Referat af beboermøde i Østparkens afdeling 6. Tirsdag den 23. oktober 2012 Inden det ordinære beboermøde var der en kort præsentation af adgangskontrol ved Per Jensen fra elektrikerfirmaet Erik Fals A/S. 1. Velkomst: Afdelingsformand Christian Vestergaard bød velkommen til alle fremmødte beboere, varmemester Stefan Rask Knudsen, næstformand for organisationsbestyrelsen Iver Ørksted Eriksen, praktikant Thomas Martens samt gæster fra administrationen: direktør Lotte Bang, Tove Pedersen fra økonomiafd. samt driftsleder Jan Kristensen. 2. Valg af dirigent: Valget faldt på næstformand i Østparkens hovedbestyrelse Iver Ørksted Eriksen. 3. Valg af referent: Valget faldt på Tina Holm. 4. Valg af stemmeudvalg: Valget faldt på Peter Jervild, Jørn Stidsen og Torben Hesselvang. 5. Bestyrelsens beretning for det forløbne år: Formand Christian Vestergaard viser et diasshow, der viser stort som småt om, hvad der er sket i afdelingen i år, renoveringer, øgede henlæggelser for at holde afdelingen i nogenlunde stand, den meget utilfredsstillende situation med Helhedsplanen samt det meget store arbejde der er lagt i afdelingens beboeraktiviteter. De to repræsentantskaber i Østparken og Limfjorden stemte i oktober 2012 for en fusion af selskaberne, så vi pr. 1/1 2013 kommer til at hedde Vivabolig afd. 4. Den 27/9 sagde vi farvel til teamleder Kurt Grynnerup og goddag til Stefan Rask Knudsen. Formand Christian Vestergaard afsluttede med at takke alle ejendomsfunktionærer for det store og flotte stykke arbejde, de gør for at holde vores afdeling og den gode service, de yder beboerne. Tak til administrationen, håndværkerafdelingen, rådgivere og ingeniører. Kommentarer til beretning: M. Øland, Rughaven 21: printeren i vaskeriet virker ikke; Stefan R. Knudsen: der bliver sat en ny op i næste uge.
B. Nielsen, Hørhaven 20: hvad med huslejenedsættelse? Christian Vestergaard: der er besparelser andre steder, der kommer en forklaring under punkt 8. E. Buch, Rughaven 11: kan der gøres noget ved den lampe, der lyser meget skarpt lige ind i vores lejlighed? Jan Kristensen og Stefan R Knudsen ser på det. S. Clausen, Hørhaven 4: er det muligt at få en billigere tv-udbyder end YouSee? Christian Vestergaard: de udbydere, der er på markedet, er lige dyre og nærmest identiske. Der findes endnu ingen samlet løsning, der er billigere, men der holdes øje med markedet. Beretningen ønskes til skriftlig afstemning. Den godkendes med 111 ja-stemmer, 11 nej-stemmer og 1 blank stemme. 6. Orientering om status vedr. Helhedsplan for afd. 6: Direktør Lotte Bang: det er en meget utilfredsstillende situation for alle, at der endnu ikke er kommet svar fra Landsbyggefonden. Der rykkes løbende for svar. Kommentarer til punkt 6: E. Hallund, Hørhaven 30: er Helhedsplanen vedtaget i afdeling 6; Christian Vestergaard: nej, ikke endnu. H. Jensen, Hørhaven 4: hvornår er afd. 5 færdige? Jan Kristensen: afd. 5 forventes færdige dec. 2013, og derefter håber vi at kunne gå i gang med afd. 6. J. Stidsen, Hørhaven 20: de penge, der er brugt til projektering, er de spildt? Lotte Bang: nej: de er midlertidig lånt af dispositionsfonden. C. Jakobsen, Rughaven 31: hvorfor ikke droppe Helhedsplanen og så komme i gang med at lave badeværelser? Christian Vestergaard: ved en helhedsplan er der en billigere finansiering, og alt laves på en gang - men lad os tale om det når vi har hørt fra Landsbyggefonden. H. Faigh, Hørhaven 3: hvor længe skal vi vente på Helhedsplanen? Vi trænger til at få lavet faldstammer? Christian Vestergaard: det er en svinestreg, at vi endnu ikke har hørt noget fra Landsbyggefonden og dermed trækkes projektet i langdrag. Vi venter stadig på svar. I.M. Guldbæk, Hørhaven 22: hvor længe venter vi på en helhedsplan, inden vi laver noget? Lotte Bang: en renovering via en helhedsplan er billigst.
