ORIENTERING TIL ULFBORG KIRKEBY FORSAMLINGSHUS OM FORSLAG TIL SAMMENSLUTNING MED ULFBORG KIRKEBY SOGNE og GYMNASTIKFORENING (Nedenfor kaldet Foreningen, Huset og Kirkebyen) Under Foreningens og Husets fælles bestyrelsesmøde den 17.2.2015, blev der nedsat en strategikomitè bestående af Manicus fra Huset og Saxhaug fra Foreningen. Deres opgave var at udarbejde forslag til dokumentation med den hensigt at samle Foreningen og Huset i en fælles forening. Vor vigtigste opgave var at sammenskrive de to sæt vedtægter til et fælles sæt vedtægter og dermed tilgodese begge. I løbet af processen besluttedes det at lade Huset bestå som en fælles forening under det foreløbige navn Ulfborg Kirkeby Forsamlingshus, og at nedlægge Foreningen. Denne fremgangsmåde er ingenlunde nogen nedsættelse af Foreningen, men en process der vil forenkle en sammenlæggning af økonomiske årsager, idet Husets organisation vil bestå med tillæg af elementer fra Foreningen. Foreningen midler vil ved opløsningen forblive på separat konto og bruges til gavn for sognet efter generalforsamlingens beslutning jf. Foreningens aktuelle vedtægter. Kontoen administreres af bestyrelsen i den nye forening. For at kunne gennemføre dette, er det nødvendig med to på hinanden følgende ekstraordinære generalforsamlinger i begge foreninger. I Foreningen for dennes opløsning og i Huset for deraf nødvendige vedtægtsændringer. Medlemsforholdene i foreningerne er uoverskuelige, derfor kommer initiativet fra bestyrelserne i Foreningen og Huset. I begge foreninger kan krav om ekstraordinær generalforsamling vedtages af bestyrelsen alene. Hensigten med sammenlægningen er at skabe en samlende institution, der gør indsatsen for at drive Huset som et omdrejningspunkt for aktiviteter i Kirkebyen, mere overskuelige. Dette er indtil nu sket gennem et udmærket samarbejde mellem Foreningen og Huset, men ved formelt at forene kræfter og definere en fælles struktur vil vi kunne give et endnu bedre tilbud til vores lokalsamfund. Det er vort håb at I vil slutte op om vore forslag allerede på den første, ekstraordinære generalforsamling, så kan vi komme godt igang og spare tid til vore opgaver. Ulfborg Kirkeby, 22.03.2015 På vegne af ULFBORG KIRKEBY FORSAMLINGSHUS Manicus (sign.)
ORIENTERING TIL ULFBORG KIRKEBY SOGNE- OG GYMNASTIKFORENING OM FORSLAG TIL SAMMENSLUTNING MED ULFBORG KIRKEBY FORSAMLINGSHUS (Nedenfor kaldet Foreningen, Huset og Kirkebyen) Under Foreningens og Husets fælles bestyrelsesmøde den 17.2.2015, blev der nedsat en strategikomitè bestående af Manicus fra Huset og Saxhaug fra Foreningen. Deres opgave var at udarbejde forslag til dokumentation med den hensigt at samle Foreningen og Huset i en fælles forening. Vor vigtigste opgave var at sammenskrive de to sæt vedtægter til et fælles sæt vedtægter og dermed tilgodese begge. I løbet af processen besluttedes det at lade Huset bestå som en fælles forening under det foreløbige navn Ulfborg Kirkeby Forsamlingshus, og at nedlægge Foreningen. Denne fremgangsmåde er ingenlunde nogen nedsættelse af Foreningen, men en process der vil forenkle en sammenlæggning af økonomiske årsager, idet Husets organisation vil bestå med tillæg af elementer fra Foreningen. Foreningen midler vil ved opløsningen forblive på separat konto og bruges til gavn for sognet efter generalforsamlingens beslutning jf. Foreningens aktuelle vedtægter. Kontoen administreres af bestyrelsen i den nye forening. For at kunne gennemføre dette, er det