Generalforsamling 2007 Den 9. september 2007 Generalforsamling for foreningen Midtjyllands EU-kontor Central Denmark EU Office Bestyrelsen har i enighed besluttet, at generalformsaling for foreningen Midtjyllands EUkontor Central Denmark EU Office (CDEU) i 2007 afholdes skriftligt. Årsagen til denne beslutning er, at der arrangeres en studietur for borgmestre og bestyrelse til Bruxelles den 31. januar til 1. februar 2008, hvor der også vil blive lejlighed til at føre faglige drøftelser om foreningens virke. Bestyrelsen har på denne baggrund fundet det uhensigtsmæssigt at samle medlemskredsen til en generalforsamling kort tid forinden. Alle foreningens medlemmer har allerede før sommerferien modtaget invitation til studieturen til Bruxelles og blev i samme forbindelse orienteret om bestyrelsens beslutning om afholdelse af generalforsamling i skriftligt format. Generalforsamlingens punkter jf. vedtægterne fremgår nedenfor med bestyrelsens bemærkninger. Medlemmer, som har bemærkninger, bedes fremsende disse, så de er foreningens sekretariat i hænde senest den 8. oktober 2007. Alle fremsatte bemærkninger vil efterfølgende blive rundsendt til alle medlemmer med bestyrelsens kommentarer. Generalforsamling 2007 1. Valg af dirigent Da generalforsamlingen afholdes skriftligt, vælges der ingen dirigent. Bestyrelsesformanden er ansvarlig for gennemførsel af den skriftlige generalforsamling. 2. Bestyrelsens beretning Se bilag.
3. Forelæggelse af regnskab til godkendelse Da foreningen endnu ikke har afsluttet sit første regnskabsår, forelægges generalforsamlingen intet regnskab på denne generalforsamling. Det kan oplyses, at bestyrelsen har godkendt et budget for foreningen i 2007, som opererer med et overskud på 770.000 kr. Overskuddet anvendes til etablering af en egenkapital for foreningen. Budgettet forventes at holde. 4. Indkomne forslag Der er ikke indkommet forslag. 5. Eventuelt Der er intet eventuelt. Med venlig hilsen Bestyrelsen Kommentarer sendes til sekretariatet: Central Denmark EU Office Avenue de Tervuren 35 1040 Bruxelles Belgien E-post: lhn@centraldenmark.eu 2
Bilag Bestyrelse beretning om foreningens virke Foreningens etablering Foreningen blev som bekendt etableret på den stiftende generalforsamling den 24. november 2006 med Region Midtjylland og samtlige 19 kommuner i regionen som stiftende medlemmer. Generalforsamlingen godkendte ligeledes bestyrelsen, som udpeget af medlemskredsen, for en to årlig periode. Bestyrelsens medlemmer er o Borgmester Erik Flyvholm, Lemvig Kommune (formand) o Byrådsmedlem Hans Halvorsen, Århus Kommune o Byrådsmedlem Kirsten Terkilsen Hedensted Kommune o Regionsrådsformand Bent Hansen, Region Midtjylland o Næstformand i regionsrådet Alexander Aagaard, Region Midtjyland o Rektor Lauritz B. Holm-Nielsen, Aarhus Universitet (Vækstforum) o Adm. direktør Thorning Bonne Larsen, FAA Holdning A/S (Vækstforum) Repræsentation i bestyrelsen fra Region Midtjylland krævede i henhold til Lov om erhvervsfremme godkendelse af Økonomi- og Erhvervsministeren. Ministerens godkendelse fandt sted den 14. maj 2007, og indtil denne dato fungerede Region Midtjyllands to repræsentanter som observatører i bestyrelsen, som foreskrevet i vedtægterne. Bestyrelsen har i 1. halvår af 2007 afholdt to møder og planlægger endnu et møde i andet halvår. Referater og bilag fra bestyrelsesmøder er offentlige og kan rekvireres fra sekretariatet. Som vedtægterne åbner mulighed for, har bestyrelsen nedsat en administrativ følgegruppe med repræsentation fra medlemskredsen, arbejdsmarkedets parter og uddannelsesinstitutioner. Bestyrelsen har fastlagt følgende opgaver for den administrative følgegruppe: o Fungere som sparringspartner for foreningens ledelse i administrative spørgsmål. o Komme med forslag til og kommentere på forslag til aktiviteter og initiativer for foreningen. o Give et generelt fagligt input til foreningens arbejde. o Medvirke til at styrke forbindelserne mellem kontoret i Bruxelles og aktører i Midtjylland. o Forberede bestyrelsesbeslutninger, når bestyrelsen anmoder herom. o Følgegruppens mandat er således udelukkende administrativt og ikke beslutningstagende og politisk. Følgegruppen, som har følgende medlemmer, fungerer indtil udløbet af den indeværende bestyrelsesperiode og skal herefter nyudpeges: o Kommunaldirektør Birgit Fogh Rasmussen (formand), Lemvig Kommune o Kultur- og erhvervskoordinator Mette Vildbrad, Hedensted Kommune o Erhvervschef Jan Beyer Schmidt-Sørensen, Århus Kommune 3
