Instruks for Audit af virksomheder, som fremstiller træemballage til eksportformål 2013 Aktivitet 3053 J.nr. 11-3613-000003 Involverede lokalafdelinger: Vejen, Ringsted, Randers
Kolofon Instruks for Audit af virksomheder, som fremstiller træemballage til eksportformål J. nr. 11-3613-000003 Involverede distrikter: Vejen, Ringsted, Randers Denne kontrolinstruks er udarbejdet af NaturErhvervstyrelsen marts 2014 Fotograf(er): Anna Marie Autrup Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri NaturErhvervstyrelsen Fejl! Henvisningskilde ikke fundet. Tlf.: +45 33958000 E-mail: planter@naturerhverv.dk Websted: http://www.naturerhverv.fvm.dk ISBN 978-87-7083-657-9 (Tryk) ISBN 978-87-7083-658-6 (Web) 2
APRIL 2013 Indholdsfortegnelse Bilagsoversigt... 4 Læsevejledning til ikke kontrollører... 5 1. Formålet med og baggrunden for kontrollen... 6 2. Retsgrundlag... 6 3. Almindelige bestemmelser... 6 3.1. Generelt... 6 3.2. Foranstaltninger omfattet af ordningen... 6 3.3. Virksomhedens ansøgning om deltagelse i certificeringsordningen... 7 3.3.1. Indledende auditering og godkendelse af virksomheden... 7 3.3.2 Opfølgende auditering... 8 3.3.3. Kontrolbesøg som stikprøve eller som opfølgende kontrol... 9 3.4. Sikkerhedsforskrifter... 10 4. Kontrollens omfang og gennemførelse... 10 4.1. Virksomhedsoplysninger... 10 4.2. Forløbet af auditering og kontrolbesøg... 10 4.2.1. Auditeringens praktiske gennemførelse... 11 4.2.2 Felter der skal udfyldes i KSK... 11 4.3 Afslutning af kontrolbesøg... 12 5. Sager i CAPTIA... 13 6. Udtagning af træprøver for forekomst af fyrrevednematoder og andre nematoder... 13 6.1 Udtagning af vedprøver... 14 7. Registrering af tid i mtid... 16 8. Ikrafttrædelse... 17 3
APRIL 2013 Bilagsoversigt Bilag 1 Bilag 2 Bilag 3 SPP 224 Ansøgningsskema Indledende certificeringsbrev inkl. kontrolrapport og afvigelser Forlængende certificeringsbrev inkl. kontrolrapport og afvigelser (Anvendes også ved opfølgende kontrol efter indledende eller forlængende kontrol) Bilag 4 Bilag 5 Bilag 6 Bilag 7 Bilag 8 GA 238 Dansk + engelsk certifikat Udmeldingsbrev Vejledning til virksomheder om certificeringsordning for træemballage til eksportformål Skabelon for kvalitetshåndbog vedrørende certificeringsordning for træemballage Formular GA 340 "Plantepatologisk undersøgelse" 4
APRIL 2013 Læsevejledning til ikke kontrollører Kontrolinstruksen er skrevet til de kontrollører i NaturErhvervstyrelsen, som udfører kontrollen. Der kan derfor forekomme internt sprogbrug, og være henvisninger til interne dataprogrammer, som personer udenfor NaturErhvervstyrelsen ikke har adgang til. Bilag til instruksen vil normalt være offentligt tilgængelige, men der kan være tilfælde, hvor vi har vurderet, at den kontrollerede ville have mulighed for omgå kontrollen, hvis visse informationer var offentligt tilgængelige. Derfor kan enkelte bilag være klassificeret som interne arbejdsdokumenter, der kun er tilgængelige for medarbejdere i NaturErhvervstyrelsen. Kontrolinstruksen (og revisioner heraf) offentliggøres på hjemmesiden. Generelt I denne instruks findes retningslinierne for NaturErhvervstyrelsens certificeringsordning for træemballage til eksportformål. Ordningen reguleres ved bekendtgørelse nr. 1212 af 11. december 2009. Hvor der er større ændringer i forhold til sidste års version, findes en markering i marginen. 5
1. Formålet med og baggrunden for kontrollen Certificeringsordningen er baseret på den internationale plantesundhedsstandard for træemballage, ISPM-15: Guidelines for regulating wood packaging material in international trade, senest revideret i 2009. Standarden beskriver retningslinierne for mærkning og behandling af træemballage med henblik på at hindre spredning af planteskadegørere (især insekter og nematoder), som kunne true levende træ (skove). Behandling og mærkning af træemballage i henhold til certificeringsordningen kan give træemballagen adgang til de mange lande, som stiller krav til importeret træemballage efter ISPM-15 s retningslinjer. Kun træemballage behandlet efter standardens retningslinjer må mærkes med det internationalt beskyttede mærke. Kravene til træets behandling og mærkning er detaljeret beskrevet i Vejledning til virksomheder om certificeringsordning for træemballage til eksportformål (bilag 6) samt Skabelon for kvalitetshåndbog vedrørende certificeringsordning for træemballage (bilag 7). Certificeringen er frivillig for virksomhederne, men obligatorisk, hvis man ønsker at producere, reparere eller genfremstille og mærke træemballage med mærket anført i bekendtgørelsen eller i øvrigt sammenføje træ, der er mærket med dette mærke. 