Referat fra hovedbestyrelsesmødet den 20. maj 2001 i Husarstuen på Vilhelmsborg Til stede: Stefan Langvad ( SL), Lise Bomholt (LB), Karen B. Rasmussen (KBR), Hans Jørgen Leer (HJL), Jan Thye (JT), Anne Soelberg (AS), Annette Munkholm Andersen (AMA), Torben Søndergård (TS), Kari Baklund (KB), Hanne Bjerre Sørensen (HBS) og Birgitte Jensen (BJ) Fraværende: Mikala Saxe (MS) 1. Godkendelse af dagsorden og referat fra sidste møde samt valg af referent: Dagsordenen blev godkendt, men man ønskede punkt 4 (Særlige emner til behandling) rykket frem. Sidste referat blev ligeledes godkendt og BJ valgt til referent. 2. Orientering fra de tre deludvalg: 2.1 Orientering fra DI s hovedformand: SL sagde, at forårets største begivenhed ubetinget måtte tilskrives at være det store og veltilrettelagte isshow i Aarhus Skøjtehal. Ugen efter arrangementet havde han mødt den islandske ambassadør, der meget begejstret havde fortalt, at han efter arrangementet havde ringet til den islandske udenrigsminister og fortalt om det store arrangement. Arrangementet havde været god reklame for Island og den islandske hest! Referater på nettet: Hovedbestyrelsens referater har nu i en periode været lagt ud på nettet. Da det blev besluttet at indføre ordningen på dette foreningsårs første hovedbestyrelsesmøde, blev det ligeledes besluttet, kun at offentliggøre HB-referaterne og efter ét år at evaluere ordningen for at se om de øvrige delbestyrelsers referater også skulle offentliggøres. Men for at signalere åbenhed og dynamik foreslog hovedformanden, at vi allerede fra dags dato også skulle offentliggøre de øvrige referater. På baggrund af dette var der en generel diskussion om, hvad referater skulle indeholde og hvad vi ud af til skulle signalere. Man skal stadigvæk ikke offentliggøre navne i personsager på nettet, men referaterne skal skrives så uddybende, at man kan forstå, hvad der menes. Altså må de ikke, hvis de skal give mening, være for indforståede. Konklusionen på dette blev, at fremover skal alle udvalgsreferaterne også offentliggøres på nettet. Økonomi: Jf. udsendte balance. ( Omkostningerne står i venstre side og indtægterne i højre) Formanden redegjorde om forholdene omkring økonomien. Den ser fornuftig ud, men situationen omkring sekretær Marianne Nørgaards afgang er der ikke taget højde for. Ligeledes er Lene Schous (LS) månedsløn ca. 3.000 kroner højere end Marianne Nørgaards. Protokolattet vedrørende Marianne Nørgaard: Der er indgået aftale med Marianne Nørgaard og HK i Aarhus. Sekretæren blev fritstillet med 4 måneders løn. Dog arbejdede hun i marts måned for at beskrive sekretærens arbejdsgange til senere brug. Betaling af regninger: Ved betaling af regninger sendes originaler til formanden samtidig med, at den sendes i kopi til den enkelte omkostningsansvarlige. Der accepteres også en elektronisk kvittering.
