Intern håndtering af FlexRegnskab Udkast til Best Practice for FlexRegnskab i et rådgivningscenter Interne krav til FlexRegnskab og krav til kunden Regnskaber under konceptet FlexRegnskab kan både udarbejdes i virksomhedsordningen og kapitalafkastordningen. Alle andre regnskaber med undtagelse af rene bortforpagtninger skal laves i Ø90. Regnskabet overføres elektronisk, hvilket kræver kundens underskift. Samtidig skal vi have koderne til kundens skattemappe, så vi kan søge flest mulige oplysninger ad denne vej, regnskabet laves nemlig ofte ud fra R75. Vi skal have materiale ind i perfekt stand altså i mappe inddelt efter de udleverede faneblade. Kunden laver normalt selv løbede moms inklusive momsen pr. 31/12. På kontoret tjekkes momsen, og eventuelle rettelser laves sammen med regnskabet. Der laves ikke kassebog. Den løbende moms laves ud fra momsbog/bilag. Alle erhvervsmæssige bilag sættes i mappen under faneblad 2. Husk at disse også omfatter gæld og tilgodehavender i virksomheden. Således skal renter og afdrag på prioritetsgæld føres i de rigtige måneder. Private bilag bogføres ikke. Blandede bilag (el, telefon, vand og bil) føres ikke, men bilagene sættes af kunden ind under faneblad nr. 9. FlexRegnskab laves ud fra et udgangspunkt, der hedder ikke at gå i for små sko. Husk at der ikke kan laves årsrapport ud fra et FlexRegnskab. Ønsker kunden på et tidspunkt en årsrapport, er konteringen dog på plads, og mod en ekstrapris kan der udarbejdes en årsrapport.
FlexRegnskab omfatter review fuldstændigt på linje med et almindeligt Ø90-regnskab. Erklæringerne i regnskabet er ligeledes de samme. Regler for kontering og opgørelse Ved kontering bruges en privatkonto som betalingsart, for eksempel 2012-00. Kontoen tekstes afstemningskonto/modregningskonto, og er altså ikke en rigtig bankkonto, men en konto der bruges som modpost til alle erhvervsbilagene. Betalingsarten afstemmes som normalt hver måned, og afstemningskontoen udlignes i regnskabsårets sidste måned over privat. Pr. ultimo-datoen er der altså ingen saldo på konto 2012-00. Ved at bruge en privatkonto som afstemningskonto får vi hele tiden posteringerne på plads i forhold til virksomhedsordningen (hvor mellemregningen opgøres kvartalsvis som i alle øvrige regnskaber). Bilag tastes ind med bilagsnummer og dato. Der tastes direkte efter bilagene. Hvis kunden har en konto, der kan være relevant at bruge som betalingsart (med få private posteringer) kan den bruges. Det samme gælder, hvis der er en kassekredit (med stor gæld), hvis renter skal med ind i virksomhedsordningen. I begge tilfælde er det vigtigt at understrege, at alt privat (inkl. løn) skal føres i én post en gang om måneden. Kun erhvervsmæssige bilag konteres, der konteres intet privat. Telefon-, el-, vand- og biludgifter holdes uden for regnskabet. Derimod overføres en erhvervsmæssig andel som efterpostering i forbindelse med opgørelsen af moms og regnskab. Husk at ved en skønnet andel tages der ikke hensyn til elafgift og grøn afgift. Bilag vedr. telefon, el, vand og bil sidder i mappen under faneblad nr. 9. Den erhvervsmæssige andel konteres til: 4899-xx Erhvervsmæssig andel el 4899-xx Erhvervsmæssig andel vand 4899-xx Erhvervsmæssig andel telefon 4899-30 Erhvervsmæssig andel bil Modkontoen til de erhvervsmæssige andele er konto 7000 Der skal være momskode på erhvervsmæssig andel af el, vand og telefon. Hvis der findes en gulpladebil med momsfradrag, konteres til de sædvanlige kontonumre for bilag vedrørende bilen (husk dog kravet om omsætning > 50.000 kr.). Der er normalt ikke automatisk overførsel af data om grovvare for FlexRegnskabs-kunder. Derimod kan automatisk overførsel af data om realkredit godt bruges. Indtægter fra markbrug, stald m.m. konteres på de relevante konti. Dog kan eksempelvis salg af korn samles på 3016-xx. Afregninger af afgrøde føres med nettobeløb og med angivelse af kvantum. Endvidere kan følgende fremgangsmåde være fordelagtig ved salg af kød i små portioner, hvor et dyr sælges via flere regninger: Opret en konto 3366-xx salg kød (kræver ikke kvatum). Kvantum føres på det respektive nr. 3324/3344/3364 med antal og 0,01 kr.