2. Retsgrundlag Bekendtgørelse nr. 1212 af 11. december 2009 om certificering af virksomheder der fremstiller træemballage m.v. Bekendtgørelse nr. 1225 af 13. december 2011 om betaling for certificering og kontrol af virksomheder der fremstiller træemballage m.v. Bekendtgørelse af lov nr. 198 af 12. marts 2009 om planteskadegørere. 3. Almindelige bestemmelser 3.1. Generelt Kontrollen baseres på retningslinierne for certificeringsordningen som beskrevet i Vejledning til virksomheder om certificeringsordning for træemballage til eksportformål. 3.2. Foranstaltninger omfattet af ordningen Ordningen specificerer, hvordan træ til træemballage skal behandles mod planteskadegørere og træemballagen efterfølgende mærkes med det beskyttede mærke, og hvordan virksomheder opnår certificering hos NaturErhvervstyrelsen. Følgende virksomhedstyper kan efter ansøgning deltage i NaturErhvervstyrelsens certificeringsordning og derved opnå tilladelse til at anvende den beskyttede mærkning: A. Virksomheder, der varmebehandler træ. B. Virksomheder, der fremstiller træemballage af indkøbt træ, som er varmebehandlet eller som er behandlet med metylbromid (udenfor Danmark) C. Virksomheder, der udfører en proces (savning, høvling, kløvning etc.) på varmebehandlet træ og sælger det videre til produktion af varmebehandlet træemballage. 6
De detaljerede krav til de tre typer af virksomheder fremgår af Vejledning til virksomheder om certificeringsordning for træemballage til eksportformål. 3.3. Virksomhedens ansøgning om deltagelse i certificeringsordningen Virksomheder, der ønsker at blive certificeret til at mærke træemballage med det beskyttede mærke, skal indsende en ansøgning om at blive certificeret til NaturErhvervstyrelsen, enheden Planter (jf. ansøgningsformular i bilag 1). Ansøgningen skal underskrives af virksomhedens repræsentant. Ansøgende virksomheder skal sammen med ansøgningsformularen indsende en kvalitetshåndbog, som beskriver, hvordan virksomheden sikrer efterlevelse af certificeringsordningens krav og hvordan opgaver, ansvar og beføjelser er fordelt. I håndbogen skal endvidere angives hvem som er eller repræsenterer virksomhedens ejer, og hvilke(n) person(er) som er ansvarlig(e) for virksomhedens certificering. Fra april 2013 skal nye kvalitetshåndbøger udfærdiges efter skabelonen på NaturErhvervstyrelsens hjemmeside. Senere, væsentlige ændringer i kvalitetshåndbogen skal anmeldes til NaturErhvervstyrelsen. 3.3.1. Indledende auditering og godkendelse af virksomheden Planter gennemgår ansøgningen og vurderer, om den tilsendte kvalitetshåndbog dokumenterer, at de specificerede krav synes at være opfyldt. Indeholder kvalitetshåndbogen ikke fornøden information, beder Planter virksomheden om yderligere information. Når kvalitetshåndbogen er tilstrækkeligt informativ og præcis, videresender Planter kopi af kvalitetshåndbog og virksomhedens ansøgning, samt eventuelle kommentarer til den kontrollør, der skal forestå auditeringen. Kontrolløren gennemfører efter aftale med virksomheden et indledende auditeringsbesøg, hvor alle krævede elementer i det praktiske arbejde gennemgås sammen med virksomhedens ansvarlige. Kontrolløren afleverer ved kontrollens begyndelse informationsbrev om retssikkerhedsloven jf. Den Generelle Kontrolinstruks. Kontrolløren gennemgår under auditeringen, om virksomheden overholder procedurerne, og om kvalitetshåndbogen er tilstrækkeligt præcis og detaljeret. Kontrolløren udfylder den elektroniske kontrolrapport i VAKS 3053_[2-cifret årstal]. Konstateres det, at virksomheden ikke overholder procedurerne på et eller flere