Tema den effektive indkøbsorganisation

Transkript

1 Årsdage for offentlig indkøb Tema den effektive indkøbsorganisation Spor 3 indkøb i praksis Compliance Tina Bjørnholt Udbuds- og indkøbschef, Viborg Kommune

2 Oplæg om compliance Hvorfor er compliance afgørende for, at effektiviseringer hentes hjem og ikke kun ender som fiktive besparelser? Hvordan kan man i udbudsprocessen gøde jorden til, at kontrakten får høj compliance i drift? Hvordan måler og følger man op på compliance? (Overlap til kontraktstyringsspor) side 2

3 Fakta om Viborg Kommune Samlet areal på km² - Næststørste kommune i Danmark Ca indbyggere Ca ansatte i Viborg Kommune (fuldtidsstillinger) Ca. 200 leveringsadresser side 3

4 Fakta om Viborg Kommune Årligt indkøbsbudget ca. 1,5 mia. kr. Varekøb Tjenesteydelser Håndværkerydelser (incl. Rådgivning) ca. 150 mio. ca. 250 mio. ca. 300 mio. Besparelser på indkøb siden 2007 ca. 120 mio. 100 kontraktbelagte områder (flere delaftaler) Vi har sparet 20-25% på indkøb af vare- og tjenesteydelser. side 4

5 Udbud og Indkøb 11 personer Udbuds- og Indkøbshef Forsikrings- og kontraktstyringsteam Udbudsteam side 5

6 Udbud og Indkøb Stor ledelsesmæssig opbakning og fokus Direktionen godkender prioriteret udbudsplan 1 gang om året Der sker afrapportering for gennemførte udbud (samt evt. besparelse) samt opgørelse for compliance på de enkelte fagområder ligeledes 1 gang om året. Compliance drøftes efterfølgende i chefgrupperne side 6

7 Hvorfor er compliance afgørende for, at effektiviseringer hentes hjem og ikke kun ender som fiktive besparelser? Fortæller noget om modenhed i organisationen Først kommer besparelserne Så kommer reglerne Så kommer høj compliance Pengene er taget, så der er mere at købe for, hvis vi bruger kontrakterne Det er mit ansvar, at kontrakterne bliver overholdt! Vi vil være en seriøs samarbejdspartner både internt og eksternt side 7

8 Hvordan kan man i udbudsprocessen gøde jorden til at kontrakten får høj compliance i drift? Forståelse/inddragelse/ejerskab Tilbudslisten skal være dækkende Markedsdialog Tænke hele indkøbsprocessen igennem Bestillerens arbejdsbetingelser ved bestillinger Dagligdagen skal fungere Arbejde med at få ledelsen til at bakke op og prioritere området Stramme budgetter hjælper på høj compliance Sygeplejen er efter en oprydning nået til en compliance på mindst 87 % på alle de aftaler de benytter side 8

9 Hvordan måler man og følger op på compliance? 1. prioriter opgaven Forskellige opfølgninger/rul Intern compliance Priskontroller på leverandører Aftaleloyalitet både på leverandør- og institionsniveau side 9

10 Hvad gør vi? Compliance blev det nye sort Kontraktstyringsteam siden 2012 Teamet har indgående kendskab til aftalerne Ansvar for e-handel Nyhedsmails Hotline Undervisning Fokus på at der ikke bliver sneget produkter ind på aftalerne Holder leverandørerne fast på priser og betingelser side 10

11 Compliance i Viborg Kommune Samarbejde med Økonomi vedr. intern revison Intern compliance ca. 2 gange årligt Fortæller, hvad de kunne have sparet ved at købe korrekt ind side 11

12 Eksempel på kontrol på institution (ex. Produkt) Samlet pris på aftale Købspris på faktura ekskl.moms Samlet besparelse på dette køb kr. 550,20 kr. 810,00 kr. 259,80 kr ,00 kr ,40 kr. 112,40 kr ,80 kr ,50 kr ,70 kr. 413,00 kr. 755,96 kr. 342,96 kr ,00 kr ,41 kr ,41 kr. 258,00 kr ,26 kr ,26 kr ,00 kr ,03 kr ,03 kr. 122,00 kr. 796,00 kr. 674,00 kr. 554,96 kr ,20 kr. 478,24 kr. 400,00 kr. 990,00 kr. 590,00 en besparelse på kr ,96 kr ,76 kr ,80 56% side 12

13 Compliance i Viborg Kommune Priskontroller på leverandører ca. 1 gang årligt Hvor bliver der lavet fejl? Eksempel på krav på ca. kr hos en enkelt leverandør pga. prisreguleringer som ikke blev varslet og godkendt. Manglende overblik over institutioner, der hører under Viborg Kommune Ikke styr på kontraktpriserne Andet side 13

14 Hvad er høj compliance? Der er forskellige måder at opgøre compliance på Hvilke data/redskaber er der til rådighed? Økonomisystem + e-handelssystem Indkøbsanalysesystem I Viborg Kommune kigger vi på tilbudslisteniveau ikke kun på leverandørniveau Hvis man køber en identisk vare udenfor tilbudslisten, bliver det påtalt Stor ledelsesmæssig opbakning Vi opfordrer til brug af vores e-handelssystem Her er som hovedregel kun tilbudslistens varer side 14

15 Viborg Kommunes compliance Hvor høj er vores compliance? (juli 2013-juni 2014) Skoler 95% Børnehaver 88% Aktivitet og Pleje 87% (92 % året før) Visitationen mv. 83% Hvornår er det godt nok? side 15

16 Compliance i Viborg Kommune Aftaleloyalitet 60% 55% 50% 45% 40% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% Udviklingen på køb udenfor aftale - 2 år side 16

17 Compliance i Viborg Forvaltning 3. PERIODE: juli juni 2014 Købt på aftale købt udenfor aftale Antal EAN i kr. i % i kr. i % JOB & VELFÆRD Aktivitet & pleje 150 kr ,94% kr ,06% Beskæftigelse 9 kr ,52% kr ,48% Visitationen mv. 19 kr ,99% kr ,01% Voksen handicap 64 kr ,40% kr ,60% TOTAL 242 kr ,33% kr ,67% BØRN & UNGE Børnehaver 66 kr ,24% kr ,76% Klubber og SFOer 37 kr ,03% kr ,97% Skoler 41 kr ,23% kr ,77% TOTAL 144 kr ,85% kr ,15% side 17

18 Hvor skal man starte? side 18

19 Compliance i Viborg Kommune Opsummering: Høj compliance kræver gode data Ledelsesmæssig fokus Vi skal være tilgængelige og i tæt dialog med vores indkøbere De må ikke bruge for lang tid på indkøb Vi skal tage flere metoder i brug for at holde fokus Hotline Undervisning Roadshow Intern revision Afrapportering til direktionen side 19

20 Spørgsmål side 20