Rapportering for 2. kvartal 2018 Udbygning af Sydvestjysk Sygehus, Esbjerg Udarbejdet den 6. juli 2018
Indholdsfortegnelse 1 Indledning... 3 2 Kortfattet status... 3 3 Rapportering... 4 3.1 Byggeriets fremdrift... 5 3.1.1 Byggeriets fremdrift, Fase 1... 6 3.1.2 Byggeriets fremdrift, Fase 2... 6 3.1.3 Byggeriets fremdrift, Fase 3... 7 3.2 Projektets økonomi... 10 3.2.1 Projektets økonomi, Fase 1... 10 3.2.2 Projektets økonomi, Fase 2... 11 3.2.3 Projektets økonomi, Fase 3... 11 3.3 Risikovurdering... 12 3.3.1 Opretholdelse af sikker sygehusdrift i forhold til de mange byggerier som pågår... 12 3.3.2 Øget omfang presser budgettet for ny sengebygning... 13 3.3.3. Forurening, PCB, bly og asbest, tværgående... 13 3.3.4 Koordinering af facaderenovering og byggeri under Generalplanen... 13 3.3.5 Påbud overfor arbejdsgange og bygningsrammer... 14 3.3.6 Dårligt indeklima i trappe- og elevatortårn i ny sengebygning... 15 3.3.7 Forsinkelse af tidsplan, Ny sengebygning... 15 3.3.8 Risiko for fugtproblemer, Ny sengebygning... 16 Risici afklaret siden sidste rapportering... 16 3.4 Kvalitet og indhold... 16 3.4.1 Kvalitet og indhold, Fase 1... 16 3.4.2 Kvalitet og indhold, Fase 2... 16 3.4.3 Kvalitet og indhold, Fase 3... 17 4 Generelle principper... 17 Bilag 1: Tidsmæssig fremdrift... 18 Bilag 2: Scoring af risici... 19 2
1 Indledning Formålet med Generalplanen for Sydvestjysk Sygehus Esbjerg er at omdanne et specialesygehus til et akutsygehus som et led i regionens samlede akutplan. Generalplanen for Sydvestjysk Sygehus blev vedtaget af regionsrådet 1. marts 2010 og blev indledningsvist besluttet opdelt i 3 faser med flere underliggende projekter. Projektet er ikke et kvalitetsfondsprojekt, men er målt på formål og investeringens størrelse sammenlignelig hermed. Derfor udarbejder Sydvestjysk Sygehus i lighed med kvalitetsfondsprojekterne en kvartalsrapport for Generalplanen. Udbygningen af Sydvestjysk Sygehus er inddelt i 3 faser: Fase 1: Fase 2: Fase 3: Omfatter etablering af Fælles Akut Modtagelse (FAM), ny- og ombygning af laboratoriehus, nybygning af dialyse, etablering af en ambulatorie- og forskningsklynge, udvidelse af nuklear medicinsk afdeling (NME) og en række andre ombygninger og rokader. Består primært af opførelse af en ny sengebygning. Indeholder renovering og ombygning af den eksisterende administrationsbygning, etablering og samling af ambulatorier i blandt andet den eksisterende sengebygning samt en opgradering og modernisering af forholdene ved dagkirurgisk Center. I forbindelse med udførelsen af generalplanen er renoveringen af facaderne på eksisterende behandlingsbygning (01) og sengebygning (02), der er finansieret af den centrale pulje til udvendig vedligehold, blevet tilknyttet koordinationsmæssigt. Dette for at sikre, at alle byggerierne gennemføres på en sådan måde, at omfanget af driftsgener i forhold til sygehusdriften minimeres. 2 Kortfattet status Figur 1: Projektets status Samlet status Fase 1 Fase 2 Fase 3 Økonomi Uændret Uændret Uændret Uændret Tid Uændret Uændret Uændret Uændret Kvalitet Uændret Uændret Uændret Uændret Forklaring: Uændret Forbedret Forværret Projektet er indenfor rammerne Projektet er indenfor rammerne, men der skal være ekstra opmærksomhed Projektet har overskredet rammerne, eller der er væsentlig sandsynlighed for, at det vil ske Uændret niveau Forbedret niveau Forværret niveau Etableringen af Fase 1 er tæt på afsluttet. Der resterer opfølgning på afhjælpningspeioden af projektet etablering af ambulatorie- og forskningsklynge, som blev indrettet på det tidligere medicinske 3
sengeafsnit 242, samt garanti- og serviceforpligtigelser på de resterende projekter etableret under fase 1. Fase 2, Totalentreprenøren for Ny Sengebygning har siden opstarten af projektet haft svært ved at leve op til egen projekterings- og udførelsestidsplan. Fokus lige nu er på afleveringsterminen, som i henhold til kontrakten er ultimo juni 2019 ekskl. vejrligsberettigede dage. Bygherretilsynet vurderer med afsæt i MTH s egen udførelsestidsplan, at det samlede projekt lige nu er op til 11 uger bagud på kompletterings- og installationsydelsesarbejder, hvilket stort set svarer til forrige rapportering. Bygherretilsynet vurderer det dog fortsat realistisk, at MT Højgaard vil kunne indhente forsinkelsen inden kontrakttidsplanens udløb. Fase 3, som består af tilpasning af dagkirurgi samt opgradering af ambulatoriefunktioner i den nuværende sengebygning. Tilpasning af dagkirurgi: I et samarbejde med sygehusets driftsorganisation er der nu udarbejdet et dispositionsforslag, som detaljeres yderligere i udvalgte arealer efter sommerferien, hvorefter projektet udbydes. Forslaget rummer involvering af et naboliggende areal, som tidligere har rummet et ambulatorieafsnit. Ambulatoriet er nu flyttet og arealet er overdraget til byggeriet. Opgradering af ambulatoriefunktioner: I samarbejde med styregruppen for generalplanen er der nu gennemført en del drøftelser omkring fremtidig anvendelse af den eksisterende sengebygning og i forlængelse heraf, hvorledes allerede afsatte midler i generalplanen bedst udnyttes og om nødvendigt suppleres ift. potentiel fremtidig anvendelse. Facaderenovering Arbejderne med renoveringen af den sidste del af facaderne på bygning 02 forløber fortsat tilfredstillende og følger fortsat den samlede hovedtidsplan. Projektet har netop overstået første deletape af 3 og forventer fortsat at være færdige november 2018 med det samlede projekt. Fremdriften i den øvrige Generalplan som den koordinationsmæssigt tilknyttede facaderenovering, forløber overordnet set fortsat tilfredsstillende. Endvidere vurderes den samlede overordnede økonomiske ramme for de frigivne anlægsopgaver i Generalplanen vurderes forsat som realistiske for at nå i mål indenfor de bevilgede rammer herfor. Kvalitetsmål for de igangværende projekter fastholdes. 