o Vicedirektør Lars Vildbrad, Region Midtjylland o Kontorchef Niels Erik Andersen, Region Midtjylland o Regionskonsulent Søren Qvist, LO o Konsulent Christian Eskelund-Hansen, Dansk Industri o Fuldmægtig Knud Christian Warming, Aarhus Universitet Foreningens ansatte Bestyrelsen har ansat den tidligere leder af Århus-kontoret i Bruxelles, Lars Holte Nielsen, som direktør for foreningen. De to øvrige medarbejder fra Århus-kontoret i Bruxelles er ligeledes overgået til foreningen, nemlig vicekontorchef Birgitte Wederking og EUspecialkonsulent Niels Tanderup Kristensen. En fjerde medarbejder EU-konsulent Kirstine Corneliussen Magoola - blev ansat i foråret 2007. Foreningen har budget til at beskæftige fem fastansætte medarbejdere. Bestyrelsen har søgt at besætte den femte stilling ved at tilbyde medlemskredsen en udstationeringsmulighed til Bruxelles. Det har imidlertid vist sig, at Region Midtjylland og kommunerne ikke har ønsket at gøre brug af dette tilbud. Den femte stilling forventes derfor besat med en ekstern kandidat i løbet af efteråret 2007. Udover fastansatte medarbejdere beskæftiger foreningen en praktikant fra en af regionens videregående uddannelsesinstitutioner. Praktikanterne skifter hvert semester. Etablering af kontoret Kontoret i Bruxelles er etableret med udgangspunkt i Århus-kontoret i Bruxelles, som var en del af Århus Kommunes forvaltning. En vigtig del af etableringsprocessen har derfor været at løsrive kontoret fra Århus Kommune. Etableringen, som nu i det store hele er tilendebragt, har bestået af følgende større opgaver: o Afklaring af moms og skattemæssige spørgsmål for foreningen og de ansatte o Udvikling af logo og grafisk profil for kontoret o Etablering af IT-system o Udvikling af hjemmeside og elektronisk nyhedsbrev o Etablering af bogføringssystem og rutiner samt valg af revisor Kontoret har endvidere lagt mange kræfter i at etablere gode samarbejdsrelationer i Midtjylland. Kontorets direktør og medarbejdere har således gennemført besøg i de 19 kommuner i Midtjylland samt Regionens forvaltning. Formålet med møderne har været dels at præsentere kontoret i Bruxelles og de muligheder, EU tilbyder, og som kontoret kan hjælpe med at udnytte. Dels at drøfte de lokale behov, prioriteringer og forventninger i forbindelse med et kontor i Bruxelles. På møderne har deltaget borgmestre og/eller udvalgsformænd, ledere og medarbejdere fra forvaltningen, erhvervschefer, repræsentanter fra uddannelses- og kulturinstitutioner o.lign. Som opfølgning på møder er der etableret en direkte samarbejdsrelation mellem kontaktpersoner i kommunerne/regionen og i kontoret i Bruxelles. På denne måde vil der over tid opstå et gensidigt kendskab mellem kontoret i Bruxelles og de lokale og regionale interesser, 4
således at de internationale muligheder kan udnyttes mest effektivt. Samarbejdsrelationerne mellem kontoret i Bruxelles og de lokale og regionale interesser vil stadigt blive udbygget. Strategigrundlag Bestyrelsen har igangsat et strategiarbejde for foreningen. Grundlaget for strategiarbejdet er møderne med de lokale og regionale aktører og de behov og muligheder, som her blev identificeret. Det er tanken, at bestyrelsen vil fremlægge en strategi for foreningens medlemmer på studieturen til Bruxelles 31. januar-1. februar 2008. Udover den overordnede strategi vil bestyrelsen operere med årlige handlingsplaner for kontorets aktiviteter. Opfyldelse af handlingsplan og strategi vil blive dokumenteret i årsrapporter, som vil bliver forelagt generalforsamlingen. Studietur til Bruxelles Bestyrelsen er bredt blevet opfordret til at arrangere en studietur til Bruxelles for ejerkredsen. Bestyrelsen vil imødekomme dette ønske, idet bestyrelsen finder, at et besøg i Bruxelles vil være en god anledning til at knytte tættere bånd mellem kontoret og medlemskredsen, ligesom besøget kan være anledning til en mere strategisk drøftelse af Midtjyllands internationale aktiviteter og relationer. Studieturen til Bruxelles er fastlagt til dagene 31. januar-1. februar 2008. Bestyrelsen har inviteret borgmestre og administrativ følgegruppe til at deltage i turen, ligesom bestyrelsen selv vil deltage. Der er allerede meget fin tilslutning til turen. Et program for besøget vil blive udsendt til alle deltagerne i løbet af efteråret. Deltagelse i studieturen sker for deltagernes egen regning. Drift I denne beretning er fokuseret på de etablerings- og udviklingsorienterede aspekter af foreningens virke. Det skal dog understreges, at hovedparten af foreningens ressourcer er gået til at opfylde foreningens egentlige formål, nemlig at medvirke til at vores region får mest muligt ud af de muligheder, EU tilbyder. Kontoret har således betjent private virksomheder, uddannelses- og forskningsinstitutioner, kulturinstitutioner, myndigheder og andre organisationer i Midtjylland med ydelser indenfor bl.a. følgende områder: o information om muligheder i EU-systemet o analyser af muligheder for EU-finansiering af udviklingsprojekter o bidrag til ansøgning om EU-midler o etablering af internationale partnerskaber og netværk o målrettet og strategisk information om EU-politikker og tiltag o internationalisering af organisationer o samarbejde med lokale erhvervsråd om den internationale erhvervsfremmeopgave o markedsføring af Midtjylland og midtjyske aktiviteter i Europa o repræsentere Region Midtjylland og de midtjyske kommuner overfor EU-systemet For løbende information om foreningens aktiviteter henvises til Central Denmark EU Office hjemmeside www.centraldenmark.eu, hvor man også kan tilmelde sig nyhedsbrevet EUfokus. 5
Bestyrelsen ser frem til en drøftelse af foreningens aktiviteter og strategi på studieturen til Bruxelles den 31. januar til 1. februar 2008. Med venlig hilsen Bestyrelsen for foreningen Midtjyllands EU-kontor 6