kning og l ent Katalog over kerneydelser AU Forskning og Talent AARHUS AU UNIVERSITET DECEMBER 2011
AARHUS UNIVERSITET 3 INDHOLD AU Forskning og Talent...04 Kerneydelser Forskningsadministration...06 Kerneydelser Internationalisering... 11 Kerneydelser Talentudvikling... 16
4 AARHUS UNIVERSITET AU AU Forskning og Talent understøtter Aarhus Universitets kerneaktiviteter inden for forskning, talentudvikling og internationalisering. Områderne er samlet administrativt for at opnå sammenhæng og synergi mellem fagligt beslægtede indsatsområder. AU Forskning og Talent er sammensat af tre tværgående enheder og fire administrative centre. Bærende er de administrative centre, der har fokus på at sikre nærhed og helstøbte services til internationale studerende, unge forskertalenter og videnskabelige medarbejdere. De tværgående enheder er tovholdere på opgaver, der dels går på tværs af de fire hovedområder, dels opnår en kritisk masse på fællesskabsniveau. Området er organiseret med henblik på at sikre en tæt kobling mellem drift og udvikling. Udviklingsopgaver med implikationer for hele universitetet er således et samarbejde mellem de tværgående enheder og de administrative centre. Dertil kommer et nært samarbejde med dekansekretariaterne og øvrige vicedirektørområder. Foruden bidrag til opgaver på fællesskabsniveau har de administrative centre en vigtig rolle i at understøtte dekanater og institutter i udvikling, strategiprocesser og udarbejdelse af ledelsesinformation. Det bærende princip er, at opgaven og brugernes behov afgør, hvilke enheder og kompetencer som bringes i spil dette gælder også på tværs af vicedirektørområderne. Nærværende katalog er en første beskrivelse af kerneydelser for AU Forskning og Talent samt snitflader til øvrige funktioner. Det er forventningen, at beskrivelserne vil udvikle sig over tid, ligesom der udestår en systematisk forventningsafstemning med brugere, institutter og dekanater. Kataloget er derfor tiltænkt at give et foreløbigt overblik og facilitere dialog om ydelser og administrativ service.
AARHUS UNIVERSITET 5 Administrativt Center, AR Funktionschef Steen Weisner Administrativt Center, ST Funktionschef Marianne Aarø-Hansen Administrativt Center, HE Funktionschef Kirsten Wisborg Administrativt Center, BSS Funktionschef Nikolaj Harbjerg Tværgående forskningsenhed Funktionschef John Starup Westensee Tværgående talentenhed Funktionschef Jeppe Dørup Olesen Internationalt Center International chef Ulla Bo Gjørling AU Forskning og Talent Vicedirektør Kristian Thorn Figur: Organisationdiagram for AU Forskning og Talent
6 AARHUS UNIVERSITET KERNEYDELSER FORSKNINGSADMINISTRATION Som led i arbejdet med at styrke Aarhus Universitets forskningsprofil satses på hjemtagning af prestigefyldte og store, nationale og internationale forskningsprojekter, hvor koordineringen sker fra AU. Det forudsætter en professionel administrativ støtte i alle projektfaser fra vugge til grav. Endvidere har Aarhus Universitet en ambition om i stigende grad at arbejde strategisk og proaktivt i forhold til eksterne aktører for derigennem at påvirke fremtidens vilkår for konkurrenceudsat finansiering. Også her er en fleksibel administrativ støtte af betydning. Tværgående Forskningsenhed De forskningsunderstøttende aktiviteter i AU Forskning og Talent er organiseret i en tværgående forskningsenhed med tre områder, der arbejder tæt sammen med de fire administrative centre og de øvrige vicedirektørområder. Forskningsstøtte (pre-award) Forskningsstøtteenheden er et samarbejde mellem Aarhus Universitetshospital og Aarhus Universitet. Enhedens fokus er kanalisering af information om ansøgningsmuligheder til universitetets forskere og assistance i forbindelse med ansøgninger om ekstern forskningsfinansiering. Arbejdet er organiseret i henholdsvis en brugerrettet og en understøttende funktion. Den brugerrettede funktion løftes af tre faglige teams SciTech, Health og Arts/BSS. Hvert team tilbyder hjælp i alle projektfaser fra første idé til indsendelse af en ansøgning på grundlag af erfaringer fra tidligere ansøgningsrunder. Assistancen tilbydes som kort- eller længerevarende sparring med fokus på både tekniske og strategiske elementer. Eksempler på hjælp er:
