RESULTATKONTRAKT FOR FORSVARETS INTERNE REVISION 2004

RESULTATKONTRAKT FOR FORSVARETS INTERNE REVISION 2004 MISSION Rigsrevisor skal kunne basere sin erklæring på FIR revision. FIR skal gennem revision, vurdering og analyse af virksomhedernes styring, interne kontroller og forretningsgange bidrage med rådgivning om måling og styring af risici med henblik på, at bidrage til koncernens samlede styring og værdiskabelse. FIR er Forsvarsministeriets sparringspartner i forbindelse med økonomistyringen i koncernen; institutionschefernes fortrolige rådgiver og Rigsrevisionens samarbejdspartner omkring revisionen af regnskaber for institutioner under Forsvarsministeriet. VISION FIR vil være den bedste offentlige interne revision og fagligt være blandt de bedste og mest effektive i forhold til den øvrige revisorstand, herunder ekstern revision. FIR vil øge værdiskabelsen i koncernen for Forsvarsministeriet og for de reviderede institutionschefer ved i højere grad at fokusere på rådgivning. FIR vil samtidig besidde en specialviden omkring de specifikke forhold og strukturer, der gør sig gældende under Forsvarsministeriets område og dermed have mulighed for at tilbyde et bedre produkt end en ekstern revision. Det er FIR specialviden og det unikke forhold til institutionschefer og Forsvarsministeriet, der gør FIR til Forsvarets interne revision. FIR vil fortsat varetage revisionen af de i 9-aftalen nævnte institutioner på en sådan måde, at der afgives erklæring om den foretagne revision og dens resultater til de reviderede institutioner, Forsvarsministeriet samt Rigsrevisionen. Forsvarsministeriet og Rigsrevisionen skal desuden være i stand til at basere deres vurdering af de reviderede institutioner på den af FIR udførte revision. Det er fortsat Rigsrevisionen, der har det revisionsmæssige ansvar for Forsvarsministeriets område. Rigsrevisionens vurdering af FIR, som led i Rigsrevisionens opgave som tilsynsmyndighed for samme, er af vital betydning. FIR vil sikre, at de reviderede institutioners forretningsgange, procedurer og interne kontroller fungerer og er tidssvarende, samtidig med at institutionerne og deres chefer vejledes og eventuelt rådgives, så den samlede styring til stadighed styrkes, og der sker en effektivisering af mål og resultater samt en øget værdiskabelse i organisationerne. FIR vil endvidere være i stand til at løse opgaver af revisionsmæssig og rådgivende karakter på foranledning af cheferne for de reviderede institutioner samt være en væsentlig partner i den samlede styring på Forsvarsministeriets område. Opgavehierarki: Målopfyldelsen af FIR ydre og indre delmål sker ved opdeling i følgende styrings- og opgaveparametre: Effekt Rigtige regnskaber og værdiskabelse i koncernen Produkt Finansiel revision Forvaltningsrevision Rådgivning Ydelse Årsregskabsrevision Forretningsgangsrevision IT revision Projektrevision Anden revision Forvaltningsrevisioner Rekvirerede rådgivningsopgaver Konsultativ bistand 1

Overordnet mål: Forsvarets Interne Revision skal udføre revision og rådgivning ifølge 9-aftalen mellem Forsvarsministeren og Rigsrevisor og følge principperne for god offentlig revisionsskik, så det sikres at regnskaberne er rigtige og at den overordnede styring under Forsvarsministeriet er hensigtsmæssig og i overensstemmelse med gældende praksis. Det overordnede mål opfyldes ved tre eksterne delmål med tilhørende resultatkrav: 1. Finansiel revision i. FIR skal udføre finansiel revision jf. Statslig Revision og følge principperne for god offentlig revisionsskik, så det