områder, eller at kvalitetshåndbogen ikke er tilstrækkeligt præcis og detaljeret, angives det i feltet Afvigelse på det relevante faneblad (afhængig af emne). Ved udskrivning af certificeringsbrev/kontrolrapport vil der automatisk blive udskrevet en afvigelsesrapport pr. afvigelse (bilag 2 og 3). Det er vigtigt, at den ansvarlige på virksomheden under auditeringen angiver tidspunktet for, hvornår og hvordan virksomheden vil rette afvigelsen og fremsende dokumentation herfor til kontrolløren, således at afvigelsen kan lukkes. Det er ikke tilstrækkeligt, at virksomheden fx noterer, at den vil kontakte mellemhandler og give besked om krav til dokumentation. Det er også vigtigt, at den ansvarlige på virksomheden underskriver afvigelsen og at dette registreres i VAKS. En papirversion af kontrolrapport + afvigelse(r) gemmes, indtil afvigelsen 7
er lukket. Kontrolløren noterer til slut kontrolresultatet, samt den tid, der er anvendt til inspektion på kontrolstedet i det korrekte felt nederst i kontrolrapporten. Tiden angives i timer og minutter i formatet TT:MM (fx 03:14). Det er vigtigt, at feltet Kontrolbesøgets formål udfyldes korrekt, da denne oplysning sammen med tidsangivelsen danner grundlag for faktureringen. Al tid som anvendes på kontrolstedet skal medregnes. Tid der anvendes til evt. udtagning og pakning af prøver, udfyldelse og udskrivning af kontrolrapporter (i det omfang det lader sig gøre at pakke prøver og afslutte afrappporteringen under opholdet i virksomheden) samt til drøftelser med virksomhedens kontaktperson, skal medregnes i inspektionstiden. Køretid samt den tid, der anvendes på kontoret til forberedelse af kontrolbesøget og evt. tid på kontoret til prøvepakning m.v. skal derimod ikke medregnes. Kontrolbesøget afsluttes med at kontrolløren udskriver Indledende certificeringsbrev, samt Dansk + engelsk certifikat og afleverer original til virksomheden efter underskrift. Kontrolløren modtager en kopi af certificeringsbrevet og certifikater med underskrift. Hvis det ikke er muligt at kopiere på stedet, udskrives 2 certificeringsbreve og kontrolløren beholder også en underskrevet version. Hvis afvigelsen (-erne) er så alvorlige, at de skal korrigeres, før virksomheden kan opnå certificering, fastholdes kontrolresultatet i VAKS, men der udskives ikke et brev. I stedet kontaktes Planter mhp. sagsbehandling. I dette tilfælde aftaler Planter med kontrolløren, om der er behov for en opfølgende audit med tilhørende udfyldelse af checkliste. Hvis kontrolløren kan godkende, at alle specificerede krav iflg. Vejledningen er opfyldt, udstedes et certifikat til virksomheden, som herefter har ret til at påføre det beskyttede mærke på behandlet træ, henholdsvis på færdigfremstillet træemballage (se dansk og engelsk certifikat i bilag 4). Virksomheder, som certificeres til både at udføre varmebehandling (A) og fremstilling af træemballage (B), modtager ét certifikat og ét registreringsnummer. Filialer af en virksomhed med forskellige besøgsadresser skal certificeres særskilt og modtager særskilte registreringsnumre. Undtaget herfra er virksomheder, der har bygninger geografisk adskilt (op til få km.), men som ellers fungerer som én virksomhed, med eksempelvis fælles modtagekontrol af varmebehandlet træ og instruktion af medarbejdere. Hvis virksomheden godkendes men certifikatet ikke kan udleveres på stedet vil det blive eftersendt senest en uge efter auditering Godkendelsen er gyldig i ét år. 3.3.2 Opfølgende auditering Senest 2 uger før godkendelsen udløber, skal NaturErhvervstyrelsen aflægge et opfølgende auditeringsbesøg på virksomheden. Kontrolløren holder sig ajour med godkendelsesperioderne og planlægger årets besøg. Kontrolløren bør kontakte virksomheden i god tid (så tidligt som 3 mdr. før godkendelsen udløber) for at aftale dato for besøg og aflægge det opfølgende besøg. Stikprøvekontrol aftales med Planter efter behov. Kontrolløren tilrettelægger og gennemfører efter aftale med virksomheden det opfølgende auditeringsbesøg, hvor alle krævede elementer i det praktiske arbejde gennemgås sammen 8