AARHUS UNIVERSITET 7 Finansieringsstrategi på individ- eller gruppeniveau på kort og lang sigt Vinkling af projektidé i forhold til forskellige typer bevillingsgivere Identifikation af mulige bevillingsgivere Input til ikke-videnskabelige dele af ansøgning Budgetlægning Kontakt til projektpartnere og bevillingsgiver Hjælp til elektroniske ansøgningssystemer Bibliometrimålinger Gennemlæsning af ansøgning Udarbejdelse af ansøgningsskabelon Hvert team tilpasser servicen til de enkelte forskeres behov på det pågældende hovedområde. Forskningsstøtteenheden tilstræber, at den enkelte forsker møder samme person fra gang til gang med henblik på at skabe kontinuitet og indsigt i fagområdet hos den administrative medarbejder. Kontakten vil som hovedregel ske på foranledning af forskeren. Hvert team vil dog også tage kontakt til enkelte forskere, når nye, store opslag dukker op. De tre teams tilbyder to halvdagskurser: Den Succesfulde Ansøgning og Finansieringslandskabet i Danmark og Udlandet. Førstnævnte kursus udbydes ca. 8-10 gange om året på dansk og engelsk og kan også rekvireres til større forskergrupper eller institutmøder. Foruden assistance til forskningsansøgninger yder Forskningsstøtteenheden hjælp til hjemtagning af finansiering til uddannelsesprojekter og internationalt uddannelsessamarbejde, herunder LLP Intensive Programmer og Erasmus Mundus. Enheden bistår også med juridisk rådgivning om det danske regelsæt på området.
8 AARHUS UNIVERSITET Forskningsstøtteenhedens understøttende funktion udbygger og vedligeholder fondsdatabasen, som forskere på Aarhus Universitet kan tilgå via en webbrowser. Databasen indeholder detaljerede oplysninger om ca. 800 nationale og internationale samt private og offentlige bevillingsgivere. 2.000 brugere har lagt en forskningsprofil ind i databasen. På baggrund af profilen tilbydes brugerne en målrettet, ugentlig mail med aktuelle ansøgningsmuligheder. Strategi og Politik Den forskningsstrategiske enhed betjener det tværgående bånd for forskning i samarbejde med AU Strategi og dekansekretariaterne. Enheden leverer sagsforberedelse til Forskningsbåndets møder og medvirker til udmøntning af beslutninger med implikationer for hele universitetet. Enheden understøtter endvidere universitetsbrede, strategiske satsninger på forskningsområdet. Det gælder bl.a. AU IDEAS under Aarhus Universitets Forskningsfond og etablering af interdisciplinære forskningscentre, hvor enheden koordinerer og leverer administrativ støtte til ansøgnings- og evalueringsprocessen. Endelig analyserer enheden policy-udspil samt overvåger den nationale og internationale udvikling på forskningsområdet med henblik på at levere oplæg til indsatsområder, påvirkningsmuligheder mv. Ambitionen er at understøtte faglige beslutningsprocesser og skabe grundlaget for, at Aarhus Universitet påvirker forskningspolitik og finansieringsmuligheder allerede i formuleringsfasen. Projektadministration (post-award) Enheden understøtter ambitionen om hjemtagning og koordination af flere komplekse, nationale og internationale forskningsprojekter i tæt samarbejde med AU Økonomi og Planlægning.
AARHUS UNIVERSITET 9 Enheden inkluderer specialistviden om administrationsregler, systemer og værktøjer til projektstyring, hvor decentrale projektadministratorer kan få hjælp og sparring. Enheden faciliterer også netværksdannelse, erfaringsudveksling og kompetenceudvikling blandt decentrale projektadministratorer. Projekter under EU s rammeprogram for forskning og udvikling (FP7) godkendes både på ansøgnings-, kontraktforhandlings- og afrapporteringstidspunktet i denne enhed med henblik på at sikre kvalitet og forankring i centrale beslutningsfora. Enheden varetager også kontakt til revisor i relation til projektrevision og har beføjelse til at underskrive på vegne af Aarhus Universitet. Forskningsadministrative opgaver i de administrative centre Projektadministration (post-award) I et tæt samarbejde mellem AU Forskning og Talent og AU Økonomi og Planlægning medvirker de administrative centre til håndtering af administrative opgaver knyttet til nationale og internationale, komplekse forskningsprojekter. Hjælp til partnerdialog, kommunikation, dialog med bevillingsgiver og daglig administration mv. tilbydes gennem lokal betjening. Omfanget af og prisen for hjælpen forhandles fra projekt til projekt.
