Mødet afholdes på Cphbusiness, Landemærket 11, 5. sal, mødelokale Status

Transkript

1 Hovedsamarbejdsudvalget Referat 19. møde onsdag den 9. september 2015 kl Mødet afholdes på Cphbusiness, Landemærket 11, 5. sal, mødelokale Status Hovedsamarbejdsudvalget Ole Gram-Olesen Formand OGR Jan-Christian Haxthausen Næstformand JCH Annette Thromsholdt Områdechef ATH Birgitte Søndergaard Laursen Studieadministrativ chef BSLA Bo Steen Larsen Områdechef BLA Janne Madsen Vagtmester JWM Tania Marika Hansen Studiesekretær TMH Annette Larsen Lektor ALA AFBUD Hanne Larsen-Bentin Lektor HLBE Henrik Wind-Hansen Lektor HWH Palle Bech Adjunkt PAB Torsten Rune Christensen Adjunkt TC Dan Korsgaard Servicechef DK John Callisen Områdechef JOCA AFBUD Kim Mikkelsen IT-chef KIMI Lars Bogetoft Områdechef LBP Stine Hougård Nielsen Controller SHN Susanne Rievers Områdechef SUR Gregers Christensen Uddannelsesdirektør GC Jacob Jersild Ressourcedirektør JJER Vikar for ALA: Karsten Radant Adjunkt KRAD

2 Hovedsamarbejdsudvalget DAGSORDEN For mødet foreligger følgende dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden 2. Orientering a. Ministeriets udmelding af omprioriteringspuljen (bilag 2.1) v/ OGR b. Bestyrelsesmøde 7. september (bilag 2.2) v / OGR c. Strategiseminar i bestyrelsen 7-8. september (bilag 2.3) v/ OGR d. Kvalitetsseminar i lederforum 15. september v/ OGR e. Årskonference 1. oktober v/ OGR f. Andet 3. Søgning og optag sommeren 2015, orientering (bilag 2.2) v/ GC 4. Økonomi 2015, orientering om 7-måneders regnskab og prognose for hele året (bilag 4.1) v/jjer 5. MTU 2015, orientering om fase 1 og status på fase 2 (bilag 5.1) v/gc 6. Ny Tid 2015, orientering på mødet v/gc og TR 7. Møder i Cphbusiness, notat om mødestruktur og kultur til drøftelse (bilag 7.1) v/ OGR 8. Nyansættelser, orientering på mødet v/ GC 9. Sygestatistik, orientering på mødet v/jjer 10. Forretningsorden for Arbejdsmiljøudvalget, oplæg til godkendelse (Bilag 10.1) v/jjer 11. Eksamensafvikling, orientering på mødet om pilottest af Wiseflow og status på sommereksamenen v/jjer 12. Kantineudbud, orientering v/jjer 13. Feriekalender 2015/2016 v/jjer 14. Eventuelt Bilag 2.1 Skrivelse fra ministeriet af 28. august om 2 % omprioriteringsreserve 2.2 Orientering ved rektor 2.3 Oplæg til bestyrelsens strategiseminar månedersregnskab og prognose for hele året 5.1 Opsummering fra Direktionssekretariatet og Viden & Kompetence 7.1 Møder i Cphbusiness 7.2 Ny mødetype 9.1 Sygefravær 1. januar til 31. august Forretningsorden for arbejdsmiljøudvalget

3 REFERAT 1. Godkendelse af dagsorden Dagsorden blev godkendt. 2. Orientering a) Ministeriets udmelding af omprioriteringspuljen (bilag 2.1) v/ OGR OGR orienterede om ministeriets udmelding af omprioriteringspuljen samt til tilskudsreduktioner, som der allerede i FL 2015 er lagt op til. Desuden orienterede OGR om den første drøftelse i bestyrelsen, samt om processen frem til bestyrelsens budgetmøde i november, hvor der skal fremlægges ledelsesgrundlaget for 2016 samt en fremskrivning af økonomien til og med Aktuelt er vi ved at se på det potentiale for øget indtjening, som kan ligge i Strategi Der lægges et ekstra møde i HSU, med kun det ene punkt, at drøfte dette potentiale. JCH pegede på, at reduktionen kan få en konsekvens for kvaliteten. HWH pegede på, at konsolideringsprocenten kan nedsættes. b) Bestyrelsesmøde 7. september (bilag 2.2) v / OGR OGR orienterede om bestyrelsesmødet, og JJER supplerede med hovedtal fra 7-måneders regnskabet og prognosen for hele årets regnskab. c) Strategiseminar i bestyrelsen 7-8. september (bilag 2.3) v/ OGR OGR orienterede om bestyrelsens strategiseminar 7. og 8. september d) Kvalitetsseminar i Lederforum 15. september v/ OGR OGR orienterede om det kommende kvalitetsseminar i Lederforum, som finder sted den 15. september Kvalitetsenheden har arrangeret seminaret, som bl.a. kommer til at omhandle udvikling og fastholdelse af uddannelsernes kvalitet og arbejdet med at gøre klar til institutionsakkreditering med udgangspunkt i eksisterende praksis. Lederforum, ansvarlige for årskonferencen og kvalitetsenheden selv deltager i seminaret. JCH spurgte ind til, hvornår kvalitetsstrategien begynder at sive ned i organisationen, og om der skal være en strategi for dokumentation. OGR svarede, at kvalitetsenheden i samarbejde med programområderne og de øvrige tværgående funktioner er ved at udarbejde en række standarder med beskrivelse af opfølgning på samme. JCH påpegede det vigtige i at kommunikere kvalitetsarbejdet ud i organisationen. Dette vil bl.a. ske gennem årskonferencen. Der er en kommunikationsopgave i, hvordan vi får alle med. GC svarede, at årskonferencen har det som fokus. KRAD spurgte ind til tidsplanen for akkreditering, og OGR orienterede om baggrunden for, at vi først vil påbegynde akkrediteringen i e) Årskonference 1. oktober v/ OGR OGR gav en status på planlægningen af årskonference, samt hvordan den gerne må tydeliggøre sammenhængene mellem Strategi 2020, Kvalitetsstrategien, De syv søm og De syv leveregler. JCH spurgte ind til ressourceværktøjerne. JJER svarede, at ressourceværktøjerne bliver implementeret ultimo november, og at projektet dermed følger tidsplanen. KRAD bemærkede, at en af udfordringerne i august var, at underviserne ikke havde værktøjet. JCH spurgte ind til processen omkring tilvejebringelsen af de syv leveregler. OGR svarede, at de udspringer af vores historik samt erfaringer og input fra Co-creating the future-projektet og efterfølgende års- og midtvejskonferencer.

