Referat tirsdag den 25. august 2015 Kl. 16:15 i Rådssalen, Allerslev
Indholdsfortegnelse 1. ØU - Godkendelse af dagsorden...1 2. ØU - Orientering...2 3. ØU - Fællesmøde ØU/HU...4 4. ØU/TM - Placeringer til dagligvarebutik i Hvalsø...5 5. ØU - Endelig godkendelse af Årsrapport 2014...9 6. ØU - Beslutning om fælles forsyningsselskab for Holbæk, Lejre og Roskilde 12 7. ØU - Ansøgning om tilskud til merudgifter ved renovering af Osted Kulturhus...18 8. ØU - Godkendelse af Vedtægter for Boligselskabet Midtsjælland...21 9. ØU - Lejre Beredskab...24 10. ØU - Ønske om at overtage veteran brandbil...29 11. ØU - Vores Sted - samlet plan for distribution /formidling af Bogen...31 12. ØU - Forpagtning af kommunale jorde...33 13. ØU - Godkendelse af skema A i forbindelse med opførelse af almene familieboliger på Søtorvet, Hvalsø...36 14. Lukket - ØU - Eventuel erhvervelse af ejendom i Hvalsø...41 15. Lukket - ØU - Eventuel køb af ejendom i Kirke Hyllinge...42 16. Lukket - ØU - Eventuel erhvervelse af areal til erhvervsformål...43 17. Lukket - ØU - Ansøgning om alkoholbevilling...44 18. Lukket - ØU - Fornyelse af alkoholbevilling...45 19. Person - ØU - Personsag...46 20. Person - ØU - Lukket Personaleorientering...47 21. Lukket - SSÆ - Etablering af mindre anretterkøkken på Grønnehave...48 22. KB - Godkendelse af nye medlemmer til Handicaprådet...49 23. KF - Frigivelse af midler til køb af pavilloner - Osted Idrætsforening...51 24. TM - Aftale om anlæggelse og tilslutning af adgangsvej igennem Den grønne kile...53 25. TM - Bevilling og frigivelse af midler til vandløbsrestaurering...57 26. TM - Endelig vedtagelse af Lokalplan LK 37 for Gammelgårdsvej 1A og 1B...59 27. TM - Forslag til Lokalplan LK 39 for Buske Nord 3. etape...61 28. TM - Forslag til Lokalplan LK 40 for en adgangsvej til Hyllegården igennem Den grønne Kile...63 29. TM - Godkendelse af betalingsvedtægt 2014 for Lejre Spildevand A/S...65 30. BU - Bæredygtige børne- og ungetilbud...69
25-08-2015 Side 1 1. ØU - Godkendelse af dagsorden Sagsnr.: Resumé: Indstilling: Beslutning den 25-08-2015: Godkendt. Mette Touborg deltog ikke i behandlingen af punkt 16-18 og 21-30. Sagsfremstilling: Administrationens vurdering: Handicappolitik: Økonomi og finansiering: Beslutningskompetence:
25-08-2015 Side 2 2. ØU - Orientering Sagsnr.: 15/347 Resumé: Aftale om kommunernes økonomi for 2016: Primo juli indgik Regeringen og KL en aftale om kommunernes økonomi for 2016. Da aftalen er indgået efter et hurtigt/intensivt forløb, er der i hovedtræk tale om en aftale, der alene sætter de økonomiske rammer for kommunernes økonomi næste år. Selve aftaleteksten er vedlagt som bilag. Herudover er aftalens væsentligste elementer kort oplistet herunder: Indførelse af et kommunalt omprioriteringsbidrag: Som Regeringen har varslet i regeringsgrundlaget, rummer økonomiaftalen indførelse af et kommunalt omprioriteringsbidrag på 1 pct. årligt. I praksis betyder det, at kommunernes økonomiske ramme bliver reduceret med i omegnen af 2,4 mia. kr., hvilket for Lejre Kommune alt andet lige svarer til i omegnen af 11-12 mio. kr. i 2016. Prioritering af indsatser på de borgernære serviceområder: Formålet med omprioriteringsbidraget er at frigøre midler, som efterfølgende kan målrettes indsatser på de borgernære serviceområder. Økonomiaftalen fastsætter således, at kommunerne får tilbageført 1,9 mia. kr. af omprioriteringsbidraget I Lejre-termer svarer det til i omegnen af 9 mio. kr. Aftaleteksten fastlægger ikke nærmere rammer for udmøntningen af disse midler, hverken i forhold til, hvilke områder midlerne bliver tilført (dog nævnes specifikt ældre, børn og folkeskolen i aftaleteksten), og ej heller i forhold til, hvilke krav der evt. vil blive stillet omkring dokumentation for udmøntning af midlerne. Ekstraordinært finansieringstilskud: I lighed med de seneste års økonomiaftaler, rummer dette års aftale et ekstraordinært finansieringstilskud til kommunerne. I 2016 bliver dette på 3,5 mia. kr., hvor det i de tidligere år har udgjort 3 mia. kr. Aftalen fastlægger samtidigt, at 1,5 mia. kr. af tilskuddet bliver fordelt som et grundtilskud, mens de resterende 2 mia. kr. bliver fordelt på baggrund af kommunernes grundlæggende økonomiske vilkår, for herigennem at tage et særskilt hensyn til særligt vanskeligt stillede kommuner. Lejre Kommunes andel af det ekstraordinære finansieringstilskud i 2016 udgør 7,1 mio. kr. Finansiering af ekstraordinært pres på flygtningeområdet: I 2015 blev der i forbindelse med indgåelse af Finansloven samlet set afsat 325 mio. kr. til kommunernes håndtering af det ekstraordinære pres på flygtningeområdet. I økonomiaftalen er aftalt et tilsvarende niveau i 2016. Disse midler bliver fordelt med udgangspunkt i kommunernes andel af flygtninge, og i 2015 udgør Lejre Kommunes andel ca. 2,4 mio. kr. Omlægning af tilskud til ældreområdet: Tilskuddet til ældreområdet på 1 mia. kr. årligt bliver fra 2016 omlagt til at indgå som en del af kommunernes bloktilskud. Det betyder i praksis mindre bureaukrati og større lokale muligheder for prioritering af midlerne. Budget 2016-2019 Koncerndirektionens budgetoplæg I den politisk vedtagne tidsplan for budget 2016-2019 fremgår det, at på deres møde i august vil få forelagt Koncerndirektionens budgetoplæg, blandt andet suppleret med en oversigt over indkomne forslag til budgetønsker fra andre aktører. På grund af det sene tidspunkt for indgåelse af aftale om kommunernes økonomi i 2016 mellem regeringen og KL har administrationen først primo uge 33 modtaget den sidste del af de nødvendige oplysninger og materialer (den såkaldte Tilskudsmodel) fra KL Materiale som normalt modtages ultimo juni/primo juli måned. Det har derfor ikke været muligt at færdiggøre Koncerndirektionens budgetoplæg, så det kunne blive udsendt sammen med s dagsorden. I stedet er materialet lagt på
