetal og følg op. De oplysninger, der kan modtages i denne subproces, vil være de samme som i 3.3. Når en oplysning leder til afslutning af denne subproces, vil det også lede til en afslutning af 3.3. 2.6.1 Bestil opkrævning Der bestilles en opkrævning af bidraget. Alle personer bliver opkrævet det samme faste bidrag (uanset indtægt). Beløbet er lovbestemt og opkræves kvartalsvist (Lov om fleksydelse 8). At igangsætte en løbende opkrævning på fleksydelsesbidraget. har truffet afgørelse om at igangsætte opkrævningen. Der er bestilt en opkrævning, og det afventes, at det er tid KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 6/13

til næste opkrævning. Der registreres bidragsfri perioder eller der kommer oplysninger, der kan begrunde ophør i sagen. - KMD Aktiv - KMD DebitorPortal 2.6.2 Registrer bidragsfri periode At registrere hvis Personen ønsker bidragsfri periode. Der kontrolleres, om Personen har ret til den bidragsfri periode, der anmodes om. Den bidragsfri periode registreres. Personen har anmodet om at benytte bidragsfri periode. Bidragsfri periode er registreret. - Personens anmodning. - Beregning af bidragsfri periode. - ESDH - Regneark - KMD DebitorPortal 2.6.3 Behandl ophør Når en fleksydelsessag ophører, skal det gøres op, hvorvidt Personen har penge til gode i ordningen. Disse penge skal udbetales/overføres til rette vedkommende. Det udregnes, hvorvidt der er penge til gode. Alt efter årsag til sagens ophør foretages forskellige aktivi- KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 7/13

teter, hvis det viser sig, at der er penge til gode. - Sagen afsluttes pga. (se Lov om fleksydelse 31): o Førtidspensionist Trækkes beløb fra til skat, Trækkes afgift på 30% efter Pens.beskatningslov 49 B, stk. 2 Resten udbetales til Personen. o Folkepensionist Hentes oplysninger vedr. trækprocent fra SKAT inden der kan laves en beregning Trækkes beløb fra til skat, Kommunen skal efter Bek. 709 af 21.06.2007 rette henvendelse til SKAT for at få beregnet skattebeløbet efter pens.beskatningslov 49 B, stk. 3, og først når det er trukket, må resten udbetales til Personen Resten udbetales til Personen. o Dødsfald Fratrækkes beløb til skat, Trækkes afgift på 30 % efter Pens.beskatningslov 49 B, stk. 2 Resten sendes til boet. o Ved udmelding Hvis Personen er under fleksydelsesalder (pt. 60 år), skal pengene uden beskatning overføres til pensionsselskab (som Personen oplyser) Hvis Personen er over fleksydelsesalderen (pt. 60 år) betales til Personen efter, at der er trukket skat. Der er modtaget en oplysning, der leder til afslutning af sagen. Eventuelle beløb til gode er udbetalt til rette Person. - ESDH, KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 8/13

- KMD DebitorPortal - Skat extranet 2.7 Registrer udmelding At registrere en udmelding ved den indledende tilmelding til fleksydelsesordningen. Det registreres, at Personen aktivt har meldt sig ud af ordningen, efter at Personen har fået den indledende besked om at være tilmeldt fleksydelsesordningen. Kommunen har modtaget en skriftlig henvendelse fra Personen om, at denne vil meldes ud af ordningen. Det er registereret, at Personen er meldt ud. Ingen 2.8 Afslut sag Beskrivelsen svarer til aktivitetsbeskrivelsen i Behandling af forsørgelsesydelser, Kontanthjælp med nedenstående afvigelser. - ESDH - KMD Aktiv - KMD DebitorPortal 3. Aktivitetsbeskrivelser Udbetaling 3.1 Oplys Sag (subproces) 3.1.1 Indhent oplysninger og orienter Person Der indhentes oplysninger til fremtidig beregning. Perso- KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 9/13

