RefWorks version 2.0 (vejledning: http://www.refworks-cos.com/refworks/tutorials/basic.html) Indhold Hvad er RefWorks... 1 Sådan finder du program og manual... 1 Forberedelse af PC en... 2 Manuel indførsel af referencer... 2 Import af referencer til RefWorks... 3 Import fra Bibliotek.dk og klargøring af bibliotek.dk til import af referencer... 3 Import fra databaserne Cinahl og psycinfo... 5 Import fra PubMed www.pubmed.com... 7 Import fra GoogleScholar... 8 Import fra websider ved hjælp af Ref-Grab-it... 9 Citér referencer i manuskript med Write-N-Cite... 9 Indsættelse af sidetal... 9 Generering af bibliografi/referenceliste med Write-N-Cite... 10 RefShare at dele referencer, folder eller database... 10 Hvad er RefWorks RefWorks er referencehåndteringsprogram, som du kan bruge til at holde styr på dine kilder/referencer (bøger, artikler, websider). Du kan enten manuelt indtaste referencer (bibliografiske data) i RefWorks eller importere referencer fra diverse databaser (f.eks. Cinahl, PubMed, Bibliotek.dk). Du kan også ved et enkelt museklik lagre bibliografiske data fra en given webside. Du kan fra et worddokument henvise til referencer i din database. Dette gøres i et tillægsprogram Write-N- Cite, som installeres (jfr. Nedenfor). Write-N-Cite holdes åbent sammen med dit worddokument, så du løbende kan trække dine referencer ind i teksten og til sidst generere en referenceliste i dokumentet efter ønsket dokumentationsformat (f.eks. Vancouver). Sådan finder du program og manual Programmet RefWorks findes direkte på adressen: http://www.refworks.com/ eller via bibliotekets hjemmeside på Metropol: http://www.phmetropol.dk/biblioteket under knappen Studieværktøjer. 1
Forberedelse af PC en 1) Første gang du skal ind på Refworks, skal du befinde dig på Professionshøjskolen Metropols område for at oprette dig som bruger. 2) Når du er kommet ind på Refworks hjemmeside, skal du klikke på Login og herefter på Sign Up for an Individual Account for at registrere dig som bruger. 3) Vælg et login og et password, som du kan huske og husk at skrive din email-adresse. 4) Kort efter modtager du en e-mail med en brugerkode (Group Code), som skal bruges hvis man ønsker at arbejde i Refworks på en pc er uden for Professionshøjskolen Metropol, f.eks. derhjemme. 5) Det er vigtigt for optimal funktionalitet at blokering af pop-up vinduer slås fra i browseren: klik på Funktioner. Slå blokering af pop-up fra. 6) For at kunne indsætte kilder i word dokumenter downloades Write-N-Cite på egen PC. Findes i RefWorks under Tools. 7) For at kunne overføre URL s (internetadresser) på hjemmesider installeres på samme måde RefGrab-It Manuel indførsel af referencer I selve programmet vælges References -> Add new reference. Herefter fremkommer en formular, hvor der kan vælges tekst fra rullemenuer og skrives tekst ind i felter. Én af de rullemenutekster, der skal vælges er referencetype (Book, whole Book, edited Journal 2
Article Web Page etc.) Forfatternavne skrives i inverteret form (efternavn, fornavn). Det er muligt at klikke på Additional Fields, hvor man kan tilføje egne noter og resumé til referencen. Import af referencer til RefWorks Import af referencer er forskellig alt efter, hvilken database, der importeres poster fra. Fordelen er, at man får alle informationer om posten med over både dem der indgår i en litteraturliste (forfatter, titel, forlag, udgivelsesår m.v.) og abstracts, noter, evt. indholdsfortegnelse o.lign. Importen sker til selve hovedprogrammet RefWorks, som du bygger din database op i. Import fra Bibliotek.dk og klargøring af bibliotek.dk til import af referencer Klargøring af bibliotek.dk til import af referencer: 1. Åbn en ny browser og gå ind på www.bibliotek.dk. Vælg: 2. Min profil 3. Klik på Mine indstillinger 4. Klik på Bestil og Eksport og herefter på Mulighed for eksport 5. Marker udfor: Ja tak, jeg vil gerne mulighed for import til EndNote eller Reference Manager 6. Gem indstillinger 3
Foretag en søgning og vælg de referencer, som du gerne vil eksportere til Refworks. For at udvælgereferencer til eksport skal du huske at klikke på krydset ud for posten, så den folder sig ud. Herefter skal du markere i den firkant, som er tilknyttet posten. 1. Gå til Min kurv. 2. Markér referencerne og klik på Eksporter markerede poster til Refworks 3. Herefter kommer følgende skærmbillede frem i Refworks. Klik derefter på "View Last imported Folder" for at komme hen til de(n) importerede reference(r). 4
4. Det er vigtigt at man med det samme markerer og flytter sin(e) reference(r) fra "Last Importet" hen i den mappe man har oprettet under "New Folder", da referencen ellers slettes lige så snart man foretager en ny import fra en database. 5. Du har mulighed for: a. at sortere visningen (Sort by) b. at ændre til forskellige vis-formater (Change View), f.eks Full View c. at tilføje referencer til en midlertidig referenceliste d. at redigere referencen e. at copy/paste referencen ind i dit dokument Import fra databaserne Cinahl og psycinfo 1. Foretag en søgning i Cinahl eller Psycinfo 2. Klik på Add to Folder under de poster, som du ønsker at importere til Refworks. 3. Klik herefter på Folde 5
