IMPLEMENTERING AF INDKØBSAFTALER

AGENDA Lidt om AU Indkøbsafdelingen på AU Implementering af indkøbsaftaler i forskningsmiljøer Kendetegn Arbejdet med indkøbsaftaler Indkøb som partner Strategisk indsats på decentral indkøbsorganisering

LOKALITETER

NØGLETAL 8.000 medarbejdere (årsværk) 40.000 studerende, heraf 1.800 ph.d.-studerende 4.000 internationale studerende* 12.000 publikationer 6,4 mia. kr. indtægter 590.000 m 2 areal (netto)

4 FAKULTETER

INDKØB PÅ AU FORSKNINGSSKIBET AURORA COGNITION AND BEHAVIOUR LAB HTL- OG BIOGASANLÆG I FOULUM

HVEM ER VI? Mogens Toft Indkøbschef Lasse Krongaard Team: Strategisk/operationel Indkøbspartner for ST og HE Agnethe Toft Andresen Team: Strategisk Indkøbspartner for Arts, Aarhus BSS og Fællesadm. Maria Frøjk Hansen Team: Strategisk Marie-Louiss N. Nordlander Team: Strategisk Suheyla Savas Team: Operationel Indkøbsparter for Arts, Aarhus BSS og Fællesadm. Thomas Kristian Schmidt Team: Strategisk/operationel Morten Willow Nissen Team: Analyse og kontraktstyring Jocelyne Bou-Zeid Team: Analyse og kontraktstyring Kathrine Lynggaard Team: Operationel Indkøbspartner for ST og HE Christina Lyneborg Team: Strategisk Barsel til november 2018 Rikke H. Sørensen Team: Strategisk Barsel indtil april 2018

INDKØBSVOLUMEN I 2016 købte AU varer og tjenesteydelser for ca. 2,6 mia. kr.

INTERN ORGANISERING Strategisk Aftaledækning og strategiske indkøbsprojekter på tværs af organisationen. Operationel Tilbudsindhentning, forhandling, annoncering og miniudbud. Analyse og kontraktstyring Indkøbsanalyser til udbudsarbejde og LI, opfølgning på indkøbsaftaler og PL på e-handel

UDVIKLINGEN PÅ OMRÅDET Fra græsrodsbevægelse til strategisk prioritering Rigsrevisionens rapport 2014/2015 Handleplan for indkøb 2015 - Aftaledækning - Ledelsesmæssigt fokus - Decentral forankring - Systemunderstøttelse

SUCCESFULD IMPLEMENTERING AF INDKØBSAFTALER?

IMPLEMENTERING AF INDKØBSAFTALER I FORSKNINGSMILJØER Udgangspunkt i forskningsmiljøerne - Hvilke kendetegn er der?

UDPRÆGET VARIATION OG SPECIALISERING Organisation - 27 institutter der repræsenterer selvstændige forskningsretninger - Selvstændige forskningsgrupper på institutterne - Udpræget specialisering i forskningsgrupperne Betydning for indkøbsbehov - Stor variation og meget specifikke krav

INDKØB PÅ BAKTERIEJAGT

FORSKERENS SITUATION

BEVIDSTHED OM FINANSIERING REGNSKAB MIA KR. (2016): I alt 6,4 0,4 0,3 Uddannelse 1.845 2,0 Basisforskning 1.947 1,9 Eksterne midler Myndighedsopgaver 1.793 1,8 Andet Myndighedsopgaver er inkl. sektorrelateret forskning og retsmedicin, men ekskl. særaftaler med Miljø- og Fødevareministeriet

SERVICE MED FORPLIGTELSER Administrationen er finansieret af forskerne ikke omvendt - Berettiget forventning om service, men vi er en service man ikke kan takke nej til.

BETYDNING FOR VORES ARBEJDE Vores indkøbsaftaler skal kunne understøtte den store specialisering og de særlige behov der opstår i forskningen Vi skal kunne levere hurtigt og effektivt, så indkøb ikke bliver en begrænsende faktor i forhold til de konkrete forskningsprojekter Vi skal være bevidste om incitamenterne for at benytte indkøbsaftalerne og kommunikere disse Vi skal være bevidste om vores rolle som serviceorgan uden at gå på kompromis med regler og politik (og huske AU perspektivet)

HVORDAN HAR VI ARBEJDET MED DET To perspektiver: - Arbejdet med indkøbsaftaler - Indkøb som partner

INDKØBSAFTALER PÅ FORSKER/LAB Indkøbsaftaler på - Apparatur og instrumenter - Kemikalier - Gasser - Forbrugsartikler til laboratorier og værnemidler Eksempel: Avanceret apparatur - 17 delaftaler med op til 13 leverandør pr. delaftale - Direkte tildeling ud fra behovsmodel / og miniudbud (differentierede miniudbudsgrænser)

INDKØB SOM PARTNER Indkøbspartnere i indkøb Indkøbskoordinatorer på institutter

INDKØB I 2017 Besparelser - Besparelser via enkeltstående indkøb og miniudbud på ca. 20 mio. dkk. - Hertil estimeret besparelsespotentiale på 50 mio. dkk. (via rammeafaler) Udvikling - Forsker LAB aftaler bliver skarpere (konsolidering af sortiment) - Gået fra at skulle opsøge samarbejder til at være en efterspurgt samarbejdspartner

FORTSAT STORT POTENTIALE Compliance?

STRATEGISK INDSATS Decentral indkøbsorganisering Vi er nået langt med de gode samarbejder, men fortsat behov for at nå længere ud med implementeringen.

INSTITUT Institutledelse Sekretariat En række udvalg Selvstændige forskningsgrupper og centre

EKSEMPLER Indkøb af computere og IT-tilbehør - Organiseret indkøb via 5 supportcentre - Effekt: Compliance på ca. 90 % Indkøb af rengøringsmidler, rekvisitter samt forbrugsartikler - Organiseret omkring rengøringsdepoter - Effekt: Compliance på ca. 60 %

PROCESSEN

INSPIRATION Formål: Inspiration til organisering samt potentielle effekter Andre offentlige organisationer - Esbjerg Kommune, Aarhus Kommune, Syddansk Universitet, Aalborg Universitet En række af AU s leverandører Private virksomheder

UDBYTTE -> GENIAL TEGNING 3

DET NYE Indkøbspartner Indkøbskoordinator Et antal indkøbsansvarlige (evt. med systemadgang) Mandat fra Universitetsledelsen

IMPLEMENTERING Indkøbsanalyse på institut Etablering af organisering Uddannelse

OPFØLGNING Årlige analyser - Nøgletal på indkøb, compliance, faktura, større indkøb m.v. Service Løbende kontakt mellem decentrale koordinatorer og partnere i indkøb

MÅL - Sikre at indkøb gennemføres i overensstemmelse med regler og politik - Øget implementering af indkøbsaftaler i alle dele af organisationen og hermed øget realisering af besparelsespotentialer - Skabe flere indkøbssamarbejder på tværs af institutter (udvidelse af indkøbsnetværk)

SPØRGSMÅL?

Selv den bedste planlægning kan ikke slå et rigtigt svineheld - HENRIK KIRKEGAARD