PAR P En arbejdsbog af Nadja Kalnæs spar på projektbudgettet ROJEK og skab mere kultur for BUDG- pengene med 6 enkle redskaber! - Sådan gør du dit kulturprojekt billigere og bedre!
INDHOLD Forord: Step-by-step... Overblik: 6 Enkle redskaber REDSKAB #1: Skab dialog med dit publikum REDSKAB #2: Del alt du har, og få tifold igen! REDSKAB #3: Digitalisér projektet REDSKAB #4: Giv din virksomhed et frivilligt boost! REDSKAB #5: Få adgang til indbakkens bankende hjerte.. REDSKAB #6: Vær synlig online, offline og kombinér det! Konklusion: Tænk stort på små budgetter Side: 3 Side: 5 Side: 7 Side: 13 Side: 18 Side: 27 Side: 34 Side: 41 Side: 46 Ekstra: Øvelsesark med øvelserne 1-15 til download og udfyldelse 2
FORORD Step by step... Nadja Kalnæs T: +45 29272883 E: mail@nadjakalnaes.dk W: www.nadjakalnaes.dk E-bogen (arbejdsbogen) er kommet til verden pga. af min store iver og lyst til at hjælpe endnu flere kulturprojekter godt på vej. Derfor har jeg, i denne bog, valgt at lægge mit fokus på, hvordan man kan realisere mere kultur for færre penge. Let s face it - Det er, som oftest, dér hvor skoen trykker i det danske kulturliv. Jeg synes det er på tide, at vi stopper med at bruge tiden på at jamre og klynke over alt det vi ikke kan, eller ikke har ressourcer til. I stedet skal fokus lægges på hvordan vi kan skabe vores egne projekter på en nemmere, sjovere, billigere og mere effektiv måde. Det hele udført med konkrete redskaber. Processen er, step-by-step, på den måde, kommer du sikkert i mål. E-bogen (arbejdsbogen) er blevet til i tæt korrespondance med assistent Ida Fredericia. Vi har skrevet frem og tilbage, fra morgen til aften, i et meget tæt og intensivt forløb. E-bogen er blevet skabt ved siden af masser af andre projekter og arbejde. Aftener med koldt mad, computeren på skødet og ingen, som i slet ingen, familietid, har det kostet. Sengetider langt over midnat, både fordi computeren har været umulig at slippe, men også fordi når jeg lagde mig på hovedpuden, fik emnerne i bogen sit helt eget liv og arbejdede videre helt af sig selv i mit hoved. Det har været spændende og hårdt men også sjovt. For mig har det været vigtigt at skrive denne e-bog; Hvorfor..?! Fordi jeg mener at vi, der arbejder med kultur og ledelse af kulturprojekter, i endnu højere grad, skal have fokus på alle de fantastiske muligheder, der ligger lige for, når vi skaber projekter. Ikke kun de kreative og kunstneriske, men også de håndgribelige og meget konkrete redskaber og processer. Jeg tror ikke at der er nogle af os, som leder eller producerer kultur, der ikke ser os selv som enten kreative eller kunstneriske mennesker... Sikkert både og. Jeg har dog selv oplevet at kæmpe med de mere administrative, og til tider, kedelige opgaver. På ganske samme vis, har jeg hørt andre kæmpe med det samme. Min tilgang til hele processen ændredes, da jeg en dag fandt frem til hvordan jeg selv kunne strukturere mine arbejdsopgaver og processer, så jeg rent faktisk oplevede at det blev sjovt og gav bedre mening. Det gav også pludselig mening at det, som jeg havde været med til at skabe, også kunne have et kommercielt fokus. Samtidigt var det en stor a-ha oplevelse, da det gik op for mig, hvor mange forskellige måder man så samtidig kunne sælge på. Det var fedt! Det har naturligvis altid været meningen at kulturprojekter skal sælges. I mange år lå mit primære fokus bare mest på kunsten og kreativiteten - ikke på salget. Min erfaring er; Det virker ikke! Det kan godt være at man engang, før massemediernes massive indtog, kunne sælge en god forestiling/ koncert/ event/projekt udelukkende pga. indholdet. Det går bare ikke længere! Man må i dag prioritere formidlingen og salget mindst lige så højt som selve indholdet. Det gør virkelig en forskel for projektet i sin helhed! 3
