Meddelelse fra koncernchefen Vores handlinger definerer, hvem vi er Vattenfall er en nøglepartner i udviklingen af fremtidens bæredygtige og energieffektive samfund. Vi har også til opgave at skabe økonomisk værdi, og vi må handle forsvarligt i enhver kontekst for at levere denne værdi. Et energiselskab danner partnerskab med samfundet på mange måder og har et gensidigt afhængighedsforhold med mange forskellige interessenter. Fundamentet for et velfungerende samarbejde er tillid og fortrolighed, og det skal man gøre sig fortjent til. Det gør vi ved altid at efterleve vores kerneværdier og vores adfærdskodeks. Det er afgørende for vores succes fremover. Ved at handle etisk og sørge for at bevare vores partneres tillid og respekt bliver det også muligt for os at rekruttere de bedste medarbejdere til at understøtte og bidrage til vores fremtid. Sådan sikrer vi, at vi kan leve op til de høje krav, som vores ejere, vores interessenter og resten af samfundet stiller til os. Vores adfærdskodeks sikrer, at Vattenfall er et selskab, som vi alle kan være stolte af at være en del af. At optræde etisk betyder, at vi behandler alle med respekt, uanset om det drejer sig om en kollega, kunde, leverandør, forretningspartner eller aktionær. Det betyder, at vi holder, hvad vi lover, og vi overholder altid gældende regler og lovgivning. Det betyder, at vi tager hensyn til helbred og sikkerhed og til miljøet, at vi handler ansvarligt, og at vi altid prøver at finde de bedst mulige løsninger. Det betyder, at vi kommunikerer klart, tydeligt og ærligt, arbejder for et bæredygtigt samfund, og at vi altid handler med integritet. Vores adfærdskodeks omfatter otte vigtige principper, der danner udgangspunktet for vores etiske standarder. Disse principper fungerer som et kompas for alle vores handlinger og beslutninger, store som små. De præciserer de adfærdsstandarder, der forventes af os alle. Hver enkelt medarbejder bærer et ansvar for, hvordan Vattenfall opfattes. Vi har alle en personlig rolle at spille, og det er vores alle sammens opgave at sikre, at vi opnår vores partneres tillid og respekt. Vores handlinger definerer, hvem vi er. Så vores handlinger skal tale for os. Har du spørgsmål vedrørende vores adfærdskodeks, kan du altid bede din chef om yderligere oplysninger. Mener du, at en af dine kollegaer, eller Vattenfall som helhed, ikke lever op til sine forpligtelser, skal du endelig sige til. Jeg kan personligt garantere, at Vattenfall er en virksomhed, hvor man tager denne slags anliggender meget alvorligt. Øystein Løseth 2
Indhold 02 Meddelelse fra koncernchefen 04 Forord 07 Kerneværdier Safety (sikkerhed) Performance (resultater) Cooperation (samarbejde) 08 De otte principper 09 Sundhed og sikkerhed Vi skal fremme et sikkert og sundt arbejdsmiljø 10 Mennesker Vi skal respektere hinanden 12 Kunder og leverandører Vi skal holde fokus på vores kunder og vores leverandører 14 Forretningsetik Vi skal føre forretning på en retfærdig og ansvarsfuld måde 16 Kommunikation Vi skal opbygge tillid via relevant og rettidig kommunikation 19 Informationssikkerhed Vi skal håndtere virksomhedens oplysninger ansvarligt 20 Virksomhedens ressourcer Vi skal håndtere virksomhedens ressourcer ansvarligt 21 Miljø Vi skal tage hensyn til miljøet 22 Indberetning af hændelser 3