3 Rapportering I forhold til færdiggørelsestidspunkter, sondres der i nedenstående afsnit mellem to færdiggørelsestidspunkter: Byggeriets færdiggørelse, hvor byggeriet forventes afleveret, og hvor entreprenører og rådgivere er færdige med deres arbejde. Tidspunktet, hvor den nye bygning forventes fuldt implementeret af sygehusdriften. 4
3.1 Byggeriets fremdrift Samlet set forløber realiseringen af Generalplanen i overensstemmelse med den bevilgede investeringsprofil. Forbruget vil i den kommende blive mindre end forudsat, da flere bygherreleverancer er udsat til efter selve bygningen er opført. I Fase 1 er følgende gennemført siden sidste rapportering: Ny ambulatorie- og forskningsklynge (242) Projektet, som er udført i totalentreprise, er afsluttet tilfredstillende over nu overdraget klargjort til sygehusdriften primo 2018. Projektet er derfor nu i afhjælpningsperioden, som afsluttes nytåret 2018/19, hvorefter garantiperioden indledes. I forbindelse med afhjælpningen af projektet er der konstateret udfordringer med for høj varme i rummet i forhold til medarbejdernes trivsel. Herudover er det konstateret, at entreprenøren har monteret døre med for lav en lydabsorbtionsevne og derfor udskiftes til en bedre kvalitet af hensyn til patientdiskretion. Problemerne forventes afhjulpet inden næstkommende rapportering. Fælles Akut Modtagelse (FAM), Laboratoriehuset, Dialysen Projekterne er idriftsat, og mangler, som konstateres i garantiperioden, afhjælpes løbende i et samarbejde mellem entreprenørerne, projektafdelingen og sygehusets driftsorganisation. Herunder følger en orientering om udestående og afsluttede problemstillinger i FAM, Dialysen og Laboratoriehuset. Der arbejdes på, at tvister bliver lukket hurtigst muligt, og at nævnte projekter kan lukkes inden årets udgang. Der er konstateret mangler i form af vandindtrængninger ved facaderne på projekterne Nyt Dialyseafsnit og Laboratoriehuset. Laboratoriehuset er nu løst, mens der er fortsat et mindre udestårende på Nyt Dialyseafsnit. Entreprenøren, MT Højgaard, er nu varslet, at manglerne udbedres via 5
garantien medmindre manglerne udbedres inden august måneds udgang. For begge sagers vedkommende er garantiperioden nu udløbet. FAM: Lokalt er der konstateret mangler (lunker) ved ganggulvene i traumeområdet. Totalrådgiver og hovedentreprenøren er kontaktet mhb. på afhjælpning. Dansk teknologisk institut har efterfølgende gennemgået arealerne og fundet ud af, at der er tale om en uhensigtsmæssig opbygning af det oprindelige gulv etableret førend renoveringen. Opbygningen har et materiale indbygget, som er følsomt overfor dynamiske trykbelastninger. Materialet nedbrydes derfor langsomt og udløser derefter i et mindre omfang lunker, som løbende vil skulle afhjælpes af sygehuset fremadrettet. Herudover er der endnu ikke konstateret yderligere mangler i garantiperioden. Nuklearmedicinsk og terapienheden Ingen bemærkninger. 3.1.1 Byggeriets fremdrift, Fase 1 Fremdriften (forbrugskurven) af byggeriet for fase 1 følger den reviderede investeringsprofil og konkluderes derfor tilfredsstillende. Der resterer samlet set en opdatering af fase 1 projekterne til overdragelse til sygehusdriften. Restrådighedsrummet omfatter ydelser til, garanti og afhjælpningsforpligtigelser for fase 1, aflevering af samlet dokumentation iht. IKT direktiv, opdateret ny skiltning(wayfinding), som skal være klart når Ny Sengebygning åbner i slutningen af 2019. Fasen forventes derfor afsluttet endeligt ultimo 2019. 3.1.2 Byggeriets fremdrift, Fase 2 Fasen består af etableringen af en ny sengebygning med plads til 158 patienter, et ambulatorieafsnit rummende blodprøvetagning, reception samt mødefaciliteter. Førnævnte er funktioner er i det efterfølgende benævnt under et samlet projekt, Ny Sengebygning. 6
Ny sengebygning Totalentreprenøren MT Højgaard har siden seneste rapportering nu fået lukket såvel facader og tag på det samlede byggeri. Siden har bygherretilsynet ved kontroller kunnet konstatere væsentlige forbedringer i indeklimaet til gavn for de indvendige arbejder, som derfor i et stort omfang nu har kunnet indledes. Der resterer fortsat en udfordring med indbygget fugt i facader, tag og gulve, hvilket derfor fortsat monitoreres af bygherretilsynet. Øvrige arbejder: Entreprenøren gennemfører kompletterings- og installationsarbejder og har herudover igangsat udvendig beklædning af facaderne. Bygherretilsynet vurderer, med afsæt i totalentreprenørens egen udførelsestidsplan, at entreprenørens kompletterings- og installationsarbejder fortsat er 11 uger forsinket ift. denne, hvilket er det