nødvendig med to på hinanden følgende ekstraordinære generalforsamlinger i begge foreninger. I Foreningen for dennes opløsning og i Huset for deraf nødvendige vedtægtsændringer. Medlemsforholdene i foreningerne er uoverskuelige, derfor kommer initiativet fra bestyrelserne i Foreningen og Huset. I begge foreninger kan krav om ekstraordinær generalforsamling vedtages af bestyrelsen alene. Hensigten med sammenlægningen er at skabe en samlende institution, der gør indsatsen for at drive Huset som et omdrejningspunkt for aktiviteter i Kirkebyen, mere overskuelige. Dette er indtil nu sket gennem et udmærket samarbejde mellem Foreningen og Huset, men ved formelt at forene kræfter og definere en fælles struktur vil vi kunne give et endnu bedre tilbud til vores lokalsamfund. Det er vort håb at I vil slutte op om vore forslag allerede på den første, ekstraordinære generalforsamling, så kan vi komme godt igang og spare tid til vore opgaver. Ulfborg Kirkeby, 22.03.2015 På vegne af ULFBORG KIRKEBY SOGNE- OG GYMNASTIKFORENING Saxhaug (sign.)
VEDTÆGTER FOR ULFBORG KIRKEBY FORSAMLINGSHUS (Herefter Foreningen) 1. NAVN OG HJEMSTED Foreningens navn er Ulfborg Kirkeby Forsamlingshus, Foreningens hjemsted er Ulfborg Kirkeby, Holstebro Kommune. 2. FORMÅL Foreningen er upolitisk og har til formål at administrere og drive Forsamlingshuset som en selvejende institution med eget regnskab og begrænset ansvar. Huset benyttes til Foreningens egne aktiviteter, som et samlingssted for beboerne i Ulfborg Kirkeby og opland samt til udlejning til tredje person. Foreningen har yderligere til formål at arbejde for miljø, trivsel og kultur i Ulfborg Kirkeby og opland. Foreningen skal varetage sager af fælles interesse så vel indenfor sognet som overfor offentlige myndigheder. 3. MEDLEMMER Medlem af foreningen er husstande i Ulfborg Kirkeby Sogn, som har betalt Foreningens årlige kontingent. Kontingentet fastsættes af bestyrelsen hvert år på det sidste bestyrelsesmøde før Generalforsamlingen. Medlemmerne kan ikke gøres økonomisk ansvarlige for forhold vedrørende Foreningen. 4. ØKONOMISKE MIDLER Foreningen inddriver årligt kontingent ved medlemmerne. Forsamlingshuset benyttes til Foreningens egne aktiviteter samt til udlejning til tredje person. Lejeindtægterne skal primært anvendes til vedligeholdelse af bygninger. Formue og eventuelle driftsoverskud disponeres i sin helhed af Bestyrelsen og kan anvendes til fællesaktiviteter i Ulfborg Kirkeby Sogn, eller til forbedringer af aktiver, herunder legeplads og bygninger. Bestyrelsen hæfter ikke økonomisk for eventuelle driftsunderskud. Udlejepriser og betingelser fastsættes af Bestyrelsen. Regnskabsåret er kalenderåret. 5. BESTYRELSEN Foreningens ledelse varetages af en på Generalforsamlingen valgt bestyrelse på 5 medlemmer. Bestyrelsen vælges for 3 år ad gangen. På valg er ét medlem 1. år og derefter 2 medlemmer årligt de 2 efterfølgende år. Herefter ét medlem osv. Bestyrelsen konstituerer sig selv med følgende funktioner:, Sekretær, Kasserer, Husansvarlig og Legepladsansvarlig. Arbejdet i bestyrelsen er ulønnet. Bestyrelsens medemmer kan ikke gøres økonomisk ansvarlige for forhold vedrørende Foreningen. 6. GENERALFORSAMLINGEN Generalforsamlingen er Foreningens øverste myndighed. Generalforsamlingen afholdes årligt inden udgangen af marts måned og indkaldes med 14 dages varsel i den på egnen mest udbredte avis, med følgende dagsorden: 1. Valg af dirigent og referent. 2. Bestyrelsens beretning.