med den ansvarlige på virksomheden. Benyt gerne muligheden for at stille afklarende spørgsmål til relevant personale om procedurer beskrevet i kvalitetshåndbogen. Kontrolløren gennemgår under auditeringen om virksomheden overholder procedurerne og indtaster resultatet i kontrolskemaet (KSK) i VAKS 3053_[2-cifret årstal](resultaterne bliver udskrevet enten som bilag 2 eller 3 samt, hvis virksomheden godkendes, bilag 4) efter retningslinjerne beskrevet under punkt 3.3.1. Ved den opfølgende auditering er det vigtigere, at kontrolløren går i dybden på relevante områder frem for at gennemgå alle emner på checklisten. Kontrolløren noterer til slut den samlede forbrugte tid på rapporten, som beskrevet under 3.3.1. 3.3.3. Kontrolbesøg som stikprøve eller som opfølgende kontrol NaturErhvervstyrelsen tilstræber at komme på kontrolbesøg hos en vis andel af de certificerede virksomheder årligt (frekvens og kriterier er p.t. under overvejelse). NaturErhvervstyrelsen udfærdiger i den forbindelse også en auditrapport (bilag 2, 3) og kan inddrage certificeringen, hvis der observeres alvorlige afvigelser. Hvilke virksomheder, der udvælges til kontrolbesøg aftales mellem Planter og kontrollørerne. Kontrolbesøg kan være enten som tilfældig stikprøve eller som opfølgende kontrol ved konstaterede/mistanke om fejl og mangler i virksomhedens håndtering af certificeringsordningen. Kontrolbesøgene planlægges i samråd med Planter og fastholdes ved at kontrolløren noterer en ny besøgsdato i KSK, så kontrolbesøget kommer med på rapporten over kommende besøg. Ved stikprøvekontrol informeres virksomhed typisk samme dag eller sent dagen før. Der kan ved behov foretages uanmeldte besøg. Kontrolbesøg som opfølgning på afvigelser aftales normalt på forhånd med virksomheden. Stikprøve-kontroller udføres efter retningslinjerne i punkt 3.3.1. Kontrolløren udfylder et KSK og udskriver et Opfølgende certificeringsbrev (bilag 3) ved besøget. Kun selve kontrolrapporten udleveres til virksomheden. Vær opmærksom på at fastholde certificeringsperioden angivet ved seneste opfølgende kontrolbesøg. Et stikprøvemæssigt kontrolbesøg faktureres ikke (tidsforbruget angives som 0). Opfølgende kontrol udføres på baggrund af a) væsentlige ændringer i virksomhedens procedurer, b) tidligere konstaterede væsentlige afvigelser, eller c) særlig mistanke om uregelmæssigheder. Ved denne type kontrolbesøg går kontrolløren i dybden på relevante områder og undersøger uregelmæssigheder, men behøver normalt ikke at gennemgå og udfylde hele KSK. Ikke gennemgåede punkter fjernes fra KSK. For opfølgende kontrol og sagsbehandling i forbindelse med (a) eller (b) opkræves særskilt gebyr. Det opfølgende kontrolbesøg skal derfor faktureres og tiden angives i KSK. Virksomheden skal forud for besøget være gjort opmærksom på at den samlede forbrugte tid til auditering og afrapportering samt kørsel vil blive faktureret. 9
3.4. Sikkerhedsforskrifter Kontrolløren skal altid nøje overholde sikkerhedsforskrifterne i den enkelte virksomhed samt i NaturErhvervstyrelsens sikkerhedsforskrift, der findes på Intranettet. Se NaturErhvervstyrelsens generelle sikkerhedsforskrifter på Intranettet i henholdsvis Den Generelle Kontrolinstruks og Sikkerhedsforskrifter for distrikterne. Inden kontrollen gennemføres, skal NaturErhvervstyrelsens tilstedeværelse rapporteres til den ansvarshavende for arbejdspladsen. 4. Kontrollens omfang og gennemførelse 4.1. Virksomhedsoplysninger Certificerede virksomheder tildeles af NaturErhvervstyrelsen et unikt registreringsnummer, som fremgår af det udstedte certifikat og som skal indgå i mærkningen af træet / træemballagen. Den aktuelle liste over virksomheder, som er certificerede efter ordningen offentliggøres på NaturErhvervstyrelsens hjemmeside. 