25-08-2015 Side 3 Politikerportalen, under punktet Økonomi, fredag den 21. august. Koncerndirektionens budgetoplæg vil ligeledes danne grundlag for Kommunalbestyrelsens budgetseminar den 28. august. Borgerservice midlertidig placering Kommunaldirektøren orienterede den 10. august Kommunalbestyrelsen om, at Borgerservice midlertidigt vil være at finde i Hvalsø Hallen forventeligt frem til sommeren 2016. Orienteringen i hovedtræk er vedlagt. Sygefraværsstatistikker Der vedlægges bilag om den månedlige sygefraværsstatistik for januar til juli 2015, der viser - At det gennemsnitlige sygefravær pr. medarbejder efter de første 7 måneder nu er på 7,5 dage pr medarbejder, hvilket er 0,1 sygedag lavere pr medarbejder end på samme tid i 2014. - At det samlede gennemsnitlige sygefravær pr medarbejder dækker over 7 centre, hvor sygefraværet er lavere end på samme tid sidste år (CET, KSU, CS, CD, CJS, CBUF og KØA) og 3 centre hvor sygefraværet pt er højere (CKF, CVO og CBM). Siden sidste Økonomiudvalgsmøde er følgende publiceret på PolitikerPortalen under Post/Orientering: Økonomi Budgetopfølgning Kassebeholdningen: Kassebeholdning opgjort pr. måned 31. juli 2015 Økonomi Budgetopfølgning Kassekreditreglen: Kassekreditreglen opgjort pr. måned 31. juli 2015 Indstilling: Beslutning den 25-08-2015: Taget til orientering. Sagsfremstilling: Administrationens vurdering: Handicappolitik: Økonomi og finansiering: Beslutningskompetence: Bilag: 1. Økonomiaftale.pdf 2. Borgerservice - midlertidig placering 3. Sygefravær august 2015.pdf
25-08-2015 Side 4 3. ØU - Fællesmøde ØU/HU Sagsnr.: Resumé: Det årlige fællesmøde mellem og Hovedudvalget afholdes den 25. august fra kl. 16.15 til 17.15, og temaet er budget 2016-19. Indstilling: Beslutning den 25-08-2015: Mødet blev gennemført som programsat. Sagsfremstilling: Det fremgår af Lejre Kommunes MED aftale, at HU mødes mindst en gang om året med økonomiudvalget med henblik på drøftelse af den del af budgetforhandlingen, der vedrører budgettets konsekvenser for arbejds-, personale- og arbejdsmiljøforhold i kommunen. Se MED-aftalen, side 12. Emnet for mødet er budget 2016-19, og på mødet vil direktionen præsentere hovedlinjer i økonomiaftalen og i direktionens kommende budgetoplæg, som forelægges den 2. september, til 1. behandlingen af budgettet. Der vil herefter være tid til spørgsmål og dialog mellem og Hovedudvalget. Administrationens vurdering: Handicappolitik: Der er ingen handicappolitiske perspektiver Økonomi og finansiering: Der er ingen afledte økonomiske konsekvenser Beslutningskompetence: Bilag: 1. Økonomiaftale.pdf
25-08-2015 Side 5 4. ØU/TM - Placeringer til dagligvarebutik i Hvalsø Sagsnr.: 14/9461 Resumé: besluttede den 16. juni 2015, at drøfte en placering af en eventuel ny dagligvarebutik i Hvalsø, og sammenhænge mellem kommuneplanlægning og trafikplanlægning, på et fælles møde mellem og Udvalget for Teknik & Miljø. Som grundlag for drøftelsen præsenterer administrationen fordele og ulemper ved fire mulige placeringer i bymidten. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at mulige placeringer til en ny dagligvarebutik i Hvalsø drøftes. Beslutning Udvalget for Teknik & Miljø den 25-08-2015: Drøftet. Besluttet at administrationen går i videre dialog med REMA 1000 om fordele og ulemper ved mulige placeringer i Kirke Hyllinge, Gevninge, Osted og Hvalsø Afbud: Ivan Mott (Ø) Beslutning den 25-08-2015: Drøftet. Besluttet at administrationen går i videre dialog med REMA 1000 om fordele og ulemper ved mulige placeringer i Kirke Hyllinge, Gevninge, Osted og Hvalsø. Sagsfremstilling: Placeringen af yderligere dagligvarebutikker i Hvalsø har været drøftet flere gange over de seneste år. Seneste politiske behandling i Udvalget for Teknik og Miljø var den 10. september 2014 og i den 16. juni 2015, hvor det blev besluttet, at en placering af en eventuel ny dagligvarebutik i Hvalsø skulle drøftes på et fælles møde mellem de to udvalg. Ydermere har byens borgere i den første fase af Hvalsø byudviklingsprojekt fra november 2014 til februar 2015 drøftet fordele og ulemper ved placeringen af en ny dagligvarebutik i byen. Trafikplanlægning I Hvalsøprojektet har der siden projektets begyndelse i efteråret 2014 været stor opmærksomhed om trafikken i byen. Der er nu udarbejdet en trafikplan for byen, der beskriver de trafikale udfordringer i byen og peger på strækninger, der vil være fornuftige at prioritere trafiksikkerhedsmidler til i årene fremad. Planen er også tænkt som et levende og fleksibelt dokument, hvor konkrete forslag til ændringer i trafiknettet drøftes, justeres og tilpasses inden for de overordnede rammer og i takt med nye udviklingsprojekter i byen. Trafikale udfordringer i forbindelse med placering af en ny detailhandelsbutik skal derfor ses og drøftes i sammenhæng med trafikplanen. Trafikplanen for Hvalsø har været i offentlig høring frem til 30. juni 2015, men ikke endeligt politisk behandlet endnu. Planen kan hentes her: http://www.lejre.dk/media/1818138/hvalsoe-trafikplan_marts-2015.pdf.