3. Det reviderede regnskab fremlægges til godkendelse. 4. Valg til bestyrelsen, 2 suppleanter, 1 revisor. 5. Indkomne forslag som skal være en i hænde senest 8 dage inden Generalforsamlingen. 6. Eventuelt. Kun medlemmer som har betalt årets kontingent, har stemmeret og er valgbare. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt. Beslutninger træffes ved almindelig stemmeflertal og Generalforsamlingen er beslutningsdygtig uden hensyn til de fremmødte medemmers antal. 7. EKSTRAORDINÆR GENERALFORSAMLING Ekstraordinær generalforsamling afholdes når mindst 3 af bestyrelsens faste medlemmer eller 30 af Foreningens medlemmer fremsætter begæring om det. Begæringen skal være skriftlig og indeholde hvad der ønskes behandlet. Der kan ikke, på den pågældende ekstraordinære generalforsamling, behandles andre forhold. Afholdelsen skal finde sted senest 21 dage efter begæring er fremsat, og offentliggøres med dagsorden, mindst 8 dage før. 8. DAGLIG DRIFT Bestyrelsen afholder møder efter behov og minimum hver anden måned, alle medlemmer skal være til stede. Sekretæren fører protokol. Opgaver for de enkelte medlemmer af bestyrelsen defineres i deres respektive opgavebeskrivelser. *Se bilag Bestyrelsen organiserer Foreningens årlige aktiviteter og har desuden til opgave at udvikle nye. Bestyrelsen må frit disponere over opgaver. Bestyrelsen har ansvaret for drift og udlejning af Forsamlingshuset efter særskilt reglement. Forsamlingshuset kan i princippet udlejes til ethvert arrangement, vurdering af aktuelle lejere bør dog finde sted inden en aftale om leje indgås. Bestyrelsen må leje lønnet hjælp til foreningens egne arrangementer samt den daglige drift i den udstrækning det skønnes nødvendigt. 9. VEDTÆGTSÆNDRINGER Vedtægtsændringer kan finde sted på en ordinær Generalforsamling når dele af samtlige stemmeberettigede medlemmer stemmer for det. Vedtægtsændringene skal fremgå af indkaldelsen i dagspressen. 10. OPLØSNING Opløsning af Foreningen og/eller salg af bygninger og inventar kan kun finde sted på to efter hinanden, med 14 dages mellemrum, afholdte Ekstraordinære Generalforsamlinger. Der skal være enighed om anvendelse af 10. Eventuelle frigivne midler anvendes til alment velgørende formål i Ulfborg Kirkeby Sogn, efter den opløsende Generalforsamlings bestemmelse. Bilag 1. Bestyrelsens organisering og opgavebeskrivelser. 2. Årsplan for bestyrelsens arbejde.