4.2. Forløbet af auditering og kontrolbesøg Forud for den indledende auditering skal virksomhedens kvalitetshåndbog være gennemset af Planter, som i dialog med virksomheden sikrer, at håndbogen omtaler alle relevante aspekter. Kvalitetshåndbogen er ikke dermed godkendt, idet kontrolløren måske under auditeringen identificerer behov for yderligere rettelser eller tilføjelser. Kvalitetshåndbogen bliver således ikke godkendt særskilt, men blot som en del af virksomhedens samlede godkendelse. Virksomheden skal give fuld adgang for NaturErhvervstyrelsen til at foretage auditering, inklusive inspektion, prøvetagning og personale-interviews i virksomheden. NaturErhvervstyrelsens auditering af virksomheden foretages efter følgende principper: Forud for auditeringsbesøget har kontrolløren gennemgået den fremsendte kvalitetshåndbog for at danne sig et overblik over virksomhedens aktiviteter. Ved auditeringen sammenligner kontrolløren kvalitetshåndbogens oplysninger med de faktiske arbejdsrutiner i virksomheden. Se afsnit 6, hvis auditeringen omfatter kontrol af varmebehandlingsprocessen. 1. Kontrolløren gennemgår virksomhedens procedurer og udfylder efterfølgende et KSK (se afsnit 3.3 og bilag 2-3). I KSK angives om virksomheden overholder procedurerne. Er dette ikke tilfældet, noteres en afvigelse på det relevante faneblad. Afvigelsen vil blive udskrevet som en afvigelsesrapport, som er en del af certificeringsbrevet. Det er vigtigt, at virksomheden under besøget angiver i afvigelsesrapporten, hvordan fejlen vil blive rettet og hvornår. Observationer, der ikke fører til en afvigelse, kan beskrives i bemærkningsfeltet. 2. Kontrolbesøget afsluttes med at kontrolløren udskriver et Indledende certificeringsbrev eller et Opfølgende certificeringsbrev, samt Dansk + engelsk certifikat (husk at gennemlæse brevet og slette tomme afvigelser og nummerere de aktuelle). Originalen afleveres til virksomheden efter virksomhedens underskrift. Kontrolløren får taget en kopi af certificeringsbrevet og af certifikaterne med underskrift. Hvis det ikke er 10
muligt at kopiere på stedet, udskrives 2 certificeringsbreve og kontrolløren beholder også en underskrevet version. 3. Hvis der er så graverende afvigelser at certificering ikke kan godkendes/forlænges, informeres Planter, der vil afvente dokumentation for rettelse førend certifikat kan udstedes. I visse tilfælde kan der blive behov for, at kontrolløren udfører et opfølgende audit, før virksomheden certificeres. Virksomhederne certificeres for et år ad gangen. 4. Ved udløbet af certificeringsperioden foretager NaturErhvervstyrelsen en fornyet auditering på grundlag af den eventuelt reviderede kvalitetshåndbog med henblik på forlængelse af virksomhedens certificering. Auditeringen bør udføres senest 3 uger før virksomhedens certificering udløber, så der er tid til rettelser inden udløbsdatoen. Auditering i forbindelse med forlængelser af certificeringen forventes at kunne udføres med en væsentligt lavere timeindsats end den indledende audit. 4.2.1. Auditeringens praktiske gennemførelse Kontrollen indledes med at der tages kontakt til virksomhedens certificeringsansvarlige, som skal stå til rådighed under gennemgangen på virksomheden. Kontrolløren har forud for auditeringen gennemgået virksomhedens kvalitetshåndbog. Under auditeringen inspiceres de relevante arbejdsgange og det vurderes, om virksomheden overholder sin kvalitetshåndbog og bekendtgørelsens krav. Efter gennemgangen af arbejdsgange drøftes uklarheder og relevant dokumentation gennemgås. Kontrolskemaet (KSK) udfyldes elektronisk og kontrolresultatet afrapporteres til virksomheden i et certificeringsbrev med tilhørende kontrolrapport og evt. afvigelsesrapporter, samt dansk og engelsk certifikat. Kontrolløren sørger for at få en kopi af de underskrevne rapporter. 4.2.2 Felter der skal udfyldes i KSK For langt de fleste felter angiver feltoverskriften præcist, hvilken oplysning der ønskes. Derfor fremhæves i det følgende kun felter, hvor der kan være behov for yderligere information. Fane 1. Felt 1.5 Tilstede ved kontrollen: Det er vigtigt at denne oplysning er angivet og dermed kan flettes til såvel kontrolrapport og afvigelsesrapporter. Felt 1.6 Anden produktionsadresse: Her angives, hvis certificeringen for det pågældende reg. nr også dækker en anden produktionsadresse, der ligger så tæt på hoved-adressen, at det opfattes som én produktion. Felt 1.10 Er der afleveret retssikkerhedsbrev: Der skal afleveres et retssikkerhedsbrev en gang om året og dette felt skal derfor være markeret med flueben. Felt 1.15 Tidsforbrug: Tidsforbruget angives som den tid, der anvendes i virksomheden. Feltet skal udfyldes præcist. Fane 2 Felt 2.0 Virksomheden er godkendt til følgende aktivitet: Godkendelsestypen trækkes fra et baggrundsregister og en engelsk oversættelse af den valgte vil automatisk blive overført til felt 2.1. Disse oplysninger overføres til certificeringsbrev og dansk/engelsk certifikat. Fane 3 11
