Ledelsestilsyn for Psykiatrien Psykiatriens i Region Syddanmark overordnede ledelsestilsyn Version 2.1 1. Udkast, Marts 2014
Indholdsfortegnelse 1 Organisatorisk enhed... 1 1.2 Øverst ansvarlig ledelse... 1 2 Mål... 1 3 Budget... 1 3.1 Driftsbudgetter... 2 4 Økonomi og aktivitet... 2 4.1 Økonomi- og aktivitetsopfølgning... 2 4.1.1 Månedlig opfølgning... 2 4.1.2 Bilaterale møder... 2 4.1.3 Handleplaner... 2 4.2 Baseline... 3 5 Bogføring... 3 5.1 Fakturabehandling via ØS, ILS, Pronestor og Apovision... 4 5.1.1 Generelt for fakturabehandlingen... 4 5.1.2 Kontrol af fakturabehandling via ØS og ILS... 4 5.2 Bogføring via SD... 5 5.2.1 Kontrol af bogføring via SD... 5 6 Indkøb... 5 6.1 Kontrol af indkøb... 5 7 Leasingrammen... 5 7.1 Kontrol af leasing... 5 8 Statusafstemninger... 6 8.1 Kontrol af statusafstemninger... 6 9 Kontantkasser... 6 9.1 Afstemning af kontantkasser... 6 9.2 Kontrol af kontantkasser... 6 10 Modtagelse af likvide midler... 6 10.1 Arv... 7 11 Vederlagsfri medicin... 7 12 Patientdeposita... 7 12.1 Afstemning af patientdeposita... 7 12.2 Kontrol af patientdeposita... 7 13 Indtægtsforhold... 8 13.1 Leje... 8 13.2 Refusioner... 8 13.3 Udenregionale patienter... 8 13.4 Øvrige indtægter... 8 14 SATS-pulje- og forskningsprojekter samt fondsmidler... 9 14.1 SATS-pulje projekter... 9 14.2 Forskningsprojekter... 9 14.3 Fondsmidler... 9 15 Fri telefon, computer, internet... 10 15.1 Fri telefon... 10 15.2 IT- og multimedieudstyr... 10 16 Inventar... 10
16.1 Kontrol af inventar... 10 17 Sygehusdirektørens ledelsestilsyn... 10 17.1 Dokumentation for sygehusdirektørens ledelsestilsyn... 10 17.2 Afdelingernes ledelsestilsyn... 11 18 Besvigelse... 11 Bilags oversigt... 12 Godkendelse af ledelsestilsynet for Psykiatrien i Region Syddanmark... 13
1 Organisatorisk enhed Psykiatrien i Region Syddanmark er beliggende på adressen: Teglgårdsparken 26, 5500 Middelfart 1.2 Øverst ansvarlig ledelse Den administrerende sygehusdirektør har, med mindre andet er nævnt, det overordnede budgetansvar for psykiatrisygehuset og overordnede ansvar for, at de nævnte procedurer i ledelsestilsynet og dertilhørende bilag overholdes. Sygehusdirektøren har muligheden for at uddelegere budgetansvar samt ansvaret for, at overordnede procedurer overholdes. Uddelegeringen kan ske til f.eks. afdelingsledelserne eller økonomichefen og skal være beskrevet i sygehusdirektørens ledelsestilsyn. På tilsvarende vis har afdelingsledelserne mulighed for at uddelegere budgetansvar til de respektive funktionsledere samt ansvaret for, at overordnede procedurer overholdes. Uddelegeringen skal i så fald være beskrevet i afdelingsledelsens ledelsestilsyn. Den lægefaglige direktør og den sygeplejefaglige direktør har hver ansvar for specifikke anlægsprojekter. Yderligere ansvarsfordeling af psykiatriens anlægsprojekter se bilag 1. 2 Mål Målet med psykiatriens overordnede ledelsestilsyn er at sikre, at psykiatrisygehuset overholder Regionens regler for økonomistyring og registreringspraksis samt regnskabsprincipper. For de overordnede rammer og principper for psykiatriens ledelsestilsyn henvises der løbende til bilag, hvori de enkelte elementer er nærmere beskrevet. Dette dokument er overordnet for psykiatrisygehuset, hvilket betyder, at alle afdelinger skal indrette deres eget ledelsestilsyn herefter. Der skal således forelægge særskilte ledelsestilsyn for sygehusdirektøren og alle de psykiatriske afdelinger. Det overordnede ledelsestilsyn ajourføres ved nye beslutninger og minimum 1 gang årligt og kan tilgås via intranettet og Infonet. 3 Budget Varetagelsen af budgetansvaret foregår i praksis ved uddelegering til de enkelte afdelingsledelser. Inden for eget område varetager afdelingsledelsen, på vegne af den administrerende sygehusdirektør, løbende ledelsestilsyn med budgetoverholdelse. Budgettet er fordelt på: - 6 voksenpsykiatriske afdelinger - 3 børne- og ungdomspsykiatriske afdelinger - Afdeling for Traume- og Torturoverlevere - Telepsykiatrisk Center - PsykInfo - Service - Sygehusledelsen og Administrationen i Middelfart Side 1 af 13