Udbetaling, enkeltbetalingsordningen 3878 Stykomkostninger føres på Udsæd 4000 Gødning 4020 Kemikalier 4040 Maskinstation 4070 Diverse mark 4099 Diverse stald 4488 Dyrlæge 4480 Foder 4419 Kapacitetsomkostninger Dieselolie (med kvantum) 4580 10 Vedligeholdelse bygninger 4600 Vedligeholdelse inventar 4660 Regnskab 4781 Forsikringer, erhverv 4760 Ejendomsskat, erhvervsmæssig andel 4770 Andre omkostninger 4839 Husk at bogføre afdrag og renter på VS-lån (realkreditlån m.m.) i de rigtige måneder, så virksomhedsordningens mellemregning bliver korrekt. Investeringer 8155 8176 8190 (oprettes med tekster, da vi bruger vores afskrivningsafsnit) Aktier og indlån posteres som normalt, dog kun en gang årligt ved opgørelsen. Varegæld posteres til konto 2710-xx. Sommerhus og andre ejerboliger sættes ind i status, så denne og ejendomsværdiskat er i orden.
Primostatus til FlexRegnskab (nye kunder/kunder som ikke tidligere har været i Ø90) Primostatus lægges ind med R75 som tastebilag (findes der årsopgørelser, kan de naturligvis også bruges). Biler holdes uden for regnskabet og skal derfor heller ikke ind i status. Husk dog gulpladebiler, hvis der er momsfradrag. Ejendomme skal ind i regnskabet. Dermed sikres den rigtige status og den automatiske beregning af ejendomsværdiskatten. Når der skal oprettes primostatus på et FlexRegnskab i Ø90, er der især to steder, hvor det kan være svært at huske kontonumrene: Ved oprettelse af afskrivningsobjekter og ved virksomhedsordningen. Til at styrke hukommelsen kan det være en fordel at bruge nedenstående skema som udgangspunkt: Ret primo [ALT+F+O] R Tekst Kvantum 1 Beløb Konto Afskrivninger Skat Dræning S Navn: (Tastes på kontoplan) 9000 S Erhvervelsestidspunkt (Indtastes ddmmåå) 9001 S Anlægsår 9002 S Opsummeret afskrivningsprocent (20% tastes 2000,0) 9008 S Opsummerede afskrivninger (er inkl. forlods afsk.) 9009 S Reg. anskaffelsessum 9038 S Forlods afsk. (9030 9031) 903 Bygninger S Navn: (Tastes på kontoplan) 9100 S Erhvervelsestidspunkt (Indtastes ddmmåå) 9101 S Levetid 9102 S Samlet andel 9104 S Afskrivningsberettiget andel 9105 S Samlet andel totalt 9106 S Afskrivningsberettiget andel totalt 9107 S Opsummeret afskrivningsprocent. (20% tastes 2000,0) 9108 S Opsummerede afskrivninger (er inkl. forlods afsk.) 9109 S Reg. anskaffelsessum 9138 S Forlods afsk. (9030 9031) 91 S Straksfradrag 9129 S Navn: (Tastes på kontoplan) 9150 S Erhvervelsestidspunkt (Indtastes ddmmåå) 9151 S Levetid 9152