S. Clausen, Hørhaven 4: hvad hvis vi efter en helhedsplan kommer til at stå med en masse tomme lejligheder? Christian Vestergaard: der regnes baglæns, når en ny husleje skal fastsættes, hvad skal der laves, og hvad skal det koste? D. Metze, Hørhaven 20: hvilke andre ting skal laves ud over badeværelser ved en helhedsplan? Christian Vestergaard: bl.a. ventilation, vinduer, grønne områder m.v. E. Hallund, Hørhaven 30: jeg er flyttet fra afd. 5 pga. en helhedsplan - der er kun én familie, der vender tilbage til den opgang, de flyttede fra. 7. Orientering om regnskabet 2011/2012: Tove Pedersen fra Administrationen viste og fortalte med et diasshow, hvad pengene er blevet brugt til. Regnskabet er godkendt af revisorerne. Spørgsmål til regnskabet: J. Stidsen, Hørhaven 20: hvad betyder udamortiserede lån? Tove Pedersen: det betyder at lånet er løbet ud. A. Thuesen, Rughaven 29: falder vi i husleje, når køkkener og vinduer er betalt? Tove Pedersen: ja, den individuelle ydelse falder. D. Metze, Hørhaven 20: hvordan kan det gå til, at der er brugt 50.000 på fraflytning? Tove Pedersen: der er desværre nogle beboere, der ikke passer godt på lejlighederne. 8. Afdelingens driftsbudget 2013/2014 Tove Pedersen fra Administrationen viste og fortalte med et diasshow, hvordan afdelingens budget kommer til at se ud. Spørgsmål til budgettet: J. Stidsen, Hørhaven 20: hvorfor betaler vi to steder - Viva og Østparken? Lotte Bang: fordi Vivabolig er et administrationsselskab. Vivabolig får betaling for bl.a. at lave regnskaber/budgetter, og Østparken betaler for beboerrådgiver, håndværkerafdeling mv. Dette ophører pr. 1/1 2013 ved fusionen. D. Metze, Hørhaven 20: hvorfor betaler vi et grundgebyr? Lotte Bang: der betales grundgebyr til Vivabolig for at lave regnskaber og budgetter, stå for udlejning og yde teknisk service fra Driftsafdelingen. Viva tjener kun penge på at administrere, og udgiften er bestemt af de faktiske omkostninger.