Overførsel af penge fra det ene år til det andet: Den enkelte afdeling kan ikke overføre penge fra det ene år til det andet. I stedet skal de ekstraordinære udgifter indlægges i det kommende års budgetter. Man skal i den forbindelse lave en aktivitetsbeskrivelse for det kommende år for derefter at sætte beløb på. 2.2 Orientering fra DI- Fællesudvalg: Notat om elektronisk tilmelding og betaling via vores hjemmeside var vedlagt den udsendte dagsorden. KB redegjorde for proceduren herom. KB og Bo Simonsen (BS) havde fået et tilbud hjem. Ved at lave tilmeldinger/betalinger elektronisk spares der mange arbejdstimer. Konklusionen blev, at KB og BS indfører systemet og arbejder videre med proceduren. I den forbindelse skal sekretariatet inddrages. 2.3 Orientering fra DI-S: Dommerudvalget: HBS orienterede om det succesfulde dommerseminar med Johan Häggberg. Der har været danske dommere til FEIF-møde på Island. Uddannelsen af de nye dommeraspiranter er ved at være tilendebragt. Der er indgivet en protest fra en rytter på grund af brug af en bomløs sadel. For nogle år siden definerede FEIF en sadel som en sadel med bom. Det, der er besluttet internationalt, holder vi os også til i Danmark. Ved den internationale kåring var det i flg FIZO en tilladt at ride med en bomløs sadel. DI-S indstiller til FEIF, at man fra deres side i løbet af året udarbejder undersøgelser af sadlen. Der er ligeledes indgivet en klage over en stævneleder fra et af de store stævner fra en dommer. Klagen er pga habilitetsproblemer videregivet til sportsformanden. Junior-udvalget: KB redegjorde for de nyligt afholdte juniorweekender, hvor der deltog 2 hold med hver ca. 20 børn samt selve Junior Cuppen på Mols (ca. 40 børn). Derudover fortalte KB, at man i DI-S overvejede en undersøgelse over, hvilke hingste, der var gode rideheste-fædre. Undersøgelsen er i lighed med den, der igennem flere år har været i gang i Dansk Ride Forbund, hvor man på baggrund af stævneplaceringer statistisk kan udlede, hvilke hingste, der giver de bedste ridehesteafkom. I vores system indberettes placeringerne fra world-ranking stævnerne. St. Bededagsstævnet var det første stævne i denne opgørelse. Der arbejdes videre med systemet og DI-A inddrages. KB og AS finder ud af konsekvenserne herom. Stævnesystemet: TS fortalte, at man havde indkøbt rettighederne til det tyske EDB-stævneprogram. Programmet er nu ved at blive formateret om til danske forhold. Når det er færdigt, gives det til alle lokalklubber gratis, således alle stævneprogrammer over hele landet fremover bliver ens. Startboxe: Der skal rejses penge til startboxe i forbindelse med VM 2003. De kommer i alt til at koste ca. 40.000 kroner. Der er afsat Tryg-midler for 10.000 kroner. 2.4 Orientering fra DI-A Man har indført nyhedsbreve via internettet direkte ud til de tilmeldte brugere. På nuværende tidspunkt er der allerede tilmeldt over 100 personer. Fengur-programmet: AS og BS rejser til Norge for at se på programmet. Island har sendt en forespørgsel for at få indsigt i, hvorledes vi laver programmet. Der har været afholdt en stor og succesfuld international kåring for nylig i Herning, hvor 129 heste deltog og hvor der var 2 kåringskommisioner til at dømme. Der kom gæster fra både Tyskland, Norge og Sverige.
Entréindtægten var på 56.000 kroner imod 27.000 i fjor. Den direkte omsætning i cafeteriet var i år på 60.000 kroner imod 50.000 kroner sidste år. HJL redegjorde for kåringenskommisionens sammensætning. I den forbindelse ønskede han, at der resten af foreningsåret blot arbejdes med følgende punkter: = De løbende forretninger = De to næste kåringer = Avler-mødet Hvis der opstår yderligere konfrontationer i avlsbestyrelsen ønskede HJL, at der blev indsat en person fra hovedbestyrelsen til at forestå ledelsen i avlsbestyrelsen. Til dette svarede hovedformanden, at avlsbestyrelsen selv sammen skal træffe de enkelte beslutninger internt i deres egen bestyrelse. Hovedbestyrelsen kan ikke pålægges assistance til DI-A s bestyrelsesbeslutninger Håndteringen af sagen omkring kåringskommisionens sammensætning udløste en del debat. På baggrund af dette trækker HJL sig som avlsformand ved næste generalforsamling. Der inddrages konsulentbistand udefra for at få samarbejdet i hovedbestyrelsen og ledelsen til at fungere bedre. Arbejdsfrokost med den nyansatte sekretariatsleder Lene Schou og bogholder Gitte Pedersen. Grunden til at de var inviteret med til frokosten var bl.a., at de som nyansatte skulle hilse på hovedbestyrelsens medlemmer og sætte ansigter på, hvem der gør hvad. Derudover blev det også bestemt, at dokumenter fra de forskellige afdelinger skal kunne findes på sekretariatets arkiv. 