- Puljer til fællesudgifter og indtægter Herudover er der indgået driftsaftale med RCT-Jylland. 3.1 Driftsbudgetter I oktober måned meddeles afdelingerne deres driftsbudgetter for kommende budgetår og overslagsår (oprindeligt budget). Oplysningen sendes fra økonomifunktionen i administrationen. Alle afdelinger skal udarbejde detailbudget på afsnitsniveau. Detailbudgetteringen foregår i perioden fra oktober måned til primo december måned. Afdelingsledelserne disponerer over et rammebudget, som ajourføres i takt med udmøntning af bevillinger fra regionsrådet, psykiatriens ledelse samt ved interne bevillinger besluttet af sygehusledelsen. Se endvidere Forretningsgangen for decentrale budgetter på Psykiatrien i Region Syddanmarks intranet. Regler for overførsel af over-/underskud til næste budgetår fastsættes af sygehusledelsen og fremgår af den årlige drifts- og udviklingsplan. 4 Økonomi og aktivitet I psykiatrien er der udarbejdet en model for månedlige og kvartalsvise økonomi- og aktivitetsopfølgninger. Se endvidere bilag 2, Årshjul for økonomi- og aktivitetsafrapportering. 4.1 Økonomi- og aktivitetsopfølgning 4.1.1 Månedlig opfølgning Afdelingsledelserne skal hver måned kvalificere deres afdelings økonomi- og aktivitetsprognose på baggrund af forbrug og aktivitet de foregående måneder. Økonomifunktionen i administrationen udarbejder på baggrund af afdelingsledelsernes kvalificering af forbruget, samt forventede budgetkorrektioner fra Region Syddanmark, et samlet prognoseskema for psykiatrisygehuset. Prognosen forelægges sygehusledelsen en gang om måneden. Den første økonomiprognose fremlægges for sygehusledelsen efter de første to måneders forbrug. Hvert kvartal bliver der udarbejdet en kvartalsrapport som indeholder de økonomi- og aktivitetsprognoser, som afdelingsledelserne løbende har kvalificeret. Kvartalsrapporten indeholder endvidere opfølgning på psykiatriens målbilleder. Rapporten forelægges sygehusledelsen til godkendelse inden fremsendelse til sundhedsøkonomi i Regionshuset. Kvartalsrapporten indgår i den samlede kvartalsvise afrapportering til regionsrådet. Se endvidere Tidsplan for økonomirapportering på Psykiatrien i Region Syddanmarks intranet. 4.1.2 Bilaterale møder Sygehusledelsen afholder 2 gange årligt bilaterale møder med afdelingsledelserne. På møderne drøftes blandt andet budgetoverholdelse og aktivitetsniveau. 4.1.3 Handleplaner Konstateres det i forbindelse med økonomiopfølgning, at en afdeling forventes at få et merforbrug på mere end 2 % i forhold til det ajourførte driftsbudget, skal afdelingsledelsen Side 2 af 13
udarbejde handleplan med henblik på budgetoverholdelse. Se endvidere Vejledning til økonomiske handleplan på Psykiatrien i Region Syddanmarks intranet. 4.2 Baseline I oktober måned udmelder økonomifunktionen i administrationen en foreløbig baseline for det kommende budgetår til afdelingsledelserne. Den udmeldte baseline er beregnet ud fra aktiviteten i årets første 8 måneder. Den endelige baseline for henholdsvis stationær og ambulant aktivitet bliver, efter godkendelse ved psykiatriledelsen, meldt ud til afdelingerne i løbet af det 1. halvår. Den endelige baseline er beregnet ud fra foregående års aktivitet plus 2 % og eventuelle korrektioner. Baseline kan ændres løbende f.eks. ved opstart af projekter eller særlige initiativer. For uddybende beskrivelse af, hvordan baseline fastsættes, henvises til Takststyringsmodelen for Psykiatrien i Region Syddanmark. 