sikres, at regnskaberne under Forsvarsministeriet er rigtige, og at de interne kontroller i regnskabs- og økonomisystemet fungerer efter hensigten. ii. FIR skal yde en hurtig service, og FIR skal senest 3 uger efter det stedlige besøg afsende revisionsrapport til pågældende myndighed. Dette gælder for alle revisionstyper på nær forvaltningsrevisioner og projektrevisionen, der har en karakter der gør, at den løber over længere tid. iii. FIR skal have en aktiv revisionsprocent for finansiel revision, forvaltningsrevision og rådgivning på 60 % af den samlede tid (totaltid ekskl. ferie). iv. FIR skal endelig måle effekten af den finansielle revision og forvaltningsrevisionen. FIR rapporter mv. skal have en effekt i koncernen, FIR opgør i 2004 effekten på ydelses- og produktniveau, ved at opgøre i hvor høj grad myndighederne efterkommer FIR anbefalinger. Desuden arbejder FIR med udvikling af et egentligt effektmålingsværktøj. 1.1 Årsregnskabsrevision FIR skal have en begrundet overbevisning om, at de aflagte regnskaber er rigtige. i. FIR skal udarbejde 5 årsberetninger senest i maj 2004, som afgives til myndighedscheferne. ii. FIR skal i februar/marts 2004 afgive en foreløbig erklæring til Rigsrevisionen om, hvorvidt FIR har kommentarer til regnskabsaflæggelse på myndighedsområderne. iii. FIR foretager årsregnskabsrevision af 12 fonde/legater. iv. FIR forventer prisen for årsregnskabsrevision er kr. 215.000 for FKO, kr. 41.000 for FBT, kr. 67.000 for HJV og kr. 40.000 for FRV. I alt koster årsregnskabsrevision kr. 363.000. v. FIR forventer prisen for en årsberetning er kr. 40.000 for FKO, 13.000 for FBT, kr. 21.000 for HJV og kr. 11.000 for FRV. I alt koster årsberetningerne kr. 85.000. 1.2 Forretningsgangsrevision Forretningsgangsrevisionen indgår i revisionen i årets løb, som skal bringe FIR i stand til at vurdere, om regnskabsaflæggelsen på myndighedsområderne er rigtig. i. Ifølge FIR strategiske revisionsplan foretages der 23 revisioner af forretningsgange, herunder eventuel revision af mønstringsrapporter/beholdninger. ii. FIR forventer prisen for forretningsgangsrevision er kr. 1.502.000 for FKO, kr. 54.000 for FBT, kr. 117.000 for HJV og kr. 54.000 for FRV. I alt koster forretningsgangsrevision kr. 1.727.000. 1.3 Anden revision FIR foretager uanmeldte beholdningseftersyn ved myndighederne. i. FIR foretager 10 uanmeldte beholdningseftersyn ved FKO område, 12 ved HJV område, 2 ved FRV område og 2 ved FBT område. 2

ii. FIR forventer prisen for uanmeldt beholdningseftersyn er kr. 65.000 for FKO, kr. 13.000 for FBT, kr. 75.000 for HJV og kr. 14.000 for FRV. I alt koster uanmeldte beholdningseftersyn kr. 167.000. 1.4 IT revision FIR skal tilsikre at gældende interne og eksterne krav vedrørende datatilgængelighed, dataintegritet, fortrolighed og kontrol er kendte, tidssvarende og til stadighed opfyldes. Dette vil ske dels ved rene IT revisioner og dels ved kombinerede IT- og forretningsgangsrevisioner. i. FIR vil i 2004, under forudsætning af at den endelige godkendelse af DeMars autorisationsstyringshåndbog foreligger primo 2004, understøtte implementeringen heraf, ved at inddrage relevante kontrolmål fra autorisationsstyringshåndbogen i revisionsarbejdet. Effekten heraf vil blive genstand for konkret opfølgning igen i 2005. ii. FIR vil i 2004 med afsæt i statens principper for IT benchmarking videreudvikle sine nøgletal for IT-revisionens dækningsgrader, med særlig fokus på IT-ressourcer, ITkerneprocesser, IT-ledelse og IT-arkitektur. Målet her er, at supplere antallet af IT