Forord Vores adfærdskodeks danner grundlag for alle vores handlinger Tillid er altafgørende for langsigtet succes i vores branche. Adfærdskodekset beskriver den opførsel, som Vattenfall forventer af os, og som vi kan forvente af Vattenfall. Det er en guide, der sikrer, at vi alle gør det rigtige. Det er vores ansvar som individer at efterleve vores adfærdskodeks i dagligdagen. Ved at gøre det opnår vi både bæredygtige resultater og vores interessenters tillid. Som medarbejdere er det os, der repræsenterer Vattenfall. Vi forstår, at det er op til hver enkelt af os at værne om Vattenfalls omdømme ved at opføre os i overensstemmelse med vores adfærdskodeks. Adfærdskodekset gælder for alle Vores adfærdskodeks gælder verden over for alle medarbejdere i Vattenfall og for alle virksomhederne konsolideret i Vattenfallkoncernen. Når ordene Vattenfall og virksomheden anvendes i dette dokument, henviser de overordnet til alle disse enheder. Manglende overholdelse af adfærdskodekset Alle medarbejdere i Vattenfall skal følge retningslinjerne i kodekset. Handlinger, der er i modstrid med vores adfærdskodeks, kan skade virksomhedens omdømme og kan føre til sagsanlæg mod virksomheden og dens medarbejdere. Sådanne handlinger kan også opfattes som brud på ansættelsesaftalen, der er baseret på tillid og loyalitet, hvilket kan medføre disciplinære foranstaltninger. Bed om råd Et adfærdskodeks kan ikke indeholde præcise svar i enhver situation. Er du ikke sikker på, hvordan du bør handle i en given situation, skal du drøfte situationen med din chef. Har du stadig spørgsmål, kan du søge hjælp hos vores afdeling for Ethics & Legal Compliance eller hos HRafdelingen. Adfærdskodekset gælder også for midlertidige medarbejdere (entreprenører, konsulenter og lignende), der er blevet ansat af Vattenfall via arbejdsformidlingskontorer, outsourcing af aktiviteter eller lignende (samlet kaldet medarbejder(e) eller vi ). De otte principper og vores kerneværdier Reglerne i adfærdskodekset er opstillet som otte principper, der sammen med vores kerneværdier fungerer som retningslinjer for vores adfærd. Adfærdskodekset suppleres af politikker og detaljerede instruktioner, der giver yderligere vejledning. Disse politikker og instruktioner kan findes i Vattenfall Ledelsessystem. Nederst på hver side er der et link, der fører dig direkte til de politikker og instruktioner, du har brug for. Ledere skal være forbilleder Det er ledelsens ansvar at gå forrest og sikre, at medarbejderne i deres team forstår vores kerneværdier og de otte principper i dette adfærdskodeks. Det forventes, at lederne skaber muligheder for at samtale om kodekset samt skabe et arbejdsmiljø, hvor medarbejdere trygt kan udtale sig om eventuelle bekymringer. Vattenfall Management System (VMS): VMS er rammen om dokumenterede politikker, vejledninger og processer for at sikre Vattenfalls overholdelse af officielle krav og krav fra bestyrelsen, koncernchefen, business divisions og stabsfunktioner. 4
Kerneværdier Lev efter vores kerneværdier Safety (sikkerhed) Performance (resultater) Cooperation (samarbejde) Vores kerneværdier skal vejlede os i vores daglige arbejde og omgang med hinanden som støtte for gennemførelsen af Vattenfalls strategiske kurs. De udgør også et fælles grundlag, baseret på den kulturelle arv, der findes i Vattenfall. Vi mener, det er vigtigt ikke kun at se på, hvad vi gør, men også hvordan vi gør det, med en fælles indsats. Sikkerhed Sikkerhed betyder, at vi interesserer os for vores medarbejderes, samarbejdspartneres og samfundets sikkerhed. Alle handlinger skal gennemføres på en sikker og ansvarlig måde. Vi fortsætter med at gøre alt for at undgå ulykkestilfælde og arbejdsrelaterede sygdomme. Vi gør en stor indsats for at øge opmærksomheden på og vores viden om sikkerhed og sikker adfærd. Vores produktionsanlæg skal overholde et højt sikkerhedsniveau fra konstruktion til drift. Resultater Resultater betyder, at vi engagerer os i at nå vores mål og samtidig handler i overensstemmelse med vores kerneværdier. Det er naturligt for os at yde vores bedste og til stadighed evaluere vores handlinger for at blive bedre. For at følge den