samme siden seneste rapportering. MT Højgaard fastholder trods dette slutafleveringsterminen, som er ultimo juli 2019, inkl. berettigede vejrligsdage. Overholdes denne er dette i overenstemmelse med kontrakttidsplanen. Dette må derfor forudsættes, at entreprenøren forventer det muligt på sigt at arbejde mere optimeret i udførelsen på især de tidskritiske arbejder. En hensigt, som entreprenøren ved fremlæggelse af arbejdstidsplaner for bygherretilsynet, har kunnet konstateres. Det er afsat 3 måneder til indbygning af bygherreleverancer såsom IT, medico og inventar, kunst og mindre tilpasninger i bygningen efter MT Højgaard helt har forladt byggeriet. Bygningen tiltænkes afleveret til sygehusdriften etagevist med etaper af 31-32 senge pr. gang. Indflytningen forventes at tage ca. 12-16 uger og påbegyndes november 2019 og fortsætter henover nytåret 2019/2020, således fuld ibrugtagning opnås primo 2020. MT Højgaard har etableret en reference- og prøvestue i nybyggeriet, som bliver kvalitetsstandarden for den fremtidige sengestue. Bygherretilsynet har nu gennemført kontrol af kvaliteten på prøvestuen samt det tilhørende bad og toilet. Bemærkningerne herfra er meddelt MT Højgaard, som nu retter prøvestuen til med både egne og bygherretilsynets bemærkninger. 7
Test og afprøvning: I den eksisterende sygehusdrift gennemføres test og afprøvning af nye kommende arbejdsgange og driftskoncepter. Dette for at forberede personalet så godt som muligt på de fremtidige arbejdsgange. Erfaringer fra tidligere projekter viser, at omfanget af arbejdsgangsændringer bliver for stort og uoverskueligt, hvis introduktionen til nye arbejdsgange først implementeres, når indflytningen er overstået. Vanerne og ejerskabet hos personalet søges derfor i videst muligt omfang at være implementeret inden indflytningen. Dette muliggør, at arbejdsgangsændringerne er kvalificerede og umiddelbare for den enkelte. Bespisningskonceptet: Testforløbet gennemført på det medicinske afsnit 272 er afleveret til sygehusdriften, som har accepteret konceptet. Optimeringen af bespisningskonceptet, som er udviklet i samarbejde med sygehusets produktionskøkken, har muliggjort en opgradering af kvaliteten i bespisningen i form af et mellemmåltidsprodukt indenfor den nuværende økonomi. Det forventes, at patienterne ved tilbuddet om mellemmåltider vil kunne indtage mere ernæring undervejs i patientforløbet og derved opnå et mere optimalt patientforløb. Sygehusdriften har valgt at udbrede og implementere konceptet til den øvrige del af hospitalet inden udflytning til ny sengebygning. Afledt heraf suppleres køkkenets nuværende faciliteter for at kunne producere til det nye koncept. Opgraderingen gennemføres koordineret i forbindelse med renoveringen af facadedeletape 5 i 2018. Behandlerstuen: Testen af stuen er tilendebragt. Tilbagemeldingen fra sygehusdriften er positiv og rummer kun få mindre bemærkninger, som bygherretilsynet nu tager med videre retur til byggeriet. Logistikkoncept: Siden efteråret 2017 er der gennemført testforløb på afdeling 272 vedrørende et nyt logistikkoncept for den nye sengebygning. I forbindelse med udviklingen er det nu afdækket, hvilke forbrugsvarer, som med fordel placeres i umiddelbar nærhed for patienterne eller bedre placeres i depoter for den nye sengebygning. Heri er der også kikket på behovet for forsyningsfrekvenser opdelt på hhv. et basissortiment og specialerettet sortiment. Afsættet er lige nu i det forbrug, som registreres på den medicnske afdeling 272. Dette for at afdække kravene til indhold i hoveddepoter på såvel selve etagerne som selve varemodtagelsen, som således bliver inkluderet i planlægningen i efteråret 2018. Testforløbene på 272 forventes afsluttet i medio 2018 med en indstilling til styregruppen. Rengøringskoncept: Der arbejdes med udviklingen af et standardiseret behovsstyret koncept for Ny Sengebygning, som alene rummer enestuer, men også fælles arealer, hvor flere patienter og pårørende skal dele areal. Der er således et behov for at få fastsat rengøringsbehovet defineret i de forskellige zoner i forhold til såvel de nationale infektionshygiejniske retningslinier som for det generelle rengøringsniveau. Status er, at der indledningsvist er gennemført en screening af hvilke krav, som rengøringen skal leve op til ift. både hygiejniske- som almen rengøring. Medicinkoncept: Konceptet afprøves lige nu mellem lungemedicinsk sengeafdeling samt SVS apotek. Der er konstateret en del indkøringsvanskeligheder omkring især IT-integrationen. Problemerne søges afhjulpet i 8