25-08-2015 Side 6 Detailhandel I kommuneplan 2013 er det maksimale bruttoetageareal til detailhandel i Hvalsø Bymidte (rammeområde 6.C1) sat til 12.000 m 2. Af dem er i dag ca. 5.500 m 2 udnyttet, heraf ca. 4.600 m 2 til dagligvarer. Hertil kommer bl.a. Netto nord for stationen. Som forarbejde til Kommuneplan 2013 har Lejre Kommune bedt Institut for Centerplanlægning (ICP) om at udarbejde en detailhandelsanalyse for Lejre Kommune. Rammen på de 12.000 m 2 er fastsat på baggrund af denne analyse og bygger på en vurdering både af de bestående butikker og udnyttelsesmulighederne i de eksisterende lokalplaner, herunder også Søtorvet. I analysens konklusion om dagligvarehandlen i Hvalsø skriver ICP: at der kan etableres op til 1.000 m 2 yderligere i forhold til det nuværende udbud. I de 1.000 m 2 indgår en eventuel genudnyttelse af de gamle Nettoog Fakta-butikker. I den forbindelse skal det nævnes, at hverken den gamle Netto eller Fakta ligger hensigtsmæssigt for dette. Siden ICP s analyse i 2012 er der sket ændringer i antallet af dagligvarebutikker. Der er nu ca. 800 m 2 færre udnyttet til butikker, der regnes under dagligvarebutikker. Der er ikke ændret i antallet af supermarkeder, men der er blevet færre butikker med kioskfunktioner i byen. Nye butikker skal placeres inden for detailhandelsområdet i midtbyen (rammeområde 6.C1). Fra banen i nord til og med Superbrugsen i syd, samt fra Søvej i vest til Hovedgaden i øst inkl. den østlige karré. Hvis en butik ønskes placeret uden for det afgrænsede område kræver det et kommuneplantillæg. I forbindelse med kommuneplantillægget skal i der ifølge planloven - udarbejdes en opdateret statistisk afgrænsning af bymidten, der sikrer, at nye butikker ikke bliver placeret uden relation til den eksisterende bymidte. I detailhandelsanalysen fra 2012, side 37, er vist den statistiske afgrænsning der blev udarbejdet forud for Kommuneplan 2013. Detailhandelsanalysen er vedlagt som bilag. I Lokalplan LK 30 for Søtorvet er skabt rammer for 5000 m 2 til detailhandel. Det er muligt at etablere mindre dagligvarebutikker i Søtorvet, men med en maksimal butiksstørrelse 500 m 2. For at skabe synergi mellem butikkerne vurderer ICP bl.a. i detailhandelsanalysen, at det er væsentligt, at kunderne kan parkere ét sted og både klare dagligvare- og udvalgsvareindkøb. For at konkretisere diskussionen om placering af yderligere dagligvarebutikker i byen giver administrationen her fire bud på placeringer: A) Hovedgaden 2A Det gamle Mejeri B) Hovedgaden 8 Den gamle Netto C) Søtorvet nord D) Søtorvet vest A) Hovedgaden 2A - Mejeriet Fordele Butikken vil understøtte de eksisterende butikker i området Området vil blive byfornyet. En ombygning af krydset Søvej/Åsen kan være med til at forbedre trafiksikkerheden i området, hvor der over de seneste år har Ulemper Det gamle mejeri Sølyst, der er en del stationsbyens kulturmiljø, vil blive revet ned. Den gamle del af mejeriet er blevet vurderet som en kulturhistorisk meget vigtig bygning i den SAVE-registrering, der er ved at blive færdiggjort. SAVE-
25-08-2015 Side 7 været to dødsulykker. B) Hovedgaden 8 Den gamle Netto Fordele Placeringen ligger centralt i Kommuneplanens udpegede detailhandelsområde og kan have synergi med både butikker i den nordlige del og sydlige del. Parkering vil kunne foregå på de eksisterende parkeringsarealer på Søvej. En nybygget butik og en gentænkning af parkeringsarealerne og forbindelsen kan være med til at forskønne Søvejsområdet og skabe mere liv ved og forbindelse til søområdet. Det kan også skabe en bedre forbindelse med Hovedgaden, hvis Hovedhuset (Hovedgaden 8) rives ned. Eventuelt kan Hovedgaden 6 (tidligere Ellegårds) også inddrages. C) Søtorvet Nord Fordele Placeringen ligger centralt i Kommuneplanens udpegede detailhandelsområde Placeringen vil understøtte det samlede byliv på Søtorvet. registreringen er en vurdering af de kulturhistoriske bevaringsværdier i Hvalsø bymidte. Der vil komme mere trafik til et område, hvor der i forvejen er problemer med trafikken. Tilkørselsforholdene til en butik på Hovedgaven 2A/Åsvejen 2 kræver større ændringer og investeringer i de trafikale forhold i området. Placeringen i den nordlige del af detailhandelsområdet er ikke optimal i forhold til at understøtte livet i et kommende Søtorv. Kunderne vil typisk ikke kun parkere ét sted for klare både dagligvare- og udvalgsvareindkøb. Ulemper Den gamle Netto-bygning lever ikke op til nutidens rammer. I dag er tilladt at bygge op til 1000 m 2 mod 800 m 2 tidligere. Det vil fordyre projektet, da den gamle Netto formodentlig skal rives ned. Der er en risiko for, at en kommende butik vil vende bagsiden til Hovedgaden, hvis Hovedhuset (Hovedgaden 8) og evt. Hovedgaden 6 inddrages i projektet. Ulemper Placeringen er et stykke vej fra de planlagte parkeringspladser, der er tilknyttet Søtorvsprojektet. Det er vanskeligt at placere nye parkeringspladser i direkte nærhed af butikken og tilkørselsforholdene via Hovedgaden er vanskelige blandt andet fordi Hovedgaden svinger, særligt, hvis butikken lægges i den sydlige karré. Det kræver dispensation til butiksstørrelsen, da den maksimale butiksstørrelse i lokalplanen er sat til 500 m 2.
25-08-2015 Side 8 D) Søtorvet Vest Fordele Placeringen er tæt på de planlagte parkeringspladser til Søtorvsprojektet. Placeringen vil understøtte livet i Søtorvet. Ulemper Der kommer til at ligge tre dagligvarebutikker på stribe ud mod Søvej og det giver mindre variation i butiksudbuddet i centret som helhed. Det kræver dispensation til butiksstørrelsen, da den maksimale butiksstørrelse i lokalplanen er sat er 500 m 2. Der er en risiko for, at en kommende butik vil vende bagsiden til Søvej. Administrationens vurdering: Administrationen vurderer, at de særlige trafikale udfordringer, der kan vise sig ved placering af en ny dagligvarebutik i Hvalsø, skal håndteres i den fortsatte dialog om og brug af trafikplanen for Hvalsø, der er i høring frem til 30. juni 2015. Alle placeringer har fordele og ulemper for den fremtidige udvikling af byen. Administrationen vurderer, at en placering inden for rammerne af lokalplanen for Søtorvet, er mest fordelagtig for den fremtidige understøttelse og udvikling af detailhandlen i Hvalsø. Dels i forhold til at koncentrere handlen, dels i forhold til de kulturhistoriske hensyn. Ved placering i Søtorvet nord anbefales en placering i den nordlige karré, da det er tættest på de eksisterende parkeringspladser. Det kræver dog, at der arbejdes med bedre forbindelse mellem parkering og Søtorvsområdet. Handicappolitik: Sagen har ingen handicappolitiske aspekter Økonomi og finansiering: Ingen Beslutningskompetence: /Udvalget for Teknik & Miljø Bilag: 1. Kort over Hvalsø detailhandelsramme 2. Detailahandelsanalyse for Lejre Kommune