strategiske kurs vil vi med vedvarende forbedringer sikre enestående resultater. Vi gør, hvad vi siger, og holder, hvad vi lover. Samarbejde Samarbejde betyder, at vi stoler på hinanden og sammen arbejder åbent på at nå vores mål og gennemføre vores vision. Vi vil indlede en ny æra med et samarbejde, hvor vi lærer hinanden bedre at kende, mens vi tænker, handler, deler viden, og udveksler erfaringer på tværs af lande, divisioner og funktionsgrænser. På samme måde skal vi samarbejde med vores eksterne interessenter. Vision Vattenfalls vision er at skabe en stærk og diversificeret europæisk energiportefølje med stabilt, øget overskud og stærkt vækstpotentiale. Samtidig ønsker Vattenfall at være blandt de førende i udviklingen af en miljømæssigt bæredygtig energiproduktion. 5
De otte principper Sundhed og sikkerhed Vi driver vores anlæg og faciliteter på sikker vis for at beskytte vores medarbejderes helbred og offentligheden generelt. Mennesker Vi giver vores medarbejdere mulighed for at opnå deres fulde potentiale med lige vilkår for alle. Kunder og leverandører Vi tager ansvar gennem hele værdikæden, især med henblik på at sætte standarder for vores leverandører, tage hensyn til vores kunders behov og fremme et fair forretningsmiljø. Forretningsetik Vi overholder alle love og vedtægter, der gælder for vores branche, vi har nultolerance med hensyn til bestikkelse, og vi undgår interessekonflikter. Kommunikation Vi bør altid handle i situationer, der kan skade vores omdømme, og vi skal koordinere vores meddelelser, så al kommunikation er sammenhængende og korrekt. Når vi kommunikerer som medarbejder eller som privatperson er vi opmærksomme på, hvordan vores ord kan påvirke Vattenfalls omdømme. Informationssikkerhed Vi ved, at informationer er et vigtigt aktiv for Vattenfall. Vi sikrer vigtige og følsomme oplysninger og sørger for, at de er fortrolige og tilgængelige. Virksomhedens ressourcer Vi tænker altid på bæredygtighed og omkostningseffektivitet, når vi gør brug af virksomhedens ressourcer. Miljø Vi tænker altid på, hvordan det kan påvirke mennesker, miljø og samfund, når vi skal vælge mellem forskellige løsninger. Vi bruger alle ressourcer effektivt og minimerer påvirkningen så vidt muligt. 6
Princip 1 Sundhed og sikkerhed Vi skal fremme et sikkert og sundt arbejdsmiljø Vi fokuserer på sundhed og sikkerhed Vi mener, at alle ulykkestilfælde og arbejdsrelaterede sygdomme samt sikkerhedshændelser kan forebygges. Det er vores mål, at alle medarbejdere arbejder i et sikkert, sundt og motiverende miljø. Vi har en proaktiv tilgang til sundhed og sikkerhed, og vi arbejder konstant på at forbedre forståelse, evner og viden. Vi er opmærksomme på sikkerheden i og omkring vores arbejdsområder. Vi er altid opmærksomme på forekomsten af farlige situationer, og vi handler velovervejet og proaktivt, når vi opdager en sådan situation. Vi bruger den nødvendige tid på at sætte os ind i sundheds- og sikkerhedsaspekterne, og vi træffer de nødvendige foranstaltninger for at eliminere risici. Vi arbejder altid på sikker vis i henhold til instruktionerne. Det betyder, at vi afbryder arbejdet med det samme, hvis der opstår en situation, der kan være farlig for os selv eller for andre. Vi forbedrer sikkerheden ved at benytte personligt beskyttelsesudstyr. Vi hjælper vores kollegaer med at forebygge usikre og/eller helbredsfarlige situationer. Som ledere forstår vi, at vi er ansvarlige for de ansattes sikkerhed, og vi træffer altid de nødvendige foranstaltninger. Brug af medicin En medarbejder, der bruger medicin, skal spørge den læge, som har ordineret medicinen, om hvorvidt brugen af den ordinerede medicin kan påvirke medarbejderens arbejdsevne. Kan medicin påvirke en medarbejders