10 AARHUS UNIVERSITET Internationalisering af forskning I relation til internationalt forskningssamarbejde bidrager de administrative centre med analyser og støtte til fremstød og initiativer, som styrker samarbejde med udenlandske forskningsinstitutioner, universiteter og strategiske netværk. Der ydes støtte og følges op gennem hele den cyklus, der kendetegner opdyrkningen af internationale markeder: Fra forsker-til-forsker interessestadiet, over afdækning af styrker og komplementaritet til match-making aktiviteter og rammer for forskningssamarbejde. Samtidig tilstræbes universitetets behov for institutionalisering og erfaringsopsamling varetaget gennem kortlægning af aktiviteter, formalisering af aftaler samt monitorering og evaluering. Ledelsessupport på forskningsområdet De administrative centre understøtter dekanater og institutter i arbejdet med at præcisere målsætninger i handlingsplaner på forskningsområdet gennem f.eks. bibliometriske analyser, mål for ekstern finansiering og information om midler til gæsteforskere. De administrative centre bidrager også til oplæg og høringssvar med interesse for det enkelte hovedområde eller hele Aarhus Universitet i samarbejde med den tværgående forskningsenhed.
AARHUS UNIVERSITET 11 KERNEYDELSER INTERNATIONALISERING AU Forskning og Talents ydelser på det internationale område tager udgangspunkt i Aarhus Universitets internationaliseringsstrategi. Ambitionen er at understøtte universitetets placering som et ledende og synligt internationalt universitet, hvor globalt samarbejde indgår som en naturlig del af alle universitetets kerneaktiviteter. Internationalt Center Internationalt Center (IC) leverer administrative ydelser på det internationale område, hvor den kritiske masse opnås på tværs af de fire hovedområder. Centeret er placeret i Dale T. Mortensen Bygningen, der samler administrative, faglige og sociale aktiviteter rettet mod internationale studerende og unge forskere. Arbejdet koncentrerer sig om følgende aktiviteter: Studentermobilitet Internationalt Center understøtter udgående mobilitet af studerende gennem administration af Erasmus og Nordplus/Nordlys programmerne, ikke-faglig vejledning af studerende i centerets reception, information om udlandsstipendieordningen samt generel markedsføring af studiemuligheder i udlandet, herunder afholdelse af international dag. Internationalt Center samarbejder med de administrative centre om håndteringen af partnerdialog vedr. universitetsbrede studenterudvekslingsaftaler. For internationale studerende, der ønsker at læse på Aarhus Universitet, fungerer centeret som kontaktpunkt for indgående udvekslingsstuderende. Internationale studerende på hele uddannelser søger om studieplads gennem AU Studieadministration. Internationalt Center er tovholder på afholdelse af introduktionsprogrammer for alle typer af internationale studerende. Ligeledes varetager centeret sagsbehandling vedrørende den strategiske pulje af statsfinansierede fripladser og stipendiemidler.
12 AARHUS UNIVERSITET I tæt samarbejde med AU Kommunikation og de administrative centre medvirker Internationalt Center til markedsføring af udvekslingsmuligheder og rekruttering af internationale studerende til hele uddannelser. Der gælder nogle særlige forhold for de tidligere ASB studieområder, hvor BSS administrationscenteret fungerer som kontaktpunkt for udvekslingsstuderende på tidligere ASB s-studieområder samt varetager opgaverne med afholdelse af informationsmøder om og generel markedsføring af studiemuligheder i udlandet. Desuden tilbydes de internationale fuldtidsstuderende på tidligere ASB-studieområder et særligt forløb i samarbejde med BSS Studieadministration. Sommerskole AU Summer University Internationalt Center understøtter Aarhus Universitets ambition om at styrke sommerskole-aktiviteterne med et stærkt internationalt islæt. Centeret gennemfører intern og ekstern markedsføring af sommerskolen og håndterer administrative processer knyttet til rekruttering af internationale gæsteundervisere. Desuden faciliterer centeret ansøgning til fagene i samarbejde med AU Studieadministration, indskriver udvekslingsstuderende på sommerskolen, assisterer i forhold til SKAT og Udlændingeservice samt boligservicerer gæsteundervisere. I forbindelse med eventen administrerer centeret den nødvendige undervisningsinfrastruktur, etablerer en help desk og arrangerer sociale aktiviteter for danske og internationale studerende. Boligservice Internationalt Center boligservicerer Campus Aarhus og Campus Emdrup. Centeret overtager boligadministration på Campus Herning og IHA i løbet af 2012.