Felt 3.0 Kontrolbesøgets formål: Formålet med besøget skal udfyldes korrekt, idet den sammen med tidsforbrug udgør datagrundlaget for fakturering. Felt 3.2 Ingen bemærkninger: Krydses af, hvis der ingen bemærkninger eller afvigelser er til kontrollen. Felt 3.3 Bemærkninger: Her angives det samlede antal bemærkninger. Felt 3.4. Afvigelser: Her angives det samlede antal afvigelser. Felt 3.5. Virksomhedens repræsentant har kvitteret ved underskrift: Afkrydses som bekræftelse på at repræsentanten er indforstået med kontrolrapportens indhold. Felt 3.6 Certificeringen dækker perioden, start: Hvis der er tale om en forlængelse af certificering, skal datoen svare til udløbsdatoen af tidligere certificeringen. Hvis det er en indledende certificering vil det normalt være auditeringsdatoen eller den dato hvor virksomheden har bragt de sidste udeståender på plads. I givet fald vil certificeringsbrevet først blive udstedt på den dato. Felt 3.7 Certificeringen dækker perioden, slut: Udfyldes automatisk ved beregningen dato i felt 3.6 + et år. Felt 3.8 Behov for opfølgende kontrolbesøg: Der udarbejdes en rapport, der kan trække listen over kontrolrapporter hvor feltet er udfyldt. Kontrolløren informerer dog Planter om sagen. Felt 3.9 Gældende kvalitetshåndbog inkl. dato: Skal udfyldes data overføres til certificeringsbrevet. Fane 4.0 Generelt: Hvis der er bemærkninger eller afvigelser vedr. emner på fane 4 angives det hhv. i felt 4.14 og 4.15. Hvis der noteres en afvigelse, skal det angives i 4.12 planlagt udførselsdag, hvornår dokumentation til at lukke afvigelsen senest forventes leveret. Hvor der er angivet tegnet (I) lægges der op til at kontrolløren efterprøver håndbogens procedure, ved at interviewe en ansat. Tilsvarende gælder for fane 5, 6, 7, 8 og 9 Fane 6 For felt 6.4.1 og 6.5.1 bør virksomheden kunne fremvise en dispensation til alternativ mærkning og/eller mærkning før varmebehandling. Hvis det ikke er tilfældet må det undersøges om dokumentationen findes i CAPTIA. Hvis dokumentation ikke kan fremskaffes drøftes det med Planter. 4.3 Afslutning af kontrolbesøg Når kontrolløren har indtastet alle data fra kontrollen i KSK på stedet udskrives Indledende certificeringsbrev eller Forlængende certificeringsbrev samt Dansk + Engelsk certifikat. Tomme afvigelsesrapporter i certificeringsbrevet slettes og afvigelser nummereres inden brevet udskrives. Virksomheden underskriver på stedet kontrolrapporten og de enkelte afvigelser, hvorefter der tages en kopi til kontrolløren. Hvis det ikke er muligt at kopiere i virksomheden udskrives der i stedet to certificeringsbreve, der begge underskrives. Kopien bevares på sagen i lokalafdelingen (2 år)og har kun betydning, hvis virksomheden senere afviser at have modtaget inspektionsrapporten. Hvis der er så graverende afvigelser, at virksomheden ikke kan godkendes/få forlænget certificeringsperioden kontaktes Planter. 12
NaturErhverstyrelsen rykker virksomheden, hvis dokumentation for korrigering af afvigelsen ikke er modtaget, når fristen er overskredet. 