Fleksydelse. Opgavesplit ved overgang til Udbetaling Danmark version 1.0

Transkript

1 Fleksydelse Opgavesplit ved overgang til Udbetaling Danmark version 1.0

2 Fleksydelse - Overordnet fordeling af opgaver Udmøntning af opgavesplit og procestegning i nærværende dokument fastlægger opgavedelingen og samspillet mellem kommunerne og Udbetaling Danmark. Overgang til Udbetaling Danmark Det er i økonomiaftalen for kommunernes økonomi fra juni 2014 mellem KL og regeringen aftalt, at administrationen af Fleksydelsesordningen overdrages til Udbetaling Danmark pr 1. maj 2015, således at Udbetaling Danmark fremadrettet overtager myndighedsansvaret for området. De administrative processer forbundet med ansvarsområdet er blevet til på en række workshops afholdt i august 2014 med deltagelse fra kommunale repræsentanter, KL, Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering, Ministeriet for Børn, Ligestilling, Integration og Sociale forhold og ATP. Overflytningen skal indarbejdes i et samlet lovforslag med overflytning af flere ydelsesområder til Udbetaling Danmark. Dette forventes fremsat af Ministeren for Børn, Ligestilling, Integration og Sociale forhold i samarbejde med de berørte ressortministerier i lovpakke til februar Fleksydelse minder i store træk om efterløn, idet den gør det muligt for fleksjobvisiterede at trække sig tilbage fra arbejdsmarkedet, inden de når pensionsalderen. Fleksydelse ydes til borgere, der Er visiteret til et fleksjob, har 30 års anciennitet i efterløns- og/eller fleksydelsesordningen (dog med lempeligere krav for personer født før 1976) og ønsker at trække sig tilbage fra arbejdsmarkedet, inden de når pensionsalderen. Fleksydelsesordningen bliver de kommende år gradvist ændret fra en femårig til en treårig ordning som det i øvrigt også er tilfældet for efterlønsordningen. Overordnet opgavesplit for administration af fleksydelse Kommunerne Visitation til fleksjob Afsendelse af advis til Udbetaling Danmark ved fleksjobvisitation Opfølgning på fleksjobbetingelser Helhedsorienteret vejledning Støtte til borgere med særlige behov, herunder borgere, der ikke er digitalt parate Udbetaling Danmark Udbetaling Danmarks ansvarsområder er nærmere beskrevet på de følgende sider. Modtagelse af fleksjob advis fra jobcenter Ydelsesvejledning og sagsspecifik rådgivning Til- og afmelding til fleksydelsesordningen Opkrævning af fleksydelsesbidrag Håndtering af ændringer i opkrævningsperioden (bidragsfri perioder, pause mv.) Tilbagebetaling af fleksydelsesbidrag Behandling ved og afgørelse om overgang til fleksydelse Udbetaling af fleksydelse Stop af ydelse ved overgang til pension Løbende kontrol og opfølgning samt klagesagsbehandling 1

3 Fleksydelse - Baggrund og forudsætninger (1/3) Udbetaling Danmark ydelsesområdet vil følge de nuværende overordnede processer og arbejdsgange, som allerede er etableret i Udbetaling Danmark. Således vil området blive omfattet af de nuværende lovgivningsmæssige rammer, der er gældende for Udbetaling Danmark. Disse er reguleret i Udbetaling Danmark-loven og lov om ændring af forskellige love som følge af etablering af Udbetaling Danmark. Det drejer sig bl.a. om håndtering af vejledning, dataudveksling, kontrol, arkivering, overgang af fordringer mv. Systemunderstøttelse it-understøttelsen af fleksydelse er underlagt KOMBIT s Transitionsaftale (TSA-aftalen). Jf. denne aftale har KMD pligt til at vedligeholde sine systemer, således at disse er i overensstemmelse med den til enhver tid gældende lovgivning, herunder vedligeholdelse af udbetalingssatser, beregningsfunktionalitet mv. Udbetaling Danmark forventer fortsat at anvende KMD s systemer på dette område. Udbetaling Danmark opdaterer i øvrigt løbende de medier og platforme, hvormed vejledninger og øvrig kommunikation med borgere og kommuner varetages, således at det bedst mulige serviceniveau opnås. Borgere med særlige behov disse borgere skal fortsat kunne hjælpes i kommunerne, som også kan bistå med decideret vejledning om fleksydelse dog kun på overordnet niveau (borger.dk-niveau) samt med udfyldelse af ansøgninger. Selve sagsbehandlingen vil blive varetaget af Udbetaling Danmark. Arkiv i lighed med overdragelse af opgaver til Udbetaling Danmark i 2012/2013 forbliver allerede arkiverede sagsakter i kommunerne, således at hver kommune varetager arkivopgaven på UDK s ydelsesområde. Udbetaling Danmark har myndighedsansvaret og kan bede kommunerne fremfinde og oversende specifikke sagsakter. Processen herfor er beskrevet i særskilt samarbejdsproces, og er derfor ikke behandlet yderligere i dette oplæg. Udveksling af oplysninger efter Udbetaling Danmark-lovens 6-7 og 9 gælder der en videregivelsespligt for hhv. kommunerne og Udbetaling Danmark. Videregivelse kan ske, uden at borgeren forinden har meddelt samtykke hertil. Pligten forudsætter, at videregivelsen er nødvendig for den modtagende myndighed. Derudover er der i den daglige drift behov for at udveksle oplysninger i konkrete sager på tværs af kommunerne og Udbetaling Danmark. Kommunerne har dels adgang til oplysninger om hvilke ydelser, der udbetales fra UDK via opslag i KMD sag, dels kan kommunerne efter samtykke indhente oplysninger telefonisk via kviklinjen. På samme måde kan Udbetaling Danmark i en konkret sag have behov for at indhente oplysninger om en borger i en given kommunen og se hvilke ydelser, der udbetales fra kommunen via opslag i KMD. Kviklinje kviklinjen er en supportlinje (elektronisk og telefonisk via specielt dedikeret kommunelinje) mellem Udbetaling Danmark og kommunale medarbejdere. 2

