14. august 2013 Cphbusiness - HSU Referat af 7. møde 14. august 2013 kl. 14.00 Cphbusiness, Landemærkett 17.00 I mødet deltog: OGR GC JJER JOCA KRI SUR ATH BLA Ole Gram-Olesen Gregers Christensen Jacob Jersild John Callisen Kirsten Ringgaard Susanne Rievers Annette Thromsholdtt Bo Steen Larsen Rektor Uddannelsesdirektør Ressourcedirektør Områdechef, Service & Oplevelse Områdechef, Ledelse & Innovation Områdechef, Salg & Markedsføring Områdechef, Laboratorie og Miljø Områdechef, Økonomi & Finans GGH EML MKL JCH CHJ PAB HWH HLBE ALA Gitte Hansen (HK) Valby Else Marie Lie TR (HL), City Maria Kirstine Lovén TR (AC), Valby Jan-Christian Haxthausen TR (AC), Lyngby Charlotte Morell Jørgensen TR (HK), Lyngby Palle Bech TR (CO10), Lyngby Henrik Wind-Hansen TR (AC / DJØF), City Hanne Larsen-Bentin TR (AC / IDA), Hillerødd Annette Larsen TR (AC / DJØF), Nørrebro Desuden deltog: EMRS Eva Rosenbæk-Svane Ledelsessekretariatet referent Afbud: JWM REM Janne Madsen Rene Mørkeberg TR (FFT), Lyngby Afdelingschef, Partner 1
Dagsorden 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Orientering v/ ledelsen og medarbejdere Status på lokalesituationen Status på aktiviteter og økonomi v/ JJER Status på implementeringenn af OK 2013 v/ GC Status og drøftelsee på organisationen v/ OGR Drøftelsee af frafald v/ OGR Drøftelsee af sygefravær v/ JJER Der vedhæftes: Statistik for perioden 1. 8. 20122 31.7. 2013. 8. 9. Drøftelsee af håndtering af ferie, feriefridage, omsorgsdage, fridage, time- sedler samt elektronisk registrering af timeforbrug v / ALA Status personalehåndbog Bilag tidligere fremsendt: Procedure ved afskedigelse, Skabelon forr fasthol- delsesplan, Procedure for orlov, Trivselspolitik, Information og kommunika- tion, Privatbrug af telefon, Mærkedagee samt Sygdom. 10. Status arbejdsgruppe v/ arbejdsgrupperne a. Lønpolitik b. Kompetenceudvikling samt MUS herunder programledernes rolle c. Ansættelsespolitik mm 11. Trivsel og arbejdsmiljø a. Status og orientering v/ Trivselsudvalgene b. Status og orientering v/ Arbejdsmiljøudvalget 12. Eventuelt 2
Ad 1. Orientering OGR orienterede om seneste begivenheder i organisatioo onen. Der har væ- herunder Miljøteknolog, har haft en lavere søgning end forventet.. ret en flot søgning til Cphbusiness uddannelse er. Enkeltee uddannelser, I forbindelse med optaget, har vi fået god medieomtale, herunder på TV2 Nyhederne og i lokalavisenn i Hillerød (Miljøteknolog). Vi har i år fornøjelsen af att byde velkommen til t 12 nye undervisere. Der arbejdes på at gøre halvårsregnskabet færdigt. Arbejdet med præcisering af opgavernes placering i organisationen fort- Arbejdet med implementering af OK13 er i proces. Nye strategiske samarbejd der er igangsat. Cphbusiness samarbejder med sætter og der vil løbende blive informeret om ændringer via intranettet. RUC og CBS om at gøre vores professionsbachelorer direkte adgangsgi- vende til deres masterudda annelser. CG er ansvarlig for området. Labo- rantuddannelsen i Hillerød har indledt et samarbejde med Aalborg Univerindgået i sitet. ANH har ansvaret forr samarbejdet. Endelig er Cphbusiness et samarbejde med Wonderful Copenhagen ogg Horesta om at give Køben- Ma- havn et serviceløft. Uddannelserne Sport Management og Hospitality nagement bliver aktivt inddraget i samarbejdet gennemm studerende og undervisere. JOCA har ansvaret for Cphbusine ess bidragg til samarbejdet. Cphbusiness er blevet godkendt til institutionsakkreditering i 2015. Det in- doku- debærer en del arbejde frem til akkrediteringen, da opgaven er at mentere, hvordan vi gør frem for, hvad vi vil gøre. g De nye lokaler på Nørgaardsvej bliver indviet den 27. september. Lyngbys borgmester, Søren P. Rasmussen, taler ved åbningen. Morten Østergaard, minister for forskning, innovation og videregående uddannelser, er også inviteret til at tale. Opbygningen af den nye erhvervsakademisektor er i gang. Arbejdets fokus er uddannelsesbehov i fremtiden. Diskussioner af sammensætning af nye bestyrelser starter i efteråret. På bestyrelsens strategisem minar den 27. august 2013, vil en rækker emner bliver behandlet. Disse er: Uddannelsesporteføljen Samspil med praksiss Internationalisering Frafald 3
