Dato: 30. marts 2015 Sted: Indkaldt af: Referat af: Deltagere: H/F CNM. Formand Lars M Jensen Udvalgsmedlem Ejvind Wilms Bestyrelsen Have 88 Formand Lars M Jensen (LMJ), Have 534 Ejvind Wilms (EW), Have 354 Søren Randløv Nielsen (SRN), Have 395 Tom Atkins (TA). Have 90 Vagn Johnbeck (VJ) Have 191 Dan Pilegaard (DP) Bestyrelsen Telefon 39 67 53 54 Fraværende: Ingen Følgegruppen, bestående af: Have 16 Poul Pøhlsgaard (PP) Have 323 Claus Madsen (CM) Ikke indbudt JGJ Rådgivende Ingeniørfirma ApS Entreprenørfirmaet Hoffmann A/S Dagsorden: 1. Forøgede honorarkrav fra JGJ sammenholdt med aftalen om teknisk rådgivning og bistand af 29/7 2013 2. Det fortsatte arbejde 3. Eventuelt Referat: Formand Lars M Jensen bød velkommen til mødet, der var indkaldt til, grundet forøgede honorarkrav fra foreningens rådgiver JGJ. Ad 1. Forøgede honorarkrav fra JGJ Kloakudvalget har, fra JGJ, modtaget nedenstående tekst fra Torsten Hess-Petersen og udvalget har besluttet at svare punkterne et efter et (med fed skrift): I anledning af den forestående afslutning af etape 1 og den kommende opstart på etape 2, har jeg gennemgået sagen og vurderet det hidtidige forløb og den tilknyttede økonomi, der knytter sig til vor rådgivning over for H/F Carl Nielsens Minde vedr. udførelse af kloakker samt vandledninger. Side 1 af 5
Som gennemgået på forrige møde i kloakudvalget mandag den 2. februar 2015, hvor vi redegjorde for sagens forløb hidtil samt den økonomi, der knytter sig til afslutningen af etape 1 og en kommende opstart på etape 2, varslede vi ligeledes forøgede honorarkrav jfr. nedenstående umiddelbare oplistning fra mødenotatet af 5: Ekstraarbejderne medfører automatisk krav om tillægshonorar. Jævnfør aftalen sker der kun afregning for ekstraarbejder, når der foreligger skriftlig aftale herom. Dræn er ikke en del af hovedaftalen. Jævnfør aftalens 4. 1 indeholdes bortledning af regnvand! Deltagelse i div. generalforsamlinger (flere end indeholdt i hovedaftalen). Udvalget mener, at JGJ har deltaget i 4 generalforsamlinger, ordinære som ekstraordinære, hvoraf det første var i foråret 2013, før projektet var vedtaget. Forøget kommunikation med haveejerne Projekttegninger med mange revisioner vedr. de enkelte haver. Udvalget erkender, at der har været et antal revisioner efter kommunikation med havemedlemmer og det er derfor besluttet, at der ikke udsendes tegninger, men alene sættes pinde til markeringer i etape 2, hvorefter der indkaldes til gennemgange med medlemmer via hjemmeside og udhængskabe. Byggemøder hver uge og ikke blot hver 2. uge. Udvalget erkender, at der har været afholdt ugentlige byggemøder, men til gengæld har der ikke været afholdt månedlige bygherremøder, da kloakudvalget har været repræsenteret ved byggemøderne. Udvalget har dog besluttet, at byggemøder fremover begrænses til hver 2. uge. Projektændringer omkring pumper og forhold i haverne. Udvalget er indforstået med, at der har været behov for etablering af flere pumper, end de først antagne. Udførelse af projekt for asfalt i foreningen samt tilsyn. Udvalget er indforstået med, at der er sket en udvidelse af projektet mht. asfaltering, som vedtaget på den ekstraordinære generalforsamling d. 4. nov. 2014. Side 2 af 5