4 Fleksydelse - Baggrund og forudsætninger (2/3) Helhedsorienteret kontrol kan efter Udbetaling Danmark-lovens 9-11 ske i samarbejde med kommunerne. Udbetaling Danmark kan fx bede kommunerne om at oplyse en sag i de særlige tilfælde, hvor der mistanke om snyd. Processen er beskrevet yderligere i særskilt samarbejdsproces, og er derfor ikke behandlet yderligere i dette oplæg. Klagemulighed klager over Udbetaling Danmarks afgørelser i fleksydelsessager indgives til Udbetaling Danmark, der efter en revurdering fremsender sagen til behandling i ankestyrelsen. Finansiering staten finansierer i dag kommunernes udgifter til fleksydelse ved 100 pct. statslig refusion. Der betales et borgerbetalt fleksydelsesbidrag for at være omfattet af ordningen, som dækker en del af statens udgifter. Der er dog ikke et 1-til-1 forhold mellem indbetaling og udbetalinger. Den løbende udbetaling af ydelsen, vil følge Udbetaling Danmarks normale likviditetsflow. Volumen i dag modtager ca borgere fleksydelse, mens er visiteret til fleksjob. Antallet af borgere, der overgår til fleksydelse, forventes årligt at være 2.200, mens godt borgere årligt visiteres til fleksjob* og dermed som udgangspunkt tilmeldes fleksydelsesordningen. A-kassernes vandreblanket blanket indeholdende oplysninger om indbetalinger til A-kasser. Blanketten vedligeholdes og rekvireres hos borgerens aktuelle, eller seneste, A-kasse. Det skal afklares, om Udbetaling Danmark kan få adgang til denne eller om oplysningen fortsat skal fremsendes af borgeren ved ansøgning. Fleksydelsesberegner Styrelsen for Arbejdsmarked og Rekruttering arbejder pr efteråret 2014 på udvikling af en fleksydelsesberegner til borger.dk. Beregneren gør det muligt for borgeren at danne sig et vejledende overblik over sin mulige fleksydelsessats. Udbetaling Danmark forventer at kunne henvise hertil. *Jf. Quarts og co. rapport af 27. feb

5 Fleksydelse - Baggrund og forudsætninger (3/3) Overgangsbestemmelser skal fastlægges nærmere. Det forventes, at ydelsesområdet overgår i sin helhed pr 1. maj 2015, således at Opkrævningen for 2. kvartal 2015 (udsendt april 2015) udsendes og opkræves af kommunen, således at restancer for denne opkrævning inddrives af kommunerne. Første opkrævning fra Udbetaling Danmark foretages primo juli for 3. kvartal Udbetaling af ydelsen ultimo maj 2015 vil være første gang Udbetaling Danmark udbetaler ydelsen. Det forventes endvidere, at kommunerne fortsætter deres sagsbehandling op til overgangen, således at alene sager, der ikke er endeligt afgjorte ved udgangen af april 2015, sendes til Udbetaling Danmark. Der vil være et klargøringsarbejde forud for overgangen blandt andet i forhold til vejledning af fleksjobbere under 30 år som følge af ændrede anciennitetsregler. Ligeledes må der forventes en periode, hvor tilføjelser til verserende sager skal ske manuelt, idet data skal konverteres. Det skal afklares med it-leverandøren (KMD), hvornår der vil ske konvertering af it-understøttelsen, således at kommunerne må indstille deres sagsbehandling. Det skal endvidere aftales, hvordan kommunerne skal overlevere "åbne" sager til Udbetaling Danmark ved myndighedsoverdragelsen. Der udsendes konkret vejledning omkring det praktiske forløb i forhold til kommunernes oversendelse af uafsluttede sager. 4