Disse vil også indgå som emner på medarbejd derseminaret den 25. sep- tember 2013. Ad 2. Status på lokalesituationen JJER fortalte, at Trongårds vej er forladt, og att de nye lokaler er taget i brug. Vi har fået nøglerne to dage før tid (en fredag f i stedet for en søn- en be- dag), hvilket har lettet arbejdet for bl.a. IT-afdelingen. Ny lokation i City er på vej. Direktionen håberr at kunne præsentere tinget aftale for bestyrelse n på bestyrelsesmødet den 27. august 2013. Den skal forelægges Folketingets finansudvalgg pga. beløbets størrelse (60 mio. over kontraktens løbetid). Fordelen ved den d pågældende løsning er, at Cphbusiness får en fleksibilitet både i forhold til udvidelse på sigt og i forhold til at kunne begrænse kapaciteten, hvis det bliver nødvendigt. Der blev spurgt til t adressen. Det skal dog først præsenteres for bestyrel- sen, før der bliver meldt noget ud. Ad 3. Status på aktiviteter og økonomi JJER fortalte, at budgetopf følgning for årets første syv måneder (halvårs- regnskab) er under udarbejdelse. Der bliver i samme ombæring udarbej- det en prognose for årets sidste fem måneder. Tallene bekræfter umiddel- bart desværre, at Cphbusiness er ramt på deltidsområdet, og at institutio- nen har haft et større frafald. Resultatet sendes ud efter Der blev spurgt til t frafald. bestyrelsesmødet. Ad 4. Status på implementeringen af OK2013 JJER henviste til punkt 6 på dagsordenen. GC orienterede om OK2013. Der arbejdes medd to koncepter: ny tid, og stillingsstruktur. Et princippapir om arbejdstid blev udarbejdet før sommerferien. Næste møde vedr. OK 13 er den 28. august 2013. Medio august udmeldes en mere deltaljeret orientering, men det ligger fast, at der er to måder at blive lektorbedømt på, hviss underviseren er ansat fra 1.. august 2013 og frem: Adjunktforløb og fast-track (hvor underviseren bliver indstillet til lektor-titlen). Der er stadigg spørgsmål, som mangler at blive besvaret i forhold til, hvad det betyder i praksiss for bådee dem, derr tager adjunktfor- løb og hvem der fast-trackes. Der er givet tilsagn om, at der ikke er nofastsatte gen, der stilles ringere, hvis de søger senere end e den oprindeligt dato. 4
Ad 5. Status og drøftelse på organisationen ALA bad om, at mødet rykkes frem, så områdechefer har tid til att imple- ved, mentere de nye principper. JCH kommenterede, at dett skaber frustration, at underviserne ikke hvad de skal forholde sig til. Det kombineret med, at timeregistrering ikke er klart endnu giver mangee spørgsmål til TR. ALA advarede imod at der allerede er nogle undervisere, som harr fået fyldt deres arbejdsugee op. Hvis der er nogle, der err booket eller overbooket, kan vi stå i en mærkelig situation, fordi der ikke har været lavet nok plads i planlægningen. GC svarede, at undervisningsdelen lå fast før sommerferien, men at orga- Det skift, vi ser nu, de spilleregler, vi har fået stillet op, vil betyde, at der nisationen kommer til at arbejde med en meree fleksibel model i fremtiden. bliver flere af vores medarbejdere, som i større omfang kommer til at ar- bejde med udviklingsprojekter. Der ligger fleree årsværk k af udviklingsopga- men ver, som vi ikke kender påå nuværende tidspunkt. ALA medgav, at der kan være variation i arbejdets sammensætning protesterede imod merarbejde. ALA forklaredee problematikken i, at der ikog andet. ke er indlagt plads hos allee medarbejderne til udviklingsopgaver De risikerer at være udelukket fra udviklingsopgaverne på semesterbasis. JCH udtrykte en undren over antallet af nyansættelser i forhold til aktivi- sam- tetsomfanget dett kommende år idet han vurderede at det ikke hang men. Dette blive taget op på møderne omkring OK13. OGR præsenterede de nyeste ændringer i organisationen. Organisationen skal væk fra at tænke i afdelinger. Den nye struktur støtter op om en organisation, derr er byggett op på programområder (Salg & Markedsføring, Servicee & Oplevelse, Økonomi & Finans, IT & KommunikK kation, Laboratorie og Miljø, Ledelse & Innovation). Ny områdeche ef for It & Kommunikation er Lars Bogetoft. Organisationens nye opbygning indebærer også en ny struktur på det stu- René dieadministrative område samt ny struktur forr service og bygninger. Mørkeberg får som leder af Cphbusiness Partner-afdeling ansvaret for ny organisering af salgsindsatsen til virksomheder. Søren Meyer kommer til att lede Cphbusiness Karriere, K som skal stå for vejledning af studerende på deltidsuddannelserne. Integration i gang. Henny Melgaard leder Cphbusiness Internation nal. Organisering err i gang. 5
