28. maj 2014 Referat af 13. møde 28. maj 2014 kl på Cphbusiness, Landemærket I mødet deltog: Afbud:

Transkript

1 28. maj 2014 Cphbusiness HSU Referat af 13. møde 28. maj 2014 kl på Cphbusiness, Landemærket I mødet deltog: OGR Ole Gram-Olesen Rektor GC Gregers Christensen Uddannelsesdirektør JJER Jacob Jersild Ressourcedirektør JOCA John Callisen Områdechef, Service & Oplevelse BLA Bo Steen Larsen Områdechef, Økonomi & Finans KRI Kirsten Ringgaard Områdechef, Ledelse & Innovation SUR Susanne Rievers Områdechef, Salg & Markedsføring GGH Gitte Hansen (HK) Valby EML Else Marie Lie TR (HL), City JCH Jan-Christian Haxthausen TR (AC), Lyngby CHJ Charlotte Morell Jørgensen TR (HK), Lyngby PAB Palle Bech TR (CO10), Lyngby ALA Annette Larsen TR (AC / DJØF), Nørrebro JWM Janne Madsen TR (FFT), Lyngby HWH Henrik Wind-Hansen TR (AC / DJØF), City TC Torsten Christensen TR (AC), Valby Afbud: REM Rene Mørkeberg Centerchef, Partner ATH Annette Thromsholdt Områdechef, Laboratorie og Miljø LBP Lars Bogetoft Områdechef, IT & Multimedie HLBE Hanne Larsen-Bentin TR (AC / IDA), Hillerød Referent: Eva Marianne Rosenbæk-Svane (EMRS)

2 Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden 2. Orientering 3. Ny samarbejdsudvalgsstruktur, status v/gc 4. Ny teamstruktur i programområderne, status v/gc 5. Ny teamstruktur i de tværgående funktioner Studieadministration og Service, status v/jje 6. Nyansættelser af adjunkter (ca. 25 stillinger), mål og proces v/ogr 7. Cphbusiness Søerne samt øvrige flytninger, status v/jje 8. Økonomi, status v/jje 9. Ny mødestruktur og kultur, status v/ogr 10. Trivsel og fokusgruppeinterview, oplæg v/gc 11. Personaleforening, status v/ PAB og OGR 12. HSUs årshjul i sammenhæng med bestyrelsens årshjul, oplæg v/ogr 13. Midtvejskonferencen, evaluering (vedlagt) og opfølgning 14. Personalehåndbog, opdateringer og justeringer (vedlagt) 15. Eventuelt Referat 1. Godkendelse af dagsorden Godkendt 2. Orientering Den nye bestyrelse er næsten på plads. Medlemmerne holder konstituerende bestyrelsesmøde søndag den 1. juni. 3. Ny samarbejdsudvalgsstruktur, status v/gc Den nye samarbejdsudvalgsstruktur træder i kraft fra næste HSU-møde den 24. august i forbindelse med implementeringen af den nye struktur på Cphbusiness. Nye formandskaber skal meldes ind til EMRS inden sommerferien. Fem fortrinsvis pædagogisk dominerede udvalg er områdechefernes ansvar, og de resterende to udvalg på henholdsvis Landemærket og Nansensgade er de administrative lederes ansvar. ALA oplyste, at der på nuværende tidspunkt ikke er særskilte TR for AC erne i de administrative funktioner. Det forventes, at der vil blive valgt TR i løbet af efteråret.