arbejdsevne, skal pågældende medarbejder meddele dette til sin chef. Eksterne parter behandles på samme måde som vores medarbejdere, når det gælder sundhed og sikkerhed, og vi forventer, at de følger Vattenfalls standarder. Vi går aldrig på kompromis med vores medarbejderes, entreprenørers eller naboers sundhed og sikkerhed i et forsøg på at opnå bedre forretningsresultater. Forbudte stoffer og misbrug Alkohol og stoffer må ikke misbruges i Vattenfall. Misbrug er enhver situation, hvori brugen af alkohol eller stoffer kan føre til sikkerhedshændelser eller til fejl, der kan skade Vattenfalls aktiver eller indtjeningsmuligheder. Dette omfatter Vattenfalls omdømme i tilfælde af alkoholrelaterede trafikuheld, der involverer ansatte hos Vattenfall. Misbrug accepteres ikke og vil medføre disciplinære foranstaltninger. 7
Princip 2 Mennesker Vi skal respektere hinanden Vi skal respektere menneskerettighederne Vi støtter op om menneskerettighederne som beskrevet af FN, og vi sikrer os altid, at Vattenfall på ingen måde er med til at krænke menneskerettighederne. Vi skal støtte op om ligestilling Vi ser mangfoldighed som en ressource, som vi kan bruge til at opnå bedre resultater. Derfor er det vores overordnede målsætning at etablere mangfoldighed som en naturlig del af vores daglige arbejdsliv ved at skabe større viden, accept og vilje til at arbejde sammen med hinanden. Vi fordømmer enhver form for diskrimination i forbindelse med alle situationer i vores arbejde, ikke mindst ved ansættelse af nye medarbejdere. Alle medarbejdere og ansøgere skal have de samme muligheder og rettigheder uanset alder, køn, religion, seksuel orientering, handicap, politisk synspunkt eller tilknytning, etnisk tilhørsforhold, national eller social herkomst eller andre faktorer. Vi skal vise hinanden respekt Vi handler med respekt, både over for hinanden og over for eksterne partnere. Når vi udfører vores arbejde eller handler på vegne af Vattenfall, skal vi være opmærksomme på, at vi repræsenterer Vattenfall på mange måder og skal handle derefter. Det betyder, at vi skal være høflige og præsentable. Vi arbejder vedvarende på vores erhvervsmæssige evner og kompetencer. Med udgangspunkt i vores virksomhedskultur og vores kerneværdier er det vores mål at handle på sikker og ansvarlig vis, arbejde effektivt, lære af hinanden og udveksle erfaringer på tværs af landegrænser, afdelinger og erhvervsmæssige grænser. En leder skal tage ansvar Ledere hos Vattenfall har til ansvar at lede virksomheden og medarbejderne i henhold til visionen, at nå strategiske forretningsmål. Ledere er rollemodeller, og deres opførsel sætter standarderne for den måde, vi arbejder på. De omsætter den strategiske kurs til prioriteter og mål, og de sørger for, at alle medarbejdere forstår, hvad der forventes af dem. Ledernes beslutninger har betydning for vores nuværende og fremtidige resultater samt medarbejdernes effektivitet, udvikling og sikkerhed. Ledere fokuserer på at støtte medarbejderne, så de kan yde deres bedste. De skaber tillid, opmuntrer til feedback og er synlige og tilgængelige. Ledere handler og tager ansvar i udfordrende situationer. Ledere hos Vattenfall er tydelige, synlige og modige. Vi må ikke opfordre til eller tage del i uacceptabel opførsel. Uacceptabel opførsel omfatter alle handlinger, hvor den anden persons personlige integritet angribes verbalt, fysisk eller indirekte, for eksempel via mobning, diskrimination, sexchikane, racisme, trusler, vold eller verbale angreb. Vi skal skabe et godt arbejdsmiljø Vi stræber efter at skabe en virksomhedskultur og et arbejdsmiljø, der tiltrækker, uddanner og holder på mennesker med de bedste evner i vores branche, og som opmuntrer alle medarbejdere til at gøre deres bedste. Vattenfall respekterer alle medarbejdere og deres rettigheder og tilbyder sikre og sunde arbejdsvilkår. 8