Udviklingen af den nye organisation lægges i det d nye Cphbusiness Innova- interes- tion. Ansvaret for udviklingen og kontakten til interne og eksternee senter ligger hos Dorte Schmidt. I forbindelse med institutionsakkrediteringen i 2015 er der oprettet en ny kvalitetsfunktion i sekretariatet. Hanne Feld varetager den omfattende op- gave på sigt i samarbejd e med en udvidet stab. Opgaver i ledelsessekretariatet er fremover placeret hoss Eva Rosenbæk- som Svane. Organisationen dokumenteres løbende på intranettet, efterhånden ansvarsområder og stillingsbetegnelser (områdechefer / programledere / projektledere m.v.) samt strukturer og snitflader defineres. Fx er det vig- Le- tigt, at det er klart, hvem der har det daglige ledelsesansvar. OGR pointerede, at dokumentation og åbenhed prioriteres i ledelsen. delsesgruppen ønsker at diskutere modellen, inden i den bliver meldt ud i detaljer. JCH bad om, at strukturen for 5. sal bliver lagt meget t hurtigt ud på int- tager ranettet, således at det er tydeligt for alle, hvem der i sektretariatet sig af hvilke opgaver. JJERR lovede at prioriteree dette. Ad 6. Drøftelse af frafald OGR fortalte, at punktet err sat på dagsordenen før sommerferien, men at ledelsen ønsker at tage emnet op med bestyrelsen på bestyrelsessemina- i ret i slutningen af august 2013 og senere på medarbejd derkonferencen september 2013. Der kan ikke umiddelbart peges på énn ting, som gør fraværet. Meget er prøvet af, men der er stadig frafald. f ALA fortalte, at de på Nørrebro har taget fat på p problemstillingen. Der er mange tiltag på afdelingern ne, men det væsentlige er, att der fra et ledel- coa- sesniveau bliver gennemtrumfet, at redskaberne bliver brugt (study ches mv.). ALA foreslog, att HSU nedsætter enn gruppe, som laver et oplæg til, hvad der er ett fornuftigt fælles tiltag for organisationen for at sikre en fælles politik og indsats påå området. JCH opfordrede til, at der bliver taget en strategisk fremm for en økonomisk diskussion af problemstillingen. Han advarede mod risikoen for, at der bli- der ved forringerr kvalitetenn af det samlede program på bekostning af de ver brugt penge på at fastholde nogle studerende, og att organisationen studerende, som gerne vil læse på Cphbusines ss. HWH opfordrede til, at der graves et spadestikk dybere. Flere af undervi- skal forholde sig til, hvad det er for nogle mennesker, vi vil have med at serne kan have en uklar ide om, hvad det er, de skal gøre. Cphbusiness gøre identificere de fejlcastede så hurtigt som muligt. I det daglige, hvis 6
underviseren oplever en klasse, som bruger hele dagen på facebook skal underviseren stå på hovedet for at levere en god g undervisning, hvis de under alle omstændigheder prioriterer deres facebook-aktivitet? Har orga- HWH advarede mod at tænke på de studerende som kunder i en butik. De nisationen en customer relations tilgang? Kvalitetsafvejet tankegang? studerende er studerende. BLA mente, at Cphbusinesss ikke har været gode nok til at afdække årsaen vigtig gerne, hvilket er en forudsætning for at kunnee sætte ind. Der er pointe i nærhed. Hvordan får vi fulgt op? Der er et skisme i at vi mister dygtige studerende, som ikke bliver udfordret nok. Der vil altid være fejlpasser bedre til dem. Det er vigtigt, at vi bruger det som s en rød tråd gennem året. castedee studerende, men måske er der andre studieforløb, som JOCA indvendte, at der er mange årsager til frafald, og at så længe orgaårsager. nisationen ikke er landet, vil det være svært at a finde dee konkrete Diskussionen med