løbet af 1. halvår af 2018. Herudover arbejdes der i øvrigt på detailindretningen af medicinrummene i den nye sengebygning, hvor behovet for hvilke typer af medicin og væsker og omfang af samme skal afklares. Et forhold som indledningsvist afdækkes på afdeling 272 ift. de enkelte afdelingers principper for tilgang omkring indretning. Projektet vil afsluttes i slutningen af 2018. 3.1.3 Byggeriets fremdrift, Fase 3 Ombygning bygning 02, 11 og 12 Fase 3 omfatter etablering og tilpasning af ambulant og dagkirurgisk kapacitet i bygningerne 02, 11 og 12. Udflytning af Gyn amb til bygning 12 og ombygning af Dagkirurgisk Center (DKC) Formålet med at udvide og tilpasse Dagkirurgisk Center DKC - er konkret at opgradere og modernisere operationsstuer, modtagelse og ventefaciliteter for derved at forbedre forholdene for patienter og personale. Operationsstuerne i DKC udvides, hvilket øger deres anvendelsesmuligheder fremadrettet. Desuden øges plads og diskretion i modtage-, vente-, omklædnings- og opvågningsfaciliteterne således, at dette åbner mulighederne for også at modtage elektive patienter ift. eksempelvis den centrale operationsgang, COP. Udvidelse og tilpasning af DKC medfører derfor også en kapacitetsforøgelse i forhold til modtagelsen, idet antallet af planlagte operationsforløb fremadrettet kan optimeres i samarbejde med det centrale operationsområde. Udvidelsen af DKC betyder, at Gynækologisk Ambulatorium er flyttet til et frigjort areal i bygning 12, hvor ambulatoriet får lokalefællesskab med Urologisk Ambulatorium og Karkirurgisk Ambulatorium, hvorved der nu er frigjort areal til ombygning og udvidelse af dagkirurgisk center, DKC. Status: DKC Dispositionsforslaget er nu tilendebragt i et samarbejde med brugerne. Der skal efter sommerferien gennemføres et projektforslag, der i samarbejde med brugerne klarlægger krav til indretning af rum. Projektet vil herefter blive udbudt og igangsat i 2018 og planlægges færdiggjort i 3. kvartal 2019. Status bygning 02 nuværende sengebygning Sideløbende med ovennævnte indledes arbejdet med afdækning af sygehusets samlede behov for ambulant behandling med afsæt i de senere års realiserede data siden introduktionen af FAM. Derudover har Region Syddanmark og Syddansk Universitet fået regeringens tilsagn om at etablere en lægeuddannelse i Esbjerg. Forslaget indebærer, at der skal etableres et større uddannelses- og forskningscenter på Esbjerg Sygehus. Ombygningen kan starte, når den eksisterende sengebygning fraflyttes 2019/20. Facaderenovering Projekterne under facaderenoveringen af bygningerne 01 og 02 koordineres og planlægges i forhold til både byggeri og sygehusdrift af sygehusets projektafdeling i samarbejde med regionens bygningsafdeling. Projektafdelingen har derfor i samarbejde med den kliniske drift nedsat en koordinationsgruppe, som løbende synliggør og afklarer afhængigheder og risici mellem den kliniske drift og byggeriet. 9
Status: Facaderenovering af bygning 01 Fascadeetaperne 1 og 2 er afleveret og garantiperioden forløber tilfredsstillende. Status: Facaderenovering af bygning 02 Projektets facadeetape 3 og 4 er nu afleveret. Renovering af etape 5 af 5 er i gang og 1. deletape er afleveret. Samlet set forventes det at byggeriet afsluttes november 2018. 3.2 Projektets økonomi Skema 1: Kvartalsstatus på økonomi og byggefremdrift Skema 1: Kvartalsstatus på økonomi og byggefremdrift Årets priser Samlet budget Forbrug og udgiftsbehov Byggeriets fremdrift (stade) Oprindeligt Korrigeret Forbrug til Disponeret Forventet forbrug til resterende Forventet samlet budget budget 30.06.18 30.06.18 forbrug forbrug forbrug Beløb i mio. kr. (a) (b) (c) (d) (e=b+c+d) (a-e) Mio. kr. 3.2.1 Projektets økonomi, Fase 1 Evt. difference: budget og forventet Planlagt færdiggørelsesgrad Realiseret færdiggørelsesgrad Procent Delprojektoversigt Fase 1 244,2 281,4 271,0 0,0 10,4 281,4 0,0 96,3% 96,3% Fase 2 330,1 357,4 197,1 98,2 62,1 357,4 0,0 55,2% 55,2% Fase 3 124,4 71,3 2,0 0,0 69,3 71,3 0,0 2,9% 2,9% Projektorganisationen 0,0 23,0 19,2 0,0 3,8 23,0 0,0 83,7% 83,7% Reserve til regionsrådets disposition Reserve til prisregulering Evt. andre relevante reserveposter I alt investeringsramme 698,7 733,1 489,4 98,2 145,6 733,1 0,0 66,8% 66,8% Oprindelig budget: Budget fra 2. kvartalsrapport 2012 (ikke indexeret). Korrigeret budget: Aktuelt styrende budget, løbende indexeret. Opdateret efter flytningen af dele af FAM fra Fase 3 til Fase 1 og etablering af Projektorganisationen. Budget for Fase 1 er tilført midler til miljøsanering. Budget for Fase 2 er tilpasset byggeprogrammet for sengebygning, incl. tilførsel for af midler til energiklasse 2020. Nye indeks for 2016 og fremadrettet er indarbejdet i ovenstående. Igangværende projekter: Ambulatorie og forskningsklynge (242) Projektets budget, som blev frigivet i foråret 2016, er på 15,7 mio. kr. Projektet, som netop er blevet afleveret, overholder den samlede økonomiske anlægsramme. Udførte projekter: Fælles Akutmodtagelse (FAM) Garantiperioden forløber tilfredsstillende. Projekterne forventes fortsat at overholde den frigivne anlægsramme. Afsluttede projekter: Nyt Dialyseafsnit, nuklearmedicinsk enhed, laboratoriehuset og udflytning af terapienheden Projekterne er, bortset fra en mindre mangel ved dialysen, alle nu afsluttede. 10