Princip 3 Kunder og leverandører Vi skal have fokus på kunder og leverandører Kunden er i centrum Vi stræber efter at levere produkter, services og løsninger, der overgår vores kunders forventninger med hensyn til kvalitet, sikkerhed og omtanke for miljøet. Grundlaget for vores forhold til kunderne er fornuftig forretningsførelse og god marketingspraksis. Det betyder for eksempel at: Vi behandler vores kunder med respekt, både individer og den virksomhed, de repræsenterer. Vi altid opretholder høje moralske standarder, når vi gør forretning med vores kunder. Dette indebærer blandt andet fortrolig behandling af kunders følsomme oplysninger. Vi altid tænker på vores kunders interesser, når vi træffer beslutninger internt. Vi har fair kontraktmæssige betingelser. Vores information om priser og andre vilkår giver en god forståelse af vores produkter. Brug ansvarlige leverandører og forretningspartnere Vi samarbejder kun med andre, der forpligter sig til at føre forretning på en passende moralsk vis, hvilket eksempelvis kan komme til udtryk i deres eget adfærdskodeks, etiske politikker eller andre tilsvarende retningslinjer. Dette gælder for alle leverandører og andre forretningspartnere, herunder mæglere, repræsentanter, joint venturepartnere og andre tredjeparter, som Vattenfall har et forretningsforhold til. Vattenfall støtter op om FN s Global Compact og anvender dens grundlæggende principper inden for områder som menneskerettigheder, arbejdsforhold, miljøet og kampen mod korruption. Vattenfall anvender disse principper gennem hele værdikæden, herunder vores leverandører. Vi beder derfor vores leverandører om at erklære sig enige i de ti FN Global Compact-principper som beskrevet i Vattenfalls adfærdskodeks for leverandører. De ti principper i FN s Global Compact: FN s Global Compact beder virksomheder om inden for deres indflydelsesområde at slutte op om og anvende et sæt af kerneværdier inden for områderne menneskerettigheder, arbejdsforhold, miljø og antikorruption: Menneskerettigheder 1. Virksomheder bør støtte og respektere beskyttelsen af internationalt erklærede menneskerettigheder; og 2. sikre, at de ikke medvirker til krænkelse af menneskerettighederne. Arbejdsforhold 3. Virksomheder bør støtte op om foreningsfrihed samt effektivt anerkende rettigheden til kollektiv forhandling; 4. støtte udryddelse af alle former for tvangsarbejde; 5. støtte effektiv afskaffelse af børnearbejde; og 6. afskaffe diskrimination i relation til arbejdsog ansættelsesforhold. Miljø 7. Virksomheder bør støtte en forsigtighedstilgang til miljømæssige udfordringer; 8. tage initiativ til at fremme en større miljømæssig ansvarlighed; og 9. opfordre til udvikling og spredning af miljøvenlige teknologier. Anti-korruption 10. Virksomheder bør modarbejde alle former for korruption, herunder afpresning og bestikkelse. 9
Princip 4 Forretningsetik Vi skal føre forretning på en retfærdig og ansvarsfuld måde Vi skal overholde gældende regler Vi overholder altid gældende lovgivning, retsbestemmelser og interne vedtægter. Hver enkelt medarbejder er ansvarlig for at holde sig informeret med hensyn til lovgivning og interne vedtægter, der er relevante for medarbejderens daglige arbejde. Hvis Vattenfall driver forretning i et land, der ikke lovgiver på et bestemt område, eller som har lavere standarder end dem, der beskrives i Vattenfalls adfærdskodeks, følger vi dette adfærdskodeks. Vi skal konkurrere på retfærdig vis Vi tror på, at effektiv og fair konkurrence er nødvendigt for at sikre markedets effektivitet. Vi undgår derfor unødvendige forbindelser til vores konkurrenter. Findes