Jeg har nu opgjort vort samlede ekstra honorarkrav, der vedr. færdiggørelse af etape 1 og opstart samt afslutning af etape 2 jfr. denne reviderede oplistning: Honorarforhold: Ekstraarbejder vedr. jord, våd jord og høj vandstand. Udvalget er uforstående over for hvilke ekstraarbejder, der har været for JGJ i den forbindelse. Ekstraarbejder vedr. slagger og asfaltfræsning. Udvalget udbeder sig en opgørelse over hvilke ekstraarbejder, det har medført Ekstraarbejder vedr. dræn og overfladevand. Udvalget er uforstående over for hvilke ekstraarbejder, dette har givet for JGJ. Ekstraarbejder vedr. deltagelse i ekstra generalforsamlinger. Udvalget vil gennemgå vores opgørelse over, hvilke generalforsamlinger JGJ har deltaget i. Forøget kommunikation med haveejere, der skulle have været varetaget af kloakudvalget. Udvalget har behandlet masser af henvendelser fra havemedlemmer og kun ifm. ændringer af projekteret rørføring og brøndplacering er spørgsmålene videregivet til JGJ. Omprojektering i forbindelse med kotefejl. Projektudvidelser vedr. pumper og koteforholdene i haverne. OK til fejl i koteforhold Etape 1: Forøget projektering - 300.000,00 kr. ekskl. moms. Forøget vedr. udførelse - 175.000,00 kr. ekskl. moms. Forøget honorarkrav vedr. etape 1-475.000,00 kr. ekskl. moms. Udvalget ønsker en detaljeret specificering af beløb. Side 3 af 5
Etape 2: Forøget projektering - 100.000,00 kr. ekskl. moms. Forøget vedr. udførelse - 95.000,00 kr. ekskl. moms. Forøget honorarkrav vedr. etape 1-195.000,00 kr. ekskl. moms. Udvalget tilbageviser forøgede krav for etape 2, der jo endnu ikke er startet op. Samlet honorarkrav: Det samlede honorarkrav, der vedrører afslutningen af etape 1 og opstart samt afslutning af etape 2, udgør i alt 670.000,00 kr. ekskl. moms. Af tillægshonoraret vedr. etape 1, forventes 85 % at dække rådgivningsydelser, der allerede er afviklet i forbindelse med vinterens udførelse af etape 1, i alt 420.000,00 kr. ekskl. moms, der forventes at kunne faktureres inden for den nærmeste fremtid. Af tillægshonoraret vedr. etape 1, forventes 15 % at dække rådgivningsydelser, der knytter sig til den endelige afvikling og afslutning af etape 1 og som faktureres ved denne afslutning. Af tillægshonoraret vedr. etape 2 fordeles, sammen med det øvrige tilknyttede honorar, jfr. revideret betalingsplan for udførelsen i etape 2. Jeg er naturligvis ærgerlig over den udvikling projektet har gennemgået og de meget markante fordyrelser, der tegner sig forude. Vores forøgede honorarkrav er en naturlig følge af projektets udvikling og de udfordringer projektet har mødt. På grund af den ganske belastede økonomi i sagen og de voldsomme overskridelse af vor rådgivning, forventer jeg bestyrelsens og kloakudvalgets tilbagemelding vedr. honorarkravet i løbet af de næste 2 uger. Hvis overstående redegørelse giver anledning til spørgsmål, er i naturligvis meget velkommen til at kontakte mig på kontoret eller på telefon. Ad 2. Det fortsatte arbejde Udvalget drøftede mulighederne for at starte op med etape 2 i direkte forlængelse af etape 1, så vi derved begrænser anlægsarbejdet i vintermånederne og derved forhåbentlig også begrænser forøgede omkostninger, som der har været i etape 1, grundet den meget våde vinter. Side 4 af 5
Udvalget besluttede derfor at indstille til bestyrelsen at sende spørgsmålet herom til urafstemning blandt de berørte medlemmer i etape 2, hvor der i så fald skal startes op med Ferskenvej allerede i maj efterfulgt af Syrenvej og Violvej. EW udfærdiger et udkast til brev til de berørte medlemmer, der, såfremt bestyrelsen beslutter at sende spørgsmålet til urafstemning, udsendes med svarkuvert. Ad 3. Eventuelt Der var ikke yderligere. Ejvind Wilms Referent Lars M. Jensen Formand Side 5 af 5