Seniorpolitiske tiltag. - idéer med fokus på fastholdelse

Seniorpolitiske tiltag - idéer med fokus på fastholdelse

2 Seniorpolitiske tiltag Indhold Seniorpolitik er personalepolitik... 3 Fastholdelse og udvikling hele arbejdslivet... 4 Seniorordninger under rammeaftalen om seniorpolitik... 5 Seniorordninger i Københavns Amt... 6 Rådgivning om seniorpolitiske tiltag... 6 Eksempler på seniorordninger... 8 Fastholdelse af seniorer med helbredsmæssige problemer job på særlige vilkår... 10 Rådgivning og information om job på særlige vilkår... 10 Yderligere information... 11

3 - idéer med fokus på fastholdelse Seniorpolitik er personalepolitik Formålet med denne pjece er at give idéer til lokale seniorpolitiske tiltag på Københavns Amts arbejdspladser. I dag er hver tredje medarbejder i amtet 50 år eller derover. Det betyder, at ca. en tredjedel af amtets medarbejdere går på pension i løbet af de næste 10 år. Seniorpolitiske tiltag kan være med til, at ældre medarbejdere vælger at blive længere i deres job. Tiltagene har især betydning på arbejdspladser, hvor andelen af ældre medarbejdere er stor, hvor det i forvejen er svært at rekruttere medarbejdere, og hvor der er fysisk eller psykisk særligt belastende arbejdsområder. I Københavns Amt er seniorpolitiske tiltag en naturlig del af den fælles personalepolitik. Her står der:»københavns Amt mener, at det er en fordel for en arbejdsplads at have både ældre og yngre ansatte, og at ældres og yngres egenskaber supplerer hinanden. En aktiv seniorpolitik er også kompetenceudvikling, hvor de ansatte får muligheder for at udvikle nye kvalifikationer igennem hele arbejdslivet. Seniorpolitikken må ligeledes afspejle seniorernes forskellige behov og forudsætninger og lægge op til at imødekomme ønsker om ændringer i arbejds- og ansvarsområder, herunder brug af viften af seniorpolitiske tiltag.«udgangspunktet i den fælles personalepolitik er, at yngre og ældre medarbejdere er ligeværdige og at evnen til at lære nyt og lære fra sig ikke hænger sammen med en medarbejders alder. Vi tror på, at de mest tilfredse og motiverede medarbejdere, er de medarbejdere, der har udfordringer og vilkår, som passer bedst til deres personlighed og til den livsfase, de befinder sig i. Skal vi tiltrække og fastholde både ældre og yngre medarbejdere handler det derfor først og fremmest om at skabe gode og attraktive arbejdspladser for alle. Man skal på den enkelte arbejdsplads arbejde for, at medarbejderne har lyst til at være der og kan holde til det. Det skal med andre ord være mere attraktivt for medarbejderne at blive på arbejdspladsen end at forlade den.