6 Fleksydelse - Tidslinje Kommune/ Jobcenter Visitation til fleksjob Helhedsorienteret vejledning Indbetalingsperiode (samlet 30 år efterløn- og/eller fleksydelsesbidrag) Borger 3-6 mdr. forud for fleksydelsesalder Udbetaling Danmark Advisering Tilsagn om tilmelding Opkrævning af bidrag - Samt evt. ændringer i status Vejledning om muligheden for fleksydelse Ansøgning Udbetaling indtil folkepension 5

7 A-kasse Kommune/ jobcenter UDK Borger Fleksydelse - Udkast til overordnet proces Be- el. afkræftelse for tilmelding Indbetaling fleksydelsesbidrag Eventuelle ændringer Ansøgning om fleksydelse, herunder bekræftelse af opl. Løbende udbetaling til Nemkonto Eventuelle ændringer Vejledning og oprettelse af sag Kontrol og bevilling (eller afmelding) Opkrævning Ændring af bidrag (herunder tilbagebetaling) Opnået minimumsalder Oplysning om mulighed for fleksydelse Kontrol, tilkendelse og beregning Omregning eller stop af ydelse Borger visiteres til fleksjob Eventuelle ændringer Eventuelle ændringer Dok. for indbetalinger til efterlønsordn.+ bidragsfri per. Vandreblanket 6

8 Borger visiteres til fleksjob Visitation til fleksjob ansvarsområder og proces Visiterer borgere til fleksjob Udsender afgørelse om visitationen og vejledning om konsekvenserne ved fleksjobvisitation Sender advis til Udbetaling Danmark ved visitation af borger til fleksjob Foretager helhedsorienteret vejledning om fleksydelse Modtager advis Borgeren bevarer ved flytning mellem kommuner sin visitation, ligesom evt. udbetalinger til fleksydelsesordningen fortsætter uforandret 7

9 Vejledning og oprettelse af sag Vejledning og oprettelse af sag ansvarsområder og proces Helhedsorienteret vejledning, herunder Henvisning til Udbetaling Danmark for ydelsesvejledning eller sagsspecifik rådgivning Støtte til borgere med særlige behov, herunder borgere, der ikke er digitalt parate Vejleder borger om fleksydelsesordningen, herunder vedligeholdelse af borger.dk, således at denne til enhver tid er i overensstemmelse med gældende lovgivning og korrekt vejledning Tilmelder automatisk borgeren til fleksydelsesordningen og opretter en sag Udsender tilmeldingsbrev med vejledning Udsender rykker, hvis tilmeldingsbrev ikke besvares Træffer afgørelse om udmelding på baggrund af manglende oplysninger og sender besked herom til borger, hvis rykker ikke besvares Udbetaling Danmark udarbejder instruks med overordnede retningslinjer for behandling af skønsmæssige sager 8

10 Kontrol og bevilling Kontrol og bevilling ansvar og proces Helhedsorienteret vejledning, herunder Henvisning til Udbetaling Danmark for ydelsesvejledning eller sagsspecifik rådgivning Støtte til borgere med særlige behov, herunder borgere, der ikke er digitalt parate Modtager tilmeldingsbekræftelse fra borger eller besked om udmeldelse Ved tilmelding: Foretager kontrol af oplysninger, særligt A-kasse medlemsforhold og indbetaling til efterløn Oplysninger om bidragsfrihed (muligheder og forbrug) Øvrige forhold kontrolles, herunder de generelle betingelse om ophold i DK Træffer afgørelse i sagen Starter opkrævningsaftale (opretter i debitorsystem) Ved udmeldelse: Lukkes sag, og der træffes afgørelse om udmeldelse. Hvis det konstateres, at opnåelse af berettigelse til fleksydelse ikke er mulig, gøres specifikt opmærksom herpå Håndterer klagesager Borger er som udgangspunkt tilmeldt fleksydelsesordningen, men modtager først opkrævning med tilbagevirkende kraft efter endt sagsbehandling Udbetaling Danmark skal udvikle instrukser med generelle retningslinjer for, under hvilke forudsætninger det er muligt at opnå dispensation for anciennitetskrav jf. bekendtgørelsens 4 Det skal afklares, hvorvidt Udbetaling Danmark henter oplysninger hos A-kasser efter tilsagn hos borger 9