3 HSU-formandskabet finder derefter ud af, om de tre suppleringsmandater skal tages i brug for at sikre en fair bred repræsentation. 4. Ny teamstruktur i programområderne, status v/gc Processen er i fuld gang. I det enkelte programområde forankres alle faglig/pædagogiske opgaver i selv-ledende teams. Det enkelte team kommer til at bestå af 4-6 adjunkter/lektorer/docenter samt eventuelle eksterne lektorer. Teamet får et veldefineret arbejdsfelt og opgavespecifikation i det enkelte arbejdsår med klare succeskriterier (fx gennemførelse, 1. karakterer, Ennova-S, Ennova-M ). Der skal være tydelige hjørneflag for opgaver og ressourcer. Der skal være færrest mulige overlap. Den nye konstellation køres ind i arbejdsåret Indkøringen kommer sandsynligvis ikke til at køre synkront, da nogle allerede nu er længere end andre, men efterhånden vil forskellene udlignes. 5. Ny teamstruktur i de tværgående funktioner Studieadministration og Service, status v/jjer Studieadministrationen bliver fra august delt i tre teams: Front office, Back office 1 og Backoffice 2. Frontoffice er 1-2 medarbejdere på lokationerne med administrativt ansvar og kontaktpunkt til back office funktionerne. Back office 1 bliver ansvarlig for optag, eksamen, STÅ-tastning, bundne forudsætninger og praktik. Back office 2 bliver ansvarlig for skemaplanlægning, tid og personale, fakturering og afregning, STÅ-controlling, SU/SPS og skabeloner. Fokus i Service og Administration bliver på at opretholde et højt og professionelt serviceniveau, administrativ regularitet (tog til tiden), optimering af nøgleprocesser, team-udvikling samt individuel kompetenceudvikling og moduler fra AU. Der arbejdes med en model, hvor pedeller, It og front office personale placeres sammen på hver enkelt afdeling. Dette sker forat synliggøre medarbejderne, og at kunderne kun har ét sted at henvende sig. Det er ikke hensigten, at pedeller er en del af det front office personale og omvendt. Der vil blive udarbejdet klare funktionsbeskrivelser for hver gruppe. Den studieadministrative gruppe har afholdt to teamdage på Niels Brock. Ledergruppen har taget en intern AU i ledelse. ALA understregede nødvendigheden af, at arbejdsgangene er klare, så der ikke bliver lavet dobbeltarbejde. BLA lagde op til, at medarbejdere og ledere accepterer, at det er en indkøringsperiode, hvor alle hjælper hinanden, og erfaringer deles på tværs af organisationen. CHJ og JCH påpegede, at det er vigtigt, at der bliver lagt et godt stykke arbejde i kommunikationen af organisation og arbejdsgange. JCH spurgte ind til, hvordan adm-gruppen tager det. JJER og CHJ svarede, at det er lidt blandet, men at de fleste er ved at være med. KRI spurgte ind til, om Front Office er klædt på til at svare/hjælpe med den brede vifte af spørgsmål, man kan forvente fra særligt de studerende for at sikre, at de så vidt muligt kun skal et sted hen.