J. Stidsen, Hørhaven 20: hvornår trækkes huslejen, har regeringen lavet om på hvornår den trækkes? Lotte Bang: ja, regeringen har vedtaget, at huslejen skal trækkes den 1. i hver måned, for at sikre at lejerne har pengene. Budgettet bringes til afstemning ved håndsoprækning: to stemmer imod, resten for. Budget 2013/2014 vedtaget 9. Behandling af indkomne forslag: Forslag 1: oprettelse af internetforum til afdelingen/boligselskabet, hvor alle frit kan oprette sig, kommentere, skrive indlæg osv., så beboerdemokratiet bliver endnu mere fremmet. Christian Vestergaard: vi har nu fået en gruppe på facebook, så den kan bruges til samme formål. Forslag 2: at lave et tørrerum et sted i eller tæt på vaskerierne, hvis dette er muligt. Christian Vestergaard: der er tørrerum i Rughaven, og Stefan Rask Knudsen og Jan Kristensen vil se på, om der er nogle muligheder i Hørhaven. Forslag 3: en opslagstavle til beboere, som kan benyttes til tabte ting, brugte sager, køb/salg mv. Christian Vestergaard: de opslagstavler, der er i opgangene er til information fra administrationen/bestyrelsen, og facebook er ikke beregnet til kommercielle formål. Der er mulighed for at sætte et opslag op i Ting og Sager - butikken. Forslag 1-3 er indsendt af D. Metze, Hørhaven 20. Forslag 4: nedtagning af mobilmast på grund af usikkerhed om sundhedsmæssige konsekvenser. Indsendt af B. Nielsen, Hørhaven 20. Christian Vestergaard: umiddelbart ingen fare, men nye undersøgelser fra Rådet for Helbredssikker Telekommunikation peger på, at det med 80 procents sikkerhed er farligt at bo tæt på mobilmaster. Afdelingen får 27.100 kr. om året; bestyrelsen anbefaler at masten fjernes, når kontrakten udløber. Forslag 5: ændring af husorden - vi gennemgik de markerede punkter i den udleverede husorden. Forslaget er stillet af afdelingsbestyrelsen. Der kom følgende spørgsmål til de ændrede punkter. Flere vil gerne vide, hvad man gør ved konstant overtrædelse af husordenen. Lotte Bang: ved første skriftlige klage sendes en påmindelse om at overholde husordenen, ved anden skriftlige klage sendes en rykker på at huske på at
overholde husordenen, og ved tredje skriftlige klage trues med opsigelse af lejemålet. M. Johansen, Hørhaven 32: det er vigtigt at skrive dato og klokkeslæt på de skriftlige klager. B. Nielsen, Hørhaven 20: hvad koster det at have de containere til småt metal? Christian Vestergaard: indtil videre stiller kommunen dem op uden beregning. Christian Vestergaard der ønsker en katteregistrering, som administreres af Stefan Rask Knudsen for at holde styr på afdelingens katte. E. Hallund, Hørhaven 30: hvad skal vi med et kattekartotek? Christian Vestergaard: for at holde styr på afdelingens katte og lettere at kunne forfølge overtrædelser af reglerne vedr. kattehold. Der er indført i husordenen, at de, der har haver, ikke må bruge dem til opbevaring af møbler mv., og at hække skal være klippet i 160 cm i højden og 50 cm i bredden. Der må ikke opføres legehuse, redskabsskure m.v. H. Faigh, Hørhaven 3: må jeg ikke stille et legehus op til mine børnebørn? Christian Vestergaard: brug jeres sunde fornuft og hent en tilladelse ved Vivabolig. Forslag 6: etablering af dørtelefonanlæg og adgangskontrol, forslaget er stillet af afdelingsbestyrelsen. Christian Vestergaard: dørtelefonanlægget og adgangskontrollen kan skilles ad. Pris på adgangskontrol, hvor man bruger en brik for at komme ind i opgange/kælderrum/vaskehus: 2.057.305 kr. Dørtelefonanlægget: 1.423.519 kr. begge inkl. moms. Samlet løsning med både adgangskontrol og dørtelefonanlæg: 3.191.448 kr. Dette skal lånefinansierers, og det giver en huslejestigning på 56 kr. pr. måned pr. lejemål. P. Jervild, Hørhaven 26: kan det svare sig i forbindelse med Helhedsplanen? Christian Vestergaard: nej, det vil være dumt at bruge pengene nu. R. Nielsen, Rughaven 32: skal vi huske nøglebrikken, når vi går? Christian Vestergaard: ja, vi skal. K. Juul, Rughaven 20: hvor mange brikker udleveres? Christian Vestergaard: som udgangspunkt tre pr. lejemål, men brikkerne udleveres og laves af teamlederen, så vi kan få så mange, vi ønsker.
