,64 0, GEVINST REALISERING

Transkript

1 GEVINST REALISERING

2 BEREGNEDE BESPARELSER I FORBINDELSE MED KOMMUNALE SPENDANALYSER Beregnede besparelser i mio. kr. Kommune 1 22,5 5,5 Varekøb Tjenesteydelser Det største potentiale findes oftest på tjenesteydelser Dialog med kommuner indikerer at ressourcer prioriteres på udbud og genudbud af varer Beregnede besparelser i mio. kr. Kommune 2 14,3 9,6 Varekøb Tjenesteydelser Prioriteres ressourcerne korrekt i forhold til at skabe den størst mulige økonomiske gevinst 2

3 INDGÅR RESSOURCEFORBRUGET I PRIORITERING AF OPGAVERNE? Ofte indgår overvejelser omkring ROI ikke explicit I overvejelserne omkring prioritering af udbud Anvendelse af ROI som kriterie kan medvirke til optimering af de økonomiske gevinster 3

4 KAN TILFØJELSE AF NYE RESSOURCER MEDVIRKE TIL REALISERING AF YDERLIGERE GEVINSTER? Når det skal prioriteres, hvordan den nuværende kapacitet (til rådighed) skal benyttes altså hvilke udbudsområder der skal bruges tid på bliver det som udgangsunkt gjort med øje for genudbuddene. Dette er dog ikke nødvendigvis den mest optimale prioritering. Nutidsværdien (NPV) af at ansætte yderligere ressourcer er positiv stigende til og med ansættelsen af to ekstra årsværk. Herefter overstiger udgiften til ressourcen den ekstra gevinst, der kan opnås ved at tage fat i flere udbud. Total gevinsten falder fra 37,3 til 37,2 mio. kr. Npv pr. ressourcemængde (Dkk mio) Det er økonomisk rentabelt at ansætte op til 2 ekstra ressourcer Prioritering efter størst potentiale Prioritering efter ressourcedækkede genudbud Ressourcer Omkostning ved ikke at tage udbud med størst potentiale først Nuværende: 3,5 strategiske indkøbere Maks potentiale (total) Genudbudpotentiale Yderligere udgift Total* Dkk mio Dkk mio Dkk mio Dkk mio 58,5 27,4 0 27,4 + 1 medarbejder 60,5 37,1-2,2 34,9 + 2 medarbejder 61,2 41,7-4,4 37,3 + 3 medarbejder 60,9 43,8-6,6 37,2** + 4 medarbejder 60,4 44,9-8,7 36,2 * Total = Genudbudpotentiale Yderligere udgift ** Ved tilføjelsen af den tredje medarbejder falder den samlede NPV fra 37,3 mio kr. til 37,2 mio kr., hvorfor det ikke kan svare sig at ansætte yderligere end tre medarbejdere. Nutidsværdien (NPV) er beregnet på baggrund af de betalingsstrømme (gevinster og udgifter), som forventeligt vil opnås ved de forskellige ressourcescenarier, henover årene I forbindelse med beregningen er der taget udgangspunkt i en årlig lønudgift svarende til kr. pr. ressource. Gevinster er fastsat på baggrund af bedst mulige prioritering af udbudsområder givet antal ressourcer (hvor genudbudsplanen dog ligger fast).

5 GEVINSTER VED FORBEDRET COMPLIANCE Hvor store gevinster kan vi realisere ved at fokusere på en forbedret compliance? Får vi en bedre ROI ved at fokusere på øget compliance fremfor udbud? 5

6 TCO OG UDLICITERING TCO Kan indkøbsafdelingen skabe økonomisk gevinster gennem fokus på TCO? Har indkøbsafdelingen de nødvendige kompetencer og modeller til at gå efter økonomiske gevinster på TCO? Er det politisk og administrativt gangbart at tænke TCO? Udlicitering Kan indkøbsafdelingen skabe økonomisk gevinster gennem udlicitering af opgaver, f.eks. Asfalt, vedligeholdelse af grønne arealer mm.? Har indkøbsafdelingen de nødvendige kompetencer til at varetage opgaver omkring udlicitering? Er det politisk og administrativt gangbart at tænke i udlicitering? 6

7 DEN OFFENTLIGE INDKØBSDIAMANT INDKØBSSTRATEGIER LØFTESTÆNGER DER ØGER INDKØBSGEVINSTER Prisgevinster Udbud (ofte 6-18 måneder at gennemføre) Leverandørdialog (ofte 3-6 uger at gennemføre) Procesgevinster Compliance, controlling samt e-indkøb Udvidet leverandørsamarbejde Konsolidere volumen på tværs af enheder og kategorier Reducering af leverandørbase Aftaledækning øges Lav eget udbud, hvis ikke nationale aftaler Udfordre beslutninger omkring købe/gøre selv (make/buy) vs. kerneforretning (myndighedsopgaver) Volumenkoncentration Procesoptimering Optimering/eliminering af tilbudsprocesser Forkontering/standardvarekurve/100 % fakturamatch første gang Standardparadigmer/-aftaler (lean-indkøb) Leverandøroptimering/udvidet samarbejde (optimering af fælles processer/materialeflow) Dele produktivitetsgevinster med leverandøren Udvikle indkøbsguide for kategori(er) hvordan opnås bedst mulig pris/kvalitet i det enkelte indkøb (specificeret ved tjenesteydelser) SKI/FM Klyngesamarbejder (indkøbsfællesskaber) Indkøbsfællesskaber Indkøbsstrategier Faktura & moms controlling Faktura-controlling Analyse af fakturadata Momsafløftning Udfordre kravspec./kvalitetsniveau Sikre markedspriser ved udnyttelse af optioner Genåbne konkurrencen i indløbssituationen Produktsubstituering (mærkevare, private label osv.) Sortimentstandardisering/rationalisering Funktionsspecifikation Prisbenchmark (intern/ekstern) TCO-betragtninger (totalomkostninger) Udvikl langsigtede aftaler Udfordre sortiment & pris Compliance & best buy Øget aftaleloyalitet/compliance gennem ændret adfærd eller tilpasning af tilbudsliste (dialog m. leverandør) Aftalebrug (best buy/synliggørelse af tilbudsliste) Nye penge : gevinster som kan hjemtages/beskæres på budgetter Gamle penge : Optimer aftaler eller proces, hvor gevinsten typisk er hjemtaget på et budget tidligere. Gevinst forbliver lokalt.

8 OPSUMMERING Anvender vi ressourcerne optimalt I forhold til at realisere størst mulig økonomisk gevinst? Tænker vi andet end udbud i forhold til at optimere de økonomiske gevinster? Har vi modeller på plads, hvor vi kan synliggøre konsekvenserne af de beslutninger vi træffer? Kort sagt : Er vi klar til at realisere de økonomiske gevinster, der er? og anvende ressourcerne optimalt 8