AARHUS UNIVERSITET 13 I relation til studerende har Internationalt Center en boliggaranti for indgående udvekslingsstuderende og sommerskolestuderende. Studerende på hele uddannelser på Campus Aarhus serviceres i samarbejde med Kollegiekontoret. Centeret drifter IC-kollegiet i Dale T. Mortensen bygningen. Sammen med Vennelyst Kollegiet er værelserne dedikeret til nyankomne internationale ph.d.-studerende. I det omfang Internationalt Center råder over andre typer af boliger, serviceres internationale postdoc er samt gæsteforskere og deres familie. Forsker- og ph.d. mobilitet Internationalt Center vedligeholder webressourcer og leverer personlig rådgivning til indrejsende og udrejsende internationale forskere og ph.d.-studerende om praktiske forhold, herunder varetages kontakt til Udlændingeservice i vanskelige sager. Hvert kvartal gennemføres introduktionsarrangementer for indrejsende ph.d.-studerende og forskere. Desuden tilbydes nytilkomne danskkurser i samarbejde med LærDansk. Arbejdsretlige forhold og rådgivning om skat varetages af AU HR. På Campus Aarhus driver Internationalt Center University International Club (UIC), som er et socialt tilbud til indrejsende forskere og den medfølgende familie. I regi af UIC udbydes seminarer med et kulturelt eller fagligt afsæt. Aarhus Universitet er også en aktiv spiller i International Community, der leverer sociale arrangementer med fokus på netværk og integration. Partnerskaber Internationalt Center understøtter etablering af samarbejdsaftaler med universiteter i udlandet, som går på tværs af Aarhus Universitets hovedområder. Centeret faciliterer desuden universitetets aktiviteter
14 AARHUS UNIVERSITET i relation til strategiske netværk som Coimbra-gruppen, Utrechtnetværket, Nordic Centre Fudan m.fl. Endelig betjener Internationalt Center rektoratet på det internationale område og har ansvar for internationale delegationsbesøg med et universitetsbredt fokus. Sekretariatsbetjening af det Tværgående Bånd for Uddannelse Internationalt Center indgår i tæt samarbejde med de administrative centre og de øvrige vicedirektørområder i udviklingsprojekter på det internationale område. Centeret er i den forbindelse ansvarlig for levering af koordinerede input til det tværgående bånd for uddannelse. Internationale opgaver i de administrative centre Studentermobilitet De administrative centre yder faglig vejledning af AU-studerende, som planlægger et studieophold i udlandet og varetager administrationen af fakultetsstipendier. I relation til indgående internationale studerende understøtter de administrative centre den faglige vurdering af ansøgninger i samarbejde med faglige internationale koordinatorer (VIP). Medarbejderne i AU Forskning og Talent håndterer ansøgninger fra udvekslingsstuderende, og AU Studieadministration er ansvarlig for internationale studerende på hele uddannelser. Alle internationale studerende tilbydes en støtteordning i forbindelse med studiestart det være sig en mentor, tutor eller buddy ligesom de administrative centre afholder hovedområdespecifikke introduktionsforløb.
AARHUS UNIVERSITET 15 I samarbejde med de faglige miljøer medvirker de administrative centre til at udvikle og drive internationale uddannelsessamarbejder som eksempelvis double og joint degrees, Erasmus Mundus - uddannelser, herunder koordination med internationale partnere. Centrene understøtter ligeledes i samarbejde med AU Kommunikation international rekruttering og markedsføring af hovedområdets uddannelser i udlandet (herunder også full degree), ligesom centrene medvirker til at vedligeholde hovedområdernes partnerportefølje, bl.a. gennem løbende partnerkontakt. Forsker og ph.d. mobilitet I relation til internationale ph.d.-studerende varetager de administrative centre ph.d.-opslag, ansøgninger, ansættelse samt personlig vejledning og rådgivning. Partnerskaber De administrative centre understøtter dekanater og institutter i etablering af hovedområdespecifikke samarbejdsaftaler med universiteter i udlandet. I tæt samarbejde med dekansekretariaterne medvirker de administrative centre desuden til betjening af dekanaterne på det internationale område og bidrager til internationale delegationsbesøg. International akkreditering På BSS varetager det administrative center opgaver vedrørende de internationale akkrediteringer i tæt samarbejde med dekanatet.