4. Særlige emner til behandling: 4.1 Sekretariat bemanding: SL redegjorde for, at Lene Schou (LS) er blevet ansat i et 6 måneders vikariat løbende fra den 1/6 til 1/12 2001. Der er blevet indrykket en annonce i maj-nummeret af Tølt og på nuværende tidspunkt er der et par stykker, der har reflekteret på stillingsopslaget. Sidst i april blev det offentliggjort på forsiden af vores hjemmeside, at LS pr 1/6-01 tiltræder vikariatet. Der er i følge hovedformanden ingen forskelle i den tidligere sekretær Marianne Nørgårds arbejde og den kommende sekretariatsleders arbejde, men på sigt skal der laves klare rammer for, hvad og hvilke beføjelser en sekretariatsleder gives. Der var fra hovedbestyrelsen enighed om, at personen Lene Schou var et var godt valg til besættelsen af jobbet, men der var en debat på baggrund af det principielle i, hvorvidt en sekretariatsleder kunne sidde som ansat på kontoret og som følge deraf besidde en insiderviden og samtidig så også bestride de politisk valgte tillidshverv, såsom medlem af St. Bededagsudvalget og VM-kommitéen. Der var dog flertal for, at LS godt kunne fortsætte i de forskellige udvalg, men at hovedformanden tager en snak med LS herom. Han tager i den forbindelse ansvaret for ansættelsesproceduren vedr. LS. Forretningsudvalget laver en klar beskrivelse af LS s beføjelser og rundsender dette til resten af HB. HBS sørger for, at der bliver ansat en afløser for vores eftermiddagsdreng Asbjørn. 4.2 Sponsoraktiviteter: SL har sammen med Charlotte Krogager Hvid udarbejdet en langsigtet sponsorstrategi i stedet for som nu, hvor det er mere ad hoc baseret. For at kunne udarbejde den langsigtede sponsorstrategi skal der laves et egentligt værdigrundlag for foreningen (LB og SL laver dette og rundsender udkastet til resten af hovedbestyrelsen). Vi skal i hovedbestyrelsen senere diskutere sponsorering og fundraising. Der må dog ikke gå speedwaybande-reklamer i kommercialiseringen! Næste trin er, at VM-sponsorudvalget arbejder videre med værdigrundlaget. 4.3 Aktivitetskalender:
Avlermødet er søndag den 30. september på Båring Højskole. 3. kåring er den 31. august og den 1. 2. september 2001 Når LS tiltræder på sekretariatet pr 1/6 plottes alle disse datoer ind. Dronning Margrethe Hallerne i Fredericia reserveres til klubudvalgsmødet og generalforsamlingen (BJ sørger for dette). 4.4 Udlicitering af DI opgaver Man er påbegyndt en udlicitering i de forskellige udvalg. Fx uddannelser på Høng Landbrugsskole, et DIudvalg i øst, der bl.a tager sig af arrangementer på Hedeland samt et Alrids-udvalg. 4.5. Næste hovedbestyrelsesmøde form og indhold: = Værdigrundlagets indhold skal være det særlige indhold på det næste HB-møde. = Statsborgerskab og landsholdsdeltagelse = Vi skal på bestyrelsesmødet den 9. december 2001 planlægge det kommende foreningsårs HB-møder 1. Status fra nedsatte udvalg: 3.1 Naturudvalget Jf. bilag 2 om vedtagelse af DI s regelsæt for ridning i naturen. Regelsættet handler bl.a om at få en debat om adgangsforholdene i gang. Forslaget blev vedtaget med et par få sproglige ændringer. Der er blevet indhentet tilbud på 5.000 kroner for at trykke 10.000 stk af brochuren Gudernes hest ude i naturen. (Afløseren for Takt & Tone for islandshesteryttere). LB indhenter yderligere tilbud og sørger for at brochuren bliver trykt. 3.2 Klubudvalg Der er blevet afholdt klubudvalgsmøde den 21. april 2001 i Fredericia. Mødet var velbesøgt. Hovedbestyrelsen indstiller til generalforsamlingen, at de vedlagte bilag om udvalgets kommisorie og - vedtægter vedtages uden ændringer. Der er blevet nedsat et klubudvalg med Jens Krarup Nielsen som næstformand og Nana Gjelsten, Tim Brøndel, Hanne Møller og Poul Henning Knudsen som menige medlemmer. Udvalget arbejder under og med direkte reference til DI s hovedformand SL. Fra hovedbestyrelsen er der nedsat: JT (DI-A), KB (DI-S) samt BJ (DI-F). 