4 Seniorpolitiske tiltag Fastholdelse og udvikling hele arbejdslivet Fastholdelse handler ikke om at holde medarbejderne fast på den oprindelige arbejdsmæssige platform, men om at skabe udfordrende job med gode udviklingsmuligheder og om at skabe et godt arbejdsmiljø. At skabe attraktive arbejdspladser betyder ikke, at alle har de samme behov. Nogle medarbejdere har måske brug for en større fleksibilitet i den måde arbejdstiden er placeret, andre har brug for kompetenceudvikling, nye arbejdsopgaver eller noget helt andet. Amtets ledere har derfor en vigtig opgave med at forstå den enkelte medarbejders behov og se dem i sammenhæng med arbejdspladsens mål. Samtidig skal lederne undgå, at en differentieret personaleledelse giver grobund for konflikter på arbejdspladsen. Indsatsen skal ske systematisk og igennem hele arbejdslivet. Medarbejdersamtalen er her et vigtigt redskab, hvor leder og medarbejder i fællesskab og i god tid kan forberede eventuelle forandringer i en medarbejders (senior)karriere. De fleste medarbejdere træffer beslutningen om at gå på pension flere år før selve tilbagetrækningen. Der er derfor behov for en tidlig ledelsesindsats, hvis man ønsker at fastholde en seniormedarbejder. Det er ikke tids nok at tale med en 59-årig medarbejder om vedkommendes ønsker og behov for seniorkarrieren. I Københavns Amt bruger vi seniorbetegnelsen om medarbejdere, der er 52 år og derover. Idé til udviklingssamtale med en seniormedarbejder Er du tilfreds med de opgaver og de arbejdsforhold, du har i dag? Tænk dig 1-5-10 år frem i tiden, hvilke forventninger har du til dit job? Hvad er der sket med dig de sidste 5-10 år? Er du tilfreds med den udvikling? Er dine kolleger tilfredse med den udvikling? Din leder? Hvad er dine ønsker til forholdet mellem privatliv og job? Hvad er dine nærmere ønsker for job/karriere: Opgavetyper, forandring af opgaver, mængden af opgaver, fordybning/specialisering, mere eller mindre ansvar? Hvad kan din leder gøre for at tilfredsstille de ønsker: Kompetenceudvikling, ledertræning, jobrotation, mentorfunktion, afgive opgaver/uddelegering, teamsamarbejde? Inspireret af:»seniorsamtalen det gode arbejdsliv, hele livet, FTF og KL, 2001

5 - idéer med fokus på fastholdelse Seniorordninger under rammeaftalen om seniorpolitik Hvis nogle seniorer har særlige behov og ønsker til deres arbejdsliv, og arbejdspladsen ønsker at fastholde dem, kan man indgå seniorordninger under rammeaftalen om seniorpolitik. De særlige ordninger skal ses som et supplement til den generelle personalepolitiske seniorindsats. For at sikre at vi har medarbejdere nok til at løse amtets opgaver skal seniorordninger fortrinsvist rettes mod at fastholde medarbejdere fremfor at indgå aftaler om fratrædelse. Det er også vigtigt at slå fast, at fratrædelsesaftaler ikke skal bruges til at løse eventuelle samarbejdsproblemer på en arbejdsplads. Helt overordnet er der to måder under rammeaftalen, man kan indgå seniorordninger på individuelle ordninger og fælles ordninger. Med de individuelle ordninger fastholder man seniorer med særlig viden eller specielle kompetencer. Formålet er at udsætte en medarbejders tilbagetrækning fra arbejdsmarkedet og bevare viden og kompetencer nogle år endnu. Med de fælles ordninger kan man hindre, at en hel personalegruppe forlader arbejdspladsen på samme tid. En sådan ordning kan for eksempel betyde, at en personalegruppe samlet får mulighed for at gå ned i ugentlig arbejdstid. Man vil typisk give en lidt lavere økonomisk kompensation end i de individuelle ordninger. Rammeaftale om seniorpolitik Kommunale tjenestemænd og overenskomstansatte (KTO) og de (amts)-kommunale arbejdsgivere indgik i 2002 en ny rammeaftale om seniorpolitik. Aftalen erstatter rammeaftalen fra 1999 og løber frem til den 31. marts 2005. Rammeaftalen giver mulighed for, at man lokalt kan indgå aftaler om: Seniorstillinger Generationsskifteordninger Fratrædelsesordninger Det er muligt at kombinere seniorstillinger og fratrædelsesordninger, mens generationsskifteordninger ikke kan kombineres med de to andre. Aftalerne kan være begrænsede, men behøver ikke at være det. Konkrete aftaler forudsætter desuden enighed mellem den ansattes faglige organisation og amtet. Når man vurderer, om der kan etableres en ordning under rammeaftalen kan man f.eks. tage hensyn til medarbejderens alder, perioden vedkommende har været ansat i amtet samt medarbejderens øvrige muligheder for at opnå delpension, (del)efterløn eller andre supplerende ydelser. Rammeaftalen kan hentes på amtets intranet under»personale og Uddannelse/ Politikker og Strategier/Seniorpolitik)«eller på www.kto.dk