revisioner, som den eneste og væsentlige målvariabel med en række andre relevante mål/nøgletal. iii. FIR vil i 2004 etablere en model til vurdering af IT forvaltningens ledelsesmæssige forankring ved myndighederne. Modellen vil blive tilbudt de reviderede myndigheder. iv. FIR vil endelig også sætte fokus på strategiske IT sikkerhedsemner. Der vil således blive afviklet en spørgeskemaundersøgelse vedrørende IT sikkerheden ved Forsvarets myndigheder. Resultatet af undersøgelsen forventes alene anvendt, som et internt dokument i Forsvaret, idet der vil blive lagt særligt vægt på, at evaluere militære og forretningsmæssige hensyn omkring IT anvendelsen i forsvaret. v. FIR forventer i 2004 at udføre 23 IT-revisioner/kombinerede IT- og forretningsgangsrevisioner til en pris der vil ligge i intervallet kr. 25.000-75.000. Samlet vil IT-revisionerne beløbe sig til ca. kr. 738.000. 1.5 Projektrevision FIR skal udføre revision af materielanskaffelser og materielinvesteringer samt bygge- og anlægsarbejder for at sikre, at kravene hertil, jf. Statslig revision, opfyldes. Det overordnede krav er, at der foretages revision af større projekter med en anskaffelsessum på over 100 mio. kr. mindst en gang i projektløbetiden, mens projekter under 100 mio. kr. revideres stikprøvevis. i. FIR skal gennemføre 9 projektrevisioner på FKO område og 1 på HJV område. ii. FIR skal gennemføre 3 byggeprojektrevisioner på FBT/FKO område. iii. FIR forventer prisen for en projektrevision bliver kr. 78.000 ved FMK, SMK og HJV og kr. 90.000 ved HMAK. Den samlede pris for projektrevision ved FKO bliver kr. 738.000, mens den samlede pris ved HJK bliver kr. 78.000. Den samlede pris for projektrevision bliver kr. 816.000. iv. FIR forventer den samlede pris for byggeprojektrevisioner ved FBT bliver kr. 54.000, som består af to revisioner á kr. 14.000 og én revision á kr. 26.000. 2. Forvaltningsrevision FIR skal udøve forvaltningsrevision jf. Statslig Revision og hermed sikre, at der i forsvarets ledelse tages skyldige økonomiske hensyn ved forvaltningen af de midler og driften af virksomheder, der omfattes af regnskaberne. i. FIR skal udføre forvaltningsrevision ved HOK, SOK, FTK, HMAK, SMK og FMK samt ved samtlige NIV I, i alt 11 forvaltningsrevisioner. ii. FIR skal udarbejde 43 underliggende forvaltningsrevisionsmæssige kommenteringer i interne revisionsnotater. 3

iii. Den samlede pris for de særskilte forvaltningsrevision forventes at blive kr. 50.000. 3. Rådgivning og værdiskabelsen i koncernen FIR skal samarbejde med og rådgive cheferne for myndighederne. FIR skal deltage i arbejdsgrupper og erfaringsgrupper af væsentlig betydning for revisionen og medvirke til, at arbejdet i disse fora sker på en hensigtsmæssig måde og tilsikre, at der tages hensyn til de gældende regnskabsprincipper. FIR skal udføre: i. Rådgivning omkring Forsvarets implementering af NYLØN. ii. Rådgivningen vedrørende Forsvarets implementering af MAKTSTYR. iii. Rådgivning om Forsvarets Bygningstjenestes deltagelse i/ implementering af "Partnering" i fremtidige byggeprojekter. iv. Derudover er der budgetteret tid til yderligere én rådgivningsopgave såfremt denne skulle blive rekvireret. Det overordnede mål opfyldes desuden ved et internt delmål med tilhørende resultatkrav: 4. FIR skal være en effektiv og attraktiv arbejdsplads FIR skal således levere en god service og løse opgaverne til kundernes tilfredshed og krav. FIR skal foretage metodeudvikling og kvalitetssikring samt varetage egen administration og hjælpefunktion til opgavevaretagelsen, og FIR skal endvidere efterleve de krav, der er til personaleforvaltning og personalepleje. 