4. I Folder markeres der ud for de poster, som ønskes importeret til Refworks 5. Herefter klikkes på ikonet for Export 6. Herefter åbnes skærmbilledet Export Manager 7. Der markeres ud for Direct Export to Refworks 8. Klik på Save og posterne sendes til Refworks Tryk evt. på Ctrl-tast og hold den nede og klik på Save. Du må først slippe Ctrl-tasten, når posterne er eksporteret fuldstændigt til Refworks. 9. Herefter kommer følgende skærmbillede frem i Refworks. Klik derefter på "View Last imported Folder" for at komme hen til de(n) importerede reference(r). 6
11. Det er vigtigt at man med det samme markerer og flytter sin(e) reference(r) fra "Last Importet" hen i den mappe man har oprettet under "New Folder", da referencen ellers slettes lige så snart du foretager en ny import fra en database. 12. Du har mulighed for: a. at sortere visningen (Sort by) b. at ændre til forskellige vis-formater (Change View), f.eks Full View c. at tilføje referencer til en midlertidig referenceliste d. at redigere referencen e. at copy/paste referencen ind i dit dokument Import fra PubMed www.pubmed.com 1. Foretag en søgning i PubMed 2. Marker relevante poster ved at klikke i firkant ud for de ønskede poster 3. Ved Display klikkes der på rullegardin og vælges MEDLINE (tegnformat) 4. Marker og Kopier alt text (her er det nemmest at bruge ctrl. A og ctrl. C, da du ellers får for meget med, som efterfølgende skal slettes). 7
5. Gå til RefWorks og åbn fanebladet References og klik på Import 6. Følgende billede vises og i Databasefeltet vælges PubMed 6. Klik på "From Text" og indsæt data (ctrl. V) i feltet. 7. Klik på Import nederst på skærmbilledet (VENT mens programmet arbejder) og de(n) importerede reference(r) vil lægge sig i mappen "Last Imported". 8. Det er vigtigt at man med det samme markerer og flytter sin(e) reference(r) fra "Last Importet" hen i den mappe man har oprettet under "New Folder", da referencen ellers slettes lige så snart du foretager en ny import fra en database. Import fra GoogleScholar På denne måde kan der importeres poster fra de fleste af de baser vi bruger, således også fra Google scholar http://scholar.google.com/ => Nederst i Bibliography manager markeres vis links til at importere citeringer til Refworks => Importer til RefWorks post for post => Hvis ikke RefWorks er åben, åbnes den automatisk 8
Import fra websider ved hjælp af Ref-Grab-it Dette gøres mulig ved den særlige facilitet Ref Grab-It Når du har fundet en webside går du til 1. Foretrukne.. RefGrab-It. Informationerne om siden er blevet tilføjet din database. Vær opmærksom på, at et PDF-format ikke er en webside. PDF-dokumenter kan du prøve at søge frem i bibliotek.dk og importere det derfra ellers må du indføre dokumentet manuelt. Citér referencer i manuskript med Write-N-Cite Når du åbner Word kan du hente referencer fra din database/folder direkte ind i dit dokument. Dette sker ved at klikke på det Write-N-Cite ikon, der har lagt sig i din toolbar i Word. Du skal logge dig særligt ind på Write-N-Cite, men på samme måde som i hovedprogrammet RefWorks. 1. Placer cursoren i dit worddokument (der hvor referencen skal indsættes) 2. Åbn Write-N-Cite 3. Klik på View all references 4. Klik på cite ud for den ønskede reference Din reference lægger sig nu som en kode i tuborgparenteser i dit dokument, og du kan skrive videre til du næste gang skal indsætte en reference. Indsættelse af sidetal Dokumentationsformatet Vancouver understøtter ikke indsættelse af sidetal i citationerne. Du skal derfor indsætte disse manuelt efter koden (altså efter den sidste dobbelte tuborgparentes) f.eks. således: (s.2-4). Bruger du andre formater, kan du indsætte sidetal i koden manuelt. Inde i tuborgparantesen mellem årstallet og semikolonnet skrives følgende: /f s. x-x 9
Du kan også indsætte sidetal via Write-N-Cite ved at klikke på Edit citation øverst til højre i vinduet. I nedenstående vindue kan du se, at sidetallet skrives ind i feltet Text After. Generering af bibliografi/referenceliste med Write-N-Cite 1. Du kan generere en bibliografi ved et klik på fanebladet Bibliography i Refworks, men det er Iettest at gøre det fra Write-N-Cite. 2. Vælg det ønskede dokumentationsformat i feltet Output style 3. Vælg wordfil (din opgave) via Gennemse i feltet Document to Format (medmindre den allerede er åben). 4. Klik på Create Bibliography Herefter åbnes en FINAL VERSION af din wordfil med litteraturhenvisninger i teksten samt referenceliste, begge jævnfør det valgte dokumentationsformat (f.eks. Vancouver). RefShare at dele referencer, folder eller database Der er flere måder at dele sine referencer på. Man kan maile folders eller hele databasen til en samarbejdspartner eller sende folders eller hele databasen til et fælles RefShare Area. Klik på fanebladet "Organize & Share Folders". Vælg en mappe eller hele databasen og send til RefShare eller du kan maile det ønskede til en samarbejdspartner. Eller hvis man f.eks. arbejder i en gruppe, kan man oprette en fælles database i RefWorks, hvor alle deltagere har samme pasordsadgang. Gruppens medlemmer kan herefter arbejde både i basen og i de tilknyttede manuskripter. Men her er det meget vigtigt, at gruppemedlemmerne gemmer deres midlertidige manuskripter med koderne og først til sidst, når de enkeltes manuskripter er flettet sammen til det endelige dokument, gemmer det i FINAL VERSION ved at klikke på Create Bibliography. Helen Grundtvig Kristensen og Vibeke Witt, redigeret august 2011 10