3.2.2 Projektets økonomi, Fase 2 Ny Sengebygning Projektet har siden sidste rapportering kun tilkøbt et mindre antal ydelser hos totalentreprenøren. Herudover tilkøbes supplerende bygherrerådgivning for at følge byggeriet kvalitet og fremdrift. Det vurderes, at fase 2, Ny Sengebygning, fortsat har en robust økonomi. Likviditeten er siden seneste rapportering opdateret således denne afspejler, at forbruget i forbindelse med bygherreleverancerne er flyttet til efter MT Højgaard har afleveret byggeriet. Forberedende arbejder for heliport Styregruppen har igangsat supplerende forberedende arbejder hidrørende etablering af en helikopterlandingsplads. Etableringen af en landingsplads indgår ikke i basisbudgettet for Generalplanen. Styregruppen har besluttet, at generalplanens fase 1 og 2 indledningsvist afholder omkostningerne for de forberedende arbejder, idet en senere koordinering og etablering ville gøre dette betydeligt dyrere. Siden senete rapportering er der afholdt en række positive møder med en fond. Møderne er afholdt mhb. på at afdække, hvorvidt regionen kan forvente at opnå et positivt støttetilsagn fra fonden. Lykkes det at få fonden til at afgive positivt tilsagn, forventes det, med afsæt i den regionale budgetaftale vedtaget i regionsrådet september 2017, at der kan opnås særskilt regional bevilling, som supplerer den eksterne fondsfinansiering herfor. 3.2.3 Projektets økonomi, Fase 3 Ombygning bygning 02, 11 og 12 Renovering af DKC: Der er samlet bevilget 25. millioner kr. til renoveringen af dagkirurgisk center fra anlægsbudgettet for fase 3. Herudover skal der afsættes midler til medicoteknisk udstyr og inventar, som finansieres fra særskilt bevilling. Projektet er endnu i planlægningsfasen. Der er derfor endnu ikke er introduceret et anlægsforbrug. Renovering af Nuværende Sengebygning. Der er ikke opstået nye forhold siden sidste kvartalsrapportering for bygning 02. Den resterende anlægsøkonomi for fase 3 forventes benyttet til renovering af en etage i den nuværende sengbygning. De resterende etager vil afvente særskilt bevilling eller forblive i deres nuværende niveau. Sanlet set forventes det, at økonomien for de bevilgede projekter er robust. Udførte projekter Ombygning 00, Laksen Arbejder vedrørende ombygning af bygning 00, Laksen, er forløbet tilfredsstillende og den samlede anlægsramme er overholdt inkl. reservation afsat til mangelafhjælpning. Intet nyt siden sidste rapportering. Skema 2: Projektøkonomi og udgiftsprofil for hele projektet 11
Årets priser 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 I alt I alt Opr. Indeks (121,7) Mio. kr. Indeks 121,7 124,4 128,3 131,0 132,1 134,9 137,9 139,9 141,6 144,5 144,5 121,7 Delprojektoversigt Fase 1 3,6 12,6 51,5 99,5 47,0 46,4 10,4-1,4 5,7 6,3 0,0 281,4 260,4 40,1% Fase 2 0,0 0,0 0,0 0,4 4,7 20,0 45,6 89,1 97,0 75,2 25,3 357,4 308,6 47,5% Fase 3 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 1,3 0,0 0,0 19,5 50,4 0,0 71,3 60,4 9,3% Projektorganisation 0,0 0,0 0,0 2,9 3,9 3,8 3,7 2,7 3,3 2,6 0,0 23,0 20,4 3,1% I alt investeringsramme 3,6 12,6 51,5 102,8 55,6 71,5 59,6 90,4 125,6 134,5 25,3 733,1 649,8 100,0% Andel af total, pct. Projektets samlede anlægsbudget forventes at kunne fastholdes uden reduktion i kvalitet eller omfang. 3.3 Risikovurdering Der gennemføres løbende afværgetiltag for projektets problemstillinger. Overvågningen af planlægnings- og udførelsesarbejdet afdækker løbende nye risikoområder, som skal prioriteres og derefter håndteres i takt med Generalplanens realisering. Der vil derfor mellem kvartalsrapporterne ske en naturlig ændring af risikoemner. Dvs. at tidligere emner kan være udgået som følge af, at de enten er løst eller minimeret så meget, at de ikke længere vurderes til at skulle indgå i nærværende redegørelse, ligesom nye kan være kommet til. Projektets samlede risikoprofil vurderes siden sidste rapportering at være svarende til seneste rapportering. Figur 3: Projektets hovedrisici Nr. Risikoemne Økonomi Tid Kvalitet Tendens. 3.3.1 Opretholdelse af sikker sygehusdrift i forhold til de mange byggerier som pågår 3 0 0 3.3.2 Øget omfang presser budgettet for ny sengebygning 3 0 0 3.3.3 Forurening, PCB, bly og asbest, tværgående 3 0 0 3.3.4 Koordinering af facaderenovering og byggeri under Generalplanen 3 0 0 3.3.5 Påbud overfor arbejdsgange og bygningsrammer 3 0 0 3.3.6 Dårligt indeklima i trappe- og elevatortårn, ny sengebygning 2 0 0 3.3.7 Forsinkelse af tidsplan, ny sengebygning 0 2 0 3.3.8 Risiko for fugtproblemer, ny sengebygning 0 2 2 Bemærk: Siden afrapporteringen for 3. kvartal 2016 er der udarbejdet en regional retningslinje for scoring af risici for at ensrette betydningen af farvemarkeringen på tværs af regionens projekter (se bilag 2). 3.3.1 Opretholdelse af sikker sygehusdrift i forhold til de mange byggerier som pågår Flere sygehusdriftsområder er påvirket af byggeri, hvilket betyder øget risiko for især den kliniske drift. Tiltag: Projektafdelingen, som varetager koordineringen af byggeriet og sikrer rettidig involvering af sygehusdriftsorganisationen, har oprettet et koordinerende tværgående risikoudvalg, hvor interessenterne i fællesskab løbende afdækker og synliggør risici og derefter prioriterer passende og nødvendige tiltag, som udmøntes i handleplaner i samarbejde med sygehusdriften for at reducere konsekvenserne heraf. Projektafdelingen har pt. afsat 1 person til dette formål. 12