de studerendes råd den 13. august 2013 viste,, at vi kan få nogle andre svar ved at involvere de studerende direkte. KRI mente, at det er en gennemførelse og fastholdelsesproblematik. Hvad er det, Cphbusiness vil? Det er det spørgsmål,, som organisationen skal have svar på. Vi skal turdee stille krav. Vi skal have håndd om dem sociale årsagerr kan vi fx sætte indd på. Vi skal undgå små-projes ekter men sætte ind på en overordnett strategi og målsætning. CHJ mente, at organisationen er nødt til at gøre mere udadtil, da vi får mindre og mindre indsigt gennem KOTen. JJER tilføjede, at vi måske ikke kan komme længere ned, men jo bedre vi er, jo færre ressourcer spilder vi for os, de studerende og Staten.. GC indvendte, at der ikke er nogle af de tiltag, som er prøvet, der virker. Forventningsafstemning err alfa og omega. Både hos de studerende og hos underviserne. OGR fortalte, at bestyrelse en ikke kommer tættere på vores studerende end vores STÅ, og at han derfor ikke vil diskutere virkemidler med besty- arm. Med den ene hånd bliver Cphbusiness bedt om at samle de udsatte relsen. Bestyrelsens primære opgave er at være ministerens forlængede studerende op på den anden side skal Cphbusiness uddanne superkom- skal være en attraktiv arbejdsplads for både ansatte a og studerende. De petentee graduates. Virkeligheden ligger nok lige i midten. Cphbusiness skal vide, at det er hårdt men givtigtt arbejde at læse hos os. OGR fortalte, at Direktionen, har bedt Dee Studerendes Råd om at komme med indspark til, hvad der er årsagerne til frafald. ALA fortalte, at Nørrebro har gode erfaringer med at arbejde med de stu- derendes forventninger allerede inden de første 6 uger på studiet. 7
OGR indvendte, at det værdimæssige udgangspunkt er uddannelserne. LBP opfordrede til, at der huskes på, at Cphbusiness har forskellige udtil, hvor- dannelser og forskellige studerende, så der err forskellige årsager for der er frafald på de enkelte uddannelser. det samme på alle Ad 7. Drøftelse af sygefravær JJER bekræftede,, at der err fejl i de tal, som err sendt udd med mødeindkal- delsen. En ny opgørelse vill blive sendt ud, nårr den er rettet op. Han nævnte, at det er interessant at vide, hvordann HSU vil bruge den på i sit arbejde. Er der nogle afdelinger, som ligger meget tungt på langtidssyg- at se udviklingen over tid. Hele organisationenn har en interesse i,, at det er dom? Er der et voldsomt peak omkring mandage? Det er også interessant så lavt som muligt. ALA medgav, at der skal være sigte på at Cphbusiness skal være en god arbejdsplads. KRI foreslog, at der laves fælles retningslinjer for, hvad Registreres det fx f kun vedd konfrontationstimer? der registreres. Ad 8. JJER medgav, at første skridt er at beslutte, hvordan organisationen regi- strerer sygefravær. Han foreslog, at sygefraværet også opgøres i kvarta- det med ler. Hvis der er meget sygdom et sted, skal han kunne diskutere den relevante leder. JCH fortalte, at sygefraværsoversigten også er et vigtigtt redskab for triv- er for- selsudvalgene. MKL indvendte, at stillingsbetegnelserne i den nuværende oversigt virrende. Drøftelse af håndtering af ferie, feriefrida age, omsorgsdage, frida- ge, timesedler samt elektronisk registrering af timeforbrug ALA efterlyste et indberetningssystem. Hun fremlagde problemstillinger omkring planlægning af feriefridage og divergerende ferievaner på de for- de an- skelligee afdelinger. B-sidenn vil gernee sikre, at feriefridage er noget, satte selv læggerr med forbehold for praktiske omstændigheder, hvor ledealle, om ren har ret til sige nej, og at der bliver meldt klart k og ens ud for fx 5. juni er en betalt fridag. Det blev aftalt på mødet, at 5. juni er en fridag for alle ansatte på Cphbusiness. 8