5 Bogføring Psykiatrien i Region Syddanmark anvender økonomisystemet Prisme (herefter benævnt ØS), som er et fælles økonomisystem for hele Region Syddanmark. Det er et mål for psykiatrisygehuset, at arbejdsprocesserne vedrørende bogføring er harmoniseret og digitaliseret i videst muligt omfang. Af øvrige systemer, der genererer posteringer til ØS, er Regionens fælles indkøbs- og lagersystem (herefter benævnt ILS), Regionens lønsystem Silkeborg Data (herefter benævnt SD), APOvision, sygehusapotekernes økonomi- og lagersystem og Pronestor, som er et fælles bookingsystem. Psykiatriens bogføring varetages dels centralt fra økonomifunktion i administrationen og dels decentralt hos psykiatriens enkelte afdelinger. Bogføringen skal foregå løbende for at sikre en effektiv budgetopfølgning. Fakturaer til Psykiatrien i Region Syddanmark modtages elektronisk og indlæses efter EAN numre i ØS eller i ILS centralt fra Region Syddanmark. Udover elektroniske fakturaer er der også enkelte manuelle bilag. F.eks. rejse- og udlægsbilag. Alle medarbejderes udlæg skal altid godkendes af afdelingsledelsen. Udenlandske fakturaer modtages endvidere manuelt, da ØS ikke kan behandle udenlandske fakturaer. Administrationens økonomifunktion varetager den administrative behandling af udenlandske fakturaer. De decentrale medarbejdere sender de udenlandske fakturaer til økonomifunktionen i administrationen efter, at de har indhentet godkendelse fra afdelingsledelsen. Alle udlæg foretaget af afdelingsledere skal godkendes af sygehusdirektøren. Sygehusdirektørens, den lægefagligedirektørs og den sygeplejefagligedirektørs udlæg skal tilsvarende godkendes af psykiatridirektøren. Se bilag 3, håndtering og godkendelse af medarbejderudlæg Side 3 af 13
5.1 Fakturabehandling via ØS, ILS, Pronestor og Apovision Fakturabehandling via ØS Fakturaer, der kommer ind i ØS, bliver godkendt, attesteret og konteret ude på hver enkel afdeling. Godkendelsen sker enten ved attestation i ØS, via e-mails eller indscannede dokumenter med underskrift fra den budgetansvarlige, som vedhæftes den elektroniske faktura i ØS. Se endvidere bogføringsproceduren på Psykiatrien i Region Syddanmarks intranet. Fakturabehandling via ILS En række fakturaer konteres ikke via ØS. Disse fakturaer modtages i ILS. ILS er knyttet op på psykiatriens omkostningssteder og derfor sker konteringen automatisk. Inden konteringen sker, skal fakturaen varemodtages i ILS. Se endvidere bogføringsproceduren på Psykiatrien i Region Syddanmarks intranet. Fakturabehandling via pronestor Psykiatrisygehuset anvender på flere afdelinger bookingsystemet pronestor. I pronestor er det blandt andet muligt at booke lokaler, IT udstyr og biler samt at bestille forplejning. Ved bestilling af forplejning og andre ydelser dannes der i pronestor en faktura, som automatisk overføres til ØS. Godkendelsen af fakturaerne skal ske, som beskrevet under kapitlet Fakturabehandling via ØS. Fakturabehandling via Apovision Lægemidler rekvireres hos de lokale sygehusapoteker, som anvender økonomi og lagersystemet Apovision. Fakturaerne bliver dannet i systemet og overført til ØS. Godkendelsen af fakturaerne skal ske, som beskrevet under kapitlet Fakturabehandling via ØS. 5.1.1 Generelt for fakturabehandlingen Såfremt fakturaens nettobeløb er over 100.000 kr., skal fakturaen godkendes af 2 medarbejdere. Det kan begge være ledere fra afdelingsledelsen i den pågældende afdeling, eller i de tilfælde, hvor afdelingsledelsen har givet en medarbejder kompetence til at godkende fakturaer, kan denne medarbejder godkende fakturaen sammen med én fra afdelingsledelsen. Hvis en faktura vedrører den godkendelsesansvarlige, skal denne faktura sendes til godkendelse ved vedkommendes overordnede. For eksempel skal en faktura, der vedrører afdelingsledelsen, sendes til godkendelse ved sygehusledelsen. 