Bestyrelse - Lede bestyrelsens møder - Repræsentere bestyrelsen udadtil - Lede arbejdet med Foreningens egne, faste arrangementer: o Fastelavn o Sct. Hans Pensionistfest o Revykomite Frivillige fra sognet Aktører Sekretær - Indkalde til bestyrelsesmøder og opretholde protokol - Være foreningens bindeled til medlemmer og egnens øvrige beboere - Være ansvarlig for foreningens digitale aktiviteter, herunder: o Hjemmesider o Medlemsregister. o Brochurer o Annoncering o Facebook Kasserer - Kontakt til bank - Regnskab/moms - Forsikringer - Ansvar for revision af årsregnskab (revisorer) Husansvarlig - Kontakt til nøgleholder - Vand og strømaflæsning - Kontakt til rengøring ifm. depositum - Ansvar for udvendig/indvendig vedligeholdelsesdag - Ansvarlig for optælling/indkøb af inventar - Kontakt til Thingstrup (udvendigt areal) Nøgleholder (lønnet) - Dagligt opsyn med huset - Bestilling af olie, renovation og rengøring efter behov - Kundekontakt - Udlejningskalender - Opkrævning af leje Legepladsansvarlig - Vedligeholdelse af legeplads o Legedag/Bagagerumsmarked o Julebelysning - Koordination af årsplan - Hjælp til andre bestyrelsesfunktioner Ver. 2.0 23.03.2015
9/3 9/3 9/3 9/3 9/3 16/3 16/3 16/3 16/3 Sammenlægning af foreningerne i Ulfborg Kirkeby 30/3 F 8/4 S 29/4 13/5 F S 9/4 6/3 F 20/3 S 10/4 24/4 26/3 24/3 23/3 5/3 Overordnet mål Udføres af: Ansvarlig Dato: 02-03-2015 Deadline: 13-05-2015 Ansvarlige og Udrulning Sammenlægning Masterplan Ulfborg Kirkeby Datoer Overordnet opgave Delopgaver Uge 10 Uge 11 Uge 12 Uge 13 Uge 14 Uge 15 Uge 16 Uge 17 Uge 18 Uge 19 Uge 20 Møde / Møde 9/3 / Møde 16/3 /Gunnnar Møde 23/3 /??????? Forespørgsel Økonomi Vedtægter Sammenskrivning af reglement/vedtægter (oplæg) Korrekturlæsning / / Præsentation i bestyrelserne (fælles) - forslag / Bestilling af hus Generalforsamlinger Annonceindlevering Skriftlig anmodning om ændring af vedtægter Sekretær i begge foreninger / / Regnskab revideres Generalforsamlinger / Sekretær Opgavebeskrivelser Kasserer Bestyrelsesmedlem 1 / Bestyrelsesmedlem 2 Medarbejder Endelig optegning / Organisationsplan Godkendelse i begge bestyrelser Medlemsfortegnelse opdateres (rekvireres) / / Årshjul Arrangement Bygning Komitebeskrivelser By og legeplads / Revy (praktisk) Revy (kunstnerisk)
Ulfborg Kirkeby Forsamlingshus Oprydning / Rengøring: Gulve fejes Stole og borde rengøres og sættes på plads o Borde under scenen o Stole i stolerum NØDUDGANGE SKAL HOLDES FRI Køkken o Ovne, komfurer, køleskabe, borde og redskaber afleveres rengjorte o Brugt service rengøres o Overskydende mad tages med hjem (husk selv at medbringe emballage til dette) VED MANGLENDE OPRYDNING PÅLÆGGES LEJER EKSTRA UDGIFTER TIL RENGØRING Karklude, viskestykker og opvaskemiddel medbringes, dog kan viskestykker lejes hos Valborg Slyk. Hvis ikke andet er aftalt skal man være ude af huset senest kl.10 den følgende dag. Nøgle hentes og afleveres hos Valborg Slyk, Ulfborg Kirkebyvej 13 Evt. ødelagte ting meddeles og erstattes hos Valborg Slyk Telefon 97 49 18 50 Ventilation: Ventilation i store sal skal tændes i anretter-rummet på væggen ved køle-fryseskabene. Emhætte: Ved brug af emhætte skal der åbnes for vægventilatorerne ved siden af vinduerne. Hvis du er i tvivl om noget kan du kontakte bestyrelsen: Henrik og Carina: 22919714 Thomas og Bettina: 51900602 Tonny og : 20180215 God fornøjelse og på gensyn
ÅRSPLAN FOR ULFBORG KIRKEBY Februar Ansvar Fastelavn Marts Revy/Show April Indvendig og udvendig vedligeholdelsesdag (FØR konfirmationsweekend) Husansvarlig Maj Legepladsdag (3. weekend) Legepladsansvarlig Juni Sct. Hans Fest August Legedag/Bagagerumsmarked (1. eller 2. weekend) Legepladsansvarlig Ulfborg Markedsfest (3. weekend) September: Pensionistfest November/December: Julebelysning Legepladsansvarlig 1.