6 Seniorpolitiske tiltag Seniorordninger i Københavns Amt I 2002 blev der bevilget 79 seniorordninger i Københavns Amt, heraf var 56 seniorordninger og 23 fratrædelsesordninger. Der er ikke indgået generationsskifteordninger i amtet. De fleste seniorordninger omfatter delvis lønkompensation for nedsat arbejdstid. Det er vigtigt, at eventuelle nye opgaver/job i en seniorordning er klart beskrevet. Derudover er det vigtigt, at seniorordningerne er kendte på arbejdspladsen, og at der er bred accept af dem. Sådan indgår man en seniorordning Hvis man som medarbejder har særlige behov og derfor ønsker at indgå en seniorordning, skal man i første omgang tage en snak med sin leder om det. Den endelige kompetence til at indgå seniorordningerne ligger i Københavns Amt hos direktørerne på de enkelte forvaltningsområder. I konkrete tilfælde kan forvaltningsdirektørerne bemyndige en leder på en arbejdsplads til at indgå en seniorordning. Seniorordningerne indgås med den enkelte medarbejders forhandlingsberettigede organisation. Sådan finansieres ordningerne Det er som udgangspunkt den enkelte arbejdsplads budget, der skal rumme de indgåede seniorordninger. For at så mange seniorer som muligt kan få glæde af mulighederne under rammeaftalen, tager vi i Københavns Amt udgangspunkt i det princip, at man i forbindelse med en seniorordning får op til 50 pct. af det maksimale beløb i rammeaftalen om seniorpolitik. Princippet gælder for hvert delelement i en seniorordning. Det betyder for eksempel, at hvis der i rammeaftalen står, at man i en seniorstilling ( 4) kan optjene to års ekstra pensionsalder og få fuldt udligningstillæg for forskelle i lønnen mellem den nye og den tidligere stilling, så vil man i Københavns Amt få ét års ekstra pensionsalder og et udligningtillæg, der udgør halvdelen af lønforskellen. Hvis der er tale om»ekstraordinære omstændigheder«, kan man søge forvaltningsdirektøren om at indgå en seniorordning med et højere beløbsniveau. Det er dog stadig den enkelte arbejdsplads, der skal betale seniorordningen. Rådgivning om seniorpolitiske tiltag Centralforvaltningens Personaleafdeling Centralforvaltningens Personaleafdeling rådgiver om amtets seniorpolitiske principper. Spørgsmål kan stilles til Charlotte Koch Hess (på telefon 4322 2141/e-mail chmako@cf.kbhamt.dk) eller til Ghita Kjær

7 - idéer med fokus på fastholdelse (på telefon 4322 2060/e-mail gitkja@cf.kbhamt.dk). Personaleafdelingen rådgiver også om selve rammeaftalen og giver rådgivning i konkrete, komplicerede sager. Spørgsmål kan stilles til Personaleafdelingen på konsulenttelefonen 4322 2111. Man kan også sende en e-mail til pa.personalekonsulenterne@cf.kbhamt.dk. konsulentordning, der tilbyder fem timers gratis rådgivning, når man vil igangsætte seniorpolitiske initiativer på en arbejdsplads. Arbejdsmarkedsstyrelsen kan kontaktes på telefonnummer 3528 8100. Yderligere oplysninger om ordningen kan også fås på Arbejdsmarkedsstyrelsens hjemmeside www.ams.dk/senior. Fagforvaltningerne Den enkelte fagforvaltning står for den almindelige rådgivning og vejledning om seniorordninger inden for eget område, ligesom det er den enkelte forvaltningsdirektør, der skal godkende de enkelte seniorordninger. Ekstern rådgivning Arbejdsmarkedsstyrelsen under Beskæftigelsesministeriet har en seniorpolitisk På vej til den 3. alder For at forberede seniorer på overgangen fra arbejdslivet til tilværelsen som pensionist udbyder Københavns Amts kursus- og projektcenter Liljen et kursus for amtets seniorer. Formålet med kurset er at give seniorer redskaber til at planlægge og forberede denne overgang. Henvendelse om kurset kan ske til Kursus- og projektcentreret Liljen på telefon: 4453 9840 eller på kbc@liljen.dk