5.1.2 Kontrol af fakturabehandling via ØS og ILS Afdelingsledelsen skal hver måned foretage stikprøvekontrol af bogførte bilag. Denne kontrol skal dokumenteres i afdelingens elektroniske ledelsestilsyn. Administrationen i Middelfart foretager én gang årligt en stikprøvekontrol af bogførte bilag på afdelingerne. Udover denne stikprøvekontrol foretager administrationen i Middelfart interne kontrolbesøg på de decentrale afdelinger, hvor der også bliver foretaget stikprøvekontrol af indtægter og udgifter i ØS. Endvidere foretager økonomifunktionen i administrationen månedligt momskontrol af alle afdelinger i psykiatrien. Momskontrollen foregår i momskontrolsystemet og foretages for at sikre korrekt kontering af fakturaer med/uden moms. Hvis der konstateres fejl i momskontrollen korrigeres fejlene af økonomifunktionen i administrationen. Side 4 af 13
5.2 Bogføring via SD Lønudgifter beregnes og afregnes via SD. Lønudbetalingerne sker automatisk, når medarbejderen er oprettet i lønsystemet, som følge af en godkendt ansættelseskontrakt og lønaftale. Såfremt der sker ændringer i medarbejdernes ansættelse, skal afdelingsledelsen give HR-administrationen skriftlig besked herom. Når bogføringen af de månedlige lønkørsler er gennemført, gennemgås de tilknyttede fejlkonti i ØS for beløb, der er gået på fejl. Fejlbogføringer korrigeres af HR-administrationen eller økonomifunktionen i administrationen inden næste lønkørsel. 5.2.1 Kontrol af bogføring via SD Afdelingsledelsen kontrollerer forbruget af lønudgifter ved det månedlige elektroniske ledelsestilsyn. Lønudgifterne sammenholdes med budgettet. Afdelingsledelsen skal endvidere foretage stikprøvekontrol på lønudgifterne og sikre, at der ikke føres lønudgifter på afdelingen, som ikke tilhører afdelingen, og at der ikke sker fejludbetalinger. Økonomifunktionen i administrationen i Middelfart afstemmer én gang om måneden lønkontoen i banken for at sikre, at den bogførte afregning af løn i ØS stemmer overens med den i pengeinstituttet udbetalte løn. Kontrollen af lønposteringerne er beskrevet i forretningsgangsbeskrivelse for HR. 6 Indkøb Den største del af indkøb i psykiatrien foretages gennem ILS. ILS rummer generelt de varer, der anvendes i Psykiatrien i Region Syddanmark. Ved indkøb uden om ILS skal Region Syddanmarks indkøbsaftaler anvendes. Indkøbsaftalerne kan findes på Region Syddanmarks intranet. Økonomifunktionen kontrollerer ved bilagskontrol samt interne kontrolbesøg på afdelingerne, at indkøbsaftalerne overholdes. 6.1 Kontrol af indkøb Ved modtagelsen af en vare kontrolleres det, at forsendelsen svarer til fragtbrevet og om varen og antal svarer til følgeseddel og indkøbsordrer. 7 Leasingrammen Et aktiv med en indkøbspris på over 100.000 kr. uden moms, skal leases på psykiatrisygehusets leasingramme. Leasing kræver optagelse i anlægsarkivet. Administrationens økonomifunktion forestår herefter aktivering af leasingen i anlægsarkivet gennem regnskab og finans i Regionshuset. Aktiver på under 100.000 kr., må ikke leases. Se endvidere bilag 4, Håndtering af leasingrammen. 7.1 Kontrol af leasing Kvartalsvis laver administrationens økonomifunktion et udtræk i ØS på indkøb over 100.000 kr. Ud fra dette træk foretager økonomifunktionen kontrol af indkøbene for at sikre, at leasinger bliver korrekt registreret. Side 5 af 13