4 BESLUTNING: HSU besluttede, at studieadministrationen og servicefunktionen skal være et fast punkt på udvalgets møder frem til jul. 6. Nyansættelser af adjunkter (ca. 25 stillinger), mål og proces v/ogr Alle nye medarbejdere ansættes på Cphbusiness i modsætning til tidligere praksis, hvor de blev ansat i en bestemt afdeling. Alle hører under den nye stillingsstruktur og skal igennem lektorbedømmelse og samme rekrutterings- og indslusningsforløb. Den faglige profil er defineret som relevant dansk eller udenlandsk kandidatuddannelse og kandidatspecialisering (gerne også ph.d.), relevant erhvervserfaring, faglig praksis i danske og/eller internationale private virksomheder, undervisning og forskning (kan være ph.d.-forløb) samt international erfaring fra uddannelse eller job og flydende på engelsk. Den personlige profil defineres som en stærk kommunikativ person (kan brænde igennem), empatisk (engageret i andre mennesker og især i unge), teamworker (sætter teamets mål over sine egne), resultatorienteret (går efter løsninger og succes), stærk indre drivkraft (ikke drevet af status, belønning og andre ydre drivkræfter), opgaveorienteret med højt energiniveau, analytisk og reflekterende, selvledende og i stadig udvikling, veludviklet humor (nemt til smil og grin også af sig selv), original og farverig (huskes også af studerende 20 år efter), sammenhængende liv (familie, unger, arbejde, fritidsaktiviteter), glad for livet/mod på livet. OGR præsenterede ansættelsesprocessen for HSU, herunder stillingsopslaget (se pp.) og fortalte lidt om, hvordan Cphbusiness finder de rigtige kandidater. Cphbusiness brander sig som en professionel og attraktiv arbejdsplads, organisationen efterlever vores værdisæt og gældende regler for rekruttering og ansættelse, bruger tiden rationelt, og rekrutterer de bedste faglige og personlige kvalifikationer. Alle rekrutteres til Cphbusiness med afsæt i Strategi 2020 Gør viden til værdi. JCH spurgte ind til ph.d. og om der kunne opfordres til flere interne ansøgere, da det kan bruges som udvikling. OGR svarede, at valget af ph.d.-kandidaten ligger hos de institutioner, vi samarbejder med om ph.d.-forløbet, men at vi allerede har opfordret en underviser til at søge en ph.d.-stilling på NICE-projektet, og at hun fik stillingen. KRI spurgte ind til, hvordan vi håndterer interne ansøgere. GC indvendte, at det er vigtigt at tage det op med den enkelte medarbejder og anerkende ønsker om at ændre arbejdssituationen, og at en medarbejder ikke bør søge en ny stilling for at blive flyttet internt. BLA understregede, at MUS er et godt sted at tage den problemstilling op. Der afholdes informationsmøde for potentielle ansøgere. Flere i HSU gav udtryk for, at det er kedeligt, at dette informationsmøde ikke afholdes på Cphbusiness. 7. Cphbusiness Søerne samt øvrige flytninger, status v/jjer Ombygningen er i fuld gang, men kva finansudvalget er processen forsinket. Alle gør deres bedste for at få det til at hænge sammen. 1. aflevering er 25. august, 2. aflevering en måned senere og sidste levering ca. 1. december. Der kan blive tale om en kort overgang med supplerende lokaler. Nogle kolleger kommer til at strække sig yderligere. 8. Økonomi, status v/jje

5 Resultat for 2013 er et overskud på 6,9 mio. kr. mod et forventet overskud på 6,5 mio. kr., hvilket gav en egenkapital ultimo 2013 på 37,5 mio. kr. Omsætningen i 2013 blev på 269,9 mio. kr. En opgørelse af frafald i første kvartal viser, at Cphbusiness samlet er på niveau på fuldtidsområdet, mens deltid ligger lidt over budget. Lønnen ligger på niveau med det budgetterede for første kvartal De øvrige poster ligger på budgetteret niveau. Ressourcerne fra 22 af de 25 nye stillinger allokeres til studievejledning, udvikling mv. (opgaverne bliver spredt ud over den samlede stab). Ressourcer adjunkter/lektorer svarer til en besparelse på 5 stillinger ud af 139. Svarende ca. (på makroniveau) til en besparelse på ca. 3,5 % af den gennemførte undervisning. Ledelsen underbygger tallene på næste HSU. HWH efterspurgte nogle mere dybdegående notater om lignende punkter mhp. at fremme forståelsen. JCH fulgte op med argumentet om, at TR ved bedre indsigt kan sikre bedre svar til medarbejderne. JJER lovede at se på, om lignende punkter kan fremstilles med på forhånd fremsendte notater i fremtiden. 9. Ny mødestruktur og kultur, status v/ogr 2014/2015 er under planlægning Medieafdelingen har fået i opdrag at formidle mødekulturen ud i organisationen. Alle i lederforum har påtaget sig at følge oplægget Oplægget introduceres successivt i alle mødefora. 10. Trivsel og fokusgruppeinterview, oplæg v/gc Direktionen har set på trivsel ved fokusgruppeinterview med nye undervisere i maj. Deres input implementeres i den nye ansættelsesproces. Flere fokusgruppeinterviews er undervejs. ALA spurgte ind til, om undervisere med længere anciennitet på Cphbusiness også vil blive spurgt. JJER de næste grupper bliver andre segmenter. Tanken er at få en bred tilbagemelding. 11. Personaleforening, status v/ PAB og OGR Et udvalg hold møde i maj om opstart af en personaleforening. PAB blev konstitueret formand. GC indvendte, at der skal være en tidsramme på foreningens videre arbejde. PAB og OGR fortalte HSU, at vedtægter er under udformning af medlem af opstartsudvalget, Holger B. Nielsen. OPGAVE: SUR rykker HBN for vedtægterne. 12. HSUs årshjul i sammenhæng med bestyrelsens årshjul, oplæg v/ogr Videreførelse af nuværende kadance, dvs. HSU ca. 2 uger før hvert møde, så HSU kan nå at komme med input til bestyrelsen. Det kan betyde, at materialet kun er i en råskitse, når det behandles i HSU. Bestyrelsens strategiseminar kommer til at ligge i september. Her behandles sommeroptag og studiestart, halvårsregnskab og prognose på årets resultat,