25-08-2015 Side 9 5. ØU - Endelig godkendelse af Årsrapport 2014 Sagsnr.: 14/20049 Resumé: Kommunalbestyrelsen besluttede den 27. april 2015 at oversende Årsrapport 2014 til revisionen, BDO. Herefter har BDO den 17. juni fremsendt afsluttende beretning for regnskabsåret 2014 og Kommunalbestyrelsen kan foretage den endelige behandling af årsrapporten. Revisionen konkluderer, at Årsrapport 2014 kan påtegnes uden forbehold samt at regnskabet er korrekt og giver et retvisende billede af kommunens samlede økonomiske resultat og stilling. Revisionsberetningen indeholder en række bemærkninger, som Koncerndirektionen har udarbejdet forslag til besvarelse af. Forslaget forelægges til politisk behandling, så det efterfølgende kan fremsendes til revisionen og tilsynet. Årsrapport 2014, revisionens beretning og administrationens forslag til besvarelse på revisionens bemærkninger er vedlagt som bilag og forelægges til endelig politisk godkendelse. Revisionen deltager under sagens behandling. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at revisionens beretning for regnskabsåret 2014 tages til efterretning, 2. at Koncerndirektionens forslag til besvarelse af revisionens bemærkninger godkendes, 3. at Årsrapport 2014 endeligt godkendes. Beslutning den 25-08-2015: Anbefales. Sagsfremstilling: Den 27. april 2015 oversendte Kommunalbestyrelsen Årsrapport 2014 til revisionen. Efter aftale med revisionen er der herefter foretaget følgende korrektioner til Årsrapporten: Tjenestemandsforpligtelser er forøget med 21,3 mio. kr. og egenkapitalen er reduceret tilsvarende Mellemregninger mellem årene er korrigeret og det betyder, at kortfristede tilgodehavender og kortfristet gæld begge er forøget med 3,8 mio. kr. Skyldige feriepenge er forøget med 11,1 mio. kr. og egenkapitalen er reduceret tilsvarende Korrektionerne har medført ændringer i Årsrapporten på siderne 19 til 23. Ændringerne er beskrevet i vedlagte bilag. Endvidere er afsnittet Ændringer i regnskabspraksis på side 56 slettet. Herefter har BDO den 17. juni 2015 fremsendt afsluttende beretning for regnskabsåret 2014 for Lejre Kommune (Beretning nr. 7, side 219-284), hvoraf det fremgår, at Årsrapport 2014 kan påtegnes uden forbehold samt at regnskabet er korrekt og giver et retvisende billede af kommunens samlede økonomiske resultat og stilling. Revisionen har dog afgivet en række bemærkninger til regnskabet 2014, som omhandler: Sagsrevision på det sociale område
25-08-2015 Side 10 Interne kontroller Anlægsaktiver Finansielle anlægsaktiver Afstemning af balancekonti Momsopgørelse Løn, forretningsgange og interne kontroller Lønrevision, indberetning via skolernes fagsystem TRIO Vederlag og særlige ydelser Afstemning af skatteårsopgørelsen Administrationen har udarbejdet vedlagte forslag til besvarelse af bemærkningerne med angivelse af de initiativer, der vil blive iværksat. Vurdering af kommunens økonomi Det er revisionens vurdering, at kommunen fortsat skal have stor fokus på den økonomiske styring for at sikre, at den ordinære drift kan generere likviditet nok til at dække afdrag på lån samt anlægsinvesteringer, som ikke kan lånefinansieres. Dette også set i lyset af, at der er områder, som er under økonomisk pres, hvilket også er anført i behandling af foreløbig regnskab 1 2015, som er behandlet i kommunalbestyrelsesmødet den 26. maj 2015. IT-revisionen Det er revisionens opfattelse, at Lejre Kommune i alle væsentlige henseender har implementeret hensigtsmæssige interne it-kontroller. Der er dog konstateret svagheder i kommunens forretningsgange og interne kontroller. Forvaltningsrevision Revisionen har foretaget den lovpligtige forvaltningsrevision i 2014 i forhold til Halleje. Revisionen konstaterer ved en stikprøvekontrol, at der ikke foreligger forretningsgange for opkrævning af halleje mv. eller ensartede retningslinjer for opkrævningen eller for takstfastsættelsen. Revisionen anbefaler, at de nævnte forhold undersøges nærmere, og at der tilrettelægges en forretningsgang, som sikrer ensartede regler vedrørende takstfastsættelsen af lokaleudlån. Opfølgning på decisionsskrivelser Revisionen har foretaget opfølgning på de decisionsskrivelser for 2013 og tidligere. På Ministeriet for Børn, Ligestilling, Integration og Sociale forholds område er der flere forhold, der ikke er afklaret hhv. er uændrede i forhold til sidste år. Revisionen henviser til bemærkningen Interne kontroller. Administrationens vurdering: Administrationen vurderer, at Kommunalbestyrelsen kan godkende Årsrapport 2014 i lyset af, at revisionen har påtegnet årsrapporten uden forbehold og har konstateret, at årsrapporten er korrekt og giver et retvisende billede af kommunens samlede økonomiske resultat og stilling. Det er administrationens vurdering, at de afgivne bemærkninger vedrører mindre essentielle forhold, men at de naturligvis skal rettes op. Med tiltagene beskrevet i forslag til besvarelse af revisionens bemærkninger suppleret med et ledelsesmæssigt fokus er det administrationens vurdering, at forholdene kan bringes i orden. Handicappolitik: Sagen har ikke handicappolitiske aspekter. Økonomi og finansiering:
25-08-2015 Side 11 Der er ingen umiddelbare selvstændige økonomiske konsekvenser af revisionsberetningerne. Beslutningskompetence: Kommunalbestyrelsen Bilag: 1. 1. Årsrapport 2014 pr. 17.06.2015 2. 2. Korrektioner af Årsrapport 2014 3. 3. Afsluttende beretning for regnskabsåret 2014 fra BDO 4. 4. Revisionserklæring fra BDO 5. 5. Ledelsens regnskabserklæring 6. 6. Administrationens besvarelse af revisionsbemærkninger 2014
25-08-2015 Side 12 6. ØU - Beslutning om fælles forsyningsselskab for Holbæk, Lejre og Roskilde Sagsnr.: 13/12983 Resumé: Holbæk, Lejre og Roskilde kommuner igangsatte i efteråret 2014 en proces om mulig fusion af kommunernes forsyningsselskaber fra 1. januar 2016. Den politiske styregruppe som er sammensat af borgmestre og kommunaldirektører fra de 3 kommuner - har forhandlet en ejeraftale for den fælles forsyningskoncern. Det foreliggende udkast til ejeraftale mellem kommunerne indeholder bestemmelse om bestyrelsessammensætning. Herudover har den politiske styregruppe foreslået, at der nedsættes en interimbestyrelse, som skal deltage i planlægningen af den fælles forsyningskoncern, med virkning fra udpegning af medlemmerne til 1. januar 2016, hvor den fælles forsyningskoncern etableres. Sagen forelægges nu i de tre kommuner med henblik på endelig beslutning om at etablere en fælles forsyningskoncern. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller; 1. at Kommunalbestyrelsen træffer endelig beslutning om, at Lejre Kommune ønsker at deltage i en fælles forsyningskoncern, jf. Kommunalbestyrelsens principbeslutning af 29. september 2014, og at Lejre Kommune i den forbindelse tiltræder den vedlagte ejeraftale med bilag, herunder vedtægter til koncernens selskaber, 2. at administrationen bemyndiges til at gennemføre de fornødne skridt med henblik på at indskyde Lejre Forsyning i den fælles forsyningskoncern, 3. at Borgmesteren og kommunaldirektøren i forening bemyndiges til at træffe de fornødne beslutninger på generalforsamlingen for Lejre Forsyning Holding A/S med henblik på, at Lejre Forsyning Holding A/S indskydes i den fælles forsyningskoncern, 3. at Kommunalbestyrelsen beslutter, at der nedsættes en interimbestyrelse, som skal deltage i planlægningen af den fælles forsyningskoncern, med virkning fra udpegning af medlemmerne frem til 1. januar 2016, hvor den fælles forsyningskoncern etableres. 4. at Kommunalbestyrelsen indstiller to medlemmer af Kommunalbestyrelsen til bestyrelsen for holdingselskabet i den fælles forsyningskoncern, der indstilles til generalforsamlingen til valg i forbindelse med etablering af den fælles forsyningskoncern den 1. januar 2016, 5. at Kommunalbestyrelsen indstiller Asger Kej, Skovskellet 41 B, 2840 Holte og Søren Jensen, Brostræde 13, 4. tv., 4300 Holbæk, der er udpeget af ejerkommunerne i fællesskab, som eksterne medlemmer af bestyrelsen for holdingselskabet i den fælles forsyningskoncern med førstnævnte som bestyrelsesformand,