4 f) Andet Ingen bemærkninger her til. HSU tog den samlede orientering til efterretning. 3. Søgning og optag sommeren 2015, orientering (bilag 2.2) v/ GC GC orienterede om søgning og optag i sommeren Af materialet fremsendt til bestyrelsen fremgår det, at Cphbusiness optog 7 % flere studerende end sidste år, selvom Cphbusiness er gået 4 % ned i tilgang til uddannelserne. Cphbusiness optog 37 mere, end vi budgetterede med, så prognosen er flot ramt. Der er forskydninger mellem uddannelserne. For fremtiden skal Cphbusiness være skarpere på vurderingen af, hvor store de enkelte uddannelser bliver i det kommende år. De parametre, som beskriver, hvor mange der starter på Cphbusiness det kommende år, skal findes. Hver 10. unge i regionen, der læser videre, bliver optaget på Cphbusiness. TMH spurgte ind til den store difference på deltid. Spørgsmålet overføres til pkt. 4. HSU tog orienteringen til efterretning. 4. Økonomi 2015, orientering om 7-måneders regnskab og prognose for hele året (bilag 4.1) v/jjer JJER orienterede. Cphbusiness forventer at komme ud af 2015 med et overskud på 8,4 millioner kroner. Der er en højere gennemførselsprocent på fuldtid men en mindre tilgang til deltidsområdet (jf. spørgsmål fra TMH under spm. 3). Organisationen kæmper stadig for at få forsknings- og udviklingsmidler i spil. Det er penge, som Cphbusiness overfører til de kommende år. Bygningsdriften er overskredet med 3 millioner kroner. Det er bl.a. affødt af, at Cphbusiness kom sent i gang med Nansensgade og derfor ikke helt har afsluttet den sag. Der er ikke holdt igen ift. tilpasninger og reparationer. Desuden er der sat penge til side til Vaskeriet på Nørgaardsvej. HWH stillede spørgsmål til forholdet mellem udgifter til undervisning og udgifter til administration. JJER svarede, at flere udgifter, der tidligere har ligget under undervisning er rykket over under administration og tilføjede, at Cphbusiness ligger meget pænt i fordelingen ift. resten af sektoren. Direktionssekretariatet eftersender tal for benchmarking med andre erhvervsakademier. HSU tog orienteringen til efterretning. 5. MTU 2015, orientering om fase 1 og status på fase 2 (bilag 5.1) v/gc GC gennemgik processen til nu og fremover. JWM påpegede vigtigheden af sociale tiltag, hvilket alle kunne tilslutte sig. 6. Ny Tid 2015, orientering på mødet v/gc og TR GC fortalte, at direktionen og underviser-tr har arbejdet gennem foråret på princippapiret for arbejdsplanlægning. Parterne er nået til enhed, og underviser-tr har godkendt den nye aftale. Princippapiret bliver lagt på intranettet i uge 37. Processen har taget for lang tid, og der er nu givet håndslag på, at den næste proces startes tidligere. 7. Møder i Cphbusiness, notat om mødestruktur og kultur til drøftelse (bilag 7.1) v/ OGR