4.1 Personalekrav i. Sygdomsfraværet for 2004 skal være mindst lige så lavt som sygefraværet i 2003, (Medio 2003 målt til 2 dage pr. medarbejder pr. år). Økonomistyrelsens opgørelse over sygefravær anvendes. ii. Der henvises til Finansministeriets cirkulære 033-99 angående aftale om systematisk kompetenceudvikling i statens institutioner, hvor der for hver enkelt medarbejder skal iværksættes den fornødne efter- og videreuddannelse i 2004 med henblik på at sikre, at FIR medarbejdere har de fornødne personlige og uddannelsesmæssige kompetencer til udførelse af en stadig mere teknisk kompliceret revision, rådgivning og værdiskabelse. iii. FIR personalepolitik skal i 2004 gennemgås, og eventuelle uoverensstemmelser i f.t. statens nye personale- og ledelsespolitik skal identificeres mhp. tilretning. I tilknytning hertil forventer Forsvarsministeriet at udsende en personalepolitisk vision og strategi i løbet af foråret 2004. 4.2 Lønstyring Lønniveauer og udvikling skal - uanset omfanget af delegering - til stadighed kunne evalueres centralt. i. FIR lønudvikling må ikke overstige lønniveauet på det øvrige statslige arbejdsmarked. ii. Lønstyring skal bl.a. foretages på baggrund af lønbudgettet, herunder a. Den aktuelle budgetsituation, med opdaterede prognoser for året, b. Særlige forhold, fx rekruttering- og fastholdelsesproblemer for personalekategorier, som har direkte indflydelse på den operative virksomhed og som aftvinger krav om centrale forhåndsaftaler. 4.3 Total omkostningsfordeling og enhedspriser FIR arbejder med en model, hvor omkostningen for det udførte arbejde i princippet uddebiteres til den reviderede myndighed. Derved opstilles en konkurrenceparameter, hvormed revisionens omkostninger bliver sammenlignelige med andre interne revisioner og eventuelle eksterne 4

konkurrenter. Resultatkravet for 2004 er, at alle relevante omkostninger kan henføres til den enkelte revision, og at der dermed kan udregnes enhedspriser for de enkelte revisionsydelser. PRINCIPPER I PRISANGIVELSER De priser der er opgjort på revisionsydelserne, indeholder alle de direkte henførbare udgifter vedrørende revisionerne. Dvs. løn til forberedelse, revision og rapportering, udgifter til rejser, overnatning mv. Der er endnu ikke tale om fordeling af de totale omkostninger med overhead osv. Tabel 1: Sammenhæng mellem ydelser og bevilling. Ydelser Pris i kr. Årsregnskabsrevision 363.000 Årsberetninger 85.000 Forretningsgangsrevisioner 1.727.000 Uanmeldte beholdningseftersyn 167.000 IT revisioner 738.000 Projektrevision 816.000 Byggeprojekter 54.000 Forvaltningsrevision 50.000 Rådgivningsopgaver (figurerer under indirekte udgifter) Direkte udgifter i alt. 4.000.000 Indirekte udgifter i alt. 5.300.000 Herunder husleje, uddannelse, anskaffelser, ledelse og administration, udvikling, ferie mv. og rådgivning. Bevilling i alt 9.300.000 OPFØLGNING OG RAPPORTERING Der afrapporteres årligt på kontraktens målopfyldelse direkte til departementet samt strategisk fokuseret i årsrapporten, jf. vejledning herfor. I øvrigt udarbejdes en skriftlig midtvejsevaluering til departementet for 1. halvår i kontraktåret. 5

KONTRAKTPERIODE OG IKRAFTTRÆDELSE Resultatkontrakten træder i kraft den 1. januar 2004 og løber et år og udløber således den 31. december 2004. Vedbæk, den 15. januar 2004 København, den 20/1 04 Forsvarets Interne Revision Forsvarsministeriet (sign) Erik Lindeskov Revisionschef (sign) Anders Troldborg Departementschef 6