25-08-2015 Side 13 6. at Kommunalbestyrelsen godkender, at ovennævnte personer også bliver medlemmer af interimbestyrelsen for den fælles forsyningskoncern og har mandat til at repræsentere kommunen i planlægningen af fusionen inden for interimbestyrelsens rammer. Beslutning den 25-08-2015: Punkt 1-2 anbefales. Punkt 3 ikke tiltrådt. Besluttet at indkalde Kommunalbestyrelsen for Lejre Kommune til generalforsamlingen. Punkt 4-6 anbefales. Sagsfremstilling: Baggrund Kommunalbestyrelsen besluttede i 2013 at indgå i en foranalyse vedrørende etablering af et fælles forsyningsselskab. Der er truffet principbeslutning om deltagelse i det videre arbejde i september i 2014. Der har været nedsat en politisk styregruppe med deltagelse af borgmestre og kommunaldirektører, som har forhandlet indholdet af en ejeraftale og vedtægterne for den nye fælles forsyningskoncern. Indholdet og konklusionen på forhandlingerne fremgår af nærværende sag og er til beslutning i de tre kommunalbestyrelser i august/september med henblik på etablering af en ny fælles forsyningskoncern per 1. januar 2016. Ved fusionen stiftes et nyt fælles holdingselskab, som kommunerne vil eje i fællesskab. De eksisterende serviceselskaber fusioneres til ét. De nuværende enkelte forsyningsselskaber (vand, varme, spildevand og affald) fortsætter uændret under det fælles holdingselskab. Formålet med fusionen er at etablere et stærkt, fælles forsyningsselskab, som kan opfylde de stadigt stigende krav til forsyningssektoren om professionalisering og effektivisering. Derudover skal det fælles forsyningsselskab være en kompetent samarbejdspartner for kommunerne og erhvervsvirksomhederne i kommunerne samt en attraktiv arbejdsplads for medarbejderne. Som beskrevet i sag af 21. april 2015 skal Kommunalbestyrelsen i denne sag forholde sig til følgende emner: Kompetencefordeling mellem ejerne (ejeraftale) Bestyrelsessammensætning Endelig beslutning om fusion og valg af medlemmer til interimbestyrelsen Ejeraftale Den politiske styregruppe har forhandlet et udkast til ejeraftale, som fastlægger Ejerkommunernes vision for den fælles forsyningskoncern og den overordnede ramme for Ejerkommunernes samarbejde om koncernen. Ejeraftalen regulerer koncernens aktiviteter og håndtering af nye kommuner, som ønsker at indtræde i den fælles forsyningskoncern. Ejeraftalen beskriver også bestyrelsessammensætning, jf. nedenfor.
25-08-2015 Side 14 Udkast til vedtægter for holding-, service- og forsyningsselskaberne er vedlagt som bilag til ejeraftalen. Ejeraftalen med bilag vedlægges i endeligt udkast som bilag X.1. Oversigt over hovedpunkter i ejeraftalen vedlægges som bilag X.2. I dokumenterne er navneforslaget "FORS-koncernen" anvendt. Der er dog ikke truffet endelig beslutning om navnet. Bestyrelsesmodel og -sammensætning Den politiske styregruppe anbefaler, at den fælles forsyningskoncern etableres med en flerstrenget bestyrelsesmodel, der fx kendes fra HOFOR. Bestyrelsen for holding- og serviceselskabet består af politiske og eksterne repræsentanter, sammen med medarbejderrepræsentanter. Bestyrelserne i driftsselskaberne består af ledende medarbejdere fra koncernen (direktører og andre ledende medarbejdere) samt to forbrugervalgte bestyrelsesmedlemmer i hvert vandselskab. Bestyrelserne foreslås sammensat på følgende måde: Holdingselskabet (12 medlemmer) 6 politiske repræsentanter (2 fra hver kommune) som er medlem af kommunalbestyrelserne. To af disse indtræder sammen med formanden i bestyrelsens forretningsudvalg, 2 eksterne medlemmer med professionel bestyrelseserfaring, der udpeges af kommunerne i fællesskab og vælges af generalforsamlingen. En af disse er formand. Op til 4 medarbejdervalgte koncernrepræsentanter Serviceselskabet (5 medlemmer) 2 politiske repræsentanter (medlemmerne af forretningsudvalget i Holdingselskabets bestyrelse) 1 eksternt medlem (formand i Holding og Service). 2 medarbejdervalgte selskabsrepræsentanter Øvrige medlemmer i Holdingselskabets bestyrelse tilbydes observatørstatus i bestyrelsen i Service. Forsyningsselskaberne (3-5 medlemmer) 3 ledende medarbejdere i koncernen 2 forbrugervalgte bestyrelsesmedlemmer i vand- og spildevandsselskaberne
25-08-2015 Side 15 Som eksterne repræsentanter foreslås (indstillet af kommunerne i enighed): Asger Kej (indstilles som bestyrelsesformand) Søren Jensen Oversigt over den foreslåede bestyrelsesmodel og sammensætning fremgår af bilag X.3. Bestyrelseshonorar Bestyrelsesmedlemmerne i holdingselskabet vil blive honoreret på følgende måde: Formanden: 200.000 kr. Medlemmer af forretningsudvalget (bortset fra formanden): 100.000 kr. Menige medlemmer (9 medlemmer): 35.000 kr. Forretningsudvalgets opgave er at sikre integrationen af de eksisterende forsyningsselskaber samt at sikre realisering af synergier og effektiviseringer. Forretningsudvalget fungerer som et forberedende udvalg. Alle centrale beslutninger træffes af den samlede bestyrelse. Forretningsudvalget foreslås i forbindelse med fusionen sammensat af bestyrelsesformændene i de eksisterende forsyningskoncerner. Formanden honoreres ikke ekstra for sin deltagelse i forretningsudvalget. Bestyrelsesmedlemmer i serviceselskabet modtager ikke honorar, da disse bliver honoreret gennem deres arbejde i holdingselskabets bestyrelsegeneralforsamlingsvalgte bestyrelsesmedlemmer i forsyningsselskaberne honoreres ikke, da disse er ansatte medarbejdere i forsyningskoncernen. Forbrugerrepræsentanter i vand- og spildevandsselskabet honoreres dog: Forbrugerrepræsentanter (6 personer i alt): 15.000 kr. De tre eksisterende forsyningsselskaber har i dag en samlet udgift på 1.152.275 kr. årligt til bestyrelseshonorarer. I den fælles forsyningskoncern vil de samlede udgifter blive 805.000 kr. årligt. Forsyningsselskaberne vil således opnå en samlet besparelse på 347.275 kr. årligt til bestyrelseshonorarer i den fælles forsyningskoncern. Beløbet vil falde med yderligere 60.000 kr., når der kan vælges de samme to forbrugerrepræsentanter. Beløbene er forudsat, at de samme medarbejdervalgte medlemmer, som vælges til bestyrelserne i Holding og Service. Oversigt over udgifter til bestyrelseshonorarer er vedlagt som bilag X.4. Interimbestyrelse For at sikre en effektiv forberedelse af etableringen af den fælles forsyningskoncern anbefaler den politiske styregruppe, at den fremtidige bestyrelse i holdingselskabet indtræder som interimbestyrelse. Interimbestyrelsens opgaver er centreret om strategiske og principielle spørgsmål til forberedelsen af forsyningskoncernens etablering og vil være følgende:
25-08-2015 Side 16 Ansættelse af direktør Godkende overordnet organisering af den fælles forsyningskoncern Overordnet strategi for den fælles forsyningskoncern Forberede samordning af overenskomstforhold Koordinering af væsentlige driftsmæssige og investeringsmæssige beslutninger (med respekt af forbuddet mod implementering af fusion) Medlemmerne af interimbestyrelsen er som udgangspunkt medlemmerne i den fremtidige bestyrelse i holdingselskabet. Medlemmerne vælges dog først formelt til bestyrelsen på den stiftende generalforsamling. Medarbejdervalgte repræsentanter deltager ikke i interimbestyrelsen. Frem til stiftelsen af den fælles forsyningskoncern vil de siddende medarbejdervalgte repræsentanter i bestyrelsen for Lejre Forsyning blive inddraget i fusionen gennem bestyrelsesarbejdet. Proces efter beslutning Hvis Kommunalbestyrelsen godkender etablering af den fælles forsyningskoncern, vil fusionen skulle godkendes af Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen, inden implementeringen kan påbegyndes. Derudover vil fusionen skulle anmeldes til Erhvervsstyrelsen med henblik på forudgående offentliggørelse. I forlængelse heraf skal ske en række selskabsretlige skidt til at gennemføre fusionen både i forhold til de eksisterende forsyningskoncerner og den fremtidige fælles forsyningskoncern. Dette omfatter blandt andet udskiftning af bestyrelsesmedlemmer, tilpasning af vedtægter, registrering af bestyrelsesmedlemmer, revisorer og andre lignende formelle handlinger. Det er disse fornødne skridt, som forvaltningen indstilles til at få bemyndigelse til at gennemføre uden at skulle anmode Kommunalbestyrelsen og godkendelse på ny. Administrationens vurdering: Administrationen vurderer, at processen frem mod anbefaling af en fælles forsyningskoncern er gennemført i overensstemmelse med Kommunalbestyrelsens indledende beslutning den 29/4-2013 og ved principbeslutning den 29/9-2014 og at Kommunalbestyrelsens formål med at deltage i foranalysen og i en fælles forsyningskoncern kan indfries med det foreslåede ejeraftale og selskabskonstruktion. Denne sikrer således, at de nuværende enkelte forsyningsselskaber, herunder Lejre Forsyning Vand og Spildevand, fortsætter uændret under et nyt fælles holdingselskab. Kommunalbestyrelsen i Lejre Kommune vil fortsat som det er tilfældet i dag beslutte hvilke takster forbrugerne i Lejre Kommune skal betale for vand og spildevand. Samtidig sikrer dannelsen af det nye fælles holdingselskab, hvor serviceselskaberne fusioneres til ét, at der vil kunne skabes faglige og økonomiske synergier og en professionalisering som vurderes at være nødvendig, for at opfylde de stadigt stigende krav til forsyningssektoren. Handicappolitik:
25-08-2015 Side 17 Sagen har ingen handicappolitiske aspekter. Økonomi og finansiering: Sagen har ikke økonomiske konsekvenser for Lejre Kommune idet udgifter forbundet med fusionen og de forventede besparelser som følge af synergieffekter, alle håndteres indenfor en kommende fælles forsyning. Vurderingen er, at der på sig kan realiseres synergier i størrelsesordenen 50 mio. kr. årligt som kan komme forbrugerne til gavn i form af lavere priser eller investeres i udvikling af kvalitet, service m.v. Fordelingen af synergieffekterne er ca. 20 mio. kr. for Holbæk, 25 mio. kr. for Roskilde og 5 mio. kr. for Lejre Kommuner. Beslutningskompetence: Kommunalbestyrelsen Bilag: 1. Ejeraftale udkast 15-6-15 2. Bilag X.1 Ejeraftale med underliggende bilag (Horten-165947) - Bilag 10 4 4 Bestyrelseshonorar.pdf 3. Bilag X.1 Ejeraftale med underliggende bilag (Horten-165947) - Bilag 1.2.2 Koncerndiagram.pdf 4. Bilag X.1 Ejeraftale med underliggende bilag (Horten-165947) - Bilag 4.2.a Vedtægter for Holdingselskabet.pdf 5. Bilag X.1 Ejeraftale med underliggende bilag (Horten-165947) - Bilag 4.2.b Vedtægtsstandard for Forsyningsselskaberne.pdf 6. Bilag X.1 Ejeraftale med underliggende bilag (Horten-165947) - Bilag 4.2.c Vedtægter for Serviceselskabet.pdf 7. Bilag X.1 Ejeraftale med underliggende bilag (Horten-165947) - Bilag 1.1 Rapport om strategisk erhversudvikling af december 2012.pdf 8. Bilag X.1 Ejeraftale med underliggende bilag (Horten-165947) - Bilag 5.2 Ejerfordeling og principper for fastsættelse af ejerandele.pdf 9. Bilag X.1 Ejeraftale med underliggende bilag (Horten-165947) - Bilag 6.2.3 Kriterier for beregning af synergier og kompensation.pdf 10. Bilag X.1 Ejeraftale med underliggende bilag (Horten-165947) - Bilag 1.2.1 Foranalyse af 20. oktober 2014.pdf 11. Bilag X.3 Bestyrelsesmodel og -sammensætning.pptx 12. Bilag 6.12 - Oversigt over udgifter til bestyrelseshonorarer.pdf 13. Bilag X.2 Ejeraftale - hovedpunkter.docx
25-08-2015 Side 18 7. ØU - Ansøgning om tilskud til merudgifter ved renovering af Osted Kulturhus Sagsnr.: 15/8526 Resumé: Bestyrelsen for Osted Kulturhus ansøgte den 10. oktober 2014 ØU-puljen til byfornyelse/borgerpuljen om tilskud til renovering af lokale i Osted Kulturhus. bevilligede 125.000 kr. den 9. december 2014. Den 11. maj 2015 modtog Lejre Kommune en ansøgning om yderlig tilskud på 145.181 kr. til dækning af de meromkostninger renoveringen har medført. orienteres om sagen d. 16.juni 2015. Der er udarbejdet en redegørelse om forløbet fra bestyrelsen for Osted kulturhus og fra Center for Ejendom & Trafik. Ansøgningen forelægges med henblik på stillingtagen til løsningsmodel. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at der ydes et rentefrit lån til Osted Kulturhus på 145.181 kr., 2. at lånet afdrages over en 10 årige periode med 14.518 kr. årligt, 3. at der meddeles en tillægsbevilling til Udvalget for Kultur og Fritids driftsramme på 145.181 kr. i 2015, 4. at der i årene 2016-2025 indarbejdes er reduktion af Udvalget for Kultur og Fritids driftsramme på 14.518 kr. årligt. Beslutning den 25-08-2015: Anbefales. Sagsfremstilling: Bestyrelsen for Osted Kulturhus har ansøgt om tilskud på 145.181 kr. til dækning af de meromkostninger, som ombygning og udvidelse af et lokale i huset har medført. Osted Kulturhus fik i december 2014 bevilliget 125.000 kr. fra s pulje til byfornyelse/borgerpuljen til at ombygge og udvide et lokale i kulturhuset, så de mange brugere af huset kunne være der ved større arrangementer. Bygningen ejes af Lejre Kommune. Beløbets størrelse tog udgangspunkt i overslag fra en håndværker. Bestyrelsen fik byggetilladelse fra Lejre Kommune til den foreslåede ombygning af lokalet den 12.marts 2015. Af den fremgår, at hvis der ændres i byggeriet, skal der fremsendes nye tegninger. Undervejs i byggeriet viste det sig, at der var forskellige bygningsmæssige problemer, som medførte, at den oprindelige løsning ikke var brugbar. Primært handlede det om bygningens stabilitet. Bestyrelsen får via arkitekt og bygningsingeniør fundet en brugbar løsning. Der tages ikke konkret stilling til, hvad meromkostninger er, før arbejdet sættes i gang, og der fremsendes ikke nye tegninger til kommunens planafdeling.