8 Statusafstemninger Psykiatriens afdelinger og administrationens økonomifunktion afstemmer statuskonti hver måned. Eventuelle differencer afklares/rettes hurtigst muligt efter de er opstået. Afstemningerne arkiveres og skal kunne forevises i forbindelse med kontrolbesøg og besøg af eksterne revisorer. Afdelingernes afstemninger sendes til økonomifunktionen i administrationen, efter godkendelse fra afdelingsledelsen, senest den 10. i den efterfølgende måned. Psykiatrisygehuset har et mål om, at antallet af statuskonti i psykiatrisygehuset minimeres i videst muligt omfang. Det vil sige, at konti der ikke bruges i den daglige drift, skal lukkes eller flyttes og varetages af økonomifunktionen i administrationen. 8.1 Kontrol af statusafstemninger Økonomichefen foretager månedligt stikprøvekontrol af statusafstemningerne for administrationens statuskonti. Se bilag 5, oversigt over statuskonti og afstemningshyppighed. Økonomifunktionen i administrationen kontrollerer, at der senest den 10. i måneden, at de enkelte afdelingers afstemninger er indsendt og at afstemningerne stemmer. 9 Kontantkasser Psykiatrisygehusets afdelinger har kontantkasser med tilknyttede bankkonti. I nogle af afdelingerne er der endvidere tilknyttet udlægskasser til de enkelte afsnit. Der skal i psykiatrisygehuset være så få kontantkasser som muligt. Ved håndtering af kontantkasserne skal afdelingerne følge psykiatriens gældende forretningsgange. Vejledning til procedure for håndtering af kontantkasser findes på Psykiatrien i Region Syddanmarks intranet. 9.1 Afstemning af kontantkasser Kontantkasser og bankkonti skal afstemmes ved månedsskifte. Det anbefales dog, at der afstemmes ugentligt. Afstemningerne skal ligesom ved statusafstemningerne arkiveres i afdelingerne, så de kan forevises i forbindelse med interne kontrolbesøg og besøg af eksterne revisorer. Udover arkivering i afdelingen skal afstemningen, ligesom ved statuskontiafstemningerne, fremsendes senest den 10. i den efterfølgende måned til økonomifunktionen i administrationen efter godkendelse fra afdelingsledelsen. 9.2 Kontrol af kontantkasser Økonomifunktionen i administrationen kontrollerer, at der senest den 10. i måneden er indsendt de enkelte afstemninger og at ØS og bankkonti saldoen stemmer overens med afstemningen. I forbindelse med interne kontrolbesøg kontrolleres den kontante beholdning. 10 Modtagelse af likvide midler Uanset formål skal likvide midler anbringes på en bankkonto tilhørende Psykiatrien i Region Syddanmark og registreres i psykiatriens regnskab. Side 6 af 13
10.1 Arv Psykiatrien er bemyndiget af regionsrådet til at modtage arv til anvendelse inden for psykiatriens fagområder og skal desuden kunne anvendes foreneligt med den måde psykiatrien drives på. Modtagelse af arv med særlige vilkår eller driftsmæssige konsekvenser, som er udover psykiatriens fagområder, skal forelægges til politisk godkendelse som en enkeltsag. Arv af fondslignende karakter skal anbringes og administreres i overensstemmelse med Region Syddanmarks retningslinjer for administrationen af tilskudsmidler. Modtagelse af arv skal godkendes af sygehusledelsen. 