5. Sager i CAPTIA Før 1. april 2011 Al relevant dokumentation og korrespondence er indtil 1. april 2011 registreret i CAPTIA af Planter. Sager og dokumenter kan fortsat fremsøges i CAPTIA historisk base ved at søge på reg. nr efterfulgt af *. Efter 1. april 2011 Fra og med den 1. april 2011 indtastes alle data i VAKS_12 af kontrollørerne og certificeringsbreve med kontrolrapporter og afvigelser, samt dansk og engelsk certifikat vil automatisk blive overført til CAPTIA ny periode når brevene er dannet og gemt i VAKS og sagen tjekkes ind. Eventuel anden korrespondance med virksomheden registreres på sagen af Planter. Hver certificeret virksomhed under 3053 er tildelt to sagsnumre i VAKS/CAPTIA, fx 11-3611/T-xxxxx for tilmeldingssagen og 12-3612/K-xxxxx for kontrolsagen. De første 2 tal i sagsnummeret afspejler, hvornår sagen blev oprettet og vil afhænge af hvornår hhv. virksomheden er oprettet (tilmeldingssagen) og kontrolåret (kontrolsagen). Tilmeldingssagen er en samlesag og er åben, indtil virksomheden udmelder sig (bilag 5). Den indeholder diverse data vedr. virksomhedens navn, adresse og godkendelser. Kontrolsagen løber kun et år og der oprettes en ny kontrolsag ved overgangen til det nye år. Data fra sidste kontrol (KSK) vil automatisk blive kopieret med over. Sager kan fremsøges ved at fremsøge autorisations nummer i feltet Oplysninger på sagen. Følgende dokumenter indscannes og registreres manuelt af Planter i CAPTIA: Ansøgningsskema Kvalitetshåndbøger Lukning af afvigelser inkl. modtaget dokumentation Sager registreret via VAKS kan ikke fremsøges via autorisations-nummer i sagsnummer. Derimod vil en søgning efter aut. nr i feltet Oplysninger finde alle sager for virksomheden med det pågældende aut. Nr. frem. 6. Udtagning af træprøver for forekomst af fyrrevednematoder og andre nematoder Hvis kontrolløren under auditeringen får mistanke om, at tilsyneladende varmebehandlede pakningsenheder af træ eller træemballage ikke har været varmebehandlet kan der udtages en vedprøve af træet til kontrol for levende nematoder. Der testes for fyrrevednematoden Bursaphelenchus xylophilus og den beslægtede art B. mucronatus samt andre mikrobe-spisende nematoder. B. mucronatus er ikke plantepatogen, men forekommer almindeligt i ved af nåle- 13
træ. Den er derfor en meget god indikator for, om træet har gennemgået en korrekt varmebehandling i overensstemmelse med ISPM 15. Prøver skal udtages, så det forringer træets handelsværdi mindst muligt, samtidig med at retningslinierne for prøvestørrelse og type tilgodeses. Hvis der opstår problemer med at få lov til at tage prøver ud og de skønnes vigtige for overvågningen, kontaktes Planter. 6.1 Udtagning af vedprøver Formålet med de visuelle observationer, prøvetagning og laboratorieanalyse er dobbelt: at fastslå om der er levende organismer inden i træet (til forskel fra overfladiske kontamineringer). Levende organismer, uanset art, er et tegn på at en behandling ikke er gennemført korrekt. at fastslå om der er karantæneskadegørere i træet. Træemballagen eller emballagetræet hvorfra prøven er taget skal afmærkes og der træffes aftale med ejeren om, at træet ikke må fjernes, før analyseresultatet foreligger. Hvis virksomheden har problemer med det, kontaktes sektoren for en drøftelse. Værktøj Før prøven tages, fjernes det yderste lag (2-3 mm) træ med en høvl, så der ikke kan opstå tvivl om, hvorvidt der er tale om en overfladisk forurening med saprofytiske nematoder efter varmebehandling. Vedprøverne udtages helst med sav for at minimere opvarmning. Hvis savning ikke er muligt, udtages prøven med et håndbor med et sneglebor påmonteret eller en langsomtgående akku-boremaskine. Håndboret giver bedre findeling af prøven og man undgår opvarmning af materialet. Metodik Værktøjet skal mellem hver prøvetagning desinficeres ved flambering med sprit. Prøven må kun udtages og sammensættes fra en enhed. Så vidt det er muligt at skelne, udtages prøven fra dele af enheden, som er fremstillet af træ af nåletræ. Udvælg områder med gallerier eller blå-splintangreb. a) Saveprøve: Stykkerne udsaves om muligt i tynde skiver på ca. 1 cm, der klippes i mindre stykker på 1x1x1cm med en rosensaks. Det er hurtigere og minimerer varmeudviklingen. eller 14