3.3 Aktivitetsuge 2000 og 2002: Den 1/4-01 deltog SL og BJ i et evalueringsmøde hos Henrik Vester Christensen, der som tovholder for aktivitetsugen redegjorde for de økonomiske posteringer over den sidste aktivitetsuge. I den forbindelse blev der gennemgået og udleveret kvitteringer på de over 200.000 kroner, der ikke fandtes på sekretariatet. I uge 8 deltog BJ sammen med to andre i et møde på Bidstrup Gods for evt at bruge stedet til den næste aktivitetsuge. Denne aktivitetsuge skal ikke falde sammen med Landsmót på Island. Ikke kun pga deltagerne, men også fordi det så vil gøre arbejdet med at hyre instruktører/foredragsholdere lettere. BJ indkalder udvalget til møde i efteråret, hvor den egentlige planlægning af Aktivitetsuge 2002 iværksættes. 3.4 IT-udvalg: Bilag 3 udsendt om bl.a naturudvalgets ønske om egen hjemmeside eller blot ønsket om at få en link direkte på hjemmesidens forside. Således som hjemmesiden er opbygget på nuværende tidspunkt, afspejler det den struktur som foreningen er opbygget efter nu. Dvs at naturudvalget er under fællesudvalget og juniorudvalget er under sporten. SL vil sammen med BS undersøge, hvorvidt der skal ske moderniseringer på hjemmesiden. Reklamer på hjemmesiden: Tidligere har man haft den holdning, at hjemmesiden skal holdes ren for reklamer. På nuværende tidspunkt er der kommet forslag fra firmaet EURO-Team, der bl.a også sponsorer Dansk Ride Forbund og World Cupfinalen i dressur. Konklusionen blev, at SL arbejder videre med firmaet og tager beslutningen herom. Den reklamefri hjemmeside fraviges herved. 3.5 Tölt: Jvf bilag 4 om Vejledende regler for god presseskik og Ytringsfrihed og pressefrihed.
SL orienterede om det sidste fællesudvalgsmøde med Tölt-redaktør Susanne Lassen om blandt andet håndteringen af læserbreve og problemsager. KBR er udtrådt af redaktionsudvalget. Kim Clausen er indtrådt i stedet. 3.6 VM 2003: Intet nyt. 3.7 Baneudvalg Herning og Hedeland: Kontrakten med Herning kommune er endnu ikke klargjort. SL, Niels Balslev og Søren Hyldahl vil i løbet af de næste par uger deltage i et møde med Herning kommune herom. 3.8 Undervisnings- og instruktørudvalget samt ridemærkeordningen: Materiale om de to første ridemærker vil ligge klar til efteråret. Ridemærkeinstruktørerne, der skal undervise sportsdelen, skal minimum være B-instruktør. Høng Landbrugsskole starter nu op med det første hold med Landmand med islandske heste som speciale. Man er i den forbindelse i gang med at finde praktiksteder og vi andre må godt hjælpe til! 3.9 DI-butikken: BJ har for et par dage siden holdt et møde med firmaet Freka, der ønskede at overtage forhandlingerne af vores salg af beklædning. I den forbindelse vil de også stå for varelageret, bestillingerne samt distributionen. Vi vil så årligt få procenter af omsætningen. De havde i den forbindelse lavet et oplæg. I dette oplæg skal der ændres lidt, bl.a i forholdene omkring royalti. Vi vil derefter lade dem overtage denne del af salget foreløbig i et år. EVT. Der var en diskussion om, hvorvidt vi skulle lade statsborgerskabet være det afgørende for at deltage på landsholdet. På nuværende tidspunkt er det bopælen, der er det afgørende kardinalpunkt. Eftersom at diskussionen var blevet rejst under punktet eventuelt, er det ikke beslutningsbærende og skal derfor på som selvstændigt punkt til næste HB-møde. Til sidst modtog hovedformanden ros for udfærdigelsen af denne dagsorden, der, udover at den var udsendt inden hovedbestyrelsesmødet, også var meget uddybende i sine formuleringer til de enkelte punkter samt de mange bilag, der var vedlagt. Kommende hovedbestyrelsesmøder: Søndag den 24. juni 2001 klokken 10.00 på Vilhelmsborg Lørdag den 29. september klokken 10.00 på Båring Højskole Søndag den 9. december på Vilhelmsborg Referent Birgitte Jensen, den 21. maj 2001 Godkendt af hovedformand Stefan Langvad, den 23. maj 2001