Løbende undersøges derfor mulighederne for at optimere adskillelsen af hhv. byggeri- og sygehusdrift i egne driftsområder af hensyn til person- og driftssikkerheden. Den økonomiske konsekvens for byggeriet, hvis risici indtræffer, vurderes til ca. 2,5 mio. kr., hvilket er uændret siden forrige rapportering. Den økonomiske risiko er vurderet med afsæt i nye kommende byggerier, som er under forberedelse i nær tilknytning til sygehusdriften og skal gennemføres på kort sigt. Byggerierne har hver for sig brug for tilgangs- og byggearealer, som vil påvirke sygehusdriften væsentligt i perioden frem mod 2020. Udgifterne til afhjælpning består primært i udgifter til enten øgede styringsressourcer, forceringsomkostninger, omlægning af installationer, ændrede arbejdstider og -former eller interimsforanstaltninger for bedre at adskille sygehusdrift og byggeri. Status er, at afhjælpningstiltagene løbende vurderes og prioriteres for realistisk at kunne gennemføre projekterne i en snæver tidsramme, hvor projekternes indbyrdes afhængigheder har en tendens til løbende at udfordre en stram hovedtidsplan. 3.3.2 Øget omfang presser budgettet for ny sengebygning Projektet er programmeret i 2014 og 2015 og har derfor en risiko for at blive ramt af brugerkrav og ændringsønsker mhb. på opdatering. Tiltag: Styregruppen for generalplanen præsenteres fremadrettet ved møder for ændringsønsker og skal tage stilling til nødvendighed og finansiering. Økonomi: den økonomiske risiko skønnes til at udgøre kr. 1.3 millioner. Status: Det vurderes, at omfanget af ændringsønsker vil stige frem mod og under indflytning. 3.3.3. Forurening, PCB, bly og asbest, tværgående I forbindelse med regionens kortlægning af forekomster af PCB i regionens bygninger, er dette konstateret i både den nuværende behandlerbygning (01) og den nuværende sengebygning (02). Tiltag: Der er gennemført en kortlægning af forureningsomfang for både PCB, asbest og bly i bygning 02 sydvest, således omfanget nu er kendt i forhold til kommende renoveringer af bygning 02. Økonomi: Den økonomiske konsekvens for oprydningen vedr. facaderenoveringen og etableringen af nyt forsknings- og ambulatorieafsnit er hhv. prissat og gennemført. Økonomien i igangværende sager vurderes nu kendte og kan rummes i de eksisterende anlægsøkonomier. 3.3.4 Koordinering af facaderenovering og byggeri under Generalplanen Efter aftale med styregruppen for Generalplanen skal eksisterende facader på sengebygning og behandlerbygning renoveres i takt med Generalplanen. Endvidere vil beslutningen omkring fremryk- 13
ning af projekter vedrørende medicotekniske anskaffelser, energioptimering, ud- og indvendig vedligeholdelse forøge den samlede risiko. Ovenstående vil betyde øget byggeri i forhold til sygehusdriften samt koordineringsrisici i forhold til Generalplanen. Tiltag: Det er valgt at organisere facadeudskiftningen under styregruppen for Generalplanen for at sikre tilstrækkelig opmærksomhed omkring koordinationen mellem projektet, sygehusdriften og Generalplanen. Facadeprojektet har endvidere valgt at tilkøbe selve byggeledelsen hos sygehusets projektafdeling for at sikre koordinationen ift. de øvrige projekter. Tilsynsopgaven fastholdes dog ved de eksterne rådgivere ligesom sikkerheds- og sundhedskoordinationsforpligtigelsen. Status: Etape 5 af 5 er nu under udførelse med opstart fra primo april 2018 og forventes afsluttet november 2018. Den økonomiske konsekvens, hvis risici indtræffer for manglende koordination vurderes i forhold til foregående rapportering fortsat til samlet set at udgøre ca. 2 mio. kr. Omkostningerne vil primært skulle anvendes til interimsarbejder, afværgeforanstaltninger samt styring og koordinering. 3.3.5 Påbud overfor arbejdsgange og bygningsrammer I forbindelse med indflytning i nye omgivelser i større projekter vil omfanget og introduktionen til de nye arbejdsgange kunne påvirke arbejdsmiljøet negativt. Tiltag: I samarbejde med sygehusdriften udføres en række pilotprojekter, der forventes at teste og afprøve især behandlerstuekonceptet (bedsidedokumentation), nyt bespisnings- og logistikkoncept samt overgangene mellem specialer og afdelinger. Det forventes, at pilotprojekterne vil synliggøre konceptrisici for såvel sygehusdriften som byggeriet og deraf muliggøre tilpasninger inden byggeriet afsluttes. Endvidere skal test give driftsorganisationen mulighed for at uddanne og træne personalet, og derved forberede sygehuset til de nye driftsvilkår i perioden frem til 2019. Projektet finansieres af sygehusdriften, men støttes med planlægningsbistand fra projektorganisationen. Den økonomiske konsekvens vurderes fortsat til kr. 3 mio. kr., såfremt risikoen for logistikkonceptet falder uheldigt ud for anlægsprojektet. Status: Testforløb vedrørende arbejdsgange på behandlerstuen samt bespisningskonceptet er afsluttet med et for sygehusdriften tilfredsstillende resultat, som også er imødekommende overfor drifts- og anlægsforudsætningerne i den nye sengebygning. Testforløbet på afdeling 272 vedrørende logistik, medicin og rengøring er igangsat. Der er konstateret et stort behov for at se på arbejdsgangene i driften. Hvis arbejdsgangene her ikke ændres, skønnes det at få en større betydning for drifteffektiviseringen i forbindelse med projektet. 14