der sådanne forbindelser, skal de altid organiseres således, at overholdelse af konkurrencereglerne er sikret. Vi må ikke handle på en måde, der hæmmer eller umuliggør fair konkurrence. Brud på konkurrencelovgivningen kan have retslige konsekvenser ikke kun for virksomheden, men også for de involverede individer. Vi må ikke videregive intern information til eksterne kontakter Fortrolig information eller insider-oplysninger vedrørende Vattenfalls aktiviteter, strategier og forhold til andre virksomheder må ikke bruges til finansielle transaktioner eller videregives til eksterne personer. Brugen af sådanne oplysninger begrænses af europæisk lovgivning og af national lovgivning i de lande, hvor Vattenfall er. Vi må ikke: tale om følgende med vores konkurrenter: - Priser/rabatter - Marketingplaner - Produktionsplaner - Markedsopdelingen og lignende Har du spørgsmål vedrørende konkurrencereglerne, skal du kontakte din juridiske afdeling. Vi må ikke modtage eller tilbyde bestikkelse Vattenfall har en nultolerancepolitik over for bestikkelse og andre former for korruption. Vi giver og modtager ikke upassende fordele eller fordele, der kan betragtes som en upassende godtgørelse. En upassende fordel er en fordel, der er eller kan betragtes som værende en foranledning for modtageren til at udføre sit arbejde i modstrid med lovgivningen. Sådanne forbudte fordele kan bestå af penge, gaver, forlystelser eller ydelser af anden art. Opstår der tvivl om, hvorvidt en fordel er tilladt eller ej, skal medarbejderen tale om det med sin chef eller Vattenfalls afdeling for Ethics & Legal Compliance. Vær forsigtig med gaver og invitationer Gaver og invitationer, der har større værdi, må kun accepteres fra eller tilbydes til eksterne kontakter, hvis du har indhentet godkendelse fra din chef. Vi skal alle være opmærksomme på, at det kan være nemt at komme til at krydse denne grænse. Vær forsigtig med hensyn til donationer Vi støtter humanitære formål samt kultur, videnskab, sport og sociale tiltag via donationer. Kontante donationer fra virksomheden er kun tilladt, hvis de foretages af en af Vattenfalls juridiske enheder i henhold til gældende instruktioner og må kun finde sted med det formål og under de vilkår, der beskrives her. Alle donationer af denne type skal registreres korrekt. Undgå interessekonflikter En interessekonflikt betyder, at der er interpersonelle afhængigheder, der kan påvirke forretningsførelsen i negativ retning. Vi skal undgå investering i, engagement i og sekundær ansættelse hos virksomheder, der er vores kunder, leverandører eller på anden måde Vattenfalls forretningspartnere, da dette kan medføre en loyalitetskonflikt i forhold til Vattenfall. huruvida en förmån är tillåten eller ej ska medarbetaren rådfråga sin chef eller Vattenfalls juridiska avdelning (Ethics & Legal Compliance). Hvis du, din partner, et familiemedlem, en ven eller lignende fører forretning med en virksomhed, som Vattenfall har et forretningsforhold til, skal du sikre, at dine personlige forhold ikke påvirker eller ser ud til at påvirke din evne til at handle i Vattenfalls bedste interesse. Giv din chef besked om (eventuelle) interpersonelle afhængigheder. 10