S Samlet andel 9154 S Afskrivningsberettiget andel 9155 S Samlet andel totalt 9156 S Afskrivningsberettiget andel totalt 9157 S Opsummeret afskrivningsprocent (20% tastes 2000,0) 9158 S Opsummerede afskrivninger (er inkl. forlods afsk.) 9159 S Reg. anskaffelsessum 9188 S Forlods afsk. (9030 9031) 91 S Straksfradrag 9179 9100-intervallet indeholder tre bygningskomplekser, der er sammensat af specifikationsnumrene: 00-39, 40-69, 70-99. 9150-intervallet indeholder fem bygningskomplekser, der er sammensat af specifikationsnumrene: 00-19, 20-39, 40-59, 60-79, 80-99. Grupperingen har betydning ved beregning af straksfradrag. Ret primo [ALT+F+O] R Tekst Kvantum 1 Beløb Konto Inventar S Navn: (Tastes på kontoplan) 9400 S Inventarværdi ultimo 9438 S Ultimoværdi efter regulering af negativ saldo 9442 Inventar anden virksomhed S Navn: (Tastes på kontoplan) 9400 9 S Inventarværdi ultimo 9438 9 S Ultimoværdi efter regulering af negativ saldo 9442 9 Blandede driftsmidler (kun gulpladebiler) S Navn: (Tastes på kontoplan) 9500 S Anskaffelsestidspunkt 9501 S Anskaffelsessum 9502 S Værdi ultimo 9538 Blandede driftsmidler anden virksomhed S Navn: (Tastes på kontoplan) 9500 9 S Anskaffelsestidspunkt 9501 9 S Anskaffelsessum 9502 9 S Værdi ultimo 9538 9
Ret primo [ALT+F+O] R Tekst Beløb Konto VIRKSOMHEDS- OG KAPITALAFKASTORDNING Skal benyttes hvis virksomheds- eller kapitalafkast-ordning er anvendt året før aktuelt regnskabsår. VIRKSOMHEDSORDNING Værdi fast ejendom landbrug til kapitalafkastgrundlag S Ejendomsværdi 18.alm. vurdering 8550 00 S Anskaffelsessum fast ejendom 8553 00 S Ombygning, forbedring m.v. før 18. alm. vurdering 8555 01 S Ombygning, forbedring m.v. 8555 03 S Afstemning, kapitalafkast inkl. grundlag 8569 00 Værdi fast ejendom uden for landbrug til kapitalafkastgrundlag S Ejendomsværdi 18. alm. vurdering 8550 51 S Anskaffelsessum fast ejendom 8553 51 S Ombygning, forbedring m.v. før 18.,alm. vurdering 8555 51 S Ombygning, forbedring m.v. 8555 53 S Afstemning kapitalafkast inkl. grundlag 8569 00 Indskudskonto fra tidligere S Indskudskonto primo (kvantum 1 = 1, hvis beløb = 0) 8510 00 S Afstemning indskudskonto 8519 00 Diverse fra sidste år S Mellemregningskonto primo 8600 00 S Afstemning mellemregningskonto 8629 00 S Hensat primo 8580 00 S Afstemning hensættelser 8589 00 S Opsparet overskud primo 50% 8590 90 S Opsparet overskud primo 38% 8590 91 S Opsparet overskud primo 34% 8590 92 S Opsparet overskud primo 32% 8590 93 S Opsparet overskud primo 30% 8590 94 S Afstemning opsparingskonto 8599 00 KAPITALAFKASTORDNING Kapitalafkastgrundlag S Korrigeret kapitalafkastgrundlag 8572 00 S Besætningsværdi (varelager) 8575 00 S Korrigeret kapitalafkastgrundlag (varelager) 8577 00 S Afstemning kapitalafkastgrundlag 8579 00