11 Opkrævning Opkrævning ansvar og proces Helhedsorienteret vejledning, herunder Henvisning til Udbetaling Danmark for ydelsesvejledning eller sagsspecifik rådgivning Støtte til borgere med særlige behov, herunder borgere, der ikke er digitalt parate Foretager kvartalsvis opkrævning Indgår eventuelle afdragsordninger. Primært en mulighed omkring 1. betaling, som i enkelte tilfælde kan dække flere perioder Udsender første rykker med 21 dages frist ved manglende betaling Udsender 2. rykker (udmeldelsesbrev) med fire ugers frist Lukker sagen ved fortsat manglende betaling, og træffer afgørelse om udmeldelse Sikrer sig, at opkrævning stoppes, når borgeren har opnået 30 års anciennitet Omkring udmeldelsesbrevet er der i dag varierende kommunal praksis. Det skal afklares i samarbejde med ministeriet, hvilket krav der er til dette eksempelvis, hvorvidt rekommanderet afsendelse er påkrævet? Udbetaling Danmark forventer i denne sammenhæng, at digital udsendelse vil dække dokumentationsbehovet Udbetaling Danmark iværksætter først opkrævning, når det er bekræftet, at borgeren har tilstrækkelig anciennitet til at opnå berettigelse til fleksydelse 10

12 Ændring af bidrag Ændring af bidrag ansvar og proces Helhedsorienteret vejledning, herunder Henvisning til Udbetaling Danmark for ydelsesvejledning eller sagsspecifik rådgivning Støtte til borgere med særlige behov, herunder borgere, der ikke er digitalt parate Afsender advis til Udbetaling Danmark, såfremt en borgers visitation til fleksjobordningen ophører mv. (jf. liste under bemærkninger) Håndterer ændringer på baggrund af Løbende ajourføring med CPR (dødsfald, adresseændring) Behandling af advis fra jobcenter vedr. fleksjob (frivillig udmeldelse, pause eller fjernet visitation) Advis om tilkendt førtidspension Borgerhenvendelser (udmeldelse, bidragsfrihed, normalt job, pause, flytter til udlandet mv.) 30 års anciennitet (medfører stop af opkrævning) Vejleder borgere om konsekvensen ved ændringer og træffer afgørelse Genoptager opkrævning efter endt bidragsfrihed Vejleder borgere om muligheder for tilbagebetaling af ydelse ved udmeldelse, herunder bidrag til A-kasse Beregner og overfører bidrag ved udmeldelse. Herunder afklaring med SKAT omkring efterbetaling af SKAT Følgende hændelser forårsager stop eller ændringer i bidrag til fleksydelsesordningen Dødsfald (Advis/CPR) (skifteret/bo-sagsbehandling) Borger flytter til udlandet (udenfor EU/EØS) inden for EU/EØS skal sagen kontrolleres (Advis/CPR/henvendelse) Pensionering (og fleksydelse ej påbegyndt) (advis) Førtidspension (Advis) Frivillig udmeldelse (henvendelse) Ordinært job (henvendelse eller kontrol via e- Indkomstregisteret) Bidragsfrihed (henvendelse) Pause (henvendelse) Der er betalt 30 år til ordningen (sikres ved system) Jobcenteret kan fjerne visitation (jobcenter-advis) Borgeren har i denne sammenhæng oplysningspligt. Udbetaling Danmark sikrer, at borger underskriver ved ansøgning og løbende oplyses herom 11