25-08-2015 Side 19 Ifølge bestyrelsen italesættes der fra håndværkerne en meromkostning på et mindre beløb. I maj 2015 har Center for Ejendomme & Trafik en medarbejder ude for at kontrollere, om der er udført det arbejde, der er aftalt, for at tilskuddet kunne udbetales. I den forbindelse orienteres medarbejderen om, at projektet blev dyrere end beregnet, idet det havde været nødvendigt at foretage ekstra tiltag for at kunne gennemføre projektet. På det tidspunkt forventede bestyrelsen angiveligt, at denne udgift kunne håndteres i eget regi. Regningen fra tømrerfirmaet viste sig, at være væsentlig større end det, der var økonomi til og bestyrelsen står nu i den situation, at de ikke kan betale de regninger, som er udover de 125.000 kr. Lejre Kommune har efterfølgende lagt ud for disse regninger i juni, således at håndværkerne ikke skulle belastet yderligere på deres likviditet. er orienteret om dette den 16.juni 2015. Bestyrelsen har undersøgt muligheder for at søge midler andre steder og har søgt Sjællandske Mediers fond om støtte på 25.000 kr. til foldedøren. Hvilket de ikke har fået. Lokale- og Anlægsfonden er også undersøgt, men de bevilliger ikke til igangsatte projekter. Foreningen Osted Kulturhus - Den Gamle Skole har et sæt vedtægter, hvor det fremgår i 9, at bestyrelsesmedlemmerne ikke hæfter personligt for foreningens økonomiske forpligtigelser, men at formand og kasserer i forening tegner foreningen i forhold til de økonomiske disponeringer den tager. Det er undersøgt i KLs juridiske afdeling, om det er muligt at yde en forening som Osted Kulturhus et lån, hvor der afdrages over en årrække. Og det er det, idet foreningen ikke er selvejende og heller ikke driver en udlejningsvirksomhed. Administrationens vurdering: Administrationen vurderer, at det på den ene side er en principiel sag om bestyrelsesansvar i forhold til at sætte et arbejde i gang uden at forholde sig til omkostningerne. På den anden side er det kommunens bygning, som er blevet forbedret. Der ses 3 muligheder for løsninger: at låne bestyrelsen de 145.181 kr og aftale en afdragsordning med foreningen at bevillige beløbet uden afdragsordning at overlade det til bestyrelsens at skaffe midlerne hos medlemmerne. Direktionen anbefaler, at bestyrelsen får et lån, som afdrages over en årrække. Det vil afhjælpe bestyrelsens akutte situation, men samtidig fastholde at det er bestyrelsens ansvar at overholde budgettet. Uanset valg af løsning, vil det være vigtigt fremover, at når der udføres anlægsarbejde i samarbejde med frivillige fra foreningslivet, der typisk indgår direkte i selve anlægsarbejdet, at der fra starten laves en tydelig forventningsafstemning i forhold til anlægget, hvor ansvar og beslutningskompetencer, samt tid og procesplan fremgår. Center for Ejendomme &Trafik vil sikre dette i samarbejde med de ansvarlige fagcentre.
25-08-2015 Side 20 Bestyrelsen er orienteret om direktionens indstilling. Handicappolitik: Der er ingen handicappolitiske konsekvenser Økonomi og finansiering: Foreningen får i 2015 et driftstilskud på 50.000 kr. Det forventes at driftstilskuddet i forbindelse med budget 2016 bliver en fast bevilling, i det ved en fejl ikke kom med i budget 2015, de øvrige kulturhuse i kommunen får ligeledes et driftstilskud. Beslutningskompetence: Kommunalbestyrelsen Bilag: 1. Ansøgning vedr. ekstra omkostninger ved ombygning af Osted Kulturhus - Ingeniørberegninger.pdf 2. Ansøgning vedr. ekstra omkostninger ved ombygning af Osted Kulturhus - Grundtegning.pdf 3. Ansøgning vedr. ekstra omkostninger ved ombygning af Osted Kulturhus - Foldevæg.pdf 4. Ansøgning vedr. ekstra omkostninger ved ombygning af Osted Kulturhus - Beskrivelse af projektet.pdf 5. Ansøgning vedr. ekstra omkostninger ved ombygning af Osted Kulturhus - Ansøgning vedr. uforudsete omkostninger.pdf
25-08-2015 Side 21 8. ØU - Godkendelse af Vedtægter for Boligselskabet Midtsjælland Sagsnr.: 15/11737 Resumé: Boligselskabet Midtsjælland er en nystiftet almen boligorganisation med Lejre som hjemstedskommune. I Almenboliglovens 1 står der, at en boligorganisation skal godkendes af kommunalbestyrelsen for at kunne udøve almen boligvirksomhed. I nærværende sag forelægger administrationen således Vedtægter for Boligselskabet Midtsjælland til kommunalbestyrelsens godkendelse. Indstilling: Koncerndirektionen indstiller: 1. at Kommunalbestyrelsen godkender Vedtægter for Boligselskabet Midtsjælland under forudsætning af, at Landsbyggefonden accepterer og opretter den nystiftede almene boligorganisation Boligselskabet Midtsjælland. Beslutning den 25-08-2015: Anbefales. Sagsfremstilling: Boligselskabet Midtsjælland er en nystiftet almen boligorganisation. Boligselskabet Midtsjælland vil på sigt udgøre en afdeling bestående af 47 familieboliger på Søtorvet i Hvalsø. Godkendelsen af Skema A, i forbindelse med opførelsen af almene familieboliger i Hvalsø, behandles særskilt på denne dagsorden under punktet: Godkendelse af Skema A i forbindelse med opførelse af almene familieboliger på Søtorvet, Hvalsø. Almenboliglovens 1 foreskriver, at en boligorganisation skal godkendes af kommunalbestyrelsen for at kunne udøve almen boligvirksomhed. Derudover skal en almen boligorganisation oprettes hos Landsbyggefonden. Den almene bygge- og boligadministration Domea har derfor, som forretningsfører for Boligselskabet Midtsjælland, fremsendt anmodning til Landsbyggefonden (se bilag 3), hvorfra der endnu afventes en tilbagemelding. Ifølge Almenboliglovens 5, 10, stk. 5 skal et eksemplar af boligorganisationens vedtægter sendes til kommunalbestyrelsen se bilag 1. Kommunalbestyrelsen skal påse, at vedtægterne opfylder gældende lovgivning for almene boligorganisationer eller regler fastsat i forbindelse hermed. Jf. Almenboliglovens 12 skal en almen boligorganisations vedtægter indeholde bestemmelser om: Boligorganisationens navn og hjemsted Boligorganisationens kapitalforhold Indkaldelse til ordinær generalforsamling eller repræsentantskabsmøde
25-08-2015 Side 22 Hvilke anliggender der skal behandles på den ordinære generalforsamling eller repræsentantskabsmøde Boligorganisationens ledelse Antallet af bestyrelsesmedlemmer og bestyrelsens sammensætning Tegningsret for boligorganisationen Valg af afdelingsbestyrelse og dennes virksomhed Boligorganisationens regnskabsår Valg af revisor Boligselskabet Midtsjælland afholdt ordinært repræsentantskabsmøde den 26. januar 2015 se bilag 2. Af referatet fremgår det, at Boligselskabet Midtsjælland er en nystiftet almen boligorganisation, der indtil videre er uden aktivitet. På mødet har repræsentantskabet besluttet, at Vedtægter for Boligselskabet Midtsjælland følger en lovændring på det almene boligområde tilbage i 2009. I 2009 blev der gennemført en omfattende ændring af styringsmodellen for den almene boligsektor, jf. L 208, fremsat den 22. april 2009. Loven trådte i kraft den 1. januar 2010. De vedtagne lovændringer indebærer, at styringen af det almene byggeri i højere grad baseres på mål- og aftalestyring Som et led i implementeringen er der udstedt følgende nye bekendtgørelser: Bekendtgørelse om drift af almene boliger m.v. Bekendtgørelse om udlejning af almene boliger m.v. Bekendtgørelse om sideaktiviteter i almene boligorganisationer m.v. Bekendtgørelse om støtte til almene boliger m.v. Bekendtgørelser om normalvedtægter for almene boligorganisationer Administrationens vurdering: Administrationen har sammenholdt Vedtægter for Boligselskabet Sjælland med den gældende lovgivning. Vurderingen er, at vedtægterne lever op til de lovgivningsmæssige krav. Administrationen anbefaler derfor, at kommunalbestyrelsen på det foreliggende grundlag jf. Almenboliglovens 1 godkender Vedtægter for Boligselskabet Midtsjælland under forudsætning af, at den nystiftede boligorganisation Boligselskabet Midtsjælland accepteres og oprettes hos Landsbyggefonden. Handicappolitik: Sagen indeholder ingen handicappolitiske elementer. Økonomi og finansiering: Sagen har ikke økonomiske konsekvenser for Lejre Kommune. Beslutningskompetence: Kommunalbestyrelsen.