6 vurdering af Strategi 2020 i lyset af den seneste udvikling i omverdenen og indkredsning af strategiske indsatsområder i det følgende år. I november ligger bestyrelsens budgetmøde. Her behandles uddannelsesprogram, udviklingsprogram og budget for det følgende år. I april afholdes bestyrelsens resultatmøde. Her fremlægges og godkendes årsrapport for det foregående år med ledelsesberetning og årsregnskab, kvalitetsrapport og målopfyldelse på udviklingskontrakt med ministeriet og målopfyldelse på rektors resultatkontrakt. I juni afholder bestyrelsen sit sommermøde. Her behandles status på søgningen til sommeroptag og opfølgning på kvalitetsarbejdet. BESLUTNING: HSU bakker op om planen 13. Midtvejskonferencen, evaluering (vedlagt) og opfølgning Se pp. fra mødet for evaluering af midtvejskonferencen. Der er udtrykt ønske om, at konferencen ikke kun kommer til at handle om strategi. Årskonferencen er allerede nu under opbygning. Mulige temaer er Kvalitet og uddannelse, fordi CBA skal institutionsakkrediteres i 2015, Teamstruktur jf. den organisation, som Cphbusiness er i gang med at opbygge eller Digitalisering. Arrangementet er på plads inden sommerferien. KRI foreslog, at Cphbusiness bruger og dermed promoverer vores egne interne kompetencer og successer, så det ikke kun bliver eksterne indlæg. JCH foreslog, at HSU tematiserer værdierne for at holde organisationen fast i rent faktisk at bruge dem. BESLUTNING: HSU implementerer værdierne i sit arbejde fremover. 14. Personalehåndbog, opdateringer og justeringer (vedlagt) 14A:Godkendt af HSU, dog med nedenstående ændringer: Ansættelsesudvalg: Det giver ift TR bedre mening, at TR er med til 2. samtale. Referencer: Der kan indhentes referencer efter aftale med ansøger. 14B: Godkendt af HSU. 14C: HWH og JCH stillede spørgsmålstegn ved, om det skal være gældende praksis, at orlov kun kan bevilges hvis det passer i organisationens planer og derved bliver et privilegium frem for en ret, som det har været tidligere. EMRS svarede, at det er standard i staten. Ledelsen gennemtænker praksis og melder tilbage. 14D: Godkendt af HSU, dog med nedenstående ændringer: Jørgen Stilling skal med. Arbejdsmiljørep og TR skal informeres. Retningslinjer for nødsituationer blev efterspurgt. De er under udarbejdelse i HR Administrationen. 14E: Godkendt af HSU. 15. Eventuelt

7 CHJ spurgte ind til, at der i forbindelse med flytningerne kunne afses ressourcer til studentermedhjælpere. JJER svarede, at det ikke var planlagt at ansætte ekstra hænder. JCH fortalte, at der ikke kommer nogen rigtige svar på indlæg i Innovationskassen. OGR svarede, at der vil blive fulgt op på det.