nen orienteres om sin mulighed for at overgå til fleksydelse. Der indhentes pensionsoplysninger hos SKAT, når Personen er 59½ år. Disse pensionsoplysninger benyttes ved beregning af ydelsen (også selv om udbetaling af ydelsen først starter på et senere tidspunkt). Derudover kontrolleres, om Personen har indbetalt sine bidrag. Der sendes senest 3 måneder før fleksydelsesalder orienteringsbrev til Personen (Blanket FL201). Tidspunktet hvor Personen er berettiget til at modtage fleksydelse. Oplysninger er indhentet og Person er orienteret. - Pensionsoplysninger - Oplysninger om bidrag - - SKAT extranet (pensionsoplysninger) - Økonomisystem eller indkrævningssystem (betalte bidrag) - Snitflade til CPR således at der dannes advis ved opnået varslingsalder - ESDH 3.1.2 Vurder oplysninger At vurdere om sagen er oplyst tilstrækkeligt til, at der kan gås til beregning af ydelsen. De foreliggende oplysninger vurderes med henblik på, hvorvidt der kan gås til beregning eller om der er behov for at indhente yderligere oplysninger (om løn) fra Personen. Personen har givet til kende, at denne ønsker at overgå til fleksydelsen. Personen har indsendt ansøgning om fleksydelse FL201 og eventuelt vedlagt de seneste 12 måneders lønsedler. Det er vurderet, om der er behov for at indhente supplerende oplysninger eller ej. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 10/13

- Ansøgning om fleksydelse FL201 - Indkomstoplysninger for de seneste 12 måneder - ESDH - Regneark - E-indkomst 3.1.3 Indhent supplerende oplysninger Beskrivelsen svarer til aktivitetsbeskrivelsen i Behandling af forsørgelsesydelser, Kontanthjælp med nedenstående afvigelser. ESDH 3.1.4 Vurder behov for partshøring Beskrivelsen svarer til aktivitetsbeskrivelsen i Behandling af forsørgelsesydelser, Kontanthjælp med nedenstående afvigelser. ESDH 3.1.5 Foretag partshøring Beskrivelsen svarer til aktivitetsbeskrivelsen i Behandling af forsørgelsesydelser, Kontanthjælp med nedenstående afvigelser. 3.1.6 Registrer aktivt fravalg af ydelse At registrere at Personen ikke ønsker at overgå til fleksydelsen. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 11/13

Det registreres, at Personen ikke ønsker at overgå til fleksydelse. Sagen vil være passiv, indtil Personen henvender sig igen med ønske om at overgå til ordningen eller til Personen når folkepensionsalderen. Personen har henvendt sig med ønske om ikke at overgå til fleksydelsen. Henvendelsen er registeret. - Henvendelsen - ESDH 3.2 Beregn ydelse At beregne hvilket beløb Personen vil få udbetalt. Ydelsen beregnes. Følgende indgår: - Takster (Lov om fleksydelse 17) - Indtægter (Lov om fleksydelse 20) - Pensionsoplysninger (Lov om fleksydelse 18) Personen ønsker at overgå til fleksydelse og sagen er oplyst. Ydelsen er beregnet - Pensionsoplysninger - Indtægter I dag benytter sagsbehandlerne et KL-regneark til at foretage denne udregning. 3.3 Udbetal og følg op (subproces) OBS: KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 12/13

Der eksister kun én fleksydelsessag. I denne sag er både en bidragsproces og en udbetalingsproces. En bidragsproces kan godt forekomme uden en udbetalingsproces, men ikke omvendt. Denne subproces vil altid ske parallelt med 2.6 Opkræv og følg op (subproces). De oplysninger, der kan modtages i denne subproces, vil være de samme. Og når en oplysning leder til afslutning af denne subproces, vil det også lede til en afslutning af 2.6 Opkræv og følg op (subproces). 3.3.1 Bestil udbetaling At bestille en udbetaling til Personen. Der bestilles en udbetaling til Personen. Ydelsen er beregnet. Personen har betalt sine bidrag (se 2.6.1 Bestil opkrævning ). Der er bestilt en udbetaling og det afventes, at det er tid til næste udbetaling, der kommer oplysninger, der kan begrunde ophør i sagen, eller der kommer oplysninger der leder til genberegning af ydelsen (ændrede indtægter). - KMD Aktiv 3.3.2 Behandl ophør OBS: Denne aktivitet er beskrevet i bidragsprocessen 2.6.3 Behandl ophør. Der er således ikke to forskellige aktiviteter, det er den samme samme aktivitet, der er repræsenteret i to forskellige processer. 3.4 Afslut sag OBS: Denne aktivitet er beskrevet i bidragsprocessen 2.8 Afslut sag. Der er således ikke to forskellige aktiviteter, det er den samme samme aktivitet, der er repræsenteret i to forskellige processer. KOMBIT A/S Halfdansgade 8 2300 København S Tlf 3334 9400 www.kombit.dk kombit@kombit.dk CVR 19 43 50 75 Side 13/13