16 AARHUS UNIVERSITET KERNEYDELSER TALENTUDVIKLING På talentområdet er det AU Forskning og Talents opgave at understøtte ambitionen om at udvikle talentindsatsen som en fjerde søjle i Aarhus Universitets strategi og etablere universitetet som et af de mest attraktive steder i Europa for unge forskere at uddanne og udvikle sig. De fire administrative centre varetager opgaver relateret til administrationen af forskeruddannelsesprogrammer på de fire hovedområder. Derudover findes en tværgående talentenhed, der understøtter processer og initiativer, der går på tværs af de fire hovedområder. Tværgående Talentenhed Den tværgående talentenhed er koordinator på udviklings- og driftsopgaver, der går på tværs af AU s talentområde. Eksempler på dette er arbejdet med PhD planner, nye hjemmesider for ph.d.-skolerne, understøttelse af tværgående konferencer og transferable skills -kurser. Talentenheden understøtter det strategiske arbejde i det tværgående bånd for talentudvikling i samarbejde med AU Strategi, dekansekretariaterne og de administrative centre. Som en del af den fremtidige talentindsats er det besluttet at oprette Aarhus Institute of Advanced Studies, et center der skal tiltrække internationale forskningstalenter til Aarhus Universitet. Den tværgående talentenhed har det administrative ansvar for at udvikle og etablere Aarhus Institute of Advanced Studies, herunder de services som fellows på instituttet vil modtage.
AARHUS UNIVERSITET 17 Talentadministration i de administrative centre AU Forskning og Talent varetager administrative opgaver knyttet til forskeruddannelse i kæden fra tidligt rekrutterede ph.d.-studerende til postdoc-niveau. Talent-administrationen fungerer som bindeled til andre forvaltningsområder, som eksempelvis AU HR, AU Kommunikation og økonomiområdet, således at brugere på området ikke skal forholde sig til forskellige enheder i administrationen. De administrative centre håndterer alle administrative aspekter vedrørende ph.d.-forløb fra ansøgning til tildeling af grad. Ph.d.-administrationen servicerer ph.d.-skolerne med markedsføring af ph.d.-uddannelser, opslag af stipendier, vejledning af ansøgere og understøttelse af bedømmelsesprocesser. Desuden står ph.d.-administrationen for indskrivning af studerende på ph.d.-skolen, legalitetskontrol samt håndtering af studieporteføljen. Ph.d.-administrationens centrale opgaver er: Markedsføring af hovedområdets ph.d.-uddannelser Opbygning og vedligeholdelse af hjemmeside for ph.d.-uddannelse Sekretariatsbetjening af ph.d.-skoleleder og ph.d.-udvalg Administration knyttet til intern og ekstern finansiering af ph.d.-forløb Opslag af ph.d.-stipendier Vejledning af ansøgere Indskrivning og ansættelse af ph.d.-studerende Administration af uddannelsesforløbet, herunder evalueringer og ph.d.-plan HR-opgaver relateret til den ph.d.-studerendes ansættelse Udarbejdelse af ph.d.-beviser Ledelsesinformation og statistik
18 AARHUS UNIVERSITET De administrative centre bidrager desuden til udarbejdelse og implementering af nye initiativer på tværs af ph.d.-skolerne, således at der sikres sammenhæng mellem drift og udvikling af talentindsatsen. Vigtige opgaver i den forbindelse er bidrag til sekretariatsbetjening af det tværgående bånd for talentudvikling og færdigudvikling af it-systemet PhD Planner, som sikrer fælles arbejdsgange og giver adgang til tværgående ledelsesinformation. De administrative centre og deres services er skabt med respekt for forskellige traditioner og faglige behov. Derfor er der visse forskelle mellem de administrative centres opgaveportefølje. Eksempelvis varetager administrationscenteret på Health alle ph.d.-kurser på dette hovedområde, mens denne opgave for nuværende ligger på institutniveau på de øvrige hovedområder. Services og praktiske opgaver på ph.d.-området som eksempelvis etablering af arbejdsplads, arrangering af rejser for bedømmere og praktik forbundet med ph.d.-forsvaret varetages af institutterne.
fors ta LÆS MERE PÅ: HTTP://MEDARBEJDERE.AU.DK/ADMINISTRATION/FORSKNING_TALENT/