Princip 5 Kommunikation Vi skal opbygge tillid via relevant og rettidig kommunikation Kommunikation er en naturlig del af vores forretningsførelse. Resten af verdens syn på os afhænger af, hvad vi gør, og hvad vi siger. Følgende standarder gælder for både intern og ekstern kommunikation: interviewanmodninger fra journalister, der omhandler Vattenfall, skal gives videre til Media Relations. Korrekt: Vores information er korrekt og baseret på fakta. Forståelig: Vi kommunikerer på modtagerens vilkår. Relevant: Ikke alle oplysninger er relevante for alle. Den rette information leveres til rette tid til den rette modtager. Rettidig: Så snart vi har adgang til korrekte og relevante informationer, videreleveres de både internt og eksternt. Vores udfordring Vattenfall driver forretning i en meget politisk følsom og mediefølsom branche (energi, kernekraft, kul, vandkraftdæmninger, forsyningssikkerhed og varme og el) og er at finde på mange markeder og udforsker stadig flere markeder rundt omkring i verden. Kommunikation kender ingen grænser Kompleksiteten i Vattenfalls kommunikationsmæssige udfordringer understreges af udviklingen inden for felterne medier og kommunikation. Sociale medier har skabt en altid aktiv og granskende proces, der tvinger virksomheder i alle brancher til at være mere opmærksomme på kommunikation på tværs af hele virksomheden. Vi skal altid tænke os godt om, når vi bruger sociale medier (såsom twitter, blogs, Facebook og LinkedIn). Vi må aldrig sprede informationer om Vattenfall, som ikke er tiltænkt offentligheden. Mobil information har gjort nyheder og kampagner lokale, nationale og internationale på samme tid. Vurdér altid muligheder og risici i forbindelse med kommunikation Planlagte beslutninger og aktiviteter, der kan påvirke medierne eller vores omdømme, skal i god tid bekendtgøres for kommunikationsorganisationen, så vi kan kommunikere på en ærlig og proaktiv måde. Dette er afgørende for koordinering af eksterne/interne beskeder og opbygning af tillid til Vattenfalls brand. Spørgsmål eller 11
Princip 6 Informationssikkerhed Vi skal håndtere virksomhedens oplysninger ansvarligt Beskyt vores informationsaktiver Virksomhedsinformation er et vigtigt aktiv for virksomheden. Vi håndterer virksomhedsinformation både digitalt og fysisk på sikker vis, så informationerne er beskyttet mod tab og tyveri, og så vi kan sikre, at de er tilgængelige inden for virksomheden. Virksomhedsinformation omfatter: Følsomme oplysninger såsom foreløbige resultater, forretningsplaner, planlagte sammenlægninger og indkøb og lignende. Arbejdsdokumenter, ledelsessystemer, databaser og lignende. Juridiske dokumenter (patenter, licenser, kontrakter og lignende) Håndter oplysninger med omhu Vi behandler oplysninger om Vattenfall eller eksterne parter med omhu og sørger for, at oplysninger forbliver interne eller fortrolige, når det er nødvendigt. Hav et ryddet skrivebord, en ryddet skærm, et ryddet kontor I et moderne og åbent kontormiljø er det ikke sikkert at antage, at alle, der kommer forbi dit skrivebord eller dit kontor, har de samme rettigheder til at tilgå informationer, som du har. Derfor gælder reglen om et ryddet skrivebord, en ryddet skærm og et ryddet kontor i hele Vattenfall. Ryddet skrivebord betyder, at det ikke er muligt at få adgang til informationer eller udstyr med informationer, såsom bærbare computere, smartphones, tablets og lignende, fra et skrivebord uden opsyn. Ryddet skærm betyder, at der ikke må være adgang til informationer via computerskærme uden opsyn. Ryddet kontor betyder, at fortrolige oplysninger ikke må være hængt op på væggen og ikke må kunne findes i mødelokaler, i printere, i åbne affaldsspande eller i andre let tilgængelige områder i Vattenfalls faciliteter. Vi skal alle være opmærksomme på risikoen for utilsigtet frigivelse af information, for eksempel ved at diskutere virksomhedsrelaterede emner med medarbejdere på offentlige steder. Beskyt personlige data Vi forstår, at det er vigtigt at beskytte medarbejderes og kunders personlige data. Derfor håndterer vi altid personlige data ansvarligt og i henhold til gældende regler for beskyttelse af personlige oplysninger i de lande, hvor Vattenfall er aktiv. Brug it-systemer professionelt It-systemer hjælper os med at arbejde effektivt og professionelt. Vi bruger altid it-systemer og -udstyr i henhold til instruktionerne fra it-afdelingen og vores chef. Vi bruger kun informationer fra pålidelige kilder. Det er vores ansvar at bekræfte kildens pålidelighed i tvivlstilfælde. Når vi sender eller tilbyder andre information, skal vi bekræfte, at modtageren rent faktisk er den tiltænkte modtager, og at vedkommende har bemyndigelse til at modtage informationerne. 12