Jeg har selv stået på scenen, undervist de der stod der, været autodidakt producent for så senere at uddanne mig til det. Jeg har været en del af projekter på de mindste budgetter og jeg har været en del af de aller største projekter både i Danmark men senest også på europæisk plan. Samtidig har mine lærermestre været nogle af de bedste både i Danmark og EU. Jeg elsker selv at lære nyt og jeg føler mig altid på vej og aldrig færdig med at suge til mig og indfange ny og spændende viden og læring. Jeg har her i e-bogen valgt 6 nemme og konkrete redskaber som, sætter fokus på hvordan man kan spare på sit projekt ved bl.a. at blive opmærksom på disse redskaber og begynde at bruge dem dagligt. Der findes et hav af redskaber og gode idéer, men disse 6 redskaber er dem, som har rykket mig og mine projekter hurtigst og mest effektivt, i forhold til at spare på budgettet på kulturprojekter. Jeg nærer en dyb passion for at hjælpe dig videre og give mine redskaber videre fordi de har virket for mig. De har løftet mine projekter, og mig selv, videre i kvantespring og syv-mile-skridt, og så må søvn, mad og familietid komme senere. Jeg er yderst taknemmelig for at forskellige folk har givet sig tid og har haft lyst til at bidrage til denne lille e-bog. Derfor skal jeg også takke Ida Fredericia for det meget store arbejde hun har lagt i denne e-bog, sammen med mig. Klaus Sandberg (min dejlige kæreste) for at skabe de helt rette vendinger og ord-sammensætning med sin skarpe korrekturhånd. Fie Fraenkel for altid at skabe grafiske linjer, farver og detaljer, som fortolker mine idéer på bedste vis, og de fire der har lavet flotte indlæg til e-bogen: Christian Have, Thomas Biggum, Simon Holmgaard og Cammilla Rysgaard. TAK til jer alle - I er fantastiske! Afrundningsvis vil jeg fortælle at mit ønske er, at du med denne e-bog (arbejdsbog) selv opdager hvordan nogle af disse redskaber, rent faktisk, kan skabe noget nyt materiale og momentum, i forhold til dit kulturprojekt. Disse 6 konkrete redskaber skal hjælpe dig til at forstå, at dét du normalt ser som administrativt og til tider hårdt arbejde, bliver til et betydeligt nemmere og sjovere arbejde. Må året blive et helt fantastisk kulturår for dig, og masser af nye kulturprojekter blive realiseret! God fornøjelse og god arbejdslyst! Nadja Kalnæs 4
OVERBLIK 6 enkle redskaber Ved hjælp af 6 enkle redskaber kan du spare rigtig mange penge på dit kulturprojekt, samtidig med at du optimerer det! Ved grundlæggende at være endnu mere inddragende, samarbejdende og nytænkende kan du nå rigtig, rigtig langt med få, virkningsfulde midler. Denne bog lærer dig, gennem konkrete øvelser, at fokusere din energi, hvor dit projekt har mest udbytte af den. Det er slut med fordyrende, langsomme forretningsgange, for de fleste af denne e-bogs redskaber er implementérbare, uanset om du er projektleder for en produktion med 100 personer, eller om det kun er dig bag rattet på projektet. Denne e-bog (arbejdsbog) indeholder 6 enkle redskaber i uddybende afsnit: Inddragelse af publikum Dele viden og samarbejde med andre institutioner Digitalisér projektet og skab synlighed online Skab et godt samarbejde mellem dig og dine frivillige Skriv gode nyhedsbreve som dine brugere rent faktisk læser Bliv synlig offline, ude i virkeligheden Redskab #1 - SKAB DIALOG MED DIT PUBLIKUM Ved at inddrage publikum skaber du et tættere tilhørsforhold til dem, og kan dermed opnå en mere loyal kundegruppe. Det kan f.eks. gøres ved at give publikum masser af interessant information om projektet og institutionen, og dermed også give dem en bedre forståelse og indsigt. Redskab #2 - DEL ALT DU HAR, OG FÅ TIFOLD IGEN! Fokus er på hvordan du deler viden og samarbejder med andre kulturinstitutioner. Ved netop at dele viden og samarbejde, kan du få nye idéer og løsninger til problemer alle kulturinstitutioner arbejder med. Sådan kan du hurtigt forbedre og udvikle din institution og projekt. Redskab #3 - DIGITALISÉR PROJEKTET Konkrete redskaber til hvordan du bliver synlig på nettet. Du lærer de forskellige digitale platforme at kende, og ser på hvordan du med fordel kan bruge dem. Derudover får du tips og idéer til hvordan du kan lave nytænkende tiltag der gør dig synlig i mængden af de mange tilbud der er på internettet. Redskab #4 - GIV DIN VIRKSOMHED ET FRIVILLIGT BOOST I dette afsnit får du idéer og råd til hvordan du både skaffer og beholder dine frivillige. Dette kapitel viser hvordan du får et sundt samarbejde med dine frivillige, som kan gavne din institution. Samarbejde med frivillige er et meget overset redskab i realiseringen af nye kulturprojekter. 5