b) Boreprøve: Prøver af emballagetræ kan udtages med håndbor eller en langsomtgående boremaskine, påmonteret et bor på mindst 17 mm. Vær meget opmærksom på ikke at køre for hurtigt med boremaskinen, da opvarmning af træet skal undgås. Skift mellem 2 bor, som afkøles mellem hver prøve. Boret desinficeres mellem hver prøvetagning ved flambering med sprit eller gasbrænder. Prøvestørrelse Prøve-størrelsen skal være 500 ml, dog mindst 250 g. En prøve tages fra én emballageenhed. Prøven puttes i en prøvetagningsplastpose og mærkes med oplysninger om virksomhed, træets oprindelse og træart. Hold også øje med eventuelle forekomster af træbukkeangreb og andre barkbiller. Se efter indgangshuller væsentligt større end 3 mm i diameter og gangsystemer med ovalt tværsnit. Biller og nematoder findes oftest i svækket/blåsplintsvamp-angrebet træ og ses nemmest ved at fjerne barken. Emballering og forsendelse af prøver: Prøverne pakkes i en plastpose, som lukkes helt tæt. Prøverne transporteres i køletaske. Prøven må ikke ligger direkte ovenpå et køleelement i køletasken. Temperaturen skal være mellem 5 og 25 o C. Prøverne indsendes hurtigst muligt efter udtagning. Analysetiden varer op til 5 uger fra modtagelse i laboratoriet. Prøverne sendes til Fødevarestyrelsens Afdeling for Plantediagnostik. Laboratorierapport Der skal udfyldes og indsendes en laboratorierapport (blanket GA 340, bilag 8) for hver prøve, der indsendes. Rapporten udfyldes efter følgende retningslinier: Felt/-er J.nr Prøve udtaget hos Navn Adresse Reg.nr Tlf.nr.. Materialet købt hos Importkontrol Land, certifikatnr. Kat. Nr. Plantenavn Sortsnavn Nr./formodet skadegører Angrebs % Partiets størrelse Udfyldelse Forbeholdt Afdelingen for Plantediagnostik Udfyldes med navn og adresse samt evt. tlf.nr. på træets/lokalitetens ejer. Reg.nr. kan sandsynligvis ikke udfyldes, da overvågningen oftest gennemføres hos ikke registrerede virksomheder Udfyldes kun hvis relevant Udfyldes kun hvis relevant Udfyldes ikke Udfyldes ikke Botanisk navn Udfyldes ikke Bursaphelencus xylophilus og andre nematoder Udfyldes ikke Udfyldes 15
Placering i virksomheden Udfyldes Opfølgning på tidligere prøve Udfyldes, hvis relevant, med reference til tidligere prøvenr. Symptomer/Sygdomsforløb m.v. "Fyrrevednematodeovervågning" kontrol for varmebehandling Distrikt Indsendelsesdato Specificeres af den kontrollør, der har forestået overvågningen. Kontrollør Kontrollørens navn angives tydeligt, evt. som init. Nr. konstateret skadegører Forbeholdt Afdelingen for Plantediagnostik. Til anførsel af analyseresultat. Undersøgelse Bemærkninger Forbeholdt Afdelingen for Plantediagnostik. Til anførsel af mere detaljerede oplysninger vedr. diagnosticering/ analysemetoder /skadegører. Modtagedato Svardato Underskrift Underskrives af ansvarlig for Forbeholdt Afdelingen for Plantediagnostik. diagnosticeringen. Forsiden af formular GA 340 rapporten afleveres til besøgsstedet, side 2 indsendes sammen med vedprøven og side 3 beholdes på distriktet. Selve prøven pakkes og indsendes i plastik-prøvepose, tydeligt mærket med prøvenr. og vedlagt formular GA 340, samt evt. kortskitse og yderligere dokumentation (mærket med prøvenr.). Den grundigt emballerede pakke mærkes med "Planter"-etiketten. Prøvenummer og prøvetagningssted/adresse skal anføres på prøvetagningsrapporten. Formular 340 (bageste blå kopi beholdes på distriktet) indsendes sammen med prøven til: Afdelingen for Plantediagnostik Søndervang 4 4100 Ringsted Laboratoriet returnerer forsiden til distriktet med resultatet af analysen. 7. Registrering af tid i mtid Tiden forbrugt til kontrol og kørsel i forbindelse med auditeringer registreres i mtid under hhv. reg. nr.: 3053-702 Aut. mærkning emballagetræ: Indledende auditeringsbesøg 3053-704 Opfølgende cert. træemballage: Opfølgende certificeringsbesøg til forlængelse af certificering 3053-705 Opfølgende kontrol træemballage: Opfølgende kontrolbesøg og sagsbehandling, herunder også ekstra besøg med henblik på måling af varmebehandlingsprocessen Er der tale om en opfølgende kontrol for virksomhedens regning føres tiden også her. Tiden forbrugt på udtagelse af vedprøver skal føres i Promark på aktivitetsnummer 3181 702 sammen med antallet af prøver, udtaget i forbindelse med eftersyn. 16
8. Ikrafttrædelse Denne instruks træder i kraft april 2013. 17
Ministeriet for Fødevarer, Landbrug og Fiskeri NaturErhvervstyrelsen Nyropsgade 30 1780 København V ISBN (tryk) 978-87-7083-657-9 ISBN (web) 978-87-7083-658-6 Tlf.: +45 33958000 E-mail: planter@naturerhverv.dk http://www.naturerhverv.fvm.dk