8 Seniorpolitiske tiltag Eksempler på seniorordninger Seniorstillinger Seniorstillinger under rammeaftalen kan laves for såvel tjenestemænd som ikke-tjenestemænd, der er fyldt 52 år. Seniorstillingen kan enten være en eksisterende eller en helt ny stilling. I det følgende viser vi tre eksempler på seniorstillinger, der kan oprettes i amtet. Det tredje eksempel viser en kombineret seniorstilling/fratrædelsesordning. Eksempel 1: Seniorstilling til overenskomstansat pædagogisk assistent (jf. rammeaftalens 4) Ole på 55 år er pædagogisk assistent og arbejder på et behandlingshjem for børn. Arbejdet er både fysisk og psykisk belastende. Efter 13 års ansættelse på institutionen oplever han, at kræfterne ikke længere rækker til at arbejde på fuld tid. Institutionen vil meget gerne beholde Ole på grund af hans erfaring samt den særlige viden, han har om en bestemt type børn. Oles seniorstilling: Den ugentlige arbejdstid sættes ned fra 37 til 30 timer. Ole får et udligningstillæg, der udgør halvdelen af forskellen mellem lønnen i 37 timers stillingen og 30 timers stillingen. Han bevarer retten til pensionsbidrag (eget- og arbejdsgiverbidrag) efter lønnen og beskæftigelsesgraden i den hidtidige stilling. Aftalen gælder for en periode på fem år. Herefter går Ole på pension. Eksempel 2: Seniorstilling til tjenstemandsansat overlæge (jf. rammeaftalen 4/chefer og ledere) En 57-årig overlæge, Hanne, har fungeret som administrerende overlæge i de sidste 15 år. Hun synes nu, at det administrative arbejde er blevet for stor en belastning. Sygehuset vil meget gerne fastholde Hanne, da hun har en særlig viden og specielle kompetencer. Sygehuset har dog samtidig brug for en mere udviklingsorienteret leder. Hannes seniorstilling: Hanne fratræder stillingen som administrerende overlæge og overgår til en stilling som almindelig speciallæge ved samme afdeling, men med færre vagter. Hanne får et udligningstillæg, der udgør forskellen mellem lønnen i de to stillinger. Det aftales samtidig, at udligningen fortsætter til udgangen af den måned, hvor hun fylder 62 år. Hanne bevarer retten til tjenestemandspension efter lønnen i den højere klassificerede stilling. Eksempel 3: Kombineret seniorstilling/fratrædelsesordning til tjenestemandsansat fuldmægtig (HK) (jf. rammeaftalens 4 og 6) Ulla på 61 år er fuldmægtig og ansat på en af amtets institutioner. Hun beskæftiger sig med løn- og personaleadministration og er den eneste medarbejder på området. Ulla har over for institutionslederen givet udtryk for, at hun overvejer at gå på efterløn. Institutionslederen vil meget gerne fastholde Ulla på grund af hendes særlige viden og for at få tid til at oplære en ny medarbejder. Ullas seniorstilling/fratrædelsesordning: Den ugentlige arbejdstid sættes ned fra 37 til 30 timer. Stillingen aflønnes med 30/37 af hendes gamle stilling. Ulla optjener fuld pensionsalder. Aftalen er gældende for en periode på to år. Herefter går hun på pension. I forbindelse med fratrædelsen får Ulla to års ekstra pensionsalder.