11 Vederlagsfri medicin Vederlagsfri medicin kan udleveres til ikke-indlagte patienter i en begrænset periode på 2 år, med det formål at sikre en stabil medicinering til psykiatriske patienter ud fra specifikke diagnoser i starten af deres sygdomsforløb. For behandlingsdømte svarer den tidsmæssige udstrækning for vederlagsfri medicin som udgangspunkt til dommens længde. De gældende regler for vederlagsfri medicin forefindes via følgende link: http://www.regioner.dk/sundhed/medicin/vederlagsfri+udlevering+af+medicin Procedure vedrørende behandling af fakturaer på vederlagsfri medicin, se bilag 6 12 Patientdeposita I forbindelse med planlagte indlæggelser modtager patienterne informationsmateriale, hvori de bliver opfordret til ikke at medbringe større pengebeløb og andre værdigenstande. I informationsmaterialet bliver patienterne samtidig gjort opmærksom på, at psykiatrien ikke yder erstatning for mistede værdigenstande og kontantbeløb, medmindre værdigenstande og kontanter er i afdelingernes varetægt. Informationsmaterialet har til formål at mindske risikoen for svind og uberettigede beskyldninger mod medarbejdere og andre patienter. Procedure for håndtering af patientdeposita findes på Psykiatrien i Region Syddanmarks intranet. 12.1 Afstemning af patientdeposita Patientdeposita skal afstemmes ved månedsskifte ved brug af registrantliste, men der skal bogføres ved hver bevægelse. Afstemningerne og registranstliste skal arkiveres på afdelingerne og skal kunne forevises i forbindelse med internt kontrolbesøg og besøg af eksterne revisorer. Udover arkivering i afdelingen skal afstemningen senest den 10. i den efterfølgende måned sendes, efter godkendelse fra afdelingsledelsen, til økonomifunktionen i administrationen. 12.2 Kontrol af patientdeposita Økonomifunktionen i administrationen kontrollerer, at de senest den 10. i måneden har modtaget de enkelte afstemninger og at ØS, bank og registrantliste saldi stemmer overens. I forbindelse med internt kontrolbesøg, kontrolleres den kontante beholdning af patientmidler. Side 7 af 13
13 Indtægtsforhold 13.1 Leje Psykiatrisygehuset har lejeindtægter fra blandt andet udlejning af tjenesteboliger og værelser. Procedure for håndtering af leje, forefindes på Psykiatrien i Region Syddanmarks intranet. 13.2 Refusioner Psykiatrien i Region Syddanmark modtager løbende refusioner for blandt andet sygdom, barsel, tillidsrepræsentanter, løntilskud, fleksjob og statens voksen uddannelsesstøtte. Generelt administreres refusionerne af administrationen, blandt andet bogføring og opfølgning på de ansøgte refusioner. Refusionerne tilgår typisk den ansattes afdeling, og det er således den ansattes afdeling, der fører tilsyn med modtagelsen af indtægten ved det månedlige Ledelsestilsyn på afdelingsniveau. Barsels- og tillidsrepræsentantrefusioner bliver konteret på en central pulje i psykiatrien. roceduren for håndtering af refusioner findes på intranettet. 13.3 Udenregionale patienter Psykiatrisygehuset behandler patienter fra de øvrige regioner. Én gang om måneden faktureres patientens bopælsregion for ambulante behandlinger. Stationær behandling afregnes ved udskrivelse af patienten eller én gang årlig ved forsat indlæggelse på psykiatrisygehuset. Procedure for håndtering af afregning for udenregionale patienter ligger på Psykiatrien i Regions Syddanmarks intranet. 13.4 Øvrige indtægter Udover ovennævnte indtægter, har psykiatrisygehuset også indtægter for nedenstående områder. Listen er ikke nødvendigvis udtømmende. Kurser Salg af bøger og småting Mental observation Salg af CBCL materialer Arrangementer Undervisning Afdelingsledelserne vurderer om de bogførte indtægter stemmer overens med de budgetterede indtægter. Afdelingsledelsernes kontrol foregår via det månedlige ledelsestilsyn (afsnit 11). Idet indtægterne er meget individuelle i forhold til de enkelte afdelinger skal de enkelte afdelingers indtægter beskrives i det afdelingsspecifikke ledelsestilsyn. Psykiatrisygehuset indhenter indtægter ved udarbejdelse af fakturaer udarbejdet i ØS. Forretningsgangen i forbindelsen med udarbejdelsen af fakturaer findes på Psykiatrien i Region Syddanmarks intranet. Side 8 af 13