I forbindelse med udviklingen af medicinkonceptet er der konstateret en risiko, som består i et behov for at bedre sikring af personalets arbejdsmiljø ved håndtering af flygtige væsker og medicin. Det er derfor valgt at etablere direkte udsugning til det fri fra alle medicinrummene i den nye sengbygning. Bygherrerådgiveren vurderer dette forhold til kr. 250.000. 3.3.6 Dårligt indeklima i trappe- og elevatortårn i ny sengebygning Ved granskningen af hovedprojekteringsmaterialet er der konstateret en forskellighed i opfattelsen af kontrakten vedrørende krav til kvaliteten af indeklimaet i elevator- og trappetårnet for den nye sengebygning. Med afsæt i udbudsmaterialet vurderer projektafdelingen, at udformningen af trappeog elevatortårnet betinger en bedre afskærmning overfor solens varmestråling, som afledt kan påvirke indeklimaet for patienter, pårørende og personale negativt. Tiltag: Projektafdelingen har i samarbejde med totalentrepenøren fået synliggjort mulighederne for at skærme bedre mod den udefra kommende varmestråling ved hjælp af indbygningspersienner. Herudover er der tilknyttet en ekstern jurist, som har vurderet, at udfaldet ved en retslig tvist med overvejende sandsynlighed vil falde ud til regionens fordel. Økonomi: Såfremt løsningen ender med at skulle betales af projektet, er merprisen for ovennævnte vurderet til 1,4 mio. kr. Status: Parterne har i samarbejde fået defineret uenigheden. Juridisk arbejdes der fortsat på at forberede sagen til en trediepartsafgørelse. 3.3.7 Forsinkelse af tidsplan, Ny sengebygning Bygherrerådgiveren vurderer, at byggeriet af den ny sengebygning fortsat er forsinket. Dette vil betyde, at sygehusets indflytning i nye effektive rammer rummende gode opdaterede forhold for såvel patienter, pårørende og personale udskydes med op til 3 måneder. Konsekvenserne herved vurderes løbende. Det vil kunne komme på tale at lave midlertidige kompenserende tiltag for at afbøde effekten af udskydelsen fsva. arbejdsmiljø og patient- /pårørendekvalitet. Endvidere vil effekten af mere optimerede arbejdsgange blive udskudt tilsvarende. Tiltag: Løbende opfølgning på entreprenørens arbejdstidsplaner og i fællesskab med denne afdække og søge mulighederne for en optimeret tilgang omkring udførelse. I yderste konsekvens vil der kunne blive tale om at varsle dagbod iht. kontrakt. Økonomi: Entreprenøren har fremsat krav på merbetaling med afsæt i ringere vilkår for arbejdspladsens indretning ift. kontraktvilkårene. Et forhold, som der ikke er enighed om. Status: Dialog omkring uenigheden fastholdes med entreprenørens ledelsesansvarlige. Dette for at sikre et tilstrækkeligt beslutningsniveau, hvor muligheder og aftaler internt hos entreprenøren, som strækker sig ud over det ledelsesmandat, som ligger forankret lokalt i projektet, kan håndteres/besluttes. Heri eksempelvis at tilstrækkelig tilknytning af ressourcer og kompetencer, som kan være fremmende for at tidsplanen atter kommer tilbage på sporet, rettidigt afdækkes og prioriteres af parterne. 15
3.3.8 Risiko for fugtproblemer, Ny Sengebygning Totalentreprenøren har i forbindelse med opførelsen af råhuset opført dette således, at bygningen, trods kontraktkrav om det modsatte, henover vinteren har været blottet for vejrliget. Derved har bygningsdelene som sandwichfacadeelementer og huldæk kunnet akkumulere en væsentlig mængde af vand, hvilket skaber en risiko for følgeskader for byggeriet. Konsekvens: Risiko for ringere kvalitet i form af skimmelsvamp og korrossion i byggeriet samt forlænget byggetid pga. øget udtørringsperiode og udskiftning af fugtskadede bygningsmaterialer. Tiltag: Indledningsvist sikre, at præmissen omkring lukket råhus er opnået, hvilket nu delvist er lykkedes. Efterfølgende monitoreres der på kvaliteten af sandwichfacadeelementerne mv., som har stået blottet i opførelsesforløbet. Økonomi: Entreprenøren er pligtig til at opføre byggeriet korrekt. Imidlertid er der igangsat tiltag i form af øget kontrol af kvaliteten af byggeriet. Den øgede kontrol hertil vurderes fortsat til 1,4 mio. kr. Status: Entreprenøren har nu fået færdiggjort lukningen af sengebygning og facaderne. Kontrolomfanget ift. fugtophobning inkluderes fortsat i bygherretilsynets kontrolplaner. Der er konstateret mindre skader på især indvendige lette vægge. I dette tilfælde har entreprenøren meddelt, at denne delvist udskifter vægkomponenterne i det omfang, de er beskadigede. Herudover monitorerer bygherretilsynet fortsat løbende fugtindholdet i isoleringen i sandwichelementerne og gulve. Risici afklaret siden sidste rapportering Ingen 3.4 Kvalitet og indhold Gældende styringsmanual er godkendt af Regionsrådet den 28. november 2016. 3.4.1 Kvalitet og indhold, Fase 1 Den fælles akutmodtagelse, FAM, er udført med 63 enkeltstuemiljøer med direkte adgang til bad og toilet. Stuerne er indrettet som behandlerstuer, som muliggør, at det meste af patientens behandling kan gennemføres på stuen uden unødvendig flytning af den enkelte patient udover radiologiske undersøgelser. Regionsrådets beslutning omkring fastholdelse af intensiv-/intermediærområdets nuværende størrelse og placering, og i stedet konvertere det nuværende sengeafsnit 242 til etablering af ambulatorier i umiddelbar sammenhæng med et forsknings- og læringsmiljø i nærheden af den fælles akutmodtagelse, forventes at muliggøre et smidigere, men mere accelereret patientforløb for især akutambulante patienter. 3.4.2 Kvalitet og indhold, Fase 2 Sengebygningen forventes fortsat opført med den forudsatte kvalitet og antal sengestuer. Indretningen og kvaliteten af de nye sengestuer samt blodprøvetagningsrum, som skal bygges i den nye sengebygning, opføres i mock up versioner i det nuværende driftsområde 272. Derved muliggøres test og afprøvning af de vedtagne nye driftskoncepter såsom logistik-, bespisnings-, behandlerstuekon- 16