H. Faigh, Hørhaven 3: hvorfor stiller bestyrelsen forslaget, hvis de ikke kan sige god for det? Christian Vestergaard: fordi vi blev pålagt på beboermødet sidste år at finde nogle priser og noget, der kunne stemmes om. Der blev stemt separat på adgangskontrol og dørtelefoner - begge to blev nedstemt Forslag 7: udskiftning af kælderdøre med såkaldte sikkerhedsdøre, forslaget er stillet af afdelingsbestyrelsen. Der er 9 trædøre, der udskiftes til ståldøre - pris 148.000 inkl. moms; med adgangskontrol er prisen 109.000 mere. D. Metze, Hørhaven 20: der er måske en beboer, der kan få et bedre tilbud? Jan Kristensen: nej, dette er et overslag fra Erik Fals. Dirigent Iver Eriksen tilføjer, at organisationsbestyelsen flere gange har haft de mange indbrud og overvågning oppe til vurdering. Det besluttes, at udskiftning af kælderdørene indarbejdes i 10-årsplanen og gennemføres snarest. 10. Valg af medlemmer til afdelingsbestyrelsen: På valg er Tina Holm og Ole Juul - begge modtager genvalg. Suppleant Ninna Nielsen og Jørn Stidsen blev forslået og stiller begge op. Herefter skriftlig afstemning: Ninna Nielsen 56 stemmer, Tina Holm 49 stemmer, Jørn Stidsen 44 stemmer og Ole Juul 33 stemmer. Ninna Nielsen og Tina Holm blev valgt. 11. Valg af suppleanter: Der var på forhånd to underskrevne fuldmagter fra de nuværende suppleanter Stine Frandsen og Nanna Thune, der begge ønsker genvalg. Jørn Stidsen ønskede også at stille op. Rækkefølgen er: 1. suppleant Jørn Stidsen med 73 stemmer, 2. suppleant Stine Frandsen med 14 stemmer og 3. suppleant Nanna Thune med 4 stemmer. 12. Eventuelt - alt kan tales om men intet kan vedtages: Ole Juul siger tak for de stemmer, han fik. H. Faigh, Hørhaven 3: kan vi få skilt på tørretumbler om at tømme filteret. Stefan Rask Knudsen sætter et på. B. Nielsen, Hørhaven 20: er alle døre i stueplan sikret mod indbrud? Christian Vestergaard: ja, de er sikret alle sammen.
P. Jervild, Hørhaven 26: er det muligt at få lavet et handicaptoilet i selskabslokalet? Stefan Rask Knudsen ser på sagen. V. Massmann, Rughaven 11: kan vi gøre noget ved duerne? Christian Vestergaard: vi har ingen løsning, men kommunen har skytter, der tynder ud i duerne. Jan Kristensen: det er muligt at henvende sig til Stefan - så vil han tage kontakt til kommunen. K. Andersen, Rughaven 11: hvad sker der med faldstammerne! De er i meget dårlig stand? Christian Vestergaard: det er med i Helhedsplanen. Formand Christian Vestergaard havde en opgørelse med fra vores beboerrådgiver, der omhandlede nogle af hans arbejdsopgaver. I afdeling 6 har der i det forgangne år været 13 sager - både officielle og uofficielle. Der har været 3 sociale sager - det kan være en beboer, der ikke kan tage vare på sig selv eller en beboer med psykiske problemer. Tre restancesager, hvor der ikke er betalt husleje, det kan være beboere der ikke har overblik over deres økonomi. To af disse sager er løst. Seks andre sager - det kan være støj, ulovlig parkering, trusler m.v. Carsten taler med begge parter og prøvet at indgå forlig mellem dem. Formand Christian Vestergaard takkede af for i aften, tak til beboere, tak til selskabets formand og dirigenten Iver Eriksen. Tak til det afgående bestyrelsesmedlem Ole Juul, der også har ydet afdelingen en stor indsats. Tillykke til Ninna Nielsen, Tina Holm, Jørn Stidsen, Stine Frandsen og Nanna Thune for valg/genvalg. Ud af afdelingens 367 lejemål var der repræsentanter for de 66 lejemål, og 81 beboere deltog i mødet. Christian Vestergaard Iver Ø. Eriksen Tina Holm afdelingsformand dirigent referent