14 SATS-pulje- og forskningsprojekter samt fondsmidler SATS-pulje projekter, forskningsprojekter og fondsmidler skal håndteres som beskrevet i de efterfølgende afsnit. Fælles for de tre områder er, at de alle håndteres i projektmodulet i ØS. 14.1 SATS-pulje projekter Psykiatrien i Region Syddanmark ansøger årligt om bevillinger fra statens SATS-puljer. Bevillingerne der modtages skal holdes adskilt fra afdelingernes ordinære driftsbudget. Derfor opretter økonomifunktionen i administrationen SATS-puljeprojekter i projektmodulet. Staten fastlægger specifikke regnskabsinstrukser, som medsendes tilsagnsskrivelser for den enkelte bevilling. Økonomifunktionen i administrationen administrerer bevillingen, men det er afdelingsledelserne, der har ansvaret for, at regnskabsinstrukserne på de givende bevillinger overholdes. I forbindelse med afdelingsledelsernes økonomistyring af SATS-puljeprojekter sender økonomifunktionen i administrationen hver måned en økonomiprognose til afdelingsledelsen. Ved projektafslutning skal afdelingerne udarbejde en faglig afrapportering. Til regnskabsaflæggelsen indsamler administrationens økonomifunktion alt relevant materiale, som for eksempel lønsedler, ansættelsesbreve og midtvejsrapporter. Økonomifunktionen i administrationen udarbejder regnskabet og sikrer revisorpåtegning, som fremsendes med den faglige afrapportering til bevillingsgiver efter sygehusledelsens godkendelse. Procedure for håndtering af SATS-puljeprojekter forefindes på Psykiatriens intranet. 14.2 Forskningsprojekter Psykiatrien i Region Syddanmark modtager løbende finansieringer fra eksterne tilskudsgivere til forskellige forskningsprojekter og forskningsstrategirådet bevilliger midler til interne forskningsprojekter. Forskningsprojekterne forankres på psykiatrisygehusets afdelinger, og det er afdelingsledelsen, der har det overordnede ansvar for, at forskningsprojekterne gennemføres i overensstemmelse med reglerne for de givende bevillinger. Afdelingsledelsen har ansvaret for budgetopfølgningen. Forskningssekretariatet, som er placeret under Telepsykiatrisk center, kan yde bistand til afdelingsledelsen og forskeren i forbindelse med den daglige drift. Forskere med eksternt finansierede forskningsprojekter er underlagt de samme retningslinjer, som gælder for forskere med internt bevilligede forskningsprojekter. Procedure for håndtering af forskningsprojekter forefindes på Psykiatrien i Region Syddanmarks intranet. 14.3 Fondsmidler Psykiatrien i Region Syddanmark modtager løbende fondsmidler fra eksterne tilskudsgivere. Fondsmidler, der modtages i psykiatriens afdelinger, skal indsendes til økonomifunktionen i administrationen. Økonomifunktionen i administrationen forankrer fondsmidlerne på psykiatrisygehusets afdelinger og sikrer korrekt kontering og afløftning af moms. Det er afdelingsledelserne, der har det overordnede ansvar for, at fondsmidler anvendes i overensstemmelse med reglerne for de givende bevillinger og at sikre budgetopfølgningen. Side 9 af 13