9 - idéer med fokus på fastholdelse Generationsskifteordninger For chefer og ledere, der er fyldt 54 år, kan man indgå en generationsskifteordning med særlige vilkår for fortsat ansættelse i den nuværende stilling i et nærmere fastsat tidsrum og herefter fratræden. Nedenstående er et eksempel på en generationsskifteordning, der kan oprettes i amtet. Eksempel på generationsskifteordning for tjenestemandsansat kontorchef (jf. rammeaftalens 5/ for chefer og ledere) Jens er 57 år og har været ansat som kontorchef i 17 år. På grund af omstruktureringer bliver kontorchefstillingen nedlagt. Jens får en generationsskifteordning, så han kan nå at videregive så meget erfaring og viden som muligt, inden han går på pension. Jens overgår til en konsulentstilling, hvor hans viden og erfaring kan udnyttes optimalt. Man aftaler samtidig, at stillingen ophører uden varsel efter tre år, så Jens når at fylde 60 år. Jens generationsskifteordning: Jens optjener to års ekstra pensionsalder. Han får et fratrædelsesbeløb, der svarer til tre måneders løn (NB: det forudsætter ekstraordinær godkendelse, da der er tale om et højere beløbsniveau end halvdelen af det maksimale beløb i rammeaftale om seniorpolitik). Fratrædelsesordninger Ifølge rammeaftalen om seniorpolitik kan en senior få en godtgørelse på op til 6 måneders løn i forbindelse med fratrædelse. Københavns Amts princip om, at man kan få op til 50 pct. af rammeaftalens beløb betyder, at medarbejdere kan få op til tre måneders løn. Godtgørelsen er primært tiltænkt, hvis man fratræder efter længere tids ansættelse. Nedenfor ses to eksempler på fratrædelsesordninger, der afhængigt af de lokale forhold kan indgås i amtet. Eksempel 1: Fratrædelsesordning for tjenestemand (jf. rammeaftalens 6) Anette er 61 år, tjenestemand, og har været ansat som telefonist i 15 år på den samme institution. Telefonistfunktionen skal nu nedlægges, og Anette ønsker på grund af hendes alder ikke at begynde i et nyt job. Anettes fratrædelsesordning: Anette får ved sin fratrædelse et fratrædelsesbeløb på tre måneders løn og to års ekstra pensionsalder. Eksempel 2: Fratrædelsesordning for overenskomstansat (jf. rammeaftalens 6) Peter er 59 år og overenskomstansat lærer. Han har i 17 år været ansat som lærer på en specialskole for unge med psykiske og fysiske funktionsnedsættelser. På grund af manglende psykisk overskud, der har udviklet sig til stresssymptomer, ønsker Peter at indgå en fratrædelsesordning. Peters fratrædelsesordning: Peter fratræder først sin stilling som 60-årig og får derfor en fratrædelsesordning, hvor han ved sin fratrædelse får et fratrædelsesbeløb på tre måneders løn.

10 Seniorpolitiske tiltag Fastholdelse af seniorer med helbredsmæssige problemer job på særlige vilkår Nogle seniorer befinder sig i et gråzoneområde mellem seniorpolitiske tiltag og tiltag, der fordrer arbejdspladsens sociale ansvarlighed og rummelighed. Nogle seniormedarbejdere kan af helbredsmæssige årsager have en nedsat arbejdsevne, der gør det problematisk for dem at blive i et job på ordinære vilkår. I de situationer er det vigtigt, at man vurderer alle løsningsmuligheder i forhold til at opnå den bedste løsning for både medarbejder og arbejdsplads. Amtets fælles personalepolitik har et afsnit om den rummelige arbejdsplads. Her står der:»amtets arbejdspladser har et socialt ansvar over for personer med nedsat arbejdsevne. Der skal på den enkelte arbejdsplads være forståelse for og rum til, at mennesker, der har en begrænsning i deres arbejdsevne, har mulighed for at forblive eller komme ind på amtets arbejdspladser. Er ansættelse på ordinære vilkår ikke mulig, tilstræbes der ansættelse på særlige vilkår.«i nogle tilfælde kan det derfor være relevant at undersøge, om en senior kan fastholdes i et job på særlige vilkår. Der er tre forskellige typer job på særlige vilkår - aftalebaseret skånejob, fleksjob og skånejob til pensionister. Jobbene er beskrevet i rammeaftalen om socialt kapitel, der er indgået af Kommunale tjenestemænd og overenskomstansatte (KTO) og de (amts)kommunale arbejdsgivere i 2002. Københavns Amt har aktuelt afsat en central pulje på 5,7 millioner kr. årligt, der kan yde tilskud til job på særlige vilkår. Tilskuddet til fleksjob og skånejob til førtidspensionister er på 20 pct. af nettolønudgiften til jobbet. Tilskuddet til aftalebaserede skånejob er på 40 pct. af bruttolønudgiften i jobbet. Rådgivning og information om job på særlige vilkår Amtets arbejdspladser kan få rådgivning om, hvordan seniorer med helbredsmæssige problemer kan fastholdes i amtet. Rådgivningen gives af Ghita Kjær på telefon 4322 2060 eller på e-mailadresse gitkja@cf.kbhamt.dk og af Niels Engelsborg på telefon 4322 2150 eller på e-mailadresse nieeng@cf.kbhamt.dk, der begge arbejder i Centralforvaltningens Personaleafdeling. Der kan fås yderligere oplysninger om job på særlige vilkår og amtets centrale pulje på amtets intranet under»personale og Uddannelse/Politikker og Strategier/Rummelige Arbejdspladser«.