cepter som på sigt forventes at fremme den gode patientdialog og personalets arbejdsmiljøforhold. Sygehusets ledelse får samtidigt sammen med personalet en mulighed for at træne og uddanne sig til en ny hverdag, når den nye sengebygning er færdig. I forhold til bespisningskonceptet er det lykkedes at udvikle konceptet således, at man fremadrettet kan tilbyde bespisning, som tager et udvidet hensyn til de småt spisende, der vil kunne bidrage positivt til patientforløbet for de patienter, som har et længerevarende forløb. Behandlerstuekonceptet udviklet i Fase 1, FAM fastholdes som princip for stuer i Fase 2, Ny Sengebygning. Dette muliggør den gode dialog mellem patienterne og det kliniske personale. Patienterne forventes derfor bedre at kunne følge med i, hvad der skrives i journalerne, se prøveresultater fra hhv. scanninger, prøver mm. Endvidere etableres der pårørendeforhold, hvor der er inkluderet overnatningsmulighed for en pårørende. Endvidere er bad- og toiletforholdene, som udføres for hver stue/patient, indrettet således, at dette fremmer graden af selvhjulpenhed for patienterne, men stadig muliggør gode arbejdsforhold for personalet. Der arbejdes fortsat på en stuestandardisering på tværs af specialerne, som sikrer mulighed for en mere dynamisk tilgang til, hvor patienterne bedst placeres i forhold til ressourcer og kompetencer. Dette stiller indledningsvist højere krav til basisindretningen. Gevinsten i fleksibiliteten vurderes som værende væsentlig for at sikre optimeret sygehusdrift. Forberedelsesarbejderne for etableringen af en helikopterankomstmulighed pågår. Forberedende anlægsarbejder udføres for at minimere omkostningerne for på sigt at etablere en heliport på sygehuset. I forbindelse med bygherretilsynets gennemgang af MT Højgaards tilsynsplaner og materialer er der konstateret mangler. Manglerne har været af en sådan kvalitet og omfang, at bygherretilsynet har øget og skærpet kontrollen med entreprenøren og gennemført et tilbagehold i acontobegæringerne. 3.4.3 Kvalitet og indhold, Fase 3 Bedre og mere effektive forhold for administrationen er etableret i forbindelse med renoveringen af hovedadministrationsbygningen benævnt Laksen. En renovering, som har muliggjort en bedre og mere optimeret arealudnyttelse. Udviklingen af projektet angående dagkirurgiske forløb, men også øvrige planlagte operationsforløb, forventes at give patienterne mere nutidige modtageforhold. Især er der fokus på at opnå en bedre diskretion i forbindelse med modtagelse, omklædning og tilbagemeldingerne efter operation. Herudover skal projektet søge at løse en mere standardiseret tilgang omkring OP og opvågning lokalt i DKC, som vil muliggøre, at patientforløbene kan bookes og gennemføres mere fleksibelt. 4 Generelle principper Der henvises til de generelle principper i rapporteringen for kvalitetsfondsprojekterne. Der foreligger dog følgende afvigelser: Bevilling til Projektorganisationen for Byggeri er inkluderet i Generalplanens budget og forbrug. 17
Bilag 1. Tidsmæssig fremdrift Fase 1 Byggeprogram og projektering 2015 2016 2017 2018 2019 2020 Status J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D Udbud Udførelse Implementering Fase 2 Byggeprogram Udbud Projektering Udførelse Implementering Fase 3 Byggeprogram. og projektering Udbud Udførelse Implementering Fase 1: Fase 2 Fælles akutmodtagelse (FAM) Ny Sengebygning Ambulatorie- & Forskningsklynge Overdragelse til SVS drift Overdragelse til SVS drift Øvrige projekter i fase 1 er: Fase 3 Ny- og ombygning af Laboratoriehus Ombygning af administrationsbygning (2014/15) Nybygning af Dialyse Udvidelse og tilpasning af Dagkirurgisk Center Udvidelse af Nuklearnedicinsk afdeling Overdragelse til SVS drift Flytning af Terapifunktion og Kardiologisk ambulatorium Ombygning af Kæbekirugisk afd. 18
Bilag 2: Scoring af risici Vurdering af konsekvens 0 1 2 3 4 Økonomi i %-sats af den samlede byggesum eks. afsluttede projekter/faser Tid %-sats af byggeperiode 0% 0,10% 0,40% 0,70% 0,70% Der er ingen ekstra udgift under 400.000 kr. under 1,4 mio kr. under 2,5 mio. kr. over 2,5 mio. kr. 0% 3% 7% 12% Der er ingen forsinkelse under 1 måned under 3 måneder under 4 måneder Over 4 måneder eller kritiske ibrugtagelsesdato bliver overskredet Kvalitet Ingen betydning for opfyldelse af ekspertpanelets forudsætninger Risikoen har en lille betydning for opfyldelse af ekspertpanelets forudsætninger. Det vil dog ikke give kritiske bemærkninger Risikoen har en betydning for opfyldelse af ekspertpanelets forudsætninger. Dette kan give kritiske bemærkninger Risikoen har væsentlig betydning for opfyldelse af ekspertpanelets forudsætninger. Det vil give kritiske bemærkninger og kan få betydning for bevilling Risikoen har kritisk betydning for opfyldelse af ekspertpanelets forudsætninger. Dette vil få betydning for bevillingen. Eksempel: Løsningen bliver ikke bedre end løsningen end i det gamle sygehus. Vurdering af sandsynlighed Under 5% Under 15% Under 25% Under 50% 50% - 100% 19