5 OGR motiverede det udsendte oplæg til en bedre mødestruktur og kultur, samt oplæg til ny form for dialogmøder mellem medarbejderne ude på lokationerne og direktionen. HSU kunne tilslutte sig de to oplæg. JCH understregede samtidig betydningen af mødekulturen og de muligheder, der ligger i at gøre møder kortere og mere effektive. OGR påpegede, at der gerne måtte skabes en bedre sammenhæng mellem LSU og HSU, hvor de syv LSU-formandskaber indgår. Dette tages op på dette kommende møde i HSU. 8. Nyansættelser, orientering på mødet v/gc Nyansættelser skal være et fast punkt på HSU, men formen er ikke besluttet endnu. BSLA kommenterede, at tallene skal kvalificeres. Fx er studentermedhjælpere ofte ansat i korte perioder. HSU var enig i den betragtning. Desuden blev det foreslået, at der tilføjes tal for tilgang og afgang af personale samt flytning mellem afdelinger. KIMI bemærkede, at det er vigtigt, at lederne udfylder en blanket, når deres medarbejdere stopper, så IT kan få udstyret tilbage igen. På samme vis skal ændringsblanketter udfyldes, så bl.a. Økonomi, personale og organisation har overblik over personaleudviklingen i organisationen. 9. Sygestatistik, orientering på mødet v/jjer Statistik udsendt med dagsorden. Det er vigtigt, at sygedage bliver registreret. Sygestatistikken er godkendt i sin nuværende form af HSU og udsendes med dagsordenen på samme måde fremover. 10. Forretningsorden for Arbejdsmiljøudvalget, oplæg til godkendelse (Bilag 10.1) v/jjer Arbejdsmiljøudvalget holdt en workshop i august omkring udvalgets fremtid. Der var enighed om, at arbejdsmiljø er noget, der primært foregår og derfor er forankret lokalt. Der foreligger en ny forretningsorden til Arbejdsmiljøudvalget. HSU bedes kommentere og godkende forretningsordenen? JCH kommenterede, at arbejdsmiljøudvalget er lidt for usynligt. Han efterspurgte en udmelding om, hvad der er arbejdsmiljøorganisationens arbejdsområde. JJER svarede, at det nye intranet og den nye arbejdsgang ift. den lokale forankring forhåbentligt vil synliggøre Arbejdsmiljøudvalget. KRAD tilføjede, at der ikke bør være en skillelinje mellem tillidsrepræsentanten og arbejdsmiljørepræsentanten men en mere løbende dialog om arbejdsfordelingen. HSU godkendte forretningsordenen for Arbejdsmiljøudvalget. 11. Eksamensafvikling, orientering på mødet om pilottest af Wiseflow og status på sommereksamenen v/jjer Der var nogle udfordringer med vintereksaminer. Der er siden kørt en proces, hvor studieadministrationen har fokuseret på tid og planlægning. Egen vurdering er, at studieadministrationen langt hen ad vejen er lykkedes med projektet. Studieadministrationen har været på forkant med planlægningen i en løbende dialog med programkoordinatorerne. God tid er vigtig. Råplanlægning på vintereksamen er på plads og sendt ud til programkoordinatorerne. JJER tilfreds med udviklingen. Der vil være et kontinuerligt fokus på forbedringer. JWM kommenterede, at det også er hendes oplevelse, at det er gået meget bedre. Hun spurgte desuden ind til, om Smartlearning også komme på samme platform. BSLA svarede, at Smartlearning er på plads i systemet til vintereksamen.

6 BSLA fortalte, at det går godt med implementeringen af Wiseflow. Der er små irritationsmomenter, men i det store og hele er det lykkedes. Studieadministrationen har holdt nogle reeksaminer i WiseFlow. Der er et lille kursus på vej til undervisere. De fleste eksaminer vil blive afviklet i Wise- Flow fra vinter. Alle Partners eksaminer kommer til at foregå i WiseFlow fra vintereksamen. Smartlearning er også på vej til at overgå til systemet. 12. Kantineudbud, orientering v/jjer Parametrene for kantineudbuddet er bl.a. pris, økologi og mulighed for mere løbende evaluering og tilbagemeldinger. Kantineudbyder på Nansensgade, Landemærket og Blågårdsgade har vundet udbuddet. JWM tilføjede, at Cphbusiness kan blive meget bedre til at forventningsafstemme med kantinerne. De kunne godt få mere information om, hvad kundegrundlaget er fra uge til uge. JJER undersøger mulighederne for frokostordning for medarbejdere til næste HSU. 13. Feriekalender 2015/2016 v/jjer Feriekalenderen er lagt i Outlook frem til 1. maj 2016 men ikke i mtime. Juleferien 2015 tilføjes i mtime ultimo september. 14. Eventuelt GC bragte et punkt fra seneste møde i HSU op. Det drejer sig om, hvornår semestrene skal starte. Områdeforum har vurderet, at en flytning af semesterstart ikke kan forsvares ud fra en overvejelse om tryk på undervisningslokaler, placering ift. foregående semesters eksamen ect. Studenterorganisationen blev drøftet af HSU. Den har sine udfordringer, og de netop gennemførte studieture forløb ikke optimalt. Områdeforum, arbejder videre med den problemstilling. tager det op på mødet den 30. september. JCH bemærkede, at stillinger, der kræver personaleansvar, skal slås op. Han efterspurgte en definition af personaleansvar. Skal programledere, der gennemfører MUS, have deres stilling slået op? Hvad dækker deres ledelsesansvar? Personalepolitikudvalget tager problemstillingen op til næste ordinære møde i HSU.