25-08-2015 Side 23 Bilag: 1. Vedtægter - Boligselskabet Midtsjælland 2. Referat fra stiftende ordinært repræsentantskabsmøde - Boligselskabet Midtsjælland 3. Landsbyggefonden
25-08-2015 Side 24 9. ØU - Lejre Beredskab Sagsnr.: 14/7773 Resumé: En lokal arbejdsmiljørepræsentant og en politiker har bl.a. via pressen rejst spørgsmål vedr. den tidligere gennemførte undersøgelse af forhold i Lejre Beredskab og administrationens gennemførelse af s beslutninger (de 22 anbefalinger v. KL) samt til efterbetaling af relateret til uretmæssig statsstøtte. Da spørgsmålene og svarene - grundet den store opmærksomhed tidligere og nu - vurderes at have almen interesse forelægges svarene på spørgsmålene og kommunaldirektørens vurdering for. De vil herigennem være tilgængelig for alle interesserede. Det fremgår af sagsfremstillingen, at der ikke kunne eller kan rejses krav over for den tidligere beredskabschef, da der ikke er juridisk grundlag for dette, og at sagen af samme grund ikke er forelagt. Kommunaldirektøren foreslår i sagens anledning, at drøfter, om udvalget ønsker at blive involveret i højere grad på informations- og /eller beslutningsniveau i personalesager, end det sker i dag. Det fremgår endvidere, at Lejre Kommune den 14. august 2015 har rettet henvendelse til SKAT vedr. brug af tjenestekøretøjer til chef- og miljøvagten og at svar på denne henvendelse vil blive forelagt. Indstilling: Kommunaldirektøren indstiller 1. At svar på spørgsmål vedr. efterbetaling af et beløb relateret til statsstøtte tages til efterretning. 2. At svar på spørgsmål vedr. anbefaling 6 vedr. brug af tjenestekøretøjer til chef- og miljøvagten tages til efterretning. 3. At SKATs svar, når det foreligger, forelægges, som på den baggrund beslutter, om arbejdet med anbefaling 6 skal videreføres. 4. At undersøgelsen vedr. forhold i Lejre Beredskab og implementeringen af s beslutninger (KL s anbefalinger) herudover betragtes som afsluttet. 5. At drøfter graden af den information og involvering, som ønsker i personalesager. Beslutning den 25-08-2015: Pkt. 1 Taget til efterretning. Pkt. 2 Taget til efterretning. Pkt. 3 Tiltrådt. Pkt. 4 Tiltrådt. Pkt. 5 Drøftet. Besluttet at fastholde den nuværende kompetencefordeling mellem og administrationen. Kompetencefordelingen gennemgås på særskilt dagsordenspunkt.
25-08-2015 Side 25 Sagsfremstilling: Baggrund Lejre Kommune modtag den 4. april 2014 et bekymringsbrev fra arbejdsmiljørepræsentant og tillidsrepræsentant i Beredskabet vedr. en række forhold i Lejre Beredskab. Administrationen foretog på den baggrund en intern undersøgelse, og besluttede den 20. maj 2014 at anmode BDO om at gennemføre en revisionsmæssig undersøgelse og KL, Jura og EU om at gennemføre en personalejuridisk undersøgelse. Undersøgelserne blev gennemført i perioden maj august, hvor de endelige rapporter blev forelagt. Det skete på et møde i den 19. august 2014. Herefter gik arbejdet med at implementere KL s 22 anbefalinger og s beslutninger i gang. er forelagt status på de 22 anbefalinger den; 20. maj 2014 med beslutning om gennemførelse af undersøgelsen 17. juni 2014 Steen Ballegaard fra KL orienterede om status 19. august 2014 Opstart af implementering af de 22 punkter i KL s undersøgelse 23. september 2014 18. november 2014 9. december 2014 21. april 2015 19. maj 2015 Derudover har der været en række sager for med relation til personsager. På et møde den 1. oktober 2014 besluttede efter indstilling fra Kommunaldirektøren at bemyndige denne til at indgå en fratrædelsesaftale. Der er nu stillet spørgsmål til sagens håndtering, som Kommunaldirektøren vurderer har almen interesse og derfor forelægges. Disse spørgsmål vedrører: Lejre Kommunes efterbetaling af statsstøtte til Beredskabsstyrelsen Undersøgelse af KL s anbefaling nr. 6 vedr.: Lejre Kommune indhenter en bindende udtalelse fra SKAT om de skatteretlige konsekvenser af beredskabschefens og beredskabsinspektørens brug af tjenestekøretøjerne, jf. side 80-82 i KL s rapport. Svar på spørgsmål vedr. statsstøtte i forbindelse med uddannelse af den tidligere beredskabschefs familiemedlemmer Der er stillet spørgsmål fra flere sider vedrørende statsstøtte; Spørgsmål: 1. Ultimo 2014 har Beredskabsstyrelsen afkrævet Lejre Kommune kr. 94.139 for uretmæssig statsstøtte i forbindelse med uddannelse af den tidligere beredskabschefs familiemedlemmer. A. Er dette beløb betalt til Beredskabsstyrelsen? B. I bekræftende fald, hvilken dato? C. I bekræftende fald, hvornår har borgmesteren forelagt kravet for?