11 - idéer med fokus på fastholdelse Yderligere information Publikationer:»Personalepolitisk Regnskab 2002«, Københavns Amt, 2003.»Strategi for kompetenceudvikling«, Københavns Amt 2004»Strategi for tiltrækning, udvikling og fastholdelse af medarbejdere«, Københavns Amt 2004. Baggrundsrapport om»tiltrækning, udvikling og fastholdelse af medarbejdere en sammenfatning om personalepolitiske udfordringer, flaskehalse og problemløsninger«, 2003, Københavns Amt»Udvikling af rummelige amtslige arbejdspladser«, Københavns Amt, 2001»Idékatalog til lokal indsats over for sygefravær«, Københavns Amt, 2000.»Rammeaftale om seniorpolitik«, Amtsrådsforeningen, KL, Københavns og Frederiksberg Kommune samt KTO 2002.»Rammeaftale om socialt kapitel«, Amtsrådsforeningen, KL, Københavns og Frederiksberg Kommune samt KTO 2002.»Seniorer i staten viden og inspiration til at udvikle og fastholde seniorer«, Personalestyrelsen, 2003»Hvordan motiverer og fastholder man seniorer?«, Personalestyrelsen/ Finansministeriet og Centralorganisationernes Fællesudvalg 2001.»Seniorsamtalen Det gode arbejdsliv, hele livet«, FTF og Kommunernes Landsforeningen 2001.»Seniorpolitik i praksis. Det gode arbejdsliv - hele livet.«, Metoder og erfaringer, FTF og Kommunernes Landsforening 2001.»Seniorpolitik på dagsordenen«, Kommunernes Landsforening, Amtsrådsforeningen, Københavns Kommune, Frederiksberg Kommune og KTO 2001.»Seniorpolitisk praksis - erfaringer og resultater fra Seniorpuljen«, Arbejdsministeriet 2000. Hjemmesider: Arbejdsmarkedsstyrelsen: www.ams.dk Beskæftigelsesministeriet: www.bm.dk Personalestyrelsen: www.perst.dk Amtsrådsforeningen: www.arf.dk Kommunernes Landsforening: www.kl.dk Funktionærernes og Tjenestemændenes Fællesråd: www.ftf.dk Kommunale Tjenestemænd og Overenskomstansatte: www.kto.dk Personaleweb (samler erfaringer og information om personalerelaterede emner i kommuner og amter): www.personaleweb.dk

Udgivet af: Centralforvaltningens Personaleafdeling Københavns Amt Henvendelse: Tlf. 4322 2171 Grafisk tilrettelæggelse og tryk: Paritas Grafik A/S Forside/illustration: Ulla Conrad Oplag: 1000 Februar 2004