Princip 7 Virksomhedsressourcer Vi skal håndtere virksomhedens ressourcer ansvarligt Vi bruger altid virksomhedens ressourcer med omtanke. Skader, spild, tab og tyveri forhindres så vidt muligt. Virksomhedsressourcer omfatter: Virksomhedsinformation og Vattenfalls brands og logoer Materialer og lagerbeholdning Økonomiske ressourcer It-relaterede værktøjer og faciliteter Service- og leasing-køretøjer Vi bruger kun virksomhedsinformation og Vattenfalls brands og logoer samt materialer og lagerbeholdning til forretningsformål. Vi pådrager os kun udgifter, hvis det er nødvendigt i forbindelse med forretningsførelsen. Vi bruger kun it-relaterede værktøjer og faciliteter såsom e-mail, internet, (mobil)telefoner, computere, kopimaskiner, scannere og printere samt servicekøretøjer til privat brug i meget begrænset omfang. Vi bruger kun service- og leasing-køretøjer samt it-relaterede værktøjer såsom (mobil)telefoner og computere i henhold til den gældende aftale. 13
Princip 8 Miljø Vi skal tage hensyn til miljøet Vores effektivitet inden for miljø- og klimarelaterede aspekter er afgørende for vores konkurrencedygtige position og for vores virksomheds udvikling på lang sigt. Vi har fokus på miljøbeskyttelse, bekæmpelse af forurening samt menneskers sundhed inden for alle vores aktivitetsområder. I videst mulig grad forhindrer eller reducerer vi skadelige følger af vores handlinger. Når vi udvælger leverandører, entreprenører og forretningspartnere, undersøger og bedømmer vi altid den eksterne parts miljøegenskaber og - resultater. Vi støtter kunderne i at udnytte energien effektivt med henblik på at reducere de miljømæssige påvirkninger. Vi gennemfører kun forretningsrejser, når de er nødvendige. Vi prioriterer virtuelle møder via brug af faciliteter som video- og telefonkonferencer, personlig video og andre samarbejdsværktøjer. Vi overvejer altid de miljømæssige konsekvenser, når vi bruger virksomhedens ressourcer, og vi undgår så vidt muligt energispild. 14
Rapportering af hændelser Vi opfordrer alle medarbejdere til at rapportere overtrædelse af loven eller af dette adfærdskodeks. Hvis uregelmæssigheder opdages tidligt, vil det være nemmere at begrænse skaderne, ikke kun til fordel for Vattenfall, men også for medarbejdere og interessenter. Rapportér enhver bevidnet eller mistænkt overtrædelse af loven eller dette adfærdskodeks til: Din chef og/eller til Afdelingen for Ethics & Legal Compliance eller Internal Audit. Vattenfall beskytter i videst muligt omfang alle, der foretager rapporteringer eller deltager i en undersøgelse i god tro. Vil du rapportere en alvorlig overtrædelse, men ønsker du ikke at gøre det til en ansat hos Vattenfall, kan du kontakte En af de eksterne kontaktpersoner i Vattenfalls Whistleblowing-ordning. Det er muligt at forblive anonym, når man rapporterer til en ekstern kontaktperson. Klik på linket nedenfor for at finde de eksterne kontaktpersoners kontaktoplysninger. Ved at rapportere til en ekstern kontaktperson, kan medarbejdere, konsulenter og leverandører anonymt rapportere alvorlige uregelmæssigheder i virksomheden til en ekstern part, når det ikke er muligt at følge interne rapporteringsprocedurer. De eksterne kontaktperson er eksterne jurister, der arbejder uafhængigt af Vattenfall. 15
16