Ved de fondsmidler, hvor der er krav om regnskabsaflæggelse, skal afdelingerne udarbejde en faglig afrapportering. Økonomifunktionen i administrationen indsamler relevant materiale til regnskabsaflæggelsen og udarbejder regnskabet samt sikrer revisorpåtegning, hvis dette er et krav. Den faglige afrapportering og regnskabet sendes til bevillingsgiver efter sygehusledelsens godkendelse. Procedure for håndtering af fondsprojekter forefindes på Psykiatrien i Region Syddanmark intranet. 15 Fri telefon, computer, internet 15.1 Fri telefon Når en medarbejder tilbydes en telefon, er det afdelingsledelsen, der afklarer hvorvidt telefonen skal benyttes privat eller ej. Bilag 7 indeholder de overordnede regler for fri telefoni. 15.2 IT- og multimedieudstyr Ved udlån af multimedier udarbejdes en liste over udlån og indlevering af genstandene. På samme måde skal der udarbejdes en liste over placeringen af IT- og multimedieudstyr på arbejdspladsen. Bilag 7 beskriver nærmere hvordan IT- multimedieudstyr håndteres og kontrolleres. 16 Inventar Der skal på afdelingerne være en opdateret inventarliste for inventar med en indkøbspris på over 10.000 kr. Inventarlisten skal kunne fremvises ved kontrolbesøg og skal løbende vedligeholdes. Skabelon til inventarliste forefindes på Psykiatrien i Region Syddanmarks intranet. 16.1 Kontrol af inventar Afdelingsledelsen skal mindst 1 gang årligt foretage en stikprøve på, om inventarlisten er ajourført. Dette gøres ved at udtage min. 10 tilfældige genstande fra listen og tjekke, om genstanden befinder sig der, hvor det er noteret. Økonomifunktionen kontrollerer i forbindelse med kontrolbesøg, om afdelingsledelsen kan fremvise en opdateret inventarliste samt om seneste stikprøve kontrol har fundet sted inden for 1 år. 17 Sygehusdirektørens ledelsestilsyn Sygehusdirektørens ledelsestilsyn foretages ved gennemgang af modellen for økonomi- og aktivitetsprognoser samt elektronisk ledelsestilsyn. 17.1 Dokumentation for sygehusdirektørens ledelsestilsyn Dokumentationen for sygehusdirektørens ledelsestilsyn dokumenteres gennem det elektroniske ledelsestilsyn i ØS samt ved referater fra sygehusledelsesmøder, som findes via linket: Referater fra sygehusledelsesmøder eller på psykiatriens intranet. Rammerne for sygehusdirektørens ledelsestilsyn findes i ledelsestilsynet for sygehusdirektøren. Side 10 af 13
17.2 Afdelingernes ledelsestilsyn Afdelingerne skal udarbejde ledelsestilsyn for egne afdelinger hvori særlige foranstaltninger og uddelegering af budgetansvar samt ansvaret for, at overordnede procedurer overholdes. Afdelingsledelserne skal en gang i måneden fortage ledelsestilsyn og dokumenteres gennem det elektroniske ledelsestilsyn i ØS. Overordnede rammer for afdelingernes ledelsestilsyn, beskrives i bilag 8 Procedure for afdelingernes ledelsestilsyn. Se endvidere bilag 9 Årshjul for afdelingsledelsernes ledelsestilsyn. 18 Besvigelse Hvis der i psykiatrisygehuset findes mistanke om besvigelse skal afdelingsledelsen straks informere HR- administrationen i Middelfart herom, med henblik på at udrede hvorvidt der har været besvigelse og bistå afdelingsledelse og sygehusledelse i det videre sagsforløb. Side 11 af 13
Bilags oversigt Bilag til ledelsestilsynet Bilag 1 Bilag 2 Bilag 3 Bilag 4 Bilag 5 Bilag 6 Bilag 7 Bilag 8 Bilag 9 Emne Uddelegering af anlægsprojekter Årshjul for økonomi- og aktivitetsafrapportering Forretningsgang for håndtering og godkendelse af medarbejderudlæg Håndtering af leasingrammen Oversigt over statuskonti og afstemningshyppighed Forretningsgang vedrørende behandling af fakturaer på vederlagsfri medicin Overordnede regler for fri telefoni og IT- og multimedie Procedure for afdelingernes ledelsestilsyn Årshjul for afdelingernes ledelsestilsyn Side 12 af 13
Godkendelse af ledelsestilsynet for Psykiatrien i Region Syddanmark Sygehusledelsen godkender hermed det overordnede økonomiske ledelsestilsyn for Psykiatrien i Region Syddanmark version 2.1. Underskrift Side 13 af 13