JJER svarede, at der for fremtiden vil blive meldt ud for og til alle i god tid. I forhold til feriefridagene vil det ikke være noget problem, så længe medtil stude- arbejderne ikke lægger deres feriedage uhensigtsmæssigt. GC bragte undervisningsfrie uger skal vi være enige omm i forhold rende. ALA indvendte, at det skal være en direktions beslutningg jf. at afdelingerne har meget forskellige historikker. Det skal være ens for alle. JJER fortalte, at Cphbusine ess får et tidsregistre eringssystem medio novemet regne- ber til brug fra 1.. januar. Indtil da arbejder organisationen med ark-system. Ad 9. Status personalehåndbog HWH spurgte, om der er nogle ændringer til tidligere praksis. GC svarede, at det er der ikke. JCH påpegede, at der i materialet står, at det er HR-konsulenten,, som ta- A- ger beslutningen om orlov,, og at B-siden er uenig i den prioritering. siden var enig, og GC lovede at sende materialet tilbagee med ændringen. KRI indvendte, at der bør stå noget om organisationenss trivselsudvalg, herunder hvad formålet er med udvalget, og hvordan h det skal sammen- sættes. JCH bragte problemstillingen omkring roamingg i udlandet op. Han mente, at det kan være et problem, hvis man ikke måå bruge roaming i udlandet, og at man i det mindste må kunne betale sig fra f det. GC præsenteredee et politikpapir om emails og kalendere. JCH indvendte til det forelagte, at der kan være behov for at blokke til fx forberedelse. CHJ foreslog, at der udarbejdes et fælles kalendersprog for at begrænse uhentsigtsmæssige forstyrrelser. KRI indvendte, at det er vigtigt at afdramatisere kalenderpolitikken om- kring generelt åbne kalendere. Der er lagt op til, at alle kan se overskrif- er helt med på, hvad den nye emailpolitik indebærer. LBP bad om, at det bliver beskrevet bedre, hvad det er,, der er tanken. terne, dvs. hvad og hvor. BLA foreslog, at der bliver udsendt en early warning, w så medarbejderne 9
GC fremlagde en lanceringsplan i tre dele: 1) Der informeres på intranet, 2) Kalenderne åbnes omkring 1. september 2013, 3) Påå førstkommende afdelingsmøde laves en introduktion for medarbejderne. HWH foreslog, att nye tiltagg på de tekniske hjælpemidlerr følges op af nogle introduktionskurser og evt. opsamlingskurser. Ad 10. Status arbejdsgruppe a. Lønpolitik JJER vi laver en opdeling som går ud på p at lukkee 2012 af og laver en overgangsordning til 2014/2015, hvor organisationen har den rigtige model for lønpolitikken på Cphbusiness. ALA fortalte, at dett er blevet vedtaget, at der bruges 40000 kr. per mand som en ikke beskattet bonus, som brugess til afdelingsture. CHJ spurgte, om pengene kunne bruges på tværs af afdelingerne til fx administrationen samlet. ALA svarede, at det er blevet besluttet, att pengenee bliver brugt afdelingsvis. SUR spurgte, hvem der melder det ud, og JJER svarede, at det bliver Direktionen via intranettet. b. Kompetenceudvikling samt MUS herunder programledernes rolle ALA fortalte, at B-siden lægger vægt på, p det er vigtigt, att det er den personaleansvarlige chef, som afholder MUS. Det er ressour-r at af- cespild, hvis der sidder to chefer til samtalen. OGR svarede, klaringen er i arbejdsgruppen for kompetenceudvikling og MUS. c. Ansættelsespolitik mm ALA fremlagde arbejdsgruppens overvejelser ogg resultater omkring sammensætningenn af ansættelsesudvalg. Det var defineret, hvor alle skal være med, men udvalget har nu fået defineret, hvor det ikke er nødvendigt at have hele apparatet i gang. Ad 11. Trivsel og arbejdsmiljø a. Status og orientering v/ Trivselsudvalgene JCH oplyste, at allee trivselsudvalg er kommet k godt i gang. Der har været afholdt et fælles trivselsseminarr for alle trivselsudvalg, som har dannet et godt grundlag for udvalgenes arbejde. Fælles trivafdelinger og har fokus på Cphbusinesss som en attraktiv a arbejdsplads. selsudvalget arbejder med trivselsaktiviteter på tværs af Det 0 1
skal dog pointeres,, at vi først for alvorr kan komme i gangg med arer på bejdet, når den nyee stillingsstruktur ogg ny tid for alvor plads. b. Status og orientering v/ Arbejdsmiljøudvalget JJER fortalte, at arbejdsmiljøudvalget er godt i gang med opgaver- fra ne. Evakueringsplaner er lavet efter god erfaringsudveksling City til de andre lokationer. En antivoldspolitik er blevet implemen- teret. Ad 12. Eventuelt Forretningsordenn for HSU er udløbet 31. juli 2013. Forretningsorden tages op på næste møde til evt. revision og godkendelse. 1 1