13 Oplysning om mulighed for fleksyelse Opl. om mulighed for fleksydelse ansvar og proces Helhedsorienteret vejledning, herunder Henvisning til Udbetaling Danmark for ydelsesvejledning eller sagsspecifik rådgivning Støtte til borgere med særlige behov, herunder borgere, der ikke er digitalt parate Udsender vejledning 3 måneder forud for opnåelse af berettigelse til fleksydelse. Sammen med vejledningen udsendes ansøgningsskema Der er er til brug for ansøgningen indhentet oplysninger fra Pensionsregisteret (PERE) hos SKAT, hvor pensionsselskaber godt 6 måneder forud for fleksydelsesalder indberetter prognose for det endelige depot af pensionsopsparingen ved opnåelse af fleksydelsesalder Vejleder borgere om ydelsen og overgang til fleksydelse Der udsendes beregningsgrundlag (pensionsinfo) til borger med besked om oplysningspligt til at indberette ændringer af betydning for ydelsen samt evt. henvisning til fleksydelsesberegneren (når tilgængelig) Ikke alle vil udnytte hele fleksydelsesperioden Udbetaling Danmark skal opsætte proces for håndtering heraf (herunder vejledning og håndtering af ansøgninger, der først kommer længe efter henvendelsen 3 måneder før berettigelse opnås) Borgeren har pligt til at oplyse om eventuelle pensioner, der ikke indgår i beregningen/fremgår af Pensionsregisteret (PERE) 12

14 Kontrol, tilkendelse og beregning Beregning og udbetaling ansvar og proces Helhedsorienteret vejledning, herunder Henvisning til Udbetaling Danmark for ydelsesvejledning eller sagsspecifik rådgivning Støtte til borgere med særlige behov, herunder borgere, der ikke er digitalt parate Modtager besked om påbegyndt fleksydelsesudbetaling. Stopper fleksjob visitationen Modtager ansøgning fra borgeren Kontrollerer pensionsregistret (PERE) for eventuelle ændringer i forhold til ansøgningsgrundlag, herunder evt. ekstraordinære indbetalinger til pension Kontrollerer øvrige oplysninger Feriepengeudbetalinger E-indkomst og R75 Ophold og stamdata i øvrigt Ophør/omfang af arbejdsforhold ved overgang (fleksjob skal ophøre) De to hele årsregnskaber med højest indtægt afsluttet inden for de seneste 5 år for selvstændige erhvervsdrivende Beregner fleksydelse til udbetaling. Træffer afgørelse og sender udbetalingsmeddelelse til borgeren. Sender orientering til jobcenter om påbegyndt fleksydelsesudbetaling Igangsætter månedlig udbetaling Udgangspunkt for beregning er, at der ikke udbetales pensioner i fleksydelsesperioden Grundlag for beregning af pensionsformue er summen af pensionsværdi ved fleksydelsesalderen det er således også denne, der skal lægges til grund, selvom ansøgning skulle modtages i årene efter fleksydelsesaldern Det skal afklares, hvordan oplysninger om evt. feriepengeindbetalinger indhentes Arbejdsforhold for selvstændige erhvervsdrivende kræver særlig kontrol, herunder skal det afklares, hvordan oplysninger om årsregnskaber indhentes 13

15 Omregning eller stop af ydelse Omregning eller stop af ydelse ansvar og proces Helhedsorienteret vejledning, herunder Henvisning til Udbetaling Danmark for ydelsesvejledning eller sagsspecifik rådgivning Støtte til borgere med særlige behov, herunder borgere, der ikke er digitalt parate Håndterer ændringer i den løbende udbetaling: Løbende ajourføring med CPR (dødsfald, adresseændring) Advis om tilkendt førtidspension Overgang til pension Borgerhenvendelser (ansættelsesforhold, herunder timeløn og -antal, flytter til udlandet (udenfor EØS)) Oplysninger om udbetaling af pension Kontrollerer, oplyser og genberegner Træffer afgørelse og udsender udbetalingsmeddelelse, når ændringer forekommer Håndterer den eventuelle tilbagebetaling af fleksydelsesbidrag Årlig omregning: Omberegning med nye satser Kontrol af arbejdsforhold og evt. nye pensionsudbetalinger (tilgængelig via e-indkomst) Udgangspunkt for beregning er, at der ikke udbetales pensioner i fleksydelsesperioden Arbejdsforhold for selvstændige kræver særlig kontrol Udbetaling Danmark skal indhente løbende advis fra eindkomst for at kontrollere pensionsudbetalinger 14

16 ANDET Øvrige forhold omkring fleksydelse ansvar og proces Daglig drift og vedligehold af system Varetager ændringer til ydelsen, f.eks. Implementering af lovændringer i system og breve Regulering af satser Skatteberegning og afregning af skat for ydelsen, herunder ved tilbagebetaling Snitflade til A-kasserne Udbetaling Danmark oplyser om eventuelle sager, hvor borgere går fra fleksjob til job under ordinære vilkår, ligesom oplysninger indhentes ved sager om dispensation for anciennitetskrav Øvrige snitflader herunder skifteretten, pårørende ved dødsfald mv. Al generel vejledning om ydelsen på borger.dk mv. 15