Redskab #5 - FÅ ADGANG TIL INDBAKKENS BANKENDE HJERTE Nemme gode råd til hvordan du skriver nyhedsbreve, som er interessante, letlæselige og som rent faktisk bliver læst af dine kunder. Nyhedsbreve er den mest direkte kontakt du kan få med dine brugere, og derfor er det et godt redskab at bruge tid på. Redskab #6 - VÆR SYNLIG ONLINE, OFFLINE OG KOMBINÈR DET! Her får du redskaber til hvordan du kan være synlig både offline og online, og hvordan du kan koble disse to sammen. Du får også idéer til hvordan man kan lave effektfulde reklamer offline, f.eks. igennem flashmobs. Hvert redskab (kapitel) indeholder cases og øvelser du kan bruge til at lære mere om din egen institution og hvordan du samtidig udvikler og forbedrer den. Du kan læse alle kapitlerne, eller vælge et par ud, som er relevante for den situation du befinder dig i. Du kan bruge e-bogen som inspiration til at forbedre dine kulturprojekter, og til at få et nyt blik på din virksomhed. *ANBEFALES*: Hvis du virkelig ønsker at opnå markante resultater skal du arbejde med og udføre bogens øvelser fuldt ud. Man kan ikke lære blot ved at læse, man bliver nødt til at få redskaberne ind under huden ved at arbejde med dem og gentage dem igen og igen. Husk altid at tænke øvelserne i forhold til det konkrete projekt du sidder med lige nu. Hvert projekt er unikt og kræver sin unikke tilgang. Det Kongelige Teater og en mindre kulturinstitution i Midtjylland har hverken samme reklamebudget, kundebase, lokalitet, geografi, demografisk segment, mål, break-even eller tidshorisonter... osv. Tilpas derfor øvelserne til din hverdag i din institution. Læs, reflektér, lav øvelser og vær aktiv med denne e-bog (arbejdsbog) - sådan kan du gøre dit projekt både billigere og bedre! 6
Er projektbudgettet stramt og er der hverken råd til vådt eller tørt? Er du træt af kedelige administrations redskaber? Træt af at prøve at finde penge til reklamen, der for alvor skaber synlighed for dit projekt? Kan du heller ikke stille skarpt på hvordan du skal formidle dit kulturprojekt så det sprænger rammerne og får den succes som det fortjener? Så er det her du skal starte! - Her er formlen på hvordan du med enkle redskaber fornyer konkrete arbejdsgange og sparer væsentligt på projektbudgettet. Med denne e-bog (arbejdsbog) lærer du hurtigt 6 enkle redskaber til hvordan du kan spare penge på dit budget og samtidig optimere det. Kan dit projekt virkelig blive billigere og bedre? JA! - Ved blot at være inddragende, samarbejdende, nytænkende og nærværende vil du hurtigt opdage, at dine penge kan række længere, samtidigt med at dit projekt forbedres markant! Hvorfor? Fordi du i denne e-bog (arbejdsbog) lærer redskaber til både at se på dit projekt og budget med nye øjne. Øvelserne i denne e-bog tvinger dig til at kigge på dit projekt i et nyt lys. Redskaberne er med til at du skiller skidt fra kanel, smøger ærmerne op, og får ændret den måde du gør reklame for jeres projekt, både online og offline. Du får masser af idéer, cases og øvelser som hjælper dig til at gøre dit kulturprojekt både billigere og bedre. E-bogen hjælper dig blandt andet med at : 1) Inddrage dit publikum 2) Dele viden og samarbejde med andre institutioner 3) Digitalisére projektet og skabe synlighed online 4) Skabe et godt samarbejde mellem dig og dine frivillige 5) Skrive gode nyhedsbreve som dine brugere rent faktisk læser Rettighederne til Spar på projektbudgettet og skab mere kultur for pengene med 6 enkle redskaber! - Sådan gør du dit kulturprojekt billigere og bedre! ejes af Nadja Kalnæs.Det er ulovligt at kopiere eller videregive bogen eller dele heraf uden forudgående aftale med Nadja Kalnæs. 6) At blive synlig offline, ude i virkeligheden Skynd dig at komme i gang og arbejd dig e-bogen igennem - (der ligger for mange tusinde spare-kroner indeni) E-bogen (arbejdsbogen) er udviklet og produceret af producent og projektleder Nadja Kalnæs. - Ekspert i at gøre kultur salgbart. Nadja har mere end 11 års erfaring i kultur- og teaterbranchen og driver i dag bl.a. egen konsulentvirksomhed med fokus på innovativ kulturledelse, kurser, og rådgivning for medarbejdere og ledere i kultursektoren. Derudover er hun producent på et 5 årigt EU- teaterpublikums-udviklings-projektet Theatron med ledelse af Odense Teater og Lars Seeberg. Find mere om Nadja på hjemmesiden: www.nadjakalnaes.dk